Tenue de livres d'un vendeur Amazon : clôture mensuelle et moment d'engager un CPA

Comptabilité d'un vendeur Amazon FBA : que couvre la clôture mensuelle?

La clôture mensuelle rattache à la tenue de livres chaque relevé de versement, chaque relevé bancaire et de carte, chaque facture de fournisseur et chaque dénombrement des stocks du mois, puis verrouille le mois. Elle compte sept étapes.

Le dossier n'est plus simple, et une partie de la clôture devient une question fiscale, lorsque :

• La clôture ne se termine plus chaque mois, ou un chiffrier ne suffit plus.
• Vos stocks se trouvent dans plus d'un État, ou vous devez la taxe de vente dans plus d'un État.
• Vos ventes passent par une deuxième place de marché, une autre devise ou un autre compte de vendeur.
• Des mois n'ont jamais été rapprochés, ou des déclarations antérieures n'indiquent aucun stock alors qu'il y en avait.
• Le vendeur est une société de personnes ou une société, ou le propriétaire est étranger.
• Un prêteur ou un acheteur demande des états financiers.

À réunir avant de commencer : 12 mois de fichiers de relevés de versement, les relevés bancaires et de carte, les factures de fournisseurs et les deux dernières déclarations produites.

Quels registres prouvent les revenus et les coûts d'un vendeur Amazon?

Les fichiers de relevés de versement, les relevés bancaires et de carte, les factures de fournisseurs, les factures de publicité, les dénombrements de stocks et les déclarations produites forment l'ensemble de base. L'IRS permet à l'entreprise de choisir tout système qui montre clairement les revenus et les dépenses, mais les livres doivent faire ressortir le revenu brut, les déductions et les crédits, et des pièces justificatives doivent appuyer chaque écriture.

Le formulaire 1099-K ne remplace pas la tenue de livres. La Publication 334 précise qu'il peut ne pas inclure toutes les recettes et qu'il peut inclure des sommes qui ne sont pas des recettes, comme la taxe de vente; le revenu est de plus à déclarer que vous receviez ou non ce formulaire. Pour rattacher le formulaire aux livres, voir le rapprochement des ventes, des versements et du formulaire 1099-K.

Que doit faire le logiciel de comptabilité d'un vendeur Amazon?

Le logiciel, quel qu'il soit, doit accomplir trois tâches : tenir des registres qui remontent aux pièces justificatives, se rapprocher de la banque et de la déclaration de revenus, et suivre les unités et leur coût. Aucune source officielle ne classe les marques; vérifiez donc votre outil à l'aide de la liste ci-dessous. L'IRS fixe ce que tout système informatisé doit produire : des registres qui concordent avec les livres et la déclaration, avec assez de détails pour identifier les pièces justificatives. L'entreprise doit aussi conserver une description du fonctionnement du système : ce qu'il fait, les contrôles qui assurent l'exactitude du traitement et empêchent les modifications non autorisées des registres, et le plan comptable.

La Publication 583 précise aussi d'utiliser la même méthode comptable pour calculer le revenu imposable et pour tenir les livres, et le règlement range un rapprochement des écarts entre les livres et la déclaration parmi les registres; des livres tenus selon une autre base en exigent donc un. Voir une comptabilité d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse. Les données d'un vendeur Amazon ajoutent des besoins pratiques. Il s'agit de pratiques de tenue de livres, et non de règles de l'IRS :

• Importez chaque ligne du relevé de versement, et non le dépôt net. La documentation d'Amazon indique que son rapport de versement Flat File V2 place chaque montant dans une seule colonne; l'association aux comptes dépend donc des colonnes de type et de description.
• Gardez chaque relevé de versement dans un compte de transit jusqu'à l'arrivée de son dépôt.
• Suivez les unités et le coût de chaque article. Un stock comptable est débité du coût réel des marchandises achetées et crédité à la vente des marchandises, ce qui permet de comparer les livres à un dénombrement.
• Présentez les ventes brutes par État et par canal.
• Verrouillez les mois clos.

Un flux bancaire connecté ne fait pas le rapprochement : voir les flux bancaires ne remplacent pas le rapprochement.

Vaut-il la peine de tout faire moi-même avec un logiciel de comptabilité?

Tout faire vous-même peut convenir tant que la clôture concorde chaque mois : une seule place de marché, des relevés de versement comptabilisés peu après leur arrivée, un dénombrement en fin d'année et la taxe de vente dans peu d'États. Cela peut cesser de convenir quand les mois ne se closent plus ou quand un point de la liste de la première section s'applique. Il s'agit d'une pratique de tenue de livres, et non d'une règle de l'IRS. Un chiffrier obéit au même critère : voir la tenue de livres dans un chiffrier et tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste.

Un vendeur Amazon doit-il avoir une méthode d'évaluation des stocks, et est-il obligé d'utiliser la comptabilité d'exercice?

Un vendeur dont les recettes brutes annuelles moyennes des trois années d'imposition précédentes sont de 32 000 000 $ ou moins peut choisir de ne pas tenir de stocks, s'il n'est pas un abri fiscal et si sa méthode reflète clairement son revenu. Un vendeur plus important doit en tenir et utiliser la méthode d'exercice pour les achats et les ventes. L'IRS précise que, lorsque l'achat et la vente de marchandises produisent le revenu, la tenue de stocks est nécessaire et les achats et les ventes doivent suivre la méthode d'exercice; les autres revenus et dépenses peuvent généralement rester à la méthode de caisse, que l'IRS appelle méthode hybride (Publication 538). Une société de type C, ou une société de personnes dont un associé est une société de type C, qui dépasse la limite, ainsi qu'un abri fiscal de toute taille, ne le peuvent pas : l'article 448 leur interdit la méthode de caisse, et une combinaison qui comprend la méthode de caisse est considérée comme la méthode de caisse (26 CFR 1.448-2); ils utilisent donc la méthode d'exercice pour tout.

L'exception pour les petites entreprises repose sur un critère de contribuable de petite entreprise (small business taxpayer) (26 U.S.C. 471(c)). Les entités traitées comme un seul employeur selon les règles de regroupement de la loi additionnent leurs recettes brutes, et les retours et les rabais réduisent les recettes brutes (26 U.S.C. 448(c)). Le montant ci-dessus est celui de 2026 figurant dans le bulletin de l'IRS; les publications de l'IRS peuvent encore afficher celui d'une année antérieure. Le critère est réappliqué chaque année aux trois années précédentes; un vendeur en croissance peut donc perdre cette option.

Un vendeur qui tient des stocks les évalue chaque année pour établir le coût des marchandises vendues. Les deux façons dont un contribuable de petite entreprise peut traiter les stocks sont décrites dans les stocks ou les fournitures pour les petits vendeurs. Si la déclaration suit les livres pour les stocks, il faut le consentement de l'IRS avant de changer le traitement des stocks dans les livres, par exemple en commençant à en tenir (26 CFR 1.471-1(b)(8)); un vendeur dont les livres passent actuellement les achats en charges devrait donc vérifier avant que la clôture ne commence à suivre les unités. L'évaluation, les frais FBA et les unités perdues sont traités dans les frais FBA d'Amazon et les stocks; le choix général de méthode est traité dans méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

En quoi la taxe de vente que gère Amazon diffère-t-elle de la taxe que je dois sur mes autres ventes?

Lorsqu'un État a une règle sur les places de marché, la place de marché perçoit et verse généralement la taxe sur les ventes qu'elle réalise par son site. Le vendeur demeure responsable des ventes que la place de marché ne gère pas, comme celles faites par son propre site Web. Les États diffèrent. En Californie, l'exploitant de la place de marché est le détaillant responsable de la taxe sur les ventes qu'il facilite, et un vendeur dont toutes les ventes au détail sont facilitées n'a généralement pas à s'inscrire. Le Texas permet au vendeur de ne pas percevoir la taxe sur les ventes de la place de marché si le fournisseur a attesté qu'il assume cette obligation (tant qu'aucune attestation n'est reçue, le vendeur perçoit la taxe); un vendeur du Texas a toutefois besoin d'un permis et doit produire des déclarations.

Dans les livres, la taxe que la place de marché perçoit et verse n'est ni une vente ni votre taxe de vente à payer. Si un relevé de versement montre la taxe ajoutée, puis retenue, comptabilisez les deux lignes dans un compte de passage (un compte d'attente distinct des ventes); elles devraient s'annuler à zéro. La taxe que vous percevez vous-même est un passif jusqu'à ce que vous la versiez. La taxe imposée au vendeur fait partie des recettes brutes.

Les ventes de la place de marché peuvent quand même compter dans le seuil de ventes d'un État. La Californie les inclut dans son critère de 500 000 $; la clôture devrait donc consigner les ventes brutes par État de destination, et non les dépôts nets. Pour savoir si vous devez percevoir la taxe, voir quand vous devez percevoir la taxe de vente; les autres seuils sont traités dans les seuils de lien économique pour la taxe de vente, État par État.

Les stocks dans les centres d'exécution des commandes d'Amazon créent-ils des obligations dans les États?

Ils le peuvent. La Californie indique que garder des stocks dans l'État constitue une présence physique. Son guide précise qu'un vendeur établi dans un autre État, qui a des stocks dans un centre d'exécution des commandes de la Californie, mêlés aux stocks d'autres vendeurs, et qui fait aussi des ventes au détail livrées en Californie par son propre site Web, y exerce des activités et doit s'inscrire et produire des déclarations. Un autre État peut traiter les mêmes faits différemment, et les règles de l'impôt sur le revenu et de la taxe de franchise sont distinctes de celles de la taxe de vente.

La clôture devrait donc consigner les unités selon l'État où elles se trouvent, les ventes selon l'État de destination et les ventes faites hors de la place de marché, et signaler tout État où les stocks et les ventes hors place de marché se rencontrent. Voir le lien fiscal pour la taxe de vente et le lien fiscal pour l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le revenu d'entreprise dans les autres États.

Dois-je faire des paiements trimestriels d'impôt estimatif sur le bénéfice d'Amazon?

Vous devez généralement le faire lorsque vous prévoyez devoir 1 000 $ ou plus pour l'année après les retenues et les crédits, en tant qu'entrepreneur individuel, associé ou actionnaire d'une société de type S. Une société doit généralement le faire lorsqu'elle prévoit devoir 500 $ ou plus; pour une société de type S, seuls les impôts au niveau de l'entité énumérés dans les instructions du formulaire 1120-S comptent (IRS; Publication 583).

Établissez l'estimation à partir du bénéfice après les coûts que la clôture enregistre, et non à partir des dépôts. L'impôt estimatif couvre l'impôt sur le travail autonome autant que l'impôt sur le revenu. Si les revenus arrivent de façon inégale, par exemple tard dans l'année, l'annualisation peut réduire la pénalité. La mise de côté faite lors de la clôture mensuelle est une habitude, et non une exigence de l'IRS. Les règles refuges, les dates d'échéance et la pénalité sont traitées dans les paiements trimestriels d'impôt estimatif.

Combien de temps dois-je conserver les registres d'Amazon, de la banque et des achats?

Conservez les registres qui appuient un élément d'une déclaration jusqu'à l'expiration du délai de prescription de cette déclaration (IRS). Ce délai est généralement de 3 ans à compter de la production, une déclaration produite tôt étant réputée produite à la date d'échéance. Il est de 6 ans lorsque le revenu omis dépasse 25 % du revenu brut déclaré, et il est illimité lorsqu'aucune déclaration n'a été produite ou que la déclaration était frauduleuse. Une demande de remboursement, les registres de l'impôt sur l'emploi et les registres des biens ont chacun leurs propres délais, et d'autres parties, comme les prêteurs, peuvent exiger des registres plus longtemps. La liste complète se trouve dans combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Que doivent contenir les livres pour mon préparateur de déclarations de revenus et mon prêteur?

Un préparateur a besoin des recettes brutes, des déclarations, de chaque dépense et du coût des marchandises vendues : les stocks d'ouverture plus les achats, le transport à l'achat et les autres coûts, moins les stocks de clôture (Publication 334). Les recettes brutes excluent la taxe de vente imposée à l'acheteur que vous avez perçue pour l'État; les livres devraient donc présenter cette taxe à part.

Un prêteur ou un acheteur établit sa propre liste, que les sources de l'IRS citées dans cette page ne couvrent pas. Demandez la liste avant la clôture, et non après. Voir prouver ses revenus à un prêteur et des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise. L'endroit où les chiffres vont dans la déclaration est expliqué dans l'impôt sur le revenu d'un vendeur en ligne.

Ai-je besoin d'un CPA pour mon entreprise Amazon, ou un spécialiste de la tenue de livres suffit-il?

Un CPA peut être nécessaire quand il s'agit d'un jugement fiscal, et non d'une simple écriture. Le spécialiste de la tenue de livres fait avancer la clôture; les situations ci-dessous changent ce que les livres doivent dire ou ce dont une déclaration passée a besoin.

Une LLC n'est pas une catégorie fiscale en soi. Une LLC américaine à plusieurs membres est une société de personnes, sauf si elle choisit d'être traitée comme une société. Le choix se fait au moyen du formulaire 8832 et peut prendre effet jusqu'à 75 jours avant sa production et jusqu'à 12 mois après. Avec un seul membre, la LLC est une entité ignorée (que l'IRS considère comme distincte de son propriétaire) à moins qu'elle ne choisisse d'être traitée comme une société; un propriétaire particulier la déclare donc généralement à l'annexe C pour une entreprise ou un commerce. Des conjoints qui détiennent et exploitent ensemble une entreprise non constituée en société sont généralement des associés, avec des exceptions pour les biens communs et les coentreprises admissibles. Une LLC détenue uniquement par des conjoints en biens communs peut être traitée comme une entité ignorée ou comme une société de personnes; une LLC n'est pas admissible au choix de coentreprise admissible.

Qui peut préparer et signer une déclaration, et qui peut parler à l'IRS, est expliqué dans spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA. Ce que fait un spécialiste de la tenue de livres et ce qui détermine ses honoraires est expliqué dans spécialiste de la tenue de livres pour le commerce en ligne : coût et portée.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; tous les montants sont en dollars américains.

Un chiffrier à 400 000 $ par année

Un vendeur réalise 400 000 $ de ventes brutes par année, versées en un relevé environ toutes les deux semaines. Cela représente 26 relevés de versement, 12 rapprochements bancaires et 1 dénombrement des stocks par année. Une seule place de marché et un dénombrement en fin d'année gardent la clôture courte, et un chiffrier peut suffire tant que chaque relevé est comptabilisé peu après son arrivée. Une deuxième place de marché, un deuxième État où se trouvent des stocks ou une demande de prêt rendent le dossier moins simple.

60 000 $ de stocks dans trois États

Un vendeur garde 60 000 $ de stocks dans des centres d'exécution des commandes de trois États, soit 20 000 $ dans chacun, et vend aussi par son propre site Web. Dans les États qui ont une règle sur les places de marché, la place de marché gère généralement la taxe sur ses ventes. La clôture mensuelle consigne les unités par État et les ventes du site Web par État de destination, ce qui montre si l'un des trois États est aussi une destination des ventes du site Web. Si la Californie est l'un des trois et que le site Web y fait aussi des ventes au détail livrées, le guide de la CDTFA indique que le vendeur y exerce des activités et doit s'inscrire et produire des déclarations; chacun des autres États demande sa propre vérification.

Achats passés en charges, aucun stock

Le préparateur de déclarations d'un vendeur demande les stocks de clôture et un état des résultats. Les livres ont passé tous les achats en charges et n'ont tenu aucun stock. Le vendeur n'avait aucun stock au début de l'année 1.

L'année 1 déduit 20 000 $ de plus que le coût des marchandises vendues, et l'année 2 déduit 5 000 $ de moins, de sorte que 15 000 $ de stocks se trouvent hors des livres. Au-dessus de la limite des petites entreprises, la dernière ligne est le résultat fiscal et les déclarations étaient erronées de ces montants. Un contribuable de petite entreprise dont les livres n'ont jamais tenu de stocks a peut-être eu le droit de déduire les achats quand ils sont payés. Savoir s'il faut modifier les déclarations ou changer de méthode est une question à poser à un CPA avant la clôture du prochain mois.

Votre situation est différente?

• Votre volume dépasse ce qu'un chiffrier peut gérer, un prêteur ou un acheteur veut des états financiers, ou vos stocks se trouvent dans plusieurs États : ces situations déterminent les tâches à confier (la clôture mensuelle, les stocks, la taxe de vente) et les problèmes des années passées à régler d'abord. Voir l'aide en tenue de livres.
• Vos livres sont en retard de plusieurs mois : voir rattraper une tenue de livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Des déclarations antérieures n'indiquent aucun stock, ou vous avez passé vos achats en charges : la première étape, ce sont les déclarations passées, et non le mois prochain. Voir corriger les stocks manquants dans les déclarations passées et l'aide en tenue de livres.
• Vous avez une société de personnes ou une société, vous n'avez pas choisi d'entité ou vous êtes sur le point d'en changer : l'entité détermine la déclaration et les livres nécessaires. Voir faut-il choisir le statut de société de type S et l'aide en tenue de livres.
• Un avis fiscal est arrivé : voir un avis de l'IRS adressé à votre entreprise.
• Vous avez besoin des écritures de relevé de versement ou du traitement des frais FBA : voir le relevé de versement d'Amazon dans les livres et les frais FBA d'Amazon et les stocks.
• Vous vendez par l'entremise d'une LLC détenue par des étrangers : voir les versements d'une place de marché à une LLC détenue par des étrangers.
• Vous voulez savoir ce que coûte l'embauche d'un spécialiste : voir spécialiste de la tenue de livres pour le commerce en ligne : coût et portée.