COGS de productos hechos a mano: qué costos se incluyen

¿Qué cuenta como costo de los bienes vendidos en un negocio que fabrica lo que vende?

El costo de los bienes vendidos (COGS) es lo que costó fabricar los artículos que usted vendió este año. Con un inventario formal, las piezas sin vender se mantienen al costo, nunca al precio de venta, hasta que se venden. Para los bienes que usted produce, la regulación nombra las materias primas y los suministros, la mano de obra directa y los costos indirectos de producción necesarios para hacer el artículo, y deja fuera el costo de vender (26 CFR 1.471-3). En el Schedule C, el total es lo que tenía al comienzo del año más los costos de producción del año, menos lo que aún tiene al cierre (Parte III).

Un contribuyente de pequeña empresa (small business taxpayer) que usa el método de solo materiales incluye solo los materiales en el COGS y deduce la mano de obra, el alquiler y los servicios públicos como gastos ordinarios; las secciones siguientes muestran ambos caminos.

El caso de quien fabrica no es sencillo cuando:

• las declaraciones anteriores nunca contaron las piezas sin vender, o su utilidad bruta parece demasiado alta o demasiado baja;
• se sumó un ayudante, un segundo canal de ventas o ventas al por mayor;
• el espacio de producción es parte de su casa o se comparte;
• el negocio es una sociedad de personas o una corporación, que reporta la cifra en el Form 1125-A en lugar del Schedule C;
• faltan registros de compras.

Reúna las compras de materiales por mes con sus facturas, los registros de pago de quienes ayudan a fabricar el producto, un conteo de fin de año con fecha y valorado al costo, el inventario final del año anterior, las facturas de alquiler y servicios públicos del espacio de producción, y las ventas por canal. Dónde va cada cifra en el Schedule C se explica en la guía del costo de los bienes vendidos en el Schedule C. Si le aplica alguno de los casos anteriores, la última sección lo dirige a la ayuda con la contabilidad.

¿Cuentan las materias primas y el empaque que se envía con el producto?

Las materias primas sí, y también el empaque que forma parte de lo que compra el cliente. La Publication 334 cuenta los envases y empaques que son parte integral del producto como costo de los bienes vendidos; el empaque que no es integral es un gasto de envío o de venta. El frasco de una vela o la bolsa de café que se vende en el estante normalmente es parte del producto; un sobre que se usa solo para enviar un pedido es un gasto de envío. Dónde se traza la línea depende de los hechos.

En un inventario, la regulación incluye las materias primas y los suministros que pasan a ser físicamente parte de los bienes, y los envases, como botellas y cajas, cuando la propiedad pasa al comprador junto con el contenido (26 CFR 1.471-1). Los suministros que no se usan para fabricar el producto se deducen como gastos del negocio cuando se usan (Publication 334). Para ver el empaque con más detalle, y el flete, los aranceles y el impuesto sobre las ventas de los insumos comprados, vea el costo puesto en almacén en el costo de los bienes vendidos.

¿Cuenta su propio tiempo como mano de obra, y qué pasa con un ayudante al que usted le paga?

El tiempo del propio propietario único no cuenta. El pago de un ayudante sí cuenta cuando el ayudante fabrica el producto y usted lleva un inventario formal; con el método de solo materiales es un gasto ordinario. La línea 37 del Schedule C indica que no se incluyan los montos pagados a uno mismo (Schedule C). Para una corporación o una sociedad de personas, el pago a los propietarios es una cuestión aparte para un profesional (vea la última sección); los salarios de un empleado que fabrica el producto son mano de obra directa (26 CFR 1.471-11).

La Publication 334 cuenta los salarios de los empleados que dedican su tiempo al producto, o la parte de sus salarios que se pueda determinar si trabajan en él solo parte del tiempo. La regulación de capitalización, que no alcanza a un contribuyente de pequeña empresa, también cuenta como mano de obra a los empleados por contrato y a los contratistas independientes, y tanto ella como la regulación de inventarios de fabricantes incluyen en la mano de obra los impuestos de nómina sobre ese pago (26 CFR 1.263A-1; 26 CFR 1.471-11). Cómo trata un pequeño productor el pago a un contratista es un criterio que debe definirse.

El pago por trabajo que no es fabricar el producto, como atender un puesto de venta o llevar la contabilidad, es un gasto de venta o administrativo (Publication 334). Si un ayudante es empleado o contratista es una cuestión aparte; vea contratistas que podrían ser empleados.

¿Y el alquiler del taller o la cocina, los servicios públicos, las herramientas y el equipo?

El alquiler del taller o la cocina, los servicios públicos y el seguro son costos indirectos de producción, y cómo llegan a su declaración depende de su método de inventario. La Publication 334 enumera el alquiler, la calefacción, la luz, la energía, el seguro, la depreciación, los impuestos y el mantenimiento como costos indirectos que pertenecen al costo de los bienes vendidos cuando son un gasto directo y necesario de la producción. Si el espacio también tiene un mostrador de tienda o una oficina, solo la parte de producción pertenece ahí.

• Inventario formal: los costos indirectos de producción forman parte del costo, así que una parte queda en el valor al cierre del año mientras las piezas están sin vender (26 CFR 1.471-3).
• Método de solo materiales para un contribuyente de pequeña empresa: solo los materiales directos son costo del inventario, así que la mano de obra, el alquiler, los servicios públicos y la depreciación se deducen como gastos ordinarios en lugar de llevarse en el inventario (26 CFR 1.471-1).

Espacio en su casa. Con un inventario formal, la parte de producción de los costos de la vivienda es un costo del inventario, que se calcula en la Parte III, y las instrucciones del Form 8829 indican dejar esa área fuera del formulario. Con el método de solo materiales es una cuestión de uso de la vivienda para el negocio, que generalmente exige un espacio usado de forma exclusiva y regular para el negocio, así que una cocina que el hogar también usa puede no calificar (instrucciones del Form 8829). La guía de la oficina en casa cubre el resto de la vivienda.

Herramientas y equipo. Un horno de cerámica, un horno, una tostadora o una máquina de coser es equipo, que se recupera mediante la depreciación o una opción de gasto inmediato, no es un material. Vea cómo deducir el equipo en el primer año.

¿Deben registrarse las pinturas, velas o bolsas de café terminadas como un activo de inventario?

Sí, una vez que lleva un inventario: las piezas terminadas sin vender son inventario, valoradas al costo y nunca al precio que espera obtener. En la contabilidad quedan en una cuenta de activo de inventario al costo, y el costo de una pieza pasa al costo de los bienes vendidos solo cuando se vende. La Publication 538 enumera las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados como inventario, y la línea 33 del Schedule C pregunta cómo valoró la cifra final: al costo, al menor entre el costo o el mercado (un valor actual más bajo) o con otro método (instrucciones).

Con un inventario formal, las piezas que deja con una galería o tienda para que las venda por usted siguen en su inventario hasta que la propiedad pasa al comprador (26 CFR 1.471-1).

Un contribuyente de pequeña empresa puede omitir un inventario formal si trata el inventario como materiales y suministros no incidentales o si sigue sus propios libros (Publication 334). Elegir llevar un inventario generalmente implica usar el método de acumulación para las compras y las ventas (Publication 334). Cambiar la forma de contabilizar el inventario generalmente implica presentar el Form 3115 con la declaración del año del cambio, y una copia firmada va al IRS a más tardar el día en que se presenta la declaración (instrucciones del Form 3115). Con el método de solo materiales, el costo llega al costo de los bienes vendidos en el más tardío de estos años: el año en que la pieza llega a un cliente o el año en que el costo se paga o se incurre (26 CFR 1.471-1). Qué camino le conviene, y qué efecto tiene cada uno en el año en que el costo llega a la utilidad, se explica en la guía de materiales y suministros o inventario.

¿Debe llevar por separado las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados?

La declaración necesita un solo total, pero llevarlos por separado es la forma de hallar el costo de cada etapa el día del conteo:

Un conteo de fin de año abarca las tres etapas. La regulación enumera como métodos que no cumplen omitir las existencias disponibles y llevar los productos en proceso a una cifra simbólica o por debajo de su valor correcto (26 CFR 1.471-2). La Publication 334 sugiere una hoja de conteo con la descripción, la cantidad, el precio unitario y el valor de cada artículo, y un registro de quién contó y quién fijó los precios.

¿Las reglas que suman costos indirectos a cada artículo se aplican a un pequeño productor y qué es la excepción para artistas?

Un contribuyente de pequeña empresa no tiene que sumar la capa adicional de costos indirectos que exigen estas reglas. Las reglas de capitalización uniforme obligan a un productor a sumar sus costos directos y parte de sus costos indirectos al costo de cada artículo, en lugar de deducirlos ahora (Publication 538). Alcanzan costos que van más allá de los costos indirectos de producción que un inventario formal ya incluye, como las compras, el manejo y el almacenamiento, pero no el mercadeo, las ventas ni la distribución (26 CFR 1.263A-1; 26 CFR 1.471-11).

El límite se ajusta cada año, así que las publicaciones del IRS impresas para un año anterior muestran una cifra menor. La exención elimina solo esa capa adicional. Un inventario formal sigue incluyendo los costos indirectos de producción, como el alquiler y los servicios públicos, y usted sigue valorando lo que tiene al costo, de la misma manera cada año (Publication 538).

La excepción para artistas. La ley cubre a una persona que trabaja como artista, que no sea como empleada, y cuyo propio esfuerzo crea un cuadro, una pintura, una escultura, una estatua, un grabado al aguafuerte, un dibujo, una caricatura, un diseño gráfico o una edición de una impresión original, juzgados por su originalidad y singularidad y por si su valor estético supera su uso cotidiano. Solo califican los gastos que de otro modo serían deducibles ese año, y no califican los costos de impresión, placas fotográficas, película y similares (26 U.S.C. 263A(h)). Tiene una regla limitada para una corporación que pertenece al artista y su familia y no dice nada sobre las sociedades de personas. Los alimentos y los artículos de uso cotidiano no encajan con claridad, y una pieza entre el arte y la artesanía es una cuestión de hechos. Para un contribuyente de pequeña empresa la excepción aporta poco; importa sobre todo a un artista cuyos ingresos brutos superan el límite.

¿Qué sistema práctico sirve para llevar el costo de un artículo, por lote o por pieza?

Sume lo que costó la pieza o el lote y divida entre las unidades terminadas. Use una ficha por pieza para el trabajo único, como pinturas y encargos, y una hoja por lote para las tandas repetidas, como un tostado, una colada de velas o una carga del horno de cerámica.

1. Enumere los materiales usados, al precio que pagó: precio de la factura menos descuentos comerciales, más el flete de entrada (26 CFR 1.471-3).
2. Sume la mano de obra directa de esa pieza o lote, incluidos los impuestos de nómina sobre el pago a los ayudantes, si su método cuenta la mano de obra. El método de solo materiales no la cuenta.
3. Sume la parte de producción del espacio, los servicios públicos y el equipo, si su método los cuenta.
4. Divida entre el número de unidades terminadas.

Cuando pueda relacionar el costo real con una pieza, use la identificación específica. Cuando las unidades del mismo artículo están mezcladas y no se pueden vincular con facturas, use un supuesto como el de primeras entradas, primeras salidas (first-in first-out), que trata los costos más antiguos como los primeros vendidos (Publication 538). Para fijar precios quizás quiera incluir sus propias horas en el costo unitario; para la declaración quedan fuera.

¿Y los artículos dañados, las muestras, los regalos y las piezas que usted se queda?

Las piezas que se queda, regala, daña o usa como muestras salen del inventario de forma distinta:

• Piezas que se queda o regala a familiares. Su costo sale de las compras para que no quede en el costo de los bienes vendidos (Publication 334).
• Piezas dañadas o que no se pueden vender. Con un inventario formal, los bienes que no puede vender a precios normales por daños, imperfecciones o un cambio de estilo pueden valorarse por debajo del costo, y la carga de la prueba es suya, así que importa un registro de lo que pasó con cada pieza (26 CFR 1.471-2). La regla de los 30 días y la prueba se explican en cómo dar de baja inventario sin vender u obsoleto.
• Donaciones a organizaciones benéficas. Las contribuciones benéficas generalmente no son gastos del negocio (Publication 334). Una pieza cuyo costo estaba en el inventario inicial sale del inventario inicial, no del costo de los bienes vendidos; una pieza comprada y donada en el mismo año se queda en el costo de los bienes vendidos, sin una deducción aparte. Las reglas de la deducción están en cómo dar de baja inventario sin vender u obsoleto.
• Muestras y regalos de negocios. La deducción por regalos de negocios tiene un tope de $25 por persona al año (Publication 463). Ni la Publication 334 ni la Publication 463 dicen cómo se divide un regalo o una muestra gratuita de su propio producto entre el costo de los bienes vendidos y ese tope. Anote el costo, la cantidad y quién lo recibió; el tratamiento es un criterio que debe definir con la ayuda con la contabilidad antes del cierre del año.

¿Qué hace que el costo de los bienes vendidos de quien fabrica salga mal en una declaración, y cuándo se necesita un profesional?

Estos son los errores habituales:

• Piezas sin vender valoradas al precio. La utilidad queda inflada por el margen de cada pieza sin vender.
• Su propio pago en la línea de mano de obra. La línea 37 es para otras personas.
• Costos de venta en el costo de los bienes vendidos. El envío, los cargos y el mercadeo reducen la utilidad bruta y distorsionan cualquier revisión del margen.
• Existencias o productos en proceso fuera del conteo. El costo de los bienes vendidos queda inflado por ese monto.
• Una cifra inicial distinta del cierre del año anterior. La línea 35 del Schedule C requiere una explicación adjunta (Schedule C).
• Un tratamiento distinto de un año a otro. Las prácticas de inventario deben ser uniformes, y cambiar el tratamiento de una partida importante generalmente implica presentar el Form 3115 (Publication 538; Publication 334).

Una utilidad bruta muy distinta de la que implican sus precios puede significar que las ventas, las compras, el inventario u otros costos se calcularon mal. La revisión está en la guía del costo de los bienes vendidos en el Schedule C.

Un caso necesita el criterio de un profesional cuando las declaraciones anteriores no mostraron inventario, la cifra inicial no coincide con el cierre del año anterior, faltan registros o el negocio es una sociedad de personas o una corporación. Las declaraciones anteriores incorrectas pueden requerir corrección, no solo la cifra de este año.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares estadounidenses y son ilustrativas.

Una ceramista con una ayudante

Una ceramista de Ohio vende $40,000 en tazas. La arcilla, el esmalte y las cajas de venta al público en que se venden las tazas cuestan $6,000, y a una ayudante que modela y esmalta las tazas se le pagan $4,000 en salarios. Con un inventario formal, los $10,000 completos son costo de los bienes vendidos; con el método de solo materiales lo son únicamente los $6,000, y los salarios son un gasto ordinario en otra línea. Su propio tiempo no es un costo en ninguno de los dos casos. Sus etiquetas de envío, los cargos de puestos de venta y los cargos de plataformas son gastos en otras líneas. Si vendió todo lo que fabricó y no tenía existencias ni al comienzo ni al final del año, la utilidad bruta con un inventario formal es de $30,000. Las existencias al comienzo o al final del año cambian la cifra.

Un tostador con granos sobrantes al cierre del año

Un tostador de café de Oregón empieza el año con $4,000 de granos al costo, compra y paga $33,000 más y cuenta $5,000 al cierre del año. El costo de los bienes vendidos de los granos es $32,000: $4,000 más $33,000, menos $5,000. La mano de obra del tostado y la parte del alquiler del cuarto de tostado se suman o se deducen por separado, según su método.

Un pintor con lienzos sin vender

Un pintor tiene 12 lienzos terminados sin vender al cierre del año. Le costaron $1,500 en lienzo, bastidores y pintura, y los tiene listados en $12,000. Su inventario final es de $1,500. Si contara el precio de $12,000, el inventario final quedaría $10,500 de más, el costo de los bienes vendidos quedaría de menos por el mismo monto y la utilidad quedaría $10,500 de más. Un lienzo que cuelga en su propia casa sale del inventario. Si las declaraciones anteriores no mostraron inventario de lienzos como estos, esos años pueden requerir corrección; vea cómo corregir el inventario que falta en declaraciones anteriores.

¿Su caso es distinto?

• Las declaraciones anteriores no mostraron inventario, o la cifra inicial de este año difiere del cierre del año anterior: puede ser necesario corregir las declaraciones anteriores. Vea cómo corregir el inventario que falta en declaraciones anteriores y reciba ayuda con la contabilidad para reconstruir el conteo y el costo.
• Su utilidad bruta parece demasiado alta o demasiado baja, o sumó un ayudante, un segundo canal de ventas o ventas al por mayor: qué costos van sobre la utilidad bruta y cuánto valen sus existencias al cierre del año son criterios que debe definir con la ayuda con la contabilidad. Para las ventas en línea, vea contabilidad para una tienda en línea y impuesto sobre la renta de quien vende en línea.
• No tiene registros de compras ni conteos: vea inventario y costo de los bienes sin registros y reciba ayuda con la contabilidad para reconstruir las cifras.
• Está decidiendo si deducir los materiales al comprarlos o mantenerlos hasta venderlos: vea materiales y suministros o inventario. Cambiar el método generalmente implica presentar el Form 3115, así que defínalo primero con la ayuda con la contabilidad.
• Vende en ferias de artesanía o recibe comisiones: vea impuesto sobre las ventas para ferias de artesanía y vendedores de productos hechos a mano.
• No está seguro de que la artesanía sea un negocio: vea pérdidas del negocio.
• Su negocio es una sociedad de personas o una corporación, o se le paga a un propietario por fabricar el producto: la declaración usa el Form 1125-A, y si el pago al propietario pertenece al costo de los bienes vendidos depende de la entidad y de cómo se le paga al propietario. Vea cómo pagarse a sí mismo y qué declaraciones presenta su negocio, y reciba ayuda con la contabilidad para definirlo.