QuickBooks multidevise au Canada : décidez avant de l'activer

Ai-je besoin de la multidevise dans QuickBooks pour des ventes en dollars américains?

La multidevise n'est nécessaire que lorsqu'un compte, un client ou un fournisseur en dollars américains doit porter ses montants en dollars américains dans les livres. Un compte en dollars américains peut aussi être tenu en dollars canadiens, mais il ne peut alors pas correspondre à son relevé en dollars américains. L'aide de QuickBooks recommande de l'activer seulement si vous avez des comptes bancaires, des clients ou des fournisseurs qui n'utilisent pas votre devise principale. Ce guide porte sur QuickBooks Online au Canada, où la fonction s'appelle multidevise. Il ne traite pas de la version Desktop. La devise principale est la devise dans laquelle les livres sont présentés.

L'impôt sur le revenu exige des dollars canadiens, peu importe ce que le logiciel affiche : chaque montant se convertit au taux au comptant du jour où il survient. La principale exception est la société par actions qui fait un choix de monnaie fonctionnelle. Voyez les ventes en dollars américains et les versements des places de marché.

Le réglage est irréversible, alors décidez d'abord. Cas moins simples : la multidevise est déjà activée et un compte en dollars américains ne se solde pas, un compte en dollars américains a été tenu en dollars canadiens et porte un solde, ou une fin d'exercice, une déclaration T2125, T2 ou de TPS/TVH approche. Ces cas demandent une décision sur le fichier, pas un réglage. Voyez « Votre situation est différente? » plus bas. Un compte en dollars américains à zéro qui affiche encore des dollars canadiens peut refléter un écart de change, mais vérifiez d'abord les écritures. Rassemblez les relevés bancaires en dollars américains, les dates de vos factures et le taux utilisé pour chacune, la date à laquelle la multidevise a été ou sera activée, et votre forfait QuickBooks.

Que fait l'activation de la multidevise, et puis-je la désactiver ensuite?

L'activation donne à chaque compte, client et fournisseur en devise étrangère deux valeurs : le montant en devise étrangère et une valeur en dollars canadiens. L'aide de QuickBooks précise qu'une fois la fonction activée, vous ne pouvez ni la désactiver ni changer votre devise principale.

Ce sont les règles énoncées par QuickBooks dans les versions vérifiées, alors confirmez-les dans votre propre fichier. Deux autres limites s'appliquent : la fonction n'est pas offerte avec le forfait de base, et chaque devise utilisée exige son propre compte. Les pages d'aide vérifiées ne disent pas ce qui arrive aux opérations comptabilisées avant l'activation.

Puis-je changer ma devise principale après avoir activé la multidevise?

Non. L'aide de QuickBooks précise que vous pouvez la changer seulement tant que la multidevise n'est pas activée. Une entreprise qui déclare en dollars canadiens devrait confirmer que sa devise principale est le dollar canadien avant l'activation. Pour savoir quelle devise principale convient à une entreprise active dans les deux pays, voyez QuickBooks Canada ou États-Unis.

Si elle a été mal réglée, les pages vérifiées n'offrent aucun réglage pour la corriger. Reconstruire dans un nouveau fichier est une décision qui touche l'historique, les déclarations produites et les périodes de TPS/TVH. Voyez « Votre situation est différente? » plus bas.

Comment changer la devise d'un compte bancaire qui a déjà des opérations?

Vous ne pouvez pas, selon l'aide de QuickBooks : dès qu'une opération est comptabilisée dans un compte, sa devise est verrouillée. La méthode habituelle, aussi décrite dans une réponse de la communauté, consiste à créer un nouveau compte dans la bonne devise et à désactiver l'ancien.

1. Prenez le solde en dollars américains du relevé bancaire à la date du changement.
2. Créez le nouveau compte en dollars américains avec ce solde d'ouverture et cette date.
3. Soldez le solde restant en dollars canadiens de l'ancien compte au moyen d'une écriture qui compense le nouveau solde d'ouverture. La boutique de Hamilton plus bas montre les chiffres.
4. Désactivez l'ancien compte. Ne le supprimez pas. Son historique fait partie des registres.
5. Vérifiez qu'aucun solde ne reste dans le compte de solde d'ouverture ou le compte fourre-tout utilisé par l'écriture.

L'ancien compte était tenu en dollars canadiens, alors il n'a jamais saisi les montants en dollars américains. L'écart entre son solde en dollars canadiens et le solde en dollars américains converti au taux du changement est habituellement un écart de change. Vérifiez d'abord qu'il ne cache aucune erreur d'écriture. Enregistrez-le avec son taux et sa date. Ne l'enfouissez pas dans le solde d'ouverture. Le traitement fiscal de cet écart est expliqué dans les gains et pertes de change sur un compte en dollars américains.

Comment ajouter un compte bancaire en dollars américains sans bouleverser mes livres en dollars canadiens?

Ajoutez-le comme nouveau compte en dollars américains, faites-le démarrer à une date nette, et enregistrez chaque opération en dollars américains avec un taux documenté. L'aide de QuickBooks décrit la configuration comme un nouveau compte avec une devise, une date de début et un solde d'ouverture.

1. Confirmez que la devise principale est le dollar canadien et que le forfait comprend la multidevise.
2. Faites le rapprochement de chaque compte pour la période précédente, puis activez la multidevise au début de la période suivante.
3. Ajoutez le compte en dollars américains. Utilisez le solde en dollars américains du relevé à la date de début comme solde d'ouverture.
4. Enregistrez chaque dépôt et chaque paiement en dollars américains. Gardez la source de chaque taux utilisé.
5. Comptabilisez le côté canadien de toute conversion au montant que la banque a réellement crédité. Voyez les virements entre comptes en dollars canadiens et américains.
6. Faites le rapprochement en dollars américains chaque mois, puis vérifiez la valeur en dollars canadiens.

Quel taux de change les livres doivent-ils utiliser, et qu'est-ce que l'ARC accepte?

Utilisez le taux du jour où le montant survient. Par défaut, l'ARC accepte le taux que la Banque du Canada cote ce jour-là, ou celui du jour précédent le plus proche si aucun taux n'est coté. Une autre source quotidienne n'est acceptée que selon les conditions énumérées par l'ARC et si elle est utilisée de façon uniforme. Une moyenne n'est généralement pas acceptée lorsque les taux fluctuent beaucoup. La TPS/TVH a ses propres règles : le jour où la taxe est payable, d'autres jours que l'ARC accepte, ou la moyenne mensuelle, utilisés de façon uniforme et documentés.

Le taux du logiciel n'est pas la règle de l'ARC. QuickBooks remplit les taux automatiquement et vous permet de saisir les vôtres sur une opération ou pour la journée. C'est à vous de confirmer que son taux respecte chaque condition de l'ARC. La Banque du Canada publie un taux indicatif chaque jour ouvrable. Les détails se trouvent dans les ventes en dollars américains et les versements des places de marché.

Pourquoi QuickBooks laisse-t-il un solde en dollars canadiens sur un compte en dollars américains à zéro?

Chaque opération est évaluée au taux de son propre jour, et les entrées et sorties d'argent ont utilisé des taux différents. Le compte peut contenir zéro dollar américain et porter quand même un reste en dollars canadiens. Il peut s'agir d'un écart de change plutôt que d'argent manquant, mais il faut à la fois faire le rapprochement des opérations en dollars américains et vérifier les écritures en dollars canadiens pour en établir la cause. L'exemple de la designer de Toronto plus bas montre les chiffres. L'aide de QuickBooks précise que, sans ajustement en devise principale (une écriture qui recalcule la valeur en dollars canadiens d'un solde en devise étrangère), les rapports affichent des valeurs fondées sur les taux utilisés lors de l'enregistrement de chaque opération.

Avant de le solder, déterminez lequel de ces trois cas il s'agit :

• Un véritable écart de change. Le taux a bougé entre l'encaissement et la conversion.
• Des taux qui ne concordent pas sur un virement. Un côté a utilisé le taux du logiciel et l'autre, le montant réel de la banque. La marge et les frais de la banque sont traités dans les virements entre comptes en dollars canadiens et américains.
• Une erreur d'écriture. Un mauvais compte, une mauvaise devise, une mauvaise date ou un mauvais taux, ou un paiement non associé à sa facture. Il est normal que les taux, tous deux corrects, diffèrent à la date de la facture et à celle du paiement, ce qui crée un écart de change au règlement.

Faites ensuite le rapprochement des opérations en dollars américains avec le relevé bancaire et vérifiez les écritures en dollars canadiens. La dernière section présente les options selon chaque résultat. Une correction peut changer le revenu déclaré, alors lisez les gains et pertes de change sur un compte en dollars américains avant d'en comptabiliser une. Les mentions « réalisé » et « non réalisé » du logiciel ne déterminent pas à elles seules le traitement fiscal.

Comment afficher le montant en devise étrangère (USD) à côté du montant en dollars canadiens dans un rapport?

Utilisez un rapport détaillé et ajoutez les colonnes de la devise, du montant en devise étrangère et du taux de change. Les rapports sommaires, comme le bilan, n'affichent que la devise principale. Les pages d'aide vérifiées ne traitent pas de ce point. Les étapes viennent de réponses plus anciennes de membres du personnel de QuickBooks dans la communauté, alors vérifiez-les pour votre version.

Ces colonnes affichent le montant en dollars américains de chaque opération, pas un solde cumulatif. Pour la période du relevé, partez du solde d'ouverture en dollars américains, ajoutez les dépôts et soustrayez les retraits pour obtenir le solde de clôture, puis comparez-le avec le relevé en tenant compte des éléments en circulation. Si le rapport n'a pas le solde d'ouverture ou une colonne, refaites le même calcul à partir des opérations dans un tableur.

Que dois-je conserver pour prouver le taux et le montant de chaque opération en dollars américains?

Conservez ce qui permet à un réviseur de reconstituer chaque chiffre en dollars canadiens à partir de la source en dollars américains. Selon l'ARC, les conversions de TPS/TVH exigent la documentation de la source du taux.

• Les relevés bancaires en dollars américains et tout avis de conversion de la banque.
• Pour chaque facture : la date, le montant en dollars américains et le taux utilisé.
• La source des taux : un tableau de taux de la Banque du Canada enregistré, ou l'autre source et la raison pour laquelle elle est admissible.
• Une note de chaque taux que vous avez modifié dans le logiciel, avec la raison.
• La date d'activation de la multidevise et le forfait.
• Les ajustements en devise principale : la date, le taux et les comptes.

En général, conservez ces documents pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent, selon les règles de tenue des registres de l'ARC. Pour une déclaration de revenus produite en retard, cette période court à partir de la date de production. Les oppositions, les appels et d'autres exceptions peuvent exiger une conservation plus longue. Pour savoir où les conserver, y compris les registres d'un logiciel qui stocke les données hors du Canada, voyez la durée de conservation des registres d'entreprise. Lisez ce guide avant de supprimer un ancien fichier.

La multidevise est déjà activée et mon compte en dollars américains ne concorde pas : quelles sont mes options avant de produire ma déclaration?

Faites d'abord le rapprochement des opérations en dollars américains avec le relevé bancaire. Une concordance ne valide pas les écritures en dollars canadiens. Vérifiez les dates, les taux, les deux côtés des virements et les ajustements antérieurs avant de décider si le reste est un écart de change. Corrigez les erreurs d'écriture avant de comptabiliser un ajustement de change.

Trois éléments font de ce cas une affaire de jugement professionnel. Une déclaration peut déjà reposer sur les chiffres actuels (T2125, T2 ou TPS/TVH). L'impôt sur le revenu et la TPS/TVH convertissent selon des règles différentes. Et les écarts de change peuvent modifier le revenu. Deux questions appellent une réponse avant la production : garder ce fichier ou repartir à neuf avec le compte en dollars américains, et qui corrige les écritures de change.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains ($ US) et en dollars canadiens ($ CA); les taux sont en $ CA pour 1 $ US.

Designer de Toronto : là où la multidevise est utile

Une designer facture 5 000 $ US par mois. La facture est comptabilisée à 7 000 $ CA (taux de 1,40). Le paiement arrive quand le taux est de 1,38, donc 6 900 $ CA sont enregistrés, ce qui laisse un écart de change de 100 $ CA. Elle convertit ensuite les 5 000 $ US à 1,36 et reçoit 6 800 $ CA. Le compte en dollars américains affiche maintenant 0 $ US mais porte encore 100 $ CA (6 900 $ CA entrés, 6 800 $ CA sortis). C'est un deuxième écart de change, et un ajustement en devise principale le transfère au gain ou à la perte de change. De la facture jusqu'aux dollars canadiens encaissés, l'écart total est de 200 $ CA.

Boutique de Hamilton : compte ouvert dans la mauvaise devise

Une boutique a ouvert l'an dernier un compte en dollars américains et l'a tenu en dollars canadiens. Le relevé bancaire affiche maintenant 12 000 $ US, mais la devise du compte ne peut pas être changée. Elle ouvre un nouveau compte en dollars américains avec 12 000 $ US et ferme l'ancien. Le solde canadien de l'ancien compte est de 16 200 $ CA; 12 000 $ US à 1,38 donnent 16 560 $ CA. L'écart de 360 $ CA est probablement un écart de change à enregistrer avec son taux et sa date, après avoir vérifié qu'il ne cache aucune erreur d'écriture.

Consultante d'Edmonton : aucun compte en dollars américains

Une consultante est payée 3 000 $ US par trimestre par chèque, déposé dans un compte en dollars canadiens où la banque le convertit. La facture est comptabilisée à 4 110 $ CA (taux de 1,37) et 4 080 $ CA sont déposés, soit un écart de 30 $ CA. Sans compte en dollars américains, la multidevise peut apporter peu de choses de plus qu'un réglage impossible à annuler. Elle enregistre les dollars canadiens réellement déposés, et les 30 $ CA comme un écart de change, plus les frais bancaires éventuels.

Votre situation est différente?

• La multidevise est activée, le compte en dollars américains ne se solde pas, et une fin d'exercice, une déclaration T2125, T2 ou de TPS/TVH approche : garder ce fichier ou repartir à neuf avec le compte relève du jugement et a des conséquences sur la production. Voyez l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes sur le point d'ouvrir un compte en dollars américains alors qu'une fin d'exercice ou une déclaration de TPS/TVH approche : la devise d'un compte se verrouille dès qu'il reçoit une opération, donc la configuration est difficile à refaire. Voyez l'aide en tenue de livres.
• Une déclaration a déjà été produite avec ces chiffres : la question de la corriger, et comment, relève du jugement professionnel. Voyez l'aide en tenue de livres ou, pour les états financiers d'une société par actions, la correction des états financiers de l'an dernier.
• Quel taux utiliser, ou si le revenu en dollars américains est déclaré en dollars canadiens : voyez les ventes en dollars américains et les versements des places de marché. Une société par actions admissible, résidente du Canada pendant toute l'année d'imposition, peut choisir une monnaie fonctionnelle dans une devise admissible comme le dollar américain, mais seulement s'il s'agit de la devise principale de ses livres de présentation financière pendant toute l'année. Le choix se fait au moyen du formulaire T1296, exigible 60 jours après le premier jour de l'année d'imposition. D'autres conditions et exclusions de l'ARC s'appliquent. Il change la devise de déclaration.
• L'enregistrement des gains et pertes de change, ou la réévaluation à la fin de l'exercice : voyez les gains et pertes de change sur un compte en dollars américains. Pour la déclaration T2 d'une société par actions, voyez les gains de change dans la déclaration d'une société par actions.
• Vous êtes un pigiste payé en dollars américains : voyez pigiste payé en USD : livres et opérations bancaires.
• Votre entreprise est active dans les deux pays : voyez QuickBooks Canada ou États-Unis et les soldes multidevises dans les livres.
• Une société par actions qui détient un compte bancaire américain : voyez le guide sur le compte bancaire américain pour la question du T1135.
• Vous choisissez encore un logiciel : voyez le logiciel de comptabilité qui convient à une petite entreprise canadienne.