Subsidiária nos EUA de controladora estrangeira: escrituração

Uma subsidiária nos EUA de propriedade estrangeira deve usar o regime de caixa ou o de competência?

Uma subsidiária nos EUA tributada como corporação C só pode usar o regime de caixa para fins fiscais se for uma contribuinte de pequeno porte: receita bruta anual média de $32.000.000 ou menos nos três anos fiscais anteriores, e não ser um tax shelter (estrutura de abrigo fiscal) (instruções do Form 1120; Rev. Proc. 2025-32). Uma subsidiária com menos de três anos de existência usa os anos que tem, com os de qualquer antecessora, e a receita de um ano com menos de 12 meses é anualizada (seção 448(c)(3)). Caso contrário, usa o regime de competência, que conta a renda e as despesas quando são ganhas ou devidas, e não quando o dinheiro se move. Atividades rurais e corporações de serviços pessoais qualificadas seguem regras separadas, tratadas em regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.

Uma corporação que não é contribuinte de pequeno porte também deve usar o regime de competência para compras e vendas de estoque (instruções do Form 1120). E a declaração segue a escrituração: a renda tributável é calculada pelo método que a escrituração usa de forma regular, e esse método deve refletir a renda com clareza. Uma subsidiária cuja escrituração é por competência geralmente declara por competência; manter a escrituração por competência com uma declaração no regime de caixa é uma questão de registros, tratada em escrituração por competência e declaração no regime de caixa.

O caso deixa de ser simples quando:

• A controladora quer números mensais no seu próprio formato, e a folha de pagamento, os impostos e as entregas ficam num país de onde a equipe dela não opera. O método, o padrão, quem cuida do livro-razão e da folha e o calendário de entregas são decisões a tomar antes do primeiro fechamento, porque mudar o método depois geralmente exige o consentimento do IRS (instruções do Form 1120).
• O grupo da controladora é grande. Empresas tratadas como um único empregador pelas seções 52 e 414 contam como uma só pessoa no teste de receita (seção 448(c)(2)). Para corporações, isso é um grupo controlado, definido na seção 1563(a) com um teste de mais da metade da propriedade no lugar dos quatro quintos usuais (seção 52(a)). Se a controladora e suas outras subsidiárias contam, e como a receita da controladora estrangeira fora dos EUA é tratada, depende dos fatos da propriedade e das regras de agregação: reúna os fatos do grupo antes de contar com o regime de caixa.
• Ela mantém estoque, ou a controladora, um credor ou um investidor espera demonstrações por competência.
• A controladora cobra taxas ou juros. Uma corporação no regime de competência conta os valores provisionados no Form 5472 (instruções do Form 5472), e a dedução de alguns valores não pagos devidos a uma pessoa estrangeira relacionada, como os juros, espera o pagamento. A regra de momento está abaixo, em como a escrituração se liga à declaração.
• Ela começa no regime de caixa e depois quer a competência, ou ultrapassa o teste de receita. Uma corporação que não passa no teste precisa mudar para a competência, com efeito a partir do ano em que falha (Publication 538). Qualquer mudança geral de método exige o consentimento do IRS, em geral com o Form 3115 entregue no ano da mudança, e pode trazer um ajuste da seção 481(a) (instruções do Form 1120).

Reúna antes do primeiro fechamento: os documentos de constituição e a carta do EIN, uma lista do que a controladora vai cobrar e financiar, as transferências do aporte, a receita bruta do grupo da controladora nos três anos, o provedor de folha de pagamento, os registros estaduais e o plano de contas do grupo da controladora, o calendário de fechamento e o formato que ela quer a cada mês.

A declaração dos EUA exige o US GAAP ou o padrão contábil da controladora?

Nenhum dos dois. O Form 1120 pergunta qual método contábil a escrituração usa e não nomeia um padrão. O balanço do Schedule L deve concordar com a escrituração, e o Schedule M-1 concilia a renda da escrituração com a renda da declaração (instruções do Form 1120). Ainda assim, o relatório da controladora chega à declaração em quatro pontos:

• Schedule M-3. Uma subsidiária com ativos totais de $10.000.000 ou mais entrega o Schedule M-3 no lugar do M-1; uma menor pode optar por ele (instruções do Form 1120). Abaixo de $50.000.000, ou se entrega por opção, ela pode preencher a Parte I e o Schedule M-1 no lugar das Partes II e III. A Parte I usa as demonstrações da própria subsidiária, e não as de uma controladora, e registra o padrão usado: US GAAP, IFRS, estatutário, base fiscal ou outro. Uma subsidiária sem demonstrações próprias, incluída nas de uma controladora estrangeira, responde Não e parte da sua escrituração e dos seus registros (instruções do Schedule M-3).
• Demonstrações preparadas para terceiros. Quem entrega o Schedule M-3 só pode usar uma demonstração do resultado com base fiscal se nenhum outro tipo tiver sido preparado para qualquer finalidade, e as demonstrações preparadas para a administração, credores, acionistas ou órgãos reguladores contam (instruções do Schedule M-3). Um pacote mensal preparado para a controladora, que é a acionista, pode acabar com essa opção.
• Schedule UTP. Uma subsidiária com ativos de $10.000.000 ou mais, cujas operações aparecem em demonstrações auditadas emitidas por ela ou por uma parte relacionada, pode ter de informar certas posições fiscais. Uma parte relacionada inclui uma entidade cujas demonstrações consolidadas auditadas, em US GAAP, IFRS ou no padrão de outro país, também incluem a subsidiária (instruções do Schedule UTP), então a auditoria da controladora pode importar.
• Momento da receita. Para um contribuinte no regime de competência com uma demonstração financeira aplicável, a renda geralmente é tributada, no máximo, quando é registrada como receita nessa demonstração, e a demonstração de um grupo conta se mostra os resultados do contribuinte (seção 451(b)). Quais demonstrações se qualificam depende do padrão e do uso: por exemplo, demonstrações certificadas em GAAP usadas para crédito ou para informar os proprietários, ou demonstrações em IFRS entregues a um órgão regulador de valores mobiliários estrangeiro.

Qual padrão contábil a escrituração da subsidiária deve usar se a controladora reporta em IFRS ou em regras locais?

A declaração não escolhe, então escolha por quem vai ler as demonstrações. O Schedule M-3 hierarquiza os padrões, mas só como critério de desempate: sem Form 10-K e com duas ou mais demonstrações do resultado que não sejam de base fiscal, as certificadas primeiro, o US GAAP vem em primeiro, depois o IFRS, depois os outros padrões que as instruções listam (instruções do Schedule M-3).

Para dois padrões não virarem dois conjuntos de livros, com o lucro líquido da escrituração batendo com a declaração:

1. Mantenha um único livro-razão em dólares por competência como livro de registro.
2. Associe cada conta dos EUA a uma linha do plano de contas da controladora e gere o pacote da controladora como um relatório desse livro-razão, com uma ponte escrita para cada diferença.
3. Se um credor, investidor ou auditor vai ler as demonstrações, pergunte por escrito qual padrão e quais períodos ele quer antes do primeiro fechamento. Veja demonstrações financeiras auditadas para investidores e demonstrações financeiras para um empréstimo bancário.

Qual moeda a escrituração usa, e como converto as operações com a controladora?

Em geral, dólares americanos. Para o imposto federal, uma corporação residente nos EUA usa o dólar como moeda funcional, qualquer que seja a moeda em que a escrituração é mantida. Uma filial estrangeira qualificada com escrituração própria pode ter outra (seção 985(b); 26 CFR 1.985-1(b); IRS: moeda estrangeira).

Converta cada item para dólares pela taxa em vigor quando a subsidiária recebe, paga ou provisiona o valor. Se existir mais de uma taxa, use a que reflete a renda de forma mais adequada (IRS: moeda estrangeira). Guarde o valor original, a taxa e a sua fonte em toda linha que envolva a controladora.

O Form 5472 declara todos os valores em dólares e exige uma tabela das taxas usadas (instruções do Form 5472). Os ganhos e perdas cambiais sobre saldos mantidos em outra moeda estão em contas em moeda estrangeira na escrituração dos EUA.

Qual fim de ano fiscal a subsidiária deve escolher, e ele acompanha o da controladora?

Nenhuma regra geral obriga a subsidiária a seguir o ano da controladora. Uma corporação que não é uma corporação de serviços pessoais pode usar o ano-calendário ou um exercício fiscal, e uma corporação nova adota o seu ano ao entregar a primeira declaração. Pedir um EIN, uma prorrogação ou pagar imposto estimado não adota um ano (instruções do Form 1120; Publication 538).

• A escrituração segue o ano. Uma corporação com exercício fiscal deve manter a escrituração e declarar a renda nesse período de forma consistente (Publication 538).
• A primeira declaração pode ser curta. Uma corporação constituída no meio do ano entrega a declaração do período em que existiu (Publication 538).
• Mudar depois exige consentimento. Uma corporação geralmente precisa do consentimento do IRS no Form 1128. Para a aprovação automática, o prazo é a data de vencimento, incluindo prorrogações, da declaração do período curto que faz a mudança (instruções do Form 1120; instruções do Form 1128).
• Um ano diferente do da controladora é viável. O Schedule M-3 tem uma linha que concilia o período da demonstração do resultado com o ano fiscal (instruções do Schedule M-3).

Decida antes da primeira declaração, com o calendário de fechamento da controladora e as datas de vencimento dos EUA, abaixo, lado a lado. Outras questões sobre o fim do ano estão em exercício fiscal ou ano-calendário.

Como separo no plano de contas as cobranças da controladora, os empréstimos e o capital social?

Dê à controladora contas próprias em três grupos que nunca se misturam: patrimônio líquido, empréstimos e cobranças comerciais. O Form 5472 declara empréstimos por saldo e operações comerciais por categoria, e a subsidiária precisa manter registros que sustentem cada valor (instruções do Form 5472; Form 5472). Os números de linha abaixo são da revisão de dezembro de 2023 do formulário; confira a versão atual.

Marque cada linha com o nome da parte relacionada, a data, a moeda e a taxa. Um Form 5472 separado é entregue para cada parte relacionada com a qual a subsidiária teve uma operação declarável, e as partes relacionadas incluem as outras empresas da controladora (instruções do Form 5472).

Quais cobranças são declaráveis e quais exigem retenção está em subsidiária nos EUA de uma empresa estrangeira. O aporte por ações ou por empréstimo está em colocar dinheiro na sua corporação dos EUA a partir do exterior. A rotina completa de marcação está em escrituração de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira.

Quem pode fazer a escrituração, e onde os registros devem ficar?

Qualquer das opções abaixo pode fazê-la. A subsidiária deve manter os registros fiscais comuns. A menos que uma exceção abaixo se aplique, ela também deve manter, ou fazer outra pessoa manter, livros permanentes suficientes para comprovar a correção da declaração, incluindo registros das operações com partes relacionadas (26 CFR 1.6038A-3(a)). Os registros podem ficar com a subsidiária, com uma parte relacionada estrangeira, como a controladora, ou com um terceiro, se a regra de local for cumprida (1.6038A-3(b)(2)).

As regras especiais de registros não se aplicam a uma subsidiária com menos de $10.000.000 de receita bruta nos EUA (as corporações declarantes relacionadas contam juntas) nem a uma que esteja na proteção de baixo valor (safe harbor) (1.6038A-1(h) e (i); os limites estão em escrituração de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira). Os registros fiscais comuns e o Form 5472 continuam valendo. Fora isso, os registros exigidos devem ser mantidos nos EUA, a menos que a subsidiária os mantenha no exterior e entregue os registros solicitados ao IRS em até 60 dias do pedido, ou os traga para os EUA nesse prazo, com um índice e um custodiante nos EUA. Para as demonstrações do resultado relevantes que as regras exigem que sejam elaboradas, o prazo é de 120 dias, salvo disposição em contrário. As traduções de documentos específicos vencem em 30 dias após o pedido (1.6038A-3(f) e (b)(3)).

Deixar de manter os registros exigidos acarreta a mesma multa de $25.000 de deixar de entregar o Form 5472 (instruções do Form 5472). Os prazos de guarda estão em escrituração de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira.

Quem cuida da folha de pagamento, e o que deve existir antes do primeiro pagamento?

A subsidiária é a empregadora e geralmente continua responsável pelos impostos sobre a folha, quem quer que cuide dela; uma organização profissional de empregadores (PEO) certificada é a exceção, abaixo. Um empregador que terceiriza funções da folha geralmente continua responsável por elas, incluindo os impostos (Publication 15). Uma pessoa responsável que deliberadamente deixa de recolher o imposto retido pode dever pessoalmente 100% do imposto retido (trust fund) não recolhido (seção 6672). Diretores, administradores, acionistas e outros que controlam quais contas são pagas podem se enquadrar, e o IRS geralmente tem 3 anos a partir da data posterior entre a entrega da declaração e o 15 de abril seguinte para lançar a multa (IRS: multa de recuperação de tributos retidos; IRM 5.19.14). Veja multa de recuperação de tributos retidos.

Antes do primeiro pagamento:

1. Um EIN para a subsidiária, usado em toda declaração e depósito da folha (Publication 15).
2. Para cada empregado: um Form I-9 preenchido, que verifica identidade e autorização de trabalho, um nome e um número de Social Security (um ITIN não o substitui) e um Form W-4 assinado, válido a partir do primeiro pagamento de salário (IRS: contratação de empregados). Um trabalhador que ainda espera o SSN aparece no Form W-2 como “Applied For” (zeros se entregue eletronicamente). Sem W-4, retenha como Single ou Married filing separately, sem informações nas Etapas 2 a 4 (Publication 15).
3. Contas estaduais: a maioria dos empregadores paga o imposto de seguro-desemprego federal e o estadual, e todo empregado novo deve ser informado ao cadastro estadual de novas contratações (Publication 15). Os registros estaduais dependem do estado.
4. Depósitos eletrônicos: os depósitos federais de imposto sobre a folha devem ser feitos por transferência eletrônica de fundos (IRS: datas de vencimento dos impostos sobre emprego).

Para o primeiro empregado em detalhe, veja como montar a folha de pagamento. Para equipe enviada do exterior, veja enviar empregados do exterior para os EUA.

Quais entregas anuais uma subsidiária de propriedade estrangeira nos EUA tem (Form 1120, Form 5472, folha de pagamento)?

No mínimo estas, cada uma em nome da própria subsidiária (instruções do Form 1120; instruções do Form 5472):

Pagamentos de taxas, juros ou royalties à controladora podem acrescentar os Forms 1042 e 1042-S, e um pagamento de fonte americana, como juros ou royalties, pode exigir que a subsidiária retenha 30%, a menos que um Form W-8BEN-E válido sustente uma alíquota ou isenção por tratado. A subsidiária é pessoalmente responsável pelo imposto que deveria ter retido (Publication 515). Veja subsidiária nos EUA de uma empresa estrangeira.

Como a escrituração se liga à declaração de imposto de renda a cada ano?

A declaração é montada a partir da escrituração fechada, nesta ordem:

1. Feche e concilie os saldos. Feche no fim do ano fiscal, concilie as contas bancárias e da folha de pagamento e confira cada saldo da controladora com os registros dela.
2. Leve a renda e as deduções para o Form 1120. O Schedule L mostra o balanço da escrituração e deve concordar com ela (instruções do Form 1120).
3. Concilie a escrituração com a declaração. O Schedule M-1, ou as partes exigidas do M-3 para uma subsidiária maior, faz a ponte entre a renda da escrituração e a renda da declaração. Itens que as regras fiscais tratam em outro momento entram aqui, como uma cobrança provisionada para a controladora e não paga no fim do ano. Para um valor devido a uma pessoa estrangeira relacionada, a lei manda os regulamentos associarem a dedução ao momento em que essa pessoa declara a renda (seção 267(a)(3)). Pelo regulamento, a dedução de um valor não pago, como juros ou aluguel ou royalties de fonte americana, geralmente espera o pagamento. Valores de fonte estrangeira que não sejam juros, como taxas por serviços feitos no exterior, geralmente ficam fora da regra, a menos que sejam renda efetivamente conectada, e um tratado tributário pode mudar o resultado (26 CFR 1.267(a)-3). Qual regra vale depende do tipo e da fonte de cada cobrança.
4. Monte o Form 5472 a partir das contas da controladora. Use valores em dólares, a tabela de taxas e os valores provisionados quando a escrituração é por competência (instruções do Form 5472).

Uma subsidiária com receita total e ativos totais abaixo de $250.000 pode dispensar os Schedules L, M-1 e M-2 se responder Sim à pergunta 13 do Schedule K. Uma subsidiária cuja escrituração não bate com os registros da controladora, ou cujos primeiros meses nunca foram registrados, precisa resolver isso antes de uma declaração se apoiar nela: veja reconstruir a escrituração por entregas perdidas de proprietários estrangeiros.

Exemplo

Todos os valores e escolhas são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos, salvo indicação em contrário.

Uma controladora alemã abre uma subsidiária em Delaware

Uma controladora alemã abre uma subsidiária em Delaware em 15 de agosto. Ela espera US$2.000.000 de receita no primeiro ano inteiro e vai empregar oito pessoas. A receita própria está muito abaixo do limite do regime de caixa, mas as outras empresas da controladora podem contar no teste, então a escrituração é mantida por competência desde o primeiro dia, em dólares. Um provedor de folha de pagamento cuida da folha com o EIN da subsidiária, como agente de relatórios com o Form 8655 arquivado. O ano-calendário é adotado, então a primeira declaração cobre de 15 de agosto a 31 de dezembro e vence no 15 de abril seguinte. O pacote da controladora no formato em euros é um relatório mensal gerado do livro-razão em dólares.

Uma controladora japonesa faz um empréstimo

Uma controladora japonesa transfere ¥30.000.000 como empréstimo. Na data da transferência, ¥150 equivalem a US$1, então a subsidiária registra um empréstimo da controladora de US$200.000, com o valor em ienes e a taxa no lançamento. Se os termos sustentam um empréstimo, ele fica separado do capital social. O saldo inicial e final alimenta o Form 5472, e os pagamentos ficam separados dos dividendos. Um pagamento em ienes a uma taxa diferente levanta uma questão de ganho ou perda cambial.

Uma controladora indiana cobra por serviços

Uma controladora indiana cobra da subsidiária US$400.000 no ano: US$300.000 de serviços de engenharia e US$100.000 de custos repassados. O livro-razão tem uma subconta da controladora para cada um, com a data, a moeda e a taxa de cada fatura. No fim do ano, US$50.000 da fatura de serviços não foram pagos. Suponha que os repasses sejam valores que entram na renda tributável da subsidiária (linha 35). No regime de competência, o Form 5472 então conta todos os US$400.000, pagos ou não. A dedutibilidade é um teste separado. Se os engenheiros trabalharam na Índia, a taxa é de fonte estrangeira e os US$50.000 não pagos geralmente ficam fora da regra de momento para valores devidos a uma pessoa estrangeira relacionada. Se trabalharam nos EUA, a taxa geralmente é de fonte americana e a dedução espera o pagamento, a menos que a renda esteja efetivamente conectada com o negócio da controladora nos EUA. Um tratado pode mudar o resultado de fonte americana.

E no seu caso?

• A subsidiária foi aberta, a controladora quer números mensais no seu próprio formato, e a folha de pagamento, os impostos e as entregas ficam num país de onde você não opera: o método, o padrão, quem cuida do livro-razão e da folha e o calendário de entregas dos EUA são decisões a tomar antes do primeiro fechamento, pois mudar o método depois geralmente exige o Form 3115. Peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você ainda não escolheu entre subsidiária, filial ou LLC, nem como financiá-la: veja uma empresa estrangeira que entra nos EUA. O EIN, o endereço nos EUA, o agente registrado e a conta bancária de uma empresa dirigida do exterior estão em endereço comercial e conta bancária nos EUA.
• A subsidiária paga taxas, juros ou royalties à controladora: a retenção, os formulários W-8 e os preços estão em subsidiária nos EUA de uma empresa estrangeira, com ajuda com impostos entre países.
• A empresa nos EUA é uma LLC de um único membro, ou uma pessoa no exterior possui a corporação sem uma empresa controladora: veja escrituração de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira.
• Você precisa do Form 1120 e do Form 5472 preparados a partir da escrituração: o que um preparador pede está em o que o seu preparador precisa para uma corporação de propriedade estrangeira; peça ajuda com impostos de corporações.
• A escrituração está meses atrasada, existe só no livro-razão da controladora, ou um Form 5472 foi perdido: veja reconstruir a escrituração por entregas perdidas de proprietários estrangeiros e Form 5472 perdido e alívio de multas, e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Um investidor, credor ou auditor quer demonstrações em um padrão definido: veja demonstrações financeiras auditadas para investidores.
• Você quer as regras gerais de caixa ou competência para uma empresa menor: veja regime de caixa ou de competência em uma pequena empresa.