Constitution fédérale ou provinciale et règles extraprovinciales

Constitution fédérale ou provinciale : quelle est la différence?

Les deux voies créent une société soumise aux mêmes règles d'impôt sur le revenu; la différence tient à la loi sur les sociétés qui la régit et à l'endroit où elle doit s'inscrire. Le nom approuvé d'une société fédérale est protégé partout au Canada, et son siège principal, ses registres et ses assemblées peuvent être dans n'importe quelle province ou territoire (Canada.ca). La constitution fédérale ne remplace pas l'inscription provinciale : une société fédérale s'inscrit dans chaque province où elle fait affaire, y compris sa province d'attache (Corporations Canada). S'inscrire dans une province autre que celle dont la loi a créé la société s'appelle l'inscription extraprovinciale; une société fédérale la fait même chez elle.

La voie qui convient dépend de l'endroit où l'entreprise travaille, de son nom et de l'endroit où vivent ses administrateurs :

Le choix cesse d'être simple lorsque la société travaillera dans plus d'une province, lorsqu'une société fédérale a exercé chez elle sans s'inscrire, lorsqu'aucun administrateur ne vit au Canada, ou lorsque l'entreprise pourrait déménager. Rassemblez :

• l'endroit où vous, votre personnel et tout bureau, adresse ou numéro de téléphone se trouvent;
• l'endroit où se trouvent vos clients, et si vous faites de la publicité ou sollicitez du travail là-bas;
• l'endroit où vit chaque administrateur;
• le nom que vous voulez, et où il doit être protégé;
• la date où le travail a commencé dans chaque province.

Si je me constitue au fédéral, dois-je tout de même m'inscrire dans ma propre province?

Oui. Corporations Canada indique que la loi provinciale et territoriale oblige une société fédérale à s'inscrire dans chaque province et territoire où elle fait affaire, et que la plupart exigent des frais (Corporations Canada). La voie dépend de la province :

• Ontario, Nouvelle-Écosse, et Terre-Neuve-et-Labrador : les formulaires provinciaux sont remplis à partir des renseignements fournis pendant la constitution fédérale, pour les sociétés par actions seulement. Corporations Canada recommande de confirmer auprès de la province que l'inscription a bien été faite.
• Alberta, Colombie-Britannique, Manitoba, Saskatchewan et Québec : une inscription en partenariat commence sur le site de Corporations Canada. C'est tout de même l'inscription de cette province, avec les frais de cette province.
• Autres provinces et territoires : inscrivez-vous directement auprès de ce registre.

Qu'est-ce qui compte comme « exercer des activités » dans une province?

Chaque province le définit dans sa propre loi, et les critères vont bien au-delà du fait d'avoir un bureau. Corporations Canada indique que cela comprend typiquement le fait d'avoir une adresse, une case postale ou un numéro de téléphone dans la province, ou d'y offrir des services ou des produits (Corporations Canada). Vendre en ligne ou servir des clients dans une autre province peut compter; comme chaque province fixe son propre critère, vérifiez chacune de celles où vous faites de la publicité, sollicitez du travail, expédiez des marchandises ou avez quelqu'un qui travaille.

L'Alberta est le cas le plus clair. Sa Business Corporations Act traite comme extraprovinciale toute société qui n'est pas constituée sous une loi de l'Alberta, y compris les sociétés fédérales. L'article 277 prévoit qu'une telle société exerce des activités en Alberta si elle :

• figure dans un annuaire téléphonique pour une partie de l'Alberta;
• apparaît dans une publicité qui donne une adresse en Alberta;
• a un agent ou un représentant résident, ou un entrepôt, un bureau ou un lieu d'affaires, en Alberta;
• sollicite des affaires en Alberta;
• possède un droit sur un bien-fonds en Alberta;
• est autorisée ou inscrite, ou tenue de l'être, en vertu d'une loi de l'Alberta qui lui permet de faire affaire; ou
• exerce par ailleurs des activités en Alberta.

Le critère de la Colombie-Britannique à l'article 375 est semblable : une inscription dans un annuaire ou une publicité avec une adresse ou un numéro de téléphone de la C.-B., un agent résident, ou un entrepôt, un bureau ou un lieu d'affaires en C.-B. L'inscription est un critère de droit des sociétés, distinct de l'impôt sur le revenu. Solliciter des clients de l'Alberta peut exiger une inscription en Alberta sans donner à la société un établissement stable en Alberta; voyez exercer des activités dans plus d'une province.

Fédéral ou provincial : que coûte chacun au départ et chaque année?

En Ontario, la voie fédérale coûte moins cher au départ (200 $ contre 300 $) et ajoute un rapport annuel fédéral chaque année. En C.-B., elle coûte plus cher (200 $ plus une déclaration d'inscription de 350 $, contre 350 $ et toute demande de nom), et le rapport annuel fédéral s'ajoute au rapport annuel de la C.-B. Frais du gouvernement seulement; un avocat ou un service de dépôt ajoute les siens.

Sources : frais de l'Ontario, C.-B., Corporations Canada. Un dépôt fédéral en ligne avec un nom en mots n'exige pas de rapport NUANS distinct. Le rapport annuel fédéral est exigible dans les 60 jours suivant chaque date anniversaire et est distinct de la T2. Pour l'Alberta, le Québec et les coûts de recherche de nom, voyez le coût de la constitution; pour l'échéance annuelle de chaque province, voyez les rapports annuels des sociétés.

Qui peut être administrateur?

Une société fédérale doit avoir au moins 25 % d'administrateurs résidents canadiens, et au moins un si elle compte moins de quatre administrateurs; certains secteurs sous réglementation fédérale assortis de règles de propriété canadienne exigent une majorité (LCSA, article 105). L'Ontario a abrogé sa règle de résidence des administrateurs, la loi de l'Alberta a abrogé la sienne (article 105(3)), et le registre de la C.-B. indique que la loi de la C.-B. a éliminé toutes les exigences de résidence des administrateurs. Qui est un résident canadien, et ce que peuvent faire les fondateurs à l'étranger : constituer une société comme nouvel arrivant ou non-résident.

Vaut-il mieux se constituer au fédéral ou dans une province à faible impôt, pour l'impôt?

Aucune voie ne réduit l'impôt à elle seule. L'ARC demande à chaque société d'indiquer, à la ligne 750 de la T2, la province ou le territoire où elle a gagné son revenu, et précise que c'est habituellement là où elle a son établissement stable : un lieu d'affaires fixe comme un bureau, une succursale ou un entrepôt (ARC). Une charte fédérale ou un siège social en Alberta ne déplace pas le revenu gagné par un bureau de l'Ontario. Une société sans lieu d'affaires fixe a son établissement stable là où elle exerce principalement ses activités; le siège principal ou social indiqué dans ses documents de constitution ne décide que si elle n'a d'établissement stable dans aucune province, aucun territoire ni aucun autre pays. La répartition du revenu entre les provinces est expliquée dans exercer des activités dans plus d'une province.

Inscription extraprovinciale : que dois-je déposer dans une deuxième province, et pour quand?

Inscrivez-vous selon la loi de la nouvelle province au plus tard à son échéance; les sociétés fédérales et provinciales suivent les mêmes étapes.

Les dépôts annuels dans la nouvelle province commencent une fois la société inscrite. Au Québec, les frais annuels d'immatriculation de 106 $ ne sont pas facturés l'année suivant l'année de l'immatriculation (tarif). Si la société y a aussi un établissement stable, elle répartit son revenu imposable sur l'annexe 5 et peut produire une déclaration provinciale; voyez exercer des activités dans plus d'une province.

Et si une société fédérale ne s'est jamais inscrite (pénalités en Alberta, en C.-B., en Ontario et au Québec)?

La société existe toujours, mais la loi de la province peut lui imposer une amende, et en Ontario et au Québec aussi aux administrateurs qui y ont participé. L'Alberta l'empêche d'intenter une action devant les tribunaux de l'Alberta sur des contrats conclus pendant qu'elle n'était pas inscrite tant qu'elle ne s'inscrit pas, et le Québec peut suspendre son droit d'agir en justice. Ce que dit chaque loi :

Une inscription tardive est déposée auprès du registre de cette province, avec la date où l'activité y a commencé. En Alberta, elle permet à une action en justice sur ces contrats de se poursuivre (article 295); les lois de l'Alberta et de la C.-B. ne disent pas qu'elle annule une amende déjà encourue. Pour savoir si les répartitions de T2, la paie ou la taxe de vente des années passées ont utilisé la mauvaise province, voyez exercer des activités dans plus d'une province.

Puis-je passer plus tard du provincial au fédéral, ou l'inverse?

Oui, par prorogation : la même société passe sous le droit des sociétés d'une autre juridiction sans être dissoute. Une société fédérale peut demander à se proroger ailleurs une fois que ses actionnaires approuvent par résolution spéciale (les deux tiers des votes exprimés) et qu'elle convainc le directeur fédéral que les créanciers et les actionnaires ne seront pas lésés (LCSA, article 188). Une société provinciale peut se proroger au fédéral si sa loi d'attache l'autorise (article 187).

Sources : frais de l'Ontario; Corporations Canada. La prorogation diffère de l'inscription extraprovinciale, qui permet à une société d'exercer ses activités dans une autre province sans changer sa loi applicable. Ni l'une ni l'autre ne déplace le revenu imposable; ce sont les établissements stables qui le font.

Exemple

Montants donnés à titre d'illustration en dollars canadiens, frais du gouvernement seulement.

Un consultant de Toronto qui ne travaille qu'en Ontario

Voie provinciale : 300 $ CA pour se constituer en Ontario, puis un rapport annuel de l'Ontario chaque année, sans frais. Voie fédérale : 200 $ CA, avec l'inscription en Ontario déposée par les formulaires de constitution (confirmée ensuite auprès de l'Ontario), puis un rapport annuel fédéral de 12 $ CA chaque année et le dossier de l'Ontario tenu à jour. La voie fédérale coûte moins cher au départ ici, mais elle exige un administrateur résident canadien et ajoute un second registre à tenir à jour.

Une société fédérale dirigée depuis Calgary

La société se constitue au fédéral pour 200 $ CA et commence à travailler à Calgary le 1er mars. Elle s'inscrit en Alberta au plus tard le 31 mars, par le début en partenariat sur le site de Corporations Canada ou par un fournisseur de services de l'Alberta, sans rapport NUANS parce qu'elle est une société fédérale. Elle paie les frais du gouvernement de l'Alberta de 291,75 $ CA, plus des frais de service si elle dépose par un fournisseur de services de l'Alberta. Chaque année par la suite, elle dépose un rapport annuel fédéral (12 $ CA) et un rapport annuel de l'Alberta (53,05 $ CA de frais du gouvernement, plus tout frais de service).

Une société de la C.-B. ouvre un bureau à Montréal

• Année 1 : le bureau ouvre en mai. La société dépose une déclaration d'immatriculation du Québec (397 $ CA) dans les 60 jours; son adresse à Montréal lui évite d'avoir besoin d'un mandataire.
• Année 2 : elle dépose la déclaration de mise à jour annuelle; aucuns frais annuels d'immatriculation ne sont facturés l'année suivant l'immatriculation.
• Année 3 et suivantes : déclaration de mise à jour annuelle plus les frais annuels d'immatriculation (106 $ CA au taux actuel).

Dès l'année 1, avec des bureaux dans les deux provinces, sa T2 répartit le revenu imposable entre la C.-B. et le Québec sur l'annexe 5, et elle produit aussi une déclaration du Québec.

Votre situation est différente?

• Votre société travaille, ou travaillera, dans deux provinces ou plus : l'inscription et la répartition du revenu changent toutes deux; voyez exercer des activités dans plus d'une province et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Une société fédérale ne s'est jamais inscrite chez elle, ou a manqué une inscription ailleurs : rassemblez les dates où le travail a commencé dans chaque province et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise; les répartitions de T2 passées peuvent demander de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Aucun administrateur ne vit au Canada : la constitution fédérale exige un administrateur résident canadien; voyez constituer une société comme nouvel arrivant ou non-résident et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise pour choisir où vous constituer.
• Vous hésitez encore à vous constituer en société : voyez entreprise individuelle ou société.
• Vous êtes prêt à déposer : suivez comment constituer une société au Canada, ou les étapes pour l'Ontario, la Colombie-Britannique, l'Alberta ou le Québec.
• Vous voulez tous les frais dans un seul tableau : voyez le coût de la constitution.
• Vous avez manqué des rapports annuels ou reçu un avis de dissolution : voyez les rapports annuels des sociétés et la reconstitution d'une société dissoute.