LLC devenue société de type S : mêmes livres ou nouveau fichier?

Puis-je garder les livres de ma LLC après le choix de société de type S, ou me faut-il un nouveau fichier, un nouvel EIN ou un nouveau compte bancaire?

Les livres d'une LLC se poursuivent généralement dans le même fichier après le choix de société de type S. La LLC reste la même entité juridique, et l'IRS accepte tout système de tenue de registres qui montre clairement les revenus et les dépenses. Ce qui change, c'est l'identité fiscale à partir de la date d'effet inscrite au formulaire 2553 : les livres ont besoin d'une date de coupure, de nouveaux comptes de capitaux propres et d'une paie pour le propriétaire. Le type d'entreprise réglé dans un logiciel de comptabilité ne fait pas le choix et ne le modifie pas. Seul un formulaire 2553 accepté par l'IRS le fait (instructions), signé par un dirigeant et accompagné du consentement de chaque actionnaire.

Un cas n'est pas simple dans les situations suivantes :

• Une LLC à plusieurs membres imposée comme société de personnes se convertit : la société de personnes prend fin et son capital devient des actions.
• La LLC a déjà choisi d'être imposée comme une société (formulaire 8832) : cette page suppose une LLC à un propriétaire ou une société de personnes. Voyez passer d'une société de type C à une société de type S.
• Un membre est une société de personnes, une société ou un étranger non-résident, ou les droits des membres aux distributions diffèrent : l'IRS range ces cas parmi ses critères du statut de société de type S.
• La date d'effet tombe en milieu d'année, de sorte que l'année se répartit entre deux déclarations.
• Des factures clients ou fournisseurs impayées existent à la date de coupure, ou la LLC déclare selon la méthode de caisse : la méthode comptable détermine quelle déclaration les inclut.
• L'IRS n'a pas accepté le choix, ou il a accepté une date postérieure à celle que vous aviez demandée.
• Le propriétaire a fait des retraits depuis la date d'effet, parce que le formulaire a été produit après cette date.
• Les dettes de la LLC dépassent le coût de base fiscal de ses actifs : un gain peut survenir lors de l'échange décrit plus bas.
• Les anciens livres ne concordent pas.

Si l'une de ces situations vous concerne, consultez la dernière section pour obtenir de l'aide avant de fixer les capitaux propres d'ouverture.

À rassembler avant de modifier quoi que ce soit :

• Le formulaire 2553, la lettre d'acceptation de l'IRS (CP261) et la lettre d'EIN de la LLC
• La date d'effet et la part de chaque propriétaire
• Le dernier bilan précédant cette date et la déclaration de l'année précédente
• Les apports, les prêts et les retraits des propriétaires pour l'année, et les dossiers de paie, s'il y en a

À quelle date les livres de la société commencent-ils?

Les livres de la société commencent à la date du point E du formulaire 2553, telle que l'IRS l'a acceptée. La lettre d'acceptation (CP261) la confirme, et le premier formulaire 1120-S la reprend dans la case intitulée S election effective date (formulaire). Le formulaire 2553 doit généralement être produit dans les 2 mois et 15 jours suivant le début de l'année d'imposition où le choix doit prendre effet, ou à tout moment pendant l'année précédente (instructions). Pour une date d'effet en milieu d'année, les instructions calculent ce délai à partir de la date inscrite au point E.

Cette date peut précéder le jour où vous produisez le formulaire : un formulaire produit en mars peut prendre effet le 1er janvier précédent. Les sommes que le propriétaire a retirées depuis cette date sont inscrites comme salaire, distribution ou prêt, et la rémunération de son travail est un salaire à partir de cette date. Voyez paie d'une société de type S jamais lancée.

Selon les règles fiscales, le choix commence au début de la date d'effet, et le transfert des actifs et des dettes de l'ancienne entreprise à la société est réputé fait immédiatement avant la fin de la veille. Les anciens livres se terminent donc la veille, et ceux de la société commencent à la date d'effet : pour un effet au 1er juillet, la coupure est le 30 juin.

Qu'advient-il du revenu gagné avant la date d'effet?

La déclaration que la LLC utilisait auparavant couvre la période précédant la date d'effet. Savoir quelle déclaration inclut une facture client ou fournisseur impayée à la date de coupure dépend de la méthode comptable et des règles d'échange, et non du moment où le travail a été fait : une entreprise en méthode de caisse inclut le revenu lorsqu'elle le reçoit, et une entreprise en méthode d'exercice, généralement lorsqu'il est gagné. Les instructions du formulaire 2553 disent de ne pas produire de formulaire 1120-S pour une année antérieure à la prise d'effet du choix, et de continuer à produire l'ancienne déclaration jusque-là.

Sur le plan fiscal, le changement est un échange. Une société de personnes est réputée apporter tous ses actifs et ses dettes à la société en échange d'actions, puis distribuer ces actions à ses associés. Le propriétaire d'une LLC à un seul propriétaire est réputé les apporter lui-même en échange d'actions (règlement, paragraphe (g)(1); la Revenue Ruling 2004-59 arrive au même résultat pour une conversion selon le droit de l'État). Ce sont les règles fiscales, et non les livres, qui déterminent le résultat, et celui-ci dépend de vos chiffres. Voyez changer la structure de votre entreprise.

Comment les comptes de capitaux propres changent-ils?

Les capitaux propres de la LLC à la date de coupure deviennent les capitaux propres d'ouverture de la société, et les retraits du propriétaire cessent. L'IRS ne prescrit aucun nom de compte; le bilan du formulaire 1120-S présente le capital-actions, le surplus d'apport et les bénéfices non répartis aux lignes 22 à 24.

Choisissez une méthode et appliquez-la à tous les propriétaires. Dans les deux cas, le compte des ajustements accumulés (accumulated adjustments account) de l'annexe M-2, un registre fiscal, est à zéro le premier jour de la première année de société de type S.

Les capitaux propres d'ouverture ne servent pas à équilibrer les comptes. Ils doivent égaler les actifs moins les dettes à la date de coupure. Si vous saisissez des soldes sans capitaux propres correspondants, l'écart reste dans « Opening Balance Equity » (solde d'ouverture des capitaux propres); trouvez-en la cause plutôt que de le verser dans le capital-actions. Voyez solde d'ouverture des capitaux propres.

Fixez le nombre d'actions de chaque actionnaire avant la première déclaration. Le revenu est réparti selon les actions détenues chaque jour, et toutes les actions doivent comporter des droits identiques aux distributions et au produit de la liquidation. Inscrivez la distribution réelle de chaque actionnaire sur sa propre ligne : les paiements qui diffèrent par le moment ou le montant reçoivent un « effet fiscal approprié » selon le même règlement et demandent la révision d'un préparateur. Plus de détails dans inscrire les distributions et comptes de capitaux propres d'une LLC.

Quels soldes d'ouverture sont reportés, et qu'attend le premier formulaire 1120-S?

Tous les soldes à la fin du jour de coupure sont reportés, car la société commence avec les actifs et les dettes que la LLC avait. Le préparateur a besoin de ce qui suit :

• Les soldes rapprochés des comptes bancaires et des cartes
• Les comptes clients, les comptes fournisseurs et les charges payées d'avance
• Les immobilisations, avec leur coût, leur date de mise en service et l'amortissement cumulé, tirés de l'ancienne déclaration
• Les prêts d'entreprise, tenus à part des prêts entre les propriétaires et la LLC
• Le coût de base fiscal et la juste valeur marchande de chaque actif à la date de coupure : si l'échange est admissible en vertu de l'article 351, un état qui les énumère accompagne le formulaire 1040 du propriétaire ou le dernier formulaire 1065 de la société de personnes, ainsi que le premier formulaire 1120-S de la société

Le premier formulaire 1120-S est à produire au plus tard le 15e jour du 3e mois suivant la fin de l'année d'imposition de la société (instructions).

Qu'est-ce qui change dans la paie?

À partir de la date d'effet, un propriétaire qui travaille dans l'entreprise et reçoit une rémunération pour ce travail, ou y a droit, est un employé de la société, et cette rémunération est un salaire. La Publication 15 traite les dirigeants d'une société constituée qui travaillent dans l'entreprise comme des employés, et l'IRS précise que leurs paiements pour services sont des salaires même s'ils sont aussi actionnaires.

Les retraits faits avant la date d'effet restent des retraits.

Ce que la société gère désormais :

• La paie sous l'EIN de la société, le même numéro que celui du choix. Une LLC à membre unique utilise déjà son propre EIN pour l'impôt sur l'emploi.
• La retenue de l'impôt sur le revenu et des cotisations de sécurité sociale (Social Security) et Medicare, avec les formulaires 941 et 940 (IRS), et un formulaire W-2 pour le propriétaire (Publication 15).
• Une personne responsable, comme un dirigeant de la société, qui omet volontairement de retenir ou de verser ces impôts peut en être personnellement redevable à hauteur de la totalité de l'impôt sur le revenu retenu impayé et de la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé.
• Une rémunération raisonnable avant toute distribution qui n'est pas un salaire. L'IRS peut requalifier en salaire les paiements faits à un actionnaire-employé.
• L'assurance maladie que la société paie à un propriétaire détenant plus de 2 % est déclarée comme salaire sur le formulaire W-2 du propriétaire; voyez assurance maladie des propriétaires.
• Les comptes de paie de l'État, là où votre État les exige. La Publication 15 précise que la plupart des employeurs paient à la fois un impôt de chômage fédéral et un impôt de chômage de l'État; vérifiez auprès de l'agence de votre État avant la première paie.

Pour savoir quel salaire est raisonnable : salaire du propriétaire d'une société de type S. Pour la mise en place : faire sa paie soi-même. Si le choix est en vigueur mais qu'aucune paie n'a été lancée : paie d'une société de type S jamais lancée.

Comment inscrire l'argent du propriétaire après le choix?

Inscrivez chaque transfert selon sa nature, et non selon le nom que la banque lui donne. Les instructions du formulaire 1120-S traitent les paiements à un dirigeant comme des salaires dans la mesure où ils constituent une rémunération raisonnable, et l'IRS cite des décisions de tribunaux où des paiements appelés prêts ou distributions à des propriétaires qui travaillent ont été traités comme des salaires.

Le choix change-t-il la LLC elle-même, son inscription auprès de l'État ou ses impôts d'État?

La LLC reste une LLC. Le formulaire 2553 est un choix fiscal fédéral; l'IRS décrit une LLC comme une structure créée par le droit de l'État qu'il classe séparément. L'impôt d'État est une autre question, et les États diffèrent. New York en est un exemple :

• L'État de New York ne traite pas automatiquement une société de type S fédérale comme une société de type S de New York, sauf si la loi l'impose; la société produit le formulaire CT-6 pour faire le choix (New York).
• La ville de New York n'a pas de choix de société de type S et ne reconnaît pas celui de l'État; une société de type S fédérale qui exerce des activités dans la ville est généralement assujettie à son impôt général des sociétés (NYC Finance).

Vérifiez le traitement de votre État avant la première déclaration d'État, et avant de supposer que les déclarations d'État existantes de la LLC cessent. Voyez comment les sociétés de type S sont imposées pour les États.

Que faire si le choix était en retard ou n'a jamais été accepté?

Tant que l'IRS n'a pas accepté le choix, la date d'effet n'est pas arrêtée, et la date de coupure non plus. La classification réputée de société s'applique à un choix de société de type S fait à temps; un choix tardif exige un allègement. Si l'IRS a accepté une date postérieure à celle que vous aviez demandée, l'avis CP261 indique que le formulaire 2553 n'a pas été produit à temps pour la date demandée et qu'un allègement peut être possible en vertu de la Revenue Procedure 2013-30. Entre-temps :

• Une approche prudente jusqu'à la confirmation de la date : tenez la rémunération, les distributions et les prêts du propriétaire dans des comptes distincts, et laissez les anciens comptes de capitaux propres ouverts.
• Pour une période que le choix ne couvre pas, l'ancien statut de production et l'ancien traitement de la rémunération du propriétaire se poursuivent généralement, sauf si un allègement est accordé plus tard. Arrêtez votre position de production avant l'échéance de la déclaration de cette période : l'allègement pour une LLC qui a aussi besoin du statut de société dépend de la production à temps de chaque déclaration requise, de façon conforme au statut de société de type S, ou du fait que la déclaration de la première année n'est pas encore exigible (instructions; Rev. Proc. 2013-30, section 5.03). Une déclaration produite de l'ancienne façon peut exclure l'allègement; consultez donc un professionnel avant d'en produire une.

Pour savoir si l'IRS a accepté le formulaire et comment fonctionne l'allègement : allègement pour un choix tardif de société de type S. Si le choix a été accepté mais que l'entreprise a continué à produire l'annexe C, voyez société de type S déclarée sur l'annexe C.

Quand faut-il nettoyer l'ancien fichier avant le changement?

Nettoyez l'ancien fichier avant de fixer les soldes d'ouverture. Lorsque l'annexe L est exigée, le bilan du premier formulaire 1120-S doit concorder avec les livres; dans tous les cas, une erreur laissée dans l'ancien fichier devient une erreur dans les capitaux propres d'ouverture. C'est la pratique de la tenue de livres, et non une règle de l'IRS, qui suggère cet ordre :

1. Rapprochez chaque compte bancaire et chaque carte jusqu'à la date de coupure.
2. Sortez les dépenses personnelles; voyez fonds d'entreprise et fonds personnels mélangés.
3. Placez les retraits, les apports et les prêts du propriétaire dans leurs propres comptes.
4. Dressez la liste des comptes clients, des comptes fournisseurs et des charges payées d'avance à la date de coupure, et videz le compte « Opening Balance Equity ».
5. Enregistrez les rapports de l'ancien fichier à la date de coupure, pour l'annexe C finale ou le formulaire 1065.

Choisissez ensuite comment poursuivre. L'IRS ne prescrit aucune des deux façons.

Le choix complet figure dans nettoyer ou repartir à neuf et dans la liste de vérification du nettoyage.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration, en dollars américains.

Une LLC de consultation à un propriétaire fait le choix au 1er juillet

Supposons que le propriétaire utilise la méthode d'exercice pour les livres et pour l'annexe C, sans écart entre les livres et le fiscal. La LLC commence l'année sans capitaux propres. De janvier à juin, elle réalise un bénéfice de 60 000 $ US, déclaré sur l'annexe C du propriétaire avec l'impôt sur le travail autonome, et le propriétaire en retire 15 000 $ US. Au 30 juin, les livres montrent une encaisse de 40 000 $ US, des comptes clients de 10 000 $ US et des comptes fournisseurs de 5 000 $ US; les capitaux propres s'élèvent donc à 45 000 $ US.

Le 1er juillet, les 45 000 $ US de capitaux propres du propriétaire sont ouverts ici sous forme de capital-actions et de surplus d'apport, et les retraits cessent. Les 10 000 $ US que doivent les clients sont déjà dans le bénéfice de l'annexe C; les encaisser en juillet les fait simplement passer des comptes clients à l'encaisse. En méthode de caisse, ils ne seraient pas encore dans ce bénéfice, et les règles d'échange décideraient quelle déclaration les inclut. De juillet à décembre, le bénéfice appartient à la société et est déclaré sur le formulaire 1120-S, et les salaires du propriétaire passent par la paie.

Une LLC de design à deux membres fait le choix au 1er janvier

Les comptes de capital des membres sont de 60 000 $ US et de 40 000 $ US, et ils deviennent actionnaires à 60 et à 40 %. Le dernier formulaire 1065 de la société de personnes couvre l'année précédente, qui se termine le 31 décembre. Le 1er janvier, les livres montrent 100 000 $ US de capital-actions et de surplus d'apport, une participation par actionnaire. Une distribution de 20 000 $ US versée dans ces proportions est inscrite pour 12 000 $ US et 8 000 $ US, une écriture par actionnaire, conforme aux paiements réels.

Les retraits deviennent salaires et distributions

Avant le choix, le propriétaire retirait 4 000 $ US par mois. Après, supposons que la paie enregistre 2 500 $ US de salaire brut par mois et en retire l'impôt sur le revenu et la part de l'employé des cotisations de sécurité sociale (Social Security) et Medicare, tandis que la part de l'employeur est un coût distinct pour l'entreprise. Les autres 1 500 $ US sont une distribution inscrite dans les capitaux propres. Le salaire sert seulement d'illustration : la rémunération raisonnable dépend du travail accompli.

Votre situation est différente?

• Le choix est produit, mais la date d'effet, les soldes d'ouverture ou la répartition entre salaire et distribution ne sont pas clairs, une société de personnes se convertit, ou une déclaration a déjà été produite de l'ancienne façon pour une période que le choix devait couvrir : la date de coupure, les capitaux propres d'ouverture et la possibilité de bâtir la paie et le premier formulaire 1120-S à partir des livres existants dépendent de vos documents, et non d'une règle empirique. Obtenez de l'aide en tenue de livres avant que la paie ou une déclaration repose sur ces éléments.
• Vous hésitez encore à faire le choix : voyez faut-il choisir le statut de société de type S.
• Le formulaire 2553 était en retard, a été refusé ou n'a jamais été confirmé : voyez allègement pour un choix tardif de société de type S.
• Un propriétaire est un étranger non-résident, ou vous ne savez pas avec certitude quelle est sa résidence fiscale américaine : voyez faut-il choisir le statut de société de type S pour savoir qui peut faire le choix, et l'aide en fiscalité transfrontalière.
• La LLC a déjà choisi d'être imposée comme une société (formulaire 8832) : voyez passer d'une société de type C à une société de type S.
• Vous voulez connaître les comptes et les écritures complets d'une société de type S : voyez tenue de livres d'une société de type S, et comment les sociétés de type S sont imposées pour la déclaration.
• Les livres ont des mois de retard ou sont mêlés aux dépenses personnelles : voyez livres à rattraper d'une société de type S et l'aide en tenue de livres.
• Vous possédez plus d'une LLC : voyez livres pour plusieurs entreprises.
• Vous vous êtes versé un salaire W-2 à partir d'une LLC à membre unique avant le choix : voyez salaires versés par sa propre LLC à membre unique.