تعدد العملات في QuickBooks في كندا: قرّر قبل تفعيله

هل أحتاج إلى تعدد العملات في QuickBooks لمبيعات بالدولار الأمريكي؟

لا حاجة إلى تعدد العملات إلا عندما يجب أن يحمل حساب أو عميل أو مورّد بالدولار الأمريكي مبالغه بالدولار الأمريكي في الدفاتر. ويمكن أيضًا تسجيل حساب بالدولار الأمريكي بالدولار الكندي، لكنه حينئذ لا يتطابق مع كشفه بالدولار الأمريكي. وتقول مساعدة QuickBooks نفسها إن عليك تفعيله فقط إذا كان لديك حسابات مصرفية أو عملاء أو موردون لا يستخدمون عملتك الأساسية. ويغطي هذا الدليل QuickBooks Online في كندا، الذي يكتب الميزة multicurrency أو multi-currency؛ أما Desktop فلا يغطيه. والعملة الأساسية (home currency) هي العملة التي تُبلغ بها الدفاتر.

تحتاج ضريبة الدخل إلى الدولار الكندي أيًّا كان ما يعرضه البرنامج: يُحوَّل كل مبلغ بـسعر الصرف الفوري لليوم الذي نشأ فيه. والاستثناء الرئيسي هو الشركة التي اختارت عملة وظيفية؛ راجع المبيعات بالدولار الأمريكي ودفعات المنصات.

التفعيل لا رجعة فيه، فقرّر أولًا. وتكون الحالة غير بسيطة إذا كان تعدد العملات مفعّلًا أصلًا وحساب بالدولار الأمريكي لا يُسوَّى، أو سُجِّل حساب بالدولار الأمريكي بالدولار الكندي وفيه رصيد، أو اقترب موعد نهاية سنة أو إقرار ⁦T2125⁩ أو إقرار ضريبة دخل الشركات الكندي (⁦T2⁩) أو إقرار ضريبة السلع والخدمات / ضريبة المبيعات المنسّقة (⁦GST/HST⁩). وهذه تحتاج إلى قرار بشأن الملف لا إلى إعداد؛ راجع «هل تختلف حالتك؟» أدناه. وقد يكون حساب بالدولار الأمريكي رصيده صفر ويُظهر مع ذلك دولارات كندية فرق سعر صرف، لكن افحص القيود أولًا. اجمع كشوف الحساب المصرفي بالدولار الأمريكي، وتواريخ فواتيرك والسعر المستخدم في كل منها، وتاريخ تفعيل تعدد العملات أو تاريخ تفعيله المنتظر، وباقة QuickBooks لديك.

ماذا يفعل تفعيل تعدد العملات، وهل أستطيع إيقافه بعد ذلك؟

يمنح التفعيل كل حساب وعميل ومورّد بعملة أجنبية قيمتين: المبلغ الأجنبي وقيمة بالدولار الكندي. وتقول مساعدة QuickBooks إنه بعد التفعيل لا يمكنك إيقافه ولا تغيير عملتك الأساسية.

هذه هي القواعد التي تذكرها QuickBooks في الإصدارات التي جرى فحصها، فتأكد منها في ملفك. وثمة قيدان آخران: الميزة غير متاحة في الباقة الأساسية، وتحتاج كل عملة تستخدمها إلى حساب خاص بها. ولا تذكر صفحات المساعدة التي جرى فحصها ما يحدث للمعاملات المرحّلة قبل التفعيل.

هل أستطيع تغيير عملتي الأساسية بعد التفعيل؟

لا. تقول مساعدة QuickBooks إنه يمكنك تغييرها فقط ما دام تعدد العملات غير مفعّل بعد. وعلى النشاط الذي يُبلغ بالدولار الكندي أن يتأكد أن العملة الأساسية هي الدولار الكندي قبل التفعيل. وأي عملة أساسية تناسب نشاطًا في البلدين تجدها في QuickBooks كندا أم أمريكا.

وإذا كانت مضبوطة خطأً، فلا تعرض الصفحات التي جرى فحصها إعدادًا لإصلاح ذلك. وهل تعيد البناء في ملف جديد قرار يتعلق بالتاريخ والإقرارات المقدَّمة وفترات ⁦GST/HST⁩؛ راجع «هل تختلف حالتك؟» أدناه.

كيف أغيّر عملة حساب مصرفي بعد أن صارت عليه معاملات؟

لا تستطيع بحسب مساعدة QuickBooks: بمجرد ترحيل معاملة إلى حساب تُقفل عملته. والطريق المعتاد، الموصوف أيضًا في إجابة من المجتمع، هو حساب جديد بالعملة الصحيحة وتعطيل الحساب القديم.

1. خذ الرصيد بالدولار الأمريكي من كشف الحساب المصرفي في تاريخ التحويل.
2. أنشئ الحساب الجديد بالدولار الأمريكي بذلك الرصيد الافتتاحي وبذلك التاريخ.
3. صفِّ الرصيد المتبقي بالدولار الكندي في الحساب القديم بقيد يقابل الرصيد الافتتاحي الجديد. ويعرض متجر هاميلتون أدناه الأرقام.
4. عطّل الحساب القديم ولا تحذفه. فتاريخه جزء من السجلات.
5. تحقق أنه لا يبقى رصيد في حساب الرصيد الافتتاحي أو الحساب الجامع الذي استُخدم في القيد.

سُجِّل الحساب القديم بالدولار الكندي، فلم يلتقط مبالغ الدولار الأمريكي. والفرق بين رصيده الكندي والرصيد بالدولار الأمريكي محوّلًا بسعر تاريخ التحويل هو عادةً فرق سعر صرف؛ فتأكد أولًا أنه لا يتضمن خطأ في القيد. سجّله مع سعره وتاريخه ولا تدفنه في الرصيد الافتتاحي. وكيف تُفرض الضريبة على هذا الفرق مبيّن في أرباح وخسائر الصرف في حساب بالدولار الأمريكي.

كيف أضيف حسابًا مصرفيًا بالدولار الأمريكي دون إرباك دفاتري بالدولار الكندي؟

أضفه حسابًا جديدًا بالدولار الأمريكي، وابدأه بتاريخ نظيف، وسجّل كل قيد بالدولار الأمريكي بسعر موثَّق. وتصف مساعدة QuickBooks الإعداد بأنه حساب جديد بعملة وتاريخ بدء ورصيد افتتاحي.

1. تأكد أن العملة الأساسية هي الدولار الكندي وأن الباقة تشمل تعدد العملات.
2. سوِّ كل حساب عن الفترة السابقة، ثم فعّل تعدد العملات عند بداية الفترة التالية.
3. أضف الحساب بالدولار الأمريكي. واستخدم رصيد كشف الحساب بالدولار الأمريكي في تاريخ البدء رصيدًا افتتاحيًا.
4. سجّل كل إيداع ودفعة بالدولار الأمريكي. واحتفظ بمصدر كل سعر استخدمته.
5. سجّل الجانب الكندي من أي تحويل بالمبلغ الذي أودعه المصرف فعلًا. راجع التحويلات بين حسابات الدولار الكندي والأمريكي.
6. سوِّ بالدولار الأمريكي كل شهر، ثم افحص القيمة بالدولار الكندي.

أي سعر صرف يجب أن تستخدمه الدفاتر، وما الذي تقبله CRA؟

استخدم سعر اليوم الذي نشأ فيه المبلغ. والأساس لدى CRA هو السعر الذي يعلنه Bank of Canada في ذلك اليوم، أو أقرب يوم سابق إن لم يُعلن سعر. ولا يُقبل مصدر يومي آخر إلا وفق الشروط التي تذكرها CRA وعند استخدامه باتساق، ولا يُقبل المتوسط عمومًا حين تتقلب الأسعار تقلبًا كبيرًا. أما ⁦GST/HST⁩ فلها قواعد منفصلة: يوم استحقاق الضريبة، أو أيام أخرى تقبلها CRA، أو المتوسط الشهري، بشرط الاتساق والتوثيق.

سعر البرنامج ليس قاعدة CRA. فتملأ QuickBooks الأسعار تلقائيًا وتتيح لك إدخال سعرك الخاص في المعاملة أو لليوم؛ والتأكد من استيفاء سعرها لكل شرط من شروط CRA مسؤوليتك. وينشر Bank of Canada سعرًا إرشاديًا واحدًا كل يوم عمل. وتفاصيل ذلك في المبيعات بالدولار الأمريكي ودفعات المنصات.

لماذا تترك QuickBooks رصيدًا بالدولار الكندي في حساب بالدولار الأمريكي رصيده صفر؟

يُقيَّم كل قيد بسعر يومه، واستُخدمت أسعار مختلفة للمبالغ الداخلة والخارجة. فقد يحمل الحساب صفر دولار أمريكي ويبقى فيه باقٍ بالدولار الكندي. وقد يكون فرق سعر صرف لا مالًا مفقودًا، لكن لا بد من تسوية حركة الدولار الأمريكي وفحص القيود بالدولار الكندي معًا لمعرفة السبب. ويعرض مثال المصمّمة في تورنتو أدناه الأرقام. وتقول مساعدة QuickBooks إنه بدون تسوية العملة الأساسية (home currency adjustment، وهي قيد يعيد حساب القيمة بالدولار الكندي لرصيد أجنبي)، تعرض التقارير قيمًا مبنية على الأسعار المستخدمة عند تسجيل كل معاملة.

قبل تصفيته، حدّد أيًّا من ثلاثة أمور هو:

• فرق صرف حقيقي. تحرك السعر بين الاستلام والتحويل.
• أسعار غير متطابقة في تحويل. استخدم أحد الجانبين سعر البرنامج والآخر المبلغ الفعلي من المصرف. وهامش المصرف ورسومه في التحويلات بين حسابات الدولار الكندي والأمريكي.
• خطأ في القيد. حساب أو عملة أو تاريخ أو سعر خاطئ، أو دفعة غير مطابقة لفاتورتها. وتكون الأسعار الصحيحة المختلفة في تاريخ الفاتورة وتاريخ الدفعة أمرًا طبيعيًا وتنتج فرق صرف عند التسوية.

ثم سوِّ حركة الدولار الأمريكي مع كشف الحساب المصرفي وافحص القيود بالدولار الكندي؛ وفي القسم الأخير خيارات لكل نتيجة. وقد يغيّر التصحيح الدخل المُبلَغ عنه، فاقرأ أرباح وخسائر الصرف في حساب بالدولار الأمريكي قبل ترحيل أي تصحيح. ولا تحدد تسميتا البرنامج «realized» و«unrealized» وحدهما المعالجة الضريبية.

كيف أُظهر المبلغ الأجنبي (بالدولار الأمريكي) بجانب المبلغ الكندي في تقرير؟

استخدم تقريرًا تفصيليًا وأضف أعمدة العملة والمبلغ الأجنبي وسعر الصرف. أما التقارير الملخصة، مثل الميزانية العمومية، فتعرض العملة الأساسية فقط. ولا تغطي صفحات المساعدة التي جرى فحصها ذلك؛ فالخطوات من إجابات أقدم في المجتمع كتبها موظفو QuickBooks، فتأكد من إصدارك.

تعرض هذه الأعمدة مبلغ كل معاملة بالدولار الأمريكي، لا رصيدًا متراكمًا. ولفترة الكشف، ابدأ بالرصيد الافتتاحي بالدولار الأمريكي، وأضف الإيداعات واطرح السحوبات للوصول إلى الرصيد الختامي، وقارنه بالكشف مع مراعاة البنود المعلقة. وإذا خلا التقرير من الرصيد الافتتاحي أو من عمود، فأعد بناء الحساب نفسه من المعاملات في جدول بيانات.

ما الذي أحتفظ به لإثبات السعر والمبلغ في كل معاملة بالدولار الأمريكي؟

احتفظ بما يتيح للمراجع إعادة بناء كل رقم بالدولار الكندي من مصدره بالدولار الأمريكي. وتقول CRA إن تحويلات ⁦GST/HST⁩ تحتاج إلى توثيق مصدر السعر.

• كشوف الحساب المصرفي بالدولار الأمريكي وأي إشعار تحويل من المصرف.
• كل فاتورة: تاريخها ومبلغها بالدولار الأمريكي والسعر المستخدم.
• مصدر السعر: جدول محفوظ لأسعار Bank of Canada، أو المصدر الآخر وسبب أهليته.
• ملاحظة بكل سعر غيّرته يدويًا في البرنامج، وسبب ذلك.
• تاريخ تفعيل تعدد العملات، والباقة.
• تسويات العملة الأساسية: التاريخ والسعر والحسابات.

احتفظ بها عمومًا ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها، بموجب قواعد حفظ السجلات لدى CRA. وبالنسبة إلى إقرار ضريبة الدخل المتأخر، تُحسب هذه المدة من تاريخ التقديم؛ وقد تتطلب الاعتراضات والاستئنافات وغيرها من الاستثناءات حفظًا أطول. وأين تحتفظ بها، ومنها سجلات في برنامج يخزّن البيانات خارج كندا، في كم تحتفظ بسجلات النشاط التجاري؛ فاقرأه قبل حذف ملف قديم.

تعدد العملات مفعّل وحسابي بالدولار الأمريكي لا يتطابق: ما خياراتي قبل التقديم؟

سوِّ أولًا معاملات الدولار الأمريكي مع كشف الحساب المصرفي. والتطابق لا يثبت صحة القيود بالدولار الكندي. افحص التواريخ والأسعار وجانبي التحويلات والتسويات السابقة قبل أن تقرر هل الباقي فرق سعر صرف. وصحّح أخطاء القيود قبل ترحيل تسوية صرف.

ثلاثة أمور تجعل هذه حالة تحتاج إلى حكم مهني. فقد يكون إقرار قائمًا بالفعل على الأرقام الحالية (⁦T2125⁩ أو ⁦T2⁩ أو ⁦GST/HST⁩). وتحوّل ضريبة الدخل و⁦GST/HST⁩ بقواعد مختلفة. وقد تغيّر فروق الصرف الدخل. وثمة سؤالان يحتاجان إلى إجابة قبل التقديم: هل تُبقي هذا الملف أم تعيد حساب الدولار الأمريكي نظيفًا، ومن يصحح قيود الصرف.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. المبالغ بالدولار الأمريكي (US$) وبالدولار الكندي (C$)؛ والأسعار C$ لكل US$1.

مصمّمة في تورنتو: حيث يفيد تعدد العملات

تُصدر مصمّمة فاتورة بمبلغ 5,000 دولار أمريكي شهريًا. وتُسجَّل الفاتورة بمبلغ 7,000 دولار كندي (السعر 1.40). وتصل الدفعة حين يكون السعر 1.38، فيُسجَّل 6,900 دولار كندي، ويبقى فرق صرف قدره 100 دولار كندي. ثم تحوّل لاحقًا 5,000 دولار أمريكي بسعر 1.36 وتتلقى 6,800 دولار كندي. فيُظهر حساب الدولار الأمريكي الآن 0 دولار أمريكي لكنه يحمل 100 دولار كندي (6,900 دولار كندي داخلة و6,800 دولار كندي خارجة). وهذا فرق صرف ثانٍ، وتنقله تسوية العملة الأساسية إلى ربح أو خسارة الصرف. ومن الفاتورة إلى النقد الكندي يبلغ إجمالي الفرق 200 دولار كندي.

متجر في هاميلتون: حساب فُتح بعملة خاطئة

فتح متجر حسابًا بالدولار الأمريكي في السنة الماضية وسجّله بالدولار الكندي. ويُظهر كشف الحساب المصرفي الآن 12,000 دولار أمريكي، لكن لا يمكن تغيير عملة الحساب. فيفتح حسابًا جديدًا بالدولار الأمريكي برصيد 12,000 دولار أمريكي ويغلق القديم. والرصيد الكندي للحساب القديم 16,200 دولار كندي؛ و12,000 دولار أمريكي بسعر 1.38 تساوي 16,560 دولار كندي. والفرق البالغ 360 دولار كندي فرق سعر صرف على الأرجح، يُسجَّل مع سعره وتاريخه بعد التأكد أنه لا يتضمن خطأ في القيد.

مستشارة في إدمنتون: بلا حساب بالدولار الأمريكي

تتلقى مستشارة 3,000 دولار أمريكي كل ربع سنة بشيك، يُودَع في حساب بالدولار الكندي حيث يحوّله المصرف. وتُسجَّل الفاتورة بمبلغ 4,110 دولار كندي (السعر 1.37) ويُودَع 4,080 دولار كندي، فيكون الفرق 30 دولارًا كنديًا. وبلا حساب بالدولار الأمريكي، قد لا يضيف تعدد العملات الكثير سوى مفتاح لا يمكن التراجع عنه. فتسجّل الدولارات الكندية المودَعة فعلًا، و30 دولارًا كنديًا فرق سعر صرف إضافة إلى أي رسوم مصرفية.

هل تختلف حالتك؟

• تعدد العملات مفعّل وحساب الدولار الأمريكي لا يُسوَّى واقترب موعد نهاية سنة أو إقرار ⁦T2125⁩ أو ⁦T2⁩ أو ⁦GST/HST⁩: إبقاء هذا الملف أو إعادة بدء الحساب نظيفًا قرار تقدير له عواقب على التقديم. راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• أنت على وشك فتح حساب بالدولار الأمريكي وموعد نهاية سنة أو إقرار ⁦GST/HST⁩ قريب: تُقفل عملة الحساب بمجرد الترحيل إليه، فيصعب تدارك الإعداد. راجع مساعدة مسك الدفاتر.
• قُدّم إقرار بناءً على هذه الأرقام: هل يُصحَّح وكيف قرار مهني. راجع مساعدة مسك الدفاتر أو، للقوائم المالية لشركة، تصحيح القوائم المالية للسنة الماضية.
• أي سعر تستخدم، أو هل يُبلَّغ عن دخل الدولار الأمريكي بالدولار الكندي: راجع المبيعات بالدولار الأمريكي ودفعات المنصات. ويجوز لشركة مؤهلة مقيمة في كندا طوال السنة الضريبية أن تختار عملة وظيفية بعملة مؤهلة مثل الدولار الأمريكي، لكن فقط إذا كانت العملة الرئيسية لدفاتر إبلاغها المالي طوال السنة. ويُقدَّم الاختيار في النموذج ⁦T1296⁩، وموعده 60 يومًا بعد اليوم الأول من السنة الضريبية؛ وتنطبق شروط واستثناءات أخرى من CRA. وهو يغيّر عملة الإبلاغ.
• تسجيل أرباح وخسائر الصرف، أو إعادة التقييم في نهاية السنة: راجع أرباح وخسائر الصرف في حساب بالدولار الأمريكي. وبالنسبة إلى إقرار ⁦T2⁩ للشركة، راجع أرباح الصرف في إقرار الشركة.
• أنت مستقل تتقاضى بالدولار الأمريكي: راجع مستقل يتقاضى بالدولار الأمريكي: الدفاتر والمصارف.
• يعمل نشاطك في البلدين: راجع QuickBooks كندا أم أمريكا وأرصدة العملات المتعددة في الدفاتر.
• شركة تحتفظ بحساب مصرفي أمريكي: راجع دليل الحساب المصرفي الأمريكي لمسألة النموذج ⁦T1135⁩.
• ما زلت تختار البرنامج: راجع أي برنامج محاسبة يناسب نشاطًا كنديًا صغيرًا.