Contador, responsable contable y CPA: diferencias y qué contratar

¿Cuál es la diferencia entre un responsable contable, un contador y un CPA?

Un responsable contable lleva el registro de lo que ocurrió, un contador trabaja con ese registro para preparar y examinar información financiera, y un CPA es un contador con licencia de una junta estatal. Los roles se superponen, así que un título por sí solo no indica quién puede firmar su declaración ni hablar por usted ante el IRS.

Un caso deja de ser sencillo cuando usted tiene dos cotizaciones que se superponen, su responsable contable y su preparador nunca comparten archivos, el negocio tiene empleados, cobra impuesto sobre las ventas o presenta como corporación o sociedad de personas, la contabilidad está atrasada, o un aviso del IRS necesita a alguien que pueda actuar por usted. Cada uno suma una presentación o una decisión que alguien debe asumir, y quien usted quiera que atienda un asunto del IRS necesita el derecho de actuar por usted.

Reúna antes de contratar: la última declaración de su negocio y quién la preparó, su proveedor de nómina y sus informes, acceso a su archivo contable, y una lista de cada estado donde tiene empleados, ventas u oficina.

Como propietario de un negocio nuevo, ¿necesito primero un responsable contable o un contador?

Necesita dos trabajos hechos, no necesariamente dos personas: registros durante todo el año y una declaración al cierre. Alguien tiene que llevar los registros que respaldan la declaración, y puede ser usted o un responsable contable (vea llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable). Alguien también debe preparar la declaración, y un preparador remunerado necesita un número de identificación fiscal de preparador (PTIN); las dos secciones siguientes explican quién puede prepararla y firmarla.

La siguiente contratación depende del trabajo que usted añada; con pocas transacciones y sin empleados, quizá solo necesite que alguien prepare la declaración, usted o un preparador remunerado:

Una misma firma puede llevar la contabilidad y la declaración; vea más abajo la sección sobre una firma o dos.

¿«Responsable contable» o «contador» es un título con licencia, y qué agrega una licencia de CPA?

Ni «responsable contable» ni «contador» es una credencial federal. El Bureau of Labor Statistics dice que normalmente no se exige certificación a los auxiliares de teneduría de libros (BLS), y la lista de credenciales del IRS es CPA, enrolled agent y abogado (IRS).

La ley estatal decide quién puede usar cada título. Florida, por ejemplo, prohíbe a quienes no tienen licencia llamarse «certified public accountant» o «public accountant», dice que no se necesita licencia de CPA para llevar la contabilidad ni para preparar declaraciones de impuestos, y exige una licencia de firma de CPA para servicios de auditoría o certificación, como la auditoría de estados financieros (Florida Department of Business and Professional Regulation). Otros estados fijan sus propias reglas; consulte a la junta estatal de contaduría.

Una licencia de CPA agrega:

• Una licencia estatal que se obtiene al aprobar el Uniform CPA Examination, completar estudios de contabilidad y cumplir reglas de experiencia y buena reputación, y que se mantiene activa con reglas de ética y educación continua (IRS).
• Derechos ilimitados para representarlo ante el IRS, compartidos con los enrolled agents y los abogados (IRS; 31 CFR 10.3).
• Cuando la ley estatal lo reserva, el trabajo de auditoría y certificación que un prestamista o inversionista puede pedir.

Una licencia de CPA no indica qué servicios ofrece la persona. El IRS señala que los CPA pueden ofrecer una variedad de servicios y que solo algunos se enfocan en impuestos.

¿Quién puede preparar y firmar la declaración de impuestos de mi negocio?

Cualquier persona con un PTIN puede preparar una declaración federal por una remuneración, y el propietario o un ejecutivo también la firma. El IRS dice que una persona que prepara declaraciones federales por una remuneración, o ayuda a prepararlas, debe tener un PTIN (IRS). Generalmente, un preparador remunerado firma la declaración, anota un PTIN y entrega una copia al negocio. Esto se refiere a las declaraciones federales; algunos estados también dan licencia a los preparadores remunerados, como Oregon para las declaraciones del impuesto personal sobre la renta, con exenciones que incluyen a los CPA y abogados con licencia (ORS 673.610 y 673.615).

Un propietario único declara el ingreso del negocio en su propio Form 1040, donde se aplica la misma regla del preparador remunerado (instrucciones del Form 1040).

Si un empleado del negocio, o un socio o miembro de la LLC, completa la declaración, la sección del preparador remunerado queda en blanco (instrucciones del 1120-S; instrucciones del 1065). ¿Puede un responsable contable externo preparar la declaración por una remuneración? Solo con un PTIN, y generalmente firma como preparador remunerado. Entregar la contabilidad y los informes no convierte por sí solo a un responsable contable en preparador de declaraciones, pero se trata como tal a quien aporta tanta información y asesoría que completar la declaración es en gran medida una tarea mecánica o administrativa (26 CFR 301.7701-15).

La firma de un preparador no traslada la responsabilidad. Los contribuyentes son legalmente responsables de lo que contiene una declaración aunque la haya preparado otra persona (IRS).

¿Quién puede representarme ante el IRS en una auditoría, un aviso o un caso de pago?

Los CPA, los enrolled agents y los abogados pueden representarlo en cualquier asunto, incluidas auditorías, problemas de pago y cobranza, y apelaciones. El título de «responsable contable» o «contador» no agrega derechos de representación (IRS).

El Annual Filing Season Program es un programa voluntario de educación continua del IRS para preparadores que no son CPA, enrolled agents ni abogados (Publication 947).

También puede actuar por sí mismo. Una persona puede comparecer en su propio nombre. Un ejecutivo de buena fe o un empleado regular de tiempo completo puede representar a una corporación, un socio general o un empleado regular de tiempo completo a una sociedad de personas (fuera de las reglas de auditoría que siguen), y un empleado regular de tiempo completo a un empleador individual (31 CFR 10.7; Publication 947). La regla nombra a los socios generales, no a los miembros de una LLC, así que una LLC con varios miembros debe confirmar quién puede actuar por ella.

Una sociedad de personas, o una LLC con varios miembros tratada como sociedad de personas, está bajo las reglas de auditoría centralizada de sociedades del IRS, salvo que haya optado válidamente por quedar fuera. En ese caso solo su representante de la sociedad, o la persona designada por ese representante, actúa por la sociedad, obliga a todos los socios y firma el Form 2848 para esos asuntos. El representante no tiene que ser socio ni tener una credencial. Verifique quién está nombrado para el año bajo examen (26 USC 6223; instrucciones del Form 2848; IRS); vea cómo tributan las sociedades de personas.

Un aviso no siempre necesita un representante externo: léalo para saber qué pide el IRS y la fecha de respuesta, y luego decida quién debe responder.

Para nombrar a alguien, presente el Form 2848 con una persona habilitada para ejercer; no se puede nombrar a una firma (instrucciones del Form 2848). El formulario cubre solo los asuntos y períodos listados en la línea 3: un poder para su Form 1040 no cubre una multa por recuperación de impuestos fiduciarios (trust fund recovery penalty) propuesta contra usted por impuestos de nómina de la empresa (instrucciones del Form 2848). El Form 2848 funciona solo ante el IRS; una agencia estatal fija sus propias reglas sobre quién puede actuar por usted. Nombrar a un representante no lo libera de sus obligaciones tributarias. El Form 8821 es una autorización distinta, solo para obtener información: permite que un responsable contable vea sus registros del IRS, pero no que actúe por usted. Para el Form 8821 frente al Form 2848, vea cambiar de contador.

Enrolled agent o CPA: ¿cuál es la diferencia para un negocio?

Ambos pueden preparar y firmar declaraciones de negocios y representar al negocio en cualquier asunto del IRS. La diferencia es quién les da la licencia y qué más cubre la licencia.

Un enrolled agent tiene licencia del IRS, ha pasado una verificación de idoneidad y un Special Enrollment Examination de tres partes que cubre declaraciones personales y de negocios y representación, y completa 72 horas de educación continua cada tres años (IRS). El IRS también inscribe por experiencia a algunos exempleados suyos (IRS).

Un CPA tiene licencia de una junta estatal y puede ofrecer una variedad de servicios; algunos CPA se especializan en impuestos (IRS). Donde la ley estatal reserva el trabajo de auditoría y certificación a las firmas de CPA, solo una firma de CPA puede hacerlo.

Si la necesidad es una declaración y asuntos del IRS, cualquiera de las dos credenciales da los derechos. Si un prestamista o inversionista pide estados financieros auditados, pregunte por la licencia de firma de CPA en su estado. En cualquier caso, pregunte qué declaraciones de negocios prepara la persona cada año. Para declaraciones personales, vea CPA, enrolled agent o software de impuestos.

¿Dónde encajan un responsable contable integral y un controller?

Ambos son cargos, no licencias. El Bureau of Labor Statistics describe a los auxiliares de teneduría de libros integrales como quienes llevan toda la contabilidad de una organización, y a los controllers como quienes dirigen la preparación de los informes financieros (auxiliares de teneduría de libros; gerentes financieros).

Ninguno de los dos títulos da derechos de representación ante el IRS; esos vienen de las credenciales anteriores. Pida el alcance por escrito, y si alguien del equipo tiene una credencial de CPA, enrolled agent o abogado; hay más preguntas en preguntas antes de contratar a un responsable contable.

Las startups que deben elegir entre un controller y un director financiero (CFO) deben leer cómo elegir un contador para una startup.

¿Quién hace qué: contabilidad, depósitos de nómina, impuesto sobre las ventas, la declaración y la entrega de fin de año?

El responsable contable normalmente lleva la contabilidad y un preparador remunerado con PTIN firma la declaración, pero el negocio responde ante el IRS y los estados por todo.

Con un proveedor de servicios de nómina o agente de declaración común, el empleador sigue siendo responsable de los depósitos y las presentaciones (Publication 15, sección 16). Una organización profesional de empleadores certificada (CPEO) es generalmente el único empleador responsable de los impuestos federales sobre el empleo de los salarios que paga a sus empleados asignados (IRS; 26 USC 3511). Vea el proveedor de nómina no pagó sus impuestos. Si el impuesto retenido del pago de los empleados no se paga, la multa por recuperación de impuestos fiduciarios (trust fund recovery penalty) es igual a 100% del impuesto impago y puede imponerse a una persona responsable que actuó con intención, un grupo que puede incluir a un contador (Publication 15); vea multa por recuperación de impuestos fiduciarios. Para saber qué entrega un servicio mensual, vea qué incluye un servicio mensual de contabilidad.

¿Necesito un responsable contable y un CPA por separado, o una sola firma puede hacer ambos?

Una sola firma puede hacer ambos. La junta de Florida, por ejemplo, dice que un CPA individual con licencia puede prestar servicios de asesoría, impuestos y contabilidad (Florida Department of Business and Professional Regulation). Los roles siguen siendo trabajos distintos, así que acuerde por escrito tres puntos con cualquiera de las dos opciones: qué persona firma la declaración y si tiene un PTIN y una credencial con derechos de representación, quién responde los avisos del IRS y del estado y si eso está incluido en la tarifa, y quién tiene las claves de acceso al banco, la nómina y la contabilidad (dar acceso a sus cuentas a un responsable contable).

Con dos proveedores, dé al preparador acceso de lectura al archivo contable y pídale su lista de informes necesarios y la fecha en que los necesita antes de que termine el año, para que lo que entregue el responsable contable coincida. Un paquete vendido por una sola tarifa puede dejar fuera los avisos o las declaraciones estatales; vea servicio de contabilidad en línea o firma de CPA.

¿Cómo verifico las credenciales de alguien?

Pida el nombre de la persona que firmará o lo representará, y verifique a esa persona, no a la firma. El Form 2848 nombra solo a personas, nunca a una firma (instrucciones del Form 2848).

1. CPA: verifique la licencia y cualquier sanción con la junta estatal de contaduría (IRS).
2. Enrolled agent: el IRS les da la licencia y su Office of Enrollment puede confirmar su estatus (IRS). El directorio de preparadores de declaraciones federales del IRS enumera a los enrolled agents, CPA y abogados con PTIN vigente, además de los participantes del Annual Filing Season Program (IRS; directorio).
3. Abogado: verifique su situación ante el colegio de abogados del estado (IRS).
4. PTIN: pídalo. El preparador debe anotarlo en la declaración que se presenta al IRS, aunque no necesariamente en su copia (IRS).
5. Si no aparece en el directorio: el IRS dice que los preparadores con PTIN que no figuran pueden igualmente trabajar bien, y que se pregunte por su formación y capacitación.

Los responsables contables no tienen licencia federal ni directorio, así que importan más las referencias y un alcance claro; vea preguntas antes de contratar a un responsable contable. El IRS recibe quejas sobre la mala conducta de preparadores; vea cómo elegir a un profesional de impuestos.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

Elena: dos proveedores que nunca hablan entre sí

La LLC de diseño de Elena, con una sola persona, tributa como empresa individual y tiene US$90,000 de ingresos. Paga a un responsable contable US$200 al mes y a un preparador US$900 al año, US$3,300 en total. Los informes del responsable contable no tienen el formato que pide el preparador.

Las reglas federales no exigen una licencia de CPA para preparar su declaración: el preparador necesita un PTIN y generalmente la firma, y su estado puede agregar sus propias reglas para preparadores. Elena pide al preparador una lista escrita de los informes que necesita, se la pasa al responsable contable y da a ambos acceso de lectura al archivo contable. Si una firma cotiza ambos trabajos juntos, compara quién firma, el alcance por escrito y quién responde las cartas del IRS, no solo el precio.

Marcus: nómina, contabilidad y una declaración

La corporación S de Marcus tiene US$600,000 de ingresos y 4 empleados. Un proveedor de servicios de nómina común (no una organización profesional de empleadores certificada) presenta los depósitos, un responsable contable cierra cada mes y un CPA firma el Form 1120-S como preparador remunerado. Marcus firma como ejecutivo.

La corporación sigue siendo responsable de los depósitos. Si el proveedor omite uno, el IRS puede determinar multas e intereses en la cuenta de la corporación. Si el IRS escribe sobre la declaración, Marcus puede firmar el Form 2848 por la corporación, nombrando al CPA para el Form 1120-S y los años indicados.

Ivy: un aviso sobre una declaración que preparó otra persona

Ivy recibe un aviso del IRS sobre la declaración de su corporación, preparada por un preparador que solo tiene un PTIN, sin credencial ni registro del Annual Filing Season Program. Ese preparador no tiene derecho a representarla. Ivy lee el aviso para saber el formulario, el año fiscal y la fecha de respuesta, y verifica si el preparador firmó y anotó un PTIN en la declaración presentada.

Ella puede responder como ejecutiva, o firmar el Form 2848 por la corporación nombrando a un CPA, enrolled agent o abogado para ese formulario y ese año. Si el aviso propone una multa de nómina contra ella personalmente, necesita un Form 2848 a su propio nombre que incluya esa multa en la línea 3.

¿Es distinto en su caso?

• Tiene dos cotizaciones que se superponen, o su responsable contable y su preparador nunca comparten archivos: compare el alcance, quién firma y quién responde el correo del IRS, con servicio de contabilidad en línea o firma de CPA y costo mensual de la contabilidad, y luego pida ayuda con la contabilidad para decidir qué roles necesita ahora, quién firma y lo representa, y si una sola firma puede llevar la contabilidad y la declaración.
• Su contabilidad o sus declaraciones están atrasadas: empiece con ponerse al día con la contabilidad atrasada y ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar, y pida ayuda con la contabilidad si se omitieron años.
• Llegó un aviso del IRS o una multa de nómina: si quiere que alguien actúe por usted, esa persona necesita derechos de representación; vea atraso en impuestos de nómina y un contador que no cumplió el plazo. Si la contabilidad detrás del aviso tampoco está al día, pida ayuda con la contabilidad para definir quién se encarga de cada parte.
• Su responsable contable o su preparador cometió errores: vea errores del responsable contable: quién paga las multas y cambiar de contador.
• Necesita un estado de resultados o una carta de un CPA para un prestamista: vea demostrar ingresos a un prestamista.
• Dirige una corporación respaldada por capital de riesgo: vea cómo elegir un contador para una startup.
• Es dueño de una LLC o corporación de EE. UU. desde fuera de EE. UU.: un negocio estadounidense de propiedad extranjera puede tener presentaciones anuales adicionales, según su tipo de entidad y sus transacciones; vea presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera y presentación de una corporación C de propiedad extranjera, y consulte sobre ayuda con impuestos transfronterizos.
• Su negocio o sus propietarios también están en Canadá: vea la guía de Canadá sobre responsables contables, contadores y CPA y cuándo un negocio canadiense necesita un contador transfronterizo.