영수증 스캔본, IRS가 인정할까? 폐기 전 확인할 것

영수증을 디지털 사본으로 보관하고 종이는 파쇄해도 되나요?

스캔본이나 사진은 종이 영수증을 대신할 수 있지만, 먼저 세 가지 조건이 갖춰져야 합니다. 첫째, 모든 영수증을 찾아서 보여 주고 읽을 수 있게 출력할 수 있어야 합니다(IRS는 이를 전자 저장 시스템이라고 부릅니다). 둘째, 이를 테스트해 보았어야 합니다. 셋째, 시스템이 계속 작동하게 하는 절차가 있어야 합니다. 하나라도 빠졌다면 종이를 보관하세요. 이 기준은 Publication 583과, 더 자세히는 Revenue Procedure 97-22에 있으며, Publication 583과 IRS 자동화된 기록 페이지도 여전히 이 문서를 안내합니다.

이 규정은 1997년에 만들어졌고 휴대폰이나 앱이 아니라 "전자 저장 시스템"을 기준으로 합니다. 이 페이지에서 인용하는 IRS 안내 자료에는 휴대폰 사진이나 영수증 앱이 이름으로 나오지 않습니다. 특정 앱이 요건을 충족하는지는 구체적인 사실에 달려 있습니다. 색인을 어떻게 만드는지, 이미지마다 불러와 출력할 수 있는지, 접근 권한을 누가 관리하는지, 파일을 얼마나 오래 보관하는지가 기준입니다.

종이는 없는데 시스템이 요건에 미치지 못하면, IRS는 기록 부적정 통지(Notice of Inadequate Records)를 보내고 정확도 관련 가산세를 비롯한 해당 가산세를 부과할 수 있습니다. 원본 기록을 보관하고 있으면 가산세가 적용되지 않을 수 있습니다(Revenue Procedure 97-22, sections 6.02 and 9).

여러 해 분량의 종이를 버리려 하거나 이미 버렸거나, 이미지가 해지될 수 있는 구독 앱에만 있거나, IRS가 이미 기록을 요청한 경우에는 간단하지 않습니다.

먼저 다음을 준비하세요. 스캔본 몇 장(색이 바랜 것 하나 포함), 앱 이용 약관, 기록 보관 일정, 백업 위치, 이미 파쇄한 것을 연도별로 정리한 목록, 앱 로그인 정보를 가진 사람.

종이를 파쇄하기 전에 스캔 시스템이 갖춰야 할 요건은 무엇인가요?

Revenue Procedure 97-22, section 4는 시스템이 각 영수증을 완전하고 정확하게 복사한 뒤, 색인하고 저장하고 보존하고 불러오고 읽을 수 있는 형태로 다시 출력할 수 있어야 한다고 요구합니다.

통제는 합리적이어야 하고, 색인은 합리적인 종이 서류 정리 방식만큼은 작동해야 합니다(sections 4.01 and 4.02). 서비스 업체를 쓴다고 책임이 넘어가지 않습니다. 시스템에 대한 책임은 납세자에게 남습니다(Revenue Procedure 97-22, section 3.03).

종이를 버리기 전에 무엇을 테스트하고 기록해 두어야 하나요?

파쇄하기 전에 두 가지를 해야 합니다. 시스템이 모든 요건에 맞게 종이를 재현한다는 것을 보여 주는 자체 테스트를 마치고, 시스템이 요건을 계속 충족하게 하는 절차를 마련합니다(Revenue Procedure 97-22, section 7). 이 revenue procedure는 테스트 형식이나 표본 수를 정하지 않습니다. 한 일을 기록해 두면 나중에 입증할 수 있으며, 이는 IRS 규정이 아니라 실무 요령입니다.

먼저 촬영을 잘하세요(IRS 규정이 아닌 실무 요령). 영수증 전체를 평평하게 놓고 고른 조명에서 찍으세요. 뒷면에 인쇄된 내용이 있으면 양면을 찍습니다. 감열지 영수증은 색이 바래기 전, 며칠 안에 스캔하세요. 다음으로 넘어가기 전에 화면에서 이미지를 하나씩 확인합니다.

1. 시스템을 설명합니다. 영수증을 어떻게 촬영하고, 이름을 붙이고, 보관하고, 장부와 연결하는지, 어디에 저장하는지 적어 두세요. IRS가 이 설명을 요청할 수 있습니다.
2. 표본을 고릅니다. 판매자, 월, 종이 종류가 다양하도록 고르고, 가장 얇거나 가장 오래된 영수증도 포함하세요.
3. 테스트를 실행합니다. 항목마다 색인만으로 찾고, 화면에 띄우고, 출력해서 종이와 비교하세요. 모든 숫자를 읽을 수 있어야 합니다.
4. 결과를 기록합니다. 날짜, 테스트한 사람, 표본으로 고른 것, 통과한 것, 고친 것을 적어 두세요.
5. 정기 절차를 정합니다. 정해진 날짜까지 스캔하고, 일정에 따라 표본 점검을 하고, 백업을 유지하세요.
6. 테스트로 확인한 것만 파쇄합니다.

하나라도 통과하지 못하면 종이를 보관하세요. 원본 기록을 보관하고 있으면 위의 가산세가 적용되지 않을 수 있습니다(Revenue Procedure 97-22, section 6.02; Publication 583).

이미 종이를 파쇄했다면, 가지고 있는 이미지로 지금 2단계부터 4단계까지 진행하고 날짜와 결과를 기록하세요. 이 revenue procedure는 테스트와 절차 마련 후에 원본을 폐기하도록 허용하므로, 먼저 파쇄한 경우는 이 문서가 설명하는 범위 밖이며, 여기서 인용한 IRS 페이지에는 조사관이 이를 어떻게 다루는지 나와 있지 않습니다. 테스트를 통과하지 못한 이미지는 그 영수증을 분실한 것으로 보고 처리하세요. 사업 비용 영수증 분실을 보세요.

스캔한 뒤에도 보관해야 하는 종이는 무엇인가요?

이미지에서 읽을 수 없거나 전체가 담기지 않는 영수증은 보관하세요. 이 revenue procedure는 읽을 수 없거나 정확하고 완전하게 옮길 수 없는 종이를 보관하는 것을 권장 실무로 제시합니다(Revenue Procedure 97-22, section 4.03).

이메일이나 판매자 사이트로 받은 영수증은 처음부터 종이가 아니었습니다. 그 파일은 종이 영수증과 같은 기간 동안 읽고 불러올 수 있는 상태로, 같은 색인이 있는 곳에 보관하세요. 여기서 인용한 IRS 안내는 출력하라고 하지 않습니다.

은행이나 카드 명세서, 또는 앱의 은행 연동 내역만 있으면 영수증이 없어도 되나요?

그것만으로는 충분하지 않습니다. 명세서는 지급 증명입니다. 누구에게, 언제, 얼마를 냈는지는 보여 주지만 무엇을 샀는지, 왜 샀는지는 보여 주지 않습니다. Publication 583은 계좌 명세서를 비용 증빙 서류의 하나로 들면서도, 지급 증명만으로는 공제가 인정되지 않으며 신용카드 매출 전표나 청구서처럼 비용을 실제로 부담했음을 보여 주는 서류도 보관하라고 안내합니다(Publication 583). 취소된 수표만으로도 사업 목적이 증명되지는 않습니다(Publication 463).

비용에 지급 증명 이상이 필요한 경우에는 영수증을 명세서와 함께 보관하세요. 명세서에 담겨야 할 내용과 Publication 463의 소액 비용 규정은 IRS 영수증 요건에 있습니다.

여기서 인용한 IRS 페이지에는 은행 연동 내역이 명세서로 인정된다는 내용이 없습니다. 대사가 아닌 연동 내역은 은행 연동은 대사가 아닙니다를 보세요. 영수증을 이미 잃어버렸다면 사업 비용 영수증 분실을 보세요.

비용이 인정받으려면 저장한 이미지에 무엇이 나와야 하나요?

이미지에는 종이에 있던 내용이 나와야 하며, 지급한 금액과 사업 비용이라는 점을 증명하기에 충분해야 합니다(Publication 583). 출장, 선물, 차량 비용에 대해서는 Publication 463이 일반적으로 비용의 금액, 날짜, 장소, 본질적 성격이 나타나는 증빙 서류와, 상황상 분명하지 않은 경우 사업 목적을 적은 서면 설명(발생 당시 또는 그 무렵에 기록)을 함께 갖추면 충분하다고 봅니다.

목적은 보통 영수증이 아니라 본인이 적는 메모에 있습니다. 장부에서 이미지 옆에 목적을 적어 두면 비용마다 증빙이 연결됩니다. 모든 비용에 같은 기준이 적용되는 것은 아니고 일부 소액 비용에는 더 가벼운 규정이 있습니다. 비용 종류별 요건은 IRS 영수증 요건에 있습니다.

이미지는 얼마나 오래 보관해야 하고, 앱을 바꾸거나 해지하면 어떻게 되나요?

이미지는 종이를 보관할 기간만큼 보관하세요. 전자 저장 시스템에는 원본 종이와 같은 보관 규정이 적용되고(Publication 583), 기록은 그 내용이 어떤 내국세법에 중요해질 수 있는 동안 보관해야 합니다(26 CFR 1.6001-1(e)). 대부분의 소득세 기록은 신고서를 수정할 수 있는 기간이나 IRS가 세금을 추가로 부과할 수 있는 기간이 끝날 때까지이며, 일반적으로 신고 후 3년입니다(기한보다 일찍 제출한 신고서는 기한일에 제출한 것으로 봅니다). 명시된 일부 경우에는 더 깁니다(IRS: 기록은 얼마나 오래 보관해야 하나요?). 파트너십이나 S corporation은 각 파트너나 주주의 신고서 제출 기한 또는 제출일 중 늦은 날부터도 계산합니다(Form 1065 작성 안내; Form 1120-S 작성 안내). 모든 기간은 사업 기록 보관 기간에 있습니다.

재산 기록도 요건에 맞는 이미지로 보관할 수 있지만 더 오래 보관해야 합니다. 과세 대상 처분이 있는 해의 기간이 끝날 때까지입니다. 비과세 교환이 있었다면 교환으로 받은 재산을 처분한 해의 기간이 끝날 때까지 이전 재산과 교환으로 받은 재산의 기록을 모두 보관하세요(Publication 583). 이미지는 그때에도 불러올 수 있어야 쓸모가 있습니다.

앱을 해지하면 기록이 폐기된 것으로 취급될 수 있습니다. 요건을 충족하는 데 필요한 하드웨어와 소프트웨어를 유지하지 않으면, 저장된 기록은 revenue procedure가 요구하는 대로 IRS가 이용할 수 있는 상태가 아닌 한 폐기된 것으로 봅니다(Revenue Procedure 97-22, section 4.01). 구독이 끝나면 이미지를 삭제하는 앱이라면 종이도 이미지도 남지 않을 수 있습니다.

해지하거나 바꾸기 전에 다음을 하세요.

1. 약관을 읽으세요. 해지하면 파일이 어떻게 되는지, 어떤 형식으로 내보낼 수 있는지, 파일 접근을 제한하는 조건이 있는지 확인하세요.
2. 모두 내보내세요. 모든 이미지, 색인(또는 색인이 담긴 파일 이름), 장부 항목에서 이미지로 연결되는 링크를 가져오세요.
3. 내보낸 파일을 테스트하세요. 앱 없이 표본 파일을 열어 보세요.
4. 보관 기간 내내 백업과 함께 저장하세요.
5. 그다음에 해지하세요.

장부 자체는 연중에 회계 소프트웨어 바꾸기와 회계 소프트웨어를 해지할 때 보관할 기록을 보세요.

IRS나 세금 신고 대행인이 가져갈 수 있도록 스캔 기록을 어떻게 정리하고 백업하나요?

파일을 열지 않고도 찾을 수 있게 이름을 붙이고, 장부 항목과 연결하고, 앱 밖에도 사본을 하나 더 보관하세요.

• 파일 이름. 이미지를 거래에 붙여 주는 앱은 이 일을 대신해 줍니다. 그런 앱이 아니라면 날짜, 판매자, 금액처럼 정해진 형식을 쓰세요.
• 폴더. Publication 583은 증빙 서류를 연도별로, 그리고 수입이나 비용 종류별로 정리하라고 제안합니다.
• 백업. 이 revenue procedure는 라벨 부착, 안전한 보관, 백업 사본, 외부 보관 장소, 정기 테스트를 권장 실무로 들고 있으며 구체적인 방법은 납세자에게 맡깁니다(Revenue Procedure 97-22, section 4.03). 종이가 없으면 잃어버린 이미지는 대체할 수 없으므로 백업은 필수로 생각하세요.
• 세금 신고 대행인의 접근. 장부 담당자나 세금 신고 대행인이 본인 로그인에 의존하지 않고도 이미지와 장부를 열 수 있는 방법을 마련해 주세요.

세무조사를 받는데 소프트웨어로 장부를 관리한다면 IRS는 무엇을 요구하나요?

보통은 조사 초기에 소프트웨어의 백업 파일과 관리자 사용자 이름 및 비밀번호를 요구합니다. IRS는 Form 4564의 정보 문서 요청서(요청 내용을 적은 IRS의 서면 목록)로 이를 요청하며, 소프트웨어로 장부를 관리하는 대부분의 사례에서 조사관이 백업 파일을 요청한다고 밝힙니다(IRS: 전자 회계 소프트웨어 기록). 비용 항목 하나만 보는 것처럼 범위가 좁은 조사에서는 요청하지 않을 수 있습니다. 이 페이지는 Small Business/Self-Employed 부서의 세무조사를 설명합니다.

이미지만이 아니라 소프트웨어 데이터도 기록입니다. Publication 583은 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록(소프트웨어 자체의 데이터 파일)과 시스템의 전산 처리 부분에 대한 완전한 설명을 보관하라고 안내하며, 세부 내용은 Revenue Procedure 98-25가 정합니다(Publication 583). 소규모 사업체에는 법이 요구하는 정보 중 일부가 소프트웨어에만 있을 때 이 절차가 적용됩니다(section 4.02). 적용되지 않는 경우에도, IRS는 존재하는 전자 장부를 제출해야 하는 의무가 면제되는 것은 아니라고 밝힙니다(IRS 소프트웨어 기록 FAQ, Q7).

이 revenue procedure에는 조사 대상 연도에 대한 예외 규정이 없으며, 조사가 진행되는 동안에는 기록이 계속 중요합니다(26 CFR 1.6001-1(e)). 많은 소유주가 조사 중이거나 통지를 받은 해의 종이는 보관하는데, 이는 IRS 규정이 아니라 대비 차원입니다. 세무조사가 어떻게 진행되는지, 기록이 없으면 어떻게 되는지는 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사와 사업 기록을 보관하지 않았을 때의 가산세를 보세요.

다른 기관, 대출 기관, 보험사도 종이 보관에 관한 자체 규정이 있나요?

네, 있을 수 있습니다. IRS는 다른 목적으로 더 오래 보관해야 하는지 확인하기 전에는 기록을 버리지 말라고 안내하며, 보험사와 채권자가 IRS보다 긴 기간을 요구할 수 있다고 밝힙니다(IRS: 기록은 얼마나 오래 보관해야 하나요?). 이 페이지는 연방 소득세 기준을 다룹니다. 주 세무 당국, 급여 규정, 대출 기관, 보험사는 각자 기준을 정합니다.

캘리포니아 주의 판매세·사용세 규정이 한 예입니다. 이 법의 적용을 받는 납세자는 필수 기록을 저장 전용 이미지(PDF 파일 포함)로 변환하고 조건을 충족하면 종이를 폐기할 수 있으며, 주가 서면으로 더 짧은 기간을 허가하지 않는 한 최소 4년을 보관해야 합니다(CDTFA Regulation 1698). 다른 주는 다르므로 신고 의무가 있는 주마다 확인하세요. 급여 기록은 보관 기간이 따로 있습니다. 급여 기록 보관을 보세요.

예시

모든 금액은 미국 달러이며 설명을 위한 것입니다.

한 시공업자가 테스트하고, 문서화하고, 파쇄함

한 시공업자가 날짜와 판매자를 함께 저장하고 장부 항목에 연결해 주는 앱으로 모든 영수증을 촬영합니다. 어느 금요일에 여러 달과 여러 판매자의 영수증 20장을 골라, 앱의 검색만으로 하나씩 찾아 출력하고 종이와 비교합니다. 영수증마다 판매자, 날짜, 합계가 선명하게 나옵니다. 예를 들면 자재 판매점의 US$86.40입니다. 날짜, 표본, 결과를 한 장에 적고, 스캔하고 이름을 붙이고 백업하는 방법에 대한 메모를 더하고, 매달 표본 점검을 하도록 정합니다. 그런 다음 테스트로 확인한 종이를 파쇄합니다. 이 예시는 절차를 보여 줄 뿐, 이 시공업자의 시스템이 모든 요건을 충족한다는 뜻은 아닙니다. 그것은 앱의 통제, 색인, 약관이 IRS의 시스템 접근을 제한하는지에도 달려 있습니다.

출장 요리 업체가 바랜 종이를 보관함

한 출장 요리 업체의 연료 영수증은 감열지에 인쇄됩니다. 오래된 영수증의 사진은 색이 바래 US$62 합계를 읽기 어렵고 날짜는 사라졌습니다. 이미지를 읽을 수 없으므로 그 영수증들은 종이를 보관합니다. 같은 묶음에서 선명한 영수증은 테스트를 통과해 파쇄합니다.

한 LLC 소유주가 영수증 앱을 해지함

한 LLC 소유주가 영수증 앱에 월 US$30를 내고 있으며 해지할 계획입니다. 이 앱은 구독이 끝나면 이미지를 삭제합니다. 종이는 이미 파쇄했으므로 영수증이 없어지고, 이미지는 폐기된 것으로 취급될 수 있습니다. 해지하기 전에 그는 모든 이미지를 색인과 장부 링크와 함께 내보내고, 앱 없이 표본 파일을 열어 본 뒤, 다른 백업과 함께 사본을 저장합니다. 그런 다음 해지합니다.

상황이 다르다면?

• 영수증이 가득한 서랍이나 상자를 파쇄하려 하거나 이미 파쇄했는데 앱의 이미지가 인정받을 수 있을지 모르는 경우: IRS는 시스템 설명, 색인, 이미지의 선명도, 비용에서 이미지로 연결되는 링크를 살펴봅니다. 이 자료와 스캔본 몇 장(색이 바랜 것 하나 포함), 앱 약관을 장부 관리 도움에 가져오세요. 가능하면 종이를 버리기 전에 오세요.
• 종이는 없고 이미지는 부실하거나 없는 경우: 사업 비용 영수증 분실을 보세요. 명세서, 판매자 사본, 앱 데이터를 장부 관리 도움에 가져와 무엇을 증빙할 수 있는지 확인하세요.
• 장부가 밀렸거나 영수증을 한 해 이상 정리하지 못한 경우: 밀린 장부 정리를 보고 장부 관리 도움을 받으세요.
• 장부 담당자, 파트너, 직원이 사업을 위해 스캔하거나, 앱 계정이 다른 사람 명의인 경우: 장부 관리 도움을 받아 사업체가 소유하는 시스템, 테스트 기록, 백업을 하나씩 갖추세요.
• IRS가 서신을 보냈거나 세무조사를 시작한 경우: 사업체에 온 IRS 통지서와 소규모 사업체에 대한 IRS 세무조사를 보세요.
• 사업을 정리하거나 소프트웨어를 바꾸는 경우: 회계 소프트웨어를 해지할 때 보관할 기록을 보세요.
• 캐나다 사업체도 있거나 다른 통화의 영수증이 있는 경우: 외화로 낸 비용과 CRA용 영수증 스캔본을 보세요.
• 연중 내내 쓸 간단한 절차가 필요하거나 앱을 고르는 경우: 자영업자의 기록 관리와 Schedule C용 장부 관리 앱을 보세요.