Plano de contas para Schedule C e Form 1120-S

O que é um plano de contas, e o IRS exige um?

Um plano de contas é a lista de contas em que a escrituração contábil lança os valores: receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido do proprietário. O IRS não exige uma lista nem um sistema específico. Você pode escolher qualquer sistema de registros que mostre com clareza suas receitas e despesas (registros do IRS). Se você usa um sistema computadorizado, guarde uma descrição completa dele. Segundo a Publication 583, essa descrição deve mostrar, entre outros itens, os planos de contas e as descrições detalhadas das contas.

O que a declaração fixa são as linhas. Crie contas de despesa que se somem a elas. Nomes e números ficam a seu critério; a linha que cada conta alimenta, não. Os programas de contabilidade costumam chamar as contas de categorias; esta página usa conta nos dois casos. As tabelas abaixo servem como lista inicial: copie a coluna de contas e depois acrescente subcontas.

As linhas dependem de como o negócio é tributado. Um empresário individual, e uma LLC de um único membro que não optou por ser tributada como corporação, declara no Schedule C (instruções do Schedule C). Uma corporação S declara no Form 1120-S (IRS). Esta página trata dos dois casos.

Seu caso não é simples se:

• o negócio tem dois ou mais proprietários: uma LLC com dois ou mais membros é, por padrão, uma sociedade de pessoas e entrega a declaração de sociedade de pessoas, não o Schedule C (IRS). Casais podem ser uma exceção: fora de uma LLC, cônjuges que são os únicos proprietários, participam ativamente do negócio (materially participate) e entregam declaração conjunta podem optar pelo status de qualified joint venture e entregar cada um um Schedule C (instruções do Schedule C); e o IRS aceita o tratamento de sociedade de pessoas ou de entidade desconsiderada para uma entidade pertencente apenas a cônjuges como bens comuns do casal (community property) (Rev. Proc. 2002-69). Confira qual declaração foi entregue. Veja contas de patrimônio líquido de uma LLC e LLCs de cônjuges e de família;
• o proprietário de uma LLC de um único membro é uma pessoa estrangeira: a LLC é ignorada para fins de imposto de renda, mas é tratada como corporação para o Form 5472 e pode ter de entregá-lo (instruções do Form 5472); veja declaração de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira;
• você tem mais de um negócio: a Publication 583 manda manter um conjunto completo e separado de registros para cada um;
• você fabrica ou revende mercadorias: o custo das mercadorias vendidas tem uma parte própria no Schedule C, explicada em custo das mercadorias vendidas;
• o negócio acabou de optar pelo regime S: a opção tem uma data de início. Os registros anteriores a ela alimentam a declaração antiga (em geral o Schedule C, no caso de um negócio com um só proprietário) e os registros a partir dela alimentam o Form 1120-S. O Form 2553 geralmente deve ser entregue em até 2 meses e 15 dias após o início do ano fiscal em que a opção passa a valer (instruções); veja escrituração após a opção pelo regime S;
• suas categorias passaram do número de linhas da declaração, o preparador as reclassifica todo ano, você passou do Schedule C para uma corporação S e as contas antigas já não servem, ou o balanço de uma corporação S não bate com o Schedule L: vale resolver a lista de contas e os lançamentos a reclassificar antes de entregar a declaração com ajuda de escrituração contábil.

Reúna a última declaração (Schedule C, ou Form 1120-S com os demonstrativos anexos), sua lista atual de contas e um relatório de resultado por conta do ano. Uma corporação S também precisa do balanço patrimonial do fim do ano.

Plano de contas é a mesma coisa que livro-razão?

Não. O plano de contas é a lista. O livro-razão guarda cada lançamento feito nessas contas. A Publication 583 descreve o livro-razão como um livro de totais dos diários, organizado em contas. Se você muda a lista, todos os relatórios gerados a partir do livro-razão mudam junto.

Quais contas todo negócio precisa ter?

Cinco grupos: receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio líquido do proprietário. A Publication 583 descreve assim a escrituração por partidas dobradas: as contas de receita e de despesa são encerradas ao fim de cada ano fiscal, enquanto as contas de ativo, passivo e patrimônio líquido continuam abertas.

Mantenha reembolsos e devoluções em uma conta de receita própria. A linha 2 do Schedule C e a linha 1b do Form 1120-S os separam da receita bruta (instruções do Schedule C; instruções do Form 1120-S).

O imposto sobre vendas cobrado do comprador, que você recolhe e repassa ao estado, não é receita nem despesa dedutível (instruções do Schedule C); por isso, dê a ele uma conta de passivo. Veja como registrar o imposto sobre vendas e, para depósitos que chegam já descontados das taxas, como conciliar vendas e repasses.

Exceto o estoque, as contas de balanço patrimonial de um empresário individual não aparecem no Schedule C. Mesmo assim, elas importam, porque empréstimos, equipamentos e retiradas do proprietário são os itens que precisam ficar fora das despesas.

Qual linha do Schedule C cada conta de despesa alimenta?

Crie uma conta de despesa para cada linha do Schedule C que você usa, com o nome da linha, para que um único relatório de resultado por conta seja lido direto no formulário. As linhas abaixo vêm das versões preliminares (early release drafts) do Schedule C e de suas instruções, publicadas pelo IRS e sujeitas a mudanças antes dos formulários finais; confirme no formulário final. A versão preliminar divide os juros em três linhas. Para a declaração de um ano anterior, os juros têm duas linhas (hipoteca e outros): use o formulário daquele ano.

As mercadorias que você fabrica ou revende têm o custo apurado na Parte III do Schedule C, não nessas contas. Veja custo das mercadorias vendidas.

Onde entra uma despesa que não tem linha própria no Schedule C?

Ela entra na Parte V, Outras despesas, a última parte do Schedule C. As instruções mandam listar separadamente o tipo e o valor de cada despesa, e o total vai nas linhas 48 e 27b (instruções). Crie uma conta para cada tipo, todas sob uma conta principal chamada Outras despesas.

As instruções citam vários tipos que pertencem a essa parte:

• amortização;
• dívidas incobráveis que foram incluídas na renda e comprovadamente não serão pagas;
• custos de abertura do negócio, que têm regras próprias de dedução e amortização;
• ferramentas de tecnologia e software, como serviços por assinatura usados para gerir o negócio, a menos que o software precise ser depreciado ou amortizado;
• pequenas compras que você opta por deduzir pelo safe harbor de minimis, que as instruções mandam deduzir somente na Parte V (instruções); veja despesa ou ativo: como tratar pequenas compras.

Tarifas bancárias são outro exemplo comum: o formulário não tem linha para elas, e a Publication 334 as inclui entre as outras despesas do negócio que podem ser deduzidas, por isso elas são listadas aqui por tipo.

Evite uma conta chamada Diversos. A Parte V pede cada tipo, então um saldo grande em Diversos obriga o preparador a abrir todas as transações dessa conta. O que tem linha própria deve ir nessa linha, não na Parte V.

Como a lista do Form 1120-S difere da do Schedule C?

O Form 1120-S separa a remuneração de diretores da dos demais empregados, nomeia menos linhas de despesa e manda todo o resto para a linha 20, com um demonstrativo anexo. Três diferenças definem a lista de contas:

• A remuneração de diretores é a linha 7 e os demais salários são a linha 8. Mantenha duas contas.
• Seguros, serviços jurídicos e profissionais, materiais, viagens, refeições e serviços públicos não têm linha nomeada. As instruções os citam como exemplos de deduções da linha 20, então cada um ganha uma conta própria sob Outras deduções (instruções).
• Alguns itens não ficam nas linhas 7 a 20: despesas de aluguel, deduções ligadas a rendimentos de investimentos (portfolio income), despesas não dedutíveis e itens que os acionistas apuram separadamente, como doações a instituições de caridade. Dê a cada um uma conta própria, para que fiquem fora das linhas ordinárias (instruções).

Nas linhas de benefícios adicionais (fringe benefits), a participação conta as ações tratadas como pertencentes ao acionista pela seção 318 (por exemplo, as ações de um familiar). O teste de mais de 2% considera as ações em circulação ou o poder de voto combinado em qualquer dia do ano fiscal (instruções).

As linhas 15 e 19 (exaustão e dedução para edifícios comerciais com eficiência energética) só precisam de conta se forem usadas. Os números das linhas acima são os mesmos na versão preliminar (early release draft) do formulário deste ano fiscal, publicada pelo IRS e sujeita a mudanças antes do formulário final.

Uma corporação com receitas totais de $500.000 ou mais que deduz remuneração de diretores também anexa o Form 1125-E, um demonstrativo da remuneração de cada diretor. Receitas totais é um conceito mais amplo que vendas (instruções). Se a corporação fabrica ou revende mercadorias, o custo das mercadorias vendidas vai no Form 1125-A, não nas linhas 7 a 20 (instruções); veja custo das mercadorias vendidas, escrito para o Schedule C.

A receita também tem um limite. As linhas 1a a 5 recebem apenas receita da atividade empresarial. Rendimentos de aluguel e de investimentos vão para os Schedules K e K-1, e o aluguel de imóveis também vai para o Form 8825 (instruções).

Remuneração de diretores, distribuições e o teste do Form 1125-E estão explicados por completo em escrituração contábil de uma corporação S.

Que contas de patrimônio líquido e de balanço uma corporação S acrescenta para o Schedule L bater com a escrituração?

Uma corporação S precisa de uma conta de balanço para cada linha do Schedule L que se aplica, porque o Schedule L, o balanço anexo à declaração, deve concordar com os livros e registros da corporação (instruções). Corporações menores podem dispensar o Schedule L; o teste e os detalhes estão em Schedule L na declaração de corporação. As linhas estão no Form 1120-S.

Três contas pesam mais para uma corporação S do que para um empresário individual:

• Distribuições. Uma conta de patrimônio líquido separada, encerrada contra os lucros acumulados no fim do ano. As distribuições que não são dividendos vão no Schedule K, linha 16d. Os dividendos pagos com lucros e reservas acumulados (earnings and profits) vão na linha 17c e no Form 1099-DIV, não no Schedule K-1, por isso mantenha detalhe suficiente para separá-los (instruções). Veja como registrar distribuições de uma corporação S.
• Empréstimos de acionistas. O dinheiro que um acionista empresta à corporação é um passivo, mantido separado do capital social. O valor na linha 19 do Schedule L deve, em geral, conciliar com os Schedules K-1 dos acionistas (instruções). Veja empréstimos de acionistas.
• Ajustes acumulados. A conta do Schedule M-2 acompanha a renda não distribuída. As instruções recomendam que toda corporação S a mantenha (instruções).

Qual deve ser o nível de detalhe do plano de contas?

Uma conta por linha da declaração que você usa, com subcontas somente onde você agiria com base no detalhe. Cada subconta deve somar em exatamente uma linha.

Se você nunca olha duas contas separadamente, una-as. Se olha, mantenha-as como subcontas da mesma linha. A numeração é opcional; se você numerar, deixe as subcontas junto da conta principal.

O que deve ficar fora das despesas?

Retiradas do proprietário, distribuições, principal de empréstimos e gastos pessoais não são despesas, por mais que pareçam despesas no extrato importado do banco. Cada um tem uma conta própria. Equipamento é um ativo, a menos que se enquadre no safe harbor de minimis, que exige que a escrituração o lance como despesa.

Mantenha uma conta Para revisar para tudo que você ainda não consegue classificar e esvazie-a antes de gerar o relatório de fim de ano. Veja despesas sem categoria antes da época de declarar.

Posso mudar categorias no meio do ano ou entre anos sem mudar meu método contábil?

Muitas vezes sim. Renomear, unir ou dividir contas, ou passar um custo de uma linha de despesa para outra, em geral muda onde ele é informado, não quando. Um método contábil define quando receitas e despesas contam, e a mudança no tratamento de qualquer item relevante, isto é, que afete o momento correto de incluir a receita ou deduzir a despesa, é uma mudança de método. Um ajuste que não envolve o momento correto não é, e não precisa de aprovação do IRS (Publication 538).

Uma mudança que altera o valor deduzido, como passar um custo de refeições para viagens, é outra questão: a linha precisa estar correta, então confirme com o preparador. A escrituração e a declaração devem usar o mesmo método contábil (Publication 583). Quando você muda a lista no meio do ano, reclassifique os meses anteriores para que um só relatório cubra o ano inteiro, e guarde uma nota que ligue as contas antigas às novas para comparar um ano com o outro.

Reorganizar a escrituração não altera uma declaração já entregue. Se a reorganização mostrar que um valor de uma declaração entregue estava errado, isso é uma questão de correção para o preparador; veja despesas sem categoria antes da época de declarar.

Que relatório do plano de contas o preparador precisa no fim do ano?

Um relatório de resultado por conta do ano fiscal inteiro, com cada conta ligada a uma linha da declaração. O preparador também precisa de:

1. O mapa de conta para linha: uma coluna no relatório ou uma lista de uma página.
2. O detalhe por trás das listas que a declaração pede: a Parte V do Schedule C, ou o demonstrativo da linha 20 do Form 1120-S, cada um por tipo e valor.
3. A movimentação do patrimônio líquido: retiradas e aportes, ou distribuições e empréstimos de acionistas.
4. Para uma corporação S, os balanços do início e do fim do ano, com os quais o Schedule L deve concordar, e a planilha de depreciação.

A lista completa, e o que o preparador ajusta, está em da escrituração à declaração do negócio.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Um consultor com LLC de um único membro

Um consultor dono de uma LLC de um único membro, sem opção por tributação de corporação, que portanto declara no Schedule C, tem US$120.000 de receita e 14 contas de despesa. Doze alimentam linhas nomeadas do Schedule C: publicidade (8), carro e caminhão (9), mão de obra contratada (11), depreciação (13), seguro (15), serviços jurídicos e profissionais (17), despesas de escritório (18), aluguel (20b), materiais de consumo (22), impostos e licenças (23), viagens (24a) e serviços públicos (25). Duas não têm linha: assinaturas de software, US$3.600, e tarifas bancárias, US$400. Elas são listadas por tipo na Parte V e somam US$4.000 na linha 27b. Um único relatório por conta dá todas as linhas sem reclassificação.

Uma corporação S com US$400.000 de receita

A remuneração de diretores de US$80.000 fica em uma só conta de remuneração de diretores, para a linha 7. Outra folha de pagamento, de US$60.000, fica em uma conta de salários, para a linha 8. Seguros, materiais e serviços públicos não têm linha nomeada, então cada um é listado por tipo no demonstrativo da linha 20. Suponha que a remuneração de diretores seja razoável para o trabalho; assim, uma distribuição de US$50.000 continua sendo distribuição e vai para a conta de distribuições no patrimônio líquido. Se fosse lançada como despesa, subestimaria o lucro contábil em US$50.000, e o preparador teria de movê-la de volta antes que a declaração informasse a renda correta.

Um empresário individual com 60 categorias

O programa de um empresário individual tem 60 categorias e a declaração usa cerca de 20 linhas. Seis categorias de publicidade (anúncios de busca, anúncios em redes sociais, panfletos impressos, cartões de visita, patrocínios e anúncios em sites) somam US$9.000. Elas viram subcontas de uma só conta de Publicidade que alimenta a linha 8. Fazer o mesmo com cada linha transforma 60 categorias em cerca de 20 contas.

E no seu caso?

• Sua lista de contas precisa ser refeita, não apenas lida: suas categorias passaram do que a declaração comporta, o preparador as reclassifica todo ano, você acabou de optar pelo regime S, o balanço da sua corporação S não bate com o Schedule L, ou sua escrituração está atrasada ou declarações anteriores usaram categorias erradas. Vale resolver a lista de contas, as transações a reclassificar antes de entregar a declaração e os saldos iniciais com ajuda de escrituração contábil. Veja também escrituração após a opção pelo regime S, Schedule L na declaração de corporação e como atualizar uma escrituração atrasada.
• O negócio tem dois ou mais proprietários: os aportes e as distribuições de um membro de LLC são acompanhados em uma conta de capital, não como retiradas de um único proprietário, e o negócio de um casal ainda pode declarar no Schedule C: confirme qual declaração foi entregue. Veja contas de patrimônio líquido de uma LLC, LLCs de cônjuges e de família e como montar a escrituração de uma nova LLC.
• O proprietário da LLC é uma pessoa estrangeira: veja declaração de uma LLC de um único membro de propriedade estrangeira e ajuda com impostos entre países.
• Você tem imóveis alugados: use o plano de contas de imóveis alugados por linha do Schedule E.
• Você vende mercadorias: o custo das mercadorias vendidas tem contas próprias.
• Você presta contas a investidores: veja plano de contas de uma startup.
• Retiradas, distribuições ou gastos pessoais já estão lançados como despesas: veja como registrar as retiradas do proprietário e despesas sem categoria antes da época de declarar.
• Você quer saber quais despesas o IRS questiona, ou qual aplicativo usar: veja despesas do Schedule C que o IRS questiona e aplicativo de escrituração contábil para o Schedule C.