Combien de temps conserver les registres fiscaux et les reçus

Combien de temps dois-je conserver les registres fiscaux, les reçus et les relevés bancaires de mon entreprise?

Pour l'impôt, conservez les reçus, les relevés bancaires, les factures et les autres registres qui appuient un élément d'une déclaration pendant 3 ans après l'avoir produite (IRS). C'est le délai habituel dont l'IRS dispose pour établir un impôt supplémentaire et dont vous disposez pour demander un remboursement. Une déclaration produite tôt est réputée produite à sa date d'échéance. Ce qu'un reçu doit montrer est expliqué dans exigences de l'IRS sur les reçus.

Trois ans, ce n'est que la règle par défaut. Un cas se complique si une année n'a jamais été produite, si un revenu a été omis d'une déclaration, si l'entreprise a des employés, de l'équipement ou un compte à l'étranger, ou si l'entreprise ferme ou est vendue. Chacun de ces cas change le délai; la section suivante explique comment.

À rassembler avant de déchiqueter quoi que ce soit : chaque déclaration produite avec la preuve de la date de production, la liste des actifs avec les factures d'achat, les dossiers de paie, les papiers de prêt, de bail et d'assurance, et les relevés de tout compte situé à l'extérieur des États-Unis. Si vous ne savez pas quelles années sont encore ouvertes, le plus souvent lors d'une fermeture, d'une vente, de la résiliation d'un logiciel de comptabilité ou du vidage de boîtes, classez d'abord les registres par année.

Quand dois-je conserver les registres d'entreprise plus de trois ans?

Il s'agit de délais fédéraux, surtout pour les déclarations d'impôt sur le revenu; les impôts des États et les autres impôts peuvent différer (IRS).

Le critère de 25 % utilise le revenu brut avant le coût des marchandises vendues pour une entreprise. Il ne tient pas compte des montants adéquatement divulgués dans la déclaration ou dans un état joint, sauf que la divulgation n'aide pas lorsque l'omission provient d'un coût de base surévalué (26 U.S.C. 6501(e)). Lorsqu'il s'applique, le délai plus long vise toute la déclaration; conservez donc tous les registres de cette année, et pas seulement l'élément manquant.

La règle de conservation des registres du FBAR est plus courte que le délai de six ans durant lequel une pénalité civile du FBAR peut être établie (31 U.S.C. 5321(b)(1)).

Quand le compte à rebours de trois ans commence-t-il?

Le compte à rebours commence le jour où vous produisez la déclaration, ou à sa date d'échéance si vous l'avez produite plus tôt (Publication 583). Une déclaration produite en retard, ou avec prolongation, le fait commencer le jour où elle est réellement produite (26 U.S.C. 6501(a)). Une déclaration jamais produite ne le fait jamais commencer.

Produire une déclaration modifiée ne déclenche pas de nouveaux trois ans; la date de production d'origine fixe toujours le compte à rebours. La seule exception : une déclaration modifiée signée qui montre plus d'impôt, reçue au cours des 60 derniers jours de la période, la prolonge jusqu'à 60 jours après sa réception par l'IRS (26 U.S.C. 6501(c)(7)).

Les déclarations d'entreprise ajoutent un second compte à rebours, parce que les propriétaires déclarent les chiffres de l'entité dans leurs propres déclarations :

Les registres d'une société de type S restent donc ouverts jusqu'à 3 ans après la date d'échéance ou de production de la déclaration du dernier actionnaire, selon la plus tardive, et ceux d'une société de personnes jusqu'au même moment pour la déclaration de la société de personnes et celle de chaque associé. Une société de personnes soumise au régime de vérification centralisé reste aussi ouverte aux rajustements de l'IRS jusqu'à 3 ans après la plus tardive de la date de production de sa déclaration, de sa date d'échéance ou d'une demande de rajustement administratif qu'elle produit, avec des délais plus longs dans certains cas (26 U.S.C. 6235).

Combien de temps les registres de l'impôt sur l'emploi sont-ils conservés?

Conservez les registres de l'impôt sur l'emploi au moins quatre ans après la date d'échéance ou de paiement de l'impôt, selon la plus tardive (26 CFR 31.6001-1(e); IRS). La page de l'IRS compte les quatre ans à partir de la production de la déclaration du quatrième trimestre de l'année, ce qui donne habituellement une date de fin plus tardive aux trimestres antérieurs. Un trimestre pour lequel aucune déclaration de paie n'a été produite n'a aucune limite de temps; conservez donc ses registres jusqu'à ce que la déclaration tardive soit produite et que son propre délai soit écoulé. Pour une demande de remboursement, de crédit ou d'annulation de paie, conservez les registres de la demande au moins quatre ans après sa production.

Les registres qui appuient les salaires de congé de maladie et de congé familial admissibles pour les congés pris après le 31 mars 2021, et les salaires du crédit de rétention des employés versés après le 30 juin 2021, devraient être conservés au moins 6 ans (IRS). Pour le crédit de rétention des employés, la période de cotisation ne se termine pas avant 6 ans après la plus tardive de la date de production de la déclaration d'origine, de sa date de production réputée ou de la date de la demande du crédit; comptez donc à partir de là (26 U.S.C. 3134(l)). Quels registres de paie, et sous quelle forme, est expliqué dans conservation des registres de paie.

Combien de temps dois-je conserver les registres de l'équipement et des autres biens?

Conservez les registres des biens jusqu'à la clôture de la période de l'année où vous les vendez ou en disposez autrement dans une disposition imposable, et non de l'année où vous les avez achetés (Publication 583). Ils prouvent l'amortissement que vous avez demandé et le coût de base (généralement le coût plus les améliorations, moins l'amortissement que vous avez demandé ou auriez pu demander (Publication 551)) utilisé pour calculer le gain ou la perte à la vente. Conservez les factures d'achat, le coût des améliorations et les tableaux d'amortissement; les instructions des déclarations d'entité disent la même chose (instructions du formulaire 1120-S).

• Échange non imposable : conservez les registres de l'ancien bien et du nouveau bien jusqu'à la clôture de la période de l'année où vous disposez du nouveau bien.
• Véhicule : conservez aussi les registres de l'usage professionnel pour chaque année où le véhicule est amorti (Publication 463); la règle de l'année de disposition ci-dessus s'applique toujours.

Quels registres d'entreprise dois-je conserver le plus longtemps?

Les déclarations produites, les livres comptables, les registres du coût de base du propriétaire et les registres qui appuient une perte ou un crédit reporté survivent aux reçus ordinaires, parce que les déclarations ultérieures s'y appuient. Les sources ci-dessous ne fixent de date de fin ferme pour aucun d'eux.

• Déclarations produites : l'IRS dit d'en conserver des copies, parce qu'elles aident pour les déclarations ultérieures et modifiées (IRS). Conservez aussi la preuve de la date de production, comme l'accusé de réception de la production électronique ou le reçu postal, parce que la date de production fait partir le compte à rebours.
• Livres comptables : les grands livres et les journaux sont conservés aussi longtemps que leur contenu peut devenir pertinent dans l'application de toute loi fiscale (26 CFR 1.6001-1(e)).
• Registres du coût de base du propriétaire : un actionnaire d'une société de type S ou un associé est responsable de conserver le registre nécessaire pour calculer le coût de base des actions ou de la participation dans la société de personnes (instructions du formulaire 7203; instructions de l'associé pour l'annexe K-1). Une société devrait aussi conserver les procès-verbaux des réunions de son conseil d'administration (Publication 583).
• Pertes et crédits reportés à des années ultérieures : les registres qui appuient une perte ou un crédit encore reporté peuvent devenir pertinents dans l'année ultérieure qui l'utilise. Le règlement fixe un critère, et non un nombre d'années précis; la lecture la plus prudente est donc de les conserver jusqu'à la clôture de la période de cette année ultérieure (26 CFR 1.6001-1(e)).

Que se passe-t-il si je ferme ou si je vends l'entreprise?

Fermer ou vendre l'entreprise ne raccourcit aucun délai de ce guide. L'IRS dit aux propriétaires qui ferment de conserver les registres des biens jusqu'à la clôture de la période de l'année de disposition et les registres de l'impôt sur l'emploi au moins quatre ans (IRS : fermeture d'une entreprise).

• Qui peut encore être facturé : la fermeture ne met pas fin à l'impôt d'une année que l'IRS peut encore cotiser. Les propriétaires qui ont reçu les actifs de la société peuvent être responsables à titre de cessionnaires jusqu'à un an après la fin de la période de cotisation de la société (26 U.S.C. 6901(c)), et une personne responsable de l'impôt retenu sur la paie et non versé peut le devoir personnellement (26 U.S.C. 6672). Conservez les registres de la société fermée pendant cette année supplémentaire.
• Déclarations finales : la déclaration finale d'impôt sur le revenu fait partir son propre compte à rebours de trois ans lorsqu'elle est produite. Les déclarations finales de paie suivent la règle de paie de quatre ans.
• Registres de paie : un formulaire 941 ou 944 final comporte une déclaration qui nomme la personne qui conserve les registres de paie et l'endroit où elle les conserve.
• Une vente : conservez la convention de vente, la répartition du prix et les registres du coût de base jusqu'à la clôture de la période de l'année de la vente. Si le prix est payé sur plusieurs années, les déclarations ultérieures qui déclarent la vente s'y appuient aussi : les registres restent tant que leur contenu peut devenir pertinent (26 CFR 1.6001-1(e)), et la période propre à chaque déclaration s'applique (IRS Topic 305).
• Logiciel de comptabilité : exportez chaque année ouverte avant de le résilier. Voyez registres à conserver en résiliant un logiciel de comptabilité.

Les étapes de production sont expliquées dans fermer une société et vendre votre entreprise.

Que se passe-t-il si je n'ai jamais produit une année?

Une année sans déclaration n'a aucune limite de temps : le compte à rebours ne commence jamais, de sorte que l'IRS peut établir l'impôt de cette année à tout moment (26 U.S.C. 6501(c)(3)). Conservez tous les registres de cette année au moins jusqu'à ce que la déclaration tardive soit produite et que son propre délai soit écoulé. Une déclaration tardive fait partir le compte à rebours habituel le jour où elle est produite.

Jusqu'où l'IRS s'attend à ce que remontent les déclarations manquantes, et dans quel ordre les produire, est expliqué dans rattraper des déclarations d'entreprise non produites. Cela ne raccourcit pas la règle sans limite ci-dessus; conservez donc tous les registres des années manquantes. Si les livres sont manquants, voyez reconstruire des livres à partir des relevés bancaires.

Les prêteurs, les assureurs ou les États exigent-ils plus longtemps?

Ils le peuvent. Lorsque les registres ne sont plus nécessaires à des fins fiscales, vérifiez avant de les jeter, parce que les assureurs ou les créanciers peuvent les exiger plus longtemps que l'IRS (Publication 583). Les conventions de prêt, les baux et les polices d'assurance peuvent préciser leurs propres délais.

Les agences fiscales des États fixent leurs propres limites pour les déclarations des États, et certaines sont plus longues que le délai fédéral par défaut. La Californie en est un exemple : son Franchise Tax Board (FTB) indique que le délai habituel est de quatre ans à partir de la date d'échéance ou de la date de production, et plus long dans certains cas, comme une vérification fédérale ou une omission importante de revenu. Vérifiez auprès de l'agence fiscale de chaque État où l'entreprise produit une déclaration.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Les reçus d'une pigiste et un ordinateur portable vendu

Une pigiste produit sa déclaration de 2023 le 10 avril 2024. La date d'échéance était le 15 avril 2024; le compte à rebours commence donc à cette date. À moins qu'un délai plus long ne s'applique, les reçus et relevés bancaires ordinaires de 2023 sont conservés jusqu'en avril 2027.

Elle achète un ordinateur portable de 1 800 $ US en 2023 et le vend en 2026. Ses registres suivent l'année de la vente :

• 2023 : acheté et amorti.
• 2024 et 2025 : toujours utilisé.
• 2026 : vendu. L'année de la vente fixe le compte à rebours.
• Avril 2027 : la déclaration de 2026 est produite.
• Avril 2030 : au plus tôt, les registres de l'ordinateur portable peuvent être éliminés.

Un propriétaire de restaurant ferme avec des employés

Le propriétaire d'un restaurant ferme en décembre 2026 après avoir versé les derniers salaires. La dernière déclaration trimestrielle de paie est exigible à la fin de janvier 2027, et l'impôt est payé d'ici là. Les registres de paie sont conservés au moins quatre ans après cette date, jusqu'au début de 2031; si l'impôt est payé plus tard, les quatre ans courent à partir de la date plus tardive. La déclaration finale nomme la personne qui les détient et l'endroit.

Une consultante a omis un revenu dans une déclaration

Une consultante produit sa déclaration de 2023 en avril 2024, qui indique 120 000 $ US de revenu brut. Elle découvre plus tard qu'elle a omis 40 000 $ US et ne les a divulgués nulle part dans la déclaration. Le quart de 120 000 $ US est 30 000 $ US; les 40 000 $ US dépassent donc la limite. Le délai de cotisation est de six ans, et non de trois; tous ses registres de 2023 sont donc conservés jusqu'en avril 2030, et pas seulement les registres du revenu manquant.

Votre situation est différente?

• Vous fermez ou vendez l'entreprise, ou vous videz des boîtes, et vous ne savez pas quelles années sont encore ouvertes. La réponse dépend de la date de production de chaque déclaration, de toute année non produite, des comptes étrangers et de l'équipement que vous amortissez encore. Classer les registres par année avant de déchiqueter quoi que ce soit ou de résilier un compte relève de la tenue de livres : obtenez de l'aide en tenue de livres, et voyez fermer une société.
• Vous avez reçu une lettre ou un avis de l'IRS au sujet d'une année : conservez tous les registres de cette année même si le délai habituel est écoulé, et voyez un avis de l'IRS à votre entreprise. Classer ce que vous avez par année avant de répondre relève de la tenue de livres : obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Une année n'a jamais été produite : utilisez rattraper des déclarations d'entreprise non produites, et obtenez de l'aide en tenue de livres si les registres sont incomplets.
• Un revenu a été omis d'une déclaration déjà produite : voyez modifier les déclarations antérieures pour un revenu omis.
• L'entreprise ou ses propriétaires détiennent un compte étranger ou une société étrangère, ou une personne étrangère possède la société américaine : voyez quels comptes comptent pour le FBAR, formulaires de renseignements pour une société étrangère et registres d'une LLC détenue par des étrangers.
• Des registres d'équipement sont manquants : voyez reconstituer un tableau d'amortissement manquant.
• Des reçus sont perdus, ou vous voulez numériser et jeter le papier : voyez reçus perdus, reçus numérisés au lieu du papier et pénalités pour défaut de tenir des registres.
• Vous louez un immeuble : voyez registres et reçus d'un immeuble locatif.
• Vous produisez aussi des déclarations au Canada, ou l'entreprise est canadienne : l'Agence du revenu du Canada (ARC) a son propre délai; voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise au Canada. Les registres de la déclaration de chaque pays suivent les règles de ce pays.