קבלות סרוקות ל-⁠IRS: אפשר להשמיד את הנייר?

אפשר לשמור עותקים דיגיטליים של קבלות ולהשמיד את הנייר?

סריקה או תמונה יכולות להחליף את קבלת הנייר, אבל רק אם שלושה דברים מתקיימים קודם: ההגדרה שלכם יודעת למצוא, להציג ולהדפיס כל קבלה באופן קריא (IRS קורא לזה מערכת אחסון אלקטרונית); בדקתם אותה; ויש לכם נהלים ששומרים עליה תקינה. אם אחד מהם חסר, שמרו את הנייר. התקן מופיע בפרסום 583 ובפירוט בנוהל Revenue Procedure 97-22, שפרסום 583 ודף הרישומים הממוחשבים של IRS עדיין מפנים אליו.

הכלל הזה מ-⁠1997 ומדבר על “מערכות אחסון אלקטרוניות”, לא על טלפונים או אפליקציות. ההנחיות של IRS שמצוטטות בעמוד הזה אינן מזכירות בשמם צילומי טלפון או אפליקציות לקבלות. אם אפליקציה מסוימת עומדת בדרישות תלוי בעובדות שלה: איך היא יוצרת אינדקס, אם אפשר לשלוף ולהדפיס כל תמונה, מי שולט בגישה, וכמה זמן היא שומרת קבצים.

אם הנייר הושמד והמערכת לא עומדת בדרישות, IRS עשוי להוציא הודעה על רישומים לא מספקים (Notice of Inadequate Records) ולהחיל את הקנסות הרלוונטיים, כולל קנס על אי-דיוק. ייתכן שהקנסות לא יחולו אם הרישומים המקוריים נשמרים (נוהל Revenue Procedure 97-22, סעיפים 6.02 ו-⁠9).

המקרה אינו פשוט כשעומדים להשמיד שנים של נייר או שכבר הושמדו, כשהתמונות שמורות רק באפליקציה שהמנוי שלה עלול להסתיים, או כש-⁠IRS כבר ביקש רישומים.

קודם כול אספו: כמה סריקות לדוגמה (כולל אחת דהויה), את תנאי האפליקציה, את לוח השמירה שלכם, איפה נשמרים הגיבויים, רשימה של מה שכבר הושמד לפי שנה, ומי מחזיק בפרטי הכניסה לאפליקציה.

מה ההגדרה לסריקה צריכה לעשות לפני שמשמידים את הנייר?

נוהל Revenue Procedure 97-22, סעיף 4 דורש מההגדרה להעתיק כל קבלה באופן מלא ומדויק, ואז ליצור לה אינדקס, לאחסן, לשמר, לשלוף ולהפיק אותה באופן קריא.

הבקרות חייבות להיות סבירות, והאינדקס צריך לעבוד בערך כמו מערכת תיוק סבירה של נייר (סעיפים 4.01 ו-⁠4.02). שימוש בנותן שירות אינו מעביר את האחריות: הנישום נשאר אחראי למערכת (נוהל Revenue Procedure 97-22, סעיף 3.03).

מה צריך לבדוק ולכתוב לפני שזורקים נייר?

שני דברים, שניהם לפני ההשמדה: להשלים בדיקה משלכם שמראה שהמערכת משחזרת את הנייר בהתאם לכל דרישה, ולהכניס נהלים ששומרים עליה תקינה (נוהל Revenue Procedure 97-22, סעיף 7). הנוהל אינו קובע פורמט בדיקה או גודל מדגם. כתיבה של מה שעשיתם היא הדרך שבה תוכלו להראות זאת מאוחר יותר; זה נוהג מקובל ולא כלל של IRS.

צלמו היטב קודם (נוהג מקובל, לא כלל של IRS): צלמו את הקבלה כולה כשהיא שטוחה, באור אחיד, בשני הצדדים אם יש הדפסה מאחור, וסרקו קבלות תרמיות תוך ימים, לפני שהן דוהות. בדקו כל תמונה על המסך לפני שאתם ממשיכים.

1. תארו את המערכת. כתבו איך כל קבלה נקלטת, מקבלת שם, נשמרת ומקושרת לספרים, ואיפה היא מאוחסנת. IRS יכול לבקש את התיאור הזה.
2. בחרו מדגם. כללו ספקים, חודשים וסוגי נייר שונים, כולל הקבלות הדקות או הישנות ביותר.
3. הריצו את הבדיקה. לכל פריט, מצאו אותו באמצעות האינדקס בלבד, הציגו אותו, הדפיסו אותו והשוו אותו לנייר. כל מספר חייב להיות קריא.
4. רשמו את התוצאה. ציינו את התאריך, מי בדק, מה נדגם, מה עבר ומה תיקנתם.
5. קבעו שגרה. סרקו עד תאריך קבוע, בצעו בדיקות מדגמיות לפי לוח זמנים, ושמרו גיבוי.
6. השמידו רק את מה שהבדיקה כיסתה.

אם משהו נכשל, שמרו את הנייר: ייתכן שהקנסות שלמעלה לא יחולו אם הרישומים המקוריים עדיין נשמרים (נוהל Revenue Procedure 97-22, סעיף 6.02; פרסום 583).

אם כבר השמדתם נייר, בצעו עכשיו את שלבים 2 עד 4 על התמונות שיש לכם ורשמו את התאריך והתוצאה. הנוהל מתיר להשמיד מסמכי מקור אחרי בדיקה וקביעת נהלים, ולכן השמדה קודם היא מחוץ למה שהוא מתאר, ודפי IRS שמצוטטים כאן אינם אומרים איך בוחן מתייחס לכך. כשתמונה נכשלת בבדיקה, התייחסו לאותה קבלה כאל קבלה שאבדה: ראו קבלות שאבדו.

איזה נייר כדאי לשמור גם אחרי הסריקה?

שמרו כל קבלה שהתמונה אינה יכולה להציג באופן קריא ומלא. הנוהל מונה שמירה של נייר שאינו קריא, או שאי אפשר להעביר אותו במדויק או במלואו, כנוהג מומלץ (נוהל Revenue Procedure 97-22, סעיף 4.03).

קבלה שהגיעה בדוא״ל או מאתר של ספק מעולם לא הייתה נייר. שמרו את הקובץ הזה באותו מקום מאונדקס, קריא וניתן לשליפה לאורך אותו זמן כמו קבלת נייר. ההנחיות של IRS שמצוטטות כאן אינן אומרות להדפיס אותה.

האם דף חשבון בנק או כרטיס אשראי, או הזנת הבנק באפליקציה, מספיקים בלי הקבלה?

לא לבדם. דף חשבון הוא הוכחת תשלום: הוא מראה למי שולם, מתי וכמה, לא מה נקנה או למה. פרסום 583 מונה דפי חשבון בין מסמכי ההוצאות, אבל קובע שהוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי, ושיש לשמור מסמכים כמו שוברי מכירה של כרטיס אשראי וחשבוניות כדי להראות שגם נשאתם בעלות (פרסום 583). גם שיק שבוטל, לבדו, אינו מוכיח מטרה עסקית (פרסום 463).

שמרו את הקבלה יחד עם דף החשבון בכל מקום שבו ההוצאה זקוקה ליותר מהוכחת תשלום. מה דף חשבון חייב להראות, וכללי ההוצאות הקטנות בפרסום 463, מופיעים בדרישות IRS לקבלות.

דפי IRS שמצוטטים כאן אינם אומרים שהזנת בנק נחשבת דף חשבון. להזנת בנק שאינה התאמה, ראו הזנות בנק אינן התאמה. אם הקבלה כבר אבדה, ראו קבלות שאבדו.

מה התמונה השמורה צריכה להראות כדי שההוצאה תעמוד?

התמונה צריכה להראות את מה שהנייר הראה, מספיק כדי להוכיח את הסכום ששולם ושהייתה זו הוצאה עסקית (פרסום 583). בהוצאות נסיעה, מתנות ורכב, פרסום 463 רואה בדרך כלל ראיה מסמכית כמספקת כשהיא מראה את הסכום, התאריך, המקום והאופי המהותי של ההוצאה, בתוספת הצהרה בכתב על המטרה העסקית אלא אם היא ברורה מהנסיבות, שנרשמה בזמן ההוצאה או סמוך אליו.

המטרה היא בדרך כלל ההערה שלכם, לא הקבלה. רשמו אותה בספרים ליד התמונה, כך שכל הוצאה מקושרת להוכחה שלה. לא כל הוצאה כפופה לאותו סטנדרט, ולחלק מההוצאות הקטנות יש כלל קל יותר; מה כל סוג צריך מופיע בדרישות IRS לקבלות.

כמה זמן שומרים את התמונות, ומה אם מחליפים או מבטלים את האפליקציה?

שמרו את התמונות כל עוד הייתם שומרים את הנייר. מערכות אחסון אלקטרוניות כפופות לאותם כללי שמירה כמו נייר המקור (פרסום 583), ויש לשמור רישומים כל עוד תוכנם עשוי להיות מהותי לכל חוק של IRS (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩). ברוב רישומי מס ההכנסה זה עד שהחלון לתיקון הדוח, או לכך ש-⁠IRS יקבע מס נוסף, נסגר: בדרך כלל 3 שנים אחרי ההגשה (דוח שהוגש מוקדם נחשב כמוגש במועד ההגשה שלו), ויותר במקרים שמפורטים (IRS: כמה זמן לשמור רישומים?). בשותפות או בחברת S הספירה גם מהמועד שבו הדוח של כל שותף או בעל מניות אמור להיות מוגש או הוגש, המאוחר מביניהם (הוראות טופס 1065; הוראות טופס ⁦1120-S⁩). כל התקופות מופיעות בכמה זמן לשמור רישומים עסקיים.

אפשר לשמור גם רישומי רכוש כתמונות תקינות, אבל לזמן ארוך יותר: עד שהתקופה נסגרת לשנה של מימוש החייב במס. אחרי חילופין שאינם חייבים במס, שמרו את הרישומים של הרכוש הישן ושל רכוש התמורה עד שהיא נסגרת לשנה שבה אתם מממשים את רכוש התמורה (פרסום 583). תמונה מועילה רק אם עדיין אפשר לשלוף אותה אז.

ביטול אפליקציה עלול לגרום לכך שהרישומים ייחשבו כמושמדים. אם תפסיקו לתחזק את החומרה והתוכנה הדרושות לעמידה בתנאים, הרישומים השמורים ייחשבו כמושמדים אלא אם הם נשארים זמינים ל-⁠IRS כפי שהנוהל דורש (נוהל Revenue Procedure 97-22, סעיף 4.01). אפליקציה שמוחקת תמונות כשהמנוי מסתיים עלולה להשאיר אתכם בלי נייר ובלי תמונות.

לפני שמבטלים או מחליפים:

1. קראו את התנאים. בדקו מה קורה לקבצים בביטול, אילו פורמטי ייצוא קיימים והאם תנאי כלשהו מגביל גישה אליהם.
2. ייצאו הכול. קחו כל תמונה, את האינדקס (או שמות קבצים שנושאים אותו) ואת הקישור מכל רישום בפנקס אל התמונה שלו.
3. בדקו את הייצוא. פתחו מדגם של קבצים בלי האפליקציה.
4. אחסנו אותו עם הגיבויים שלכם לאורך כל תקופת השמירה.
5. ואז בטלו.

לגבי הספרים עצמם, ראו החלפת תוכנת חשבונאות באמצע השנה ורישומים לשמור כשמבטלים תוכנת חשבונאות.

איך מארגנים וגיבים רישומים סרוקים כך ש-⁠IRS או מכין הדוחות יוכלו להגיע אליהם?

תנו לכל קובץ שם שמאפשר למצוא אותו בלי לפתוח אותו, קשרו אותו לרישום שלו בפנקס, ושמרו עותק שני מחוץ לאפליקציה.

• שמות קבצים. אפליקציה שמצרפת את התמונה לעסקה עושה זאת בשבילכם. בלעדיה, השתמשו בתבנית קבועה, למשל תאריך, ספק וסכום.
• תיקיות. פרסום 583 מציע לארגן מסמכים תומכים לפי שנה ולפי סוג ההכנסה או ההוצאה.
• גיבויים. הנוהל מונה סימון, אחסון מאובטח, עותקי גיבוי, מיקום מחוץ לאתר ובדיקות תקופתיות כנוהגים מומלצים, ומשאיר אותם לנישום (נוהל Revenue Procedure 97-22, סעיף 4.03). כשהנייר איננו, אי אפשר להחליף תמונה שאבדה, ולכן התייחסו לגיבוי כצורך.
• גישה למכין הדוחות. תנו להנהלת החשבונות או למכין הדוחות שלכם דרך לפתוח את התמונות ואת הפנקס שלא תלויה בכניסה שלכם.

מה IRS יבקש בבדיקה אם הספרים שלכם מנוהלים בתוכנה?

בדרך כלל את קובץ הגיבוי של התוכנה, בשלב מוקדם בבדיקה, וכן את שם המשתמש והסיסמה של מנהל המערכת. IRS מבקש אותם בבקשת מסמכי מידע (Information Document Request) בטופס 4564 (הרשימה הכתובה של מה שהוא רוצה), ואומר שבוחנים מבקשים את קובץ הגיבוי ברוב המקרים שבהם הספרים מנוהלים בתוכנה (IRS: רישומי תוכנת חשבונאות אלקטרונית). ביקורת צרה, כמו פריט הוצאה אחד, אולי לא תדרוש אותו. העמוד הזה מתאר בדיקות של Small Business/Self-Employed.

נתוני התוכנה הם גם רישום, לא רק התמונות. פרסום 583 קובע לשמור את הרישומים הקריאים למכונה (קובץ הנתונים של התוכנה עצמה) ותיאור מלא של החלק הממוחשב במערכת שלכם, ונוהל Revenue Procedure 98-25 קובע את הפירוט (פרסום 583). לעסק קטן יותר, הנוהל הזה חל כשחלק מהמידע שהחוק דורש קיים רק בתוכנה (סעיף 4.02). כשהוא אינו חל, IRS אומר שאין בכך פטור מהמצאת ספרים אלקטרוניים שקיימים (שאלות נפוצות של IRS על רישומי תוכנה, שאלה 7).

לנוהל אין פטור לשנים שבבדיקה, אבל רישומים נשארים מהותיים כל עוד בדיקה פתוחה (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩). בעלים רבים שומרים את הנייר לכל שנה פתוחה או שנמסרה עליה הודעה; זו זהירות, לא כלל של IRS. איך מתנהלת בדיקה, ומה קורה אם חסרים רישומים, מופיע בבדיקת IRS בעסק קטן ובקנסות על אי-שמירת רישומים עסקיים.

האם לרשויות אחרות, למלווים או לחברות ביטוח יש כללים משלהם על שמירת נייר?

כן, יכולים להיות. IRS אומר לא להשליך רישומים לפני שבודקים אם צריך לשמור אותם זמן רב יותר למטרות אחרות, וציין שמבטחים ונושים עשויים לדרוש זמן ארוך מ-⁠IRS (IRS: כמה זמן לשמור רישומים?). העמוד הזה עוסק בתקן מס ההכנסה הפדרלי. רשויות מס מדינתיות, כללי שכר, מלווים וחברות ביטוח קובעים כל אחד כללים משלו.

תקנת מס המכירה והשימוש של קליפורניה היא דוגמה אחת. היא מאפשרת לנישום לפי החוק הזה להמיר רישומים נדרשים לתמונות לאחסון בלבד, כולל קובצי PDF, ולהשליך את הנייר אם התנאים מתקיימים, וקובעת מינימום של 4 שנים אלא אם המדינה מתירה פחות בכתב (תקנה 1698 של CDTFA). מדינות אחרות שונות, ולכן בדקו כל מדינה שיש לכם בה הגשה. לשכר יש שעונים משלו: ראו שמירת רישומי שכר.

דוגמה

כל הסכומים בדולרים אמריקאיים והם להמחשה.

קבלנית בודקת, מתעדת ומשמידה

קבלנית מצלמת כל קבלה באפליקציה ששומרת את התמונה עם התאריך והספק ומקשרת אותה לרישום בהנהלת החשבונות. ביום שישי אחד היא בוחרת 20 קבלות מחודשים וספקים שונים, מוצאת כל אחת רק בעזרת החיפוש של האפליקציה, מדפיסה אותה ומשווה לנייר. כל אחת מציגה בבירור את הספק, התאריך והסכום הכולל, למשל ⁦US$86.40⁩ בחנות ציוד. היא כותבת עמוד אחד עם התאריך, המדגם והתוצאה, מוסיפה הערה על איך היא סורקת, נותנת שמות ומגבה קבצים, וקובעת בדיקה מדגמית חודשית. אחר כך היא משמידה את הנייר שהבדיקה כיסתה. זה מראה את השלבים, לא שההגדרה שלה עומדת בכל דרישה. זה תלוי גם בבקרות של האפליקציה, באינדקס שלה ובשאלה אם התנאים שלה מגבילים את הגישה של IRS למערכת.

בעלת קייטרינג שומרת את הנייר הדהוי

קבלות הדלק של בעלת קייטרינג מודפסות על נייר תרמי. התמונות של הישנות יצאו דהויות: הסכום הכולל, ⁦US$62⁩, קשה לקריאה והתאריך נעלם. היא שומרת את הנייר של הקבלות האלה, כי אי אפשר לקרוא את התמונה. הקבלות הברורות באותה קבוצה עוברות את הבדיקה שלה ומושמדות.

בעל LLC מבטל את אפליקציית הקבלות

בעל LLC משלם ⁦US$30⁩ בחודש על אפליקציית קבלות ומתכנן להפסיק. האפליקציה מוחקת תמונות כשהמנוי מסתיים. כשהנייר כבר הושמד, לא יישארו לו קבלות, והתמונות עלולות להיחשב כמושמדות. לפני הביטול הוא מייצא כל תמונה עם האינדקס והקישורים לפנקס, פותח מדגם של הקבצים בלי האפליקציה ומאחסן עותקים עם שאר הגיבויים שלו. ואז הוא מבטל.

המצב שלכם שונה?

• אתם עומדים להשמיד מגירה או ארגזים של קבלות, או שכבר עשיתם זאת ואינכם יודעים אם התמונות באפליקציה יעמדו: IRS בוחן את תיאור המערכת, את האינדקס, את קריאות התמונות ואת הקישור מכל הוצאה אל התמונה שלה. הביאו אותם, כמה סריקות לדוגמה (כולל אחת דהויה) ואת תנאי האפליקציה אל עזרה בהנהלת חשבונות, לפני שהנייר הולך אם אפשר.
• הנייר איננו והתמונות חלשות או חסרות: ראו קבלות שאבדו. הביאו את דפי החשבון, עותקים מהספקים ואת הנתונים מהאפליקציה אל עזרה בהנהלת חשבונות כדי לראות מה אפשר לבסס.
• הספרים מפגרים או שקבלות לא ממוינות כבר שנה או יותר: ראו השלמת הנהלת חשבונות שמפגרת וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• מנהל חשבונות, שותף או איש צוות סורק עבור העסק, או שחשבון האפליקציה על שם מישהו אחר: קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי להקים מערכת אחת, רישום בדיקה אחד וגיבוי אחד שהעסק הוא הבעלים שלהם.
• IRS שלח מכתב או פתח בדיקה: ראו הודעה של IRS לעסק שלכם ובדיקת IRS בעסק קטן.
• אתם סוגרים את העסק או מחליפים תוכנה: ראו רישומים לשמור כשמבטלים תוכנת חשבונאות.
• יש לכם גם עסק קנדי, או קבלות במטבע אחר: ראו הוצאות ששולמו במטבע זר וקבלות סרוקות ל-⁠CRA.
• אתם רוצים שגרה פשוטה לכל השנה, או בוחרים אפליקציה: ראו שמירת רישומים לעצמאים ואפליקציית הנהלת חשבונות ל-⁠Schedule C.