कनाडा में QuickBooks मल्टीकरेंसी: चालू करने से पहले तय करें

क्या अमेरिकी डॉलर की बिक्री के लिए QuickBooks में मल्टीकरेंसी चाहिए?

मल्टीकरेंसी की ज़रूरत तभी है, जब किसी अमेरिकी डॉलर के खाते, ग्राहक या आपूर्तिकर्ता की अमेरिकी डॉलर की राशियाँ बहीखाते में दर्ज रखनी हों। अमेरिकी डॉलर के खाते को कनाडाई डॉलर में भी दर्ज किया जा सकता है, लेकिन तब वह अपने अमेरिकी डॉलर के विवरण से मेल नहीं खा सकता। QuickBooks की अपनी सहायता कहती है कि इसे तभी चालू करें, जब आपके पास ऐसे बैंक खाते, ग्राहक या आपूर्तिकर्ता हों जो आपकी होम करेंसी का इस्तेमाल नहीं करते। यह मार्गदर्शिका कनाडा के QuickBooks Online को शामिल करती है, जो इस सुविधा को multicurrency या multi-currency लिखता है; Desktop शामिल नहीं है। होम करेंसी का मतलब वह करेंसी है जिसमें बहीखाता रिपोर्ट करता है।

सॉफ़्टवेयर कुछ भी दिखाए, आयकर के लिए कनाडाई डॉलर चाहिए: हर राशि उसके पैदा होने के दिन की spot दर पर बदली जाती है। मुख्य अपवाद वह कंपनी है जिसने functional currency का चुनाव किया हो; अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस भुगतान देखें।

यह स्विच एकतरफ़ा है, इसलिए पहले तय करें। मामला सरल नहीं है, अगर मल्टीकरेंसी पहले से चालू है और अमेरिकी डॉलर का खाता साफ़ नहीं हो रहा, अमेरिकी डॉलर का खाता कनाडाई डॉलर में दर्ज हुआ था और उसमें शेष है, या वर्षांत, T2125, T2 या GST/HST रिटर्न आने वाला है। इनके लिए सेटिंग नहीं, फ़ाइल के बारे में फ़ैसला चाहिए; नीचे "आपके मामले में अलग हो तो?" देखें। शून्य पर पहुँचे अमेरिकी डॉलर के खाते पर अब भी कनाडाई डॉलर दिखना विनिमय अंतर हो सकता है, लेकिन पहले प्रविष्टियाँ जाँचें। अमेरिकी डॉलर के बैंक विवरण, चालानों की तारीखें और हर एक पर इस्तेमाल हुई दर, मल्टीकरेंसी कब चालू हुई या होगी वह तारीख, और अपना QuickBooks प्लान इकट्ठा करें।

मल्टीकरेंसी चालू करने से क्या होता है, और क्या इसे दोबारा बंद किया जा सकता है?

चालू करने पर हर विदेशी करेंसी के खाते, ग्राहक और आपूर्तिकर्ता के दो मान हो जाते हैं: विदेशी राशि और कनाडाई डॉलर का मूल्य। QuickBooks की सहायता कहती है कि एक बार चालू होने के बाद आप इसे बंद नहीं कर सकते और होम करेंसी भी नहीं बदल सकते।

ये जाँचे गए संस्करणों में QuickBooks के बताए नियम हैं, इसलिए इन्हें अपनी फ़ाइल में पुष्टि करें। दो और सीमाएँ हैं: यह सुविधा शुरुआती प्लान में नहीं मिलती, और आप जितनी करेंसी इस्तेमाल करते हैं, हर एक के लिए अलग खाता चाहिए। जाँचे गए सहायता पृष्ठ यह नहीं बताते कि स्विच से पहले दर्ज लेन-देन का क्या होता है।

क्या मल्टीकरेंसी चालू करने के बाद मैं होम करेंसी बदल सकता हूँ?

नहीं। QuickBooks की सहायता कहती है कि आप इसे सिर्फ़ तब बदल सकते हैं, जब मल्टीकरेंसी अभी चालू न हुई हो। जो व्यवसाय कनाडाई डॉलर में रिपोर्ट करता है, उसे चालू करने से पहले पुष्टि करनी चाहिए कि होम करेंसी कनाडाई डॉलर है। दोनों देशों में काम करने वाले व्यवसाय के लिए कौन-सी होम करेंसी ठीक है, यह QuickBooks Canada या US में है।

अगर वह गलत सेट हो गई, तो जाँचे गए पृष्ठों में उसे ठीक करने की कोई सेटिंग नहीं है। नई फ़ाइल में दोबारा बनाना है या नहीं, यह इतिहास, फ़ाइल किए गए रिटर्न और GST/HST अवधियों के बारे में फ़ैसला है; नीचे "आपके मामले में अलग हो तो?" देखें।

जिस बैंक खाते में लेन-देन हो चुके हैं, उसकी करेंसी कैसे बदलूँ?

QuickBooks की सहायता के अनुसार आप नहीं बदल सकते: खाते में एक बार लेन-देन दर्ज होने के बाद उसकी करेंसी लॉक हो जाती है। आम तरीका, जो एक समुदाय के जवाब में भी बताया गया है, सही करेंसी में नया खाता बनाना और पुराने को निष्क्रिय करना है।

1. बदलाव की तारीख पर बैंक विवरण से अमेरिकी डॉलर का शेष लें।
2. उस शेष और तारीख के साथ अमेरिकी डॉलर में नया खाता बनाएँ।
3. पुराने खाते का बचा कनाडाई डॉलर का शेष ऐसी प्रविष्टि से साफ़ करें, जो नए शुरुआती शेष की भरपाई करे। नीचे Hamilton की दुकान का उदाहरण आँकड़े दिखाता है।
4. पुराने खाते को निष्क्रिय करें; हटाएँ नहीं। उसका इतिहास रिकॉर्ड का हिस्सा है।
5. जाँचें कि प्रविष्टि में इस्तेमाल हुए शुरुआती-शेष या सामान्य खाते में कोई शेष नहीं बचा।

पुराना खाता कनाडाई डॉलर में दर्ज था, इसलिए उसमें अमेरिकी डॉलर की राशियाँ कभी दर्ज नहीं हुईं। उसके कनाडाई शेष और बदलाव की दर पर बदले गए अमेरिकी डॉलर के शेष के बीच का अंतर आम तौर पर विनिमय अंतर होता है; पहले जाँचें कि उसमें कोई प्रविष्टि की गलती न हो। उसे दर और तारीख के साथ दर्ज करें; उसे शुरुआती शेष में न दबाएँ। इस अंतर पर कर कैसे लगता है, यह अमेरिकी डॉलर के खाते पर विनिमय लाभ और हानि में है।

कनाडाई डॉलर के बहीखाते को बिगाड़े बिना अमेरिकी डॉलर का बैंक खाता कैसे जोड़ूँ?

उसे अमेरिकी डॉलर में नए खाते के रूप में जोड़ें, साफ़ तारीख से शुरू करें, और हर प्रविष्टि अमेरिकी डॉलर में, दर्ज की गई दर के साथ करें। QuickBooks की सहायता इस सेटअप को करेंसी, शुरुआती तारीख और शुरुआती शेष वाले नए खाते के रूप में बताती है।

1. पुष्टि करें कि होम करेंसी कनाडाई डॉलर है और आपके प्लान में मल्टीकरेंसी शामिल है।
2. पिछली अवधि के हर खाते का मिलान करें, फिर अगली अवधि की शुरुआत में मल्टीकरेंसी चालू करें।
3. खाता अमेरिकी डॉलर में जोड़ें। शुरुआती शेष के रूप में शुरुआती तारीख का विवरण वाला अमेरिकी डॉलर का शेष इस्तेमाल करें।
4. हर जमा और भुगतान अमेरिकी डॉलर में दर्ज करें। हर इस्तेमाल हुई दर का स्रोत रखें।
5. किसी भी रूपांतरण का कनाडाई पक्ष उस राशि पर दर्ज करें जो बैंक ने असल में जमा की। CAD और USD खातों के बीच ट्रांसफ़र देखें।
6. हर महीने अमेरिकी डॉलर में मिलान करें, फिर कनाडाई डॉलर का मूल्य जाँचें।

बहीखाते में कौन-सी विनिमय दर इस्तेमाल करें, और CRA क्या स्वीकार करती है?

उस दिन की दर इस्तेमाल करें जिस दिन राशि पैदा हुई। CRA की डिफ़ॉल्ट दर उस दिन Bank of Canada की बताई दर है, या अगर उस दिन दर नहीं बताई गई तो उससे ठीक पहले का नज़दीकी दिन। कोई और दैनिक स्रोत तभी स्वीकार होता है जब वह CRA की बताई शर्तें पूरी करे और लगातार इस्तेमाल हो, और जब दरें काफ़ी घटती-बढ़ती हों तब औसत आम तौर पर स्वीकार नहीं होता। GST/HST के अलग नियम हैं: जिस दिन कर देय हो, CRA के स्वीकार किए अन्य दिन, या मासिक औसत, लगातार इस्तेमाल हो और दस्तावेज़ में दर्ज हो।

सॉफ़्टवेयर की दर CRA का नियम नहीं है। QuickBooks दरें अपने आप भर देता है और आपको किसी लेन-देन पर या उस दिन के लिए अपनी दर दर्ज करने देता है; उसकी दर CRA की हर शर्त पूरी करती है या नहीं, यह पुष्टि करना आपका काम है। Bank of Canada हर कार्यदिवस एक सांकेतिक दर प्रकाशित करता है। ब्योरा अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस भुगतान में है।

शून्य हो चुके अमेरिकी डॉलर के खाते पर QuickBooks कनाडाई डॉलर का शेष क्यों छोड़ देता है?

हर प्रविष्टि का मूल्य उसके अपने दिन की दर से लगता है, और आने और जाने वाले पैसे पर अलग दरें लगी थीं। खाते में शून्य अमेरिकी डॉलर हो सकते हैं और फिर भी कनाडाई डॉलर का कुछ शेष रह सकता है। यह गायब पैसे की जगह विनिमय अंतर हो सकता है, लेकिन कारण तय करने के लिए अमेरिकी डॉलर की गतिविधि का मिलान और कनाडाई डॉलर की प्रविष्टियों की जाँच, दोनों ज़रूरी हैं। नीचे Toronto की डिज़ाइनर का उदाहरण आँकड़े दिखाता है। QuickBooks की सहायता कहती है कि होम करेंसी समायोजन (ऐसी प्रविष्टि जो विदेशी शेष का कनाडाई डॉलर मूल्य दोबारा निकालती है) के बिना रिपोर्ट वे मान दिखाती हैं जो हर लेन-देन दर्ज करते समय की दरों पर आधारित थे।

इसे साफ़ करने से पहले पता करें कि यह तीन में से क्या है:

• असली विनिमय अंतर। रकम मिलने और रूपांतरण के बीच दर बदल गई।
• ट्रांसफ़र पर बेमेल दरें। एक पक्ष ने सॉफ़्टवेयर की दर इस्तेमाल की और दूसरे ने बैंक की असल राशि। बैंक का मार्जिन और शुल्क CAD और USD खातों के बीच ट्रांसफ़र में हैं।
• प्रविष्टि की गलती। गलत खाता, करेंसी, तारीख या दर, या ऐसा भुगतान जो अपने चालान से जोड़ा नहीं गया। चालान और भुगतान की तारीखों पर अलग-अलग सही दरें सामान्य हैं और निपटान पर विनिमय अंतर बनाती हैं।

फिर अमेरिकी डॉलर की गतिविधि का बैंक विवरण से मिलान करें और कनाडाई डॉलर की प्रविष्टियाँ जाँचें; हर नतीजे के विकल्प आखिरी भाग में हैं। सुधार से रिपोर्ट की गई आय बदल सकती है, इसलिए कोई प्रविष्टि दर्ज करने से पहले अमेरिकी डॉलर के खाते पर विनिमय लाभ और हानि पढ़ें। सॉफ़्टवेयर के "realized" और "unrealized" लेबल अपने आप कर व्यवहार तय नहीं करते।

रिपोर्ट में कनाडाई राशि के बगल में विदेशी राशि (USD) कैसे दिखाऊँ?

विस्तृत रिपोर्ट इस्तेमाल करें और करेंसी, विदेशी राशि और विनिमय दर के कॉलम जोड़ें। Balance Sheet जैसी सार रिपोर्टें सिर्फ़ होम करेंसी दिखाती हैं। जाँचे गए सहायता पृष्ठ इसे शामिल नहीं करते; ये चरण QuickBooks स्टाफ़ के पुराने समुदाय जवाबों से लिए गए हैं, इसलिए अपना संस्करण जाँचें।

ये कॉलम हर लेन-देन की अमेरिकी डॉलर राशि दिखाते हैं, चालू शेष नहीं। विवरण की अवधि के लिए अमेरिकी डॉलर के शुरुआती शेष से शुरू करें, जमा जोड़ें और निकासी घटाएँ ताकि अंतिम शेष मिले, और उसकी विवरण से तुलना करें, बकाया मदों का ध्यान रखते हुए। अगर रिपोर्ट में शुरुआती शेष या कोई कॉलम नहीं है, तो वही गणना स्प्रेडशीट में लेन-देन से दोबारा बनाएँ।

हर अमेरिकी डॉलर के लेन-देन की दर और राशि साबित करने के लिए क्या रखूँ?

वह रखें, जिससे कोई समीक्षक हर कनाडाई डॉलर की राशि को अमेरिकी डॉलर के स्रोत से दोबारा बना सके। CRA कहती है कि GST/HST के रूपांतरण के लिए दर के स्रोत का दस्तावेज़ चाहिए।

• अमेरिकी डॉलर के बैंक विवरण और बैंक के रूपांतरण की कोई भी सूचना।
• हर चालान: तारीख, अमेरिकी डॉलर की राशि और इस्तेमाल हुई दर।
• दर का स्रोत: सहेजी गई Bank of Canada दर तालिका, या कोई और स्रोत और वह क्यों योग्य है।
• सॉफ़्टवेयर में आपने जो भी दर बदली, उसका नोट और कारण।
• मल्टीकरेंसी चालू होने की तारीख, और प्लान।
• होम करेंसी समायोजन: तारीख, दर और खाते।

आम तौर पर इन्हें उस आखिरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें, जिससे वे जुड़े हैं, CRA के रिकॉर्ड रखने के नियमों के तहत। देर से फ़ाइल किए आयकर रिटर्न के लिए यह अवधि फ़ाइल करने की तारीख से चलती है; आपत्तियाँ, अपीलें और अन्य अपवाद ज़्यादा समय तक रखना ज़रूरी कर सकते हैं। इन्हें कहाँ रखें, जिसमें कनाडा के बाहर डेटा रखने वाले सॉफ़्टवेयर के रिकॉर्ड भी शामिल हैं, यह व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें में है; कोई पुरानी फ़ाइल हटाने से पहले उसे पढ़ें।

मल्टीकरेंसी पहले से चालू है और मेरा USD खाता मेल नहीं खा रहा: फ़ाइल करने से पहले मेरे पास क्या विकल्प हैं?

पहले अमेरिकी डॉलर के लेन-देन का बैंक विवरण से मिलान करें। मिलान होने से कनाडाई डॉलर की प्रविष्टियाँ सही साबित नहीं होतीं। शेष विनिमय अंतर है या नहीं, यह तय करने से पहले तारीखें, दरें, ट्रांसफ़र के दोनों पक्ष और पहले के समायोजन जाँचें। विनिमय समायोजन दर्ज करने से पहले प्रविष्टि की गलतियाँ सुधारें।

तीन बातें इसे पेशेवर निर्णय का मामला बनाती हैं। कोई रिटर्न पहले से मौजूदा आँकड़ों पर आधारित हो सकता है (T2125, T2 या GST/HST)। आयकर और GST/HST अलग नियमों से रूपांतरण करते हैं। और विनिमय अंतर आय बदल सकते हैं। फ़ाइल करने से पहले दो सवालों के जवाब चाहिए: यह फ़ाइल रखें या अमेरिकी डॉलर का खाता साफ़ तरीके से दोबारा शुरू करें, और विनिमय प्रविष्टियाँ कौन सुधारेगा।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं। राशियाँ अमेरिकी डॉलर (US$) और कनाडाई डॉलर (C$) में हैं; दरें प्रति US$1 पर C$ में हैं।

Toronto की डिज़ाइनर: जहाँ मल्टीकरेंसी काम आती है

एक डिज़ाइनर हर महीने US$5,000 का चालान बनाती है। चालान C$7,000 पर दर्ज होता है (दर 1.40)। भुगतान तब आता है जब दर 1.38 है, इसलिए C$6,900 दर्ज होता है और C$100 का विनिमय अंतर बचता है। बाद में वह US$5,000 को 1.36 पर बदलती है और C$6,800 पाती है। अमेरिकी डॉलर का खाता अब US$0 दिखाता है, फिर भी उस पर C$100 बचे हैं (C$6,900 आए, C$6,800 गए)। यह दूसरा विनिमय अंतर है, और होम करेंसी समायोजन उसे विनिमय लाभ या हानि में ले जाता है। चालान से कनाडाई नकद तक कुल अंतर C$200 है।

Hamilton की दुकान: गलत करेंसी में खुला खाता

एक दुकान ने पिछले साल अमेरिकी डॉलर का खाता खोला और उसे कनाडाई डॉलर में दर्ज किया। बैंक विवरण अब US$12,000 दिखाता है, लेकिन खाते की करेंसी बदली नहीं जा सकती। वह US$12,000 के साथ अमेरिकी डॉलर का नया खाता खोलती है और पुराना बंद कर देती है। पुराने खाते का कनाडाई शेष C$16,200 है; 1.38 पर US$12,000 C$16,560 है। C$360 का अंतर संभवतः विनिमय अंतर है, जिसे दर और तारीख के साथ दर्ज करना है, यह जाँचने के बाद कि उसमें प्रविष्टि की कोई गलती नहीं है।

Edmonton की सलाहकार: अमेरिकी डॉलर का कोई खाता नहीं

एक सलाहकार को हर तिमाही US$3,000 चेक से मिलते हैं, जो कनाडाई डॉलर के खाते में जमा होते हैं और बैंक उन्हें बदल देता है। चालान C$4,110 पर दर्ज होता है (दर 1.37) और C$4,080 जमा होते हैं, यानी C$30 का अंतर। अमेरिकी डॉलर के खाते के बिना मल्टीकरेंसी एक ऐसे स्विच से ज़्यादा कुछ नहीं जोड़ सकती, जिसे वापस नहीं किया जा सकता। वह असल में जमा हुए कनाडाई डॉलर दर्ज करती है, और C$30 को विनिमय अंतर और किसी बैंक शुल्क के रूप में।

आपके मामले में अलग हो तो?

• मल्टीकरेंसी चालू है, अमेरिकी डॉलर का खाता साफ़ नहीं हो रहा, और वर्षांत, T2125, T2 या GST/HST रिटर्न आने वाला है: यह फ़ाइल रखना या खाता साफ़ तरीके से दोबारा शुरू करना ऐसा फ़ैसला है, जिसका फ़ाइलिंग पर असर पड़ता है। बहीखाता सहायता देखें।
• आप वर्षांत या GST/HST रिटर्न के नज़दीक अमेरिकी डॉलर का खाता खोलने वाले हैं: खाते में लेन-देन दर्ज होते ही उसकी करेंसी लॉक हो जाती है, इसलिए सेटअप दोबारा करना कठिन है। बहीखाता सहायता देखें।
• इन आँकड़ों पर रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो चुका है: उसे सुधारना है या नहीं और कैसे, यह पेशेवर फ़ैसला है। बहीखाता सहायता देखें, या कंपनी के वित्तीय विवरण के लिए पिछले साल के वित्तीय विवरण सुधारना देखें।
• कौन-सी दर इस्तेमाल करें, या अमेरिकी डॉलर की आय कनाडाई डॉलर में रिपोर्ट होती है या नहीं: अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस भुगतान देखें। पूरे कर वर्ष में कनाडा की निवासी योग्य कंपनी अमेरिकी डॉलर जैसी योग्य करेंसी में कार्यात्मक मुद्रा चुन सकती है, लेकिन तभी जब पूरे साल उसके वित्तीय-रिपोर्टिंग बहीखाते की मुख्य करेंसी वही हो। चुनाव Form T1296 पर होता है, जो कर वर्ष के पहले दिन के 60 दिन बाद तक देय है; CRA की और शर्तें और अपवाद लागू होते हैं। यह रिपोर्टिंग करेंसी बदल देता है।
• विनिमय लाभ और हानि दर्ज करना, या वर्षांत पर पुनर्मूल्यांकन: अमेरिकी डॉलर के खाते पर विनिमय लाभ और हानि देखें। कंपनी के T2 के लिए कंपनी के रिटर्न पर विदेशी विनिमय लाभ देखें।
• आप फ़्रीलांसर हैं और आपको अमेरिकी डॉलर में भुगतान मिलता है: USD में भुगतान पाने वाला फ़्रीलांसर: बहीखाता और बैंकिंग देखें।
• आपका व्यवसाय दोनों देशों में काम करता है: QuickBooks Canada या US और बहीखाते में मल्टी-करेंसी शेष देखें।
• कंपनी के पास अमेरिकी बैंक खाता है: T1135 के सवाल के लिए अमेरिकी बैंक खाते की मार्गदर्शिका देखें।
• अभी सॉफ़्टवेयर चुन रहे हैं: छोटे कनाडाई व्यवसाय के लिए कौन-सा अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर ठीक है देखें।