QuickBooks đa tiền tệ tại Canada: quyết định trước khi bật

Tôi có cần đa tiền tệ trong QuickBooks cho doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ không?

Chỉ cần đa tiền tệ khi một tài khoản, khách hàng hoặc nhà cung cấp bằng đô la Hoa Kỳ phải ghi các khoản tiền bằng đô la Hoa Kỳ trong sổ sách. Một tài khoản đô la Hoa Kỳ cũng có thể được ghi bằng đô la Canada, nhưng khi đó nó không thể khớp với sao kê bằng đô la Hoa Kỳ. Trợ giúp của chính QuickBooks cho biết chỉ nên bật tính năng này nếu bạn có tài khoản ngân hàng, khách hàng hoặc nhà cung cấp không dùng đồng tiền chính của bạn. Hướng dẫn này nói về QuickBooks Online tại Canada, nơi gọi tính năng là multicurrency hoặc multi-currency; Desktop không được đề cập. Đồng tiền chính (home currency) là đồng tiền mà sổ sách dùng để báo cáo.

Thuế thu nhập cần đô la Canada bất kể phần mềm hiển thị gì: mỗi khoản được quy đổi theo tỷ giá giao ngay của ngày phát sinh. Ngoại lệ chính là công ty đã chọn đồng tiền chức năng (functional currency); xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và khoản chi trả từ sàn bán hàng.

Công tắc này chỉ bật một chiều, nên hãy quyết định trước. Trường hợp không đơn giản: đa tiền tệ đã bật mà tài khoản đô la Hoa Kỳ không thể xóa sạch số dư, tài khoản đô la Hoa Kỳ đã được ghi bằng đô la Canada và đang có số dư, hoặc sắp đến lúc kết thúc năm hay nộp T2125, T2 hoặc tờ khai GST/HST. Những trường hợp này cần quyết định về cả tệp sổ sách, không chỉ một thiết lập; xem "Trường hợp của bạn có khác không?" bên dưới. Tài khoản đô la Hoa Kỳ bằng 0 mà vẫn hiện đô la Canada có thể là chênh lệch tỷ giá, nhưng hãy kiểm tra các bút toán trước. Hãy gom sao kê ngân hàng bằng đô la Hoa Kỳ, ngày của hóa đơn và tỷ giá đã dùng cho từng hóa đơn, ngày đã hoặc sẽ bật đa tiền tệ, và gói QuickBooks của bạn.

Bật đa tiền tệ sẽ làm gì, và tôi có tắt lại được không?

Khi bật, mỗi tài khoản, khách hàng và nhà cung cấp bằng ngoại tệ có hai giá trị: số tiền ngoại tệ và giá trị bằng đô la Canada. Trợ giúp của QuickBooks cho biết khi đã bật, bạn không thể tắt hoặc đổi đồng tiền chính.

Đây là các quy tắc QuickBooks nêu trong những phiên bản đã kiểm tra, nên hãy xác nhận trong tệp của bạn. Còn hai giới hạn khác: tính năng này không có ở gói cơ bản nhất, và mỗi đồng tiền bạn dùng cần một tài khoản riêng. Các trang trợ giúp đã kiểm tra không nói điều gì xảy ra với các giao dịch được ghi trước khi bật.

Tôi có đổi được đồng tiền chính sau khi bật không?

Không. Trợ giúp của QuickBooks cho biết chỉ đổi được khi chưa bật đa tiền tệ. Doanh nghiệp báo cáo bằng đô la Canada nên xác nhận đồng tiền chính là đô la Canada trước khi bật. Đồng tiền chính nào phù hợp với doanh nghiệp hoạt động ở cả hai nước được nói trong QuickBooks Canada hay Hoa Kỳ.

Nếu đã đặt sai, các trang đã kiểm tra không có thiết lập nào để sửa. Có dựng lại trong tệp mới hay không là quyết định liên quan đến lịch sử, các tờ khai đã nộp và các kỳ GST/HST; xem "Trường hợp của bạn có khác không?" bên dưới.

Làm sao đổi đồng tiền của tài khoản ngân hàng khi đã có giao dịch?

Không đổi được, theo trợ giúp của QuickBooks: khi một giao dịch đã được ghi vào tài khoản, đồng tiền của nó bị khóa. Cách thường dùng, cũng được mô tả trong một câu trả lời của cộng đồng, là tạo tài khoản mới đúng đồng tiền và ngừng kích hoạt tài khoản cũ.

1. Lấy số dư đô la Hoa Kỳ từ sao kê ngân hàng tại ngày chuyển đổi.
2. Tạo tài khoản mới bằng đô la Hoa Kỳ với số dư đầu kỳ và ngày đó.
3. Xóa số dư đô la Canada còn lại của tài khoản cũ bằng một bút toán bù với số dư đầu kỳ mới. Ví dụ cửa hàng ở Hamilton bên dưới cho thấy các con số.
4. Ngừng kích hoạt tài khoản cũ; đừng xóa. Lịch sử của nó là một phần của hồ sơ.
5. Kiểm tra rằng không còn số dư trong tài khoản số dư đầu kỳ hoặc tài khoản tạm mà bút toán đã dùng.

Tài khoản cũ được ghi bằng đô la Canada, nên chưa bao giờ ghi lại các khoản bằng đô la Hoa Kỳ. Phần chênh giữa số dư đô la Canada của nó và số dư đô la Hoa Kỳ quy đổi theo tỷ giá tại ngày chuyển đổi thường là chênh lệch tỷ giá; hãy kiểm tra trước rằng không có lỗi bút toán trong đó. Hãy ghi nhận nó kèm tỷ giá và ngày; đừng giấu nó trong số dư đầu kỳ. Cách đánh thuế chênh lệch này nằm trong lãi và lỗ tỷ giá trên tài khoản đô la Hoa Kỳ.

Làm sao thêm tài khoản ngân hàng bằng đô la Hoa Kỳ mà không làm rối sổ sách bằng đô la Canada?

Hãy thêm nó như một tài khoản mới bằng đô la Hoa Kỳ, bắt đầu từ một ngày sạch, và ghi mọi bút toán bằng đô la Hoa Kỳ với tỷ giá có tài liệu. Trợ giúp của QuickBooks mô tả cách thiết lập là tài khoản mới có đồng tiền, ngày bắt đầu và số dư đầu kỳ.

1. Xác nhận đồng tiền chính là đô la Canada và gói của bạn có đa tiền tệ.
2. Đối chiếu mọi tài khoản của kỳ trước, rồi bật đa tiền tệ vào đầu kỳ kế tiếp.
3. Thêm tài khoản bằng đô la Hoa Kỳ. Dùng số dư đô la Hoa Kỳ trên sao kê tại ngày bắt đầu làm số dư đầu kỳ.
4. Ghi từng khoản gửi và thanh toán bằng đô la Hoa Kỳ. Giữ nguồn của từng tỷ giá đã dùng.
5. Ghi vế đô la Canada của mọi lần quy đổi theo số tiền ngân hàng thực tế đã ghi có. Xem chuyển tiền giữa tài khoản CAD và USD.
6. Mỗi tháng đối chiếu bằng đô la Hoa Kỳ, rồi kiểm tra giá trị bằng đô la Canada.

Sổ sách nên dùng tỷ giá nào, và CRA chấp nhận gì?

Dùng tỷ giá của ngày phát sinh khoản tiền. Mặc định của CRA là tỷ giá Bank of Canada niêm yết trong ngày đó, hoặc ngày liền trước gần nhất nếu không có niêm yết. Nguồn tỷ giá hằng ngày khác chỉ được chấp nhận theo các điều kiện CRA nêu và khi dùng nhất quán, và tỷ giá trung bình nói chung không được chấp nhận khi tỷ giá biến động đáng kể. GST/HST có quy tắc riêng: ngày thuế phải nộp, những ngày khác CRA chấp nhận, hoặc trung bình tháng, dùng nhất quán và có tài liệu.

Tỷ giá của phần mềm không phải quy tắc của CRA. QuickBooks tự điền tỷ giá và cho phép bạn nhập tỷ giá riêng cho một giao dịch hoặc cho cả ngày; tỷ giá đó có đáp ứng từng điều kiện của CRA hay không là điều bạn phải tự xác nhận. Bank of Canada công bố một tỷ giá tham chiếu mỗi ngày làm việc. Chi tiết nằm trong doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và khoản chi trả từ sàn bán hàng.

Vì sao QuickBooks để lại số dư đô la Canada trên tài khoản đô la Hoa Kỳ bằng 0?

Mỗi bút toán được định giá theo tỷ giá của ngày đó, và tiền vào, tiền ra dùng các tỷ giá khác nhau. Tài khoản có thể có 0 đô la Hoa Kỳ mà vẫn còn một phần dư đô la Canada. Đó có thể là chênh lệch tỷ giá chứ không phải tiền bị mất, nhưng cần cả hai việc là đối chiếu hoạt động bằng đô la Hoa Kỳ và kiểm tra các bút toán bằng đô la Canada để xác định nguyên nhân. Ví dụ nhà thiết kế ở Toronto bên dưới cho thấy các con số. Trợ giúp của QuickBooks cho biết nếu không có bút toán điều chỉnh theo đồng tiền chính (home currency adjustment, bút toán tính lại giá trị đô la Canada của số dư ngoại tệ), báo cáo hiển thị giá trị theo tỷ giá dùng khi từng giao dịch được ghi.

Trước khi xóa phần dư, hãy xác định nó là một trong ba trường hợp:

• Chênh lệch tỷ giá thật. Tỷ giá thay đổi giữa lúc nhận tiền và lúc quy đổi.
• Tỷ giá không khớp khi chuyển tiền. Một bên dùng tỷ giá của phần mềm, bên kia dùng số tiền thực tế của ngân hàng. Biên lợi nhuận và phí của ngân hàng nằm trong chuyển tiền giữa tài khoản CAD và USD.
• Lỗi bút toán. Sai tài khoản, đồng tiền, ngày hoặc tỷ giá, hoặc khoản thanh toán chưa được gán vào hóa đơn của nó. Các tỷ giá đúng khác nhau tại ngày hóa đơn và ngày thanh toán là bình thường và tạo ra chênh lệch tỷ giá khi thanh toán.

Sau đó đối chiếu hoạt động bằng đô la Hoa Kỳ với sao kê ngân hàng và kiểm tra các bút toán bằng đô la Canada; phần cuối trang có các lựa chọn cho từng kết quả. Một khoản sửa có thể làm thay đổi thu nhập đã báo cáo, nên hãy đọc lãi và lỗ tỷ giá trên tài khoản đô la Hoa Kỳ trước khi ghi một khoản. Các nhãn "realized" (đã thực hiện) và "unrealized" (chưa thực hiện) của phần mềm tự chúng không quyết định cách xử lý thuế.

Làm sao hiển thị số tiền ngoại tệ (USD) bên cạnh số tiền đô la Canada trên báo cáo?

Dùng báo cáo chi tiết và thêm các cột đồng tiền, số tiền ngoại tệ và tỷ giá. Báo cáo tóm tắt như Balance Sheet chỉ hiện đồng tiền chính. Các trang trợ giúp đã kiểm tra không đề cập điều này; các bước lấy từ những câu trả lời cũ của nhân viên QuickBooks trong cộng đồng, nên hãy kiểm tra phiên bản của bạn.

Các cột đó cho thấy số tiền bằng đô la Hoa Kỳ của từng giao dịch, không phải số dư lũy kế. Với kỳ sao kê, hãy bắt đầu từ số dư đầu kỳ bằng đô la Hoa Kỳ, cộng các khoản gửi vào và trừ các khoản rút ra để có số dư cuối kỳ, rồi so với sao kê, có tính đến các khoản chưa được xử lý. Nếu báo cáo thiếu số dư đầu kỳ hoặc một cột, hãy dựng lại cùng phép tính từ các giao dịch trong bảng tính.

Cần giữ gì để chứng minh tỷ giá và số tiền của từng giao dịch bằng đô la Hoa Kỳ?

Hãy giữ những gì giúp người kiểm tra dựng lại từng con số bằng đô la Canada từ nguồn bằng đô la Hoa Kỳ. CRA cho biết việc quy đổi cho GST/HST cần tài liệu về nguồn tỷ giá.

• Sao kê ngân hàng bằng đô la Hoa Kỳ và mọi thông báo quy đổi của ngân hàng.
• Từng hóa đơn: ngày, số tiền bằng đô la Hoa Kỳ và tỷ giá đã dùng.
• Nguồn tỷ giá: bảng tỷ giá Bank of Canada đã lưu, hoặc nguồn khác và lý do nguồn đó đủ điều kiện.
• Ghi chú về mọi tỷ giá bạn đã sửa tay trong phần mềm, và lý do.
• Ngày bật đa tiền tệ và gói đang dùng.
• Các bút toán điều chỉnh theo đồng tiền chính: ngày, tỷ giá và tài khoản.

Nói chung, hãy giữ chúng trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan, theo quy định lưu giữ hồ sơ của CRA. Với tờ khai thuế thu nhập nộp trễ, thời hạn tính từ ngày nộp; khiếu nại, kháng cáo và các ngoại lệ khác có thể đòi hỏi giữ lâu hơn. Nơi lưu, kể cả hồ sơ trong phần mềm lưu dữ liệu ngoài Canada, được nói trong giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu; hãy đọc trước khi xóa một tệp cũ.

Đa tiền tệ đã bật và tài khoản USD của tôi không khớp: tôi có những lựa chọn nào trước khi nộp tờ khai?

Trước hết hãy đối chiếu các giao dịch bằng đô la Hoa Kỳ với sao kê ngân hàng. Khớp không có nghĩa là các bút toán bằng đô la Canada đúng. Hãy kiểm tra ngày, tỷ giá, cả hai vế của các lần chuyển tiền và các điều chỉnh trước đó rồi mới quyết định phần dư có phải chênh lệch tỷ giá hay không. Sửa lỗi bút toán trước khi ghi bút toán điều chỉnh tỷ giá.

Ba điều khiến đây là trường hợp cần phán đoán chuyên môn. Một tờ khai có thể đã dựa trên các con số hiện tại (T2125, T2 hoặc GST/HST). Thuế thu nhập và GST/HST quy đổi theo các quy tắc khác nhau. Và chênh lệch tỷ giá có thể làm thay đổi thu nhập. Cần trả lời hai câu hỏi trước khi nộp tờ khai: giữ tệp này hay làm lại tài khoản đô la Hoa Kỳ cho sạch, và ai sửa các bút toán tỷ giá.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ (US$) và đô la Canada (C$); tỷ giá là số C$ cho mỗi US$1.

Nhà thiết kế ở Toronto: nơi đa tiền tệ phát huy giá trị

Một nhà thiết kế xuất hóa đơn US$5.000 mỗi tháng. Hóa đơn được ghi ở C$7.000 (tỷ giá 1,40). Khoản thanh toán đến khi tỷ giá là 1,38, nên ghi C$6.900, để lại chênh lệch tỷ giá C$100. Sau đó cô quy đổi US$5.000 ở tỷ giá 1,36 và nhận C$6.800. Tài khoản đô la Hoa Kỳ lúc này hiện US$0 nhưng vẫn còn C$100 (C$6.900 vào, C$6.800 ra). Đó là chênh lệch tỷ giá thứ hai, và bút toán điều chỉnh theo đồng tiền chính chuyển nó vào lãi hoặc lỗ tỷ giá. Từ hóa đơn đến tiền mặt đô la Canada, tổng chênh lệch là C$200.

Cửa hàng ở Hamilton: tài khoản mở sai đồng tiền

Một cửa hàng mở tài khoản đô la Hoa Kỳ năm ngoái và ghi nó bằng đô la Canada. Sao kê ngân hàng nay hiện US$12.000, nhưng đồng tiền của tài khoản không đổi được. Cửa hàng mở một tài khoản đô la Hoa Kỳ mới với US$12.000 và đóng tài khoản cũ. Số dư đô la Canada của tài khoản cũ là C$16.200; US$12.000 ở tỷ giá 1,38 là C$16.560. Khoản chênh C$360 nhiều khả năng là chênh lệch tỷ giá cần ghi nhận kèm tỷ giá và ngày, sau khi kiểm tra rằng không có lỗi bút toán trong đó.

Chuyên gia tư vấn ở Edmonton: không có tài khoản đô la Hoa Kỳ

Một chuyên gia tư vấn được trả US$3.000 mỗi quý bằng séc, gửi vào tài khoản đô la Canada nơi ngân hàng quy đổi. Hóa đơn được ghi ở C$4.110 (tỷ giá 1,37) và C$4.080 được gửi vào, chênh C$30. Khi không có tài khoản đô la Hoa Kỳ, đa tiền tệ có thể chẳng thêm được bao nhiêu ngoài một công tắc không hoàn tác được. Cô ghi số đô la Canada thực tế đã gửi vào, và C$30 là chênh lệch tỷ giá cộng với phí ngân hàng nếu có.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Đa tiền tệ đã bật, tài khoản đô la Hoa Kỳ không thể xóa sạch, và sắp đến kỳ kết thúc năm hay nộp T2125, T2 hoặc tờ khai GST/HST: giữ tệp này hay làm lại tài khoản cho sạch là một quyết định có hệ quả với việc nộp tờ khai. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn sắp mở tài khoản đô la Hoa Kỳ khi kỳ kết thúc năm hoặc tờ khai GST/HST đã gần: đồng tiền của tài khoản bị khóa khi đã có giao dịch, nên khó thiết lập lại. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một tờ khai đã được nộp dựa trên các con số này: có sửa hay không và sửa thế nào là quyết định chuyên môn. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán hoặc, với báo cáo tài chính của công ty, sửa báo cáo tài chính năm trước.
• Dùng tỷ giá nào, hoặc thu nhập bằng đô la Hoa Kỳ có được khai bằng đô la Canada hay không: xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và khoản chi trả từ sàn bán hàng. Công ty đủ điều kiện, là người cư trú Canada suốt năm thuế, có thể chọn đồng tiền chức năng bằng một đồng tiền đủ điều kiện như đô la Hoa Kỳ, nhưng chỉ khi đó là đồng tiền chính của sổ sách báo cáo tài chính suốt cả năm. Việc chọn được nộp bằng Form T1296, hạn 60 ngày sau ngày đầu tiên của năm thuế; còn có thêm các điều kiện và trường hợp loại trừ khác của CRA. Việc này làm thay đổi đồng tiền báo cáo.
• Ghi nhận lãi lỗ tỷ giá, hoặc đánh giá lại vào cuối năm: xem lãi và lỗ tỷ giá trên tài khoản đô la Hoa Kỳ. Với T2 của công ty, xem lãi tỷ giá trên tờ khai của công ty.
• Bạn là freelancer được trả bằng đô la Hoa Kỳ: xem freelancer được trả bằng USD: sổ sách và ngân hàng.
• Doanh nghiệp của bạn hoạt động ở cả hai nước: xem QuickBooks Canada hay Hoa Kỳ và số dư đa tiền tệ trong sổ sách.
• Công ty có tài khoản ngân hàng ở Hoa Kỳ: xem hướng dẫn về tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ về câu hỏi liên quan đến T1135.
• Bạn vẫn đang chọn phần mềm: xem phần mềm kế toán nào phù hợp với doanh nghiệp nhỏ tại Canada.