Tenue de livres, comptable ou CPA : qui fait quoi en entreprise

Quelle est la différence entre un spécialiste de la tenue de livres, un comptable et un CPA?

Un spécialiste de la tenue de livres tient le registre de ce qui s'est passé, un comptable travaille avec ce registre pour préparer et examiner l'information financière, et un CPA est un comptable titulaire d'un permis délivré par une commission d'État. Les rôles se chevauchent; un titre seul ne montre donc pas qui peut signer votre déclaration ou parler en votre nom à l'IRS.

Un cas cesse d'être simple lorsque vous avez deux soumissions qui se chevauchent, que votre spécialiste de la tenue de livres et votre préparateur ne se transmettent jamais de fichiers, que l'entreprise a des employés, perçoit la taxe de vente ou produit comme société ou société de personnes, que les livres sont en retard, ou qu'un avis de l'IRS exige quelqu'un qui peut agir en votre nom. Chacun de ces éléments ajoute une production ou une décision dont quelqu'un doit être responsable, et toute personne que vous voulez voir régler une affaire avec l'IRS pour vous a besoin du droit d'agir en votre nom.

À rassembler avant d'engager : votre dernière déclaration d'entreprise et la personne qui l'a préparée, votre fournisseur de paie et ses rapports, l'accès à votre fichier comptable, et la liste de chaque État où vous avez des employés, des ventes ou un bureau.

Ai-je besoin d'abord d'un spécialiste de la tenue de livres ou d'un comptable, comme nouveau propriétaire d'entreprise?

Il faut accomplir deux tâches, pas nécessairement avec deux personnes : tenir des registres toute l'année et produire une déclaration en fin d'année. Quelqu'un doit tenir les registres qui appuient la déclaration, et ce peut être vous ou un spécialiste de la tenue de livres (voir tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres). Quelqu'un doit aussi préparer la déclaration, et un préparateur rémunéré a besoin d'un numéro d'identification de préparateur (PTIN); les deux prochaines sections expliquent qui peut la préparer et la signer.

La prochaine embauche suit le travail que vous ajoutez; avec peu de transactions et aucun employé, vous pouvez n'avoir besoin que de faire préparer la déclaration, par vous-même ou par un préparateur rémunéré :

Une même firme peut tenir les livres et préparer la déclaration; voir plus bas la section sur une firme ou deux.

« Spécialiste de la tenue de livres » ou « comptable » est-il un titre protégé, et qu'ajoute un permis de CPA?

Ni « spécialiste de la tenue de livres » ni « comptable » n'est un titre fédéral. Le Bureau of Labor Statistics indique qu'une certification n'est généralement pas exigée des commis à la tenue de livres (BLS), et la liste de titres de l'IRS comprend le CPA, l'enrolled agent et l'avocat (IRS).

La loi de l'État décide qui peut utiliser quel titre. La Floride, par exemple, interdit aux personnes sans permis de se faire appeler « certified public accountant » ou « public accountant », précise qu'aucun permis de CPA n'est nécessaire pour tenir des livres ou préparer des déclarations de revenus, et exige un permis de firme de CPA pour les missions d'audit ou d'attestation, comme l'audit d'états financiers (Florida Department of Business and Professional Regulation). Les autres États fixent leurs propres règles; renseignez-vous auprès de la commission de comptabilité de votre État.

Un permis de CPA ajoute :

• Un permis d'État obtenu en réussissant l'examen uniforme de CPA, en terminant des études en comptabilité et en respectant des règles d'expérience et de bonne moralité, et maintenu en vigueur grâce à des règles d'éthique et à la formation continue (IRS).
• Des droits illimités de vous représenter devant l'IRS, partagés avec les enrolled agents et les avocats (IRS; 31 CFR 10.3).
• Lorsque la loi de l'État la réserve, la mission d'audit et d'attestation qu'un prêteur ou un investisseur peut exiger.

Un permis de CPA ne montre pas quels services la personne offre. L'IRS souligne que les CPA peuvent offrir une gamme de services et que seuls certains se concentrent sur l'impôt.

Qui peut préparer et signer la déclaration de revenus de mon entreprise?

Toute personne qui a un PTIN peut préparer une déclaration fédérale contre rémunération, et le propriétaire ou un dirigeant la signe aussi. L'IRS précise qu'un particulier qui prépare des déclarations fédérales contre rémunération, ou aide à les préparer, doit avoir un PTIN (IRS). En règle générale, un préparateur rémunéré signe la déclaration, y inscrit un PTIN et remet une copie à l'entreprise. Cela vise les déclarations fédérales; certains États délivrent aussi un permis aux préparateurs rémunérés, comme l'Oregon pour les déclarations d'impôt sur le revenu des particuliers, avec des exemptions pour les CPA et les avocats titulaires d'un permis (ORS 673.610 et 673.615).

Un entrepreneur individuel déclare le revenu d'entreprise sur le formulaire 1040 du propriétaire, où la même règle sur le préparateur rémunéré s'applique (instructions du formulaire 1040).

Si un employé de l'entreprise, ou un associé ou un membre de la LLC, remplit la déclaration, la section du préparateur rémunéré reste vide (instructions du formulaire 1120-S; instructions du formulaire 1065). Un spécialiste de la tenue de livres externe peut-il préparer la déclaration contre rémunération? Seulement avec un PTIN, en la signant généralement comme préparateur rémunéré. Fournir les livres et les rapports ne fait pas à soi seul d'un spécialiste de la tenue de livres un préparateur de déclarations, mais une personne qui fournit assez de renseignements et de conseils pour que la préparation de la déclaration soit en grande partie une tâche mécanique ou de bureau est traitée comme tel (26 CFR 301.7701-15).

La signature d'un préparateur ne déplace pas la responsabilité. Les contribuables sont légalement responsables de ce qui figure dans une déclaration, même quand quelqu'un d'autre l'a préparée (IRS).

Qui peut me représenter devant l'IRS lors d'une vérification, d'un avis ou d'un dossier de paiement?

Les CPA, les enrolled agents (agents habilités à représenter les contribuables auprès de l'IRS) et les avocats peuvent vous représenter pour toute question, y compris les vérifications, les problèmes de paiement et de recouvrement, et les appels. Le titre de « spécialiste de la tenue de livres » ou de « comptable » n'ajoute aucun droit de représentation (IRS).

L'Annual Filing Season Program est un programme volontaire de formation continue de l'IRS pour les préparateurs qui ne sont ni CPA, ni enrolled agents, ni avocats (Publication 947).

Vous pouvez aussi agir pour vous-même. Un particulier peut comparaître en son propre nom. Un dirigeant de bonne foi ou un employé régulier à temps plein peut représenter une société, un associé commandité ou un employé régulier à temps plein une société de personnes (en dehors des règles de vérification ci-dessous), et un employé régulier à temps plein un employeur particulier (31 CFR 10.7; Publication 947). La règle nomme les associés commandités, et non les membres de LLC; une LLC à plusieurs membres devrait donc confirmer qui peut agir pour elle.

Une société de personnes ou une LLC à plusieurs membres imposée comme société de personnes est assujettie aux règles centralisées de vérification des sociétés de personnes de l'IRS, sauf si elle a valablement choisi de s'en exclure. Seul son représentant de la société de personnes, ou la personne désignée de ce représentant, agit alors pour elle, lie chaque associé et signe le formulaire 2848 pour ces questions. Le représentant n'a pas à être un associé ni à détenir un titre. Vérifiez qui est nommé pour l'année vérifiée (26 USC 6223; instructions du formulaire 2848; IRS); voir l'imposition des sociétés de personnes.

Un avis n'exige pas toujours un représentant externe : lisez-le pour voir ce que l'IRS demande et la date de réponse, puis décidez qui devrait répondre.

Pour nommer quelqu'un, produisez le formulaire 2848 avec un particulier habilité à représenter des contribuables; on ne peut pas nommer une firme (instructions du formulaire 2848). Le formulaire ne couvre que les questions et les périodes indiquées à la ligne 3 : une procuration pour votre formulaire 1040 ne couvre pas une pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie (Trust Fund Recovery Penalty) proposée contre vous pour les charges sociales de l'entreprise (instructions du formulaire 2848). Le formulaire 2848 ne vaut que devant l'IRS; un organisme d'État fixe ses propres règles sur qui peut agir pour vous. Nommer un représentant ne vous libère pas de vos obligations fiscales. Le formulaire 8821 est une autorisation distincte, qui sert seulement à l'information : il permet à un spécialiste de la tenue de livres de consulter vos dossiers de l'IRS, mais non d'agir pour vous. Pour le formulaire 8821 comparé au formulaire 2848, voir changer de comptable.

Enrolled agent ou CPA : quelle différence pour une entreprise?

Les deux peuvent préparer et signer des déclarations d'entreprise et représenter l'entreprise pour toute question devant l'IRS. La différence tient à qui délivre leur permis et à ce que le permis couvre d'autre.

Un enrolled agent est titulaire d'un permis délivré par l'IRS, a réussi une vérification d'aptitude et un examen d'inscription spécial (Special Enrollment Examination) en trois parties qui porte sur les déclarations de particuliers et d'entreprises et sur la représentation, et suit 72 heures de formation continue tous les trois ans (IRS). L'IRS inscrit aussi certains anciens employés de l'IRS en raison de leur expérience (IRS).

Un CPA est titulaire d'un permis délivré par une commission d'État et peut offrir une gamme de services; certains CPA se spécialisent en fiscalité (IRS). Lorsque la loi de l'État réserve les missions d'audit et d'attestation aux firmes de CPA, seule une firme de CPA peut les accomplir.

Si le besoin est une déclaration et des affaires auprès de l'IRS, l'un ou l'autre titre confère les droits nécessaires. Si un prêteur ou un investisseur demande des états audités, renseignez-vous sur le permis de firme de CPA dans votre État. Dans les deux cas, demandez quelles déclarations d'entreprise la personne prépare chaque année. Pour les déclarations de particuliers, voir CPA, enrolled agent ou logiciel fiscal.

Où se situent un spécialiste de la tenue de livres à mandat complet et un contrôleur?

Ce sont deux titres d'emploi, et non des permis. Le Bureau of Labor Statistics décrit les commis à la tenue de livres à mandat complet comme ceux qui tiennent l'ensemble des livres d'une organisation, et les contrôleurs comme ceux qui dirigent la préparation des rapports financiers (commis à la tenue de livres; gestionnaires financiers).

Aucun des deux titres ne confère de droits de représentation devant l'IRS; ceux-ci viennent des titres décrits plus haut. Demandez l'étendue du mandat par écrit, et si quelqu'un dans l'équipe détient un titre de CPA, d'enrolled agent ou d'avocat; d'autres questions se trouvent dans questions à poser avant d'engager un spécialiste de la tenue de livres.

Les startups qui doivent choisir entre un contrôleur et un directeur financier devraient lire le choix d'un comptable pour une startup.

Qui fait quoi : livres, dépôts de la paie, taxe de vente, déclaration et passation de fin d'année?

Le spécialiste de la tenue de livres tient généralement les livres et un préparateur rémunéré avec un PTIN signe la déclaration, mais l'entreprise répond à l'IRS et aux États de tout cela.

Avec un fournisseur de services de paie ou un agent déclarant ordinaire, l'employeur demeure responsable des dépôts et des productions (Publication 15, section 16). Une organisation professionnelle d'employeurs certifiée (CPEO) est généralement le seul employeur responsable des impôts fédéraux sur l'emploi relatifs aux salaires qu'elle verse à ses employés de chantier (IRS; 26 USC 3511). Voir quand un fournisseur de services de paie n'a pas payé vos impôts. Si l'impôt retenu sur la paie des employés n'est pas versé, la pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie égale 100 % de l'impôt impayé et peut être imposée à une personne responsable qui a agi délibérément, un groupe qui peut comprendre un comptable (Publication 15); voir pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie. Pour ce que livre un service mensuel, voir ce que comprend un service mensuel de tenue de livres.

Ai-je besoin d'un spécialiste de la tenue de livres et d'un CPA distincts, ou une seule firme peut-elle faire les deux?

Une seule firme peut faire les deux. La commission de la Floride, par exemple, indique qu'un CPA titulaire d'un permis individuel peut offrir des services de conseil, de fiscalité et de tenue de livres (Florida Department of Business and Professional Regulation). Les rôles demeurent des tâches distinctes; réglez donc par écrit trois points, quelle que soit la formule : quelle personne signe la déclaration et si elle détient un PTIN et un titre qui confère des droits de représentation, qui répond aux avis de l'IRS et de l'État et si cela est compris dans les honoraires, et qui détient les identifiants de connexion à la banque, à la paie et aux comptes comptables (donner accès à vos comptes à un spécialiste de la tenue de livres).

Avec deux prestataires, donnez au préparateur un accès en lecture au fichier comptable et demandez-lui sa liste de rapports requis et la date à laquelle il en a besoin avant la fin de l'année, afin que le travail du spécialiste de la tenue de livres corresponde. Un forfait vendu à un prix unique peut laisser de côté les avis ou les déclarations d'État; voir un service de tenue de livres en ligne ou un cabinet de CPA.

Comment vérifier les titres de quelqu'un?

Demandez le nom de la personne qui signera ou qui vous représentera, puis vérifiez cette personne, et non la firme. Le formulaire 2848 ne nomme que des particuliers, jamais une firme (instructions du formulaire 2848).

1. CPA : vérifiez le permis et toute sanction auprès de la commission de comptabilité de l'État (IRS).
2. Enrolled agent : l'IRS leur délivre leur permis et son Office of Enrollment (bureau des inscriptions) peut confirmer le statut (IRS). Le répertoire de l'IRS des préparateurs de déclarations fédérales énumère les enrolled agents, les CPA et les avocats qui ont des PTIN valides, ainsi que les participants à l'Annual Filing Season Program (IRS; répertoire).
3. Avocat : vérifiez sa situation auprès du barreau de l'État (IRS).
4. PTIN : demandez-le. Le préparateur doit l'inscrire sur la déclaration produite auprès de l'IRS, mais pas nécessairement sur votre copie (IRS).
5. Absent du répertoire : l'IRS précise que les préparateurs qui ont un PTIN mais ne figurent pas au répertoire peuvent quand même faire du bon travail, et recommande de s'informer de leur formation.

Les spécialistes de la tenue de livres n'ont ni permis fédéral ni répertoire; les références et une étendue de mandat claire comptent donc davantage; voir questions à poser avant d'engager un spécialiste de la tenue de livres. L'IRS reçoit les plaintes pour inconduite de préparateurs; voir choisir un professionnel de la fiscalité.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Elena : deux fournisseurs qui ne se parlent jamais

La LLC de design d'Elena, qui compte une seule personne, est imposée comme une entreprise individuelle et a des produits de 90 000 $ US. Elle paie 200 $ US par mois à un spécialiste de la tenue de livres et 900 $ US par année à un préparateur, soit 3 300 $ US en tout. Les rapports du spécialiste de la tenue de livres ne sont pas dans le format que demande le préparateur.

Les règles fédérales n'exigent pas de permis de CPA pour préparer sa déclaration : le préparateur a besoin d'un PTIN et la signe généralement, et son État peut ajouter ses propres règles pour les préparateurs. Elena demande au préparateur une liste écrite des rapports dont il a besoin, la transmet au spécialiste de la tenue de livres et donne aux deux un accès en lecture au fichier comptable. Si une firme lui propose les deux tâches ensemble, Elena compare la personne qui signe, l'étendue du mandat par écrit et la personne qui répond aux lettres de l'IRS, et pas seulement le prix.

Marcus : paie, livres et déclaration

La société de type S de Marcus a des produits de 600 000 $ US et 4 employés. Un fournisseur de services de paie ordinaire (et non une organisation professionnelle d'employeurs certifiée) produit les dépôts, un spécialiste de la tenue de livres clôt chaque mois et un CPA signe le formulaire 1120-S comme préparateur rémunéré. Marcus signe comme dirigeant.

La société demeure responsable des dépôts. Si le fournisseur en manque un, l'IRS peut établir des pénalités et des intérêts au compte de la société. Si l'IRS écrit au sujet de la déclaration, Marcus peut signer le formulaire 2848 pour la société, en y nommant le CPA pour le formulaire 1120-S et les années indiquées.

Ivy : un avis sur une déclaration préparée par quelqu'un d'autre

Ivy reçoit un avis de l'IRS au sujet de la déclaration de sa société, préparée par un préparateur qui n'a qu'un PTIN, sans titre ni inscription à l'Annual Filing Season Program. Ce préparateur n'a pas le droit de la représenter. Ivy lit l'avis pour y trouver le formulaire, l'année d'imposition et la date de réponse, et vérifie si le préparateur a signé et inscrit un PTIN sur la déclaration produite.

Elle peut répondre comme dirigeante, ou signer le formulaire 2848 pour la société en y nommant un CPA, un enrolled agent ou un avocat pour ce formulaire et cette année. Si l'avis propose une pénalité de paie contre elle personnellement, il lui faut un formulaire 2848 à son propre nom qui indique cette pénalité à la ligne 3.

Votre situation est différente?

• Vous avez deux soumissions qui se chevauchent, ou votre spécialiste de la tenue de livres et votre préparateur ne s'échangent jamais de fichiers : comparez l'étendue du mandat, la personne qui signe et qui répond au courrier de l'IRS, à l'aide de un service de tenue de livres en ligne ou un cabinet de CPA et de coût mensuel de la tenue de livres, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour déterminer quels rôles il vous faut maintenant, qui signe et vous représente, et si une seule firme peut tenir les livres et préparer la déclaration.
• Vos livres ou vos déclarations sont en retard : commencez par rattraper des livres en retard et rattraper les déclarations d'entreprise non produites, et obtenez de l'aide en tenue de livres si des années ont été manquées.
• Un avis de l'IRS ou une pénalité de paie est arrivé : si vous voulez que quelqu'un agisse pour vous, cette personne doit avoir des droits de représentation; voir retard dans les charges sociales et quand un comptable manque la date limite. Si les livres derrière l'avis ne sont pas à jour non plus, obtenez de l'aide en tenue de livres pour répartir qui s'occupe de quelle partie.
• Votre spécialiste de la tenue de livres ou votre préparateur a fait des erreurs : voir qui paie les pénalités après les erreurs d'un spécialiste de la tenue de livres et changer de comptable.
• Il vous faut un état des résultats ou une lettre de CPA pour un prêteur : voir prouver ses revenus à un prêteur.
• Vous dirigez une société financée par capital de risque : voir le choix d'un comptable pour une startup.
• Vous détenez une LLC ou une société américaine depuis l'extérieur des États-Unis : une entreprise américaine détenue par un étranger peut avoir des productions annuelles supplémentaires, selon son type d'entité et ses transactions; voir production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger et déclarations d'une société de type C à capitaux étrangers, et renseignez-vous sur l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Votre entreprise ou ses propriétaires sont aussi au Canada : voir le guide canadien sur les spécialistes de la tenue de livres, les comptables et les CPA et quand une entreprise canadienne a besoin d'un comptable transfrontalier.