T2125: costo de bienes vendidos e inventario inicial y final

¿Debo llenar el costo de los bienes vendidos en mi T2125 y qué parte es?

Sí, si su negocio compra bienes para revenderlos o fabrica bienes para vender. El costo de los bienes vendidos es la Parte 3D del T2125. La guía de la CRA dice que usted reclama el costo de los bienes en el período fiscal (su año de negocio) en que los vende, no en el período en que los compra o fabrica. Por eso, las existencias compradas pero aún no vendidas no son una deducción este año: el inventario final de la línea 8500 las retira, y pasan a ser la cifra inicial del año siguiente. Un negocio sin existencias y sin costo de bienes normalmente deja en blanco la Parte 3D.

Esta página trata del T2125 federal, que es igual en todas las provincias. Los residentes de Quebec también presentan ante Revenu Québec, algo que esta página no cubre.

Un caso deja de ser sencillo cuando:

• Es su primer T2125 con existencias, o el primer año en que las cuenta.
• Falta el inventario final del año pasado, fue una estimación o no coincide con sus registros.
• Sus libros registraron las compras pero nunca llevaron el control de lo que quedaba en los estantes.
• Usted fabrica los bienes, así que las existencias finales también llevan mano de obra y costos indirectos.
• Tiene socios, o una sociedad tiene las existencias.
• Compró existencias en dólares estadounidenses.
• Algunas existencias ahora valen menos de lo que costaron.

Reúna antes de empezar: una hoja de conteo de fin de año, las facturas de proveedores del año, la cifra final del año pasado de la declaración anterior y las ventas por mes.

¿Cuál es la fórmula del costo de los bienes vendidos en el T2125?

El costo de los bienes vendidos es el inventario inicial, más las compras, los salarios directos, los subcontratos y otros costos, menos el inventario final. La Parte 3D del formulario lo detalla línea por línea e indica anotar solo la parte de negocio de los costos.

La Parte 4 del formulario parte de la línea 8519 cuando usted llena la Parte 3D, así que un error en la Parte 3D pasa directo al ingreso neto.

¿Por qué el inventario inicial debe ser igual al inventario final del año pasado?

Porque la Income Tax Act une ambas cifras: el inventario al inicio de un año se valora por el mismo monto en que se valoró al cierre del año anterior (sección 10(2)). La guía de la CRA dice lo mismo para la línea 8300. En su primer año de negocio no hay inventario inicial que anotar.

Cada cifra de fin de año es el cierre de un año y la apertura del siguiente, así que un error en ella traslada utilidad entre esos dos años por el mismo monto. Si falta la cifra final del año pasado o está mal, cambiar solo el inventario inicial de este año rompe el vínculo que exige la Ley; la sección de primer año, más abajo, explica qué hacer.

¿Qué se incluye en las compras de la línea 8320?

La línea 8320 contiene sus compras netas del año: lo que compró, menos devoluciones, bonificaciones y descuentos, incluidos los cargos de entrega, flete y envío urgente, menos el costo de los bienes que tomó para uso personal (guía de la CRA).

Anote todo lo que compró en el año, incluidas las existencias que aún no se han vendido. El inventario final retira de nuevo las existencias sin vender.

¿Qué mano de obra cuenta: salarios directos, subcontratos y mi propio pago?

Cuentan los salarios directos y los subcontratos; su propio pago nunca cuenta. La línea 8340 es para el pago a empleados que trabajan directamente en fabricar sus bienes. La línea 8360 es para el costo de contratar ayuda externa para tareas relacionadas con los bienes que vende (guía de la CRA).

La línea 8340 excluye los salarios indirectos, un sueldo que se pague a usted mismo o a un socio y los retiros que sacó del negocio. Lo que toma un propietario único es un retiro, no un salario; vea retiros del propietario único. El pago a personas que no trabajan directamente en fabricar los bienes es indirecto; la guía de líneas de gastos muestra dónde va. Reclame un salario una sola vez, en la línea 8340 o en la Parte 4, nunca en ambas.

Un negocio que solo revende bienes normalmente no tiene salarios directos.

¿Cómo cuento y valoro el inventario final?

Cuente sus existencias al final del período fiscal y luego valórelas con uno de dos métodos. La guía de la CRA indica hacer un conteo físico real al final de cada período fiscal, salvo que use un sistema de inventario permanente, con el que hace conteos periódicos y lleva un registro escrito de cada conteo. El inventario final de la línea 8500 incluye materias primas, bienes en proceso y bienes terminados, y el material de empaque y los suministros sin usar (CRA).

Una hoja de conteo enumera cada artículo o grupo con una descripción, la cantidad disponible, el costo unitario y el total. Cuente las existencias que son suyas el último día del período, estén donde estén.

Con el método del menor entre el costo y el valor, el valor justo de mercado del material de empaque, las piezas y los suministros en existencia es su costo de reposición, salvo en los artículos obsoletos, dañados o defectuosos (Act, sección 10(4) y 10(5)).

Si un artículo vale más de lo que costó, el método de todo el inventario lo cuenta al valor mayor, lo que baja el costo de los bienes vendidos y sube la utilidad del año. El método artículo por artículo nunca cuenta un artículo por encima de su costo y necesita un costo para cada artículo o grupo.

En los bienes que compra, el costo es el costo puesto en almacén: el precio de la factura más derechos de aduana, transporte y otros costos de hacerle llegar el artículo. En los bienes que usted fabrica, el boletín archivado sobre inventarios de la CRA (1998) suma la mano de obra directa aplicada al producto y no acepta dejar fuera los costos indirectos. Qué costos indirectos incluir, y qué costo aplica cuando pagó precios distintos por el mismo artículo, son decisiones de criterio; consulte antes de definirlos.

¿Tengo que usar el mismo método de valoración del inventario todos los años?

Sí, salvo que la CRA acepte un cambio. La sección 10(2.1) de la Income Tax Act exige que el método usado al cierre de un año se use al cierre del siguiente, a menos que adopte otro método permitido con la conformidad del Ministro y en los términos que este especifique. La guía de la CRA indica mantener el método que eligió y le permite escoger cualquiera de los dos métodos en su primer año de declarar ingresos del negocio.

Por eso su primera declaración fija el método de los años siguientes. Para cambiarlo necesita el acuerdo de la CRA, así que consulte antes de presentar la declaración del año del cambio. Si cambió de método sin pedirlo, busque asesoría antes de presentar.

¿Cómo debo llevar el costo del inventario en mis libros durante el año?

Elija un registro periódico o permanente, y haga que sus libros produzcan las mismas cifras que pide la Parte 3D.

Use el que use:

• Registre el precio, el flete y los derechos de aduana de cada compra, para que el costo se pueda rastrear hasta una factura, y registre las devoluciones y los descuentos como reducciones.
• Mantenga el GST/HST que recupera fuera del costo del inventario.
• Saque del costo de los bienes vendidos los bienes que usa personalmente y regístrelos como un retiro.
• Guarde cada hoja de conteo con sus demás registros; vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.
• Al cierre del año, verifique que el costo de los bienes vendidos de los libros coincida con la línea 8518 y que el saldo inicial del año siguiente sea igual al saldo final de este año.

Para las cuentas en sí, vea configurar los libros. Para existencias compradas en dólares estadounidenses, vea costo de inventario en USD en libros en CAD.

¿Cómo afectan el GST/HST y el PST a las compras y ventas que anoto?

En cuanto al GST/HST, déjelo fuera del costo de los bienes vendidos si lo remitió o reclamó un crédito fiscal por insumos (el GST/HST que recupera de las compras del negocio); con el Quick Method, inclúyalo. El T2125 lo indica para las Partes 3D, 4 y 5. Un inscrito que reclama un crédito fiscal por insumos reduce el costo por el monto del crédito (guía de la CRA, capítulo 3).

Un negocio sin inscripción en el GST/HST no tiene crédito que reclamar. El formulario dice dejar el impuesto fuera solo cuando se remitió o se reclamó, y la guía de la CRA dice que los gastos deducibles incluyen el GST/HST que incurre menos cualquier crédito reclamado; por eso, el impuesto que paga y no puede recuperar se queda en sus compras. Si se inscribe a mitad de año, la división depende de las fechas; obtenga ayuda con registro contable. Los libros con Quick Method se explican en el Quick Method en los libros.

En las ventas, el T2125 parte de las ventas brutas con el GST/HST cobrado o por cobrar, y luego quita el GST/HST, el impuesto provincial sobre las ventas, las devoluciones, las bonificaciones y los descuentos en el monto 3B. Si el impuesto que cobra es ingreso se responde en si el GST/HST cobrado es ingreso.

El PST en las compras depende de su provincia. En Columbia Británica, por ejemplo, los bienes obtenidos únicamente para reventa están exentos cuando usted da al proveedor su número de PST o un certificado, pero no para los vendedores pequeños (PST 208). Vea impuesto provincial sobre las ventas y revise las reglas de su propia provincia.

¿Y si es mi primer año con inventario o nunca lo conté antes?

Su caso decide qué va en la línea 8300. Cuente sus existencias el último día del período fiscal, valórelas y anótelas en la línea 8500.

Si las declaraciones anteriores dedujeron todas las compras y nunca mostraron existencias finales, no puede simplemente fijar el inventario inicial de este año en otro número (sección 10(2)), y solo la CRA puede actuar conforme a la sección 10(3): puede ordenar que un valor inicial no valorado como se exige se trate como valorado como se exige, lo que su manual de auditoría describe como una forma de corregir una valoración inaceptable de fin de año sin ajustar también el valor inicial. Una declaración presentada se cambia con una solicitud a la CRA (cómo cambiar una declaración). La CRA normalmente puede hacer una nueva determinación de la declaración de una persona dentro de tres años desde el aviso de determinación original, y no se puede emitir un reembolso por una solicitud de ajuste hecha más de 10 años calendario después del fin del año fiscal; vea hasta cuándo puede la CRA hacer una nueva determinación. Qué años cambiar, cuál debe ser el inventario final de cada año y cómo se traslada la utilidad entre ellos dependen de los hechos, así que busque ayuda antes de presentar. Si además sus libros llevan meses de atraso, vea ponerse al día con la contabilidad atrasada.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares canadienses y excluyen el GST/HST.

Fabricante de velas de Alberta, año completo

Las ventas son C$60,000. El inventario inicial es C$3,000, la cifra final del año pasado. Las compras, netas de devoluciones y con flete incluido, son C$22,000. No hay salarios directos, subcontratos ni otros costos. El conteo del 31 de diciembre, a costo, es C$4,000.

El costo de los bienes vendidos es 3,000 + 22,000 − 4,000 = C$21,000. La utilidad bruta es 60,000 − 21,000 = C$39,000. La línea 8300 del año siguiente empieza en C$4,000.

Revendedor que empieza en julio

El revendedor no tiene existencias iniciales, así que la línea 8300 queda en blanco. Compra C$15,000 en bienes hasta el cierre del año, y el conteo del 31 de diciembre de las existencias sin vender, a costo, es C$6,000. El costo de los bienes vendidos es 15,000 − 6,000 = C$9,000. El inventario inicial del año siguiente es C$6,000.

Chaquetas que valen menos de lo que costaron

Una tienda tiene 40 chaquetas que costaron C$3,000 y ahora valen C$2,000. Valoradas artículo por artículo al menor entre el costo y el valor justo de mercado, entran al inventario final en C$2,000, por lo que el costo de los bienes vendidos de este año es C$1,000 mayor que si se mantuvieran a costo. La cifra inicial del año siguiente para ellas es C$2,000, no C$3,000.

¿Su caso es distinto?

• Es su primer T2125 con existencias, falta la cifra final del año pasado o está mal, o sus libros nunca llevaron el control de las existencias: las cifras inicial y final, el método de valoración y la corrección de años anteriores requieren criterio profesional. Obtenga ayuda con registro contable para resolverlos y lleve su hoja de conteo, las facturas y la última declaración.
• Sus libros llevan meses de atraso: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada y pida ayuda con registro contable.
• Usted fabrica los bienes: las existencias finales llevan entonces mano de obra y costos indirectos además de materiales. Pida a ayuda con registro contable que configure el sistema de costos.
• Compra existencias en dólares estadounidenses: siga costo de inventario en USD en libros en CAD.
• Algunas compras de existencias no tienen factura: vea gastos del negocio sin recibos.
• Necesita la línea del T2125 de cada gasto: use líneas de gastos del trabajador independiente.
• Cobra GST/HST o usa el Quick Method: vea si el GST/HST cobrado es ingreso y el Quick Method en los libros.
• Es socio: una sociedad calcula su ingreso como si fuera una persona aparte (Income Tax Act, sección 96(1)(a)), así que calcula su propio costo de los bienes vendidos; la primera declaración de una sociedad colectiva muestra cómo lo declara cada socio. Pregunte por ayuda con registro contable para los libros de la sociedad.
• Su actividad puede ser una aventura o negocio de carácter comercial (adventure or concern in the nature of trade): el inventario debe entonces valorarse a costo, no a valor justo de mercado ni al menor entre costo y mercado (sección 10(1.01)). Si una actividad lo es es una cuestión de hecho; pregunte por ayuda con impuestos de individuos.
• Hace obras de arte originales para vender: si el negocio es su propia labor artística (obras que usted crea, como pinturas, grabados o esculturas, no reproducciones), puede elegir, en su declaración del año, valorar el inventario en cero (Act, sección 10(6) a 10(8)). La guía de la CRA indica anotar cero en la línea 8500, y la elección se mantiene en los años siguientes salvo que la CRA acepte un cambio. Defina si califica antes de presentar; pregunte por ayuda con impuestos de individuos.
• Es una corporación, o está por serlo: una corporación declara el costo de los bienes vendidos en su declaración T2; vea plan de cuentas para el GIFI. Para pasar los libros y los saldos iniciales de una empresa individual a una compañía, vea libros después de constituir una empresa individual.
• Quiere saber cuánto impuesto le cuesta la utilidad: vea cómo tributan los ingresos de un trabajador independiente.