QuickBooks multimoneda en Canadá: decida antes de activarla

¿Necesito multimoneda en QuickBooks para ventas en dólares estadounidenses?

Multimoneda hace falta solo cuando una cuenta, un cliente o un proveedor en dólares estadounidenses debe llevar sus montos en dólares estadounidenses en la contabilidad. Una cuenta en dólares estadounidenses también se puede registrar en dólares canadienses, pero entonces no puede cuadrar con su estado de cuenta en dólares estadounidenses. La propia ayuda de QuickBooks dice que se active solo si usted tiene cuentas bancarias, clientes o proveedores que no usan su moneda local. Esta guía cubre QuickBooks Online en Canadá, que escribe la función como multicurrency o multi-currency; no cubre Desktop. Moneda local (home currency) es la moneda en la que la contabilidad presenta sus informes.

El impuesto sobre la renta necesita dólares canadienses sin importar lo que muestre el programa: cada monto se convierte al tipo de cambio al contado del día en que se origina. La excepción principal es una corporación con una elección de moneda funcional; vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta.

El cambio no tiene regreso, así que decida primero. El caso deja de ser sencillo si multimoneda ya está activada y una cuenta en dólares estadounidenses no se limpia, si una cuenta en dólares estadounidenses se registró en dólares canadienses y tiene saldo, o si se acerca un cierre de año, un T2125, una T2 o una declaración de GST/HST. Esos casos requieren una decisión sobre el archivo, no un ajuste de configuración; vea «¿Su caso es distinto?» más abajo. Una cuenta en dólares estadounidenses en cero que aún muestra dólares canadienses puede ser una diferencia cambiaria, pero revise primero los asientos. Reúna los estados de cuenta bancarios en dólares estadounidenses, las fechas de sus facturas y el tipo de cambio usado en cada una, la fecha en que multimoneda se activó o se activará, y su plan de QuickBooks.

¿Qué hace activar multimoneda y puedo volver a desactivarla?

Al activarla, cada cuenta, cliente y proveedor en moneda extranjera tiene dos valores: el monto en moneda extranjera y un valor en dólares canadienses. La ayuda de QuickBooks dice que, una vez activada, no se puede desactivar ni cambiar la moneda local.

Estas son las reglas que QuickBooks indica en las versiones revisadas, así que confírmelas en su propio archivo. Se aplican dos límites más: la función no se ofrece en el plan básico, y cada moneda que usted use necesita su propia cuenta. Las páginas de ayuda revisadas no dicen qué pasa con las transacciones registradas antes del cambio.

¿Puedo cambiar mi moneda local después de activar multimoneda?

No. La ayuda de QuickBooks dice que solo se puede cambiar mientras multimoneda aún no está habilitada. Un negocio que declara en dólares canadienses debe confirmar que la moneda local sea dólares canadienses antes de activarla. Qué moneda local conviene a un negocio en los dos países se explica en QuickBooks Canadá o EE. UU..

Si se configuró mal, las páginas revisadas no ofrecen ninguna opción para corregirlo. Si conviene reconstruir en un archivo nuevo es una decisión que depende del historial, de las declaraciones ya presentadas y de los períodos de GST/HST; vea «¿Su caso es distinto?» más abajo.

¿Cómo cambio la moneda de una cuenta bancaria que ya tiene transacciones?

No se puede, según la ayuda de QuickBooks: una vez que se registra una transacción en una cuenta, su moneda queda bloqueada. La vía habitual, que también describe una respuesta de la comunidad, es crear una cuenta nueva en la moneda correcta y desactivar la anterior.

1. Tome el saldo en dólares estadounidenses del estado de cuenta bancario en la fecha del cambio.
2. Cree la cuenta nueva en dólares estadounidenses con ese saldo inicial y esa fecha.
3. Limpie el saldo restante en dólares canadienses de la cuenta anterior con un asiento que compense el nuevo saldo inicial. La tienda de Hamilton de más abajo muestra los números.
4. Desactive la cuenta anterior; no la elimine. Su historial forma parte de los registros.
5. Verifique que no quede saldo en la cuenta de saldos iniciales ni en la cuenta comodín que usó el asiento.

La cuenta anterior se registró en dólares canadienses, así que nunca captó los montos en dólares estadounidenses. La diferencia entre su saldo en dólares canadienses y el saldo en dólares estadounidenses convertido al tipo de cambio del día del cambio suele ser una diferencia cambiaria; revise primero que no haya un error de registro. Regístrela con su tipo de cambio y su fecha; no la esconda en el saldo inicial. Cómo tributa esa diferencia se explica en ganancias y pérdidas cambiarias en una cuenta en dólares estadounidenses.

¿Cómo agrego una cuenta bancaria en dólares estadounidenses sin desordenar mi contabilidad en dólares canadienses?

Agréguela como una cuenta nueva en dólares estadounidenses, empiécela en una fecha limpia y registre cada movimiento en dólares estadounidenses con un tipo de cambio documentado. La ayuda de QuickBooks describe la configuración como una cuenta nueva con una moneda, una fecha de inicio y un saldo inicial.

1. Confirme que la moneda local sea dólares canadienses y que el plan incluya multimoneda.
2. Concilie todas las cuentas del período anterior y luego active multimoneda al inicio del siguiente.
3. Agregue la cuenta en dólares estadounidenses. Use como saldo inicial el saldo en dólares estadounidenses del estado de cuenta en la fecha de inicio.
4. Registre cada depósito y pago en dólares estadounidenses. Guarde la fuente de cada tipo de cambio usado.
5. Registre el lado canadiense de cualquier conversión por el monto que el banco realmente acreditó. Vea transferencias entre cuentas en CAD y en USD.
6. Concilie cada mes en dólares estadounidenses y luego revise el valor en dólares canadienses.

¿Qué tipo de cambio debe usar la contabilidad y qué acepta la CRA?

Use el tipo de cambio del día en que se origina el monto. La regla por defecto de la CRA es el tipo de cambio que cotiza el Bank of Canada ese día, o el día anterior más cercano si no hay cotización. Otra fuente diaria se acepta solo bajo las condiciones que la CRA enumera y si se usa de forma consistente, y por lo general no se acepta un promedio cuando los tipos de cambio fluctúan de forma significativa. El GST/HST tiene reglas aparte: el día en que el impuesto es pagadero, otros días que acepta la CRA, o el promedio mensual, usado de forma consistente y documentado.

El tipo de cambio del programa no es la regla de la CRA. QuickBooks completa los tipos de cambio automáticamente y le permite ingresar los suyos en una transacción o para el día; confirmar si su tipo de cambio cumple cada condición de la CRA le corresponde a usted. El Bank of Canada publica un tipo de cambio indicativo cada día hábil. El detalle está en ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta.

¿Por qué QuickBooks deja un saldo en dólares canadienses en una cuenta en dólares estadounidenses que está en cero?

Cada movimiento se valora al tipo de cambio de su propio día, y el dinero que entró y el que salió usaron tipos distintos. La cuenta puede tener cero dólares estadounidenses y aun así conservar un remanente en dólares canadienses. Puede ser una diferencia cambiaria y no dinero faltante, pero para establecer la causa hay que conciliar la actividad en dólares estadounidenses y revisar los asientos en dólares canadienses. El ejemplo de la diseñadora de Toronto más abajo muestra los números. La ayuda de QuickBooks dice que, sin un ajuste de moneda local (un asiento que recalcula el valor en dólares canadienses de un saldo extranjero), los reportes muestran valores basados en los tipos de cambio usados cuando se registró cada transacción.

Antes de limpiarlo, averigüe cuál de estas tres cosas es:

• Una diferencia cambiaria real. El tipo de cambio se movió entre el cobro y la conversión.
• Tipos de cambio distintos en una transferencia. Un lado usó el tipo de cambio del programa y el otro el monto real del banco. El margen y las comisiones del banco se explican en transferencias entre cuentas en CAD y en USD.
• Un error de registro. Una cuenta, moneda, fecha o tipo de cambio equivocados, o un pago que no se asoció a su factura. Es normal que haya tipos de cambio correctos pero distintos en las fechas de la factura y del pago, y eso crea una diferencia cambiaria de liquidación.

Luego concilie la actividad en dólares estadounidenses con el estado de cuenta bancario y revise los asientos en dólares canadienses; la última sección tiene las opciones para cada resultado. Una corrección puede cambiar el ingreso declarado, así que lea ganancias y pérdidas cambiarias en una cuenta en dólares estadounidenses antes de registrar una. Las etiquetas «realized» y «unrealized» (realizada y no realizada) del programa no deciden por sí solas el tratamiento fiscal.

¿Cómo muestro el monto en moneda extranjera (USD) junto al monto en dólares canadienses en un reporte?

Use un reporte detallado y agregue las columnas de moneda, monto en moneda extranjera y tipo de cambio. Los reportes de resumen, como el balance general, muestran solo la moneda local. Las páginas de ayuda revisadas no cubren esto; los pasos vienen de respuestas de la comunidad escritas por personal de QuickBooks más antiguas, así que verifique en su versión.

Esas columnas muestran el monto en dólares estadounidenses de cada transacción, no un saldo acumulado. Para el período del estado de cuenta, parta del saldo inicial en dólares estadounidenses, sume los depósitos y reste los retiros hasta llegar al saldo final, y compárelo con el estado de cuenta, considerando las partidas pendientes. Si al reporte le falta el saldo inicial o una columna, arme el mismo cálculo con las transacciones en una hoja de cálculo.

¿Qué guardo para probar el tipo de cambio y el monto de cada transacción en dólares estadounidenses?

Guarde lo que permita a un revisor reconstruir cada cifra en dólares canadienses a partir del original en dólares estadounidenses. La CRA dice que las conversiones del GST/HST necesitan documentación de la fuente del tipo de cambio.

• Los estados de cuenta bancarios en dólares estadounidenses y cualquier aviso de conversión del banco.
• De cada factura: la fecha, el monto en dólares estadounidenses y el tipo de cambio usado.
• La fuente del tipo de cambio: una tabla guardada de tipos de cambio del Bank of Canada, o la otra fuente y por qué califica.
• Una nota de cada tipo de cambio que usted modificó en el programa y el motivo.
• La fecha en que se activó multimoneda y el plan.
• Ajustes de moneda local: la fecha, el tipo de cambio y las cuentas.

Por lo general, conserve estos documentos durante seis años contados desde el final del último año fiscal al que se refieren, según las reglas de conservación de registros de la CRA. Para una declaración del impuesto sobre la renta presentada tarde, ese plazo se cuenta desde la fecha de presentación; las objeciones, las apelaciones y otras excepciones pueden exigir una conservación más larga. Dónde guardarlos, incluidos los registros en programas que almacenan datos fuera de Canadá, se explica en cuánto tiempo conservar los registros del negocio; léala antes de eliminar un archivo antiguo.

Multimoneda ya está activada y mi cuenta en USD no cuadra: ¿qué opciones tengo antes de presentar?

Primero concilie las transacciones en dólares estadounidenses con el estado de cuenta bancario. Que coincidan no valida los asientos en dólares canadienses. Revise las fechas, los tipos de cambio, ambos lados de las transferencias y los ajustes anteriores antes de decidir si el remanente es una diferencia cambiaria. Corrija los errores de registro antes de registrar un ajuste cambiario.

Tres cosas hacen que este caso requiera criterio profesional. Puede que una declaración ya se apoye en los números actuales (T2125, T2 o GST/HST). El impuesto sobre la renta y el GST/HST convierten con reglas distintas. Y las diferencias cambiarias pueden cambiar el ingreso. Hay dos preguntas que deben resolverse antes de presentar: si conservar este archivo o reiniciar la cuenta en dólares estadounidenses de forma limpia, y quién corrige los asientos cambiarios.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares estadounidenses (US$) y dólares canadienses (C$); los tipos de cambio son C$ por cada US$1.

Diseñadora de Toronto: donde multimoneda sí vale la pena

Una diseñadora factura US$5,000 al mes. La factura se registra en C$7,000 (tipo de cambio 1.40). El pago llega cuando el tipo de cambio es 1.38, así que se registran C$6,900, lo que deja una diferencia cambiaria de C$100. Más tarde convierte los US$5,000 a 1.36 y recibe C$6,800. La cuenta en dólares estadounidenses ahora muestra US$0 pero aún tiene C$100 (C$6,900 de entrada, C$6,800 de salida). Esa es una segunda diferencia cambiaria, y un ajuste de moneda local la lleva a ganancia o pérdida cambiaria. De la factura al efectivo en dólares canadienses, la diferencia total es C$200.

Tienda de Hamilton: cuenta abierta en la moneda equivocada

Una tienda abrió el año pasado una cuenta en dólares estadounidenses y la registró en dólares canadienses. El estado de cuenta bancario ahora muestra US$12,000, pero la moneda de la cuenta no se puede cambiar. La tienda abre una cuenta nueva en dólares estadounidenses con US$12,000 y cierra la anterior. El saldo canadiense de la cuenta anterior es C$16,200; US$12,000 a 1.38 son C$16,560. La diferencia de C$360 probablemente es una diferencia cambiaria que se debe registrar con su tipo de cambio y su fecha, después de revisar que no haya un error de registro.

Consultor de Edmonton: sin cuenta en dólares estadounidenses

A un consultor le pagan US$3,000 por trimestre con un cheque, que se deposita en una cuenta en dólares canadienses donde el banco hace la conversión. La factura se registra en C$4,110 (tipo de cambio 1.37) y se depositan C$4,080, una diferencia de C$30. Sin una cuenta en dólares estadounidenses, multimoneda puede aportar poco más que un cambio que no se puede deshacer. Él registra los dólares canadienses que realmente se depositaron, y los C$30 como una diferencia cambiaria más cualquier cargo del banco.

¿Su caso es distinto?

• Multimoneda está activada, la cuenta en dólares estadounidenses no se limpia y se acerca un cierre de año, un T2125, una T2 o una declaración de GST/HST: conservar este archivo o reiniciar la cuenta de forma limpia es una decisión de criterio con consecuencias para la presentación. Vea ayuda de registro contable.
• Está por abrir una cuenta en dólares estadounidenses y se acerca un cierre de año o una declaración de GST/HST: la moneda de una cuenta se bloquea cuando registra movimientos, por lo que la configuración es difícil de rehacer. Vea ayuda de registro contable.
• Ya se presentó una declaración con estos números: si corregirla y cómo hacerlo es una decisión profesional. Vea ayuda de registro contable o, para los estados financieros de una corporación, cómo corregir los estados financieros del año pasado.
• Qué tipo de cambio usar, o si el ingreso en dólares estadounidenses se declara en dólares canadienses: vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de plataformas de venta. Una corporación elegible residente en Canadá durante todo el año fiscal puede elegir una moneda funcional en una moneda calificada, como el dólar estadounidense, pero solo si esa es la moneda principal de sus libros de información financiera durante todo el año. La elección se hace en el Form T1296, que vence 60 días después del primer día del año fiscal; se aplican otras condiciones y exclusiones de la CRA. Cambia la moneda de declaración.
• Registrar ganancias y pérdidas cambiarias, o revaluar al cierre del año: vea ganancias y pérdidas cambiarias en una cuenta en dólares estadounidenses. Para la T2 de una corporación, vea ganancias cambiarias en la declaración de una corporación.
• Usted es un trabajador independiente al que le pagan en dólares estadounidenses: vea trabajador independiente pagado en USD: contabilidad y banco.
• Su negocio trabaja en los dos países: vea QuickBooks Canadá o EE. UU. y saldos en varias monedas en la contabilidad.
• Una corporación con una cuenta bancaria en EE. UU.: vea la guía de la cuenta bancaria en EE. UU. para la pregunta sobre el T1135.
• Todavía está eligiendo programa: vea qué programa de contabilidad conviene a un pequeño negocio canadiense.