ריבוי מטבעות ב-⁠QuickBooks בקנדה: מחליטים לפני שמפעילים

האם אני צריך ריבוי מטבעות ב-⁠QuickBooks למכירות בדולרים אמריקאיים?

ריבוי מטבעות נדרש רק כשחשבון, לקוח או ספק בדולרים אמריקאיים חייבים להחזיק בספרים את הסכומים שלהם בדולרים אמריקאיים. אפשר גם לרשום חשבון דולרי בדולרים קנדיים, אבל אז הוא לא יכול להתאים לדף החשבון שלו בדולרים אמריקאיים. העזרה של QuickBooks עצמה אומרת להפעיל את התכונה רק אם יש לכם חשבונות בנק, לקוחות או ספקים שלא משתמשים במטבע הבסיס שלכם. המדריך הזה עוסק ב-⁠QuickBooks Online בקנדה, שבה התכונה נקראת multicurrency או multi-currency; Desktop אינו מכוסה. מטבע בסיס (home currency) הוא המטבע שבו הספרים מדווחים.

מס הכנסה דורש דולרים קנדיים, לא משנה מה התוכנה מציגה: כל סכום מומר בשער הספוט של היום שבו הוא נוצר. החריג העיקרי הוא חברה שבחרה במטבע פונקציונלי; ראו מכירות בדולרים אמריקאיים ותשלומים משווקים מקוונים.

המתג חד-כיווני, ולכן מחליטים קודם. מקרה אינו פשוט כשריבוי מטבעות כבר מופעל וחשבון דולרי לא נסגר, כשחשבון דולרי נרשם בדולרים קנדיים ויש בו יתרה, או כשמתקרב סוף שנה או דוח ⁦T2125⁩, ⁦T2⁩ או ⁦GST/HST⁩. אלה דורשים החלטה על הקובץ, לא הגדרה; ראו “המצב שלכם שונה?” בהמשך. חשבון דולרי באפס שעדיין מציג דולרים קנדיים עשוי להיות הפרש שער, אבל בדקו קודם את הרישומים. אספו את דפי חשבון הבנק בדולרים אמריקאיים, את תאריכי החשבוניות ואת השער שנעשה בו שימוש בכל אחת, את התאריך שבו ריבוי מטבעות הופעל או יופעל ואת המסלול של QuickBooks שלכם.

מה עושה הפעלת ריבוי מטבעות, והאם אפשר לכבות אותו שוב?

ההפעלה נותנת לכל חשבון, לקוח וספק במטבע חוץ שני ערכים: הסכום במטבע החוץ וערך בדולרים קנדיים. העזרה של QuickBooks אומרת שאחרי ההפעלה אי אפשר לכבות אותו ולא לשנות את מטבע הבסיס.

אלה הכללים שמצהירה עליהם QuickBooks בגרסאות שנבדקו, ולכן אשרו אותם בקובץ שלכם. חלות עוד שתי מגבלות: התכונה לא מוצעת במסלול הבסיס, וכל מטבע שבו אתם משתמשים צריך חשבון משלו. דפי העזרה שנבדקו לא אומרים מה קורה לתנועות שנרשמו לפני ההפעלה.

האם אפשר לשנות את מטבע הבסיס אחרי שהפעלתי?

לא. העזרה של QuickBooks אומרת שאפשר לשנות אותו רק כל עוד ריבוי מטבעות עדיין לא הופעל. עסק שמדווח בדולרים קנדיים צריך לוודא שמטבע הבסיס הוא דולר קנדי לפני ההפעלה. איזה מטבע בסיס מתאים לעסק בשתי המדינות מוסבר בQuickBooks קנדה או ארצות הברית.

אם הוא הוגדר לא נכון, בדפים שנבדקו אין הגדרה שמתקנת זאת. ההחלטה אם לבנות מחדש בקובץ חדש היא החלטה על היסטוריה, על דוחות שהוגשו ועל תקופות ⁦GST/HST⁩; ראו “המצב שלכם שונה?” בהמשך.

איך משנים מטבע של חשבון בנק אחרי שיש בו תנועות?

אי אפשר, לפי העזרה של QuickBooks: ברגע שתנועה נרשמת בחשבון, המטבע שלו ננעל. הדרך הרגילה, שמתוארת גם בתשובה בקהילה, היא חשבון חדש במטבע הנכון והשבתה של החשבון הישן.

1. קחו את היתרה בדולרים אמריקאיים מדף החשבון בתאריך המעבר.
2. צרו את החשבון החדש בדולרים אמריקאיים עם יתרת הפתיחה והתאריך האלה.
3. נקו את יתרת הדולרים הקנדיים שנשארה בחשבון הישן ברישום שמקזז את יתרת הפתיחה החדשה. חנות המילטון שבהמשך מציגה את המספרים.
4. השביתו את החשבון הישן; אל תמחקו אותו. ההיסטוריה שלו היא חלק מהרישומים.
5. ודאו שלא נשארה יתרה בחשבון יתרת הפתיחה או בחשבון הכללי שהרישום השתמש בו.

החשבון הישן נרשם בדולרים קנדיים, ולכן הוא מעולם לא תפס את הסכומים בדולרים אמריקאיים. ההפרש בין היתרה הקנדית שלו לבין היתרה בדולרים אמריקאיים כשהיא מומרת בשער של תאריך המעבר הוא בדרך כלל הפרש שער; בדקו קודם שאין בו טעות רישום. רשמו אותו עם השער והתאריך שלו; אל תקברו אותו ביתרת הפתיחה. איך מסים את ההפרש הזה מוסבר ברווחים והפסדים מהפרשי שער בחשבון דולרי.

איך מוסיפים חשבון בנק בדולרים אמריקאיים בלי לשבש את הספרים בדולרים קנדיים?

הוסיפו אותו כחשבון חדש בדולרים אמריקאיים, התחילו אותו בתאריך נקי, ורשמו כל תנועה בדולרים אמריקאיים עם שער מתועד. העזרה של QuickBooks מתארת את ההגדרה כחשבון חדש עם מטבע, תאריך התחלה ויתרת פתיחה.

1. ודאו שמטבע הבסיס הוא דולר קנדי ושהמסלול כולל ריבוי מטבעות.
2. התאימו כל חשבון לתקופה הקודמת, ואז הפעילו ריבוי מטבעות בתחילת התקופה הבאה.
3. הוסיפו את החשבון בדולרים אמריקאיים. השתמשו ביתרה בדולרים אמריקאיים מדף החשבון בתאריך ההתחלה כיתרת הפתיחה.
4. רשמו כל הפקדה ותשלום בדולרים אמריקאיים. שמרו את מקור השער של כל שער שהשתמשתם בו.
5. את הצד הקנדי של כל המרה רשמו בסכום שהבנק זיכה בפועל. ראו העברות בין חשבונות בדולרים קנדיים ואמריקאיים.
6. התאימו בדולרים אמריקאיים כל חודש, ואז בדקו את הערך בדולרים קנדיים.

באיזה שער חליפין הספרים צריכים להשתמש, ומה CRA מקבלת?

השתמשו בשער של היום שבו הסכום נוצר. ברירת המחדל של CRA היא השער ש-⁠Bank of Canada מפרסם באותו יום, או היום הקרוב לפניו אם לא פורסם שער. מקור יומי אחר מתקבל רק בתנאים שמופיעים ברשימה של CRA וכשמשתמשים בו באופן עקבי, ובדרך כלל לא מקבלים ממוצע כששערים משתנים מאוד. ל-⁠⁦GST/HST⁩ יש כללים נפרדים: היום שבו המס לתשלום, ימים אחרים ש-⁠CRA מקבלת, או הממוצע החודשי, בשימוש עקבי ומתועד.

השער של התוכנה אינו הכלל של CRA. QuickBooks ממלאת שערים אוטומטית ומאפשרת לכם להזין שער משלכם בתנועה או ליום; האם השער שלה עומד בכל תנאי של CRA תלוי בכם לאשר. Bank of Canada מפרסם שער מחוון אחד בכל יום עסקים. פירוט במכירות בדולרים אמריקאיים ותשלומים משווקים מקוונים.

למה QuickBooks משאירה יתרה בדולרים קנדיים בחשבון דולרי שיתרתו אפס?

כל תנועה מוערכת בשער של היום שלה, והכסף שנכנס והכסף שיצא השתמשו בשערים שונים. החשבון יכול להחזיק אפס דולרים אמריקאיים ועדיין לשאת שארית בדולרים קנדיים. זה עשוי להיות הפרש שער ולא כסף חסר, אבל כדי לקבוע את הסיבה צריך גם להתאים את התנועות בדולרים אמריקאיים וגם לבדוק את הרישומים בדולרים קנדיים. הדוגמה של המעצבת מטורונטו בהמשך מציגה את המספרים. העזרה של QuickBooks אומרת שבלי התאמת מטבע בסיס (home currency adjustment, רישום שמחשב מחדש את הערך בדולרים קנדיים של יתרה במטבע חוץ), הדוחות מציגים ערכים לפי השערים שנעשה בהם שימוש בזמן רישום כל תנועה.

לפני שמנקים, מצאו מהם שלושת הדברים האפשריים:

• הפרש שער אמיתי. השער זז בין הקבלה להמרה.
• שערים לא תואמים בהעברה. צד אחד השתמש בשער של התוכנה והצד האחר בסכום האמיתי של הבנק. מרווח ועמלות של הבנק מוסברים בהעברות בין חשבונות בדולרים קנדיים ואמריקאיים.
• טעות ברישום. חשבון, מטבע, תאריך או שער שגויים, או תשלום שלא הותאם לחשבונית שלו. שערים נכונים שונים בתאריכי החשבונית והתשלום הם תקינים ויוצרים הפרש שער בעת הסילוק.

אחר כך התאימו את התנועות בדולרים אמריקאיים לדף חשבון הבנק ובדקו את הרישומים בדולרים קנדיים; בסעיף האחרון יש את האפשרויות לכל תוצאה. תיקון יכול לשנות הכנסה מדווחת, ולכן קראו את רווחים והפסדים מהפרשי שער בחשבון דולרי לפני שאתם רושמים אותו. התוויות “realized” ו-“unrealized” של התוכנה אינן קובעות בעצמן את הטיפול במס.

איך מציגים את הסכום במטבע חוץ (USD) לצד הסכום הקנדי בדוח?

השתמשו בדוח מפורט והוסיפו את העמודות של מטבע, סכום במטבע חוץ ושער חליפין. דוחות מסכמים כמו המאזן מציגים את מטבע הבסיס בלבד. דפי העזרה שנבדקו לא מכסים זאת; הצעדים לקוחים מתשובות ישנות בקהילה מאת צוות QuickBooks, ולכן בדקו בגרסה שלכם.

העמודות האלה מציגות את הסכום בדולרים אמריקאיים של כל תנועה, לא יתרה מצטברת. לתקופת דף החשבון, התחילו ביתרת הפתיחה בדולרים אמריקאיים, הוסיפו הפקדות והפחיתו משיכות כדי להגיע ליתרת הסגירה, והשוו אותה לדף החשבון תוך התחשבות בפריטים פתוחים. אם בדוח חסרים יתרת הפתיחה או עמודה, בנו את אותו חישוב מהתנועות בגיליון אלקטרוני.

מה שומרים כדי להוכיח את השער ואת הסכום של כל תנועה בדולרים אמריקאיים?

שמרו את מה שמאפשר לבודק לבנות מחדש כל נתון בדולרים קנדיים מהמקור בדולרים אמריקאיים. CRA אומרת שהמרות של ⁦GST/HST⁩ צריכות תיעוד של מקור השער.

• דפי חשבון בנק בדולרים אמריקאיים וכל הודעת המרה מהבנק.
• כל חשבונית: תאריך, סכום בדולרים אמריקאיים והשער שנעשה בו שימוש.
• מקור השער: טבלת שערים שמורה של Bank of Canada, או מקור אחר והסיבה שהוא מתאים.
• הערה על כל שער שדרסתם בתוכנה, ולמה.
• התאריך שבו ריבוי מטבעות הופעל, והמסלול.
• התאמות מטבע בסיס: התאריך, השער והחשבונות.

בדרך כלל שמרו אותם שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שאליה הם מתייחסים, לפי כללי שמירת הרישומים של CRA. בדוח מס הכנסה שהוגש באיחור, התקופה נספרת מיום ההגשה; השגות, ערעורים וחריגים אחרים יכולים לדרוש שמירה ארוכה יותר. איפה שומרים אותם, כולל רישומים בתוכנה ששומרת נתונים מחוץ לקנדה, מוסבר בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים; קראו אותו לפני שמוחקים קובץ ישן.

ריבוי מטבעות כבר מופעל והחשבון הדולרי שלי לא מתאים: מה האפשרויות לפני שאני מגיש?

קודם התאימו את התנועות בדולרים אמריקאיים לדף חשבון הבנק. התאמה לא מאמתת את הרישומים בדולרים קנדיים. בדקו תאריכים, שערים, שני צדי ההעברות והתאמות קודמות לפני שמחליטים אם השארית היא הפרש שער. תקנו טעויות רישום לפני שאתם רושמים התאמת שער.

שלושה דברים הופכים את זה למקרה שדורש שיקול דעת מקצועי. דוח עשוי כבר להתבסס על המספרים הנוכחיים (⁦T2125⁩, ⁦T2⁩ או ⁦GST/HST⁩). מס הכנסה ו-⁠⁦GST/HST⁩ ממירים לפי כללים שונים. והפרשי שער יכולים לשנות הכנסה. שתי שאלות דורשות תשובה לפני ההגשה: האם לשמור את הקובץ הזה או להתחיל את החשבון הדולרי מחדש בצורה נקייה, ומי מתקן את רישומי השער.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. הסכומים בדולרים אמריקאיים (US$) ובדולרים קנדיים (C$); השערים הם C$ לכל US$1.

מעצבת בטורונטו: המקום שבו ריבוי מטבעות משתלם

מעצבת מוציאה חשבונית של ⁦US$5,000⁩ בחודש. החשבונית נרשמת ב-⁠⁦C$7,000⁩ (שער 1.40). התשלום מגיע כשהשער הוא 1.38, ולכן נרשמים ⁦C$6,900⁩, ונוצר הפרש שער של ⁦C$100⁩. מאוחר יותר היא ממירה את ⁦US$5,000⁩ בשער 1.36 ומקבלת ⁦C$6,800⁩. החשבון הדולרי מציג עכשיו US$0 אבל עדיין נושא ⁦C$100⁩ (⁦C$6,900⁩ נכנסו, ⁦C$6,800⁩ יצאו). זה הפרש שער שני, ולכן התאמת מטבע בסיס מעבירה אותו לרווח או להפסד משער. מהחשבונית ועד המזומן הקנדי, ההפרש הכולל הוא ⁦C$200⁩.

חנות בהמילטון: חשבון שנפתח במטבע הלא נכון

חנות פתחה בשנה שעברה חשבון בדולרים אמריקאיים ורשמה אותו בדולרים קנדיים. דף חשבון הבנק מציג עכשיו ⁦US$12,000⁩, אבל אי אפשר לשנות את המטבע של החשבון. היא פותחת חשבון חדש בדולרים אמריקאיים עם ⁦US$12,000⁩ וסוגרת את הישן. היתרה הקנדית של החשבון הישן היא ⁦C$16,200⁩; ⁦US$12,000⁩ בשער 1.38 הם ⁦C$16,560⁩. הפער של ⁦C$360⁩ הוא כנראה הפרש שער שיש לרשום עם השער והתאריך שלו, אחרי שבודקים שאין בו טעות רישום.

יועצת באדמונטון: בלי חשבון דולרי

יועצת מקבלת ⁦US$3,000⁩ ברבעון בצ׳ק, שמופקד בחשבון בדולרים קנדיים שבו הבנק ממיר אותו. החשבונית נרשמת ב-⁠⁦C$4,110⁩ (שער 1.37) ו-⁠⁦C$4,080⁩ מופקדים, הפרש של ⁦C$30⁩. בלי חשבון דולרי, ריבוי מטבעות עשוי לתרום מעט מעבר למתג שאי אפשר לבטל. היא רושמת את הדולרים הקנדיים שהופקדו בפועל, ואת ⁦C$30⁩ כהפרש שער בתוספת כל עמלת בנק.

המצב שלכם שונה?

• ריבוי מטבעות מופעל, החשבון הדולרי לא נסגר, ומתקרב סוף שנה או דוח ⁦T2125⁩, ⁦T2⁩ או ⁦GST/HST⁩: לשמור את הקובץ הזה או להתחיל את החשבון מחדש בצורה נקייה היא החלטה עם השלכות על ההגשה. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם עומדים לפתוח חשבון דולרי כשסוף שנה או דוח ⁦GST/HST⁩ קרובים: המטבע של חשבון ננעל ברגע שנרשמת בו תנועה, ולכן קשה לתקן את ההגדרה. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• דוח כבר הוגש לפי המספרים האלה: אם ואיך לתקן אותו היא החלטה מקצועית. ראו עזרה בהנהלת חשבונות או, לדוחות הכספיים של חברה, תיקון הדוחות הכספיים של שנה שעברה.
• באיזה שער להשתמש, או האם הכנסה בדולרים אמריקאיים מדווחת בדולרים קנדיים: ראו מכירות בדולרים אמריקאיים ותשלומים משווקים מקוונים. חברה זכאית שהייתה תושבת קנדה לאורך כל שנת המס רשאית לבחור במטבע פונקציונלי במטבע מתאים כמו דולר אמריקאי, אבל רק אם זה המטבע העיקרי של ספרי הדיווח הכספי שלה לאורך כל השנה. הבחירה נעשית בטופס ⁦T1296⁩, ומועדה 60 ימים מהיום הראשון של שנת המס; חלים תנאים והחרגות נוספים של CRA. היא משנה את מטבע הדיווח.
• רישום רווחים והפסדים מהפרשי שער, או שערוך בסוף השנה: ראו רווחים והפסדים מהפרשי שער בחשבון דולרי. ל-⁠⁦T2⁩ של חברה, ראו רווחי שער בדוח של חברה.
• אתם פרילנסרים שמקבלים תשלום בדולרים אמריקאיים: ראו פרילנסר שמקבל תשלום בדולרים אמריקאיים: ספרים ובנקאות.
• העסק שלכם פועל בשתי המדינות: ראו QuickBooks קנדה או ארצות הברית ויתרות במספר מטבעות בספרים.
• חברה שמחזיקה חשבון בנק אמריקאי: ראו את המדריך על חשבון בנק אמריקאי לשאלת ⁦T1135⁩.
• אתם עדיין בוחרים תוכנה: ראו איזו תוכנת הנהלת חשבונות מתאימה לעסק קטן בקנדה.