Remuneração diferida após sair de Nova York ou da Califórnia

Nova York ainda tributa meu bônus diferido depois que eu me mudo?

Normalmente sim. Um bônus diferido pago por trabalho feito em Nova York continua sendo renda de fonte de Nova York quando chega a você já como não residente. Nova York tributa a parte que corresponde aos seus dias de trabalho em Nova York, e você declara essa parte na declaração de não residente de Nova York, o Form IT-203.

O regulamento de Nova York (20 NYCRR 132.18, citado no TSB-M-06(5)I) define a fonte da remuneração de um empregado pela proporção entre os dias de trabalho em Nova York e o total de dias de trabalho. Mudar de estado não muda o lugar onde o trabalho foi feito. As instruções do Form IT-203 mandam lançar os salários ganhos dentro e fora de Nova York no Form IT-203-B, Schedule A, e o resultado vai para o Form IT-203, linha 1. Nova York calcula o imposto sobre toda a sua renda como se você fosse residente e cobra a parte de Nova York; assim, o pagamento é tributado pela alíquota que a sua renda total atinge.

Quatro pontos decidem o seu caso:

• Onde você fez o trabalho nos anos que geraram o pagamento, contado pela regra da conveniência do empregador (convenience of the employer) de Nova York (veja abaixo).
• Que tipo de pagamento é e se você ainda trabalha para a empresa. Indenização rescisória, pagamento por não concorrência e remuneração diferida que chega depois que você deixou o emprego seguem uma fórmula separada de quatro anos em Nova York.
• Se uma lei federal impede o imposto estadual. A 4 USC 114 protege parte da remuneração diferida, mas só pagamentos em parcelas por pelo menos 10 anos ou pela vida toda, e certos planos de benefício excedente (excess-benefit plans).
• Se o bônus já estava definido antes da mudança. A renda é reconhecida (accrues) quando o valor é fixo e determinável e você tem direito irrestrito de recebê-lo (instruções do IT-360.1). Nesse caso, Nova York pode tributar o valor inteiro como renda do período de residente, pela sua regra especial de reconhecimento (special accrual rule), e não apenas a parte proporcional aos dias de trabalho. As instruções do Form IT-203 dão o exemplo de um bônus garantido concedido antes de uma mudança e pago depois dela. Em vez de reconhecer a renda, você pode apresentar uma caução (bond, Form IT-260) e depois declarar o item nos anos seguintes como se não tivesse se mudado. Veja gestor de fundos que se muda para a Flórida ou o Texas.

Reúna o documento do plano, as cartas de concessão, o cronograma de pagamentos, todos os W-2 emitidos pela empresa e um registro diário de onde você trabalhou. Alocar um pagamento entre vários anos de geração e pedir o crédito estadual certo é onde normalmente entra o julgamento profissional (ajuda para empregados de fundos).

O imposto da cidade de Nova York é um imposto sobre residentes. A remuneração diferida recebida depois que você sai da cidade fica fora dele, a menos que tenha sido reconhecida (accrued) enquanto você morava lá; o imposto municipal do ano da mudança é calculado no Form IT-360.1.

Como um bônus ganho ao longo de vários anos é dividido em dias de Nova York?

A divisão depende de você ainda trabalhar para a empresa quando o pagamento chega. Ainda empregado: dias de trabalho em Nova York sobre todos os dias de trabalho do período de geração. Emprego encerrado: a proporção de remuneração de quatro anos (veja abaixo).

A parcela de dias de trabalho em Nova York é o número de dias de trabalho em Nova York dividido por todos os dias de trabalho do período que gerou a remuneração. Fins de semana, feriados, dias de licença médica, férias e licenças ficam fora das duas contagens.

O Schedule A do Form IT-203-B usa essas mesmas categorias, com um schedule para cada emprego. O Schedule A conta os dias do ano corrente. Para um pagamento gerado em anos anteriores, as instruções do IT-203 permitem alocar de outra forma se você enviar um demonstrativo separado com todos os detalhes: neste caso, os dias de trabalho dos anos de geração e o cálculo.

O período de geração não está definido. As orientações publicadas por Nova York não dizem quais anos usar para um bônus diferido cujo direito é adquirido ao longo de vários anos. Uma leitura razoável é o ano ou os anos cujo trabalho gerou a concessão, muitas vezes só o ano do bônus. Para opções de ações e ações restritas, o Form IT-203-F usa o período da concessão até a aquisição do direito (vesting) (instruções do IT-203-F). Essa regra vale só para concessões de ações; usá-la para um diferimento em dinheiro é uma analogia, não uma regra. Leia o texto do próprio plano sobre qual serviço a concessão remunera e guarde a contagem de dias de trabalho de todos os anos que ela possa abranger.

Os dias trabalhados de casa em outro estado contam como dias em Nova York (regra da conveniência do empregador)?

Normalmente sim. Se o seu escritório designado ou principal fica em Nova York, Nova York conta um dia normal de trabalho em casa como dia de trabalho em Nova York. A exceção é o trabalho que as necessidades do empregador, e não a sua conveniência, exigiram que você fizesse fora do estado.

Esta é a regra da conveniência do empregador de Nova York. As instruções do IT-203-B dizem que as tarefas fora do estado precisam ser tarefas que, “by their very nature” (por sua própria natureza), não podem ser feitas no escritório do empregador. Dia normal de trabalho significa cumprir as tarefas habituais do seu cargo. Atender uma ligação ou um e-mail ocasional não transforma o dia em dia de trabalho; esses dias em casa são dias sem trabalho (TSB-M-06(5)I).

A regra continua valendo depois da mudança. Se você continua trabalhando da sua nova casa para um escritório de Nova York, esses dias normais de trabalho normalmente também são dias de trabalho em Nova York, a menos que as necessidades do empregador exijam o trabalho lá. Assim, a remuneração e os diferimentos gerados depois da mudança ainda podem ser de fonte de Nova York.

Quando um escritório em casa conta como escritório de verdade do empregador em Nova York?

Se a empresa lhe dá uma mesa no escritório de Nova York, um dos seis fatores secundários abaixo já não está presente. Um escritório em casa só escapa da regra da conveniência se for um escritório legítimo do empregador (bona fide employer office). Pelo teste atual de Nova York, o escritório em casa precisa cumprir uma destas condições:

1. O fator primário: o trabalho exige instalações especializadas que não podem ser oferecidas no escritório do empregador, mas existem na sua casa ou perto dela; ou
2. Pelo menos 4 fatores secundários e 3 outros fatores.

A regra da conveniência acompanha a remuneração diferida

Como a remuneração diferida é dividida pelos dias de trabalho dos anos que a geraram, os dias em casa contados como dias em Nova York nesses anos também aumentam a parcela de Nova York do pagamento posterior. A mudança não apaga esse histórico. As orientações de auditoria de Nova York observam que os dias de conveniência contam para a alocação, embora não sejam dias de presença física (Nonresident Audit Guidelines).

Faz diferença se o pagamento vem antes ou depois de eu sair da empresa?

Sim. A fórmula muda (dias de trabalho enquanto você está empregado, proporção de remuneração de quatro anos depois), e alguns planos passam a ser protegidos. No TSB-A-20(8)I, Nova York concluiu que os pagamentos a não residentes após o término do emprego, feitos por um plano mantido apenas para dar benefícios acima dos limites dos planos qualificados, eram renda de aposentadoria protegida. Os pagamentos dos mesmos planos ainda durante o emprego eram salários tributáveis de fonte de Nova York, com retenção de Nova York.

Uma advisory opinion (parecer consultivo) vincula Nova York apenas em relação à empresa que a pediu, e apenas com base nos fatos dela. O parecer mostra como Nova York lê a regra federal; não decide o seu plano.

A lei federal (4 USC 114) protege a remuneração diferida não qualificada contra o meu estado antigo?

Às vezes, e com menos frequência do que se espera. A 4 USC 114 proíbe um estado de tributar a “retirement income” (renda de aposentadoria) de um não residente. No caso de um plano de remuneração diferida não qualificada (seção 3121(v)(2)(C) do Internal Revenue Code: em linhas gerais, qualquer acordo que difere remuneração, exceto um plano qualificado como o 401(k)), o pagamento só conta como renda de aposentadoria se for:

• parte de uma série de pagamentos periódicos substancialmente iguais, feitos pelo menos uma vez por ano, pela sua vida ou expectativa de vida (ou pelas vidas conjuntas com um beneficiário) ou por pelo menos 10 anos; ou
• um pagamento após o término do emprego, feito por um plano mantido apenas para dar benefícios acima dos limites federais dos planos qualificados, como o limite de diferimento do 401(k).

O TSB-M-10(9)I confirma que a regra de Nova York para renda de rescisão e de não concorrência não alcança pagamentos de planos protegidos pela 4 USC 114.

Uma armadilha para o crédito no estado de residência: se você pagar imposto ao estado antigo sobre um pagamento protegido pela 4 USC 114, o seu estado de residência pode recusar o crédito, porque esse imposto não era devido. As diretrizes de auditoria de Nova York dizem isso para residentes de Nova York. Um pedido de restituição no estado que tributou pode recuperar esse imposto se for apresentado no prazo: em Nova York, três anos após a entrega ou dois anos após o pagamento, o que ocorrer por último; na Califórnia, quatro anos a partir da data de vencimento original (quatro anos a partir da data de entrega, se a declaração foi entregue no período de prorrogação) ou um ano a partir do pagamento a maior, o que ocorrer por último.

Como a Califórnia tributa a remuneração diferida e os bônus depois que eu saio?

A Califórnia define a fonte dos salários pelo lugar onde os serviços foram prestados. A FTB Publication 1031 diz que nem a localização do empregador, nem o lugar de onde o pagamento é emitido, nem onde você está quando recebe mudam essa fonte. Um bônus diferido por trabalho feito na Califórnia continua sendo renda da Califórnia depois da mudança, na parte que corresponde ao seu trabalho na Califórnia. A Califórnia também aplica a alíquota da sua renda total à parte da Califórnia.

• Sem regra de conveniência. A regra de fonte publicada pela Califórnia segue o lugar onde você realmente trabalhou; por isso, os dias trabalhados fora da Califórnia não são dias da Califórnia.
• Mesma lista federal. A FTB Publication 1005 repete as condições da 4 USC 114 para planos da seção 3121(v)(2)(C). A Publication 1031 acrescenta que pagamentos únicos da maioria dos planos não qualificados, de fonte da Califórnia, continuam tributáveis para não residentes.
• Indenização rescisória e pagamento por não concorrência. As Publications 1031 e 1005 não tratam desses pagamentos diretamente; por isso, a fonte deles na Califórnia não está definida.

Não residentes declaram a renda de fonte da Califórnia no Form 540NR.

Agora moro em Connecticut ou Nova Jersey: qual estado concede o crédito?

Quem concede o crédito é o seu estado de residência, não o estado onde você trabalhava. O crédito se limita à renda que os dois estados tributam pelas próprias regras; por isso, uma diferença entre essas regras pode gerar dupla tributação real.

Connecticut e Nova Jersey aplicam cada um uma regra de conveniência recíproca: cada estado a usa apenas para não residentes cujo estado de residência tem uma regra assim, como Nova York. A regra de Nova Jersey vale para os anos fiscais iniciados a partir de 1º de janeiro de 2023, pela P.L. 2023, c. 125 (perguntas frequentes de Nova Jersey). Isso importa se o escritório do seu empregador ficava em Connecticut ou Nova Jersey e você morava em Nova York.

Indenização rescisória, garden leave ou pagamento por não concorrência após a mudança: qual estado tributa?

Nova York tributa um não residente sobre a renda ligada a trabalho feito antes no estado, inclusive acordos de rescisão e cláusulas de não concorrência, pela Tax Law 631(b)(1)(F). O exemplo do IT-203-F de Nova York aplica a mesma regra à remuneração diferida recebida depois do fim do emprego: um pagamento extra em 10 parcelas anuais iguais que começam após o término do emprego. Esse exemplo não discute a 4 USC 114; dez ou mais pagamentos anuais substancialmente iguais de um plano de diferimento podem ser renda de aposentadoria protegida (veja acima), então verifique isso primeiro. O empregado usa uma proporção, não os dias de trabalho do ano corrente (TSB-M-10(9)I):

1. Some a sua remuneração de fonte de Nova York nesse emprego na parte do ano anterior ao término e nos três anos fiscais anteriores.
2. Divida pela sua remuneração total nesse emprego no mesmo período. Use um período menor se você trabalhou lá por menos tempo.
3. Multiplique o pagamento recebido neste ano por essa proporção.

Você declara o valor no Form IT-203-F, Schedule A, junto com o Form IT-203. Se o pagamento vier em parcelas, o exemplo de Nova York diz que você entrega uma declaração de Nova York com o Form IT-203-F em cada ano em que um pagamento chega (instruções do IT-203-F).

O pagamento de garden leave não está definido. Se você continua na folha de pagamento durante o garden leave, o pagamento pode ser salário comum desse período, alocado por dias de trabalho, e não renda de rescisão. Os dias de licença ficam fora da contagem de dias de trabalho, o que faz o resultado depender do texto do acordo. O TSB-M-10(9)I e as instruções do Form IT-203-F não tratam do assunto.

O tratamento federal desses pagamentos está em saída de um fundo com remuneração e carry ainda não adquiridos.

Meu empregador reteve imposto para o estado errado, ou para os dois: como corrijo?

Peça ao empregador um W-2 corrigido, o Form W-2c, se os salários estaduais ou a retenção estiverem errados. Depois, entregue uma declaração em cada estado que reteve imposto, para pedir a restituição, e peça no seu estado de residência o crédito pelo imposto efetivamente devido em outro estado.

Nova York espera que os empregadores retenham imposto sobre pagamentos de rescisão (TSB-M-10(9)I) e, segundo uma advisory opinion, sobre remuneração diferida paga antes da rescisão (TSB-A-20(8)I). Retenção insuficiente pode deixar um saldo devido alto a pagar com a declaração de Nova York, que vence em 15 de abril; pagamentos de imposto estimado podem vencer durante o ano do pagamento: veja imposto estimado em um ano de bônus alto. Retenção em excesso só é restituída por meio de uma declaração entregue. Prazo de Nova York para pedir restituição em uma declaração retificadora: três anos após a entrega ou dois anos após o pagamento, o que ocorrer por último. O lado do empregador está em empregados em outro estado.

Antes da mudança: data do pagamento e os registros de dias de trabalho que Nova York confere numa auditoria

Normalmente você não consegue mudar a data de um pagamento por causa de uma mudança. Pela seção 409A, as datas de pagamento são fixadas pelo plano, e alterá-las é bastante restrito; veja bônus diferido em uma gestora de fundos. O que você controla são as provas.

• Um registro diário do local de trabalho de todos os anos que possam gerar um pagamento futuro, não só do ano da mudança.
• Comprovantes de cada dia: agenda, reservas de viagem, registros de acesso ao prédio e registros do telefone ou de dispositivos.
• Prova de qualquer necessidade do empregador para os dias trabalhados fora de Nova York, por escrito, emitida pelo empregador.
• O documento do plano e as cartas de concessão, mostrando o período de serviço, a forma de pagamento e se o plano é um plano de benefício excedente.
• Acordos de rescisão, de indenização e de não concorrência, com as datas e os valores pagos.

As auditorias de Nova York verificam onde você estava em cada dia declarado e podem confrontar o registro com esses documentos (Nonresident Audit Guidelines).

Quais declarações estaduais entrego em cada ano de pagamento?

Você pode precisar entregar uma declaração no estado antigo em todos os anos em que chega um pagamento tributável, além da declaração do seu estado de residência.

Dez anos de parcelas não protegidas pela 4 USC 114 podem significar dez declarações de Nova York.

Exemplo

Todos os valores estão em dólares americanos e são ilustrativos.

Um bônus diferido pago após a mudança para a Flórida

• Ano 1: Você mora em Nova York e trabalha no escritório de um fundo em Nova York. Você ganha um bônus, do qual $900.000 são diferidos e continuam sujeitos a perda do direito até serem pagos no ano 3. Dos seus dias de trabalho naquele ano, 80% foram em Nova York; o restante foram viagens de negócios exigidas pela empresa.
• Ano 2: Você se muda para a Flórida e continua trabalhando para a empresa.
• Ano 3: Os $900.000 são pagos de uma só vez.

Renda de fonte de Nova York no ano 3: $900.000 × 80% = $720.000, no Form IT-203, com um demonstrativo da divisão dos dias de trabalho do ano 1. A Flórida não tem imposto de renda, então não há crédito para compensar o imposto de Nova York. A remuneração do ano 2 também é de fonte de Nova York se os seus dias na Flórida foram dias normais de trabalho para o escritório de Nova York.

O mesmo bônus para quem mora em Connecticut

Você mora em Connecticut o tempo todo. Nova York tributa os mesmos $720.000. Connecticut tributa os $900.000 inteiros como residente e concede um crédito pelo imposto de Nova York sobre os $720.000, inclusive a parte dos dias em casa, até o valor do próprio imposto de Connecticut sobre essa parte da renda.

Uma indenização rescisória

Você sai da empresa e recebe $300.000 de indenização rescisória no ano seguinte, já residente na Flórida. Na parte do ano do término antes da sua saída e nos três anos anteriores, a sua remuneração da empresa foi de $2.000.000, dos quais $1.500.000 de fonte de Nova York. A proporção é 75%; portanto, $225.000 são renda de Nova York no Form IT-203-F.

O seu caso é diferente?

• Sua remuneração diferida vem em dez ou mais parcelas anuais, ou de um plano de benefício excedente: a aplicação da 4 USC 114 depende dos termos do plano. Peça uma revisão do plano antes de entregar a declaração (ajuda fiscal para empregados de fundos).
• Você mora em Connecticut ou Nova Jersey e os dois estados tributam o mesmo pagamento: o crédito pode não cobrir tudo; peça que as duas declarações estaduais sejam preparadas juntas (ajuda fiscal para empregados de fundos).
• Você não tem certeza de quando Nova York deixou de tratar você como residente: veja gestor de fundos que se muda para a Flórida ou o Texas.
• Você era sócio, não empregado, ou a sua renda vem em um K-1: veja gestor de fundos que se muda para a Flórida ou o Texas e declarações estaduais para investidores de fundos.
• A sua dúvida é sobre carried interest após a mudança: veja a regra dos três anos do carried interest.
• Você precisa saber quando o bônus é tributado na declaração federal: veja bônus diferido em uma gestora de fundos.
• Você vai se mudar para o Canadá com remuneração diferida ou concessões de ações: veja concessões de ações e remuneração após uma mudança.
• Você tem visto ou green card e está saindo dos EUA: veja saída dos EUA.
• Nova York está auditando os seus dias de trabalho ou a sua residência: a defesa começa pelos registros acima (ajuda fiscal para empregados de fundos).