캐나다 사업 기록 보관 기간(CRA 기준 6년)

캐나다에서 사업 기록은 얼마나 오래 보관해야 하나요?

소득세 기록과 이를 뒷받침하는 서류는 관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 보관하세요(소득세법(Income Tax Act) 제230조 제4항; CRA). 여기에는 청구서, 영수증, 계약서, 은행 거래내역서, 지급 완료된 수표가 포함됩니다(CRA: 사업 기록). 과세연도는 개인사업자를 포함한 개인에게는 역년이고, 법인에게는 회계기간입니다.

이것은 기본 규칙일 뿐 전체 규칙은 아닙니다.

신고서를 늦게 제출했거나, 사업을 닫거나 팔거나 해산하는 중이거나, 이의 신청이 진행 중이거나, 오래된 연도에 대해 문의를 받았거나, 수년 치 파일을 정리하려 하거나, 일부 기록이 이미 없어진 경우에는 단순하게 판단하기 어렵습니다. 아직 보유한 재산에 관한 기록이나 나중에 사용할 손실에 관한 기록은 기본 기간보다 더 오래 보관해야 할 수도 있습니다. 연도별 신고서 제출일, 설립일과 해산일, 법인의 의사록부와 주주 명부, CRA 통지서를 모두 모아 두세요.

6년은 언제부터 세나요?

기간은 영수증 날짜나 신고서를 제출한 날이 아니라, 그 기록이 관련된 마지막 과세연도 말부터 시작합니다. 같은 역년의 3월 영수증과 11월 청구서는 같은 날 보관 기간이 끝납니다(CRA).

여러 해에 걸친 기록은 마지막 해를 기준으로 기다려야 합니다. CRA의 정보 회보(circular)는 보관 기간이 일반적으로 기록을 만든 해가 아니라 소득세법상 그 기록이 필요할 수 있는 마지막 과세연도를 기준으로 정해진다고 설명합니다. 예로 든 것은 투자와 기타 자본 자산(장비, 임대 건물 등)의 취득가액을 뒷받침하는 기록입니다. 이런 기록은 그 거래가 소득세 계산에 들어갈 수 있는 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 보관합니다(IC78-10R5). 이후 신고서로 이월하는 사업 손실에도 같은 논리가 적용될 수 있으나, 회보에는 이 예가 나와 있지 않습니다. CRA 웹페이지에 따르면 재산의 장기 매입·매각 기록, 주주 명부, 사업의 매각·청산·종료에 영향을 주는 그 밖의 이력은 기한 없이 보관합니다(CRA).

신고서를 늦게 내면 6년이 다시 시작되나요?

다시 시작되지는 않지만 기준일이 바뀝니다. 신고서를 기한에 제출하지 않았다면 그 과세연도의 기록은 연도 말이 아니라 신고서를 제출한 날부터 6년 동안 보관합니다(제230조 제5항; CRA).

아직 신고하지 않은 연도는 보관 기간이 시작되지 않았으므로 관련 기록을 모두 보관하세요. 기한에 맞춰 신고한 연도는 각자의 기준일을 그대로 유지합니다. 밀린 장부를 정리하려면 밀린 장부를 참고하세요.

6년이 지난 뒤에도 CRA가 세무조사를 할 수 있나요?

그럴 수 있습니다. 6년은 기록을 보관해야 하는 기간입니다. CRA가 한 과세연도를 재결정할 수 있는 기한은 별도의 규정이며, 보통은 더 짧습니다.

• 재결정 기한은 보통 더 짧습니다. 소득세의 경우 개인은 3년, 캐나다 지배 민간 법인(CCPC)은 3년, 그 밖의 법인은 4년입니다. 최초 세액 결정 통지서 또는 납부 세액 없음 통지일부터 셉니다(제152조 제3.1항). 부주의나 태만 또는 고의적 불이행으로 인한 허위 신고, 사기, 기한 포기, 그 밖에 법에 열거된 경우에는 더 길어질 수 있습니다(제152조 제4항). GST/HST에는 별도의 기한이 있으며 보통 4년입니다(ETA 제298조).
• 열람은 재결정이 아닙니다. CRA의 권한 있는 직원은 소득세법 시행과 관련된 어떤 목적으로든 납세자의 의무나 권리와 관련될 수 있는 모든 서류를 조사할 수 있습니다(제231.1조). 문구상 이 조항에는 기준 연도가 없으므로, CRA는 관련될 수 있는 기록이라면 더 오래된 연도의 기록도 요구할 수 있습니다. 이미 적법하게 폐기한 기록까지 요구가 미치는지는 전문가와 상의할 문제입니다.

CRA는 직접 또는 등기우편으로 기록을 더 오래 보관하라고 통지할 수도 있습니다(CRA). 연도별 제한은 CRA가 얼마나 오래된 연도까지 재결정할 수 있는지를, CRA 서신을 받았다면 검토와 세무조사를 참고하세요.

의사록, 주주 명부, 원장 같은 법인 기록은 어떤 것을 더 오래 보관해야 하나요?

법인은 다섯 가지 기록을 해산 후 2년까지 보관해야 하므로, 법인이 존속하는 동안에는 어느 것도 보관 기간이 끝나지 않습니다(Reg. 5800(1)(a); CRA). CRA도 자체 목록에서 같은 다섯 가지를 듭니다.

• 이사회 의사록
• 주주총회 의사록
• 누가 주식을 소유하는지와 모든 양도를 적은 기록
• 원장 또는 그 밖의 최종 기장부(모든 계정의 기준 기록)
• 원장 항목을 이해하는 데 필요한 특별 계약서나 합의서

일반 영수증과 청구서는 해마다 보관 기간이 끝납니다. 이 다섯 가지는 그렇지 않으므로 법인의 영구 보관 파일에 두세요. 사업을 중단했다고 법인이 해산되는 것은 아니며, 보관 기간은 해산한 때부터 셉니다. 합병의 경우 CRA는 새 법인을 합병한 각 법인의 연속으로 보므로 이 기록들도 그대로 이어집니다(IC78-10R5).

개인사업자나 파트너십을 닫은 뒤 기록은 얼마나 보관해야 하나요?

법인이 아닌 사업체가 사업을 끝내면 사업이 끝난 과세연도 말부터 6년 동안 기록을 보관하세요(CRA). 원장과 이를 읽는 데 필요한 계약서에 대해서는 Reg. 5800(1)(c)가 정합니다. 다른 기록도 보통 같은 날에 기간이 끝나지만, 늦게 제출한 최종 신고서, 이의 신청, CRA의 요구, 그 기록에 의존하는 이후 연도가 있으면 더 늦어질 수 있습니다.

CRA는 "non-incorporated business"(법인이 아닌 사업)라고 쓸 뿐 파트너십을 따로 언급하지 않으며, 파트너십에 어느 결산일을 적용하는지도 말하지 않습니다. 개인 파트너가 있는 파트너십은 파트너들이 대체 방식을 선택하지 않았다면 보통 회계기간이 12월 31일입니다(소득세법(ITA) 제249.1조). 결산일이 서로 다르면 더 늦은 날짜부터 세는 것이 안전한 해석입니다. 사업을 매각하는 경우에는 CRA가 매각이나 종료에 영향을 주는 기록에 적용하는 무기한 보관 기간도 함께 적용될 수 있습니다.

법인을 해산한 뒤 기록은 얼마나 보관해야 하나요?

해산한 법인은 해산일부터 2년 동안 모든 기록과 증빙 서류를 보관해야 합니다(CRA; Reg. 5800(1)(a), (b)). 소득세에서는 이 규정이 일반적인 계산 방식을 대신합니다. 기록별 연도 말이 아니라 해산일이 기준이 되며, 늦게 제출한 신고서, 이의 신청이나 소송, CRA의 요구가 있으면 기간이 늘어납니다. 다만 GST/HST 기간이 짧아지는 것은 아닙니다. 청구서와 그 밖의 GST/HST 기록은 ETA 제286조 제3항에 따라 6년 전체를 보관하세요. 또한 이 기간은 최소 기간일 뿐 재결정 한도가 아니어서, 마지막 연도에 대한 CRA의 재결정 기한이 그보다 길 수 있습니다(CRA가 얼마나 오래된 연도까지 재결정할 수 있는지 참고). 해산했다고 모든 청구가 끝나는 것도 아닙니다. 법인과 독립 당사자 관계가 아니면서 그 재산을 가치보다 낮은 대가로 받은 사람에게는, 법인이 세금을 내야 했다면 CRA가 언제든 세금을 결정할 수 있습니다(제160조 제2항). 이사에게도 별도의 기한이 있습니다(법인 닫기 참고).

다른 법이 더 긴 기간을 요구할 수도 있습니다. 연방 법인의 경우 문서와 기록을 넘겨받아 보관하는 사람은 해산일부터 6년 동안 이를 제시할 책임이 있습니다. 법원 명령으로 더 짧은 기간이 정해진 경우는 예외입니다(CBCA 제225조; 규정 제14.1조). 주 및 준주의 회사법에는 각자의 규정이 있으며 이 페이지에서는 다루지 않습니다. 본인의 법인이 어느 법에 따라 설립되었는지 확인하세요.

세법은 무엇을 보관해야 하는지를 정할 뿐 누가 보관하는지는 정하지 않습니다. 해산 후에는 파일을 보관할 법인이 없으므로, 해산일 전에 담당자와 보관 장소를 정해 두세요. 법인을 닫는 단계의 순서는 법인 닫기를 참고하세요.

이의 신청이나 소송을 제기했다면 어떻게 하나요?

이의 신청이나 소송에 필요한 기록은 세 날짜 중 가장 늦은 날까지 모두 보관하세요. 사건이 해결된 날, 추가 소송을 제기할 수 있는 기한이 지난 날, 일반 보관 기간이 지난 날입니다(CRA; 제230조 제6항). GST/HST 기록에도 ETA 제286조 제4항에 비슷한 규정이 있습니다. 분쟁 자체는 검토와 세무조사를 참고하세요.

GST/HST 기록도 같은 규정인가요?

GST/HST 기록은 거의 같은 규정을 따릅니다. 관련된 연도 말부터 6년 동안 보관하며, 이의 신청, CRA의 요구, 조기 폐기에 대한 규정도 비슷합니다(ETA 제286조). 중요한 차이는 두 가지입니다.

• 보관 장소와 언어. CRA가 달리 허가하지 않는 한 GST/HST 기록은 캐나다 안에서 영어나 프랑스어로 보관합니다(ETA 제286조 제1.2항).
• 늦게 제출했거나 제출하지 않은 신고서. 제286조에는 제출일부터 세는 소득세 규정에 해당하는 내용이 없습니다. 종료된 지 6년 넘게 지난 기간의 GST/HST 신고서를 아직 제출하지 않았다면, 그래도 제출해야 하고 이를 뒷받침하는 기록도 보관해야 합니다(ETA 제286조 제3항; CRA).

고용보험법(Employment Insurance Act)과 캐나다 연금제도(CPP)에 따른 급여 기록은, 회보에 따르면 관련된 역년 말부터 기간이 시작되며 소득세처럼 해산이나 사업 종료에 관한 별도 규정은 없습니다(IC78-10R5). 급여 파일을 폐기하기 전에 보관 기간을 확인하세요. Revenu Québec와 주 판매세 규정은 여기서 다루지 않습니다.

기록을 컴퓨터에 보관하거나, 종이를 스캔한 뒤 버리거나, 캐나다 밖에 보관해도 되나요?

컴퓨터 보관: 가능합니다. 전자적으로 만든 기록은 종이로 출력해 두었더라도 전체 기간 동안 전자적으로 읽을 수 있는 형식으로 보관해야 합니다(제230조 제4.1항; CRA). CRA가 사용할 수 있는 형식으로 복원 가능한 백업을 보관하고, 회계 프로그램 계정을 닫기 전에 기록을 내보내 두세요.

스캔한 종이: CRA는 자신이 정한 국가 표준 CAN/CGSB-72.34에 맞게 스캔한 종이는 폐기해도 된다고 설명합니다. 스캔 품질이 기준에 못 미치면 원본을 보관하고, 확실하지 않으면 먼저 법률 자문을 받으세요. 스캔한 영수증을 참고하세요.

캐나다 밖: CRA의 서면 허가가 있을 때만 가능합니다. 기록은 캐나다 안의 사업장이나 거주지에 보관해야 합니다(제230조 제1항). 해외에 저장하고 캐나다에서 전자적으로 접속하는 기록은 캐나다에 보관한 것으로 보지 않습니다. 전자 기록에 대해서는 CRA가 허가를 줄 수 있고, 캐나다에서 이용 가능한 사본이 CRA 소프트웨어가 읽는 형식이라면 이를 인정할 수도 있습니다. 기록이 캐나다 밖의 서버에 있다면 본인이나 직원이 접속해 CRA가 요구하는 자료를 제공해야 합니다. 외부 업체를 쓴다고 해서 이 의무가 업체로 넘어가지는 않습니다(CRA; IC05-1).

기록을 미리 폐기해도 되나요?

CRA의 서면 허가가 있을 때만 가능합니다. 기록, 과세연도, 특별한 사정을 적어 Form T137(기록 폐기 요청서) 또는 서면 요청서를 관할 CRA 세무 서비스 사무소에 보내세요(CRA; IC78-10R5). CRA는 허가 없이 기록을 폐기하면 기소될 수 있다고 안내합니다.

허가는 보관 기간이 끝나기 전에 폐기할 때 필요합니다. 기간이 끝난 뒤에는 진행 중인 이의 신청, CRA의 요구, 그 기록에 의존하는 이후 연도, 다른 법의 요구가 있는지 확인하세요. CRA의 허가는 CRA가 집행하는 법에 따라 필요한 기록에만 적용되며, 다른 연방·주·준주·지방 법이 요구하는 기록의 폐기는 승인할 수 없습니다. 법인을 닫는 경우에는 파기하기 전에 해당 회사법을 확인하세요.

일부 기록이 이미 없어졌다면 어떻게 하나요?

없어진 기록이 어느 과세연도에 해당하는지, 그 연도가 아직 열려 있는지(신고서 제출일, 세액 결정 통지서) 정리하세요. CRA 회보에 따르면 필요한 전자 기록을 분실, 파괴, 손상당했다면 관할 세무 서비스 사무소의 소장에게 알리고 합리적인 기간 안에 파일을 다시 만들어야 합니다(IC78-10R5). 이 규정은 전자 기록을 대상으로 한 것입니다. 재난으로 기록이 파손된 경우 CRA는 CRA support if you're affected by a disaster를 안내합니다.

남아 있는 자료(은행·카드 거래내역서, 판매 플랫폼 보고서, 제출한 신고서, CRA 통지서)로 장부를 다시 만드는 방법은 은행 거래내역서로 장부 다시 만들기와 영수증이 없는 비용에서 다룹니다.

예시

모든 날짜는 설명을 위한 예시입니다.

프리랜서의 2024년 기록

개인사업자가 2025년 4월 20일에 2024년 신고서를 제출합니다. 2024년 영수증과 청구서는 모두 2024 과세연도 말부터 6년 뒤인 2030년 12월 31일까지 보관합니다. 2024년에 산 장비를 2027년에 팔았다면, 그 구매 청구서는 2027년 손익 계산에 들어갈 수 있으므로 2027 과세연도 말부터 6년 뒤인 2033년 12월 31일까지는 보관해야 합니다. CRA 웹페이지에 따르면 재산의 장기 취득·처분 기록은 기한 없이 보관합니다.

신고서를 늦게 제출한 경우

역년 결산 법인이 2022년 신고서를 기한이 지난 2026년 3월 1일에 제출합니다. 2022년의 일반 기록은 제출일부터 6년 뒤인 2032년 3월 1일까지 보관합니다. 2022년 말부터 셌다면 2028년에 끝났을 것입니다. 의사록, 주주 명부, 원장은 제출일과 관계없이 최소 해산 후 2년까지 보관합니다. 2023년 신고서는 기한에 맞게 제출했으므로 2023년 기록은 각자의 기준일을 따릅니다.

법인을 닫는 경우

역년 결산 법인이 2026년 6월 30일에 해산됩니다. 신고서는 기한에 제출했고 진행 중인 이의 신청이나 CRA의 요구는 없다고 가정합니다. 의사록과 2024년 영수증을 포함한 모든 기록의 소득세 보관 기간은 2028년 6월 30일에 끝납니다. 2024년 말부터 6년을 세면 2030년 12월 31일까지였지만 그렇지 않습니다. 이 법인이 GST/HST 등록 사업자라면 GST/HST도 뒷받침하는 영수증은 GST/HST 기준에 따라 6년간 보관합니다. 누군가는 기록을 맡아야 합니다. 이 법인이 연방 법인이라면 문서를 넘겨받은 사람이 법원이 더 짧은 기간을 정하지 않는 한 2032년 6월까지 6년간 제시할 책임이 있습니다.

상황이 다르다면?

• 사업체를 닫거나 팔거나 법인을 해산하는 경우: 어떤 기록을, 언제까지, 누가 보관해야 하는지는 사업체 유형, 해산일, 인수자에 따라 달라집니다. 법인 닫기와 사업체 매각을 참고하세요. 마감 장부가 준비되지 않았다면 장부 관리 지원이 다음 단계입니다.
• 수년간 신고서를 늦게 냈거나 아예 내지 않은 경우: 그 연도의 기록은 여전히 필요합니다. 미제출 법인 신고서, 미제출 개인 신고서, 밀린 장부 정리를 참고하고 장부 관리 지원도 받아 보세요.
• 오래된 연도에 대해 문의를 받았거나, CRA 서신을 받았거나, 기록을 잃어버렸거나, 기록이 이전 장부 담당자나 닫힌 회계 프로그램 계정에 있는 경우: 검토와 세무조사를 읽은 뒤 은행 거래내역서로 장부 다시 만들기와 영수증이 없는 비용을 참고하세요. 그 연도의 장부가 불완전하다면 장부 관리 지원이 다음 단계입니다.
• 수년 치 파일을 정리하는 경우: 무엇을 버려도 되는지는 연도, 사업체 유형, 진행 중인 사안에 따라 다릅니다. 스캔한 영수증과 영수증에 들어가야 할 내용을 참고하고 장부 관리 지원도 받아 보세요.
• 주 법인이거나, 개인사업을 법인으로 옮겼거나, 기록이나 소유주가 캐나다 밖에 있거나, 퀘벡 주에서 사업하는 경우: 위의 연방 규정이 전부는 아닙니다. Revenu Québec에는 자체 기록 규정이 있습니다. 개인사업을 법인으로 전환한 뒤의 장부를 참고하고 장부 관리 지원도 받아 보세요.