איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA: מי עושה מה

מה ההבדל בין איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון ו-⁠CPA?

איש מקצוע להנהלת חשבונות מנהל את הרישום של מה שקרה, רואה חשבון עובד עם הרישום הזה כדי להכין ולבחון מידע פיננסי, ו-⁠CPA הוא רואה חשבון שקיבל רישיון מוועדת רואי חשבון של מדינה. התפקידים חופפים, ולכן תואר לבדו אינו מראה מי רשאי לחתום על הדוח שלכם או לדבר בשמכם מול IRS.

מקרה מפסיק להיות פשוט כשיש לכם שתי הצעות מחיר חופפות, איש המקצוע להנהלת חשבונות ומכין הדוחות אינם מחליפים קבצים, לעסק יש עובדים, הוא גובה מס מכירה או מגיש דוח כחברה או כשותפות, הספרים מאחרים, או שהודעה מ-⁠IRS דורשת מישהו שיכול לפעול בשמכם. כל אחד מאלה מוסיף הגשה או החלטה שמישהו צריך לשאת באחריות עליה, ומי שאתם רוצים שיטפל בעניין מול IRS בשמכם צריך הרשאה לפעול בשמכם.

אספו לפני שאתם שוכרים: את הדוח העסקי האחרון שלכם ומי הכין אותו, את ספק השכר שלכם ואת הדוחות שלו, גישה לקובץ הנהלת החשבונות, ורשימה של כל מדינה שבה יש לכם עובדים, מכירות או משרד.

כבעל עסק חדש, האם אני צריך קודם איש מקצוע להנהלת חשבונות או רואה חשבון?

צריך לבצע שתי עבודות, לא בהכרח שני אנשים: רישומים לאורך השנה ודוח בסוף השנה. מישהו צריך לנהל את הרישומים שתומכים בדוח, וזה יכול להיות אתם או איש מקצוע להנהלת חשבונות (ראו ניהול ספרים בעצמכם או שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות). מישהו צריך גם להכין את הדוח, ומכין דוחות בתשלום צריך מספר זיהוי למכין דוחות מס (PTIN); שני הסעיפים הבאים מסבירים מי רשאי להכין ולחתום עליו.

הגיוס הבא נגזר מהעבודה שמוסיפים; עם מעט עסקאות ובלי עובדים, ייתכן שתצטרכו רק שמישהו יכין את הדוח, אתם או מכין דוחות בתשלום:

משרד אחד יכול לנהל את הספרים ולהכין את הדוח; ראו בהמשך את הסעיף על משרד אחד או שניים.

האם “איש מקצוע להנהלת חשבונות” או “רואה חשבון” הם תארים שמחייבים רישיון, ומה רישיון CPA מוסיף?

אף אחד מהתארים “איש מקצוע להנהלת חשבונות” ו“רואה חשבון” אינו הסמכה פדרלית. Bureau of Labor Statistics קובע שבדרך כלל אין דרישה להסמכה מפקידי הנהלת חשבונות (BLS), ורשימת ההסמכות של IRS היא CPA, סוכן מס מורשה ועורך דין (IRS).

דיני המדינה קובעים מי רשאי להשתמש בכל תואר. פלורידה, למשל, אוסרת על מי שאין לו רישיון לקרוא לעצמו “certified public accountant” או “public accountant”, קובעת שאין צורך ברישיון CPA כדי לנהל ספרים או להכין דוחות מס, ודורשת רישיון של משרד CPA לשירותי ביקורת וייפוי (attest), כמו ביקורת של דוחות כספיים (Florida Department of Business and Professional Regulation). מדינות אחרות קובעות כללים משלהן; שאלו את ועדת רואי החשבון של המדינה שלכם.

רישיון CPA מוסיף:

• רישיון מדינתי שמתקבל בעמידה בבחינת Uniform CPA Examination, בלימודי חשבונאות ובדרישות ניסיון ואופי הולם, ונשמר פעיל בעזרת כללי אתיקה והשתלמות מתמשכת (IRS).
• זכויות בלתי מוגבלות לייצג אתכם מול IRS, שאותן חולקים סוכני מס מורשים ועורכי דין (IRS; ⁦31 CFR 10.3⁩).
• כשדיני המדינה שומרים זאת, עבודת ביקורת וייפוי (attest) שמלווה או משקיע עשויים לבקש.

רישיון CPA אינו מראה אילו שירותים האדם מציע. IRS מציין ש-⁠CPA יכולים להציע מגוון שירותים ורק חלקם מתמקדים במס.

מי רשאי להכין ולחתום על הדוח העסקי שלי?

כל מי שיש לו PTIN רשאי להכין דוח פדרלי תמורת תשלום, והבעלים או נושא משרה חותמים עליו גם הם. IRS קובע שאדם שמכין דוחות פדרליים תמורת תשלום או מסייע בהכנתם חייב להחזיק ב-⁠PTIN (IRS). בדרך כלל מכין דוחות בתשלום חותם על הדוח, מזין PTIN ומוסר לעסק עותק. זה חל על דוחות פדרליים; יש מדינות שגם מעניקות רישיון למכיני דוחות בתשלום, כמו אורגון לדוחות מס הכנסה אישיים, עם פטורים שכוללים CPA ועורכי דין בעלי רישיון (ORS 673.610 ו-⁠673.615).

בעל עסק יחידני מדווח על הכנסה עסקית בטופס 1040 האישי שלו, ושם חל אותו כלל של מכין דוחות בתשלום (הוראות טופס 1040).

אם עובד של העסק, או שותף או חבר ב-⁠LLC, ממלאים את הדוח, החלק של מכין דוחות בתשלום נשאר ריק (הוראות ⁦1120-S⁩; הוראות 1065). האם איש מקצוע להנהלת חשבונות חיצוני יכול להכין את הדוח תמורת תשלום? רק עם PTIN, ובדרך כלל כשהוא חותם כמכין דוחות בתשלום. מסירת ספרים ודוחות אינה הופכת אותו לבדה למכין דוחות, אבל מי שמספק מספיק מידע וייעוץ כך שמילוי הדוח הוא בעיקר עניין מכני או פקידותי מטופל כמכין דוחות (⁦26 CFR 301.7701-15⁩).

חתימה של מכין דוחות אינה מעבירה את האחריות. משלמי המס אחראים מבחינה משפטית למה שכתוב בדוח גם כשמישהו אחר הכין אותו (IRS).

מי יכול לייצג אותי מול IRS בביקורת, בהודעה או בעניין תשלום?

CPA, סוכנים מורשים ועורכי דין יכולים לייצג אתכם בכל עניין, כולל ביקורות, בעיות תשלום וגבייה, וערעורים. התואר “איש מקצוע להנהלת חשבונות” או “רואה חשבון” אינו מוסיף זכויות ייצוג (IRS).

Annual Filing Season Program היא תוכנית השתלמות וולונטרית של IRS למכיני דוחות שאינם CPA, סוכנים מורשים או עורכי דין (פרסום 947).

אפשר גם לפעול בשם עצמכם. יחיד רשאי להופיע בשם עצמו. נושא משרה אמיתי או עובד קבוע במשרה מלאה רשאים לייצג חברה, שותף כללי או עובד קבוע במשרה מלאה רשאים לייצג שותפות (מחוץ לכללי הביקורת בהמשך), ועובד קבוע במשרה מלאה רשאי לייצג מעסיק שהוא יחיד (⁦31 CFR 10.7⁩; פרסום 947). הכלל מזכיר שותפים כלליים, לא חברים ב-⁠LLC, ולכן LLC עם כמה חברים צריכה לוודא מי רשאי לפעול בשמה.

שותפות או LLC עם כמה חברים שממוסה כשותפות כפופות לכללי הביקורת המרכזית של IRS על שותפויות, אלא אם בחרו כדין לצאת מהם. אז רק נציג השותפות (partnership representative), או האדם שהנציג מינה, פועל בשם השותפות, מחייב כל שותף וחותם על טופס 2848 לעניינים האלה. הנציג אינו חייב להיות שותף או להחזיק בהסמכה. בדקו מי רשום לשנה שנבדקת (⁦26 USC 6223⁩; הוראות טופס 2848; IRS); ראו איך שותפויות ממוסות.

הודעה אינה תמיד דורשת נציג חיצוני: קראו אותה כדי להבין מה IRS מבקש ומהו מועד התשובה, ואז החליטו מי יענה.

כדי למנות מישהו, מגישים טופס 2848 עם אדם שרשאי לייצג; אי אפשר למנות משרד (הוראות טופס 2848). הטופס מכסה רק את העניינים והתקופות שרשומים בשורה 3: ייפוי כוח לטופס 1040 שלכם אינו מכסה trust fund recovery penalty שמוצע נגדכם בגלל מס שכר של החברה (הוראות טופס 2848). טופס 2848 פועל רק מול IRS; רשות מדינתית קובעת בעצמה מי רשאי לפעול בשמכם. מינוי נציג אינו פוטר אתכם מחובות המס שלכם. טופס 8821 הוא הרשאה נפרדת למידע בלבד: הוא מאפשר לאיש מקצוע להנהלת חשבונות לראות את הרישומים שלכם ב-⁠IRS אבל לא לפעול בשמכם. לטופס 8821 לעומת טופס 2848, ראו החלפת רואה חשבון.

סוכן מס מורשה או CPA: מה ההבדל לעסק?

שניהם יכולים להכין ולחתום על דוחות עסקיים ולייצג את העסק בכל עניין מול IRS. ההבדל הוא מי נותן להם רישיון ומה עוד הרישיון מכסה.

סוכן מס מורשה (enrolled agent) מקבל רישיון מ-⁠IRS, עבר בדיקת התאמה ובחינת Special Enrollment Examination בת שלושה חלקים שמכסה דוחות של יחידים ושל עסקים וייצוג, ומשלים 72 שעות השתלמות כל שלוש שנים (IRS). IRS גם מרשה לחלק מעובדיו לשעבר להתקבל לפי ניסיון (IRS).

CPA מקבל רישיון מוועדה של מדינה ויכול להציע מגוון שירותים; יש CPA שמתמחים במס (IRS). כשדיני המדינה שומרים עבודת ביקורת וייפוי (attest) למשרדי CPA, רק משרד CPA יכול לבצע אותה.

אם הצורך הוא דוח וטיפול בענייני IRS, כל אחת מההסמכות נותנת את הזכויות. אם מלווה או משקיע מבקשים דוחות מבוקרים, שאלו על רישוי משרדי CPA במדינה שלכם. בכל מקרה, שאלו אילו דוחות עסקיים האדם מכין מדי שנה. לדוחות אישיים ראו CPA, סוכן מס מורשה או תוכנת מס.

איפה משתלבים איש הנהלת חשבונות מלא ובקר כספים?

שניהם תארי תפקיד, לא רישיונות. Bureau of Labor Statistics מתאר פקידי הנהלת חשבונות במשרה מלאה כמי שמנהלים את כל ספרי הארגון, ובקרי כספים (controllers) כמי שמכוונים את הכנת הדוחות הפיננסיים (פקידי הנהלת חשבונות; מנהלים פיננסיים).

אף אחד מהתארים אינו מקנה זכויות ייצוג מול IRS; הן באות מההסמכות שלמעלה. בקשו את היקף העבודה בכתב, ושאלו אם מישהו בצוות מחזיק בהסמכה של CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין; עוד שאלות בשאלות לשאול לפני שוכרים איש מקצוע להנהלת חשבונות.

סטארט-אפים שצריכים לבחור בין בקר כספים לבין מנהל כספים (CFO) יקראו בחירת רואה חשבון לסטארט-אפ.

מי עושה מה: ספרים, הפקדות שכר, מס מכירה, הדוח והעברת סוף השנה?

איש המקצוע להנהלת חשבונות מנהל בדרך כלל את הספרים ומכין דוחות בתשלום עם PTIN חותם על הדוח, אבל העסק עונה ל-⁠IRS ולמדינות על הכול.

כשיש ספק שירותי שכר רגיל או סוכן דיווח (reporting agent), המעסיק נשאר אחראי להפקדות ולהגשות (פרסום 15, סעיף 16). ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך (certified professional employer organization, CPEO) הוא בדרך כלל המעסיק היחיד שחב במסי תעסוקה פדרליים על שכר שהוא משלם לעובדי האתר שלו (IRS; ⁦26 USC 3511⁩). ראו ספק שכר שלא שילם את המסים שלכם. אם מס שנוכה משכר העובדים אינו משולם, קנס שחזור מסי נאמנות שווה ל-⁠⁦100%⁩ מהמס שלא שולם ויכול להיות מוטל על אדם אחראי שפעל בכוונה, קבוצה שעשויה לכלול רואה חשבון (פרסום 15); ראו קנס שחזור מסי נאמנות. לתוכן של שירות חודשי ראו מה כולל שירות חודשי להנהלת חשבונות.

האם אני צריך איש מקצוע להנהלת חשבונות ו-⁠CPA נפרדים, או שמשרד אחד יכול לעשות את שניהם?

משרד אחד יכול לעשות את שניהם. ועדת רואי החשבון בפלורידה, למשל, קובעת ש-⁠CPA יחיד בעל רישיון רשאי לספק ייעוץ, שירותי מס ושירותי הנהלת חשבונות (Florida Department of Business and Professional Regulation). התפקידים נשארים עבודות נפרדות, ולכן קבעו בכתב שלושה דברים בכל מודל: איזה אדם חותם על הדוח והאם יש לו PTIN והסמכה עם זכויות ייצוג, מי עונה להודעות של IRS ושל המדינה והאם זה כלול בשכר הטרחה, ומי מחזיק בפרטי הכניסה לחשבונות הבנק, השכר והנהלת החשבונות (מתן גישה לחשבונות לאיש מקצוע להנהלת חשבונות).

כששני ספקים עובדים, תנו למכין הדוחות גישת קריאה לקובץ הנהלת החשבונות ובקשו ממנו את רשימת הדוחות הנדרשים ואת התאריך שבו הוא צריך אותם לפני סוף השנה, כך שהתוצר של איש המקצוע להנהלת חשבונות יתאים. חבילה שנמכרת בתשלום אחד עשויה להשאיר הודעות או דוחות מדינתיים מחוץ לה; ראו שירות הנהלת חשבונות מקוון או משרד CPA.

איך בודקים את ההסמכות של מישהו?

בקשו את שם האדם שיחתום או ייצג אתכם, ואז בדקו אותו, לא את המשרד. טופס 2848 ממנה אנשים בלבד, לעולם לא משרד (הוראות טופס 2848).

1. CPA: בדקו את הרישיון ואת הליכי המשמעת אצל ועדת רואי החשבון של המדינה (IRS).
2. סוכן מס מורשה: IRS נותן להם רישיון, והמשרד לרישום שלו (Office of Enrollment) יכול לאשר את מעמדם (IRS). המדריך של IRS למכיני דוחות פדרליים מונה סוכנים מורשים, CPA ועורכי דין עם PTIN תקף, וגם משתתפי Annual Filing Season Program (IRS; מדריך).
3. עורך דין: בדקו את המעמד בלשכת עורכי הדין של המדינה (IRS).
4. PTIN: בקשו אותו. מכין הדוחות חייב להזין אותו בדוח שמוגש ל-⁠IRS, אך לא בהכרח בעותק שלכם (IRS).
5. חסר במדריך: IRS אומר שמכיני דוחות עם PTIN שאינם ברשימה עדיין יכולים לעבוד היטב, ושיש לשאול על ההשכלה וההכשרה שלהם.

לאנשי מקצוע להנהלת חשבונות אין רישיון פדרלי או מדריך, ולכן המלצות ותיחום עבודה ברור חשובים יותר; ראו שאלות לשאול לפני שוכרים איש מקצוע להנהלת חשבונות. IRS מקבל תלונות על התנהגות פסולה של מכיני דוחות; ראו בחירת איש מקצוע למס.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

אלנה: שני ספקים שאינם מדברים זה עם זה

ל-⁠LLC של אלנה, שעוסקת בעיצוב לבדה וממוסה כעסק יחידני, יש הכנסות של ⁦US$90,000⁩. היא משלמת לאיש מקצוע להנהלת חשבונות ⁦US$200⁩ בחודש ולמכין דוחות ⁦US$900⁩ בשנה, ⁦US$3,300⁩ בסך הכול. הדוחות של איש המקצוע להנהלת חשבונות אינם בתבנית שמכין הדוחות מבקש.

הכללים הפדרליים אינם דורשים רישיון CPA להכנת הדוח שלה: מכין הדוחות צריך PTIN ובדרך כלל חותם, והמדינה שלה עשויה להוסיף כללים משלה למכיני דוחות. אלנה מבקשת ממכין הדוחות רשימה בכתב של הדוחות שהוא צריך, מעבירה אותה לאיש המקצוע להנהלת חשבונות ונותנת לשניהם גישת קריאה לקובץ הנהלת החשבונות. אם משרד מציע את שתי העבודות יחד, היא משווה את החותם הרשום, את היקף העבודה בכתב ומי עונה למכתבים של IRS, לא רק את המחיר.

מרקוס: שכר, ספרים ודוח

לחברת S של מרקוס יש הכנסות של ⁦US$600,000⁩ ו-⁠4 עובדים. ספק שירותי שכר רגיל (לא ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך) מגיש את ההפקדות, איש מקצוע להנהלת חשבונות סוגר כל חודש ו-⁠CPA חותם על טופס ⁦1120-S⁩ כמכין דוחות בתשלום. מרקוס חותם כנושא משרה.

החברה נשארת אחראית להפקדות. אם הספק מחמיץ אחת, IRS יכול להטיל קנסות וריבית על החשבון של החברה. אם IRS כותב על הדוח, מרקוס יכול לחתום על טופס 2848 עבור החברה, ולמנות את ה-⁠CPA לטופס ⁦1120-S⁩ ולשנים שרשומות.

אייבי: הודעה על דוח שמישהו אחר הכין

אייבי מקבלת הודעה מ-⁠IRS על הדוח של החברה שלה, שהוכן בידי מכין דוחות שיש לו רק PTIN, בלי הסמכה ובלי רישום ב-⁠Annual Filing Season Program. למכין הדוחות הזה אין זכות לייצג אותה. אייבי קוראת את ההודעה כדי לזהות את הטופס, את שנת המס ואת מועד התשובה, ובודקת אם מכין הדוחות חתם והזין PTIN בדוח שהוגש.

היא יכולה לענות כנושאת משרה, או לחתום על טופס 2848 עבור החברה ולמנות CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין לאותו טופס ולאותה שנה. אם ההודעה מציעה קנס שכר נגדה באופן אישי, היא צריכה טופס 2848 על שמה שמפרט את הקנס הזה בשורה 3.

המצב שלכם שונה?

• יש לכם שתי הצעות מחיר חופפות, או שאיש המקצוע להנהלת חשבונות ומכין הדוחות אינם מחליפים קבצים: השוו היקף עבודה, חותם רשום ומי עונה לדואר מ-⁠IRS בעזרת שירות הנהלת חשבונות מקוון או משרד CPA ועלות הנהלת חשבונות לחודש, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי להכריע אילו תפקידים אתם צריכים עכשיו, מי חותם ומייצג אתכם, והאם משרד אחד יכול לעשות את הספרים ואת הדוח.
• הספרים או הדוחות שלכם מאחרים: התחילו בהשלמת הנהלת חשבונות באיחור ובהשלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות אם הוחמצו שנים.
• הגיעה הודעה מ-⁠IRS או קנס שכר: אם אתם רוצים שמישהו יפעל בשמכם, לאדם הזה צריכות להיות זכויות ייצוג; ראו פיגור במסי שכר ורואה חשבון שהחמיץ את המועד. אם גם הספרים שעומדים מאחורי ההודעה אינם מעודכנים, קבלו עזרה בהנהלת חשבונות כדי לסדר מי מטפל בכל חלק.
• איש המקצוע להנהלת חשבונות או מכין הדוחות שלכם טעו: ראו טעויות של איש מקצוע להנהלת חשבונות: מי משלם את הקנסות והחלפת רואה חשבון.
• אתם צריכים דוח רווח והפסד או מכתב CPA למלווה: ראו הוכחת הכנסה למלווה.
• אתם מנהלים חברה במימון הון סיכון: ראו בחירת רואה חשבון לסטארט-אפ.
• אתם מחזיקים LLC או חברה אמריקאית מחוץ לארה״ב: לעסק אמריקאי בבעלות זרה יכולות להיות הגשות שנתיות נוספות, בהתאם לסוג הישות ולעסקאות; ראו הגשת דוחות של LLC עם בעלים יחיד בבעלות זרה והגשת דוחות של חברת C בבעלות זרה, ושאלו על עזרה במיסוי חוצה גבולות.
• העסק או הבעלים שלכם גם בקנדה: ראו את המדריך הקנדי על אנשי מקצוע להנהלת חשבונות, רואי חשבון ו-⁠CPA ואת מתי עסק קנדי צריך רואה חשבון לעניינים חוצי גבולות.