מסי מדינה בעבודה מרחוק: גרים במדינה אחת ועובדים למדינה אחרת

עובדים מרחוק עבור חברה במדינה אחרת: לאיזו מדינה משלמים מס?

מדינת המגורים שלכם (המדינה שבה אתם תושבים) מטילה מס על כל השכר שלכם, בכל מקום שבו הרווחתם אותו, אם יש בה מס הכנסה. מדינה שאינכם תושבים בה מטילה מס, בדרך כלל, רק על שכר בעד ימים שבהם עבדתם בה פיזית, גם אם מדובר בכמה ימים בנסיעת עבודה. השאלה אם חייבים להגיש בה דוח מוסברת במדריך ספי הגשה של דוח מס מדינתי לתושבי חוץ, לפי מדינה. כתובת המעסיק אינה קובעת: קליפורניה, למשל, קובעת שלשכר יש מקור במקום שבו מבוצעת העבודה, ולא במקום שבו נמצא המעסיק או שבו משולם השכר (פרסום 1031 של FTB).

אם במדינת המגורים שלכם אין מס הכנסה, שום דבר לא מקזז את המס של מדינת העבודה (מדינות ללא מס הכנסה). אם יש בה מס הכנסה, הזיכוי שלה עדיין עלול לא לכסות מס שכלל נוחות מטיל על ימים שעבדתם בהם מהבית (בהמשך).

שתי עובדות קובעות את רוב המקרים: איפה עבדתם פיזית בכל יום, ואיזו מדינה היא מקום המושב הקבוע שלכם (domicile). המקרה מורכב כשמדינת המעסיק מפעילה כלל נוחות, כששתי מדינות רואות בכם תושבים, כשעברתם דירה או כשמעורבות שלוש מדינות או יותר.

מה לאסוף: כל טופס ⁦W-2⁩ עם תיבות המדינה שבו, יומן ימים שמראה איפה עבדתם בכל יום, חוזה שכירות או שטר בעלות, ודוחות המדינה של השנה הקודמת.

מהו כלל נוחות המעסיק (convenience of the employer), והאם ניו יורק מפעילה אותו?

כן, ניו יורק מפעילה אותו. אם אתם תושבי חוץ ומשרדכם הראשי נמצא בניו יורק, ימי העבודה מרחוק נחשבים ימי עבודה בניו יורק, אלא אם המעסיק הקים משרד מעסיק אמיתי (bona fide employer office) בביתכם (שאלות נפוצות של ניו יורק). ימים נחשבים כימי עבודה מחוץ לניו יורק רק אם מטבעה העבודה אינה יכולה להתבצע במקום העסק של המעסיק (הוראות ⁦IT-203⁩). רק ימי עבודה רגילים בבית נחשבים; יום בבית שבו ענו לשיחות או למיילים מדי פעם הוא יום ללא עבודה (⁦TSB-M-06⁩⁦(5)I⁩).

לפי ⁦TSB-M-06⁩⁦(5)I⁩, משרד בבית הוא משרד מעסיק אמיתי אם הוא עומד באחד משני אלה:

• הגורם העיקרי: התפקיד דורש מתקנים מיוחדים שאי אפשר להעמיד לרשותכם במקום העסק של המעסיק, אבל קיימים בבית או קרוב אליו; או
• לפחות 4 מתוך 6 גורמים משניים ו-⁠3 מתוך 10 גורמים אחרים. הגורמים המשניים כוללים: משרד הבית הוא תנאי להעסקה, יש למעסיק סיבה עסקית ממשית להחזיק משרד במקום מגוריכם, מבצעים שם את עיקר התפקיד, נפגשים שם עם לקוחות באופן קבוע, ואין לכם שולחן קבוע במשרד המעסיק.

ניו יורק קובעת שאם המעסיק לא פעל במפורש כדי להקים משרד בביתכם, אתם בדרך כלל עדיין חייבים במס של ניו יורק על הימים האלה. אם המשרד הראשי שלכם נמצא מחוץ לניו יורק, יום עבודה רגיל בבית אינו יום עבודה בניו יורק.

ניו ג׳רזי אין כלל משלה; היא מפעילה כלפי תושבי חוץ את מבחן הנוחות של מדינת המגורים, אם יש כזה (היא מציינת את דלאוור, נברסקה וניו יורק). אם המשרד הראשי או המשרד שהוקצה לכם נמצא בניו ג׳רזי ואתם עובדים מהבית מטעמי נוחותכם, השכר הוא הכנסה בניו ג׳רזי. ניו ג׳רזי לא מייחסת לעצמה דבר אם לא עבדתם בה כלל בכל השנה, והכלל אינו חל על תושבי פנסילבניה, שמכוסים בהסכם הדדיות (שאלות נפוצות של ניו ג׳רזי; הוראות ⁦NJ-1040NR⁩).

קונטיקט נוהגת כך כלפי תושבי חוץ: ימים שעבדו בהם מחוץ לקונטיקט מטעמי נוחותם נחשבים ימי עבודה בקונטיקט אם מדינת המגורים שלהם משתמשת במבחן דומה (Conn. Gen. Stat. 12-711(b)(2)(C)). בכיוון ההפוך, תושב קונטיקט שמצליח לערער על כלל נוחות של מדינה אחרת מקבל בקונטיקט זיכוי קטן יותר על המס של אותה מדינה, ולכן חייב לקונטיקט יותר מס; אז קונטיקט נותנת זיכוי בשיעור ⁦60%⁩ מהמס הנוסף הזה בקונטיקט (DRS של קונטיקט). הכללים האלה שונים בין מדינות, משתנים ומערערים עליהם. לגבי כל מדינה אחרת, בדקו אצל משרד ההכנסות שלה אם יש כלל כזה, ואל תניחו שיש או שאין.

גר במדינה אחת ועובד במדינה אחרת: האם משלמים מס בשתיהן?

לעיתים קרובות כן. זיכוי התושב של מדינת המגורים יכול לקזז את המס הכפול, בגבולות מסוימים. מגישים דוח תושב חוץ במדינה שבה עובדים, ובו מדווחים על השכר שהורווח שם, ודוח תושב במדינת המגורים, ובו מדווחים על כל ההכנסה. מדינת המגורים נותנת אז זיכוי על המס שמדינת העבודה גבתה על אותה הכנסה (שאלות נפוצות של ניו יורק). הזיכוי מחושב לפי המס שחושב בדוח של מדינת העבודה, ולכן בדרך כלל מכינים אותו ראשון (הוראות ⁦IT-112-R⁩).

בדרך כלל מחלקים את השכר לפי ימי עבודה. ניו יורק, למשל, משווה את ימי העבודה בניו יורק לסך כל ימי העבודה, ולא סופרת סופי שבוע, חגים, ימי מחלה וימי חופשה שבהם לא עבדתם (הוראות ⁦IT-203⁩).

לזיכוי יש מגבלות שעלולות להשאיר אתכם משלמים יותר ממס של מדינה אחת:

• הוא מוגבל למס של מדינת המגורים על אותה הכנסה. הזיכוי של קליפורניה הוא הנמוך מבין המס של קליפורניה על ההכנסה שמוסה פעמיים לבין המס של המדינה האחרת עליה (Schedule S). הזיכוי של ניו יורק אינו יכול להוריד את המס שלה מתחת למס שהיה נקבע בלי אותה הכנסה (הוראות ⁦IT-112-R⁩). אם שיעור המס של מדינת העבודה גבוה יותר, אתם משלמים את ההפרש.
• מדינת המגורים מפעילה כללי מקור משלה. קליפורניה מאפשרת זיכוי רק על הכנסה שיש לה מקור במדינה האחרת לפי החוק של קליפורניה, גם כשכללי המדינה האחרת שונים, והיא מייחסת שכר של עובדים למקום שבו בוצעה העבודה (הוראות Schedule S). לכן מס שניו יורק מטילה לפי כלל הנוחות שלה על ימים שעבדתם בהם מהבית בקליפורניה נשאר, בדרך כלל, מחוץ לזיכוי של קליפורניה.
• לא כל זוג מדינות פועל באופן הרגיל. קליפורניה אינה נותנת לתושביה זיכוי כשהמדינה האחרת נותנת לתושבי קליפורניה זיכוי על מס קליפורניה, והיא מפרטת את המדינות שעונות על התנאי (הוראות Schedule S).

בין חלק מהמדינות השכנות יש הסכמי הדדיות שמאפשרים לנוסעים לשלם מס רק במדינת המגורים. אם הסכם כזה חל עליכם, והאם בכלל חייבים להגיש דוח במדינת העבודה, מוסבר במדריך ספי הגשה של דוח מס מדינתי לתושבי חוץ, לפי מדינה.

באיזו מדינה אני תושב אם אני מחלק את זמני או משאיר בית במדינה הקודמת?

מקום המושב הקבוע (domicile) הוא המקום היחיד שאתם רואים בו את ביתכם הקבוע ושאליו אתם מתכוונים לחזור; יכול להיות רק אחד. אפשר להיות תושב גם במדינה שנייה אם משאירים בה בית ושוהים בה מספיק ימים. ניו יורק קובעת שמקום המושב הקבוע אינו משתנה עד שמוכיחים, בראיות ברורות ומשכנעות, שנטשתם אותו והעברתם את מרכז חייכם למקום אחר; רישום להצבעה או הגשת תצהיר על מקום מושב אינם מספיקים (שאלות נפוצות של ניו יורק).

בניו יורק ובקונטיקט, מקום מגורים קבוע לא חייב להיות בבעלותכם; בית ששוכרים, או בית שבן או בת הזוג הם בעליו או שוכרים אותו, יכול להיחשב. ניו יורק וקונטיקט רואות במי שמקום המושב הקבוע שלו אצלן תושב חוץ אם שלושת התנאים מתקיימים: אין לו מקום מגורים קבוע במדינה, יש לו מקום כזה במדינה אחרת במשך כל השנה, והוא שהה במדינה 30 ימים או פחות (הגדרות של ניו יורק; DRS של קונטיקט). נהלו יומן ימים (איפה ישנתם ואיפה עבדתם בכל יום), כי מדינות בודקות את ספירת הימים ואת חלוקת ימי העבודה.

האם שתי מדינות יכולות לראות בי תושב באותה שנה?

כן. מי שמקום המושב הקבוע שלו בניו יורק, שוכר דירה בווירג׳יניה וגר בה יותר מ-⁠183 ימים, יכול להיות תושב בשתי המדינות, וכל אחת מהן יכולה להטיל מס על כל ההכנסה שלו (Virginia Tax; הגדרות של ניו יורק). זיכוי התושב אינו פותר לגמרי את בעיית התושבות הכפולה. הזיכוי של ניו יורק לתושב כפול אינו כולל חלק מהכנסות ההשקעה והכנסות העסק, ואינו זמין כלל אם המדינה האחרת נותנת זיכוי על כל מס ניו יורק (הוראות ⁦IT-112-R⁩).

התוצאה יכולה להיות שריבית, דיבידנדים והכנסות אחרות ימוסו במלואם בשתי המדינות. תושבות כפולה תלויה מאוד בעובדות ועולה לעיתים קרובות בביקורת; זה מקרה שמצריך בדיקה מקצועית.

עברתי דירה באמצע השנה ויש לי עבודה מרחוק: איזו מדינה מטילה עליי מס?

בדרך כלל מגישים דוח לתושב בחלק מהשנה בכל מדינה שגרתם בה. כל מדינה מטילה מס על כל ההכנסה שקיבלתם בזמן שהייתם תושבים בה, וגם על הכנסה ממקורותיה בזמן שלא הייתם תושבים. קליפורניה וניו יורק מפעילות שתיהן את החלוקה הזאת (פרסום 1031 של FTB; הוראות ⁦IT-203⁩). הטופס של וירג׳יניה לתושב בחלק מהשנה הוא Form 760PY, אבל אם גרתם בווירג׳יניה 183 ימים או פחות אפשר להגיש במקומו כתושב חוץ בטופס 763, שמאפשר את מלוא הפטור האישי והניכוי הסטנדרטי ולא חלקים יחסיים מהם (Virginia Tax).

בדרך כלל מחלקים את השכר לפי המועד שבו הרווחתם אותו: שכר בעד כל תקופת תושבות שייך למדינה שבה הייתם תושבים, ואחרי המעבר המדינה הקודמת מטילה מס רק על שכר שמקורו בה, למשל ימים שבהם אתם עדיין עובדים בה. ניו יורק מפעילה את כלל הנוחות שלה רק על החלק של השנה שבו הייתם תושבי חוץ, וסופרת ימי עבודה בתקופה הזאת בלבד (⁦TSB-M-06⁩⁦(5)I⁩). פריטים שהייתם זכאים להם לפני המעבר, כמו בונוס שכבר הוענק, יכולים להשתייך לתקופת התושבות של המדינה הקודמת (הוראות ⁦IT-203⁩). לבונוס, פיצויי פיטורים או שכר נדחה שמגיעים מאוחר יותר, ראו מס מדינה על שכר נדחה אחרי מעבר דירה.

המעסיק ניכה מס במקור למדינה הלא נכונה: איך מקבלים אותו בחזרה?

כדי לקבל את המס בחזרה, מגישים בדרך כלל דוח במדינה שניכתה אותו; המדינה שמגיע לה המס מצפה גם היא לדוח ולתשלום. ניו יורק, למשל, דורשת דוח תושב חוץ כדי לתבוע החזר של מס ניו יורק שנוכה מהשכר (הוראות ⁦IT-203⁩). בדוח הזה מדווחים רק על השכר שמקורו בפועל באותה מדינה, ואפשר שלא יהיה כזה. תביעות להחזר מתיישנות: ניו יורק מאפשרת בדרך כלל את המאוחר מבין שלוש שנים ממועד הגשת הדוח או שנתיים ממועד תשלום המס (באותן הוראות).

במדינה הנכונה עשוי אז להיווצר חוב עם ריבית או קנס על מקדמות, כי לא שולם לה דבר במהלך השנה. בקשו מהמעסיק לתקן את הרישומים ולהוציא טופס ⁦W-2⁩ מתוקן; איך המעסיק עושה זאת מוסבר במדריך עובדים במדינה אחרת, והגשה עם ⁦W-2⁩ שגוי מוסברת במדריך טופס ⁦W-2⁩ חסר או שגוי.

המעסיק לא מנכה מס במקור עבור מדינת המגורים שלי: איך משלמים במהלך השנה?

ייתכן שתצטרכו לשלם מקדמות מס מדינתיות, או שהמעסיק יסכים לנכות מס במקור עבור מדינת המגורים. ניו יורק, למשל, קובעת שייתכן שתצטרכו לשלם מקדמות כשלא נוכה מס, או שנוכה מס בסכום לא מספיק (מקדמות מס של ניו יורק). אם מדינת העבודה מנכה מס במקור, התשלומים למדינת המגורים צריכים אולי לכסות רק את המס שנשאר אחרי הזיכוי שמדינת המגורים תאפשר בפועל. מועדי התשלום וסכומי המקלט הבטוח (safe harbor) מפורטים במדריך תשלומי מקדמות מס רבעוניים.

פרילנס או נסיעות לעבודה: אילו מדינות יכולות להטיל מס על הכנסה מעבודה עצמאית?

מדינת המגורים שלכם, אם יש בה מס הכנסה, מטילה מס על כל ההכנסה העסקית שלכם. מדינה שאינכם תושבים בה מטילה מס, בדרך כלל, על החלק בעסק שמתנהל בה (הוראות ⁦IT-203⁩). חלק מהמדינות מסתכלות מעבר למקום שבו אתם יושבים: קליפורניה עשויה לייחס הכנסה משירותים של תושב חוץ לקליפורניה כשהלקוח נהנה שם מהשירות, לפי כללי החלוקה שלה לפי מקום השוק (פרסום 1031 של FTB). אם הכללים האלה חלים על פרילנסר מסוים תלוי במקום שבו העסק מתנהל, ולכן לקוחות בקליפורניה הם סיבה לבדוק.

רשמו איפה עבדתם ואיפה נמצא כל לקוח. אם יש לעסק בעלים, עובדים או מכירות במדינות אחרות, ראו מס הכנסה עסקי במדינות אחרות.

האם מס עיר ניו יורק חל עליי כשאני עובד מרחוק?

מס ההכנסה האישי של עיר ניו יורק נקבע לפי מקום המגורים ולא לפי מקום העבודה. תושבי העיר משלמים אותו על כל ההכנסה, בכל מקום שהורווחה, ותושבי חוץ אינם חייבים בו כלל, גם אם הם עובדים בעיר בכל יום. מבחני התושבות של העיר זהים לאלה של המדינה: מקום מושב קבוע בעיר, או מקום מגורים קבוע בעיר ועוד 184 ימים או יותר בה (שאלות נפוצות של ניו יורק). יונקרס שונה: תושבי חוץ יכולים להיות חייבים במס הרווחים של תושבי חוץ שלה על שכר שהורווח שם, וגם עליה חל כלל הנוחות (⁦TSB-M-06⁩⁦(5)I⁩).

בנפרד, עצמאים יכולים להיות חייבים במס הניידות לתחבורת נוסעים במטרופולין של ניו יורק על עסק שמתנהל באזור התחבורה של המטרופולין (עיר ניו יורק ושבעה מחוזות סמוכים) (Tax Department של ניו יורק). עצמאי שמנהל עסק בעיר ניו יורק יכול להיות חייב גם במס העיר על עסקים שאינם חברה (Unincorporated Business Tax), בשיעור ⁦4%⁩ מההכנסה החייבת שמיוחסת לעיר; זיכוי מבטל חבות של ⁦$3,400⁩ או פחות (Department of Finance של עיר ניו יורק). מגישים אותו לעיר בטופס ⁦NYC-202⁩ או ⁦NYC-202S⁩, ולא עם דוח המדינה (הוראות ⁦IT-201⁩). ערים ומחוזות אחרים קובעים כללים משלהם; בדקו במשרד המסים המקומי.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

עבודה מרחוק עבור משרד בניו יורק, מגורים בקליפורניה

תושבת קליפורניה מרוויחה ⁦$150,000⁩ בעבודה אצל חברה שהמשרד שלה בניו יורק הוא מקום העבודה הראשי שלה. היא עובדת 220 ימים מהבית בקליפורניה ו-⁠20 ימים במשרד בניו יורק. נניח שמשרד הבית שלה אינו משרד מעסיק אמיתי, ולכן ניו יורק מטילה מס על כל ⁦$150,000⁩ כהכנסה בניו יורק. היא מגישה דוח תושב חוץ של ניו יורק (טופס ⁦IT-203⁩) ומדווחת בו על כל ⁦$150,000⁩. קליפורניה מטילה מס על כל ⁦$150,000⁩ כמדינת המגורים שלה. בדוח של קליפורניה, Schedule S ייתן לה זיכוי רק על המס בגין ⁦$12,500⁩ שהרוויחה ב-⁠20 ימי העבודה במשרד בניו יורק (20 מתוך 240 ימי עבודה), הנמוך מבין המס של קליפורניה והמס של ניו יורק על הסכום הזה, כי קליפורניה מייחסת לעצמה את השכר בעד שאר הימים. המס של ניו יורק על ה-⁠⁦$137,500⁩ הנותרים לא יזוכה, ולכן שתי המדינות ימסו את התשלום הזה.

עברו דירה באמצע השנה, אותה עבודה מרחוק

עובדת מרחוק שמרוויחה ⁦$120,000⁩ בשנה עוברת מווירג׳יניה לפלורידה ב-⁠1 באפריל ומשמרת את העבודה. ⁦$30,000⁩ שהורווחו בין ינואר למרץ נכנסים לטופס 760PY של וירג׳יניה, שמחשב באופן יחסי את הפטור האישי והניכוי הסטנדרטי שלה; מכיוון שגרה בווירג׳יניה 183 ימים או פחות, היא יכולה להגיש במקומו כתושבת חוץ בטופס 763 עם הסכומים המלאים. שכר אחרי המעבר אינו הכנסה בווירג׳יניה אם היא לא עובדת שם כלל, ובפלורידה אין מס הכנסה אישי. טופס ⁦W-2⁩ שלה מציג את כל ⁦$120,000⁩ לווירג׳יניה, ולכן הדוח שלה מדווח על החלוקה הנכונה, היא תובעת בחזרה את ניכוי המס העודף של וירג׳יניה, ומבקשת מהמעסיק טופס ⁦W-2⁩ מתוקן.

שהייה ארוכה במדינה אחרת

עובדת מרחוק משמרת את מקום המושב הקבוע שלה בפלורידה, אבל שוכרת דירה בווירג׳יניה ושוהה בה 200 ימים. וירג׳יניה רואה בה תושבת בפועל (מקום מגורים ויותר מ-⁠183 ימים), ולכן מטילה מס על כל ⁦$90,000⁩ מההכנסה שלה, אף על פי שמקום המושב הקבוע שלה נשאר בפלורידה.

המצב שלכם שונה?

• שתי מדינות טוענות שאתם תושבים בהן, מדינה פתחה ביקורת תושבות, עבדתם בשלוש מדינות או יותר, או שכלל נוחות הותיר אתכם בלי זיכוי במדינת המגורים: פנו לייעוץ מס לאנשים פרטיים.
• אתם לא בטוחים אם מדינה מחייבת אתכם להגיש דוח בכלל, או אם חל עליכם הסכם הדדיות: ראו ספי הגשה של דוח מס מדינתי לתושבי חוץ.
• אתם המעסיק, או שצריך לתקן את טופס ⁦W-2⁩: ראו עובדים במדינה אחרת.
• בונוס, פיצויי פיטורים או שכר נדחה מגיעים אחרי המעבר שלכם: ראו מס מדינה על שכר נדחה אחרי מעבר דירה.
• בטפסי ⁦K-1⁩ של קרן מופיעה הכנסה בהרבה מדינות: ראו דוחות מדינה למשקיעים בקרנות.
• אתם מנהלי קרן שעוזבים את ניו יורק לפלורידה או לטקסס: ראו מנהל קרן שעובר לפלורידה או לטקסס.
• אתם עוברים לחו״ל: ראו סיום תושבות מדינתית במעבר לחו״ל.
• עברתם לקנדה: ראו מס מדינה בארה״ב אחרי מעבר לקנדה.
• אתם עובדים מארץ אחרת עבור מעסיק אמריקאי: ראו עבודה בחו״ל עבור מעסיק אמריקאי.