פקודות יומן למס מכירה: הכנסה, הוצאה או התחייבות?

האם מס מכירה שנגבה נחשב להכנסה?

מס מכירה שאתם גובים אינו הכנסה כשמדינה או רשות מקומית מטילות אותו על הקונה ואתם חייבים לגבות אותו ולהעביר אותו. פרסום 334 של IRS קובע שמס כזה אינו הכנסה, אינו נכלל בתקבולים ברוטו ובמכירות, ואינו ניתן לניכוי. הוא עובר דרך הספרים שלכם: רושמים אותו כהתחייבות, כסף שאתם חייבים למדינה, בעת רישום המכירה, ואז מסגרים את ההתחייבות כשמשלמים.

בדקו שלושה דברים לפני שאתם נשענים על הכלל הזה:

• על מי המס מוטל. פרסום 334 מתייחס אחרת למס שמוטל עליכם כמוכרים, ויש מדינות, כמו ניו מקסיקו וקליפורניה, שמנסחות את המס שלהן באופן שעשוי להטיל אותו על הצד הזה. ראו בהמשך את הפרק על מס שמוטל על המוכר.
• איך נרשמו רישומים קודמים. אם תשלומים למדינה נרשמו כהוצאות, או שמס שנגבה נרשם כמכירות, דוח הרווח וההפסד עשוי להיות שגוי בכל שנה מאז, וכך גם דוח מס הכנסה שהוגש על סמך הספרים האלה. אם זה נמשך שנה או יותר, ראו את הפרק על התיקון ואת הפרק המצב שלכם שונה? בהמשך.
• מה רושם את המס בשבילכם. תכונת מס מכירה בתוכנה עשויה לרשום מס בחשבון התחייבות בעצמה, בעוד שורה מעדכון תנועות הבנק או רישום ידני עשויים שלא. פתחו את דוח הרווח וההפסד: הוא לא אמור להראות שורה של מס שנגבה מלקוחות. במאזן אמור להופיע המס שחויב ועדיין לא שולם בחשבון מס מכירה לתשלום.

הכלל חל על מס שהייתם חייבים לגבות. מס שנגבה בטעות, או במקום שבו לא הייתה לכם חובה לגבות, אינו מכוסה במשפט הזה בפרסום 334; איש מקצוע צריך להכריע איך לרשום אותו ואיך לדווח עליו.

אספו את דוחות מס המכירה שהוגשו, את אישורי התשלום, את פירוט מס המכירה לתשלום לפי תקופה ואת דוח הרווח וההפסד של כל שנה הנדונה.

סכום בטופס ⁦1099-K⁩ עשוי לכלול מס מכירה, ולכן ייתכן שהוא אינו שווה להכנסה שלכם (פרסום 334). ראו התאמת מכירות ותשלומים שהתקבלו.

מהי פקודת היומן של מס מכירה בעת מכירה?

רושמים את המחיר כמכירות ואת המס כהתחייבות. רושמים בחובה מזומן או חייבים בסכום המלא שהלקוח חייב, בזכות מכירות במחיר, ובזכות מס מכירה לתשלום במס.

הציגו את המס בשורה נפרדת בחשבונית. ניו יורק דורשת שהמס יצוין בנפרד בכל קבלה או חשבונית שנותנים ללקוח. גם טקסס דורשת זאת, אלא אם נותנים הצהרה בכתב שהמס כלול במחיר ותולים שלט שאומר זאת. כשהמחיר כולל מס, טקסס קובעת את החלוקה: מחיר המכירה הוא הסכום הכולל מחולק ב-⁠1 ועוד שיעור המס, והיתר הוא מס.

ניו יורק, למשל, דורשת מהמוכר לדווח על המס לתקופה שבה בוצעה המכירה, בין אם הלקוח שילם ובין אם לא, גם אם הספרים בשיטת מזומן, מלבד אפשרות של תשלום בעת הגבייה לספקי חומרי בנייה שקובע עלון נפרד (פרסום 750, מהדורת ⁦11/15⁩). במקרה כזה ספרים בשיטת מזומן מראים התחייבות שונה מזו שבדוח. ראו יתרה לתשלום שאינה תואמת לדוח.

האם לרשום מס מכירה כהוצאה בכל פעם שמשלמים למדינה?

לא, לא כשמדובר במס שגביתם מלקוחות. התשלום למדינה מסגר את ההתחייבות: רושמים בחובה מס מכירה לתשלום ובזכות מזומן. דוח הרווח וההפסד לא משתנה, כי המס מעולם לא נכנס אליו.

שימו לב לעדכון תנועות הבנק: המשיכה של המדינה מגיעה כשורה שעלולה להיות מסווגת כ“מסים” או כ“הוצאות מס מכירה”. התאימו אותה לחשבון ההתחייבות במקום זאת. אם בתוכנת הנהלת החשבונות שלכם יש תכונת מס מכירה, היא עשויה לרשום את המס בחשבון התחייבות בשבילכם: רשמו את התשלום שם, או התאימו את שורת הבנק להתחייבות שהיא יצרה.

תשלום יכול לכלול פריטים נוספים: מס שימוש, קנס או ריבית. רשמו כל אחד בחשבון משלו, והשאירו בחשבון ההתחייבות רק את מס המכירה. על תדירות ההגשה והתשלום של הדוחות ראו הגשת דוחות מס מכירה.

למה רישום מס מכירה כהוצאה מנפח את העלויות?

כי המס שאתם מעבירים הלאה מעולם לא היה עלות שלכם. פרסום 334 קובע לא לנכות מס מכירה שמוטל על הקונה ושאתם חייבים לגבות ולהעביר. רישום הוצאה מוסיף עלות שאינה קיימת, וכל התחייבות שיצרתם כשגביתם את המס אינה נסגרת לעולם.

אם דוח מס הכנסה הוכן על סמך הספרים האלה, הוא עלול להכיל את אותן טעויות: ניכוי שפרסום 334 קובע לא לנכות, תקבולים ברוטו שכוללים את המס, או שניהם. איזה מהם חל תלוי באופן שבו המס נרשם בכל שנה.

איך רושמים מס מכירה ששולם ברכישות?

מס מכירה שאתם משלמים ברכישה הוא חלק ממה ששילמתם עליה, ולא הוצאה נפרדת של מס מכירה. פרסום 334 קובע להתייחס למס מכירה על שירות, או על רכישה או שימוש בנכס, כחלק מהעלות שלו.

על מס ששולם על מלאי ראו עלות הובלה ורכישה בעלות המכר. על השאלה אם להוציא ציוד כהוצאה או לפחת אותו ראו ניכוי ציוד בשנה הראשונה. אם ספק חייב מס על מלאי שקניתם כדי למכור הלאה, ראו תעודות מכירה חוזרת והחזרי מס מכירה.

מה אם המס מוטל עליכם כמוכרים, כמו מס על תקבולים ברוטו?

מס שמוטל עליכם ולא על הלקוח נכלל בתקבולים ברוטו שלכם כשאתם גובים אותו מהקונה. פרסום 334 קובע שאם אתם גובים מסי מכירה של מדינה ושל רשות מקומית שמוטלים עליכם כמוכרים, עליכם לכלול את הסכום שנגבה בתקבולים ברוטו. לבעל עסק יחידני שמגיש Schedule C, אותו פרסום מתיר ניכוי של מס מדינה על הכנסה ברוטו, להבדיל מהכנסה נטו, שמיוחס ישירות לעסק. הוא מתייחס רק למגישי Schedule C; איך שותפות או חברה מדווחות על המס נתון בידי מכין הדוחות שלהן.

ניו מקסיקו היא דוגמה אחת. המס על תקבולים ברוטו שלה מוטל על עסקים, ועסק רשאי להעביר אותו לקונה; אם הוא עושה זאת, יש לציין את הסכום בנפרד בחשבונית (משרד המסים וההכנסות של ניו מקסיקו). בספרים, הסכום שנגבה נכנס בדרך כלל למכירות, והמס הוא עלות עסקית שנרשמת כשהיא מגיעה, דרך התחייבות עד לתשלומה. השארת הסכום שנגבה מחוץ למכירות לא תהיה בהתאם לפרסום 334.

מדינות מנסחות זאת באופן שונה. המדריך להיתר המוכר של קליפורניה קובע שהמוכר אחראי לשלם את המס ורשאי לקבל החזר מהלקוח (פרסום 73 של CDTFA). פרסום 334 אינו מונה מדינות, ולכן אינו קובע באיזה צד של הקו שלו נמצא המס של מדינה מסוימת. זה תלוי בחוק של המדינה ובעובדות שלכם. אם אתם גובים במדינה שמנסחת זאת כמס של המוכר, הכריעו את הטיפול עם מכין דוחות לפני שאתם רושמים אותו בכל כיוון.

איך רושמים מס שימוש כשהמוכר לא גבה מס?

מס שימוש חל על הקונה כשסחורות או שירותים חייבים במס משמשים במדינה, המוכר לא גבה שם מס, ואין פטור. מוסיפים אותו לעלות הרכישה ולחשבון מס שימוש לתשלום עד לדיווח עליו.

טקסס קובעת שקונה חייב מס שימוש על פריטים חייבים במס שמאוחסנים, משמשים או נצרכים בטקסס ממוכר שאינו גובה מס טקסס, אלא אם חל פטור, והוראות הדוח שלה מוציאות מכלל זה מלאי המוחזק אך ורק למכירה חוזרת. ניו יורק דורשת מעסק שרשום, או שחייב להיות רשום, למס מכירה לדווח על מס שימוש בדוח מס המכירה והשימוש שלו. מדינות אחרות שונות.

כשמשלמים עם הדוח, רושמים בחובה מס שימוש לתשלום ובזכות מזומן. פרסום 334 מתייחס למס מכירה על “רכישה או שימוש” בנכס כחלק מעלותו. הוא אינו מזכיר מס שימוש, ולכן ודאו מול מכין הדוחות שמס שימוש מקבל את אותו טיפול של עלות, כפי שהפקודה שלמעלה מניחה. על אילו רכישות חייבות בו ואיך מדווחים עליו, ראו מס שימוש על רכישות עסקיות.

לאן נכנסת הנחה על הגשה במועד או זיכוי למוכר?

רושמים אותה בחשבון משלה, נפרד מהמכירות ומההתחייבות. חלק מהמדינות מאפשרות למוכר להשאיר חלק קטן מהמס שנגבה בעבור הגשה ותשלום במועד. היא מקטינה את המזומן שאתם שולחים, ולכן בהתחייבות נשארת יתרת זכות שלא נסגרת לעולם, אלא אם רושמים את ההפרש בחשבון משלו.

הכללים משתנים בין מדינות; בדקו בהוראות הדוח של המדינה שלכם אם היא נותנת הטבה כזו. טקסס נותנת גם למי שמשלם מראש הנחה גדולה יותר, וזה מוסבר ביתרה לתשלום שאינה תואמת לדוח. סגרו את ההתחייבות בסכום המלא של המס המגיע ורשמו את הסכום ששמרתם בחשבון משלו, לא במכירות. למגיש Schedule C, ההוראות של IRS קובעות שאם המדינה מתירה לכם לשמור חלק כלשהו ממס המכירה שגביתם, עליכם לכלול את הסכום הזה כהכנסה בשורה 6 (הוראות Schedule C). לשותפות או לחברה, או להנחה שקשורה למס שימוש על רכישות שלכם, שאלו את מכין הדוחות איך מדווחים עליה.

מהי יתרת מס המכירה לתשלום, וכסף של מי היא?

היתרה היא מס המכירה שרשמתם כחוב ועדיין לא שילמתם למדינה. כשהמס מוטל על הקונה, זה כסף של המדינה שאתם מחזיקים, לא שלכם. ניו יורק קובעת שמוכר רשום הוא נאמן של המדינה וחייב להעביר את המס המגיע, כולל מס שטרם נגבה על מכירות בתקופה. בחברה או בשותפות היא מוסיפה שבעלים, נושאי משרה, דירקטורים, עובדים, שותפים וחברים מסוימים, הנקראים אחראים, עלולים לחבות אישית במס שהעסק חייב (פרסום 750). טקסס קובעת שהמוכר אחראי לגבות ולשלם את הסכום הנכון (Comptroller של טקסס).

במאזן, היתרה היא התחייבות שוטפת, לא מזומן פנוי לשכר או לבעלים. אחרי תשלום כל דוח, היתרה אמורה לכלול רק מס על מכירות מאז התקופה שהדוח כיסה, כולל מס על חשבוניות שלא שולמו, כשהמדינה דורשת לדווח על מכירה בתקופה שבה בוצעה. אם היא כוללת יותר או פחות, או שלקוח לא שילם חשבונית שחייבתם בה מס, ראו יתרה לתשלום שאינה תואמת לדוח. על מי חב במס שלא שולם בכל מדינה ועד כמה אחורה מדינה יכולה לקבוע שומה, ראו הגשת דוחות מס מכירה.

איך מתקנים מס מכירה שנרשם כהוצאה או כהכנסה בשנים קודמות?

מסווגים מחדש כל תקופה כך שהמס יעבור דרך ההתחייבות, ואז משווים את ההתחייבות לדוחות שהגשתם. השלבים האלה מיועדים למס שמוטל על הקונה; מס שמוטל עליכם כמוכרים נשאר במכירות ונשאר הוצאה.

1. רשמו כל תקופה. לכל אחת אספו את דוח מס המכירה שהוגש, את המס המגיע בו ואת אישור התשלום.
2. הפיקו את פירוט חשבון ההתחייבות, וכן כל חשבון הכנסה או הוצאה שקלט מס מכירה.
3. בכל תשלום שנרשם כהוצאה, פצלו אותו קודם. רק מס המכירה שנגבה מלקוחות עובר: רושמים בחובה מס מכירה לתשלום ובזכות חשבון ההוצאה. מס שימוש, קנס וריבית עוברים כל אחד לחשבון משלו; מכין דוחות מכריע איך מדווחים על קנס או ריבית.
4. בכל תקופה שבה מס שנגבה נרשם כמכירות, רושמים בחובה מכירות ובזכות מס מכירה לתשלום.
5. השוו את ההתחייבות לדוחות. היא אמורה להיות שווה למס על מכירות שטרם שולם, כולל מס על חשבוניות שלא שולמו כשהמדינה מדווחת על מכירה בעת ביצועה. הבדלים עוברים למדריך על אי-ההתאמה.
6. בדקו בנפרד מס שימוש וכל הנחה או זיכוי, כמפורט למעלה.

השלבים האלה משנים את הספרים שלכם, לא את מה שהגשתם למדינה. תיקון שנוגע בשנה שכבר שימשה לדוח מס הכנסה מעורר שתי שאלות: אם לתקן מחדש את השנה הזו או להתאים את התקופה הנוכחית, ואם צריך לתקן את הדוח שהוגש. התשובות תלויות במה שהדוח דיווח, ואף אחת מהן אינה החלטה של הנהלת חשבונות.

דוגמה

כל הסכומים בדולרים אמריקאיים ולהמחשה בלבד.

מכירה ותשלומה

עסק מוכר סחורה ב-⁦$1,000⁩ ומוסיף מס מכירה של ⁦8%⁩, ולכן הלקוח משלם ⁦$1,080⁩. הפקודה רושמת בחובה מזומן ⁦$1,080⁩, בזכות מכירות ⁦$1,000⁩ ובזכות מס מכירה לתשלום ⁦$80⁩. תשלום של ⁦$80⁩ למדינה רושם בחובה מס מכירה לתשלום ובזכות מזומן. המכירות הן ⁦$1,000⁩, דוח הרווח וההפסד אינו מראה מס, וההתחייבות חוזרת לאפס.

ציוד וציוד מתכלה ללא מס

מכונה עולה ⁦$5,000⁩ ועוד ⁦$400⁩ מס מכירה. היא נרשמת ב-⁦$5,400⁩, הבסיס לפחת. אותו עסק קונה ציוד מתכלה בסך ⁦$2,000⁩ באינטרנט ולא מחויב במס. בשיעור מס שימוש לדוגמה של ⁦6%⁩ הוא חייב ⁦$120⁩. הוא רושם בחובה ציוד מתכלה ⁦$2,120⁩, בזכות מזומן ⁦$2,000⁩ ובזכות מס שימוש לתשלום ⁦$120⁩, ואז מדווח על מס השימוש בדוח מס המכירה שלו.

שנתיים של תשלומים שנרשמו כהוצאה

עסק גובה ⁦8%⁩ על ⁦$100,000⁩ של מכירות חייבות במס בכל שנה, כלומר ⁦$8,000⁩ בשנה, ומשלם למדינה ⁦$8,000⁩ בכל אחת מהשנים האלה. הוא רושם את המס בהתחייבות, אך רושם כל תשלום למדינה כהוצאה.

• שנה 1: ההוצאות גבוהות מדי ב-⁦$8,000⁩, הרווח נמוך מדי ב-⁦$8,000⁩, וההתחייבות מראה ⁦$8,000⁩ אף שהמדינה קיבלה תשלום.
• שנה 2: שוב אותו דבר. ההוצאות גבוהות מדי ב-⁦$8,000⁩, וההתחייבות מראה ⁦$16,000⁩.

התיקון רושם בחובה מס מכירה לתשלום ובזכות חשבון ההוצאה ⁦$8,000⁩ בכל שנה, מה שמביא את ההתחייבות לאפס. אם הדוחות שהוגשו ניכו את ההוצאה הזו, עולה השאלה אם לתקן אותם.

המצב שלכם שונה?

• תשלומים שנרשמו כהוצאות, או מס שנגבה שנרשם כמכירות, במשך שנה או יותר, ודוח מס הכנסה שהוגש על סמך הספרים האלה: דוח הרווח וההפסד והדוח עשויים שניהם להיות שגויים. איש מקצוע יכול להכריע אילו שנים צריכות תיקון ואם הדוחות משתנים. ראו עזרה בהנהלת חשבונות, ואת ניקוי או התחלה מחדש לגבי היקף ניקוי.
• אתם גובים במדינה שמנסחת את המס כמס של המוכר, כמו ניו מקסיקו או קליפורניה: ייתכן שהפקודות שלמעלה אינן מתאימות; אופן הרישום של הסכום שנגבה ושל המס תלוי בחוק המדינה ובעובדות שלכם. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• ההתחייבות אינה תואמת לדוח: ראו יתרה לתשלום שאינה תואמת לדוח.
• שוק מקוון גבה את המס, או שאתם מתאימים תשלומים שהתקבלו: ראו התאמת מכירות ותשלומים שהתקבלו.
• הפקדות כרטיסי אשראי מגיעות נטו אחרי עמלות וטיפים: ראו הפקדות כרטיסי אשראי בספרים.
• אתם מנהלים מסעדה או משתמשים במערכת POS: ראו מס מכירה במסעדה והתאמת POS.
• הייתם צריכים לגבות מס ולא גביתם, אף פעם לא העברתם מס שגביתם, או גביתם מס שלא הייתם חייבים לגבות: ייתכן שהמדינה זכאית ליותר ממה שהספרים מראים. ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם לא בטוחים אם לנהל את הספרים בעצמכם: ראו ניהול הספרים בעצמכם או שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות.