Cuánto tiempo conservar los registros del negocio en Canadá (6 años CRA)

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros del negocio en Canadá?

Conserve sus registros de impuesto sobre la renta y los documentos que los respaldan durante seis años contados desde el final del último año fiscal al que se refieren (Income Tax Act, sec. 230(4); CRA). Eso incluye facturas, recibos, contratos, estados de cuenta bancarios y cheques cancelados (CRA: registros del negocio). El año fiscal es el año calendario para una persona, incluido un propietario único, y el período fiscal para una corporación.

Esa es la regla general, no toda la regla:

Un caso deja de ser sencillo cuando una declaración se presentó tarde, un negocio se cierra, se vende o se disuelve, hay una objeción abierta, preguntan por un año anterior, usted está depurando años de archivos o ya faltan algunos registros. Los registros de un bien que todavía posee, o de una pérdida que usará más adelante, también pueden durar más que el plazo general. Reúna las fechas de presentación de cada año, las fechas de constitución y disolución, el libro de actas y el registro de acciones de la corporación, y todos los avisos de la CRA.

¿Cuándo empiezan a contar los 6 años?

El plazo empieza al final del último año fiscal al que se refiere un registro, no en la fecha del recibo ni el día en que usted presentó la declaración. Un recibo de marzo y una factura de noviembre del mismo año calendario vencen el mismo día (CRA).

Un registro que se refiere a varios años espera al último de ellos. La circular de la CRA dice que el plazo se fija, por lo general, según el último año fiscal para el que un registro pueda ser necesario para los fines de la ley, no según el año en que se creó. Su ejemplo son los registros que respaldan el costo de inversiones y de otros bienes de capital (como equipo o un edificio de alquiler), que se conservan hasta seis años después del último año fiscal en que la operación pueda entrar en algún cálculo del impuesto sobre la renta (IC78-10R5). El mismo razonamiento puede aplicar a una pérdida del negocio que usted arrastra a una declaración posterior, aunque la circular no da ese ejemplo. La página web de la CRA dice que los registros de compras y ventas de bienes a largo plazo, el registro de acciones y otros antecedentes que afectan una venta, liquidación o cierre del negocio se conservan indefinidamente (CRA).

¿Los 6 años vuelven a empezar si presento tarde?

El conteo no vuelve a empezar, pero se mueve. Si una declaración no se presenta cuando era obligatorio, los registros de ese año fiscal se conservan durante seis años desde el día en que se presenta la declaración, no desde el final del año (sec. 230(5); CRA).

Para un año que todavía no ha presentado, el plazo no ha empezado: conserve todo lo de ese año. Los años que presentó a tiempo conservan sus propias fechas. Para ponerse al día, vea contabilidad atrasada.

¿Puede la CRA auditarme después de 6 años?

A veces. Seis años es el tiempo que usted debe conservar los registros. El plazo de la CRA para hacer una nueva determinación de un año es otra regla, y el plazo normal es más corto.

• El plazo para una nueva determinación suele ser más corto. Para el impuesto sobre la renta es de tres años para una persona, tres años para una sociedad privada bajo control canadiense (CCPC) y cuatro años para otra corporación. Se cuenta desde el aviso de determinación original o la notificación de que no hay impuesto a pagar (sec. 152(3.1)). Puede ser más largo después de una declaración falsa atribuible a descuido, negligencia o incumplimiento deliberado, de fraude, de una renuncia o de otro caso de la lista (sec. 152(4)). El GST/HST tiene su propio límite, normalmente 4 años (ETA sec. 298).
• Revisar no es lo mismo que hacer una nueva determinación. Una persona autorizada de la CRA puede examinar cualquier documento que pueda ser relevante para las obligaciones o los derechos de un contribuyente, con cualquier fin relacionado con la administración de la ley (sec. 231.1). Según su texto, esa sección no fija un año límite, así que la CRA puede pedir los registros de un año anterior cuando puedan ser relevantes. Si una solicitud alcanza registros ya destruidos de forma legal es una pregunta para un profesional.

La CRA también puede indicarle en persona o por correo certificado que conserve los registros por más tiempo (CRA). Para ver los límites año por año, vea hasta cuándo puede la CRA hacer una nueva determinación; si ya tiene una carta en la mano, vea revisiones y auditorías.

¿Qué registros de una corporación se deben conservar más tiempo: actas, registros de acciones, libro mayor?

Una corporación conserva cinco tipos de registro hasta dos años después de su disolución, así que ninguno vence mientras la corporación exista (Reg. 5800(1)(a); CRA). La CRA nombra los mismos cinco en su lista:

• las actas de las reuniones de los directores
• las actas de las reuniones de los accionistas
• los registros de quién es dueño de las acciones y de cada transferencia
• el libro mayor u otro libro de registro final (el registro maestro de cada cuenta)
• los contratos o acuerdos especiales necesarios para entender los asientos del libro mayor

Los recibos y las facturas ordinarios van venciendo año por año. Estos cinco no, así que guárdelos en el archivo permanente de la corporación. Dejar de operar no disuelve una corporación; el conteo empieza solo con la disolución. En una fusión (amalgamation), la CRA trata a la nueva corporación como la continuación de cada una de las que se fusionan, así que estos registros pasan a ella (IC78-10R5).

¿Cuánto tiempo conservo los registros después de cerrar una empresa individual o una sociedad de personas?

Cuando termina un negocio que no está constituido en corporación, conserve sus registros durante seis años desde el final del año fiscal en que terminó (CRA). Para el libro mayor y los contratos necesarios para leerlo, la regla es el Reg. 5800(1)(c). Los demás registros suelen terminar en la misma fecha, pero una declaración final presentada tarde, una objeción, un requerimiento de la CRA o un año posterior que dependa de ellos puede alargar el plazo.

El texto de la CRA dice «non-incorporated business» (negocio sin constituir en corporación); no nombra a las sociedades de personas ni dice qué cierre de año cuenta para una. Una sociedad con un socio persona generalmente tiene un período fiscal que termina el 31 de diciembre, salvo que sus socios hayan elegido el método alternativo (ITA sección 249.1); si los cierres de año son distintos, la lectura prudente es contar desde la fecha más tardía. Si usted vende el negocio, también puede aplicar el plazo indefinido de la CRA para los registros que afectan una venta o un cierre.

¿Cuánto tiempo conservo los registros después de disolver una corporación?

Una corporación disuelta conserva todos sus registros y documentos de respaldo durante dos años después de la fecha de disolución (CRA; Reg. 5800(1)(a) y (b)). Para el impuesto sobre la renta, esto reemplaza el conteo habitual: la fecha la fija la disolución, no el cierre de año de cada registro, salvo que una declaración presentada tarde, una objeción o apelación o un requerimiento de la CRA la extienda. No acorta el plazo del GST/HST: conserve las facturas y los demás registros del GST/HST durante los 6 años completos conforme a la ETA sec. 286(3). También es un mínimo, no un límite para una nueva determinación; el plazo de la CRA para hacer una nueva determinación del último año puede durar más (vea hasta cuándo puede la CRA hacer una nueva determinación). La disolución tampoco extingue todos los reclamos: la CRA puede hacer una determinación en cualquier momento a una persona que no tenía una relación en condiciones de plena competencia con la corporación y que recibió sus bienes por menos de su valor, si la corporación debía impuestos (sec. 160(2)), y los directores tienen sus propios límites (vea cierre de una corporación).

Otra ley puede pedir más. Para una corporación constituida a nivel federal, quien reciba la custodia de sus documentos y registros sigue obligado a presentarlos durante seis años desde la disolución, salvo que una orden judicial fije un plazo más corto (CBCA sec. 225; Regulations sec. 14.1). Las leyes societarias de las provincias y los territorios tienen sus propias reglas, que esta página no cubre. Verifique bajo qué ley se constituyó su corporación.

La regla fiscal dice qué conservar, no quién lo conserva. Después de la disolución no hay una corporación que guarde los archivos, así que nombre a la persona y el lugar antes de la fecha de disolución. El orden de los pasos del cierre está en cierre de una corporación.

¿Y si presenté una objeción o una apelación?

Conserve todos los registros necesarios para la objeción o la apelación hasta la más tardía de tres fechas: que el asunto se resuelva, que pase el plazo para presentar cualquier apelación posterior y que pase el plazo ordinario (CRA; sec. 230(6)). Los registros del GST/HST tienen una regla similar en la ETA sec. 286(4). Para la disputa en sí, vea revisiones y auditorías.

¿La regla es la misma para los registros del GST/HST?

Los registros del GST/HST siguen casi la misma regla: se conservan 6 años después del final del año al que se refieren, con reglas parecidas para objeciones, requerimientos de la CRA y destrucción anticipada (ETA sec. 286). Hay dos diferencias importantes:

• Lugar e idioma. Salvo que la CRA autorice otra cosa, los registros del GST/HST se conservan en Canadá, en inglés o en francés (ETA sec. 286(1.2)).
• Declaraciones tardías y no presentadas. La sección 286 no tiene una regla equivalente a la del impuesto sobre la renta que cuenta desde la fecha de presentación. Si no ha presentado una declaración de GST/HST de un período que terminó hace más de 6 años, igual debe presentarla y conservar los registros que la respaldan (ETA sec. 286(3); CRA).

Para los registros de nómina conforme a la Employment Insurance Act y al Plan de Pensiones de Canadá (CPP), la circular dice que el plazo empieza al final del año calendario al que se refieren, sin reglas de disolución ni de cierre del negocio como las del impuesto sobre la renta (IC78-10R5). Confirme el plazo de los archivos de nómina antes de triturarlos. Las reglas de Revenu Québec y del impuesto provincial sobre las ventas no se cubren aquí.

¿Puedo guardar los registros en una computadora, escanear el papel y tirarlo, o almacenarlos fuera de Canadá?

En una computadora: sí. Los registros que usted crea de forma electrónica se mantienen en un formato legible electrónicamente durante todo el plazo, aunque también los imprima (sec. 230(4.1); CRA). Conserve respaldos que se puedan restaurar en un formato que la CRA pueda usar, y exporte sus registros antes de cerrar una cuenta de un programa de contabilidad.

Papel escaneado: la CRA dice que el papel digitalizado conforme a la norma nacional que menciona, CAN/CGSB-72.34, se puede destruir después. Si la digitalización no cumple la norma, conserve los originales; si tiene dudas, pida primero asesoría legal. Vea recibos escaneados.

Fuera de Canadá: solo con el permiso por escrito de la CRA. Los registros se conservan en su lugar de negocios o residencia en Canadá (sec. 230(1)). Los registros guardados en el extranjero y consultados de forma electrónica desde Canadá no se consideran conservados en Canadá. Para los registros electrónicos, la CRA puede dar permiso y puede aceptar copias fieles disponibles en Canadá en un formato que su software lea. Si los registros están en servidores fuera de Canadá, usted debe acceder a ellos, o hacer que su personal lo haga, y darle a la CRA lo que exija. Un proveedor externo no traslada la obligación fuera de usted (CRA; IC05-1).

¿Puedo destruir registros antes de tiempo?

Solo con el permiso por escrito de la CRA. Envíe el Form T137 (solicitud de destrucción de registros), o una solicitud por escrito, a su oficina local de servicios tributarios de la CRA, e indique los registros, los años fiscales y cualquier circunstancia especial (CRA; IC78-10R5). La CRA dice que destruir registros sin permiso puede llevar a un proceso penal.

El permiso es para destruir antes de que termine el plazo. Cuando el plazo ya terminó, verifique si hay una objeción abierta, un requerimiento de la CRA, un año posterior que dependa del registro u otra ley. El permiso de la CRA cubre solo los registros exigidos por las leyes que ella administra; no puede aprobar la destrucción de registros exigidos por otras leyes federales, provinciales, territoriales o municipales. Una corporación que cierra debe revisar su ley societaria antes de triturar documentos.

¿Y si algunos registros ya no existen?

Haga una lista de los años fiscales que cubren los registros faltantes y de si esos años siguen abiertos (fechas de presentación, avisos de determinación). La circular de la CRA dice que si se pierden, se destruyen o se dañan registros electrónicos obligatorios, la persona debe informarlo al director de la oficina local de servicios tributarios y recrear los archivos en un plazo razonable (IC78-10R5). Esa regla está escrita para registros electrónicos. Para registros destruidos en un desastre, la CRA remite a apoyo de la CRA si usted resulta afectado por un desastre.

Cómo reconstruir a partir de lo que se conserva (estados de cuenta bancarios y de tarjetas, reportes de plataformas de venta, declaraciones presentadas y avisos de la CRA) se explica en reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios y en gastos sin recibos.

Ejemplo

Todas las fechas son ilustrativas.

Los registros de 2024 de un trabajador independiente

Un propietario único presenta la declaración de 2024 el 20 de abril de 2025. Cada recibo y factura de 2024 se conserva hasta el 31 de diciembre de 2030, seis años después del final del año fiscal 2024. El equipo comprado en 2024 y vendido en 2027 tiene una factura de compra que puede entrar en la ganancia o pérdida de 2027, así que esa factura se conserva hasta el 31 de diciembre de 2033 como mínimo, seis años después del año fiscal 2027. La página web de la CRA dice que los registros de adquisiciones y ventas de bienes a largo plazo se conservan indefinidamente.

Una presentación tardía

Una corporación con año calendario presenta su declaración de 2022 el 1 de marzo de 2026, después de la fecha de vencimiento. Sus registros ordinarios de 2022 se conservan hasta el 1 de marzo de 2032, seis años desde el día de la presentación; contados desde el cierre del año 2022, habrían terminado en 2028. Sus actas, registros de acciones y libro mayor se conservan como mínimo hasta dos años después de la disolución, sin importar la fecha de presentación. Su declaración de 2023 se presentó a tiempo, así que los registros de 2023 conservan su propia fecha.

Una corporación que cierra

Una corporación con año calendario se disuelve el 30 de junio de 2026. Suponga que sus declaraciones se presentaron a tiempo y que no hay ninguna objeción ni requerimiento de la CRA abierto. El plazo del impuesto sobre la renta para todos sus registros, incluidas las actas y los recibos de 2024, termina el 30 de junio de 2028, aunque seis años desde el cierre de 2024 habrían llegado hasta el 31 de diciembre de 2030. Si la corporación está inscrita en el GST/HST, los recibos que también respaldan el GST/HST se quedan seis años por el GST/HST. Alguien debe guardar los registros. Si la corporación está constituida a nivel federal, la persona a quien se dio la custodia de sus documentos sigue obligada a presentarlos durante seis años, hasta junio de 2032, salvo que un tribunal fije un plazo más corto.

¿Su caso es distinto?

• Está cerrando o vendiendo un negocio, o disolviendo una corporación: qué registros deben sobrevivir, hasta qué fecha y quién los guarda depende de la entidad, de la fecha de disolución y del comprador. Vea cierre de una corporación y venta de su negocio; la ayuda de registro contable es el siguiente paso si la contabilidad del cierre no está lista.
• Presentó declaraciones con años de atraso o no las presentó: los registros de esos años siguen siendo necesarios. Vea declaraciones corporativas sin presentar, declaraciones personales sin presentar y cómo poner al día la contabilidad atrasada, junto con la ayuda de registro contable.
• Preguntan por un año anterior, tiene una carta de la CRA, o los registros se perdieron o están con un antiguo responsable contable o en una cuenta de contabilidad cerrada: lea revisiones y auditorías y luego vea reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta bancarios y gastos sin recibos; la ayuda de registro contable es el siguiente paso si la contabilidad de ese año está incompleta.
• Está depurando años de archivos: lo que se puede eliminar depende del año, de la entidad y de cualquier asunto abierto. Vea recibos escaneados y qué debe mostrar un recibo, junto con la ayuda de registro contable.
• Su corporación es provincial, pasó una empresa individual a una corporación, los registros o los propietarios están fuera de Canadá, o usted opera en Quebec: las reglas federales de arriba no son toda la respuesta; Revenu Québec tiene sus propias reglas de registros. Vea la contabilidad después de constituir una empresa individual en corporación, junto con la ayuda de registro contable.