Thuế thù lao hoãn trả khi rời New York hoặc California

New York có còn đánh thuế tiền thưởng hoãn trả của tôi sau khi tôi chuyển đi không?

Thường là có. Tiền thưởng hoãn trả cho công việc bạn đã làm ở New York vẫn là thu nhập có nguồn từ New York khi bạn nhận khoản này với tư cách người không cư trú. New York đánh thuế phần tương ứng với số ngày làm việc của bạn ở New York, và bạn khai phần này trên tờ khai người không cư trú New York, Form IT-203.

Quy định của New York (20 NYCRR 132.18, được trích trong TSB-M-06(5)I) xác định nguồn tiền lương của nhân viên theo tỷ lệ giữa số ngày làm việc ở New York và tổng số ngày làm việc. Chuyển đi không làm thay đổi nơi công việc đã được thực hiện. Hướng dẫn Form IT-203 yêu cầu khai tiền lương kiếm được trong và ngoài New York trên Form IT-203-B, Schedule A, và kết quả chuyển sang Form IT-203, line 1. New York tính thuế trên toàn bộ thu nhập của bạn như thể bạn là người cư trú, rồi thu phần tương ứng với New York, nên khoản tiền nhận được bị đánh thuế theo thuế suất mà tổng thu nhập của bạn đạt tới.

Bốn yếu tố quyết định trường hợp của bạn:

• Nơi bạn đã làm việc trong những năm tạo ra khoản tiền, được tính theo quy tắc thuận tiện cho người sử dụng lao động (convenience of the employer rule) của New York (xem bên dưới).
• Loại khoản tiền, và bạn còn làm việc cho công ty hay không. Trợ cấp thôi việc, tiền cam kết không cạnh tranh và thù lao hoãn trả nhận được sau khi bạn đã nghỉ việc dùng một công thức bốn năm riêng của New York.
• Luật liên bang có chặn việc đánh thuế hay không. 4 USC 114 bảo vệ một số khoản thù lao hoãn trả, nhưng chỉ các khoản trả góp kéo dài ít nhất 10 năm hoặc suốt đời, và một số kế hoạch phúc lợi vượt mức (excess-benefit plan).
• Tiền thưởng đã được ấn định trước khi bạn chuyển đi hay chưa. Thu nhập được coi là dồn tích khi số tiền đã cố định, xác định được và bạn có quyền nhận không bị hạn chế (hướng dẫn IT-360.1). Khi đó New York có thể đánh thuế toàn bộ khoản thưởng như thu nhập trong thời gian cư trú theo quy tắc dồn tích đặc biệt của New York, chứ không chỉ phần theo ngày làm việc. Hướng dẫn Form IT-203 nêu ví dụ một khoản tiền thưởng bảo đảm được trao trước khi chuyển đi và trả sau đó. Bạn có thể nộp một khoản bảo lãnh (Form IT-260) thay vì ghi nhận dồn tích, rồi khai khoản đó trong các năm sau như thể bạn chưa chuyển đi. Xem nhà quản lý quỹ chuyển đến Florida hoặc Texas.

Hãy thu thập văn bản kế hoạch, thư trao thưởng, lịch chi trả, mọi Form W-2 từ công ty và hồ sơ ghi lại từng ngày bạn làm việc ở đâu. Phân bổ một khoản chi trả cho nhiều năm tạo ra nó và yêu cầu đúng tín thuế là phần thường cần đến đánh giá chuyên môn (hỗ trợ cho nhân viên quỹ).

Thuế Thành phố New York là thuế đánh trên người cư trú. Thù lao hoãn trả nhận được sau khi bạn rời Thành phố New York không chịu thuế này, trừ khi khoản đó đã dồn tích trong thời gian bạn sống ở Thành phố; thuế Thành phố của năm chuyển đi được tính trên Form IT-360.1.

Tiền thưởng kiếm được qua nhiều năm được chia theo ngày làm việc ở New York như thế nào?

Cách chia phụ thuộc vào việc bạn còn làm việc cho công ty khi nhận tiền hay không. Còn làm việc: số ngày làm việc ở New York chia cho tổng số ngày làm việc trong thời kỳ tạo ra khoản tiền. Đã nghỉ việc: tỷ lệ tiền lương bốn năm của New York (xem bên dưới).

Tỷ lệ ngày làm việc ở New York bằng số ngày làm việc ở New York chia cho tổng số ngày làm việc trong thời kỳ tạo ra khoản tiền. Cuối tuần, ngày lễ, ngày nghỉ ốm, ngày nghỉ phép và thời gian nghỉ khác được loại khỏi cả hai con số.

Schedule A của Form IT-203-B dùng đúng các nhóm này, mỗi công việc một schedule. Schedule A đếm các ngày của năm hiện tại. Với khoản chi trả được tạo ra trong các năm trước, hướng dẫn IT-203 cho phép phân bổ theo cách khác nếu bạn nộp một bảng riêng trình bày đầy đủ chi tiết, ở đây là số ngày làm việc của năm tạo ra khoản tiền và cách tính.

Thời kỳ tạo ra khoản tiền chưa được xác định rõ. Hướng dẫn đã công bố của New York không nói nên dùng những năm nào cho tiền thưởng hoãn trả được hưởng dần (vesting) qua nhiều năm. Một cách hiểu hợp lý là năm hoặc những năm mà công việc đã tạo ra khoản thưởng, thường chỉ là năm thưởng. Với quyền chọn cổ phiếu và cổ phiếu hạn chế, Form IT-203-F dùng thời kỳ từ ngày trao đến ngày được hưởng (hướng dẫn IT-203-F). Quy tắc đó chỉ áp dụng cho thưởng bằng cổ phiếu; dùng quy tắc này cho khoản hoãn trả bằng tiền mặt là suy luận tương tự, không phải quy tắc. Hãy đọc chính câu chữ của kế hoạch về việc khoản thưởng trả cho thời gian làm việc nào, và giữ số ngày làm việc cho mọi năm mà khoản thưởng có thể bao gồm.

Ngày làm việc tại nhà ở tiểu bang khác có tính là ngày ở New York không (quy tắc thuận tiện cho người sử dụng lao động)?

Thường là có. Nếu văn phòng được giao hoặc văn phòng chính của bạn ở New York, New York tính một ngày làm việc bình thường tại nhà là ngày làm việc ở New York. Ngoại lệ là công việc mà nhu cầu của người sử dụng lao động, không phải sự thuận tiện của bạn, buộc bạn phải làm bên ngoài tiểu bang New York.

Đây là quy tắc thuận tiện cho người sử dụng lao động. Hướng dẫn IT-203-B nói nhiệm vụ ngoài tiểu bang phải là nhiệm vụ mà "tự bản chất" không thể làm tại văn phòng của người sử dụng lao động. Ngày làm việc bình thường là ngày bạn làm các nhiệm vụ thường lệ của công việc. Thỉnh thoảng trả lời một cuộc gọi hoặc email không biến một ngày thành ngày làm việc; những ngày ở nhà như vậy là ngày không làm việc (TSB-M-06(5)I).

Quy tắc thuận tiện vẫn áp dụng sau khi chuyển đi. Nếu bạn tiếp tục làm việc từ nhà mới cho một văn phòng ở New York, những ngày làm việc bình thường đó thường cũng là ngày làm việc ở New York, trừ khi nhu cầu của người sử dụng lao động đòi hỏi làm việc ở đó. Vì vậy tiền lương và khoản hoãn trả kiếm được sau khi chuyển đi vẫn có thể là thu nhập có nguồn từ New York.

Khi nào văn phòng tại nhà được New York tính là văn phòng thật của người sử dụng lao động?

Nếu công ty cho bạn một bàn làm việc tại văn phòng New York, một trong sáu yếu tố phụ dưới đây đã không đạt. Văn phòng tại nhà chỉ thoát khỏi quy tắc thuận tiện nếu là văn phòng thật sự của người sử dụng lao động (bona fide employer office). Theo phép thử hiện hành của New York, văn phòng tại nhà phải đáp ứng một trong hai điều kiện:

1. Yếu tố chính: công việc cần cơ sở vật chất chuyên dụng mà văn phòng của người sử dụng lao động không thể cung cấp nhưng có tại hoặc gần nhà bạn; hoặc
2. Ít nhất 4 yếu tố phụ và 3 yếu tố khác.

Quy tắc thuận tiện đi theo thù lao hoãn trả

Vì thù lao hoãn trả được chia theo ngày làm việc của những năm tạo ra khoản đó, những ngày ở nhà được tính là ngày ở New York trong các năm đó cũng làm tăng phần New York của khoản chi trả sau này. Chuyển đi không xóa lịch sử đó. Hướng dẫn kiểm tra của New York lưu ý rằng ngày tính theo quy tắc thuận tiện vẫn được tính khi phân bổ, dù đó không phải ngày có mặt thực tế (Hướng dẫn kiểm tra người không cư trú).

Khoản tiền đến trước hay sau khi tôi rời công ty thì có khác không?

Có. Công thức thay đổi (ngày làm việc khi còn làm việc, tỷ lệ tiền lương bốn năm sau khi nghỉ), và một số kế hoạch trở thành được bảo vệ. Trong TSB-A-20(8)I, New York kết luận rằng các khoản trả cho người không cư trú sau khi chấm dứt hợp đồng lao động từ một kế hoạch chỉ nhằm cung cấp phúc lợi vượt quá giới hạn của kế hoạch đủ điều kiện là thu nhập hưu trí được bảo vệ. Các khoản trả từ chính các kế hoạch đó khi vẫn còn làm việc là tiền lương có nguồn từ New York chịu thuế, có khấu trừ thuế New York.

Ý kiến tư vấn chỉ ràng buộc New York đối với công ty đã yêu cầu ý kiến đó, và chỉ với các tình tiết của công ty đó. Ý kiến tư vấn cho thấy New York hiểu quy tắc liên bang như thế nào; ý kiến này không quyết định cho kế hoạch của bạn.

Luật liên bang (4 USC 114) có bảo vệ thù lao hoãn trả không đủ điều kiện khỏi tiểu bang cũ của tôi không?

Đôi khi, và ít hơn mọi người mong đợi. 4 USC 114 cấm tiểu bang đánh thuế "thu nhập hưu trí" (retirement income) của người không cư trú. Với kế hoạch thù lao hoãn trả không đủ điều kiện (section 3121(v)(2)(C) của Bộ luật Thuế vụ Hoa Kỳ (Internal Revenue Code): nói chung là mọi thỏa thuận hoãn trả lương không phải kế hoạch đủ điều kiện như 401(k)), khoản chi trả chỉ được tính là thu nhập hưu trí nếu thuộc một trong hai loại:

• một phần của chuỗi các khoản trả định kỳ gần như bằng nhau, trả ít nhất mỗi năm một lần, trong suốt đời hoặc tuổi thọ dự kiến của bạn (hoặc đời chung với người thụ hưởng) hoặc trong ít nhất 10 năm; hoặc
• khoản trả sau khi chấm dứt hợp đồng lao động từ một kế hoạch chỉ nhằm cung cấp phúc lợi vượt quá giới hạn liên bang đối với kế hoạch đủ điều kiện, như giới hạn hoãn trả của 401(k).

TSB-M-10(9)I xác nhận rằng quy tắc của New York về thu nhập khi chấm dứt việc làm và thu nhập không cạnh tranh không áp dụng cho các khoản trả từ kế hoạch được 4 USC 114 bảo vệ.

Một cái bẫy với tín thuế của tiểu bang nơi bạn sống: nếu bạn nộp thuế cho tiểu bang cũ trên một khoản được 4 USC 114 bảo vệ, tiểu bang nơi bạn sống có thể từ chối cho tín thuế, vì khoản thuế đó không thực sự phải nộp. Hướng dẫn kiểm tra của New York nói điều này đối với người cư trú New York. Yêu cầu hoàn thuế ở tiểu bang đã đánh thuế có thể lấy lại khoản thuế đó nếu nộp đúng hạn: ở New York, ba năm kể từ khi nộp tờ khai hoặc hai năm kể từ khi thanh toán, tùy theo thời điểm nào muộn hơn; ở California, bốn năm kể từ hạn nộp ban đầu (bốn năm kể từ ngày nộp nếu tờ khai được nộp trong thời gian gia hạn) hoặc một năm kể từ khi nộp thừa, tùy theo thời điểm nào muộn hơn.

California đánh thuế thù lao hoãn trả và tiền thưởng sau khi tôi rời đi như thế nào?

California xác định nguồn tiền lương theo nơi thực hiện công việc. FTB Publication 1031 nói rằng địa điểm của người sử dụng lao động, nơi phát hành khoản trả hay nơi bạn ở khi được trả đều không làm thay đổi nguồn đó. Tiền thưởng hoãn trả cho công việc làm ở California vẫn là thu nhập California sau khi bạn chuyển đi, theo phần tương ứng với công việc ở California. California cũng áp thuế suất tính trên toàn bộ thu nhập của bạn cho phần thu nhập California.

• Không có quy tắc thuận tiện. Cách xác định nguồn đã công bố của California dựa vào nơi bạn thực sự làm việc, nên ngày làm việc bên ngoài California không phải là ngày ở California.
• Cùng danh sách liên bang. FTB Publication 1005 nhắc lại các điều kiện của 4 USC 114 cho kế hoạch theo 3121(v)(2)(C). Publication 1031 bổ sung rằng các khoản trả một lần từ hầu hết kế hoạch không đủ điều kiện, có nguồn từ California, vẫn chịu thuế California đối với người không cư trú.
• Trợ cấp thôi việc và tiền cam kết không cạnh tranh. Publication 1031 và 1005 không đề cập trực tiếp, nên nguồn của các khoản này ở California chưa được xác định rõ.

Người không cư trú khai thu nhập có nguồn từ California trên Form 540NR.

Tôi hiện sống ở Connecticut hoặc New Jersey: tiểu bang nào cho tín thuế?

Tiểu bang nơi bạn sống cho tín thuế, không phải tiểu bang nơi bạn từng làm việc. Tín thuế bị giới hạn ở phần thu nhập mà cả hai tiểu bang đều đánh thuế theo quy tắc của mình, nên khoảng chênh có thể gây ra đánh thuế hai lần thực sự.

Connecticut và New Jersey đều áp dụng quy tắc thuận tiện có đi có lại: hai tiểu bang này chỉ dùng quy tắc thuận tiện với người không cư trú mà tiểu bang nơi họ sống cũng có quy tắc tương tự, như New York. Quy tắc của New Jersey có hiệu lực cho các năm thuế từ ngày 1 tháng 1 năm 2023 theo P.L. 2023, c. 125 (Câu hỏi thường gặp của New Jersey). Điều này quan trọng nếu văn phòng của người sử dụng lao động ở Connecticut hoặc New Jersey và bạn sống ở New York.

Trợ cấp thôi việc, tiền nghỉ chờ việc hoặc tiền cam kết không cạnh tranh sau khi chuyển đi: tiểu bang nào đánh thuế?

New York đánh thuế người không cư trú trên thu nhập liên quan đến công việc trước đây đã làm tại New York, kể cả thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và cam kết không cạnh tranh, theo Tax Law 631(b)(1)(F). Ví dụ trong hướng dẫn IT-203-F của New York áp dụng cùng quy tắc cho thù lao hoãn trả nhận sau khi nghỉ việc: tiền trả thêm chia thành 10 đợt hằng năm bằng nhau, bắt đầu sau khi chấm dứt việc làm. Ví dụ đó không bàn đến 4 USC 114; từ mười khoản trả hằng năm gần như bằng nhau trở lên theo một kế hoạch hoãn trả có thể là thu nhập hưu trí được bảo vệ (xem phần trên), nên hãy kiểm tra điều đó trước. Nhân viên dùng một tỷ lệ, không dùng số ngày làm việc hiện tại (TSB-M-10(9)I):

1. Cộng tiền lương có nguồn từ New York của bạn từ công việc đó cho phần năm trước khi chấm dứt việc làm và ba năm thuế trước đó.
2. Chia cho tổng tiền lương của bạn từ công việc đó trong cùng thời kỳ. Dùng thời kỳ ngắn hơn nếu bạn làm ở đó chưa lâu như vậy.
3. Nhân khoản tiền nhận được trong năm nay với tỷ lệ đó.

Bạn khai khoản này trên Form IT-203-F, Schedule A, kèm Form IT-203. Nếu khoản tiền được trả thành nhiều đợt, ví dụ của New York nói bạn nộp tờ khai New York kèm Form IT-203-F cho mỗi năm nhận được một khoản (hướng dẫn IT-203-F).

Tiền nghỉ chờ việc có lương (garden leave) chưa được xác định rõ. Nếu bạn vẫn có tên trong bảng lương trong thời gian nghỉ chờ việc, khoản tiền đó có thể là tiền lương thông thường cho thời kỳ ấy, phân bổ theo ngày làm việc, chứ không phải thu nhập khi chấm dứt việc làm. Ngày nghỉ được loại khỏi số ngày làm việc, nên kết quả phụ thuộc vào câu chữ của thỏa thuận. TSB-M-10(9)I và hướng dẫn Form IT-203-F không đề cập đến khoản này.

Cách đánh thuế liên bang đối với các khoản này được trình bày trong rời quỹ khi còn tiền lương và carried interest chưa được hưởng.

Người sử dụng lao động khấu trừ thuế cho sai tiểu bang, hoặc cho cả hai tiểu bang: làm sao sửa?

Hãy yêu cầu người sử dụng lao động cấp W-2 điều chỉnh, Form W-2c, nếu tiền lương hoặc số thuế khấu trừ của tiểu bang bị sai. Sau đó nộp tờ khai ở mỗi tiểu bang đã khấu trừ để yêu cầu hoàn thuế nếu có, và yêu cầu tín thuế ở tiểu bang nơi bạn sống cho phần thuế thực sự phải nộp ở nơi khác.

New York yêu cầu người sử dụng lao động khấu trừ thuế trên các khoản trả khi chấm dứt việc làm (TSB-M-10(9)I) và, trong một ý kiến tư vấn, trên thù lao hoãn trả được trả trước khi chấm dứt việc làm (TSB-A-20(8)I). Khấu trừ quá ít có thể để lại số thuế lớn phải nộp cùng tờ khai New York vào 15 tháng 4; có thể phải nộp thuế tạm tính trong năm nhận tiền, xem thuế nộp tạm tính trong năm có tiền thưởng lớn. Khấu trừ quá nhiều chỉ được hoàn qua tờ khai đã nộp. Thời hạn yêu cầu hoàn thuế bằng tờ khai điều chỉnh của New York là ba năm kể từ khi nộp tờ khai hoặc hai năm kể từ khi thanh toán, tùy theo thời điểm nào muộn hơn. Phần việc của người sử dụng lao động có trong nhân viên ở tiểu bang khác.

Trước khi chuyển đi: thời điểm chi trả và hồ sơ ngày làm việc mà New York xem xét khi kiểm tra thuế

Bạn thường không thể dời ngày chi trả cho hợp với việc chuyển đi. Theo section 409A, ngày chi trả do kế hoạch ấn định, và việc thay đổi bị giới hạn chặt chẽ; xem tiền thưởng hoãn trả tại công ty quản lý quỹ. Điều bạn kiểm soát được là bằng chứng.

• Nhật ký nơi làm việc hằng ngày cho mọi năm có thể tạo ra một khoản chi trả sau này, không chỉ năm chuyển đi.
• Bằng chứng cho từng ngày: lịch làm việc, đặt chỗ đi lại, dữ liệu ra vào tòa nhà và dữ liệu điện thoại hoặc thiết bị.
• Bằng chứng về nhu cầu bắt buộc của người sử dụng lao động cho những ngày làm việc bên ngoài New York, bằng văn bản từ người sử dụng lao động.
• Văn bản kế hoạch và thư trao thưởng, cho thấy thời kỳ làm việc được thưởng, hình thức chi trả và kế hoạch có phải là kế hoạch phúc lợi vượt mức hay không.
• Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, trợ cấp thôi việc và cam kết không cạnh tranh, kèm ngày và số tiền đã trả.

Khi kiểm tra thuế, New York xem bạn ở đâu vào từng ngày đã khai và có thể đối chiếu nhật ký với các hồ sơ này (Hướng dẫn kiểm tra người không cư trú).

Tôi nộp những tờ khai nào trong mỗi năm nhận tiền?

Bạn có thể cần nộp tờ khai ở tiểu bang cũ cho mọi năm nhận được một khoản chịu thuế, cộng với tờ khai của tiểu bang nơi bạn sống.

Mười năm trả góp không được 4 USC 114 bảo vệ có thể đồng nghĩa với mười tờ khai New York.

Ví dụ

Mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ và chỉ mang tính minh họa.

Tiền thưởng hoãn trả được trả sau khi chuyển đến Florida

• Năm 1: Bạn sống ở New York và làm việc tại văn phòng quỹ ở New York. Bạn kiếm được một khoản thưởng, trong đó $900.000 được hoãn trả và vẫn có thể bị mất quyền (forfeiture) cho đến khi được trả vào năm 3. Trong số ngày làm việc năm đó, 80% ở New York; số còn lại là các chuyến công tác do công ty yêu cầu.
• Năm 2: Bạn chuyển đến Florida và tiếp tục làm việc cho công ty.
• Năm 3: Khoản $900.000 được trả một lần.

Thu nhập có nguồn từ New York trong năm 3: $900.000 × 80% = $720.000, khai trên Form IT-203 kèm bảng trình bày tỷ lệ ngày làm việc của năm 1. Florida không có thuế thu nhập, nên không có tín thuế để bù trừ. Tiền lương năm 2 cũng là thu nhập có nguồn từ New York nếu những ngày ở Florida là ngày làm việc bình thường cho văn phòng New York.

Cùng khoản thưởng khi sống ở Connecticut

Bạn sống ở Connecticut suốt thời gian đó. New York đánh thuế cùng khoản $720.000. Connecticut đánh thuế toàn bộ $900.000 với tư cách người cư trú và cho tín thuế cho thuế New York trên $720.000, kể cả phần từ những ngày ở nhà, tối đa bằng thuế Connecticut trên phần thu nhập đó.

Một khoản trợ cấp thôi việc

Bạn rời công ty và nhận $300.000 trợ cấp thôi việc vào năm sau với tư cách người cư trú Florida. Trong phần năm chấm dứt việc làm trước khi bạn nghỉ và ba năm trước đó, tiền lương của bạn từ công ty là $2.000.000, trong đó $1.500.000 có nguồn từ New York. Tỷ lệ là 75%, nên $225.000 là thu nhập New York, khai trên Form IT-203-F.

Trường hợp của bạn khác?

• Thù lao hoãn trả của bạn được trả thành mười đợt hằng năm trở lên, hoặc từ kế hoạch phúc lợi vượt mức: việc 4 USC 114 có áp dụng hay không phụ thuộc vào điều khoản của kế hoạch. Hãy cho xem xét kế hoạch trước khi nộp tờ khai (hỗ trợ thuế cho nhân viên quỹ).
• Bạn sống ở Connecticut hoặc New Jersey và cả hai tiểu bang cùng đánh thuế một khoản: tín thuế có thể không đủ; hãy chuẩn bị cả hai tờ khai tiểu bang cùng lúc (hỗ trợ thuế cho nhân viên quỹ).
• Bạn không chắc New York thôi coi bạn là người cư trú từ khi nào: xem nhà quản lý quỹ chuyển đến Florida hoặc Texas.
• Bạn là thành viên hợp danh, không phải nhân viên, hoặc thu nhập của bạn ghi trên K-1: xem nhà quản lý quỹ chuyển đến Florida hoặc Texas và tờ khai tiểu bang cho nhà đầu tư vào quỹ.
• Câu hỏi của bạn là về carried interest sau khi chuyển đi: xem quy tắc ba năm cho carried interest.
• Bạn cần biết khi nào tiền thưởng bị đánh thuế liên bang: xem tiền thưởng hoãn trả tại công ty quản lý quỹ.
• Bạn chuyển đến Canada với thù lao hoãn trả hoặc thưởng cổ phiếu: xem thưởng cổ phiếu và tiền lương sau khi chuyển đi.
• Bạn có visa hoặc thẻ xanh và đang rời Hoa Kỳ: xem rời Hoa Kỳ.
• New York đang kiểm tra số ngày làm việc hoặc tình trạng cư trú của bạn: việc đại diện bắt đầu từ các hồ sơ nêu trên (hỗ trợ thuế cho nhân viên quỹ).