Plan comptable : annexe C et formulaire 1120-S

Qu'est-ce qu'un plan comptable, et l'IRS en exige-t-il un?

Un plan comptable est la liste des comptes où vos livres inscrivent chaque opération : produits, dépenses, actifs, passifs et capitaux propres du propriétaire. L'IRS n'exige aucune liste ni aucun système précis. Vous pouvez choisir n'importe quel système de tenue des registres qui montre clairement vos revenus et vos dépenses (tenue des registres selon l'IRS). Si vous utilisez un système informatisé, conservez une description complète de ce système. Selon la Publication 583, cette description doit notamment montrer les plans comptables et le détail de chaque compte.

Ce que la déclaration de revenus fixe, ce sont ses lignes. Créez des comptes de dépenses qui s'additionnent jusqu'à ces lignes. Les noms et les numéros sont à votre choix; la ligne que chaque compte alimente ne l'est pas. Les logiciels appellent souvent les comptes des catégories; cette page dit compte dans les deux cas. Les tableaux ci-dessous forment une liste de départ : copiez la colonne des comptes, puis ajoutez des sous-comptes.

Les lignes dépendent de la façon dont l'entreprise est imposée. Un entrepreneur individuel, et le propriétaire d'une LLC à membre unique qui n'a pas choisi d'être traitée comme une société, produit l'annexe C de l'IRS (instructions de l'annexe C). Une société de type S produit le formulaire 1120-S (IRS). Cette page couvre les deux.

Votre situation n'est pas simple si :

• l'entreprise compte deux propriétaires ou plus : une LLC à plusieurs membres est par défaut une société de personnes et produit une déclaration de société de personnes, non l'annexe C (IRS). Les couples mariés peuvent faire exception : hors d'une LLC, des conjoints qui sont les seuls propriétaires, qui participent tous deux activement à l'entreprise et qui produisent une déclaration conjointe peuvent choisir le statut de coentreprise admissible (qualified joint venture) et produire chacun une annexe C (instructions de l'annexe C). De plus, l'IRS accepte le traitement en société de personnes ou en entité ignorée pour une entité détenue uniquement par des conjoints en biens communs (Rev. Proc. 2002-69). Vérifiez quelle déclaration a été produite. Voir les comptes de capitaux propres d'une LLC et les LLC de conjoints et de famille;
• le propriétaire d'une LLC à membre unique est une personne étrangère : la LLC est ignorée aux fins de l'impôt sur le revenu, mais elle est traitée comme une société pour le formulaire 5472 et peut devoir le produire (instructions du formulaire 5472); voir la production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger;
• vous possédez plus d'une entreprise : la Publication 583 demande de tenir un ensemble complet et distinct de registres pour chacune;
• vous fabriquez ou revendez des marchandises : le coût des marchandises vendues a sa propre partie dans l'annexe C, expliquée dans coût des marchandises vendues;
• l'entreprise vient de faire le choix de société de type S : ce choix a une date d'entrée en vigueur. Les livres antérieurs alimentent l'ancienne déclaration (généralement l'annexe C pour une entreprise à un seul propriétaire) et les livres à compter de cette date alimentent le formulaire 1120-S. Le formulaire 2553 doit généralement être produit dans un délai de 2 mois et 15 jours après le début de l'année d'imposition où le choix doit prendre effet (instructions); voir les livres après le choix de société de type S;
• vos catégories dépassent les lignes de la déclaration, votre préparateur les reclasse chaque année, vous êtes passé de l'annexe C à une société de type S et les anciens comptes ne conviennent plus, ou le bilan de votre société de type S ne concorde pas avec l'annexe L : il vaut la peine de régler avec une aide en tenue de livres la liste des comptes et les écritures à reclasser avant la production.

Rassemblez la dernière déclaration (l'annexe C, ou le formulaire 1120-S avec ses états joints), votre liste actuelle de comptes et un état des résultats par compte pour l'année. Une société de type S a aussi besoin de son bilan de fin d'exercice.

Un plan comptable est-il la même chose qu'un grand livre?

Non. Le plan comptable est la liste. Le grand livre contient toutes les écritures inscrites dans ces comptes. La Publication 583 décrit le grand livre comme un registre des totaux des journaux, organisé par compte. Si vous changez la liste, tous les rapports tirés du grand livre changent avec elle.

De quels comptes toute entreprise a-t-elle besoin?

Cinq groupes : produits, dépenses, actifs, passifs et capitaux propres. La Publication 583 décrit ainsi la comptabilité en partie double : les comptes de produits et de dépenses sont fermés à la fin de chaque année d'imposition, tandis que les comptes d'actif, de passif et de valeur nette restent ouverts.

Gardez les remboursements et les retours dans un compte de produits distinct. La ligne 2 de l'annexe C et la ligne 1b du formulaire 1120-S les séparent des recettes brutes (instructions de l'annexe C; instructions du formulaire 1120-S).

La taxe de vente imposée à l'acheteur, que vous percevez et versez à l'État, n'est ni un revenu ni une dépense déductible (instructions de l'annexe C); ouvrez donc un compte de passif pour elle. Voir comptabiliser la taxe de vente et, pour les dépôts qui arrivent nets de frais, rapprocher les ventes et les versements.

Hormis les stocks, les comptes de bilan d'un entrepreneur individuel n'apparaissent pas dans l'annexe C. Ils comptent tout de même, car les prêts, l'équipement et les retraits du propriétaire sont les éléments qui doivent rester hors des dépenses.

À quelle ligne de l'annexe C chaque compte de dépenses correspond-il?

Créez un compte de dépenses pour chaque ligne de l'annexe C que vous utilisez, nommé d'après la ligne, de sorte qu'un seul état des résultats par compte se lise directement sur le formulaire. Les lignes ci-dessous viennent des versions préliminaires de l'IRS de l'annexe C et de ses instructions, qui peuvent changer avant les formulaires définitifs; vérifiez-les sur le formulaire définitif. La version préliminaire répartit les intérêts sur trois lignes. Pour une déclaration d'une année antérieure, les intérêts ont deux lignes (hypothèque et autres) : utilisez le formulaire de cette année-là.

Les marchandises que vous fabriquez ou revendez sont comptées dans la partie III de l'annexe C, et non dans ces comptes. Voir coût des marchandises vendues.

Où va une dépense qui n'a pas de ligne propre dans l'annexe C?

Elle va dans la partie V, Autres dépenses, la dernière partie de l'annexe C. Les instructions demandent de lister séparément le type et le montant de chaque dépense, et le total va aux lignes 48 et 27b (instructions). Créez un compte par type, tous sous un compte parent nommé Autres dépenses.

Les instructions nomment plusieurs types qui s'y rangent :

• l'amortissement des frais incorporels (amortization);
• les créances irrécouvrables incluses dans le revenu et définitivement sans valeur;
• les frais de démarrage d'entreprise, qui ont leurs propres règles de déduction et d'amortissement;
• les outils technologiques et logiciels, comme les services par abonnement servant à gérer l'entreprise, sauf si le logiciel doit être amorti;
• les petits achats que vous choisissez de déduire selon la règle refuge de minimis, que les instructions demandent de déduire seulement dans la partie V (instructions); voir passer en dépense ou inscrire à l'actif les petits achats.

Les frais bancaires sont un autre exemple courant : le formulaire n'a pas de ligne pour eux, et la Publication 334 les range parmi les autres dépenses d'entreprise déductibles; ils sont donc listés ici par type.

Évitez un compte unique nommé Divers. La partie V demande chaque type; un gros solde Divers oblige donc votre préparateur à ouvrir chaque opération qu'il contient. Tout ce qui a sa propre ligne doit aller à cette ligne, et non dans la partie V.

En quoi la liste du formulaire 1120-S diffère-t-elle de celle de l'annexe C?

Le formulaire 1120-S sépare la rémunération des dirigeants de celle des employés, nomme moins de lignes de dépenses et envoie tout le reste à la ligne 20 avec un état joint. Trois différences déterminent la liste de comptes :

• La rémunération des dirigeants est la ligne 7 et les autres salaires, la ligne 8. Gardez deux comptes.
• L'assurance, les frais juridiques et professionnels, les fournitures, les déplacements, les repas et les services publics n'ont pas de ligne nommée. Les instructions les citent comme exemples de déductions de la ligne 20; chacun a donc son propre compte sous Autres déductions (instructions).
• Certains éléments ne figurent pas du tout aux lignes 7 à 20 : les dépenses de location, les déductions liées au revenu de portefeuille, les dépenses non déductibles et les éléments que les actionnaires calculent séparément, comme les dons de bienfaisance. Donnez à chacun son propre compte pour qu'il reste hors des lignes ordinaires (instructions).

Dans les lignes des avantages sociaux, la propriété comprend les actions réputées détenues selon l'article 318 (par exemple, les actions d'un membre de la famille). Le critère de plus de 2 % s'applique aux actions en circulation ou au total des droits de vote, à n'importe quel jour de l'année d'imposition (instructions).

Les lignes 15 et 19 (épuisement, déduction pour les bâtiments commerciaux à haut rendement énergétique) n'exigent un compte que si vous les utilisez. Les numéros de ligne ci-dessus sont les mêmes dans la version préliminaire du formulaire de l'IRS pour cette année d'imposition, qui peut changer avant le formulaire définitif.

Une société dont les recettes totales sont de 500 000 $ ou plus et qui déduit la rémunération de ses dirigeants joint aussi le formulaire 1125-E, un état de la rémunération de chaque dirigeant. Les recettes totales sont un concept plus large que les ventes (instructions). Si la société fabrique ou revend des marchandises, le coût des marchandises vendues est déclaré dans le formulaire 1125-A, et non aux lignes 7 à 20 (instructions); voir coût des marchandises vendues, rédigé pour l'annexe C.

Les produits ont aussi une limite. Les lignes 1a à 5 ne reçoivent que le revenu d'entreprise. Le revenu de location et le revenu de portefeuille vont aux annexes K et K-1, et l'immobilier locatif va aussi au formulaire 8825 (instructions).

La rémunération des dirigeants, les distributions et le critère du formulaire 1125-E sont expliqués en détail dans la tenue de livres d'une société de type S.

Quels comptes de capitaux propres et de bilan une société de type S ajoute-t-elle pour que l'annexe L concorde avec ses livres?

Une société de type S a besoin d'un compte de bilan pour chaque ligne applicable de l'annexe L, car l'annexe L, le bilan joint à la déclaration, doit concorder avec les livres et registres de la société (instructions). Les petites sociétés peuvent omettre l'annexe L; le critère et les détails se trouvent dans l'annexe L d'une déclaration de société. Les lignes figurent dans le formulaire 1120-S.

Trois comptes comptent plus pour une société de type S que pour un entrepreneur individuel :

• Distributions. Un compte de capitaux propres distinct, fermé dans les bénéfices non répartis en fin d'année. Les distributions autres que des dividendes vont à l'annexe K, ligne 16d. Les dividendes payés à partir des bénéfices et profits accumulés vont à la ligne 17c et au formulaire 1099-DIV, et non à l'annexe K-1; gardez donc assez de détail pour les distinguer (instructions). Voir inscrire les distributions d'une société de type S.
• Prêts d'actionnaires. L'argent qu'un actionnaire prête à la société est un passif, tenu à part du capital-actions. Le montant de l'annexe L, ligne 19, devrait généralement concorder avec les annexes K-1 des actionnaires (instructions). Voir les prêts d'actionnaires à une société de type S.
• Ajustements cumulés. Le compte de l'annexe M-2 suit le revenu non distribué. Les instructions recommandent que toute société de type S le tienne (instructions).

Quel niveau de détail le plan comptable doit-il avoir?

Un compte par ligne de la déclaration que vous utilisez, avec des sous-comptes seulement là où vous agiriez selon le détail. Chaque sous-compte doit s'additionner jusqu'à une seule ligne.

Si vous ne regardez jamais deux comptes séparément, fusionnez-les. Si vous le faites, gardez-les comme sous-comptes de la même ligne. La numérotation est facultative; si vous numérotez, gardez les sous-comptes à côté de leur compte parent.

Qu'est-ce qui doit rester hors des dépenses?

Les retraits du propriétaire, les distributions, le capital des prêts et les dépenses personnelles ne sont pas des dépenses, peu importe leur apparence dans le flux bancaire. Chacun a son propre compte. Un équipement est un actif, sauf s'il se qualifie pour la règle refuge de minimis, qui exige que les livres le passent en dépense.

Gardez un compte À réviser pour tout ce que vous ne pouvez pas encore classer, et videz-le avant de produire le rapport de fin d'année. Voir les dépenses non classées avant la saison des impôts.

Puis-je changer de catégories en cours d'année ou d'une année à l'autre sans changer ma méthode comptable?

Souvent, oui. Renommer, fusionner ou diviser des comptes, ou déplacer un coût entre deux lignes de dépenses, change généralement l'endroit où il est déclaré, non le moment. Une méthode comptable détermine à quel moment les revenus et les dépenses comptent, et un changement de traitement d'un élément important, c'est-à-dire un élément qui touche le moment approprié pour inclure un revenu ou déduire une dépense, est un changement de méthode. Un ajustement qui ne touche pas le moment approprié n'en est pas un et n'exige aucune approbation de l'IRS (Publication 538).

Un déplacement qui change le montant déduit, par exemple entre les repas et les déplacements, est une autre question : la ligne doit être exacte, alors confirmez-la avec votre préparateur. Les livres et la déclaration doivent utiliser la même méthode comptable (Publication 583). Si vous modifiez la liste en cours d'année, reclassez les mois antérieurs pour qu'un seul rapport couvre toute l'année, et conservez une note qui associe les anciens comptes aux nouveaux pour comparer d'une année à l'autre.

Reclasser les livres ne change pas une déclaration déjà produite. Si ce reclassement montre qu'un montant d'une déclaration produite était erroné, c'est une question de correction à régler avec votre préparateur; voir les dépenses non classées avant la saison des impôts.

De quel rapport tiré du plan comptable mon préparateur a-t-il besoin en fin d'année?

Un état des résultats par compte pour toute l'année d'imposition, où chaque compte est rattaché à une ligne de la déclaration. Votre préparateur a aussi besoin de ce qui suit :

1. La correspondance entre comptes et lignes : une colonne dans le rapport, ou une liste d'une page.
2. Le détail derrière les listes que la déclaration demande : la partie V de l'annexe C, ou l'état de la ligne 20 du formulaire 1120-S, chacun par type et par montant.
3. L'activité des capitaux propres : retraits et apports, ou distributions et prêts d'actionnaires.
4. Pour une société de type S, les bilans de début et de fin d'année, avec lesquels l'annexe L doit concorder, et le tableau d'amortissement.

La liste complète, et ce que le préparateur ajuste, se trouve dans des livres à la déclaration d'impôt de l'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Un consultant propriétaire d'une LLC à membre unique

Un consultant propriétaire d'une LLC à membre unique, sans choix d'imposition comme société, produit donc l'annexe C. Il a 120 000 $ US de recettes et 14 comptes de dépenses. Douze alimentent des lignes nommées de l'annexe C : publicité (8), automobile et camion (9), travail à contrat (11), amortissement (13), assurance (15), frais juridiques et professionnels (17), frais de bureau (18), loyer (20b), fournitures (22), taxes et permis (23), déplacements (24a) et services publics (25). Deux n'ont pas de ligne : les abonnements logiciels de 3 600 $ US et les frais bancaires de 400 $ US. Ils sont listés par type dans la partie V et totalisent 4 000 $ US à la ligne 27b. Un seul rapport par compte donne chaque ligne sans reclassement.

Une société de type S avec 400 000 $ US de recettes

La rémunération des dirigeants de 80 000 $ US se trouve dans un seul compte de rémunération des dirigeants, pour la ligne 7. Les autres salaires de 60 000 $ US se trouvent dans un compte de salaires, pour la ligne 8. L'assurance, les fournitures et les services publics n'ont pas de ligne nommée; chacun est donc listé par type dans l'état de la ligne 20. Supposons que la rémunération des dirigeants est raisonnable pour le travail; une distribution de 50 000 $ US reste alors une distribution et va au compte de distributions des capitaux propres. Si elle était codée comme dépense, elle sous-estimerait le bénéfice comptable de 50 000 $ US, et le préparateur devrait la remettre en place avant que la déclaration indique le bon revenu.

Un entrepreneur individuel avec 60 catégories

Le logiciel d'un entrepreneur individuel compte 60 catégories, et la déclaration utilise environ 20 lignes. Six catégories de publicité (publicités de recherche, publicités sociales, dépliants imprimés, cartes professionnelles, commandites et publicités de site Web) totalisent 9 000 $ US. Elles deviennent des sous-comptes d'un seul compte Publicité qui alimente la ligne 8. En faisant de même pour chaque ligne, 60 catégories deviennent environ 20 comptes.

Votre situation est différente?

• Votre liste de comptes doit être refaite, et pas seulement lue : vos catégories dépassent la déclaration, votre préparateur les reclasse chaque année, vous venez de faire le choix de société de type S, le bilan de votre société de type S ne concorde pas avec l'annexe L, ou vos livres sont en retard ou des déclarations antérieures ont utilisé de mauvaises catégories. Il vaut la peine de régler avec une aide en tenue de livres la liste de comptes, les opérations à reclasser avant la production et les soldes d'ouverture. Voir aussi les livres après le choix de société de type S, l'annexe L d'une déclaration de société et le rattrapage de livres en retard.
• L'entreprise compte deux propriétaires ou plus : les apports et les distributions d'un membre de LLC sont suivis dans un compte de capital, et non comme les retraits d'un seul propriétaire, et l'entreprise d'un couple marié peut quand même produire l'annexe C : confirmez quelle déclaration a été produite. Voir les comptes de capitaux propres d'une LLC, les LLC de conjoints et de famille et la mise en place des livres d'une nouvelle LLC.
• Le propriétaire de la LLC est une personne étrangère : voir la production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger et l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous possédez un immeuble locatif : utilisez le plan comptable d'un immeuble locatif selon les lignes de l'annexe E.
• Vous vendez des marchandises : le coût des marchandises vendues a ses propres comptes.
• Vous faites rapport à des investisseurs : voir le plan comptable d'une startup.
• Des retraits, des distributions ou des coûts personnels sont déjà codés comme dépenses : voir inscrire les retraits du propriétaire et les dépenses non classées avant la saison des impôts.
• Vous voulez savoir quelles dépenses l'IRS remet en question, ou quelle application utiliser : voir les dépenses de l'annexe C que l'IRS remet en question et une application de tenue de livres pour l'annexe C.