Client américain depuis le Canada : se constituer en société?

Quelles sont les trois façons de travailler pour une entreprise américaine depuis le Canada?

Un résident du Canada peut travailler à titre personnel comme entrepreneur individuel (un entrepreneur indépendant), fournir ses services par l'intermédiaire d'une société canadienne ou devenir l'employé de l'entreprise américaine. Si le client ne veut contracter qu'avec une société, vérifiez si la vôtre serait une entreprise de services personnels (ESP : une société qui ferait de vous l'employé du client si elle n'existait pas).

Au Canada, une entreprise individuelle n'a pas d'existence juridique distincte : vous en assumez personnellement les risques. Une société est une entité juridique distincte. ARC : entreprise individuelle, Corporations Canada : obligations des sociétés. L'intérêt de se constituer en société dépend de votre province, de vos dépenses et de vos besoins de liquidités; consultez entreprise individuelle ou société.

L'ARC peut-elle me considérer comme un employé si mon contrat parle d'entrepreneur indépendant et que je ne reçois pas de feuillet T4?

Oui. Lorsqu'un résident du Canada travaille à titre personnel pour une entreprise américaine, l'Agence du revenu du Canada (ARC) examine la relation de travail réelle, et non l'étiquette d'entrepreneur indépendant, les factures ou l'absence de feuillet T4. ARC : statut d'emploi.

Selon les facteurs de common law de l'ARC, chaque fait penche d'un côté ou de l'autre :

Aucune ligne du tableau ne décide à elle seule; des heures fixées par un seul client sont un fait à peser avec les autres. ARC : facteurs de common law.

L'ARC applique ces facteurs de common law lorsque le contrat est conclu à l'extérieur du Québec, et le Code civil du Québec, qui vérifie l'existence d'un lien de subordination, lorsqu'il est conclu au Québec. Un contrat est généralement conclu à l'endroit où le payeur, en tant qu'offrant, reçoit l'acceptation. La page de l'ARC ne traite pas d'un payeur établi hors du Canada : un résident du Québec ne peut donc pas tenir pour acquise l'une ou l'autre approche. ARC : quelle approche s'applique, ARC : contrat conclu au Québec.

Vous ou le payeur pouvez demander une décision en matière de RPC/AE (Régime de pensions du Canada et assurance-emploi) au moyen d'un compte de l'ARC ou en postant le formulaire CPT1. Date limite : 29 juin de l'année suivant celle visée par la question. ARC : modes de demande, ARC : date limite de la demande.

Si l'ARC conclut que le travail est un emploi, le payeur qui n'a pas retenu les cotisations au RPC et à l'AE doit les deux parts, plus les pénalités et les intérêts, et votre statut influe sur vos droits à l'AE. ARC : répercussions du statut d'emploi. La page de l'ARC n'explique pas l'effet de ce changement sur le RPC que vous avez versé comme travailleur autonome ni sur les dépenses que vous avez déduites auparavant; consultez vérifications de la paie et décisions sur le statut des travailleurs.

Un seul client américain fait-il de ma société une entreprise de services personnels?

Avoir un seul client américain n'est pas, en soi, le critère. Une société est une entreprise de services personnels (ESP) lorsque, entre autres conditions, vous seriez raisonnablement considéré comme l'employé du client si la société n'existait pas, d'après les mêmes faits que ceux du tableau ci-dessus; un client unique qui dicte vos heures et vos méthodes va dans ce sens. ARC : conditions d'une ESP, Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 125(7).

Le revenu d'une entreprise de services personnels (ESP) perd la déduction accordée aux petites entreprises, est soumis à des déductions limitées et supporte un impôt fédéral additionnel de 5 %. ARC : obligations fiscales d'une ESP. Une décision en matière de RPC/AE ne peut pas trancher ce critère hypothétique de l'employé, mais elle peut trancher votre relation réelle avec votre société. ARC : limites des décisions. Les conditions complètes (y compris les actions prises en compte), les exceptions, l'impôt et les demandes de décision sont expliqués dans entreprise de services personnels.

Le client américain a-t-il besoin d'un formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E, et retiendra-t-il de l'impôt?

Lorsque le payeur américain demande une attestation de statut étranger, un particulier étranger remet généralement le formulaire W-8BEN et une société canadienne ordinaire remet généralement le formulaire W-8BEN-E; un citoyen américain, un titulaire de la carte verte ou une autre personne américaine remet plutôt le formulaire W-9. IRS : instructions du formulaire W-8BEN. Pour des honoraires ordinaires de services rendus entièrement au Canada, la retenue fédérale américaine sur les non-résidents ne s'applique généralement pas, car le revenu est de source étrangère. IRS : Publication 515.

Le moment du paiement compte : un paiement dont la source ne peut pas être établie au moment où il est versé, comme des honoraires de services personnels payés avant l'exécution du travail, est traité comme un revenu de source américaine; une avance ou une provision peut donc soulever des questions de retenue. Cette page suppose que vous n'êtes pas une personne américaine; si vous en êtes une, commencez par pigiste canadien avec des clients américains.

Remettez le formulaire à la personne qui le demande, et non à l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis). Il atteste un statut; il ne transforme pas un travail américain en travail canadien et ne prouve pas que votre revenu est exonéré. Chaque formulaire expire généralement le dernier jour de la troisième année civile suivante, en comptant à partir de l'année où vous le signez; remettez-en un nouveau au client dans les 30 jours suivant un changement qui le rend inexact. IRS : instructions du formulaire W-8BEN, IRS : instructions du formulaire W-8BEN-E. Si les honoraires comprennent des droits de licence ou des redevances, ou si vous fournissez des services aux États-Unis, l'analyse de la retenue peut changer; un particulier qui demande une exemption fondée sur une convention fiscale pour des services rendus aux États-Unis utilise le formulaire 8233, et non le W-8BEN. Si le client vous demande un formulaire W-9 ou vous envoie un formulaire 1099, consultez pigiste canadien avec des clients américains pour un particulier ou formulaires W pour une société canadienne pour une société.

Se constituer en société oblige-t-il à produire une déclaration de revenus américaine pour du travail fait au Canada?

Se constituer en société au Canada ne crée pas, en soi, l'obligation de produire une déclaration de revenus fédérale américaine du simple fait que le client est américain. Pour un particulier non américain ou une société canadienne ordinaire qui exécute tous les services au Canada, l'adresse du client et la devise du paiement ne déterminent pas la source du revenu de services. IRS : règles sur la source du revenu de services.

Des jours de travail aux États-Unis, un bureau ou une autre activité commerciale américaine exigent un examen distinct. Une société canadienne qui exerce une activité commerciale aux États-Unis doit généralement produire le formulaire 1120-F (déclaration d'une société étrangère), même si une convention fiscale exonère ses bénéfices d'entreprise, et l'activité d'un particulier aux États-Unis peut exiger le formulaire 1040-NR (déclaration d'un étranger non-résident). IRS : instructions du formulaire 1120-F, IRS : Publication 519. Les déclarations des particuliers sont traitées dans pigiste canadien avec des clients américains; la création d'une entité américaine est traitée dans entreprise américaine pour un résident du Canada.

En quoi le RPC, l'AE et la TPS/TVH diffèrent-ils selon les trois formules?

Un entrepreneur individuel verse les deux parts du Régime de pensions du Canada (RPC) sur son revenu net d'entreprise et n'a pas d'assurance-emploi (AE) ordinaire. Un propriétaire qui reçoit un salaire de sa société verse le RPC et l'AE par la paie, sauf que l'AE ne s'applique pas si le propriétaire contrôle plus de 40 % des actions avec droit de vote, ou s'il est lié à la société et a avec elle un lien de dépendance (sauf si l'ARC est convaincue que l'emploi ressemble à un emploi sans lien de dépendance). La rémunération d'un employé passe par la paie. Loi sur l'assurance-emploi, article 5.

Sources : ARC : répercussions du statut d'emploi, ARC : exclusions de l'AE, admissibilité aux prestations spéciales.

L'inscription à la TPS/TVH dépend des ventes, et non de la structure. Pour la plupart des entreprises, la limite de petit fournisseur est de 30 000 C$ de revenus taxables mondiaux avant dépenses, exportations détaxées comprises, provenant de toutes vos entreprises et de celles de vos personnes associées. Si un seul trimestre civil dépasse cette limite, l'inscription prend effet au plus tard le jour de la fourniture qui vous a fait dépasser le seuil. Si seul le total des quatre trimestres la dépasse, vous cessez d'être un petit fournisseur à l'échéance suivante : la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel vous dépassez le seuil. Vous devez vous inscrire au plus tard à votre première fourniture après cette date. ARC : règles d'inscription. Pour savoir si un service rendu à un client américain est détaxé, consultez facturer la TPS/TVH aux clients américains. Au Québec, le RRQ remplace le RPC, l'assurance parentale est distincte et la TVQ a ses propres règles; vérifiez-les avant d'utiliser cette comparaison.

Si l'entreprise américaine m'embauche comme employé, qui doit s'occuper de la paie?

Un employeur établi hors du Canada et sans lieu d'affaires au Canada a les mêmes responsabilités de retenue, de versement et de déclaration qu'un employeur canadien pour les services d'emploi rendus au Canada. ARC : employeurs non-résidents. Le RPC fait exception : un tel employeur peut choisir de couvrir ses employés au RPC avec le formulaire CPT13 (sauf pour les employés du Québec, qui relèvent du RRQ). S'il ne le fait pas, un employé résidant au Canada peut choisir, au moyen du formulaire CPT20 (type E), de verser lui-même le RPC comme revenu de travail autonome, ce qui représente les deux parts; pour l'année d'imposition visée par cette page, le choix doit être fait au plus tard le 15 juin 2028 et le paiement versé au plus tard le 30 avril 2028. Il faut aussi examiner l'accord de sécurité sociale Canada–États-Unis. ARC : couverture du RPC pour un employeur étranger, ARC : formulaire CPT13, ARC : formulaire CPT20, Règlement sur le RPC, article 22, article 29, article 30, Loi sur le RPC, article 10, article 13.

Avant d'accepter, établissez qui est l'employeur légal, qui gérera la paie et produira votre feuillet T4, dans quelle province l'emploi est réputé se situer et comment la couverture du régime de pensions sera confirmée.

Ces obligations peuvent expliquer pourquoi certains employeurs proposent des conditions d'entrepreneur indépendant; il s'agit d'une hypothèse, et non d'une constatation à l'égard d'un employeur en particulier, et ces conditions doivent tout de même correspondre aux faits du travail. Pour savoir qui retient quoi et connaître l'impôt transfrontalier sur la rémunération, consultez travailler de part et d'autre de la frontière et télétravail pour des employeurs et des clients à l'étranger.

Que dois-je régler avant de me constituer en société?

Avant la première facture, décidez qui signe le contrat, à partir de quelle date et de quels comptes la société a besoin. La constitution en société ne suffit pas, à elle seule, à organiser ses actions, ses comptes ni ses registres de paiements.

1. Fixez la partie contractante et la date de début. Si la société fournira les services, établissez le contrat à sa dénomination sociale avec une date d'entrée en vigueur claire; faites examiner le transfert d'un contrat personnel existant.
2. Organisez la société. Émettez des actions, tenez les registres de la société, utilisez un compte bancaire distinct et tenez des livres qui séparent les sommes encaissées par la société de vos propres paiements. Corporations Canada : organisation après la constitution en société.
3. Inscrivez la société aux bons comptes. Une nouvelle société a son propre numéro d'entreprise (NE); les comptes de paie et de TPS/TVH ne sont pas transférés automatiquement d'une entreprise individuelle. ARC : changement de statut juridique.

Une société existante peut détenir le contrat, mais le critère de l'entreprise de services personnels (ESP) s'applique tout de même à ce travail pour le client. ARC : conditions d'une ESP. Pour savoir si une société distincte est une bonne idée, consultez démarrer une deuxième entreprise; pour les actifs, les comptes clients et l'achalandage d'une entreprise individuelle existante, consultez transférer une entreprise dans une société.

Quelles déclarations et quels registres une société ajoute-t-elle?

Une société ordinaire résidant au Canada produit sa propre déclaration T2 pour chaque année d'imposition, même une année d'inactivité ou sans impôt à payer, généralement dans les six mois suivant la fin de l'exercice. Le solde est exigible plus tôt : deux mois après la fin de l'exercice, ou trois mois pour une société privée sous contrôle canadien (SPCC) qui est admissible à la déduction accordée aux petites entreprises et qui respecte le critère du plafond de revenu de l'ARC. ARC : date d'exigibilité du solde, ARC : qui produit une déclaration T2, ARC : moment de production de la déclaration T2, Loi de l'impôt sur le revenu, article 157.

La liste complète et les dates d'échéance figurent dans les déclarations que produit votre entreprise.

En tant qu'administrateur, vous pouvez être tenu personnellement responsable, avec la société, des retenues sur la paie et de la TPS/TVH qu'elle omet de verser, sauf si vous avez fait preuve de la diligence raisonnable; aucune poursuite ni cotisation ne peut être engagée plus de 2 ans après le moment où vous avez cessé pour la dernière fois d'être administrateur. Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1, Loi sur la taxe d'accise, art. 323, Loi sur le RPC, art. 21.1, Loi sur l'AE, art. 83.

Conservez les contrats, les factures, les reçus, les relevés bancaires, les registres des lieux de travail et les pièces justificatives des paiements que vous vous versez. Les sociétés par actions fédérales tiennent aussi des registres des actions et des résolutions et déposent un rapport annuel distinct; vérifiez les règles du registre provincial. Corporations Canada : registres, Corporations Canada : rapport annuel.

Que change un déménagement aux États-Unis, un emploi sous visa TN ou la citoyenneté américaine?

Un déménagement peut déclencher l'impôt de départ sur vos actions, un emploi sous visa TN (statut de travail américain pour les Canadiens) ajoute un critère de résidence américain, et la citoyenneté américaine ajoute la déclaration du revenu mondial et des sociétés étrangères. Chacun rend la comparaison ci-dessus, limitée au Canada, incomplète.

• Déménagement aux États-Unis : cesser d'être résident du Canada entraîne généralement une disposition réputée, à la juste valeur marchande, de la plupart de vos biens, y compris les actions de votre société; l'impôt de départ peut donc s'appliquer. Le contrôle par des non-résidents peut aussi mettre fin au statut de société privée sous contrôle canadien (SPCC). Consultez quitter le Canada, déménager de part et d'autre de la frontière avec une société et propriétaires non-résidents d'une société canadienne. Un déménagement aux États-Unis rend aussi votre formulaire W-8BEN inexact : avisez le client dans les 30 jours. IRS : instructions du formulaire W-8BEN, Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphe 128.1(4), ARC : types de sociétés.
• Emploi sous visa TN : les jours de travail aux États-Unis et les critères de résidence exigent une nouvelle analyse des déclarations à produire; consultez Canadiens sous visa TN. Si les deux pays vous considèrent comme résident, la règle de départage de la convention commence par l'endroit où vous avez un foyer d'habitation permanent. IRS : résidence et production, Convention fiscale Canada–États-Unis, article IV.
• Citoyenneté américaine ou carte verte : avisez le client dans les 30 jours et attendez-vous à une demande de formulaire W-9. Le revenu mondial et les déclarations sur les sociétés étrangères peuvent s'appliquer même si vous vivez au Canada; consultez propriétaires américains de sociétés canadiennes. IRS : instructions du formulaire W-8BEN, IRS : contribuables à l'étranger, IRS : instructions du formulaire 5471.

Exemple

Ces chiffres en dollars canadiens sont donnés à titre d'illustration et ne constituent pas un calcul fiscal. Un résident du Canada qui vit en Ontario se voit offrir 150 000 $ CA d'honoraires annuels d'entrepreneur indépendant. Supposez des services ordinaires rendus entièrement au Canada, aucun statut de personne américaine et 10 000 $ CA de dépenses d'entreprise par ailleurs admissibles.

À 150 000 $ CA par année, la facturation dépasse en moyenne la limite de 30 000 C$ dans chaque trimestre civil; l'inscription à la TPS/TVH peut donc être exigée dès le premier trimestre, et les ventes à l'exportation détaxées comptent dans ce calcul. Si l'entreprise contrôle votre horaire et vos méthodes et exige que vous exécutiez le service personnellement, ces faits soulèvent des questions d'emploi, peu importe ce que dit la facture.

Votre situation est différente?

• Un seul client contrôle votre travail : examinez entreprise de services personnels avant de compter sur le régime fiscal des sociétés.
• Vous voulez une comparaison après impôt : consultez entreprise individuelle ou société pour les besoins de liquidités personnels, les bénéfices non répartis et les frais de production.
• Vous restez entrepreneur indépendant à titre personnel : consultez pigiste canadien avec des clients américains pour les déclarations, la déclaration des montants en devises et les détails de la taxe de vente, y compris au Québec.
• On vous offre un emploi ou vous travaillerez aux États-Unis : consultez travailler de part et d'autre de la frontière ou Canadiens sous visa TN.
• Vous êtes sur le point de vous constituer en société ou de modifier vos contrats : une conclusion d'ESP peut modifier les déductions et l'impôt; nos services de fiscalité des sociétés peuvent examiner la structure et les déclarations. Rassemblez le contrat, les éléments qui montrent qui contrôle vos heures et vos outils, les registres de propriété, le revenu prévu, la province, vos déplacements aux États-Unis et vos déclarations antérieures.