Conservation des registres d'entreprise au Canada : ARC, 6 ans

Combien de temps dois-je conserver mes registres d'entreprise au Canada?

Conservez vos registres d'impôt sur le revenu et les documents qui les appuient pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 230(4); ARC). Cela comprend les factures, les reçus, les contrats, les relevés bancaires et les chèques payés (ARC : registres d'entreprise). L'année d'imposition est l'année civile pour un particulier, y compris un entrepreneur individuel, et l'exercice pour une société par actions.

C'est la règle par défaut, pas toute la règle :

Un dossier n'est pas simple quand une déclaration a été produite en retard, qu'une entreprise ferme, est vendue ou dissoute, qu'une opposition est ouverte, qu'on vous interroge sur une année plus ancienne, que vous videz des années de dossiers, ou que certains registres manquent déjà. Les registres d'un bien que vous possédez encore, ou d'une perte que vous utiliserez plus tard, peuvent aussi dépasser la durée par défaut. Rassemblez les dates de production de chaque année, les dates de constitution et de dissolution, le registre des procès-verbaux et le registre des actions de la société par actions, ainsi que chaque avis de l'ARC.

Quand les 6 ans commencent-ils?

Le délai commence à la fin de la dernière année d'imposition à laquelle un registre se rapporte, pas à la date du reçu ni au jour de la production. Un reçu de mars et une facture de novembre de la même année civile expirent le même jour (ARC).

Un registre qui se rapporte à plusieurs années attend la dernière. Selon la circulaire de l'ARC, le délai est généralement fixé par la dernière année d'imposition pour laquelle un registre peut être exigé aux fins de la Loi, et non par l'année de sa création. Son exemple est celui des registres qui appuient le coût de placements et d'autres immobilisations (comme de l'équipement ou un immeuble locatif), conservés jusqu'à six ans après la dernière année d'imposition où l'opération pourrait entrer dans un calcul de l'impôt sur le revenu (IC78-10R5). Le même raisonnement peut s'appliquer à une perte d'entreprise reportée sur une déclaration ultérieure, bien que la circulaire ne donne pas cet exemple. La page Web de l'ARC précise que les registres des achats et des ventes de biens à long terme, le registre des actions et les autres éléments d'historique qui touchent une vente, une liquidation ou la cessation de l'entreprise se conservent indéfiniment (ARC).

Les 6 ans recommencent-ils si je produis en retard?

Le compte ne recommence pas, mais il se déplace. Si une déclaration n'est pas produite à la date exigée, les registres de cette année d'imposition se conservent pendant six ans à compter du jour de la production de la déclaration, et non de la fin de l'année (art. 230(5); ARC).

Pour une année que vous n'avez pas encore produite, le délai n'a pas commencé : conservez tout. Les années produites à temps gardent leurs propres dates. Pour le rattrapage, voyez les livres en retard.

L'ARC peut-elle encore me vérifier après 6 ans?

Parfois. Six ans, c'est la durée pendant laquelle vous devez conserver vos registres. Le délai dont dispose l'ARC pour établir une nouvelle cotisation pour une année est une règle distincte, et le délai normal est plus court.

• Le délai de nouvelle cotisation est habituellement plus court. Pour l'impôt sur le revenu, il est de trois ans pour un particulier, de trois ans pour une société privée sous contrôle canadien (SPCC) et de quatre ans pour une autre société par actions. Il court à partir de l'avis de cotisation initial ou de l'avis de non-cotisation (art. 152(3.1)). Il peut être plus long après une présentation erronée des faits attribuable à la négligence, à l'inattention ou à un manquement volontaire, après une fraude, une renonciation ou un autre cas énuméré (art. 152(4)). La TPS/TVH a sa propre limite, habituellement 4 ans (Loi sur la taxe d'accise, art. 298).
• Examiner n'est pas établir une nouvelle cotisation. Une personne autorisée de l'ARC peut examiner tout document qui peut être pertinent aux obligations ou aux droits d'un contribuable, à toute fin liée à l'application de la Loi (art. 231.1). D'après son texte, cet article ne nomme aucune année limite, de sorte que l'ARC peut demander les registres d'une année plus ancienne s'ils peuvent être pertinents. La question de savoir si une demande vise des registres déjà détruits légalement relève d'un professionnel.

L'ARC peut aussi vous demander en personne ou par courrier recommandé de conserver vos registres plus longtemps (ARC). Pour les limites année par année, voyez jusqu'où l'ARC peut remonter pour établir une nouvelle cotisation; si vous avez une lettre en main, voyez les examens et les vérifications.

Quels registres d'une société par actions faut-il conserver plus longtemps : procès-verbaux, registres des actions, grand livre?

Une société par actions conserve cinq types de registres jusqu'à deux ans après sa dissolution, donc aucun n'expire tant que la société existe (Règl. 5800(1)a); ARC). L'ARC nomme les mêmes cinq dans sa liste :

• les procès-verbaux des réunions des administrateurs
• les procès-verbaux des assemblées des actionnaires
• les registres de la propriété des actions et de chaque transfert
• le grand livre ou autre livre d'écritures finales (le registre principal de tous les comptes)
• les contrats ou ententes spéciaux nécessaires pour comprendre les écritures du grand livre

Les reçus et les factures ordinaires sortent du délai année après année. Ces cinq-là, non. Gardez-les donc dans le dossier permanent de la société par actions. Cesser d'exploiter une entreprise ne dissout pas la société par actions; le compte ne commence qu'à la dissolution. Lors d'une fusion, l'ARC traite la nouvelle société par actions comme la continuation de chacune des sociétés fusionnées, donc ces registres se transmettent (IC78-10R5).

Combien de temps conserver les registres après la fermeture d'une entreprise individuelle ou d'une société de personnes?

Quand une entreprise non constituée en société prend fin, conservez ses registres pendant six ans à compter de la fin de l'année d'imposition où elle a pris fin (ARC). Pour le grand livre et les contrats nécessaires pour le lire, c'est le Règl. 5800(1)c). Les autres registres se terminent habituellement à la même date, mais une dernière déclaration produite en retard, une opposition, une demande de l'ARC ou une année ultérieure qui s'y appuie peuvent la repousser.

L'ARC parle d'« entreprise non constituée en société »; elle ne nomme pas les sociétés de personnes et ne dit pas quelle fin d'exercice compte pour l'une d'elles. Une société de personnes qui compte un associé particulier a généralement un exercice se terminant le 31 décembre, sauf si ses associés ont choisi la méthode alternative (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 249.1). Si les fins d'exercice diffèrent, la lecture prudente est de compter à partir de la date la plus tardive. Si vous vendez l'entreprise, le délai indéfini de l'ARC pour les registres qui touchent une vente ou une cessation peut aussi s'appliquer.

Combien de temps conserver les registres après la dissolution d'une société par actions?

Une société par actions dissoute conserve tous ses registres et toutes ses pièces justificatives pendant deux ans après la date de dissolution (ARC; Règl. 5800(1)a) et b)). Pour l'impôt sur le revenu, cela remplace le compte habituel : la date est fixée par la dissolution, et non par la fin de l'année de chaque registre, sauf si une déclaration produite en retard, une opposition ou un appel, ou une demande de l'ARC la prolonge. Cela ne raccourcit pas le délai de la TPS/TVH : conservez les factures et les autres registres de TPS/TVH pendant les 6 ans complets prévus par la Loi sur la taxe d'accise, art. 286(3). C'est aussi un minimum, pas une limite de nouvelle cotisation; le délai dont dispose l'ARC pour établir une nouvelle cotisation pour la dernière année peut le dépasser (voyez jusqu'où l'ARC peut remonter pour établir une nouvelle cotisation). La dissolution n'éteint pas non plus toutes les réclamations : l'ARC peut établir à tout moment une cotisation à l'égard d'une personne qui avait un lien de dépendance avec la société par actions et qui a reçu ses biens pour moins que leur valeur, si la société par actions devait de l'impôt (art. 160(2)), et les administrateurs ont leurs propres limites (voyez la fermeture d'une société par actions).

Une autre loi peut exiger plus. Pour une société par actions constituée sous le régime fédéral, la personne à qui l'on confie la garde de ses documents et registres demeure tenue de les produire pendant six ans à compter de la dissolution, sauf si une ordonnance du tribunal fixe une période plus courte (Loi canadienne sur les sociétés par actions, art. 225; Règlement, art. 14.1). Les lois provinciales et territoriales sur les sociétés ont leurs propres règles, que cette page ne traite pas. Vérifiez sous quelle loi votre société par actions a été constituée.

La règle fiscale dit quoi conserver, pas qui le conserve. Après la dissolution, il n'y a plus de société par actions pour garder les dossiers, alors désignez la personne et l'endroit avant la date de dissolution. L'ordre des étapes de fermeture se trouve dans la fermeture d'une société par actions.

Que faire si j'ai produit une opposition ou un appel?

Conservez tous les registres nécessaires à l'opposition ou à l'appel jusqu'à la plus tardive de trois dates : le règlement du dossier, la fin du délai pour déposer tout autre appel, et la fin du délai ordinaire (ARC; art. 230(6)). Les registres de TPS/TVH obéissent à une règle semblable dans la Loi sur la taxe d'accise, art. 286(4). Pour le différend lui-même, voyez les examens et les vérifications.

La règle est-elle la même pour les registres de TPS/TVH?

Les registres de TPS/TVH suivent presque la même règle : ils se conservent 6 ans après la fin de l'année à laquelle ils se rapportent, avec des règles semblables pour les oppositions, les demandes de l'ARC et la destruction anticipée (Loi sur la taxe d'accise, art. 286). Deux différences comptent :

• Lieu et langue. Sauf autorisation contraire de l'ARC, les registres de TPS/TVH se conservent au Canada, en anglais ou en français (Loi sur la taxe d'accise, art. 286(1.2)).
• Déclarations tardives et non produites. L'article 286 n'a pas d'équivalent à la règle de l'impôt sur le revenu qui compte à partir de la date de production. Si vous n'avez pas produit de déclaration de TPS/TVH pour une période terminée il y a plus de 6 ans, vous devez quand même la produire et conserver les registres qui l'appuient (Loi sur la taxe d'accise, art. 286(3); ARC).

Pour les registres de paie visés par la Loi sur l'assurance-emploi et le Régime de pensions du Canada, la circulaire précise que le délai commence à la fin de l'année civile à laquelle ils se rapportent, sans règles de dissolution ou de fin d'entreprise comme celles de l'impôt sur le revenu (IC78-10R5). Confirmez la durée applicable aux dossiers de paie avant de les déchiqueter. Les règles de Revenu Québec et des taxes de vente provinciales ne sont pas traitées ici.

Puis-je conserver mes registres sur un ordinateur, numériser le papier et le jeter, ou les stocker à l'extérieur du Canada?

Sur un ordinateur : oui. Les registres que vous créez sous forme électronique doivent rester dans un format électronique lisible pendant toute la période, même si vous les imprimez aussi (art. 230(4.1); ARC). Gardez des sauvegardes qui peuvent être restaurées dans un format que l'ARC peut utiliser, et exportez vos registres avant de fermer un compte de comptabilité en ligne.

Papier numérisé : selon l'ARC, le papier numérisé selon la norme nationale qu'elle nomme, CAN/CGSB-72.34, peut ensuite être détruit. Si la numérisation ne respecte pas la norme, gardez les originaux; en cas de doute, obtenez d'abord un avis juridique. Voyez les reçus numérisés.

À l'extérieur du Canada : seulement avec la permission écrite de l'ARC. Les registres sont conservés à votre établissement d'affaires ou à votre résidence au Canada (art. 230(1)). Les registres stockés à l'étranger et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada. Pour les registres électroniques, l'ARC peut donner sa permission, et peut accepter des copies conformes accessibles au Canada dans un format que son logiciel peut lire. Si les registres se trouvent sur des serveurs à l'extérieur du Canada, vous devez y accéder, ou faire accéder votre personnel, et remettre à l'ARC ce qu'elle exige. Un fournisseur externe ne vous décharge pas de cette obligation (ARC; IC05-1).

Puis-je détruire des registres plus tôt?

Seulement avec la permission écrite de l'ARC. Envoyez le formulaire T137, Demande de destruction de documents, ou une demande écrite à votre bureau des services fiscaux local de l'ARC, en indiquant les registres, les années d'imposition et toute circonstance particulière (ARC; IC78-10R5). L'ARC indique que la destruction de registres sans permission peut entraîner des poursuites.

La permission vise la destruction avant la fin du délai. Une fois le délai écoulé, vérifiez s'il y a une opposition ouverte, une demande de l'ARC, une année ultérieure qui s'appuie sur le registre ou une autre loi. La permission de l'ARC ne couvre que les registres exigés par les lois qu'elle administre; elle ne peut pas approuver la destruction de registres exigés par d'autres lois fédérales, provinciales, territoriales ou municipales. Une société par actions en voie de fermeture devrait vérifier sa loi constitutive avant de déchiqueter quoi que ce soit.

Que faire si certains registres sont déjà perdus?

Dressez la liste des années d'imposition visées par les registres manquants et vérifiez si ces années sont encore ouvertes (dates de production, avis de cotisation). Selon la circulaire de l'ARC, si des registres électroniques exigés sont perdus, détruits ou endommagés, la personne doit le signaler au directeur du bureau des services fiscaux local et recréer les fichiers dans un délai raisonnable (IC78-10R5). Cette règle vise les registres électroniques. Pour les registres détruits lors d'un sinistre, l'ARC renvoie à son soutien si vous êtes touché par un sinistre.

La reconstitution à partir de ce qui reste (relevés bancaires et de cartes, rapports des plateformes de vente, déclarations produites et avis de l'ARC) est traitée dans la reconstitution des livres à partir des relevés bancaires et les dépenses sans reçus.

Exemple

Toutes les dates sont données à titre d'illustration.

Les registres de 2024 d'un pigiste

Un entrepreneur individuel produit sa déclaration de 2024 le 20 avril 2025. Chaque reçu et chaque facture de 2024 se conserve jusqu'au 31 décembre 2030, six ans après la fin de l'année d'imposition 2024. L'équipement acheté en 2024 et vendu en 2027 a une facture d'achat qui peut entrer dans le gain ou la perte de 2027. Cette facture se conserve donc jusqu'au 31 décembre 2033 au moins, six ans après l'année d'imposition 2027. La page Web de l'ARC précise que les registres des acquisitions et des dispositions de biens à long terme se conservent indéfiniment.

Un producteur tardif

Une société par actions dont l'année d'imposition est l'année civile produit sa déclaration de 2022 le 1er mars 2026, après la date limite. Ses registres ordinaires de 2022 se conservent jusqu'au 1er mars 2032, six ans à compter du jour de la production; à compter de la fin de l'année 2022, le délai aurait pris fin en 2028. Ses procès-verbaux, ses registres des actions et son grand livre se conservent au moins jusqu'à deux ans après la dissolution, quelle que soit la date de production. Sa déclaration de 2023 a été produite à temps, donc les registres de 2023 gardent leur propre date.

Une société par actions en voie de fermeture

Une société par actions dont l'année d'imposition est l'année civile est dissoute le 30 juin 2026. Supposons que ses déclarations ont été produites à temps et qu'aucune opposition ni demande de l'ARC n'est ouverte. Le délai de l'impôt sur le revenu pour tous ses registres, y compris les procès-verbaux et les reçus de 2024, prend fin le 30 juin 2028, bien que six ans à compter de la fin de l'année 2024 auraient mené au 31 décembre 2030. Si la société par actions est inscrite à la TPS/TVH, les reçus qui appuient aussi la TPS/TVH restent soumis à la période de six ans de la TPS/TVH. Quelqu'un doit détenir les registres. Si la société par actions est constituée sous le régime fédéral, la personne à qui l'on a confié la garde de ses documents demeure tenue de les produire pendant six ans, soit jusqu'en juin 2032, sauf si un tribunal fixe une période plus courte.

Votre situation est différente?

• Vous fermez ou vendez une entreprise, ou vous dissolvez une société par actions : les registres qui doivent survivre, jusqu'à quelle date et qui les détient dépendent de l'entité, de la date de dissolution et de l'acheteur. Voyez la fermeture d'une société par actions et la vente de votre entreprise; l'aide en tenue de livres est l'étape suivante si les livres de fermeture ne sont pas prêts.
• Vous avez produit vos déclarations avec des années de retard ou pas du tout : les registres de ces années sont encore nécessaires. Voyez les déclarations de société par actions non produites, les déclarations de particuliers non produites et le rattrapage de livres en retard, avec l'aide en tenue de livres.
• On vous interroge sur une année plus ancienne, vous avez une lettre de l'ARC, ou des registres sont perdus ou se trouvent chez un ancien spécialiste de la tenue de livres ou dans un compte de comptabilité en ligne fermé : lisez les examens et les vérifications, puis voyez la reconstitution des livres à partir des relevés bancaires et les dépenses sans reçus; l'aide en tenue de livres est l'étape suivante si les livres de cette année sont incomplets.
• Vous videz des années de dossiers : ce qui peut partir dépend de l'année, de l'entité et de tout dossier ouvert. Voyez les reçus numérisés et ce qu'un reçu doit indiquer, avec l'aide en tenue de livres.
• Votre société par actions est provinciale, vous avez transféré une entreprise individuelle dans une société par actions, des registres ou des propriétaires sont à l'extérieur du Canada, ou vous exercez vos activités au Québec : les règles fédérales ci-dessus ne sont pas toute la réponse; Revenu Québec a ses propres règles sur les registres. Voyez les livres après la constitution d'une entreprise individuelle en société, avec l'aide en tenue de livres.