Constituer une société au Québec : REQ, NEQ, coût et deux déclarations

Comment constitue-t-on une société au Québec?

Déposez des statuts de constitution selon la Loi sur les sociétés par actions du Québec (RLRQ, c. S-31.1) auprès du Registraire des entreprises (REQ), et payez 397 $ au service régulier ou 595,50 $ au service prioritaire (tarifs RE-101-T). Une fois la demande complète et payée, le Registraire délivre un certificat de constitution, constitue la société et l'immatricule sous un numéro d'entreprise du Québec, le NEQ (Québec.ca).

Trois obligations suivent :

• La déclaration initiale au registre, transmise dans les 48 heures suivant les statuts, ou dans les 60 jours si les statuts sont déposés avec l'avis d'adresse du siège et la liste des administrateurs.
• Deux déclarations de revenus chaque année : la T2 fédérale à l'ARC et la CO-17 à Revenu Québec.
• Une déclaration de mise à jour annuelle chaque année, même si rien n'a changé.

Votre dossier n'est plus simple lorsqu'une entreprise individuelle en activité est transférée à la société, qu'un fondateur vit hors du Canada, que des membres de la famille détiendront des actions, ou que le propriétaire est la seule personne qui travaille dans la société, parce que le taux des petites entreprises du Québec dépend des heures payées aux employés (voir plus bas). Les statuts sont difficiles à défaire : une fois déposés au registre, seul un jugement d'un tribunal peut annuler la constitution; mettre fin à la société plus tard exige de la dissoudre (Québec.ca).

À réunir avant de déposer :

• Le nom que vous voulez et toute version dans une autre langue, ou la décision de prendre un nom numérique.
• Les catégories d'actions et leurs droits, et toute limite au transfert des actions.
• Le nombre d'administrateurs, fixe ou en minimum et maximum.
• Le nom complet et l'adresse domiciliaire de chaque fondateur; chaque fondateur signe.
• Le nom, l'adresse domiciliaire, la date de naissance de chaque administrateur et une copie d'une pièce d'identité valide délivrée par un gouvernement.
• L'adresse du siège, les deux principales activités et le nombre d'employés au Québec.
• Chaque bénéficiaire ultime : tout particulier qui détient ou contrôle, directement ou indirectement, 25 % ou plus des votes ou de la valeur des actions, y compris par une société de portefeuille, ou qui contrôle la société en fait (IN-914).

Constitution au Québec ou au fédéral : laquelle convient?

Pour une entreprise qui exercera surtout ses activités au Québec, une société du Québec n'a pas besoin d'une seconde inscription : elle est immatriculée au Québec automatiquement à sa constitution (Québec.ca). Une société fédérale qui a son domicile ou exerce une activité au Québec doit aussi déposer auprès du Registraire une déclaration d'immatriculation dans les 60 jours suivant le début de ses activités au Québec (Québec.ca), ce qui coûte 397 $ au service régulier (RE-101-T) en plus des frais fédéraux en ligne de 200 $ (Corporations Canada). Le choix n'élimine pas la déclaration de revenus du Québec : le Québec administre son propre impôt sur le revenu des sociétés (ARC); une société ayant un établissement au Québec produit donc généralement une CO-17, peu importe comment elle a été constituée. Pour la protection du nom partout au Canada, l'exercice d'activités dans d'autres provinces et la comparaison complète, voyez la constitution fédérale ou provinciale.

Que déposez-vous auprès du Registraire des entreprises?

Vous déposez les statuts en ligne, avec soit la déclaration initiale, soit un avis de l'adresse du siège et de la liste des administrateurs. Aucune déclaration d'immatriculation distincte n'est nécessaire : une société constituée au Québec est immatriculée par le Registraire à sa constitution (Québec.ca).

1. Choisissez un nom ou un numéro. Proposez un nom, ou demandez un nom numérique composé d'un numéro, du mot Québec et de « inc. ». Un nom proposé doit respecter la Charte de la langue française et se terminer par s.a., inc. ou ltée, sauf s'il comprend « société par actions » ou « compagnie »; les statuts peuvent ajouter des versions dans d'autres langues pour un usage hors du Québec. Il est déposé avec une déclaration relative au nom, dans laquelle un fondateur confirme que des mesures raisonnables ont été prises pour vérifier que le nom respecte la loi. Un nom numérique n'exige ni l'un ni l'autre. Une réservation de nom est facultative, coûte 27 $ au service régulier et dure 90 jours (RE-300.G). Voyez société à nom ou à numéro.
2. Remplissez les statuts. Ils fixent le capital-actions, toute limite au transfert des actions, le nombre d'administrateurs, toute limite aux activités et les fondateurs. Sans autres modalités, les statuts créent une catégorie d'actions illimitées sans valeur nominale qui confèrent le droit de vote, les dividendes et le reliquat des biens à la liquidation. Les statuts peuvent demander une date de certificat postérieure au jour où le Registraire les reçoit (RE-300.G). Pour la conception du capital-actions, voyez les catégories d'actions à la constitution.
3. Choisissez la voie de la déclaration initiale. Lorsque vous déposez les statuts en ligne, choisissez l'une de deux options. Avec l'option de la déclaration initiale, vous devez l'envoyer dans les 48 heures suivant l'envoi des statuts. Avec plutôt l'avis de l'adresse du siège et de la liste des administrateurs, vous avez 60 jours pour l'envoyer (Québec.ca).
4. Payez et déposez. Le Registraire délivre le certificat, attribue le NEQ et dépose les statuts au registre (Québec.ca).

Une société du Québec ne reçoit pas de numéro d'entreprise de l'ARC à sa constitution; elle s'en procure un séparément (ARC). Les comptes de l'ARC et de Revenu Québec à ouvrir ensuite sont expliqués dans après la constitution; les registres à tenir dès le premier jour sont dans le registre des procès-verbaux d'une nouvelle société.

Combien coûte la constitution d'une société au Québec, et combien de temps cela prend-il?

Les frais du gouvernement sont de 397 $, et le Registraire vise à traiter les statuts en 2 jours ouvrables au service régulier ou en 1 au service prioritaire (déclaration de services du Registraire). Ces délais excluent la livraison, et une demande incomplète, des renseignements qui diffèrent de ceux du registre ou des renseignements d'identité difficiles à vérifier peuvent ajouter du temps.

Les frais du Registraire ne sont pas taxables (RE-101-T). Les honoraires professionnels et le coût dans les autres provinces sont expliqués dans le coût de la constitution au Canada et constituer soi-même sa société ou passer par un avocat.

Qu'est-ce que la déclaration initiale, et quand est-elle exigible?

La déclaration initiale inscrit les renseignements de la nouvelle société au registre public des entreprises; toute société par actions constituée doit la produire après le dépôt de ses statuts (Québec.ca). Elle est exigible dans les 48 heures suivant les statuts selon la première voie, ou dans les 60 jours suivant l'immatriculation selon la seconde. Elle est gratuite au service régulier dans ce délai; produite en retard, elle coûte 106 $, et ne pas la produire lorsque c'est exigé expose la société à des sanctions administratives et pénales.

La déclaration porte sur (RE-200.G) :

• L'adresse du siège et tout autre nom utilisé au Québec.
• Les administrateurs, et les dirigeants qui ne sont pas administrateurs.
• Les trois actionnaires qui ont le plus de votes.
• Les bénéficiaires ultimes.
• Les deux principales activités, le nombre d'employés au Québec et chaque établissement au Québec. Avec 5 à 24 employés, elle indique aussi la proportion de ceux qui ne peuvent pas communiquer en français au travail.

Les dates de naissance ne sont pas publiées, et une personne qui déclare une adresse professionnelle garde son adresse domiciliaire hors du registre public (sommaire de la transparence).

Qu'est-ce que le NEQ, et où l'utiliserez-vous?

Le NEQ est un numéro d'entreprise du Québec à dix chiffres que le Registraire attribue à l'immatriculation; la société le garde toute sa vie, et il ne peut pas être transféré à une autre entreprise (RE-200.G). La société l'utilise pour s'identifier auprès du Registraire et d'autres organismes du Québec comme Revenu Québec et la CNESST, et tout le monde peut chercher la société par ce numéro dans le registre public (Québec.ca).

Le NEQ n'est pas un numéro d'entreprise de l'ARC. La T2, la paie auprès de l'ARC et les comptes fédéraux utilisent le numéro d'entreprise pour lequel la société s'inscrit séparément (ARC).

Pourquoi une société du Québec produit-elle deux déclarations de revenus?

Une société du Québec produit deux déclarations parce que le Québec a son propre impôt sur le revenu des sociétés : l'ARC administre l'impôt provincial des sociétés de toutes les provinces sauf le Québec et l'Alberta (ARC). Toute société résidente produit aussi une T2 chaque année d'imposition, même lorsqu'aucun impôt n'est à payer (ARC).

Pour une année qui se termine le 31 mars, la T2 est exigible le 30 septembre (ARC). L'impôt est payable avant la date de production; la durée de la première année et les échéances sont expliquées dans le premier exercice d'une société.

La taxe de vente suit le même partage. Une entreprise physiquement située au Québec s'inscrit et produit ses déclarations de TPS auprès de Revenu Québec, et non de l'ARC (ARC); les règles de la TVQ sont dans faire affaire au Québec depuis une autre province. Le coût de préparation des dépôts annuels du Québec est expliqué dans le coût comptable d'une société du Québec.

Que dépose chaque année une société du Québec au registre?

Chaque année à compter de l'année suivant son immatriculation, la société produit une déclaration de mise à jour annuelle, même sans changement, et paie des frais annuels d'immatriculation à compter de la deuxième année suivant l'année de l'immatriculation (Québec.ca; RE-101-T).

Lorsque le registre est exact, cochez la case de la ligne 39 de la CO-17 pour produire la déclaration de mise à jour annuelle avec la déclaration de revenus. Si quelque chose doit changer, produisez la déclaration en ligne dans Mon bureau pendant la période. Le dossier de la société au registre indique quand sa période se termine (Québec.ca).

Manquer deux déclarations de mise à jour annuelles de suite peut mener à la radiation de l'immatriculation, et la radiation dissout une société constituée au Québec (Québec.ca). Voyez la reconstitution d'une société dissoute.

Quels changements devez-vous déclarer pendant l'année, et dans quel délai?

Un changement survenu après la déclaration de mise à jour annuelle exige une déclaration de mise à jour courante dans les 30 jours suivant le changement (Québec.ca). Cela couvre les renseignements que détient le registre, comme l'arrivée ou le départ d'un administrateur, une nouvelle adresse de siège ou un nouveau bénéficiaire ultime. Elle est gratuite au service régulier (RE-101-T), et chaque administrateur nouvellement élu doit fournir une copie d'une pièce d'identité (sommaire de la transparence). Modifier les statuts eux-mêmes, comme le nom ou les catégories d'actions, passe par un certificat de modification distinct.

Les administrateurs peuvent être tenus responsables avec la société des retenues sur la paie et de la TPS qu'elle omet de verser, sauf s'ils ont pris le soin qu'une personne raisonnablement prudente aurait pris; une réclamation doit commencer dans les deux ans suivant le moment où la personne a cessé pour la dernière fois d'être administrateur (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 227.1; Loi sur la taxe d'accise, art. 323). La TVQ et les retenues à la source du Québec sont expliquées dans après la constitution.

Une société du Québec à une seule personne obtient-elle le taux des petites entreprises?

Pas en totalité, sauf si elle remplit un critère d'heures payées ou un critère d'activité. Le Québec n'accorde sa pleine déduction pour petite entreprise qu'à une société dont les employés ont été payés pour au moins 5 500 heures dans l'année, ou dont les employés et ceux de ses sociétés associées ont atteint ce total l'année précédente. La déduction diminue entre 5 500 et 5 000 heures et est nulle à 5 000 heures ou moins; une société dont une part suffisante des activités est primaire ou de fabrication peut être admissible par un critère d'activité distinct (Finances Québec).

Sans la déduction, le Québec impose le revenu d'entreprise exploitée activement au taux général de 11,5 % au lieu de 2,2 % pour une année d'imposition commençant après le 29 avril 2026, ou de 3,2 % pour une année commencée à cette date ou avant; le taux inférieur a été annoncé dans le bulletin d'information 2026-3. Le taux fédéral des petites entreprises de 9 % n'a pas de critère d'heures (ARC), mais le revenu d'une entreprise de services personnels, où le propriétaire serait par ailleurs l'employé du client, ne donne droit à aucune déduction fédérale pour petite entreprise (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 125(7); voyez entreprise de services personnels). Une personne qui travaille à temps plein toute l'année est loin de 5 000 heures. La façon dont les heures payées au propriétaire lui-même comptent, et dont une première année d'imposition de moins de douze mois est mesurée, suit des règles détaillées de la Loi sur les impôts du Québec que cette page ne couvre pas. La question de savoir si la perte de la déduction change l'intérêt de se constituer est traitée dans Faut-il se constituer en société?.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars canadiens, aux tarifs actuels du Registraire.

Une designer se constitue en mai

• Année 1 : elle dépose les statuts avec la déclaration initiale au service régulier, paie 397 $ CA et ne paie rien pour la déclaration. Elle choisit une fin d'exercice au 31 décembre. Aucuns frais annuels d'immatriculation ne s'appliquent : la société n'était pas immatriculée le 1er janvier.
• Année 2 : la première déclaration de mise à jour annuelle est exigible dans sa période. Aucuns frais annuels d'immatriculation ne s'appliquent l'année suivant l'immatriculation. La T2 et la CO-17 pour mai à décembre de l'année 1 sont toutes deux exigibles le 30 juin.
• Année 3 : la déclaration de mise à jour annuelle et des frais annuels d'immatriculation de 106 $ CA sont exigibles, et la T2 et la CO-17 suivantes sont exigibles le 30 juin.

Un consultant qui travaille seul

Une société privée sous contrôle canadien sans société associée a un seul travailleur, son propriétaire, payé un salaire pour environ 1 800 heures. Après ce salaire, la société gagne 100 000 $ CA de revenu d'entreprise exploitée activement dans une année d'imposition commencée après le 29 avril 2026. Avec bien moins de 5 000 heures payées, elle n'a droit à aucune déduction québécoise pour petite entreprise : l'impôt du Québec est de 11 500 $ CA à 11,5 %, plutôt que de 2 200 $ CA à 2,2 %. L'impôt fédéral à 9 % est de 9 000 $ CA dans les deux cas, si son revenu ne provient pas d'une entreprise de services personnels.

Un administrateur démissionne en septembre

Un administrateur démissionne le 10 septembre. La société produit une déclaration de mise à jour courante au plus tard le 10 octobre, gratuite au service régulier. Sa déclaration de mise à jour annuelle reste exigible dans sa propre période.

Votre situation est différente?

• Vous exploitez une entreprise individuelle que vous transférerez à la société : l'ordre des étapes est dans la liste de vérification pour passer d'entreprise individuelle à société, et un transfert d'actifs à impôt différé est expliqué dans transférer une entreprise à une société. Obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Un fondateur vit hors du Canada : voyez constituer une société au Canada depuis l'étranger et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Vous hésitez encore entre le Québec et le fédéral, ou vous exercerez vos activités dans d'autres provinces : voyez la constitution fédérale ou provinciale.
• Votre première T2 et votre première CO-17, ou le critère d'heures payées, approchent : voyez le premier exercice d'une société et le coût comptable d'une société du Québec, et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Vous avez besoin de livres tenus dès le premier mois pour la T2, la CO-17 et les déclarations de TPS et de TVQ : obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Des membres de la famille détiendront des actions : voyez les catégories d'actions à la constitution.
• Des déclarations de mise à jour annuelles ont été manquées, ou la société a été radiée : voyez la reconstitution d'une société dissoute.
• Votre entreprise est hors du Québec et y vend : voyez faire affaire au Québec depuis une autre province.