QuickBooks multimoeda no Canadá: decida antes de ativar

Preciso do multimoeda no QuickBooks para vender em dólar americano?

O multimoeda só é necessário quando uma conta, um cliente ou um fornecedor em dólar americano precisa manter seus valores em dólar americano na escrituração. Uma conta em dólar americano também pode ser lançada em dólar canadense, mas aí ela não bate com o extrato em dólar americano. A própria ajuda do QuickBooks diz para ativar o recurso somente se você tem contas bancárias, clientes ou fornecedores que não usam a sua moeda principal. Este guia trata do QuickBooks Online no Canadá, que chama o recurso de multicurrency ou multi-currency; o Desktop não é abordado. Moeda principal (home currency) é a moeda em que a escrituração é apresentada.

O imposto de renda exige dólares canadenses, seja qual for o valor que o software mostra: cada valor é convertido pela taxa à vista do dia em que surge. A principal exceção é uma corporação com opção pela moeda funcional; veja vendas em dólar americano e repasses de marketplaces.

A ativação não tem volta, então decida antes. O caso deixa de ser simples quando o multimoeda já está ativo e uma conta em dólar americano não zera, uma conta em dólar americano foi lançada em dólar canadense e tem saldo, ou há um fim de ano, um T2125, uma T2 ou uma declaração de GST/HST chegando. Esses casos pedem uma decisão sobre o arquivo, não uma configuração; veja “E no seu caso?” abaixo. Uma conta em dólar americano zerada que ainda mostra dólares canadenses pode ser uma diferença cambial, mas confira os lançamentos primeiro. Reúna os extratos bancários em dólar americano, as datas das faturas e a taxa usada em cada uma, a data em que o multimoeda foi ou será ativado e o seu plano do QuickBooks.

O que o multimoeda faz quando ativado, e posso desativá-lo depois?

Ao ativá-lo, cada conta, cliente e fornecedor em moeda estrangeira passa a ter dois valores: o valor na moeda estrangeira e o valor em dólar canadense. A ajuda do QuickBooks diz que, depois de ativado, não é possível desativá-lo nem mudar a moeda principal.

Essas são as regras declaradas pelo QuickBooks nas versões verificadas, então confirme-as no seu arquivo. Há mais dois limites: o recurso não é oferecido no plano básico, e cada moeda que você usa precisa de uma conta própria. As páginas de ajuda verificadas não dizem o que acontece com os lançamentos feitos antes da ativação.

Posso mudar a moeda principal depois de ativar o multimoeda?

Não. A ajuda do QuickBooks diz que você pode mudá-la somente enquanto o multimoeda ainda não está ativado. Uma empresa que declara em dólar canadense deve confirmar que a moeda principal é o dólar canadense antes de ativar. Qual moeda principal serve a uma empresa que atua nos dois países está em QuickBooks Canadá ou EUA.

Se ela foi definida errado, as páginas verificadas não oferecem nenhuma configuração para corrigir. Reconstruir a escrituração num arquivo novo é uma decisão que envolve histórico, declarações já entregues e períodos de GST/HST; veja “E no seu caso?” abaixo.

Como mudo a moeda de uma conta bancária que já tem lançamentos?

Não é possível, segundo a ajuda do QuickBooks: depois que um lançamento é feito numa conta, a moeda dela fica travada. O caminho usual, descrito também numa resposta da comunidade, é criar uma conta nova na moeda certa e desativar a antiga.

1. Pegue o saldo em dólar americano no extrato bancário da data da troca.
2. Crie a conta nova em dólar americano com esse saldo inicial e essa data.
3. Zere o saldo restante em dólar canadense da conta antiga com um lançamento que compense o novo saldo inicial. A loja de Hamilton, mais abaixo, mostra os números.
4. Desative a conta antiga; não a exclua. O histórico dela faz parte dos registros.
5. Confira se não sobrou saldo na conta de saldo inicial ou na conta genérica que o lançamento usou.

A conta antiga foi lançada em dólar canadense, então nunca registrou os valores em dólar americano. A diferença entre o saldo dela em dólar canadense e o saldo em dólar americano convertido pela taxa da data da troca costuma ser uma diferença cambial; confira antes que não há erro de lançamento nela. Registre-a com a taxa e a data; não a esconda no saldo inicial. Como essa diferença é tributada está em ganhos e perdas cambiais numa conta em dólar americano.

Como adiciono uma conta bancária em dólar americano sem bagunçar a escrituração em dólar canadense?

Adicione-a como conta nova em dólar americano, comece numa data limpa e registre cada lançamento em dólar americano com uma taxa documentada. A ajuda do QuickBooks descreve a configuração como uma conta nova com moeda, data de início e saldo inicial.

1. Confirme que a moeda principal é o dólar canadense e que o plano inclui o multimoeda.
2. Concilie todas as contas do período anterior e só então ative o multimoeda, no início do período seguinte.
3. Adicione a conta em dólar americano. Use o saldo em dólar americano do extrato na data de início como saldo inicial.
4. Registre cada depósito e cada pagamento em dólar americano. Guarde a fonte de cada taxa usada.
5. Lance o lado em dólar canadense de qualquer conversão pelo valor que o banco realmente creditou. Veja transferências entre contas em CAD e em USD.
6. Concilie em dólar americano todo mês e depois confira o valor em dólar canadense.

Que taxa de câmbio a escrituração deve usar, e o que a CRA aceita?

Use a taxa do dia em que o valor surge. O padrão da CRA é a taxa cotada pelo Bank of Canada nesse dia, ou a do dia anterior mais próximo, se não houver cotação. Outra fonte diária só é aceita nas condições listadas pela CRA e se usada de forma consistente, e uma média geralmente não é aceita quando as taxas oscilam muito. O GST/HST tem regras separadas: o dia em que o imposto é devido, outros dias que a CRA aceita ou a média mensal, usados de forma consistente e documentados.

A taxa do software não é a regra da CRA. O QuickBooks preenche as taxas automaticamente e permite lançar a sua própria numa transação ou para o dia; cabe a você confirmar se a taxa dele atende a cada condição da CRA. O Bank of Canada publica uma taxa indicativa por dia útil. Os detalhes estão em vendas em dólar americano e repasses de marketplaces.

Por que o QuickBooks deixa saldo em dólar canadense numa conta em dólar americano zerada?

Cada lançamento é avaliado pela taxa do seu próprio dia, e o dinheiro que entrou e o que saiu usaram taxas diferentes. A conta pode ter zero dólar americano e ainda ter um resto em dólar canadense. Pode ser uma diferença cambial, não dinheiro faltando, mas é preciso conciliar a movimentação em dólar americano e conferir os lançamentos em dólar canadense para saber a causa. O exemplo da designer de Toronto, mais abaixo, mostra os números. A ajuda do QuickBooks diz que, sem um ajuste de moeda principal (um lançamento que recalcula o valor em dólar canadense de um saldo em moeda estrangeira), os relatórios mostram valores baseados nas taxas usadas quando cada transação foi registrada.

Antes de zerá-lo, descubra qual destas três coisas ele é:

• Uma diferença cambial real. A taxa mudou entre o recebimento e a conversão.
• Taxas diferentes numa transferência. Um lado usou a taxa do software e o outro o valor real do banco. A margem e as tarifas do banco estão em transferências entre contas em CAD e em USD.
• Um erro de lançamento. Conta, moeda, data ou taxa errada, ou um pagamento não associado à fatura. Taxas corretas diferentes nas datas da fatura e do pagamento são normais e geram uma diferença cambial de liquidação.

Depois, concilie a movimentação em dólar americano com o extrato bancário e confira os lançamentos em dólar canadense; a última seção traz as opções para cada resultado. Uma correção pode mudar a renda declarada, então leia ganhos e perdas cambiais numa conta em dólar americano antes de lançar uma. Os rótulos “realizado” e “não realizado” do software, por si sós, não decidem o tratamento fiscal.

Como mostro o valor em moeda estrangeira (USD) ao lado do valor em dólar canadense num relatório?

Use um relatório detalhado e adicione as colunas de moeda, valor em moeda estrangeira e taxa de câmbio. Relatórios resumidos, como o balanço patrimonial, mostram apenas a moeda principal. As páginas de ajuda verificadas não tratam disso; os passos vêm de respostas mais antigas da comunidade, dadas por funcionários do QuickBooks, então confira a sua versão.

Essas colunas mostram o valor em dólar americano de cada transação, não um saldo corrente. Para o período do extrato, comece com o saldo inicial em dólar americano, some os depósitos e subtraia os saques para chegar ao saldo final, e compare com o extrato, considerando os itens pendentes. Se o relatório não tiver o saldo inicial ou alguma coluna, refaça o mesmo cálculo com as transações numa planilha.

O que guardo para comprovar a taxa e o valor de cada transação em dólar americano?

Guarde o que permite a um revisor refazer cada valor em dólar canadense a partir da origem em dólar americano. A CRA diz que as conversões de GST/HST exigem documentação da fonte da taxa.

• Extratos bancários em dólar americano e qualquer aviso de conversão do banco.
• Cada fatura: data, valor em dólar americano e taxa usada.
• A fonte da taxa: uma tabela salva de taxas do Bank of Canada, ou a outra fonte e por que ela se qualifica.
• Uma anotação de cada taxa que você alterou no software e por quê.
• A data em que o multimoeda foi ativado e o plano.
• Ajustes de moeda principal: a data, a taxa e as contas.

Em geral, guarde esses registros por seis anos contados do fim do último ano fiscal a que se referem, conforme as regras de guarda de registros da CRA. Para uma declaração de imposto de renda entregue com atraso, esse prazo conta da data da entrega; contestações, recursos e outras exceções podem exigir guarda por mais tempo. Onde guardá-los, inclusive registros em software que armazena dados fora do Canadá, está em por quanto tempo guardar os registros do negócio; leia antes de apagar um arquivo antigo.

O multimoeda já está ativo e minha conta em USD não fecha: quais são minhas opções antes de entregar a declaração?

Primeiro, concilie as transações em dólar americano com o extrato bancário. Uma conciliação que fecha não valida os lançamentos em dólar canadense. Confira as datas, as taxas, os dois lados das transferências e os ajustes anteriores antes de decidir se o resto é uma diferença cambial. Corrija os erros de lançamento antes de lançar um ajuste cambial.

Três fatores fazem deste um caso para o julgamento de um profissional. Uma declaração pode já estar baseada nos números atuais (T2125, T2 ou GST/HST). O imposto de renda e o GST/HST convertem por regras diferentes. E as diferenças cambiais podem mudar a renda. Duas perguntas precisam de resposta antes da entrega: manter este arquivo ou recomeçar a conta em dólar americano do zero, e quem corrige os lançamentos cambiais.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos (US$) e dólares canadenses (C$); as taxas são em C$ por US$1.

Designer de Toronto: onde o multimoeda compensa

Uma designer fatura US$5.000 por mês. A fatura é lançada a C$7.000 (taxa 1,40). O pagamento chega quando a taxa é 1,38, então são registrados C$6.900, o que deixa uma diferença cambial de C$100. Mais tarde, ela converte os US$5.000 a 1,36 e recebe C$6.800. A conta em dólar americano agora mostra US$0, mas ainda tem C$100 (C$6.900 de entrada, C$6.800 de saída). É uma segunda diferença cambial, e um ajuste de moeda principal a leva para ganho ou perda cambial. Da fatura ao dinheiro em dólar canadense, a diferença total é de C$200.

Loja de Hamilton: conta aberta na moeda errada

Uma loja abriu uma conta em dólar americano no ano passado e a lançou em dólar canadense. O extrato bancário agora mostra US$12.000, mas a moeda da conta não pode ser alterada. A loja abre uma conta nova em dólar americano com US$12.000 e encerra a antiga. O saldo canadense da conta antiga é de C$16.200; US$12.000 a 1,38 dá C$16.560. A diferença de C$360 provavelmente é uma diferença cambial, que deve ser registrada com a taxa e a data, depois de conferir que não há erro de lançamento nela.

Consultora de Edmonton: sem conta em dólar americano

Uma consultora recebe US$3.000 por trimestre por cheque, depositado numa conta em dólar canadense em que o banco faz a conversão. A fatura é lançada a C$4.110 (taxa 1,37) e C$4.080 são depositados, uma diferença de C$30. Sem conta em dólar americano, o multimoeda pode acrescentar pouco além de uma chave que não dá para desfazer. Ela registra os dólares canadenses efetivamente depositados e os C$30 como diferença cambial mais qualquer tarifa bancária.

E no seu caso?

• O multimoeda está ativo, a conta em dólar americano não zera e há um fim de ano, um T2125, uma T2 ou uma declaração de GST/HST chegando: manter este arquivo ou recomeçar a conta do zero é uma decisão de julgamento, com consequências na entrega. Veja ajuda de contabilidade.
• Você está prestes a abrir uma conta em dólar americano com um fim de ano ou uma declaração de GST/HST por perto: a moeda de uma conta trava depois do primeiro lançamento, então a configuração é difícil de refazer. Veja ajuda de contabilidade.
• Uma declaração já foi entregue com esses números: se e como corrigi-la é uma decisão profissional. Veja ajuda de contabilidade ou, para as demonstrações financeiras de uma corporação, como corrigir as demonstrações financeiras do ano passado.
• Qual taxa usar, ou se a renda em dólar americano é declarada em dólar canadense: veja vendas em dólar americano e repasses de marketplaces. Uma corporação elegível, residente no Canadá durante todo o ano fiscal, pode optar por uma moeda funcional numa moeda qualificada, como o dólar americano, mas somente se essa for a moeda principal dos livros de relatório financeiro dela durante todo o ano. A opção é feita no Form T1296, com vencimento 60 dias após o primeiro dia do ano fiscal; valem ainda outras condições e exclusões da CRA. Ela muda a moeda de declaração.
• Lançar ganhos e perdas cambiais, ou reavaliar no fim do ano: veja ganhos e perdas cambiais numa conta em dólar americano. Para a T2 de uma corporação, veja ganhos cambiais numa declaração de corporação.
• Você é freelancer e recebe em dólar americano: veja freelancer pago em USD: escrituração e banco.
• Seu negócio atua nos dois países: veja QuickBooks Canadá ou EUA e saldos multimoeda na escrituração.
• Uma corporação com conta bancária nos EUA: veja o guia da conta bancária nos EUA para a questão do T1135.
• Você ainda está escolhendo o software: veja qual software de contabilidade serve a uma pequena empresa canadense.