Contabilidad atrasada de una corporación S: retiros y nómina

¿Qué debe mostrar la contabilidad atrasada de una corporación S para el Form 1120-S?

La contabilidad debe respaldar cada cifra del Form 1120-S y del Schedule K-1 de cada accionista: el sueldo de los ejecutivos, las distribuciones, los préstamos a los accionistas y de ellos, y un balance general de fin de año que concuerde con los libros y registros de la corporación (instrucciones del Form 1120-S).

Los números de línea y de punto son los del formulario vigente. Para un año anterior, use el formulario de ese año: el punto del Schedule K-1 para los préstamos del accionista tiene otra letra en algunos años y no existe en otros (K-1 de 2020; K-1 de 2018).

La línea 19 del Schedule L por lo general debe conciliar con la suma de los montos de préstamos de los K-1. Una corporación cuyos ingresos totales y activos totales de fin de año son cada uno menores de $250,000 responde Sí a la pregunta 11 del Schedule B y no tiene que completar los Schedules L y M-1 (Form 1120-S). Aun así, los libros deben bastar para establecer las partidas de la declaración (26 CFR 1.6001-1).

El caso no es sencillo cuando salió dinero hacia un propietario y no se hizo nómina, un saldo con el accionista no tiene pagaré, la empresa pagó gastos personales, los accionistas recibieron montos distintos, hay varios años abiertos y las declaraciones presentadas se apoyan en los libros anteriores, llegó un aviso del IRS o del estado, el Form 1120-S vence y la contabilidad no está lista, o un preparador preguntó por qué las distribuciones superan la utilidad. En esos casos importan primero el orden de la reconstrucción y para qué fue cada transferencia al propietario; la última sección orienta cada caso.

Reúna primero: los estados de cuenta bancarios y de tarjeta de cada cuenta y cada mes, incluida cualquier cuenta personal que recibió pagos de clientes o pagó costos del negocio; los reportes de nómina de cada año, o la confirmación de que no existen; los Forms 1120-S anteriores con sus K-1 y la carta de aceptación de la elección S; la lista de accionistas con sus fechas; los documentos de préstamos y cualquier acuerdo escrito entre los propietarios y la empresa; los Forms W-2 o 1099 emitidos a los propietarios; las declaraciones personales presentadas por cada accionista y sus cuadros de base fiscal; y cualquier aviso del IRS o del estado.

¿Por dónde empiezo si la contabilidad de una corporación S lleva varios años de atraso?

Trabaje primero el año más antiguo y termínelo antes de pasar al siguiente, porque los saldos finales de cada año son los saldos iniciales del siguiente.

1. Confirme que la elección S entró en vigor. Busque la carta de aceptación del IRS para el Form 2553 y su fecha de vigencia. La falta de la carta por sí sola no anula una elección aceptada; el IRS puede reproducirla si se la piden (Rev. Proc. 2022-19). Si la elección fue tardía, o un accionista no era elegible (una corporación S no puede tener un accionista extranjero no residente ni más de una clase de acciones), la corporación pudo haber tributado como corporación C en esos años. Una LLC cuya clasificación como corporación nunca entró en vigor pudo haber sido, en cambio, una entidad ignorada o una sociedad de personas (instrucciones del Form 2553; IRS: LLC). Resuelva eso primero; vea alivio por una elección S tardía.
2. Vea qué tiene el IRS en sus archivos. Una Business Tax Account muestra el saldo por año y las transcripciones de impuestos; el funcionario designado también ve los avisos y cartas del IRS. Ese funcionario debe ser un ejecutivo o un miembro administrador, un empleado actual que recibió un Form W-2 del año de presentación más reciente, y estar autorizado para obligar a la corporación, así que una corporación que nunca hizo nómina puede no calificar. Un accionista con un K-1 puede registrarse para un acceso limitado al saldo y a las transcripciones. Anote cada año como presentado, no presentado o con aviso.
3. Fije el punto de partida. Trate el Schedule L final (si la declaración lo tiene) y los K-1 de la última declaración presentada como saldos que hay que probar, no como prueba.
4. Concilie el efectivo con los estados de cuenta. Cada cuenta bancaria y de tarjeta, mes por mes, y cualquier cuenta personal que recibió pagos de clientes o pagó costos del negocio.
5. Aparte el dinero del propietario. Ponga cada transferencia hacia o desde un propietario, y cada cargo de aspecto personal, en una sola cuenta temporal en lugar de escoger una etiqueta.
6. Clasifique las partidas apartadas, año por año: sueldo, distribución, préstamo, aporte de capital o pago de un préstamo. Esto determina la nómina, el capital y la base fiscal, por eso va antes de ellos.
7. Arme la nómina de cada año con sueldos: sueldos, retenciones, impuesto del empleador y pasivos saldados contra los depósitos. Haga una lista de las declaraciones que faltan por presentar.
8. Arme las cuentas de los accionistas: las distribuciones por accionista, el movimiento de lo que se debe al accionista y lo que él debe, y el cuadro de base fiscal.
9. Cuadre el año con su declaración. Anote cada diferencia con el Schedule L y los K-1 presentados junto con su causa, y luego empiece el año siguiente.

Los pasos 6 y 7 son donde los casos dejan de ser sencillos. Las secciones siguientes cubren cada uno.

¿La puesta al día de la contabilidad toma más tiempo en una corporación S con nómina?

Sí. La nómina agrega trabajo a la puesta al día de una corporación S en cada año con sueldos, porque la contabilidad también debe cuadrar con los Forms W-2 y W-3, el Form 941 de cada trimestre y sus depósitos, el Form 940 y las declaraciones estatales. Además, cada año requiere decidir para qué fue cada transferencia al propietario. También influyen en el tiempo y en la tarifa los años de atraso, los estados de cuenta que faltan, los cargos personales por clasificar, los préstamos de accionistas sin documentos y las declaraciones presentadas que hay que enmendar; vea costo de poner al día la contabilidad y costo de la contabilidad de una corporación S.

¿Por qué el IRS trata el pago al propietario como sueldo si yo solo tomé retiros?

Un ejecutivo de una corporación es por lo general un empleado para el impuesto del Seguro Social y de Medicare y para la retención del impuesto sobre la renta, con una excepción estrecha para el ejecutivo que no presta servicios o presta solo servicios menores y no tiene derecho a una remuneración (26 U.S.C. 3121(d); 26 U.S.C. 3401(c); IRS: pagarse a uno mismo). Por eso, el pago por los servicios de un ejecutivo es sueldo, sin importar cómo lo llame la nota del banco o la contabilidad.

El IRS indica a las corporaciones S que traten los pagos por los servicios de los ejecutivos como sueldo, no como distribuciones de efectivo y bienes, pagos de gastos personales ni préstamos (FS-2008-25). «Retiro» no es una de esas categorías, así que una cuenta del libro llamada retiros del propietario todavía hay que repartirla entre ellas. Lo mismo vale para los retiros de los miembros de una LLC que eligió el estatus de corporación S: declara en el Form 1120-S, con unidades en lugar de acciones (instrucciones del Form 1120-S).

• Quién. Un ejecutivo que presta más que servicios menores y recibe una remuneración, o tiene derecho a ella, es un empleado, y ser accionista no cambia nada (IRS: ejecutivos).
• Cuánto. Una corporación S debe pagar una remuneración razonable antes de hacer distribuciones que no sean sueldo, y el pago razonable nunca excede lo que recibió el accionista (IRS: remuneración). No existen pautas específicas, los tribunales deciden según los hechos (FS-2008-25), y la intención de la corporación de limitar los sueldos no es determinante (IRS: ejecutivos).
• Qué parte. En la medida en que los ingresos provienen de empleados que no son accionistas y de capital y equipo, los pagos al accionista son correctamente distribuciones. En la medida en que provienen de los servicios del propio accionista, son sueldo, y también lo es el pago por el trabajo administrativo que el accionista hace para esos empleados o activos, como administrarlos. El IRS puede reclasificar distribuciones como sueldo (IRS: remuneración).

Por eso, el dinero tomado solo como retiros puede ser en parte sueldo y en parte distribución. La división es un juicio sobre el trabajo realizado; para calcularla, vea sueldo del propietario de una corporación S. Un asiento contable por sí solo no declara sueldos: llegan al IRS por medio de las declaraciones de nómina, así que la contabilidad y las declaraciones tienen que concordar.

¿Cómo clasifico las transferencias grandes que recibí: sueldo, distribuciones o préstamos?

Clasifique cada transferencia según su propósito. El pago por servicios es sueldo. Un préstamo o el pago de un préstamo necesita condiciones reales. Un pago con respecto a las acciones es una distribución (sección 1368(a)). Los pagos de alquiler, intereses, bienes comprados al propietario o costos que pagó el propietario, en condiciones reales, no son pagos con respecto a las acciones.

La prueba del préstamo viene del IRS (IRS: pagarse a uno mismo), que también dice que un préstamo por debajo del mercado puede tratarse, según su fondo, como una donación, un dividendo, un aporte de capital o un pago de sueldo. Se han tratado como sueldo supuestos préstamos que eran pagarés a la vista sin garantía y sin intereses, hechos a discreción del propietario a un propietario que hacía un trabajo importante, y pagados solo con un crédito en los libros (IRS: ejecutivos).

Qué etiqueta corresponde depende de hechos que solo el propietario y los documentos pueden mostrar: el trabajo realizado, lo que se acordó cuando el dinero se movió y cómo se pagó. Reembolsar al propietario costos del negocio que él pagó es un caso aparte; vea reembolso de gastos del propietario.

¿Qué hago con un monto grande de distribuciones al propietario?

Pruebe las distribuciones de cada año de tres maneras antes de dejarlas como distribuciones.

• ¿Se pagó primero una remuneración razonable? La remuneración razonable va antes de las distribuciones que no son sueldo (IRS). Si no, vuelva a la sección sobre cómo clasificar las transferencias.
• ¿Todos los accionistas tienen derechos idénticos a las distribuciones? Las distribuciones, incluidas las presuntas (beneficios que actúan como un pago, como una cuenta personal que pagó la empresa), que difieren en el momento o el monto reciben el efecto tributario que corresponda (26 CFR 1.1361-1(l)(2)). Vea distribuciones desiguales.
• ¿Cada accionista tiene base fiscal para cubrirlas? Una distribución está libre de impuestos hasta la base fiscal de las acciones, y el exceso es ganancia (sección 1368(b)). Vea distribuciones mayores que la base fiscal.

Una distribución mayor que la utilidad del año no decide por sí sola el efecto tributario. Lo decide la base fiscal, y para una corporación con utilidades y ganancias acumuladas de un año como corporación C, la sección 1368(c) agrega una regla de orden. Una elección puede poner primero las utilidades y ganancias: todos los accionistas que recibieron una distribución dan su consentimiento, y se adjunta una declaración al Form 1120-S original o enmendado de ese año, presentado a tiempo (sección 1368(e)(3); 26 CFR 1.1368-1(f)). Cada monto también debe cuadrar con el banco y con la casilla 16, código D, del K-1; vea cómo registrar las distribuciones.

¿Qué hago con los gastos personales que pagó la corporación S?

Los gastos personales, de subsistencia y familiares no son deducibles (sección 262). Un gasto personal que pagó la empresa recibe una de las mismas etiquetas que cualquier otra transferencia a un propietario: sueldo, distribución, préstamo o pago de un préstamo del propietario. El IRS cita una decisión judicial en la que el uso personal de la cuenta bancaria de la empresa por parte de un propietario dio lugar a impuestos de nómina, y otra en la que los gastos personales que la corporación pagó por un accionista se trataron como pago por los servicios del accionista (IRS: ejecutivos).

1. Haga una lista de cada cargo personal según los estados de cuenta, por propietario y por año. En una partida mixta, como un auto o un teléfono, solo la parte del negocio sigue siendo gasto.
2. Saque los cargos personales de las cuentas de gastos y páselos a la cuenta apartada, y póngale a cada uno una etiqueta con las pruebas de la sección de clasificación.
3. Verifique si una declaración presentada los dedujo. De ser así, puede que haya que quitar la deducción; vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.

Las reglas de cada etiqueta están en corporación S que paga gastos personales.

¿Qué es el saldo con el accionista (due-to-shareholder) y cómo lo concilio?

El saldo con el accionista es una cuenta comodín. La declaración lo divide en préstamos del accionista, préstamos al accionista, aportes de capital, distribuciones y sueldo, así que la conciliación también tiene que dividirlo.

Para conciliarlo, exporte cada asiento con su línea del banco o de la tarjeta, dele una fila en la tabla y luego haga avanzar la cuenta por accionista y por año: saldo inicial, más adelantos, menos pagos, igual al saldo final. Compare cada saldo final con el punto I del K-1 y con las líneas 7 y 19 del Schedule L de la declaración presentada.

Mantenga separados los préstamos al propietario y los préstamos del propietario. La base fiscal de los préstamos de un propietario es por lo general el saldo que la corporación le debe, así que el dinero que la corporación prestó al propietario no suma nada (instrucciones del Form 7203). Los adelantos que un propietario hace sin pagaré escrito son deuda de cuenta abierta, una cuenta por cada accionista, con saldo neto al cierre del año (26 CFR 1.1367-2(d)(2)). El saldo que se le debe a un accionista al cierre del año por encima de $25,000 se trata como un pagaré escrito desde el año siguiente (26 CFR 1.1367-2(a)(2)). El dinero que la corporación adelanta a un propietario no está cubierto por esa regla.

El IRS cita una decisión judicial en la que las transferencias previas de un accionista único a la corporación se trataron como aportes de capital, no como préstamos, y los pagos posteriores de la corporación a ese accionista como sueldo, no como distribuciones ni pagos de préstamos (IRS: ejecutivos). Si un saldo es una deuda depende de los hechos, y un saldo grande sin documentos exige a un profesional. Para decidir si el dinero que puso un propietario es un préstamo o capital, vea préstamos de accionistas a una corporación S.

¿La contabilidad reconstruida tiene que coincidir con el Schedule L de las declaraciones ya presentadas?

Nada en las instrucciones del Form 1120-S exige que los libros nuevos copien una declaración anterior, pero el Schedule L debe concordar con los libros y registros de la corporación (instrucciones del Form 1120-S). Una diferencia entre los saldos de fin de año reconstruidos y el Schedule L presentado significa que los libros anteriores, la declaración anterior o los libros reconstruidos tienen un error, y cada diferencia necesita una causa. Si la declaración presentada respondió Sí a la pregunta 11 del Schedule B, no tiene Schedule L; en ese caso cuadre el año reconstruido con los K-1, las declaraciones de nómina y los estados de cuenta bancarios.

1. Alinee cada saldo de fin de año reconstruido con el Schedule L y los K-1 presentados: efectivo, préstamos a los accionistas y de ellos, y capital.
2. Dé a cada diferencia una causa: un error de los libros anteriores que la declaración no repitió; un error en la declaración, como sueldos nunca declarados o un gasto personal deducido; o solo una diferencia en cómo se agruparon las cuentas.
3. Para un error en la declaración, presente un Form 1120-S enmendado con la casilla de declaración enmendada marcada y una explicación de cada línea cambiada, el monto corregido y el motivo. Envíe un K-1 enmendado a cualquier accionista cuyo K-1 estuviera mal. Un cambio también puede afectar la declaración estatal (instrucciones del Form 1120-S).
4. Un accionista declara las partidas del K-1 como lo hizo la corporación (instrucciones del K-1), así que uno que ya presentó su declaración puede necesitar un Form 1040-X distinto por cada año que cambie (instrucciones del Form 1040-X). Los sueldos declarados ahora, las distribuciones modificadas y una base fiscal distinta pueden llegar a esas declaraciones y a los años posteriores.

Un ajuste forzado en el capital esconde una diferencia en lugar de explicarla; vea el balance general de una corporación S que no cuadra. Para corregir una declaración y sus K-1, vea cómo corregir una declaración de negocio ya presentada.

¿Qué años de declaraciones de nómina y de W-2 hay que poner al día, y qué multas siguen?

Un año necesita declaraciones de nómina cuando el dinero pagado a un ejecutivo que prestó más que servicios menores se trata como sueldo en ese año. Los años se desprenden de la clasificación, no de cuán antigua sea la contabilidad. Si los retiros pasados se tratan como sueldo, y cómo, depende de los montos, las fechas de pago y lo que ya se presentó.

Por cada año sin declaraciones de nómina presentadas, la corporación presenta un Form 941 original por cada trimestre desde el primero con pagos de sueldos, en la revisión del formulario que corresponde a ese período (Publication 15). Después presenta uno por cada trimestre posterior, aunque no haya sueldos, salvo que haya presentado una declaración final o sea un empleador estacional. El Form 944 reemplaza al Form 941 solo si el IRS notificó a la corporación que lo presente (instrucciones del Form 941). También siguen los Forms W-2 y W-3, y el Form 940 y las declaraciones estatales donde se exijan. El Form 941-X corrige un Form 941 ya presentado, y el Form W-2c con el Form W-3c corrige un Form W-2 ya presentado (instrucciones del W-2). Si el Form 1120-S presentado no tomó deducción por esos sueldos, siguen un Form 1120-S enmendado y los K-1.

Para un trimestre sin Form 941 presentado, el Código permite que el IRS determine el impuesto en cualquier momento (sección 6501(c)(3)). Una vez presentado un Form 941, el plazo habitual es de tres años desde el 15 de abril del año siguiente, o desde la fecha de presentación si es posterior (sección 6501(a) y (b)(2)). El manual del IRS aplica los mismos plazos a la multa por recuperación de fondos en fideicomiso (IRM 5.7.3.6).

El IRS también cobra intereses sobre las multas (IRS: multa por no pagar).

Una corporación que trató a un empleado como si no lo fuera generalmente es responsable del impuesto que no retuvo. Pueden aplicarse tasas especiales de la sección 3509, según si se presentaron los Forms 1099 exigidos. No están disponibles cuando se ignoró intencionalmente la obligación de retener, ni cuando se retuvo el impuesto sobre la renta pero no el del Seguro Social ni el de Medicare (Publication 15). El IRS dice que eso incluye a un ejecutivo de la corporación que se trata a sí mismo como no empleado (IRS: pagarse a uno mismo). El alivio y los avisos se explican en atraso en los impuestos de nómina.

¿Cómo se relacionan los préstamos y las distribuciones con la base fiscal de las acciones y de la deuda?

Las distribuciones reducen la base fiscal de las acciones y los préstamos de un propietario a la corporación crean base fiscal de deuda. El dinero que la corporación presta al propietario no crea ninguna de las dos, así que la contabilidad debe separarlos antes de poder armar la base fiscal.

Cada accionista lleva los registros de su base fiscal, y el accionista que recibió una distribución que no es dividendo o el pago de un préstamo presenta el Form 7203 con su declaración (instrucciones del Form 7203, la fuente de la tabla). La contabilidad aporta las fechas y los montos. Arme el cuadro desde el primer año de propiedad hacia adelante: la base fiscal inicial de las acciones de cada año es igual a la base fiscal final del año anterior.

La ganancia por el pago de un préstamo cuya base fiscal redujeron las pérdidas es ganancia de capital en un pagaré formal y ganancia ordinaria en deuda de cuenta abierta. Las instrucciones del Form 7203 tratan un saldo de cuenta abierta por encima del límite de las dos maneras: como pagaré formal para la ganancia, y como deuda de cuenta abierta con ganancia ordinaria. Ese pago exige a un profesional. Para el cuadro de base fiscal y las condiciones del préstamo, vea base fiscal de los accionistas de una corporación S y préstamos de accionistas a una corporación S; para las distribuciones mayores que la base fiscal, vea distribuciones mayores que la base fiscal.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un propietario, dos años, sin nómina

Una corporación S de un solo propietario gana US$150,000 de utilidad en cada uno de 2 años. El propietario trabaja en el negocio a tiempo completo y saca US$120,000 al año de la cuenta del negocio, registrados como «retiros del propietario». No se hizo nómina, y los dos Forms 1120-S se presentaron con esos libros.

Trabaje primero el año 1. Aparte los US$120,000 y luego decida para qué fueron. Suponga que una revisión de las funciones del propietario y del origen de los ingresos respalda US$60,000 como pago razonable. El año 1 queda entonces con US$60,000 de sueldo, con declaraciones de nómina, y US$60,000 de distribuciones. La utilidad antes del impuesto de nómina del empleador baja de US$150,000 a US$90,000. El año 2 abre con los saldos corregidos del año 1 y se trabaja de la misma manera. Otra revisión podría respaldar otra división, y ningún porcentaje del dinero del propietario es una cifra de sueldo segura. Qué años necesitan declaraciones de nómina, y si se enmiendan las declaraciones presentadas, son las preguntas que hay que resolver antes de armar los saldos del año 2.

Una corporación 50/50 paga las cuentas de un accionista

Una corporación S 50/50 pagó US$30,000 de las cuentas de tarjeta de crédito y los costos del auto de un accionista (A). Los estados de cuenta muestran US$24,000 personales y US$6,000 del negocio. Los US$6,000 siguen siendo gasto. Los US$24,000 necesitan una etiqueta:

Si la contabilidad había deducido los US$24,000, la etiqueta de distribución o de préstamo quita esa deducción, así que la parte de ingresos de cada propietario sube US$12,000 al 50/50, incluida la de B, que no recibió nada de ese dinero. El sueldo sigue siendo deducible.

Aportó US$40,000, sacó US$90,000

Un propietario aportó US$40,000 a la corporación en el año 1 sin pagaré, y luego sacó dinero en cada uno de 3 años. La cuenta con el accionista evoluciona año por año:

Si los primeros US$40,000 fueron un préstamo y los registros muestran que los US$10,000 y los US$30,000 que sacó en los años 1 y 2 fueron pagos del préstamo, esos pagos lo extinguen, y los US$50,000 del año 3 no son un pago del préstamo, así que necesitan una etiqueta propia. Sin esa prueba, los retiros de los años 1 y 2 también necesitan una etiqueta: sueldo, distribución o pago de un préstamo. El saldo que se le debía al propietario en el año 1 también supera el límite de cuenta abierta, así que desde el año 2 se trata como un pagaré escrito para la base fiscal. Si los US$40,000 fueron un aporte de capital, ninguno de los US$90,000 es un pago de préstamo y todos necesitan una etiqueta. En cualquier caso, el cuadro de base fiscal se arma con esa respuesta, año por año.

¿Su caso es distinto?

• El Form 1120-S vence y la contabilidad no está lista: primero van el orden de la reconstrucción y la pregunta de para qué fue el pago al propietario. La declaración de una corporación con año calendario vence el 15 de marzo del año siguiente, o el 15 de septiembre con un Form 7004 presentado a tiempo; vea prórroga cuando la contabilidad no está lista. Si la reconstrucción es más de lo que puede terminar a tiempo, obtenga ayuda con la contabilidad.
• El IRS envió un aviso de nómina o de multa: lea atraso en los impuestos de nómina. Si el aviso cubre años cuya contabilidad está atrasada, obtenga ayuda con la contabilidad para reconstruirlos en orden.
• Su preparador pregunta por qué las distribuciones superan la utilidad: el pago al propietario, los años de nómina y la base fiscal alimentan esa respuesta. Vea distribuciones mayores que la base fiscal, y ayuda con la contabilidad si los libros que la sustentan no están reconstruidos.
• Varios años pasados no tienen nómina y las declaraciones presentadas se apoyan en esos libros: se reconstruye primero el año más antiguo y cada año se prueba contra su declaración. Vea ayuda con la contabilidad.
• No encuentra la carta de aceptación de la elección S: vea alivio por una elección S tardía.
• Nunca se presentaron las declaraciones de años anteriores: vea cómo ponerse al día con declaraciones de negocio sin presentar.
• Dos o más accionistas recibieron montos distintos: vea distribuciones desiguales de una corporación S.
• Este año nunca hizo nómina: vea corporación S que nunca hizo nómina.
• Los años anteriores se presentaron por error en el Schedule C: vea corporación S declarada en el Schedule C.
• El balance general no cuadra: vea el balance general de una corporación S que no cuadra.
• Quiere una rutina para reembolsar los costos que paga el propietario: vea reembolso de gastos del propietario.