Quanto tempo guardar registros do negócio no Canadá (CRA: 6 anos)

Por quanto tempo preciso guardar os registros do negócio no Canadá?

Guarde os registros de imposto de renda e os documentos que os comprovam por seis anos contados do fim do último ano fiscal a que se referem (Income Tax Act, subseção 230(4); CRA). Isso inclui faturas, recibos, contratos, extratos bancários e cheques compensados (CRA: registros empresariais). O ano fiscal é o ano-calendário para a pessoa física, inclusive o empresário individual, e o período fiscal para a corporação.

Esse é o prazo padrão, não a regra inteira:

O caso deixa de ser simples quando uma declaração foi entregue com atraso, um negócio está sendo encerrado, vendido ou dissolvido, há uma contestação em aberto, um ano antigo é questionado, você vai descartar anos de arquivos ou alguns registros já se perderam. Registros de bens que você ainda possui, ou de um prejuízo que você vai usar depois, também podem durar mais que o prazo padrão. Reúna as datas de entrega de cada ano, as datas de constituição e de dissolução, o livro de atas e o registro de acionistas da corporação e todas as cartas da CRA.

Quando começam a contar os 6 anos?

O prazo começa no fim do último ano fiscal a que o registro se refere, não na data do recibo nem no dia em que você entregou a declaração. Um recibo de março e uma fatura de novembro do mesmo ano-calendário vencem no mesmo dia (CRA).

Um registro que se refere a vários anos espera pelo último. A circular da CRA diz que o prazo, em geral, é definido pelo último ano fiscal para o qual o registro pode ser exigido para os fins da lei, não pelo ano em que foi criado. O exemplo dela são os registros que comprovam o custo de investimentos e outros bens de capital (como equipamentos ou um prédio de aluguel), guardados até seis anos após o último ano fiscal em que a operação pode entrar em qualquer cálculo do imposto de renda (IC78-10R5). O mesmo raciocínio pode valer para um prejuízo do negócio que você leva para uma declaração de ano posterior, embora a circular não dê esse exemplo. A página da CRA diz que os registros de compras e vendas de bens de longo prazo, o registro de acionistas e outro histórico que afete uma venda, liquidação ou encerramento do negócio são guardados por tempo indeterminado (CRA).

Os 6 anos recomeçam se eu entregar a declaração com atraso?

A contagem não recomeça, mas se desloca. Se uma declaração não foi entregue quando era exigida, os registros daquele ano fiscal são guardados por seis anos a partir do dia da entrega da declaração, não do fim do ano (subseção 230(5); CRA).

Para um ano que você ainda não entregou, o prazo não começou: guarde tudo dele. Os anos entregues no prazo mantêm as próprias datas. Para se atualizar, veja escrituração atrasada.

A CRA ainda pode me auditar depois de 6 anos?

Às vezes. Seis anos é o tempo que você deve guardar os registros. O prazo da CRA para lançar de novo um ano é outra regra, e o prazo normal é mais curto.

• O prazo para um novo lançamento costuma ser mais curto. No imposto de renda, é de três anos para a pessoa física, de três anos para uma CCPC (corporação privada sob controle canadense) e de quatro anos para outra corporação. Ele conta do aviso de lançamento original ou do aviso de que não há imposto a pagar (subseção 152(3.1)). Pode ser mais longo depois de uma declaração falsa atribuível a negligência, descuido ou omissão deliberada, de fraude, de uma renúncia ao prazo ou de outro caso previsto em lei (subseção 152(4)). O GST/HST tem limite próprio, normalmente de 4 anos (Excise Tax Act, seção 298).
• Examinar não é lançar de novo. Uma pessoa autorizada da CRA pode examinar qualquer documento que possa ser relevante para as obrigações ou os direitos de um contribuinte, para qualquer fim ligado à administração da lei (seção 231.1). Pelo texto, essa seção não fixa um ano limite, então a CRA pode pedir os registros de um ano antigo quando forem relevantes. Se um pedido alcança registros já destruídos de forma legal, é uma questão para um profissional.

A CRA também pode mandar você, pessoalmente ou por carta registrada, guardar os registros por mais tempo (CRA). Para os limites ano a ano, veja até quando a CRA pode lançar de novo um ano; se você já recebeu uma carta, veja revisões e auditorias.

Quais registros da corporação devem ser guardados por mais tempo: atas, registros de ações, livro-razão?

Uma corporação guarda cinco tipos de registro até dois anos após a dissolução, então nenhum deles vence enquanto a corporação existir (Reg. 5800(1)(a); CRA). A CRA cita os mesmos cinco na sua lista:

• atas das reuniões de administradores
• atas das reuniões de acionistas
• registros de quem é dono das ações e de cada transferência
• o livro-razão ou outro livro de lançamento final (o registro principal de todas as contas)
• contratos ou acordos especiais necessários para entender os lançamentos do livro-razão

Recibos e faturas comuns saem do arquivo ano a ano. Esses cinco, não, então guarde-os no arquivo permanente da corporação. Parar de operar não dissolve uma corporação; a contagem começa só na dissolução. Numa fusão (amalgamation), a CRA trata a nova corporação como continuação de cada uma das que se fundiram, então esses registros passam para ela (IC78-10R5).

Por quanto tempo guardo os registros depois de encerrar uma empresa individual ou uma sociedade de pessoas?

Quando um negócio que não é uma corporação termina, guarde seus registros por seis anos contados do fim do ano fiscal em que ele terminou (CRA). Para o livro-razão e os contratos necessários para lê-lo, a regra é o Reg. 5800(1)(c). Os outros registros normalmente terminam na mesma data, mas uma declaração final entregue com atraso, uma contestação, uma exigência da CRA ou um ano posterior que dependa deles podem estender o prazo.

A expressão da CRA é “negócio não constituído em corporação”; ela não cita sociedades de pessoas nem diz qual fim de exercício vale para elas. Uma sociedade de pessoas com um sócio pessoa física geralmente tem período fiscal até 31 de dezembro, a menos que os sócios tenham optado pelo método alternativo (Income Tax Act, seção 249.1); se os fins de exercício forem diferentes, a leitura prudente é contar da data mais tardia. Se você está vendendo o negócio, o prazo indeterminado da CRA para registros que afetam uma venda ou um encerramento também pode valer.

Por quanto tempo guardo os registros depois de dissolver uma corporação?

Uma corporação dissolvida guarda todos os seus registros e documentos de apoio por dois anos após a data da dissolução (CRA; Reg. 5800(1)(a) e (b)). No imposto de renda, isso substitui a contagem usual: a data é definida pela dissolução, não pelo fim do ano de cada registro, a menos que uma declaração entregue com atraso, uma contestação ou um recurso, ou uma exigência da CRA a estenda. Isso não encurta o prazo do GST/HST: guarde faturas e outros registros de GST/HST pelos 6 anos completos previstos na Excise Tax Act, subseção 286(3). É também um mínimo, não um limite para novo lançamento; o prazo da CRA para lançar de novo o último ano pode durar mais (veja até quando a CRA pode lançar de novo um ano). A dissolução também não encerra todas as cobranças: a CRA pode lançar a qualquer momento contra uma pessoa que tinha relação de dependência (non-arm's-length) com a corporação e recebeu seus bens por menos do que valiam, se a corporação devia imposto (subseção 160(2)), e os administradores têm limites próprios (veja como encerrar uma corporação).

Outra lei pode pedir mais. Numa corporação constituída pela lei federal, quem recebe a custódia dos documentos e registros continua obrigado a apresentá-los por seis anos após a dissolução, a menos que uma ordem judicial fixe um prazo menor (Canada Business Corporations Act, seção 225; Regulations, seção 14.1). As leis societárias das províncias e dos territórios têm regras próprias, que esta página não aborda. Confira sob qual lei a sua corporação foi constituída.

A regra fiscal diz o que guardar, não quem guarda. Depois da dissolução, não há corporação para manter os arquivos; por isso, defina a pessoa e o local antes da data da dissolução. A ordem das etapas do encerramento está em como encerrar uma corporação.

E se eu entreguei uma contestação ou um recurso?

Guarde todos os registros necessários para a contestação ou o recurso até a última de três datas: a resolução do caso, o fim do prazo para qualquer recurso posterior e o fim do prazo comum (CRA; subseção 230(6)). Os registros de GST/HST têm regra semelhante na Excise Tax Act, subseção 286(4). Para a disputa em si, veja revisões e auditorias.

A regra é a mesma para os registros de GST/HST?

Os registros de GST/HST seguem quase a mesma regra: são guardados por 6 anos após o fim do ano a que se referem, com regras parecidas para contestações, exigências da CRA e destruição antecipada (Excise Tax Act, seção 286). Duas diferenças importam:

• Local e idioma. Salvo autorização diferente da CRA, os registros de GST/HST são guardados no Canadá, em inglês ou em francês (Excise Tax Act, subseção 286(1.2)).
• Declarações atrasadas e não entregues. A seção 286 não tem equivalente à regra do imposto de renda que conta a partir da data da entrega. Se você não entregou a declaração de GST/HST de um período que terminou há mais de 6 anos, ainda precisa entregá-la e guardar os registros que a comprovam (Excise Tax Act, subseção 286(3); CRA).

Para os registros de folha de pagamento sob o Employment Insurance Act e o Canada Pension Plan, a circular diz que o prazo começa no fim do ano-calendário a que se referem, sem regras de dissolução ou de negócio encerrado como as do imposto de renda (IC78-10R5). Confirme o prazo dos arquivos de folha antes de triturá-los. As regras da Revenu Québec e do imposto provincial sobre vendas não são abordadas aqui.

Posso guardar os registros no computador, digitalizar o papel e jogá-lo fora ou guardar tudo fora do Canadá?

No computador: sim. Os registros que você cria em meio eletrônico continuam em formato eletrônico legível durante todo o prazo, mesmo que você também os imprima (subseção 230(4.1); CRA). Mantenha cópias de segurança que possam ser restauradas em um formato que a CRA consiga usar e exporte seus registros antes de encerrar uma conta de software de contabilidade.

Papel digitalizado: a CRA diz que o papel digitalizado conforme o padrão nacional que ela cita, CAN/CGSB-72.34, pode ser destruído. Se a digitalização ficar abaixo do padrão, guarde os originais; em caso de dúvida, procure orientação jurídica antes. Veja recibos digitalizados.

Fora do Canadá: somente com permissão por escrito da CRA. Os registros são guardados no seu local de negócios ou na sua residência no Canadá (subseção 230(1)). Registros guardados no exterior e acessados por meio eletrônico a partir do Canadá não são tratados como guardados no Canadá. Para registros eletrônicos, a CRA pode dar permissão e pode aceitar cópias fiéis disponíveis no Canadá em um formato que o software dela leia. Se os registros ficam em servidores fora do Canadá, você deve acessá-los, ou fazer com que a sua equipe os acesse, e entregar à CRA o que ela exigir. Um provedor externo não tira a obrigação de você (CRA; IC05-1).

Posso destruir registros antes do prazo?

Somente com permissão por escrito da CRA. Envie o Form T137, pedido de destruição de registros (Request for Destruction of Records), ou um pedido por escrito ao escritório local de serviços fiscais da CRA, indicando os registros, os anos fiscais e quaisquer circunstâncias especiais (CRA; IC78-10R5). A CRA diz que destruir registros sem permissão pode levar a um processo judicial.

A permissão serve para o descarte antes do fim do prazo. Depois que o prazo termina, verifique se há contestação em aberto, exigência da CRA, ano posterior que dependa do registro ou outra lei aplicável. A permissão da CRA cobre apenas os registros exigidos pelas leis que ela administra; ela não pode aprovar a destruição de registros exigidos por outras leis federais, provinciais, territoriais ou municipais. Uma corporação em encerramento deve conferir a sua lei societária antes de triturar documentos.

E se alguns registros já se perderam?

Liste quais anos fiscais os registros perdidos cobrem e se esses anos ainda estão em aberto (datas de entrega, avisos de lançamento). A circular da CRA diz que, se registros eletrônicos exigidos forem perdidos, destruídos ou danificados, a pessoa deve comunicar o fato ao diretor do escritório local de serviços fiscais e recriar os arquivos em prazo razoável (IC78-10R5). Essa regra foi escrita para registros eletrônicos. Para registros destruídos em um desastre, a CRA indica apoio da CRA se você foi afetado por um desastre.

Reconstruir a escrituração a partir do que sobrou (extratos de banco e de cartão, relatórios de plataformas de vendas, declarações entregues e cartas da CRA) está em como reconstruir a escrituração a partir dos extratos bancários e despesas sem recibo.

Exemplo

Todas as datas são ilustrativas.

Os registros de 2024 de um autônomo

Um empresário individual entrega a declaração de 2024 em 20 de abril de 2025. Todos os recibos e faturas de 2024 são guardados até 31 de dezembro de 2030, seis anos após o fim do ano fiscal de 2024. Um equipamento comprado em 2024 e vendido em 2027 tem uma fatura de compra que pode entrar no ganho ou prejuízo de 2027, então essa fatura é guardada pelo menos até 31 de dezembro de 2033, seis anos após o ano fiscal de 2027. A página da CRA diz que os registros de aquisições e alienações de bens de longo prazo são guardados por tempo indeterminado.

Quem entrega com atraso

Uma corporação com ano-calendário entrega a declaração de 2022 em 1º de março de 2026, depois do vencimento. Os registros comuns de 2022 são guardados até 1º de março de 2032, seis anos a partir do dia da entrega; contar do fim do exercício de 2022 teria terminado em 2028. As atas, os registros de ações e o livro-razão são guardados pelo menos até dois anos após a dissolução, seja qual for a data da entrega. A declaração de 2023 foi entregue no prazo, então os registros de 2023 mantêm a própria data.

Uma corporação em encerramento

Uma corporação com ano-calendário é dissolvida em 30 de junho de 2026. Suponha que suas declarações foram entregues no prazo e que não há contestação nem exigência da CRA em aberto. O prazo do imposto de renda para todos os seus registros, inclusive atas e recibos de 2024, termina em 30 de junho de 2028, embora seis anos contados do fim do exercício de 2024 fossem até 31 de dezembro de 2030. Se a corporação é registrada no GST/HST, os recibos que também comprovam o GST/HST continuam guardados pelos seis anos do GST/HST. Alguém precisa guardar os registros. Se a corporação foi constituída pela lei federal, a pessoa que recebeu a custódia dos documentos continua obrigada a apresentá-los por seis anos, até junho de 2032, a menos que um tribunal fixe um prazo menor.

E no seu caso?

• Você está encerrando ou vendendo um negócio, ou dissolvendo uma corporação: quais registros precisam sobreviver, até que data e quem os guarda dependem da entidade, da data da dissolução e do comprador. Veja como encerrar uma corporação e como vender o seu negócio; ajuda de contabilidade é o passo seguinte se a escrituração do encerramento não estiver pronta.
• Você entregou declarações de anos anteriores com atraso ou não as entregou: os registros desses anos continuam necessários. Veja declarações de corporação não entregues, declarações de pessoa física não entregues e escrituração atrasada, com ajuda de contabilidade.
• Um ano antigo é questionado, você recebeu uma carta da CRA ou os registros se perderam, ou estão com um antigo responsável contábil ou numa conta de software de contabilidade encerrada: leia revisões e auditorias e depois veja como reconstruir a escrituração a partir dos extratos bancários e despesas sem recibo; ajuda de contabilidade é o passo seguinte se a escrituração desse ano estiver incompleta.
• Você está descartando anos de arquivos: o que pode ser descartado depende do ano, da entidade e de qualquer questão em aberto. Veja recibos digitalizados e o que um recibo deve mostrar, com ajuda de contabilidade.
• Sua corporação é provincial, você passou uma empresa individual para uma corporação, os registros ou os proprietários estão fora do Canadá, ou você opera em Quebec: as regras federais acima não são a resposta completa; a Revenu Québec tem regras próprias de registros. Veja escrituração depois de constituir uma corporação a partir de uma empresa individual, com ajuda de contabilidade.