소규모 사업체·스타트업 월 마감 체크리스트

소규모 사업체의 월말 회계 체크리스트에는 무엇이 들어가나요?

월 마감은 그달의 장부를 외부 기록과 일치시키는 정해진 절차입니다. IRS는 매달 당좌 계좌를 대사하라고 권고하며, 기록 보관 안내는 수입과 비용이 분명하게 드러나는 장부를 요구합니다. 다음 순서로 진행하세요.

1. 명세서를 모읍니다. 모든 은행, 카드, 결제 대행사 계정의 명세서와 급여 보고서, 대여금 명세서입니다.
2. 은행·카드 계좌마다 명세서와 대사합니다.
3. 일치하지 않는 항목과 미분류 항목을 정리하고, 장부에 없는 은행 수수료를 입력합니다.
4. 급여를 급여 보고서와 이미 납부한 세금과 대조합니다.
5. 매출채권, 미지급 청구서, 대여금, 징수한 판매세를 각각의 목록과 명세서와 대조합니다.
6. 소유주 인출금과 출자금을 기록하고, 개인 지출을 비용에서 빼냅니다.
7. 손익계산서와 재무상태표를 전월과 비교해 검토합니다.
8. 앞으로 다가올 납부 날짜를 메모한 뒤 그달을 잠급니다. 소프트웨어의 마감일을 설정해 마감한 달의 변경을 막거나 표시되게 합니다.

잔액을 대조한다는 것은 그 잔액이 명세서나 보고서 같은 외부 기록과 같은지 확인하는 것입니다. SBA도 같은 영역을 꼽습니다. 매출채권, 매입채무, 현금, 은행 대사, 급여입니다.

미국 연방 세법에는 마감 기한이 없습니다. 숫자를 처음 필요로 하는 날짜 전에 마감하세요(마지막 항목 참고).

직원이 여러 주에 있거나, 여러 주에 판매세 계정이 있거나, 대출 기관이나 투자자가 정해진 날짜까지 보고서를 요구하거나, 여러 소유주가 돈을 가져가거나, 장부가 이미 밀린 경우에는 마감이 간단하지 않습니다. 이런 경우마다 은행 명세서로는 확인할 수 없는 대조 항목이 늘어납니다. 보고서가 늦게 나오거나 이상해 보이거나 담당자가 없는 절차라면 체크리스트만으로는 부족할 수 있습니다.

먼저 모을 자료: 은행·카드 명세서, 결제 대행사 보고서, 납부 확인서가 붙은 급여 보고서, 대여금 명세서, 지난달 마감한 재무상태표.

계정은 어떤 순서로 대사해야 하나요?

현금 계정을 먼저 대사하고, 그다음 현금 계정에 연결된 계정을, 마지막에 보고서를 검토합니다. 이 순서를 정한 규정은 없으며 실무 관행입니다. 두 계좌 사이의 이체는 양쪽에 모두 나타나므로, 은행 쪽을 먼저 맞추면 카드, 결제 대행사, 대여금 쪽에서 모르는 항목이 줄어듭니다.

은행 연동으로 가져온 내역은 대사를 대신하지 않습니다. 그 이유와 주말을 통째로 쓰지 않는 대사 방법은 은행 연동은 대사가 아닙니다를 참고하세요. 카드 대금은 장부 속 신용카드 결제를, 결제 대행사 정산금은 매출과 정산금 대사를 참고하세요.

당좌 계좌는 어떻게 대사하고, 차이는 어떻게 찾나요?

대사란 은행 명세서, 수표책, 장부가 서로 일치하게 맞추는 작업입니다. 일반적으로 두 가지 이유로 차이가 납니다. 명세서에는 장부에 아직 입력하지 않은 은행 수수료가 들어 있고, 명세서 날짜 이후의 입금과 아직 결제되지 않은 수표는 명세서에 없습니다(Publication 583).

IRS가 안내하는 순서는 다음과 같습니다.

1. 명세서의 입금 내역을 장부의 입금 내역과 비교하고, 금액 차이를 각각 메모합니다.
2. 결제 완료된 수표와 지급 내역을 번호와 금액으로 장부와 비교합니다. 명세서에 짝이 없는 항목은 미결제 항목입니다.
3. 은행 대사표를 작성합니다. 이 간행물의 예시는 명세서 잔액에서 시작해 아직 반영되지 않은 입금을 더하고 미결제 수표를 뺍니다.
4. 서비스 수수료처럼 장부에 없는 항목을 입력합니다.
5. 조정한 명세서 잔액이 조정한 장부 잔액과 같은지 확인합니다. 다르면 앞 단계로 돌아가 다시 확인합니다.

카드나 대여금 명세서가 월 중간에 마감되면 그 명세서 날짜를 기준으로 대사합니다. 그달의 마지막 날을 포함하는 명세서가 도착해야 그달이 확정됩니다.

차이가 남을 때 Publication 583은 장부부터 확인하라고 안내합니다. 지난달 기말 잔액에 이번 달 입금을 더하고 지급을 빼면 이번 달 잔액과 같아야 합니다. 같지 않으면 수표나 입금을 잘못 기록한 것입니다. 소프트웨어에서는 그달의 입금 합계와 지급 합계를 각각 명세서와 비교한 뒤, 날짜와 항목으로 범위를 좁힙니다.

흔한 원인은 미결제 항목, 입력하지 않은 은행 수수료나 자동이체, 잘못된 금액, 이중 입력, 다른 계정에 입력한 항목입니다. 다음은 IRS 규정이 아니라 실무에서 쓰는 점검 방법입니다. 차이가 거래 한 건의 금액과 같으면 그 거래가 빠졌거나 두 번 입력된 것이고, 그 금액의 두 배이면 반대쪽에 입력한 것이며, 9의 배수이면 숫자 자리를 바꿔 입력한 경우가 많습니다. 한 줄씩 살펴도 차이가 남으면 억지로 맞추려고 조정하지 말고 다른 사람에게 확인을 맡기세요. 시작 잔액이 지난달 명세서와 더 이상 맞지 않는다면, 대사를 마친 달의 거래를 수정, 삭제, 추가했거나 기초 잔액을 잘못 입력한 경우가 대부분입니다. 대사의 기초 잔액이 틀린 경우를 참고하세요.

매달 대조해야 하는 급여 납부와 보고서는 무엇인가요?

그달의 급여 보고서를 장부의 급여 비용과 급여 관련 부채, 그리고 납부한 세금과 대조합니다. 미국 연방 급여세는 전자 방식으로 납부하며, 납부 일정은 과거 납부 세액에 따라 달라집니다(IRS). 납부 기한은 장부에 부채를 기록한 날이 아니라 급여를 지급한 날을 기준으로 합니다(Publication 15). 직원이 없다면 이 부분은 건너뛰세요.

월별 납부자가 $100,000에 이르면 해당 연도의 남은 기간과 다음 해까지 최소한 주 두 차례 납부자가 됩니다. 당해 또는 직전 분기의 Form 941 세금이 $2,500 미만이고 당해 분기에 다음 영업일 납부 의무가 없는 고용주는 납부 대신 기한 내에 Form 941과 함께 낼 수 있습니다(Publication 15). 이 경우 그 납부를 한 시점에 부채가 정리됩니다.

Form 941 제출자의 조회 기간은 납부 연도 2년 전 7월 1일부터 그 전년 6월 30일까지의 12개월이며(Publication 15의 Table 1), 납부 일정은 역년마다 한 번 정해집니다. 매달 하는 대조는 다음과 같습니다.

• 급여 보고서의 총급여가 장부의 급여 비용과 같은지 확인합니다. 발생주의 장부라면 발생했지만 아직 지급하지 않은 급여를 더합니다.
• 보고서의 원천징수 세금과 고용주 부담 세금이 장부에 미납으로 나온 급여세 부채와 같은지 확인합니다.
• 납부 확인 번호가 있는 납부마다 그 부채를 줄입니다. 급여 대행사가 대신 납부한 경우에도 마찬가지입니다. 급여 업무를 맡긴 고용주도 일반적으로 세금에 대한 책임이 그대로 남기 때문입니다(Publication 15). 납부 후에는 납부한 급여에 대한 부채가 0이 되어야 합니다. 정리되지 않는 잔액은 납부를 빠뜨렸거나 납부를 비용으로 기록했다는 뜻입니다. 정리되지 않는 급여 부채를 참고하세요.
• 분기말에는 석 달 치 급여 보고서가 Form 941과 일치해야 하며, 이 양식은 각 분기 후 첫 번째 달의 말일까지 제출합니다. 모든 납부를 기한 내에 했다면 IRS는 10일을 더 줍니다. IRS가 Form 944 제출을 통보한 고용주는 연간 한 번 신고합니다. Form 940과 연방 실업세는 직접 급여 처리하기를 참고하세요.
• 사업체가 급여를 위해 주 또는 지방 세금 식별번호가 필요할 수 있습니다(SBA). 다른 주에 있는 직원을 참고하세요.

납부가 늦으면 미납 금액의 2%~15% 가산세가 부과될 수 있으나, 정당한 사유가 있으면 면제되거나 줄어들 수 있습니다(IRS). 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않은 소유주 등 책임자는 6672조에 따라 미납 원천징수 세금의 100%에 대해 개인적으로 책임을 질 수 있으며, 회계사나 사업체 수표에 서명하는 사람도 포함될 수 있습니다(Publication 15). IRS는 일반적으로 다음 해 4월 15일 또는 그보다 늦은 제출일부터 3년 안에 이를 부과할 수 있습니다(IRM 5.7.3). 트러스트 펀드 회수 가산세를 참고하세요. 납부나 신고를 빠뜨렸다면 밀린 급여세를 참고하세요.

매출채권, 미지급 청구서, 대여금, 판매세는 무엇을 확인하나요?

재무상태표의 이 잔액들은 각각 고객 청구서, 거래처 청구서, 대출 기관 명세서, 판매세 신고서 같은 외부 목록과 일치해야 합니다. 어느 것이 해당하는지는 회계 방식에 따릅니다. 발생주의 방식에서는 일반적으로 소득을 번 해에, 비용을 발생한 해에 신고하고, 현금주의 방식에서는 일반적으로 비용을 지급한 때 공제합니다(Publication 538). 현금주의 방식 사업체는 장부에서 미수금과 미지급 청구서를 추적하는 경우에만 이를 대조합니다. 두 방식 중 선택하려면 소규모 사업체의 현금주의와 발생주의를 참고하세요.

• 매출채권. 미수금 고객 청구서 목록의 합계가 매출채권 잔액이어야 합니다. 입금은 됐는데 청구서에 반영하지 않은 경우가 잔액이 맞지 않는 흔한 원인입니다.
• 미지급 청구서. 미지급 거래처 청구서 목록의 합계가 매입채무 잔액이어야 합니다. 발생주의 장부라면 월말 이후에 도착한 청구서라도 그달에 발생한 비용이면 입력합니다.
• 대여금. 진정한 대여로 빌린 돈은 소득이 아니며, 사업체는 일반적으로 사업과 관련된 부채의 이자를 공제할 수 있습니다(Publication 334). 지급액을 이자와 잔액을 줄이는 부분으로 나누고, 잔액은 대출 기관의 명세서와 맞춥니다. 분개는 사업 대출 기록하기를 참고하세요.
• 판매세. 구매자에게 부과되어 사업체가 징수해 납부해야 하는 판매세는 소득이 아닙니다. 판매자인 사업체에 부과되는 세금은 다릅니다. 이때는 징수한 금액을 총수입에 넣습니다(Publication 334). 주마다 세금 이름이 달라서, 본인 주의 세금이 어느 쪽인지 확인하세요. 어느 쪽이든 신고하고 납부할 때까지 납부할 세금을 부채로 유지합니다. 판매세를 부과하지 않은 구매 내역도 목록에 올리세요. 사용세를 내야 할 수 있기 때문입니다. 사업 구매의 사용세를 참고하세요. 징수한 세금은 주 정부를 위해 보관하는 돈이며, 뉴욕 주에서는 일부 소유주, 임원, 파트너, 구성원이 사업체의 미납 세금에 대해 개인적으로 책임을 질 수 있습니다(Publication 750). 판매세 분개와 미지급 판매세가 신고서와 맞지 않을 때를 참고하세요.

신고 일정은 주마다 다릅니다. 예를 들어 캘리포니아 주와 뉴욕 주는 모두 판매가 없는 기간에도 신고서를 요구합니다. 판매세 신고서 제출을 참고하세요.

소유주 인출금, 출자금, 개인 지출은 어떻게 처리하나요?

소유주와 사업체 사이에서 오가는 모든 돈은 별도의 항목으로 기록하며, 기본값으로 사업 소득이나 비용으로 처리하지 않습니다. IRS는 사업 계좌를 개인 계좌와 분리해 사업용으로만 쓰고, 입금마다 사업 소득, 개인 자금, 대여금 중 무엇인지 표시하라고 권고합니다. IRS의 예시는 사업 계좌에서 개인 지출을 냈다면 공제할 수 없더라도 그 지출을 기록해야 한다고 설명합니다(Publication 583).

소유주가 넣은 돈은 출자금이나 대여금으로 기록하며, 매출로 기록하지 않습니다. 둘 중 무엇인지는 합의 내용과 사실관계에 따릅니다. LLC에 넣는 출자금과 대여금과 S corporation에 대한 주주 대여금을 참고하세요. 진정한 대여금은 소득이 아니며(Publication 334), Publication 583은 사업 수입과 사업 외 수입, 과세 소득과 비과세 소득을 구분할 수 있도록 수입의 출처를 표시하라고 안내합니다.

매달 명세서에서 개인 지출을 찾아 비용에서 소유주 계정으로 옮기세요. 개인사업자나 파트너라면 인출금 또는 분배금 계정입니다. 법인의 경우 개인 지출이 분배금, 급여, 소유주 대여금 중 무엇인지는 사실관계에 따릅니다. 개인 비용을 낸 S corporation과 자기 법인에서 돈 빌리기를 참고하세요. 분개와 그 밖에 주의할 점은 소유주 인출금 기록하기, guaranteed payment와 파트너 인출금, 섞인 사업 자금과 개인 자금 바로잡기를 참고하세요.

어떤 보고서를 검토하고, 무엇이 이상한 신호인가요?

손익계산서는 일정 기간의 수입과 비용을, 재무상태표는 특정 날짜의 자산, 부채, 자본을 보여 줍니다(Publication 583). 대사를 마친 뒤 두 보고서를 전월과 비교해 한 줄씩 읽어 보세요. 다음은 IRS 규정이 아니라 실무 점검 방법입니다.

명세서가 여전히 이상해 보인다면 손익계산서가 이상해 보이는 이유를, 남은 미분류 항목은 세금 신고 전에 정리할 미분류 비용을 참고하세요. 투자자와 이사회 자료는 투자자와 이사회를 위한 월별 재무 보고에서 다룹니다.

그달에 내야 하는 추정세와 기한은 무엇인가요?

소유주와 법인은 각자의 일정에 따라 추정세를 납부합니다. 개인사업자, 파트너, S corporation 주주를 포함한 개인은 일반적으로 신고 시점에 $1,000 이상을 낼 것으로 예상하면 납부하고, 법인은 일반적으로 $500 이상을 낼 것으로 예상하면 납부합니다(IRS). 기한이 주말이나 공휴일이면 다음 영업일로 넘어갑니다. 납부액과 납부하지 않았을 때의 비용은 분기별 추정세 납부를 참고하세요.

개인사업자의 연방 추정세는 소유주 본인의 세금이며 IRS는 연방 소득세를 공제하지 말라고 안내하므로(Publication 334), 사업 계좌에서 낸 납부액은 일반적으로 비용이 아니라 인출금으로 기록합니다. 파트너의 납부도 개인 세금이므로 일반적으로 그 파트너에 대한 분배금입니다. S corporation이 주주의 세금을 대신 내면 사실관계에 따라 분배금, 대여금, 급여가 될 수 있습니다. S corporation 추정세 납부를 참고하세요. C corporation은 자기 세금을 내며, 이는 소유주에 대한 분배금이 아닙니다. 파트너십이나 S corporation이 자기가 내야 하는 세금도 분배금이 아닌 회사 자체의 세금입니다. 예를 들어 S corporation의 내재이익세, 초과 순수동적 소득, 투자 세액공제 환입세에 대한 연방 추정세는 법인 기한에 납부하며(Form 1120-S 작성 안내), 선택한 패스스루 사업체 세금 같은 주 사업체 단계 세금도 마찬가지입니다.

장부에 따라 달라지는 그 밖의 날짜: 급여세 납부와 Form 941(위 참고), 각 주 일정에 따른 판매세 신고서, 합의서에 정해진 날짜의 대출 기관·투자자 보고서.

월 마감에도 기한이 있나요? 어떻게 빠르게 끝낼 수 있나요?

미국 연방 세법에는 마감 기한이 없습니다. IRS는 몇 가지 경우를 제외하면 법이 특정한 종류의 기록을 요구하지 않고, 수입과 비용을 분명하게 보여 주는 체계만 요구한다고 밝히며(Publication 583), 당좌 계좌를 매달 대사하라고 권고합니다. 중요한 기한은 위에서 본 날짜들에서 나옵니다.

누군가 숫자를 처음 필요로 하는 날짜 전에 마감하세요.

• 납부일 전에 급여 대조를 끝냅니다.
• 추정세를 납부하기 전에 이익 수치를 확정합니다.
• 각 주 신고서 전에 판매세 수치를 확정합니다.
• 대출 기관이나 투자자의 보고일 전에 장부를 마감합니다.

마지막 명세서가 도착하기 전에 마감하는 것은 함정입니다. 모든 명세서가 들어와야 그달이 확정됩니다. 다음 실무 습관은 규정이 아니며, 단계를 줄이지 않고도 마감을 빠르게 합니다. 매달 같은 체크리스트를 쓰고, 단계마다 담당자를 한 명씩 정하고, 분기말까지 미루지 말고 명세서가 올라올 때 대사하고, 급여일에 급여 보고서를 받아 둡니다. 투자자가 있는 스타트업은 이사회마다 그 전에 마감해야 할 수 있습니다. 자료는 투자자 월별 보고 페이지에서 다룹니다. 연말 버전은 연말 마감 체크리스트입니다.

예시

아래 예시는 설명용이며 미국 달러 기준입니다.

직원 6명에 월 매출 $80,000인 카페 LLC

모든 매출은 카드로 받습니다. 계산대 보고서에는 3월 매출 $80,000와 징수한 판매세 $5,000가 나옵니다. 카드 결제 대행사는 $82,600를 입금하고 수수료 $2,400를 떼었으므로, 입금액에 수수료를 더하면 매출에 판매세를 더한 금액과 같습니다. $5,000는 신고서를 납부할 때까지 미지급 판매세로 둡니다. 은행 대사에서 $4,000가 맞지 않았는데, 3월 임대료 수표가 결제되었지만 입력하지 않은 것이었습니다. 입력한 뒤에는 명세서와 장부가 일치하고, 손익계산서에 그달의 임대료가 나옵니다.

그달 급여세 합계는 $4,000입니다. 이 카페는 조회 기간의 세금이 $50,000 이하이므로 월별 납부자이며, 4월 15일까지 납부합니다. 3월 31일 재무상태표에는 급여 관련 부채 $4,000가 나오고, 납부 후에는 그 부채가 0이 됩니다.

월 소득 $12,000인 프리랜서 컨설턴트

이 컨설턴트는 개인사업자이며 5월 마감은 간단합니다. 사업용 당좌 계좌 하나를 대사하고, 그달의 입금과 비용을 분류하고, 개인 계좌로 옮긴 $5,000는 비용이 아니라 소유주 인출금으로 기록합니다. 사업용 저축 계좌에는 추정세용으로 $3,000가 들어오며, 이 이동은 비용이 아니라 이체입니다. 다음 납부 기한(6월 15일)에 이 계좌에서 납부하면 인출금입니다.

월 $50,000를 지출하는 스타트업 C corporation

이 스타트업은 발생주의 장부를 쓰고 이사회가 20일에 열리므로, 마감을 첫째 주에 끝냅니다. 그달에 현금으로 나간 돈은 $44,000이지만, 그달의 거래처 청구서 $6,000가 미지급 상태로 도착했습니다. 마감하면서 이를 입력하므로 손익계산서에는 지출 $50,000가 나옵니다. 이사회 자료는 이렇게 마감한 장부로 만듭니다.

상황이 다르다면?

• 보고서가 늦게 나오거나 이상해 보이는 경우, 대사 차이가 0이 되지 않는 경우, 월 마감 절차를 맡은 사람이 없는 경우: 대사의 기초 잔액이 틀린 경우와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 장부가 이미 몇 달씩 밀린 경우: 밀린 장부 정리와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 대출 기관이나 투자자가 매달 정해진 날짜까지 마감한 장부를 요구하는 경우: 투자자와 이사회를 위한 월별 재무 보고와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 급여세 납부나 신고를 빠뜨린 경우, 급여 대행사가 빠뜨린 경우, IRS에서 급여세 통지를 받은 경우: 밀린 급여세와 세금을 내지 않은 급여 대행사를 참고하세요.
• 여러 주에 판매세 계정이 있는 경우: 판매세 신고서 제출, 세무 연관성 판단을 위한 주별 매출 추적, 장부 관리 지원을 참고하세요.
• S corporation을 소유한 경우: S corporation 장부 관리와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 개인 자금과 사업 자금이 섞인 경우: 섞인 사업 자금과 개인 자금 바로잡기와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 미국인이 아닌 사람이 LLC나 법인을 소유하거나 해외에서 자금을 넣는 경우: 외국인 소유 미국 회사의 장부 관리와 장부 관리 지원을 참고하세요.
• 장부를 누가 관리할지 정하거나 담당자를 점검하는 경우: 직접 장부 관리하기 또는 장부 담당자 고용하기, 월별 장부 관리 비용, 장부 담당자의 작업 점검하기, 장부 관리 지원을 참고하세요.