사업 세금 기록과 영수증 보관 기간

사업 세금 기록, 영수증, 은행 명세서는 얼마나 보관해야 하나요?

세금 목적으로는 신고서의 항목을 뒷받침하는 영수증, 은행 명세서, 인보이스, 기타 기록을 신고서 제출 후 3년 동안 보관하세요(IRS). IRS가 세금을 추가로 부과할 수 있고 납세자가 환급을 청구할 수 있는 일반적인 기간입니다. 일찍 제출한 신고서는 신고 기한에 제출한 것으로 봅니다. 영수증에 있어야 하는 내용은 IRS 영수증 요건에서 설명합니다.

3년은 기본 기간일 뿐입니다. 제출하지 않은 연도가 있거나, 신고서에서 소득을 빠뜨렸거나, 직원이나 장비나 해외 계좌가 있거나, 사업을 닫거나 파는 경우는 간단하지 않습니다. 각각 기간이 달라지며, 다음 섹션에서 정리합니다.

무엇이든 파쇄하기 전에 준비할 자료: 제출한 모든 신고서와 제출일 증빙, 자산 목록과 구매 인보이스, 급여 파일, 대출·임대·보험 서류, 미국 밖 계좌의 명세서. 폐업, 매각, 회계 소프트웨어 해지, 상자 정리 때처럼 아직 열려 있는 연도가 어느 해인지 알 수 없다면, 먼저 기록을 연도별로 분류하세요.

사업 기록을 3년보다 오래 보관해야 하는 경우는 언제인가요?

아래는 연방 기준 기간이며 대부분 소득세 신고서에 적용됩니다. 주세와 다른 세금은 다를 수 있습니다(IRS).

25% 기준은 사업의 경우 매출원가를 빼기 전 총소득으로 계산합니다. 신고서나 첨부 설명서에 충분히 공개한 금액은 포함하지 않지만, 누락이 부풀린 취득가액에서 생긴 경우에는 공개해도 도움이 되지 않습니다(26 U.S.C. 6501(e)). 이 기준이 적용되면 더 긴 기간이 신고서 전체에 미치므로, 빠진 항목의 기록만이 아니라 그해의 모든 기록을 보관하세요.

FBAR 기록 보관 규정은 민사 FBAR 가산세를 부과할 수 있는 6년보다 짧습니다(31 U.S.C. 5321(b)(1)).

3년은 언제부터 세나요?

신고서를 제출한 날부터 세며, 기한보다 일찍 제출했다면 신고 기한부터 셉니다(Publication 583). 늦게 제출했거나 기한 연장을 받아 제출한 신고서는 실제로 제출한 날부터 셉니다(26 U.S.C. 6501(a)). 제출하지 않은 신고서는 기간이 시작되지 않습니다.

수정 신고서를 제출해도 새로 3년이 시작되지 않으며, 원래 제출일이 계속 기준이 됩니다. 한 가지 예외가 있습니다. 세금이 더 늘어나는 서명된 수정 신고서를 기간 마지막 60일 안에 IRS가 받으면, 기간이 IRS가 받은 날부터 60일 뒤까지 연장됩니다(26 U.S.C. 6501(c)(7)).

사업체 신고서는 소유주가 사업체의 수치를 자기 신고서에 신고하기 때문에 두 번째 기준이 추가됩니다.

따라서 S corporation의 기록은 마지막 주주의 신고서 기한 또는 제출일 중 늦은 날부터 3년 동안 열려 있고, 파트너십의 기록은 파트너십 신고서와 모든 파트너의 신고서에 대해 같은 시점까지 열려 있습니다. 중앙 집중식 세무조사 제도(centralized audit regime)가 적용되는 파트너십은, 신고서 제출일, 신고 기한, 또는 파트너십이 제출한 행정 조정 요청(administrative adjustment request) 중 가장 늦은 날부터 3년 동안 IRS의 조정에 대해서도 열려 있으며, 경우에 따라 더 길어집니다(26 U.S.C. 6235).

고용세 기록은 얼마나 보관하나요?

고용세 기록은 세금 납부 기한 또는 실제 납부일 중 늦은 날부터 최소 4년 보관하세요(26 CFR 31.6001-1(e), IRS). IRS 페이지는 그해의 4분기 신고서를 제출한 때부터 4년을 세므로, 보통 앞선 분기의 종료일이 더 늦어집니다. 급여 신고서를 제출하지 않은 분기는 기한이 없으므로, 늦은 신고서를 제출하고 그 분기의 기간이 지날 때까지 기록을 보관하세요. 급여 환급, 세액공제 또는 가산세 감면 청구를 했다면, 그 청구 관련 기록을 청구서 제출 후 최소 4년 보관하세요.

2021년 3월 31일 이후에 사용한 적격 병가·가족 휴가에 대한 급여와 2021년 6월 30일 이후에 지급한 employee retention credit 대상 급여의 근거 기록은 최소 6년 보관해야 합니다(IRS). employee retention credit의 경우 세금 부과 기간은 원래 신고서의 제출일, 제출한 것으로 간주되는 날, 세액공제를 청구한 날 중 가장 늦은 날부터 6년보다 일찍 끝나지 않으므로, 그 시점부터 세세요(26 U.S.C. 3134(l)). 어떤 급여 기록을 어떤 형태로 보관해야 하는지는 급여 기록 보관에서 설명합니다.

장비와 기타 재산 기록은 얼마나 보관해야 하나요?

재산 기록은 구매한 해가 아니라 과세 대상 처분으로 팔거나 처분한 해의 기간이 끝날 때까지 보관하세요(Publication 583). 이 기록은 공제받은 감가상각과, 매각 때 손익을 계산하는 취득가액(일반적으로 구매 비용에 개량 비용을 더하고 공제받았거나 공제받을 수 있었던 감가상각을 뺀 금액(Publication 551))을 입증합니다. 구매 인보이스, 개량 비용, 감가상각 명세를 보관하세요. 사업체 신고서 작성 안내도 같은 내용을 안내합니다(Form 1120-S 작성 안내).

• 비과세 교환: 기존 재산과 새 재산의 기록을 새 재산을 처분한 해의 기간이 끝날 때까지 보관하세요.
• 차량: 차량을 감가상각하는 매 연도의 사업 사용 기록도 보관하세요(Publication 463). 위의 처분 연도 규정도 그대로 적용됩니다.

사업 기록 중 가장 오래 보관해야 하는 것은 무엇인가요?

제출한 신고서, 회계 장부, 소유주 취득가액 기록, 이월 중인 손실이나 세액공제의 근거 기록은 이후 신고서가 이를 바탕으로 하므로 일반 영수증보다 오래 보관합니다. 아래 출처는 이 중 어느 것에도 정해진 종료일을 두지 않았습니다.

• 제출한 신고서: IRS는 이후 신고서와 수정 신고서를 작성할 때 도움이 되므로 사본을 보관하라고 안내합니다(IRS). 제출일이 기간의 시작점이므로 전자 제출 접수 확인이나 우편 발송 영수증 같은 제출일 증빙도 보관하세요.
• 회계 장부: 원장과 분개장은 그 내용이 세법 집행에 중요해질 수 있는 동안 보관합니다(26 CFR 1.6001-1(e)).
• 소유주 취득가액 기록: S corporation 주주나 파트너는 주식 또는 파트너십 지분의 취득가액을 계산하는 데 필요한 기록을 보관할 책임이 있습니다(Form 7203 작성 안내, Schedule K-1 파트너용 작성 안내). 법인은 이사회 의사록도 보관해야 합니다(Publication 583).
• 이후 연도로 이월되는 손실과 세액공제: 아직 이월 중인 손실이나 세액공제의 근거 기록은 이를 사용하는 이후 연도에 중요해질 수 있습니다. 규정은 정해진 햇수가 아니라 기준만 정하고 있으므로, 이후 연도의 기간이 끝날 때까지 보관하는 것이 더 안전한 해석입니다(26 CFR 1.6001-1(e)).

사업을 닫거나 팔면 어떻게 하나요?

폐업이나 매각이 이 가이드의 어떤 기간도 줄여 주지는 않습니다. IRS는 폐업하는 소유주에게 재산 기록은 처분한 해의 기간이 끝날 때까지, 고용세 기록은 최소 4년 보관하라고 안내합니다(IRS: 사업 폐업).

• 여전히 청구받을 수 있는 사람: 폐업해도 IRS가 아직 세금을 부과할 수 있는 연도의 세금은 사라지지 않습니다. 회사 자산을 받은 소유주는 회사의 세금 부과 기간이 끝나고 1년이 지날 때까지 양수인(transferee)으로서 책임질 수 있고(26 U.S.C. 6901(c)), 원천징수한 급여세를 납부하지 않은 데 책임이 있는 사람은 그 세금을 개인적으로 내야 할 수 있습니다(26 U.S.C. 6672). 폐업한 회사의 기록은 이 추가 기간이 지날 때까지 보관하세요.
• 최종 신고서: 최종 소득세 신고서는 제출한 날부터 자체적인 3년 기간이 시작됩니다. 최종 급여 신고서는 4년 급여 기록 규정을 따릅니다.
• 급여 기록: 마지막 Form 941이나 944에는 급여 기록을 누가 어디에 보관하는지 밝히는 설명서를 첨부합니다.
• 사업 매각: 매매 계약서, 매각 가격 배분 자료, 취득가액 기록은 매각한 해의 기간이 끝날 때까지 보관하세요. 대금을 여러 해에 나누어 받는다면 그 매각을 신고하는 이후 신고서도 이 기록에 의존합니다. 기록은 그 내용이 중요해질 수 있는 동안 보관하며(26 CFR 1.6001-1(e)), 각 신고서는 자체 기간이 적용됩니다(IRS Topic 305).
• 회계 소프트웨어: 해지하기 전에 아직 열려 있는 모든 연도의 자료를 내보내세요. 회계 소프트웨어를 해지할 때 보관할 기록을 참고하세요.

제출 절차는 회사 폐업과 사업 매각에서 설명합니다.

제출하지 않은 연도가 있으면 어떻게 되나요?

신고서를 제출하지 않은 연도는 기한이 없습니다. 기간이 시작되지 않으므로 IRS는 언제든 그 연도의 세금을 부과할 수 있습니다(26 U.S.C. 6501(c)(3)). 그해의 모든 기록을 최소한 늦은 신고서를 제출하고 그 신고서의 기간이 지날 때까지 보관하세요. 늦은 신고서는 제출한 날부터 일반적인 기간이 시작됩니다.

IRS가 몇 년 치 미제출 신고서를 기대하는지, 어떤 순서로 제출하는지는 밀린 사업체 신고서 따라잡기에서 설명합니다. 이것이 위의 기한 없음 규정을 줄여 주지는 않으므로, 빠진 연도의 모든 기록을 보관하세요. 장부가 없다면 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하세요.

대출 기관, 보험사, 주 정부는 더 오래 보관하라고 요구하나요?

그럴 수 있습니다. 세금 목적으로 더 이상 필요하지 않은 기록이라도 버리기 전에 확인하세요. 보험사나 채권자는 IRS보다 더 오래 보관하도록 요구할 수 있습니다(Publication 583). 대출 계약서, 임대차 계약서, 보험 증권에 자체 기간이 적혀 있을 수 있습니다.

주 세무 당국은 주 신고서에 대해 자체 기간을 정하며, 일부는 연방 기본 기간보다 깁니다. 캘리포니아가 그중 하나입니다. 캘리포니아 프랜차이즈세 위원회는 일반적인 기간이 신고 기한 또는 제출일로부터 4년이고, 연방 세무조사나 큰 소득 누락 같은 경우에는 더 길어진다고 안내합니다. 사업체가 신고하는 각 주의 세무 당국을 확인하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 미국 달러입니다.

프리랜서의 영수증과 판매한 노트북

한 프리랜서가 2023년 신고서를 2024년 4월 10일에 제출했습니다. 신고 기한이 2024년 4월 15일이었으므로 기간은 그날부터 시작합니다. 더 긴 기간이 적용되지 않는다면, 2023년의 일반 영수증과 은행 명세서는 2027년 4월까지 보관합니다.

이 프리랜서는 2023년에 US$1,800짜리 노트북을 사서 2026년에 팔았습니다. 이 노트북의 기록은 매각한 해를 따릅니다.

• 2023년: 구입하고 감가상각함.
• 2024년과 2025년: 계속 사용함.
• 2026년: 매각함. 매각한 해가 기간의 기준이 됨.
• 2027년 4월: 2026년 신고서를 제출함.
• 2030년 4월: 노트북 기록을 버릴 수 있는 가장 이른 시점.

직원이 있는 식당 주인이 폐업하는 경우

한 식당 주인이 마지막 급여를 지급한 뒤 2026년 12월에 폐업했습니다. 마지막 분기 급여 신고서의 기한은 2027년 1월 말이며, 세금은 그때까지 납부합니다. 급여 기록은 그로부터 최소 4년, 즉 2031년 초까지 보관합니다. 세금을 더 늦게 냈다면 4년은 그 늦은 날부터 셉니다. 최종 신고서에는 누가 어디에 보관하는지를 적습니다.

신고서에서 소득을 빠뜨린 컨설턴트

한 컨설턴트가 2023년 신고서를 2024년 4월에 제출하면서 총소득을 US$120,000로 신고했습니다. 나중에 US$40,000를 빠뜨렸고 신고서 어디에도 밝히지 않았다는 것을 알게 되었습니다. US$120,000의 사분의 일은 US$30,000이므로 US$40,000는 그 기준을 넘습니다. 세금 부과 기간은 3년이 아니라 6년이므로, 2023년의 모든 기록을 2030년 4월까지 보관해야 하며, 빠진 소득의 기록만이 아닙니다.

상황이 다르다면?

• 사업을 닫거나 팔거나 상자를 정리하는 중인데, 어느 연도가 아직 열려 있는지 알 수 없는 경우. 답은 각 신고서의 제출일, 제출하지 않은 연도, 해외 계좌, 아직 감가상각 중인 장비에 따라 달라집니다. 무언가를 파쇄하거나 계정을 해지하기 전에 기록을 연도별로 분류하는 일은 장부 관리 업무입니다. 장부 관리 서비스를 받아 보고, 회사 폐업을 참고하세요.
• 특정 연도에 대한 IRS 서신이나 통지서를 받은 경우: 일반적인 기간이 지났더라도 그해의 모든 기록을 보관하고, 사업체에 온 IRS 통지서를 참고하세요. 회신하기 전에 가진 자료를 연도별로 분류하는 일은 장부 관리 업무입니다. 장부 관리 서비스를 받아 보세요.
• 제출하지 않은 연도가 있는 경우: 밀린 사업체 신고서 따라잡기를 이용하고, 기록이 불완전하다면 장부 관리 서비스를 받아 보세요.
• 이미 제출한 신고서에서 소득을 빠뜨린 경우: 과거 신고서에서 빠진 소득 수정 신고를 참고하세요.
• 사업체나 소유주가 해외 계좌나 외국 회사를 보유하거나, 외국인이 미국 회사를 소유한 경우: FBAR에 포함되는 계좌, 외국 회사의 정보 신고서, 외국인 소유 LLC의 거래 기록을 참고하세요.
• 장비 기록이 없는 경우: 없어진 감가상각 명세 다시 만들기를 참고하세요.
• 영수증을 잃어버렸거나 종이를 스캔해서 버리려는 경우: 분실한 영수증, 종이 대신 스캔한 영수증, 기록을 보관하지 않았을 때의 가산세를 참고하세요.
• 임대 부동산이 있는 경우: 임대 부동산 기록과 영수증을 참고하세요.
• 캐나다에서도 신고하거나 사업체가 캐나다 사업체인 경우: CRA(캐나다 국세청)는 자체 기간이 있습니다. 캐나다에서 사업 기록을 보관하는 기간을 참고하세요. 각 나라의 신고서 기록은 그 나라의 규정을 따릅니다.