Form 5472 não entregue há anos: como refazer a escrituração

Descobri que a LLC nunca entregou o Form 5472 por vários anos: quais anos devo refazer?

Refaça todo ano fiscal em que a LLC teve uma operação declarável com o proprietário ou com outra parte relacionada. Cada ano é uma entrega própria: um Form 1120 pro forma (uma declaração reduzida, só com o nome, o endereço e dois itens da LLC) com o Form 5472 anexado (instruções do Form 5472; 26 CFR 1.6038A-2(a)(1)). Uma LLC dos EUA que pertence inteiramente a uma pessoa estrangeira é tratada como corporação apenas para essa finalidade (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). Uma LLC constituída em 2018 ou depois está sujeita à regra desde o primeiro ano; a tabela abaixo trata das LLCs mais antigas.

Teste cada ano separadamente. O dinheiro que o proprietário coloca para abrir ou financiar a LLC, o dinheiro que a LLC paga ao proprietário e os custos que um lado paga pelo outro são todos operações; por isso, o primeiro ano da LLC pode ser um ano de entrega. O exemplo de quatro anos do próprio regulamento dá a cada ano um dever de declaração e de registros (26 CFR 1.6038A-2(b)(11), Exemplo 1). Um ano sem operação declarável não exige o formulário (26 CFR 1.6038A-2(e)(1)), mas os empréstimos são declarados pelos saldos no início e no fim do ano, inclusive os já existentes; por isso, um ano com um empréstimo do proprietário em aberto e nenhum dinheiro novo ainda pode exigir o formulário (26 CFR 1.6038A-2(b)(3)(vii); instruções).

Refaça os anos do mais antigo para o mais recente: o saldo final de um empréstimo em um ano é o saldo inicial do ano seguinte, e o formulário informa os dois (instruções). Pergunte a quem prepara os formulários atrasados (o preparador) qual versão do Form 5472 cada ano usa; o IRS lista todas as versões na sua página sobre o Form 5472.

O caso é simples quando um único proprietário detém toda a LLC, todo o dinheiro passou por uma única conta bancária nos EUA, as poucas transferências do proprietário foram em dólares, todos os extratos estão em mãos e nenhuma carta do IRS chegou. Ele exige o julgamento de um profissional quando faltam vários anos, ninguém registrou as transferências do proprietário nem guardou os extratos de plataformas e de cartões, o dinheiro do proprietário e o da LLC estão misturados, o proprietário pagou contas da LLC com um cartão pessoal ou estrangeiro, o dinheiro veio do exterior em outras moedas, a LLC negociou com outras empresas ou com familiares do proprietário, ou chegou uma carta do IRS. A última seção traz um link para cada um desses casos.

Se chegou uma carta do IRS, veja primeiro o prazo dela: uma falha que continua por mais de 90 dias depois de o IRS enviar o aviso gera uma multa adicional, e a reconstrução não suspende esse prazo (instruções; veja Form 5472 não entregue e multas).

Reúna primeiro: a carta do EIN, os documentos de constituição, todos os extratos desde o primeiro mês (inclusive os do proprietário) e o nome e o endereço do proprietário, qualquer número fiscal dos EUA, o número de identificação fiscal do país de origem e os países de cidadania e de residência fiscal (Form 5472, Parte II).

Por que refazer cada ano com cuidado, e onde entra a multa do Form 5472?

A multa recai sobre a própria LLC, como corporação declarante: $25.000 por cada ano fiscal com uma falha, aplicada uma vez para cada parte relacionada nesse ano. Para um ano fiscal iniciado em 2017, o mais antigo que essa regra alcança, ela é de $10.000 (IRM 20.1.9). Ela cobre tanto deixar de manter os registros exigidos quanto deixar de entregar, e um Form 5472 substancialmente incompleto conta como não entregue (26 CFR 1.6038A-4(a); instruções). As fontes não definem “substancialmente”; por isso, deixar de fora uma parte relacionada ou um tipo de operação corre o risco desse tratamento. Uma multa adicional pode começar se a falha continuar depois de um aviso do IRS.

Entregar com atraso não encerra o assunto por si só: o IRS diz que multas podem ser lançadas pelos procedimentos usuais quando uma declaração informativa em atraso é entregue (IRS: declarações informativas internacionais em atraso). Os valores após um aviso, o cancelamento da multa, a declaração de causa razoável, um aviso CP215 e até onde o IRS pode olhar para trás estão em Form 5472 não entregue e multas.

O que vai no Form 5472 e o que fica apenas na escrituração?

O Form 5472 informa as operações entre a LLC e uma parte relacionada (Form 5472; instruções; 26 CFR 1.6038A-2(b)(3) e (4)). As vendas a clientes, as compras de fornecedores e o restante da atividade comum da LLC ficam apenas na escrituração.

A escrituração também alimenta a Parte I, que pede o total de ativos e o valor total das operações com partes relacionadas estrangeiras (instruções). Guarde um saldo de fim de ano e totais anuais de cada ano refeito, não apenas uma lista de transferências. As instruções tiram o total de ativos do item D do Form 1120, que um Form 1120 pro forma não exige de outra forma, e não dizem como uma LLC o preenche; por isso, o preparador confirma.

Se um valor real em uma operação, ou em uma série de operações, com uma parte relacionada estrangeira não passa de $50.000, a Parte IV pode mostrá-lo como “$50.000 ou menos” (instruções; 26 CFR 1.6038A-2(b)(9)). Isso muda apenas o que é impresso; por isso, o registro mantém todas as entradas. As instruções não dizem como agrupar operações para esse teste nem mencionam o atalho para a Parte V; por isso, liste o valor real de cada aporte e de cada distribuição. Quais transferências contam está em registros de uma LLC de propriedade estrangeira.

Onde encontro os dados de anos que ninguém registrou?

Nos extratos. A conta bancária da própria LLC é a espinha dorsal da reconstrução, e as contas do proprietário, os relatórios das plataformas e as faturas completam o outro lado de cada linha. Se a LLC nunca teve conta própria, a conta que recebeu o dinheiro dela passa a ser a espinha dorsal: trate cada linha como da LLC ou do próprio proprietário e espere uma lista maior de lacunas (veja como corrigir dinheiro do negócio misturado com o pessoal). O regulamento lista extratos bancários, livros-razão, contratos de venda e faturas de compra como registros de lançamento original (26 CFR 1.6038A-3(c)(2)(i)), e os registros que estão com o proprietário podem ser obtidos ou compilados sob a direção da LLC (26 CFR 1.6038A-3(b)(2)).

Peça agora a cada banco e a cada plataforma o histórico completo, porque o restante da reconstrução depende dele. O porto seguro do regulamento diz que os registros contábeis básicos que documentam os efeitos fiscais nos EUA das operações com partes relacionadas devem ser criados e mantidos, se não existirem (26 CFR 1.6038A-3(c)(1)); o registro refeito é, portanto, o tipo de registro que a regra pede. O IRS aceita qualquer sistema que mostre com clareza receitas e despesas (IRS: manutenção de registros). Quanto ao método, veja como refazer a escrituração a partir de extratos bancários.

Como classifico cada linha em dinheiro que entrou, dinheiro que saiu, empréstimos e custos pagos pelo proprietário?

Marque cada linha dos extratos da LLC conforme quem está do outro lado: o proprietário ou outra parte relacionada, ou uma pessoa sem relação com a LLC. Depois dê a cada linha de parte relacionada um único tipo.

O Form 5472 conta pagamentos e recebimentos reconhecidos (accrued), o que o regulamento exige de uma LLC no regime de competência (instruções; 26 CFR 1.6038A-2(b)(10)). Registre cada fatura de parte relacionada quando emitida e quando paga, contada uma só vez: veja escrituração de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira.

Se o dinheiro é um aporte ou um empréstimo depende dos fatos e de qualquer documentação, e isso decide se o valor vai para a Parte V ou para a Parte IV (instruções). Não crie agora documentos que aparentem ser mais antigos do que são. Quando nada mostrar o que se pretendia, marque a linha como “indefinido” e resolva com o preparador antes de entregar. Veja aporte ou empréstimo do proprietário à sua LLC. Se quem enviou ou recebeu o dinheiro não foi o proprietário (um parente, um amigo, outra empresa do proprietário), registre-o em nome dessa pessoa, marcado como “a confirmar” para a verificação de partes relacionadas abaixo. Os campos que cada linha do registro deve ter estão em registros de uma LLC de propriedade estrangeira.

Registre uma conta que o proprietário paga pela LLC com um cartão pessoal ou estrangeiro como dinheiro enviado à LLC em nome dela, porque operação inclui qualquer transferência de dinheiro, seja qual for a forma e esteja ou não por escrito (26 CFR 1.482-1(i)(7)). As fontes não tratam das contas pagas pelo proprietário nesses termos; por isso, o preparador confirma como o Form 5472 as declara. Para um cartão emitido no exterior, registre o valor em dólares que o fornecedor cobrou e guarde, no mesmo lançamento, a cobrança convertida pelo cartão e a tarifa; o preparador confirma qual valor o formulário usa. Uma conta pessoal que a LLC paga pelo proprietário é uma distribuição (um empréstimo ao proprietário, se a devolução for esperada), não um custo da LLC, porque despesas pessoais não são dedutíveis (26 USC 262(a)); divida qualquer cobrança que seja em parte pessoal. Os repasses de plataformas chegam líquidos de tarifas; por isso, registre as vendas brutas e as tarifas separadamente e confira-as com o depósito: veja como conciliar vendas e repasses.

Como registro o dinheiro que veio da minha conta bancária no exterior?

Registre cada transferência em dólares americanos, com o valor em moeda estrangeira enviado, a data, a tarifa e a taxa de câmbio ao lado. Os valores do Form 5472 são informados em dólares americanos, com um quadro das taxas de câmbio usadas (instruções; 26 CFR 1.6038A-2(c)).

Use uma única fonte de taxa de câmbio publicada para todo lançamento em moeda estrangeira, em todos os anos, e cite-a no quadro. O IRS não tem taxa de câmbio oficial e, em geral, aceita qualquer taxa publicada, desde que usada de forma consistente (IRS: taxas de câmbio). Para receitas e despesas em uma declaração dos EUA, a regra geral é a taxa vigente quando o item é recebido, pago ou reconhecido (IRS: moeda estrangeira); as fontes do Form 5472 não fixam nenhuma regra de taxa além do quadro.

Quando um banco ou serviço de transferência converte o dinheiro no caminho, as fontes não dizem qual valor o Form 5472 espera quando tarifas e a taxa do próprio banco ficam entre o valor enviado e o valor recebido; por isso, o preparador confirma a escolha antes da entrega. Até lá, registre os dólares que a LLC recebeu, como o extrato dela os mostra, e guarde no mesmo lançamento o valor enviado, a tarifa e a taxa. Se a confirmação não mostrar nenhuma taxa, calcule a taxa que os dois valores implicam e rotule-a como “implícita”.

Os ganhos e as perdas cambiais na escrituração da própria LLC estão em contas em moeda estrangeira na contabilidade dos EUA.

E se faltarem registros ou só existirem estimativas?

Refaça primeiro a partir do outro lado de cada operação, estime apenas o que não puder ser determinado e marque toda estimativa. Uma lacuna é motivo para continuar procurando, não para pular um lançamento.

1. Peça o extrato que falta. Mantenha uma lista datada de cada pedido e resposta. Se isso sustenta o alívio de multas, está em Form 5472 não entregue e multas.
2. Use o registro correspondente do outro lado. Uma transferência entre o proprietário e a LLC deixa uma linha nos dois lados; por isso, uma linha que falta em um extrato muitas vezes pode ser encontrada no outro. Uma linha de repasse que falta pode ser encontrada no relatório da plataforma.
3. Estime o que ainda é desconhecido. Quando os valores reais não podem ser determinados, informe uma estimativa razoável: de pelo menos 75% e de no máximo 125% do valor real. Uma estimativa fora dessa faixa ainda pode ser aceita se os fatos forem mostrados em uma declaração escrita feita sob as penas de perjúrio, e o IRS decide (instruções; 26 CFR 1.6038A-2(b)(3) e (8)). A regra de estimativa do regulamento abrange os tipos de operação que ele lista, entre eles aportes e distribuições.
4. Anote cada lacuna no registro. Anote o lançamento, o que falta, como o número foi obtido e quem o confirmou.

Estimativas não substituem registros: deixar de manter os registros exigidos gera a mesma multa de $25.000 que deixar de entregar (instruções).

Entrego um Form 5472 separado para cada parte relacionada?

Sim. A LLC entrega um Form 5472 para cada parte relacionada com a qual teve uma operação declarável no ano (26 CFR 1.6038A-2(a)(1); instruções). O proprietário é o caso usual, como acionista estrangeiro direto ou indireto de 25%. Uma empresa que o proprietário controla pode ser outra, assim como o cônjuge do proprietário, um irmão ou irmã, um dos pais ou avós, ou um filho ou neto que emprestou dinheiro à LLC ou foi pago por ela; outros podem ser partes relacionadas conforme os fatos (instruções; 26 USC 267(b) e (c)(4)).

Isso muda o registro de quatro maneiras:

• Uma coluna de parte relacionada. Some as linhas de cada parte separadamente, porque cada formulário traz apenas as operações dessa parte.
• Um código de referência para cada parte relacionada estrangeira sem número fiscal dos EUA, inclusive o proprietário. Ele usa só letras e números, sem espaços, com até 50 caracteres. As instruções exigem o mesmo número todos os anos para uma mesma parte e proíbem reutilizar um número aposentado para outra; por isso, atribua-o uma vez e use-o em todos os anos refeitos (instruções).
• Uma contagem de formulários para cada ano. O formulário pede o número de Forms 5472 entregues no ano e o valor total deles; por isso, o registro precisa de uma contagem e de um total por ano (instruções).
• Uma parte esquecida é um formulário esquecido. A multa se aplica uma vez para cada parte relacionada em um ano (26 CFR 1.6038A-4(a)(3)).

As instruções pedem um formulário separado para cada parte relacionada, estrangeira ou dos EUA, com uma operação declarável, e também dizem que as operações com uma parte relacionada dos EUA não precisam ser identificadas especificamente nas Partes IV, V e VI (instruções). Mantenha mesmo assim no registro as operações com partes dos EUA e pergunte ao preparador como essa parte é tratada.

Como confiro cada ano refeito antes de entregar?

Um ano refeito está pronto quando o registro bate com os extratos em cada ponto abaixo. Confira primeiro o ano mais antigo e depois leve seus valores de fechamento para o seguinte.

Uma diferença que não puder ser resolvida vai para a lista de lacunas, com seu valor e o que se desconhece.

Depois entregue cada ano. A LLC não pode enviar o Form 5472 pela internet: o Form 1120 pro forma de cada ano, com o Form 5472, vai por fax ou correio para o endereço específico do IRS (em o que uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira entrega), com “Foreign-owned U.S. DE” escrito no alto. Toda declaração anexa deve estar em inglês (instruções; 26 CFR 1.6038A-2(c)). Se o Form 1120 pro forma de um ano já foi entregue sem o Form 5472, o pacote é diferente: veja Form 5472 não entregue e multas. Um ano recente pode ainda não estar em atraso: em geral, o vencimento é 15º dia do quarto mês após o fim do ano (instruções do Form 1120), e um Form 7004 entregue até lá prorroga o prazo por seis meses (instruções).

Que registros a LLC deve manter daqui para a frente?

Uma escrituração que mostre toda operação com uma parte relacionada, com o documento por trás de cada lançamento, guardada pelo tempo em que puder importar. O regulamento pede registros permanentes, precisos e completos que mostrem o tratamento fiscal correto, nos EUA, das operações com partes relacionadas (26 CFR 1.6038A-3(a)(1)).

• Registre cada transferência do proprietário quando ela acontece, com o comprovante ou a linha do extrato, e concilie a conta bancária todo mês: veja a lista de verificação do fechamento mensal.
• Guarde os relatórios das plataformas, as faturas dos custos que o proprietário paga pessoalmente, os documentos de empréstimo, o quadro de taxas de câmbio e uma pasta por ano fiscal com o Form 1120 pro forma, o Form 5472 e a prova de que foram enviados.

Guarde os registros pelo tempo em que puderem ser relevantes e, no mínimo, até esgotar o prazo para lançar e cobrar o imposto do ano que a operação afeta (26 CFR 1.6038A-3(g)). Por quanto tempo o IRS pode olhar para trás em um ano cujo formulário nunca foi entregue está em Form 5472 não entregue e multas. Veja por quanto tempo guardar os registros do negócio e, sobre quem faz a escrituração daqui para a frente, escrituração de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira.

E se a LLC tiver lucro de verdade, empregados ou mais de um proprietário?

O Form 5472 desta LLC abrange apenas as operações com partes relacionadas; por isso, lucro, folha de pagamento e coproprietários levantam, cada um, uma questão separada.

• Lucro de verdade. A LLC não tem obrigação de entregar uma declaração de imposto de renda própria, e seu Form 1120 pro forma precisa apenas do nome, do endereço e dos itens B e E (instruções). Se o proprietário deve imposto dos EUA sobre o lucro depende dos fatos dele: veja quando proprietários estrangeiros devem imposto dos EUA e a declaração de um não residente sobre renda de negócio. Se o proprietário precisar declará-lo, as linhas de vendas e custos refeitas são o ponto de partida.
• Empregados. Uma LLC com empregados é tratada como corporação para os impostos sobre a folha e entrega os formulários da folha em seu próprio nome e com o próprio EIN (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(iv)). A folha de empregados sem relação com a LLC é trabalho de escrituração e uma entrega separada, fora do Form 5472; o pagamento a uma parte relacionada, como um parente, continua sendo uma operação a registrar.
• Mais de um proprietário. Esta regra vale apenas quando uma única pessoa estrangeira é dona de toda a LLC (26 CFR 301.7701-2(c)(2)(vi)). Veja empresa com um coproprietário estrangeiro e LLC com vários membros já encerrada que nunca entregou declaração. Se a propriedade mudou ao longo dos anos, a resposta pode variar de um ano para outro.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos, salvo indicação em contrário, e cada LLC usa o ano-calendário.

Três anos, três registros

Um proprietário que mora na China, e não é cidadão nem residente dos EUA, é dono de toda uma LLC dos EUA constituída no ano 1. Ao longo de três anos, o proprietário transfere US$40.000 para a LLC, retira US$12.000 e paga US$3.000 em contas de sites com um cartão pessoal, e trata as transferências e as contas como aportes (como empréstimos, elas passariam para a Parte IV, ainda declaradas).

Cada ano recebe seu próprio Form 1120 pro forma e Form 5472, feitos do mais antigo para o mais recente, e sua própria declaração anexa da Parte V, que lista as transferências, a conta de site e a distribuição daquele ano, com datas e comprovantes. O total acumulado confere o razão do proprietário; ele não é uma linha do formulário. Se nenhum dos três anos foi entregue, cada um pode ter sua própria multa: com o proprietário como única parte relacionada, três anos não entregues significam três multas iniciais, não uma.

Dinheiro de uma conta bancária no Canadá

Um proprietário que mora no Canadá, e não é cidadão nem residente dos EUA, transfere C$50.000 para a conta da LLC nos EUA em quatro transferências, todas como aportes, sem condições de empréstimo. Depois da taxa e das tarifas do serviço de transferência, os extratos da LLC mostram US$36.500 creditados no total. O registro anota cada transferência pelos dólares creditados, com o valor canadense enviado, a tarifa e a taxa ao lado. Nessa base, o aporte do ano é de US$36.500; o preparador confirma se o Form 5472 usa os dólares recebidos ou o valor enviado, e o registro guarda os dois. A fonte da taxa é citada uma vez e usada em todos os lançamentos, em todos os anos.

Repasses de plataformas

Em um ano, uma conta de plataforma de pagamento em nome da LLC paga à LLC US$85.000 depois de US$15.000 em tarifas. A escrituração registra US$100.000 de vendas e US$15.000 de tarifas. Sem reserva retida e sem repasse em trânsito no fim de nenhum dos dois anos, as vendas menos as tarifas são iguais aos depósitos nos extratos bancários. Os clientes não têm relação com a LLC e a conta é da LLC; por isso, essas linhas ficam na escrituração, e apenas as transferências do próprio proprietário vão no Form 5472. Se a conta estiver no nome do proprietário, veja repasses de marketplaces em uma LLC de propriedade estrangeira. A conferência mostra que a conta bancária está totalmente explicada antes de as linhas do proprietário serem separadas.

E no seu caso?

• Você soube que a LLC deveria ter entregado o Form 5472, talvez por vários anos, e ninguém registrou o dinheiro do proprietário nem guardou os extratos das plataformas. Quais anos refazer primeiro, quanto pode ser recuperado ou estimado e quem prepara os formulários atrasados são decisões de julgamento. Leve os extratos para a ajuda com impostos entre países e veja a ajuda com escrituração para a reconstrução em si.
• Você recebeu um aviso do IRS ou uma multa. O prazo de um aviso pode mudar o que se entrega primeiro: veja Form 5472 não entregue e multas e a ajuda com impostos entre países.
• A LLC já foi encerrada. O ano do encerramento ainda pode ser um ano de entrega, porque um pagamento final ao proprietário é uma operação (26 CFR 1.6038A-2(b)(11), Exemplo 1). Se o encerramento muda os anos anteriores não entregues, está em Form 5472 não entregue e multas.
• Outras declarações empresariais também não foram entregues. Veja como regularizar declarações empresariais não entregues.
• A LLC vende por marketplaces ou lojas de aplicativos, ou o dinheiro dela e o seu estão misturados em uma só conta. Veja repasses de marketplaces em uma LLC de propriedade estrangeira e como separar dinheiro do negócio e dinheiro pessoal misturados, com a ajuda com escrituração.
• A LLC tem uma conta no exterior. Veja FBAR para contas de empresas no exterior.
• A LLC tem lucro, empregados ou um segundo proprietário, ou você mora no Canadá. Veja quando proprietários estrangeiros devem imposto dos EUA, empresa com um coproprietário estrangeiro e proprietário canadense de uma LLC dos EUA.
• Você quer manter a escrituração daqui para a frente. Veja escrituração de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira e o que a LLC entrega a cada ano.