Subsidiaria de EE. UU. con matriz extranjera: libros y nómina

¿Debe una subsidiaria de EE. UU. de propiedad extranjera usar contabilidad de efectivo o de acumulación?

Una subsidiaria de EE. UU. que tributa como corporación C puede usar el método de efectivo para efectos de impuestos solo si es un contribuyente de pequeño negocio (small business taxpayer): ingresos brutos anuales promedio de $32,000,000 o menos en los tres años fiscales anteriores, y que no sea un refugio fiscal (tax shelter) (instrucciones del Form 1120; Rev. Proc. 2025-32). Una subsidiaria con menos de tres años de existencia usa los años que tiene, junto con los de cualquier predecesora, y los ingresos de un año de menos de 12 meses se anualizan (sección 448(c)(3)). En los demás casos usa el método de acumulación, que cuenta los ingresos y los gastos cuando se ganan o se deben, no cuando se mueve el efectivo. Los negocios agrícolas y las corporaciones calificadas de servicios personales siguen reglas aparte, que se explican en efectivo o acumulación para un negocio pequeño.

Una corporación que no es un contribuyente de pequeño negocio también debe usar el método de acumulación para las compras y ventas de inventario (instrucciones del Form 1120). Además, la declaración sigue la contabilidad: el ingreso gravable se calcula con el método que la contabilidad usa de forma habitual, y ese método debe reflejar claramente el ingreso. Una subsidiaria cuya contabilidad es de acumulación generalmente presenta su declaración con acumulación; llevar contabilidad de acumulación con una declaración de efectivo es una cuestión de registros que se explica en contabilidad de acumulación y declaración con método de efectivo.

El caso deja de ser sencillo cuando:

• La matriz quiere cifras mensuales en su propio formato, y la nómina, los impuestos y las declaraciones están en un país desde el que su equipo no trabaja. El método, la norma contable, quién lleva el libro mayor y la nómina, y el calendario de declaraciones son decisiones que conviene resolver antes del primer cierre, porque cambiar el método después generalmente requiere el consentimiento del IRS (instrucciones del Form 1120).
• El grupo de la matriz es grande. Los negocios que se tratan como un solo empleador según las secciones 52 y 414 cuentan como una sola persona para la prueba de ingresos (sección 448(c)(2)). Para las corporaciones, eso es un grupo controlado, definido en la sección 1563(a) con una prueba de propiedad de más de la mitad en lugar de las cuatro quintas partes habituales (sección 52(a)). Si cuentan la matriz y sus otras subsidiarias, y cómo se tratan los ingresos de una matriz extranjera fuera de EE. UU., depende de los hechos de propiedad y de las reglas de agregación: obtenga los datos del grupo antes de apoyarse en el método de efectivo.
• Tiene inventario, o la matriz, un prestamista o un inversionista esperan estados financieros de acumulación.
• La matriz cobra cuotas o intereses. Una corporación con método de acumulación cuenta en el Form 5472 los montos acumulados (instrucciones del Form 5472), y la deducción de algunos montos sin pagar que se deben a una persona extranjera relacionada, como los intereses, espera hasta el pago. La regla de momento está más abajo, en cómo la contabilidad se concilia con la declaración.
• Empieza con el método de efectivo y después quiere acumulación, o supera la prueba de ingresos. Una corporación que no pasa la prueba debe cambiar al método de acumulación, a partir del año en que no la pasa (Publication 538). Cualquier cambio general de método requiere el consentimiento del IRS, normalmente con el Form 3115 presentado durante el año del cambio, y puede traer un ajuste de la sección 481(a) (instrucciones del Form 1120).

Reúna antes del primer cierre: los documentos de constitución y la carta del EIN, una lista de lo que la matriz cobrará y financiará, las transferencias de financiamiento, los ingresos brutos del grupo de la matriz de tres años, el proveedor de nómina, los registros estatales, y el catálogo de cuentas del grupo de la matriz, su calendario de cierre y el formato que quiere cada mes.

¿La declaración de EE. UU. exige los US GAAP o la norma contable de la matriz?

Ninguna de las dos. El Form 1120 pide el método contable que usa la contabilidad y no menciona ninguna norma. El balance general del Schedule L debe coincidir con la contabilidad, y el Schedule M-1 concilia el ingreso según los libros con el ingreso según la declaración (instrucciones del Form 1120). Aun así, los informes de la matriz llegan a la declaración en cuatro puntos:

• Schedule M-3. Una subsidiaria con activos totales de $10,000,000 o más presenta el Schedule M-3 en lugar del M-1; una más pequeña puede elegirlo (instrucciones del Form 1120). Por debajo de $50,000,000, o si lo presenta por elección, puede completar la Parte I y el Schedule M-1 en lugar de las Partes II y III. La Parte I usa los estados financieros de la propia subsidiaria, no los de una matriz controladora, y registra la norma usada: US GAAP, IFRS, normas legales, base fiscal u otra. Una subsidiaria sin estados financieros propios, incluida en los de una matriz extranjera, responde No y parte de sus libros y registros (instrucciones del Schedule M-3).
• Estados financieros preparados para terceros. Quien presenta el Schedule M-3 puede usar un estado de resultados con base fiscal solo si no se preparó ningún otro tipo para ningún fin, y los estados preparados para la administración, los acreedores, los accionistas o los reguladores cuentan (instrucciones del Schedule M-3). Un paquete mensual preparado para la matriz, su accionista, puede eliminar esa opción.
• Schedule UTP. Una subsidiaria con activos de $10,000,000 o más, cuyas operaciones aparecen en estados financieros auditados emitidos por ella o por una parte relacionada, puede tener que declarar ciertas posiciones fiscales. Una parte relacionada incluye una entidad cuyos estados auditados consolidados, bajo los US GAAP, las IFRS o la norma de otro país, también incluyen a la subsidiaria (instrucciones del Schedule UTP), así que la auditoría de la matriz puede importar.
• Momento del ingreso. Para un contribuyente con método de acumulación que tiene un estado financiero aplicable (applicable financial statement), el ingreso generalmente tributa a más tardar cuando se registra como ingreso en ese estado, y cuenta el estado de un grupo si informa los resultados del contribuyente (sección 451(b)). Qué estados califican depende de su norma y de su uso: por ejemplo, estados financieros certificados con US GAAP usados para crédito o para informar a los propietarios, o estados con IFRS presentados ante un regulador de valores extranjero.

¿Qué norma contable debe usar la contabilidad de la subsidiaria si la matriz informa con las IFRS o con normas locales?

La declaración no la elige, así que elíjala según quién leerá los estados financieros. El Schedule M-3 sí jerarquiza las normas, pero solo como desempate: sin Form 10-K y con dos o más estados de resultados que no sean de base fiscal, los certificados primero, los US GAAP quedan en primer lugar, luego las IFRS y luego las demás normas que enumeran las instrucciones (instrucciones del Schedule M-3).

Para que dos normas no se conviertan en dos juegos de libros, y para que la utilidad neta según los libros cuadre con la declaración:

1. Lleve un solo libro mayor de acumulación en dólares como libro de registro.
2. Asocie cada cuenta de EE. UU. con una línea del catálogo de cuentas del grupo de la matriz y genere el paquete de la matriz como un informe de ese libro mayor, con una conciliación escrita de cada diferencia.
3. Si un prestamista, un inversionista o un auditor leerá los estados financieros, pregunte por escrito qué norma y qué períodos quieren antes del primer cierre. Vea estados financieros auditados para inversionistas y estados financieros para un préstamo bancario.

¿Qué moneda usa la contabilidad y cómo se convierten las operaciones con la matriz?

Generalmente, dólares estadounidenses. Para los impuestos federales, una corporación residente de EE. UU. usa el dólar como moneda funcional sin importar en qué moneda lleve su contabilidad. Una sucursal extranjera calificada con libros propios puede tener otra (sección 985(b); 26 CFR 1.985-1(b); IRS: moneda extranjera).

Convierta cada partida a dólares al tipo de cambio vigente cuando la subsidiaria la recibe, la paga o la acumula. Si existe más de un tipo de cambio, use el que refleje mejor el ingreso (IRS: moneda extranjera). Conserve el monto original, el tipo de cambio y su fuente en cada línea que toque a la matriz.

El Form 5472 expresa todos los montos en dólares y requiere un cuadro de los tipos de cambio usados (instrucciones del Form 5472). Las ganancias y pérdidas cambiarias sobre saldos en otra moneda se explican en cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU..

¿Qué cierre de año fiscal debe elegir la subsidiaria y debe seguir el de la matriz?

Ninguna regla general obliga a la subsidiaria a seguir el año de la matriz. Una corporación que no es una corporación de servicios personales puede usar un año calendario o un ejercicio fiscal, y una corporación nueva adopta su año al presentar su primera declaración. Solicitar un EIN, presentar una prórroga o pagar impuestos estimados no adopta uno (instrucciones del Form 1120; Publication 538).

• La contabilidad sigue el año. Una corporación con ejercicio fiscal debe llevar sus libros y declarar sus ingresos de forma uniforme en ese período (Publication 538).
• La primera declaración puede ser corta. Una corporación organizada a mitad de año presenta por el período en que existió (Publication 538).
• Cambiar después requiere consentimiento. Una corporación generalmente debe obtener el consentimiento del IRS con el Form 1128. Para la aprobación automática, vence en la fecha de vencimiento, incluidas las prórrogas, de la declaración del período corto que hace el cambio (instrucciones del Form 1120; instrucciones del Form 1128).
• Un año distinto al de la matriz es viable. El Schedule M-3 tiene una línea que concilia el período del estado de resultados con el año fiscal (instrucciones del Schedule M-3).

Decida antes de la primera declaración, con el calendario de cierre de la matriz y las fechas de vencimiento de EE. UU. de abajo lado a lado. Otras preguntas sobre el cierre del año están en año fiscal o año calendario.

¿Cómo separo en el catálogo de cuentas los cargos de la matriz, los préstamos y el capital social?

Dé a la matriz sus propias cuentas en tres grupos que nunca se mezclan: capital, préstamos y cargos comerciales. El Form 5472 informa los préstamos por saldo y las operaciones comerciales por categoría, y la subsidiaria debe conservar registros que respalden cada cifra (instrucciones del Form 5472; Form 5472). Los números de línea de abajo son de la revisión de diciembre de 2023 del formulario; verifique la versión vigente.

Marque cada línea con el nombre de la parte relacionada, la fecha, la moneda y el tipo de cambio. Se presenta un Form 5472 por separado por cada parte relacionada con la que la subsidiaria tuvo una operación declarable, y las partes relacionadas incluyen las otras empresas de la matriz (instrucciones del Form 5472).

Qué cargos se declaran y cuáles requieren retención se explica en subsidiaria de EE. UU. de una empresa extranjera. El financiamiento con acciones o con un préstamo está en cómo aportar dinero a su corporación de EE. UU. desde el extranjero. La rutina completa de marcado está en contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera.

¿Quién puede llevar la contabilidad y dónde deben conservarse los registros?

Puede llevarla cualquiera de las opciones de abajo. La subsidiaria debe conservar los registros de impuestos ordinarios. Salvo que se aplique una excepción de abajo, también debe conservar, o hacer que otra persona conserve, libros permanentes suficientes para establecer que su declaración es correcta, incluidos los registros de las operaciones con partes relacionadas (26 CFR 1.6038A-3(a)). Los registros pueden estar en poder de la subsidiaria, de una parte relacionada extranjera como la matriz, o de un tercero, si se cumple la regla de ubicación (1.6038A-3(b)(2)).

Las reglas especiales de registros no se aplican a una subsidiaria con menos de $10,000,000 en ingresos brutos de EE. UU. (las corporaciones declarantes relacionadas se cuentan juntas) ni a una que esté bajo el puerto seguro de bajo valor (1.6038A-1(h) e (i); los umbrales están en contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera). Los registros de impuestos ordinarios y el Form 5472 siguen aplicando. En los demás casos, los registros requeridos deben conservarse en EE. UU., salvo que la subsidiaria los conserve en el extranjero y entregue al IRS los registros solicitados dentro de 60 días desde la solicitud, o los traslade a EE. UU. en ese plazo con un índice y un custodio en EE. UU. Para los estados de resultados relevantes que las reglas exigen crear, el plazo es de 120 días, salvo que se especifique otra cosa. Las traducciones de documentos específicos vencen dentro de 30 días desde una solicitud (1.6038A-3(f) y (b)(3)).

No conservar los registros requeridos conlleva la misma multa de $25,000 que no presentar el Form 5472 (instrucciones del Form 5472). Los períodos de conservación están en contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera.

¿Quién lleva la nómina y qué debe existir antes del primer pago?

La subsidiaria es la empleadora y generalmente sigue siendo responsable de sus impuestos de nómina, sin importar quién lleve la nómina; una organización de empleador profesional certificada es la excepción, más abajo. Un empleador que terceriza las funciones de nómina generalmente sigue siendo responsable de ellas, incluidos los impuestos (Publication 15). Una persona responsable que de manera intencional no entrega el impuesto retenido puede deber personalmente 100% del impuesto retenido sin pagar (sección 6672). Pueden calificar los ejecutivos, directores, accionistas y otras personas que controlan qué cuentas se pagan, y el IRS generalmente tiene 3 años desde la fecha posterior entre la presentación de la declaración y el siguiente 15 de abril para determinarla (IRS: multa por recuperación de fondos fiduciarios; IRM 5.19.14). Vea multa por recuperación de fondos fiduciarios.

Antes del primer pago:

1. Un EIN para la subsidiaria, que se usa en todas las declaraciones y depósitos de nómina (Publication 15).
2. Para cada empleado: un Form I-9 completo que verifique su identidad y autorización de trabajo, un nombre y un número de Seguro Social (un ITIN no lo reemplaza), y un Form W-4 firmado que rija desde el primer pago de sueldo (IRS: contratación de empleados). Un trabajador que aún espera su SSN aparece en el Form W-2 como «Applied For» (ceros si se presenta por vía electrónica). Sin Form W-4, retenga como soltero (Single) o casado que presenta por separado (Married filing separately), sin anotaciones en los Pasos 2 a 4 (Publication 15).
3. Cuentas estatales: la mayoría de los empleadores paga tanto el impuesto federal como el estatal por desempleo, y todo empleado nuevo debe informarse al registro estatal de nuevos empleados (new hire registry) (Publication 15). Los registros estatales dependen del estado.
4. Depósitos electrónicos: los depósitos federales de impuestos de nómina deben hacerse por transferencia electrónica de fondos (IRS: fechas de vencimiento de los impuestos de empleo).

Para el detalle del primer empleado, vea cómo configurar la nómina. Para el personal enviado desde el extranjero, vea cómo enviar empleados desde el extranjero a EE. UU..

¿Qué declaraciones anuales tiene una subsidiaria de EE. UU. de propiedad extranjera (Form 1120, Form 5472, nómina)?

Al menos estas, cada una a nombre de la propia subsidiaria (instrucciones del Form 1120; instrucciones del Form 5472):

Los pagos de cuotas, intereses o regalías a la matriz pueden agregar los Forms 1042 y 1042-S, y un pago de fuente estadounidense, como intereses o regalías, puede exigir que la subsidiaria retenga 30%, salvo que un Form W-8BEN-E válido respalde una tasa o exención de un tratado. La subsidiaria es personalmente responsable del impuesto que debió retener (Publication 515). Vea subsidiaria de EE. UU. de una empresa extranjera.

¿Cómo se concilia la contabilidad con la declaración de impuestos cada año?

La declaración se arma a partir de la contabilidad cerrada, en este orden:

1. Cierre y cuadre de saldos. Cierre en el fin del año fiscal, concilie las cuentas bancarias y de nómina, y cuadre cada saldo de la matriz con los registros de la propia matriz.
2. Pase los ingresos y las deducciones al Form 1120. El Schedule L muestra el balance general según los libros y debe coincidir con ellos (instrucciones del Form 1120).
3. Concilie los libros con la declaración. El Schedule M-1, o las partes exigidas del M-3 en una subsidiaria más grande, une el ingreso según los libros con el ingreso según la declaración. Aquí van las partidas que las reglas de impuestos ubican en momentos distintos, como un cargo acumulado a favor de la matriz pero sin pagar al cierre del año. Para un monto adeudado a una persona extranjera relacionada, la ley ordena que los reglamentos hagan coincidir la deducción con el momento en que esa persona declara el ingreso (sección 267(a)(3)). Según el reglamento, la deducción de un monto sin pagar, como intereses o alquiler o regalías de fuente estadounidense, generalmente espera hasta el pago. Los montos de fuente extranjera distintos de los intereses, como las cuotas por servicios prestados en el extranjero, generalmente quedan fuera de la regla salvo que sean ingresos vinculados efectivamente con una actividad en EE. UU. (ECI), y un tratado tributario puede cambiar el resultado (26 CFR 1.267(a)-3). Cuál se aplica depende del tipo y de la fuente de cada cargo.
4. Arme el Form 5472 a partir de las cuentas de la matriz. Use montos en dólares, el cuadro de tipos de cambio y los montos acumulados cuando la contabilidad es de acumulación (instrucciones del Form 5472).

Una subsidiaria con ingresos totales y activos totales por debajo de $250,000 puede omitir los Schedules L, M-1 y M-2 si responde Sí en el Schedule K, pregunta 13. Una subsidiaria cuya contabilidad no puede cuadrarse con los registros de la matriz, o cuyos primeros meses nunca se registraron, necesita corregirlo antes de apoyar una declaración en esos libros: vea cómo reconstruir la contabilidad por declaraciones omitidas de propietarios extranjeros.

Ejemplo

Todas las cifras y decisiones son ilustrativas. Los montos están en dólares estadounidenses salvo que se indique otra cosa.

Una matriz alemana constituye una subsidiaria en Delaware

Una matriz alemana constituye una subsidiaria en Delaware el 15 de agosto. Espera $2,000,000 de ingresos en su primer año completo y tendrá ocho empleados. Sus propios ingresos están muy por debajo del límite del método de efectivo, pero las otras empresas de la matriz pueden contar en la prueba, así que la contabilidad se lleva en acumulación desde el primer día, en dólares. Un proveedor de nómina lleva la nómina con el EIN de la subsidiaria, como agente informante con el Form 8655 presentado. Se adopta el año calendario, así que la primera declaración cubre del 15 de agosto al 31 de diciembre y vence el siguiente 15 de abril. El paquete de la matriz, en formato en euros, es un informe mensual generado a partir del libro mayor en dólares.

Una matriz japonesa presta dinero

Una matriz japonesa transfiere ¥30,000,000 como préstamo. En la fecha de la transferencia, ¥150 equivalen a $1, así que la subsidiaria registra un préstamo de la matriz de $200,000, con el monto en yenes y el tipo de cambio en el asiento. Si las condiciones respaldan un préstamo, se mantiene aparte del capital social. El saldo inicial y final alimenta el Form 5472, y los pagos se mantienen aparte de los dividendos. Un pago en yenes a un tipo de cambio distinto plantea la cuestión de una ganancia o pérdida cambiaria.

Una matriz india factura servicios

Una matriz india factura a la subsidiaria $400,000 por el año: $300,000 de servicios de ingeniería y $100,000 de costos refacturados. El libro mayor tiene una subcuenta de la matriz para cada uno, con la fecha, la moneda y el tipo de cambio de cada factura. Al cierre del año, $50,000 de la factura de servicios están sin pagar. Suponga que las refacturaciones son montos incluidos en el ingreso gravable de la subsidiaria (línea 35). Con acumulación, el Form 5472 cuenta entonces los $400,000 completos, pagados o no. La deducibilidad es una prueba aparte. Si los ingenieros trabajaron en India, la cuota es de fuente extranjera y los $50,000 sin pagar generalmente quedan fuera de la regla de momento para los montos adeudados a una persona extranjera relacionada. Si trabajaron en EE. UU., la cuota generalmente es de fuente estadounidense y la deducción espera hasta el pago, salvo que el ingreso esté vinculado efectivamente con la actividad de la matriz en EE. UU. Un tratado puede cambiar el resultado de fuente estadounidense.

¿Su caso es distinto?

• La subsidiaria ya está constituida, la matriz quiere cifras mensuales en su propio formato, y la nómina, los impuestos y las declaraciones están en un país desde el que usted no trabaja: el método, la norma contable, quién lleva el libro mayor y la nómina, y el calendario de declaraciones de EE. UU. son decisiones que conviene resolver antes del primer cierre, ya que cambiar el método después generalmente requiere el Form 3115. Reciba ayuda con la contabilidad.
• Todavía no ha elegido entre una subsidiaria, una sucursal o una LLC, ni cómo financiarla: vea una empresa extranjera que entra a EE. UU.. El EIN, la dirección en EE. UU., el agente registrado y la cuenta bancaria de una empresa dirigida desde el extranjero están en dirección comercial y cuenta bancaria en EE. UU..
• La subsidiaria paga a la matriz cuotas, intereses o regalías: la retención, los formularios W-8 y los precios están en subsidiaria de EE. UU. de una empresa extranjera, con ayuda con impuestos transfronterizos.
• La empresa de EE. UU. es una LLC de un solo miembro, o una persona en el extranjero es propietaria de la corporación sin una empresa matriz: vea contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera.
• Necesita el Form 1120 y el Form 5472 preparados a partir de la contabilidad: lo que pide un preparador está en lo que necesita su preparador para una corporación de propiedad extranjera; reciba ayuda con impuestos corporativos.
• La contabilidad tiene meses de atraso, existe solo en el libro mayor de la matriz, o se omitió un Form 5472: vea cómo reconstruir la contabilidad por declaraciones omitidas de propietarios extranjeros y Form 5472 omitido y alivio de multas, y reciba ayuda con la contabilidad.
• Un inversionista, un prestamista o un auditor quiere estados financieros bajo una norma determinada: vea estados financieros auditados para inversionistas.
• Quiere las reglas generales de efectivo o acumulación para un negocio más pequeño: vea efectivo o acumulación para un negocio pequeño.