कनाडा में व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें (CRA: 6 साल)

कनाडा में व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखने होते हैं?

अपने आयकर रिकॉर्ड और उनके सहायक दस्तावेज़ उस आखिरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें, जिससे वे जुड़े हैं (Income Tax Act धारा 230(4); CRA)। इनमें चालान, रसीदें, अनुबंध, बैंक विवरण और रद्द किए गए चेक आते हैं (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड)। एकल स्वामी सहित किसी व्यक्ति के लिए कर वर्ष कैलेंडर वर्ष होता है, और कंपनी के लिए उसकी वित्तीय अवधि।

यह मूल नियम है, पूरा नियम नहीं:

मामला तब सरल नहीं रहता, जब रिटर्न देर से फ़ाइल हुआ हो, व्यवसाय बंद हो रहा हो, बिक रहा हो या भंग हो रहा हो, कोई आपत्ति खुली हो, किसी पुराने साल पर सवाल उठा हो, आप कई साल की फ़ाइलें हटा रहे हों, या कुछ रिकॉर्ड पहले ही गायब हों। जिस संपत्ति के आप अब भी मालिक हैं उसके रिकॉर्ड, या ऐसी हानि के रिकॉर्ड जिसका इस्तेमाल आप बाद में करेंगे, भी मूल अवधि से ज़्यादा समय तक रखने पड़ सकते हैं। हर साल की फ़ाइलिंग की तारीखें, निगमन और विघटन की तारीखें, कंपनी की कार्यवृत्त पुस्तिका और शेयर रजिस्टर, और CRA के हर नोटिस इकट्ठा करें।

6 साल की गिनती कब शुरू होती है?

अवधि उस आखिरी कर वर्ष के अंत से शुरू होती है, जिससे कोई रिकॉर्ड जुड़ा है; रसीद की तारीख या फ़ाइल करने के दिन से नहीं। एक ही कैलेंडर वर्ष की मार्च की रसीद और नवंबर का चालान एक ही दिन खत्म होते हैं (CRA)।

कई सालों से जुड़ा रिकॉर्ड आखिरी साल का इंतज़ार करता है। CRA के circular के अनुसार अवधि आम तौर पर उस आखिरी कर वर्ष से तय होती है, जिसके लिए रिकॉर्ड Act के उद्देश्यों से ज़रूरी हो सकता है, न कि उस साल से जब वह बना। उसका उदाहरण निवेश और अन्य पूँजीगत संपत्ति (जैसे उपकरण या किराये की इमारत) की लागत के रिकॉर्ड हैं, जो उस आखिरी कर वर्ष के बाद छह साल तक रखे जाते हैं जिसमें वह लेन-देन किसी आयकर गणना में आ सकता है (IC78-10R5)। यही तर्क उस व्यावसायिक हानि पर भी लागू हो सकता है जिसे आप बाद के रिटर्न में आगे ले जाते हैं, हालाँकि circular यह उदाहरण नहीं देता। CRA का वेब पृष्ठ कहता है कि संपत्ति की लंबी अवधि की खरीद और बिक्री के रिकॉर्ड, शेयर रजिस्ट्री, और व्यवसाय की बिक्री, परिसमापन या समेटने को प्रभावित करने वाला अन्य इतिहास अनिश्चित काल तक रखा जाता है (CRA)।

अगर मैं रिटर्न देर से फ़ाइल करूँ, तो क्या 6 साल की गिनती फिर शुरू होती है?

गिनती दोबारा शुरू नहीं होती, लेकिन आगे खिसक जाती है। अगर रिटर्न तय समय पर फ़ाइल नहीं हुआ, तो उस कर वर्ष के रिकॉर्ड साल के अंत से नहीं, बल्कि रिटर्न फ़ाइल होने के दिन से छह साल तक रखे जाते हैं (धारा 230(5); CRA)।

जिस साल का रिटर्न आपने अभी तक फ़ाइल नहीं किया, उसकी अवधि शुरू ही नहीं हुई है: उसका सब कुछ रखें। समय पर फ़ाइल किए गए सालों की अपनी तारीखें रहती हैं। इसे पकड़ने के लिए बकाया बहीखाता देखें।

क्या 6 साल बाद भी CRA मेरा ऑडिट कर सकती है?

कभी-कभी। छह साल वह अवधि है जितने समय आपको रिकॉर्ड रखने हैं। किसी साल का पुनर्निर्धारण करने का CRA का समय एक अलग नियम है, और सामान्य नियम में वह कम है।

• पुनर्निर्धारण का समय आम तौर पर कम होता है। आयकर में यह व्यक्ति के लिए तीन साल, कनाडाई-नियंत्रित निजी कंपनी (CCPC) के लिए तीन साल और दूसरी कंपनी के लिए चार साल है। यह मूल निर्धारण सूचना (Notice of Assessment) या कर-शून्य सूचना से गिना जाता है (धारा 152(3.1))। लापरवाही या असावधानी या जानबूझकर चूक से हुई गलत जानकारी, धोखाधड़ी, छूट-पत्र (waiver) या किसी और सूचीबद्ध मामले के बाद यह लंबा हो सकता है (धारा 152(4))। GST/HST की अपनी सीमा है, जो आम तौर पर 4 वर्ष है (ETA धारा 298)।
• देखना पुनर्निर्धारण नहीं है। CRA का अधिकृत व्यक्ति ऐसे किसी भी दस्तावेज़ की जाँच कर सकता है जो करदाता की ज़िम्मेदारियों या हकों से जुड़ा हो सकता है, बशर्ते मकसद Act के प्रशासन से जुड़ा हो (धारा 231.1)। उसके शब्दों में इस धारा में कोई कट-ऑफ़ वर्ष नहीं है, इसलिए CRA पुराने साल के रिकॉर्ड माँग सकती है, अगर वे प्रासंगिक हो सकते हैं। जो रिकॉर्ड कानूनी तौर पर पहले ही नष्ट हो चुके हैं, क्या माँग उन तक पहुँचती है, यह किसी विशेषज्ञ से पूछने का सवाल है।

CRA आपको व्यक्तिगत रूप से या रजिस्टर्ड डाक से रिकॉर्ड और लंबे समय तक रखने को भी कह सकती है (CRA)। साल-दर-साल सीमाओं के लिए CRA पुनर्निर्धारण कितने पीछे तक कर सकती है देखें; हाथ में पत्र हो तो समीक्षा और ऑडिट देखें।

कंपनी के कौन-से रिकॉर्ड ज़्यादा समय रखने होते हैं: कार्यवृत्त, शेयर रिकॉर्ड, जनरल लेजर?

कनाडा की कंपनी को पाँच तरह के रिकॉर्ड विघटन के बाद दो साल तक रखने होते हैं, इसलिए कंपनी के रहते इनमें से कोई भी खत्म नहीं होता (Reg. 5800(1)(a); CRA)। CRA ये ही पाँच अपनी सूची में बताती है:

• निदेशकों की बैठकों का कार्यवृत्त
• शेयरधारकों की बैठकों का कार्यवृत्त
• शेयरों का मालिक कौन है और हर हस्तांतरण का रिकॉर्ड
• जनरल लेजर या अंतिम प्रविष्टि की कोई और बही (हर खाते का मुख्य रिकॉर्ड)
• लेजर की प्रविष्टियाँ समझने के लिए ज़रूरी विशेष अनुबंध या समझौते

सामान्य रसीदें और चालान साल-दर-साल हटते जाते हैं। ये पाँच नहीं हटते, इसलिए इन्हें कंपनी की स्थायी फ़ाइल में रखें। व्यवसाय बंद करने से कंपनी भंग नहीं होती; गिनती सिर्फ़ विघटन से शुरू होती है। एकीकरण (amalgamation) पर CRA नई कंपनी को हर एकीकृत कंपनी की निरंतरता मानती है, इसलिए ये रिकॉर्ड आगे जाते हैं (IC78-10R5)।

एकल स्वामित्व या साझेदारी बंद करने के बाद रिकॉर्ड कितने समय रखूँ?

जब निगमित न हुआ व्यवसाय खत्म हो, तो उसके रिकॉर्ड उस कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखें, जिसमें वह खत्म हुआ (CRA)। जनरल लेजर और उसे पढ़ने के लिए ज़रूरी अनुबंधों के लिए यह Reg. 5800(1)(c) है। बाकी रिकॉर्ड आम तौर पर उसी तारीख को खत्म होते हैं, लेकिन देर से फ़ाइल किया गया अंतिम रिटर्न, कोई आपत्ति, CRA की माँग या उन पर निर्भर कोई बाद का साल इसे आगे खिसका सकता है।

CRA के शब्द "non-incorporated business" हैं; वह साझेदारियों का नाम नहीं लेती और यह नहीं बताती कि उनके लिए कौन-सा वर्षांत गिना जाए। जिस साझेदारी में कोई व्यक्ति साझेदार हो, उसकी वित्तीय अवधि आम तौर पर 31 दिसंबर को खत्म होती है, जब तक साझेदारों ने वैकल्पिक पद्धति न चुनी हो (ITA धारा 249.1); अगर वर्षांत अलग हों, तो सावधानी भरा तरीका बाद की तारीख से गिनना है। अगर आप व्यवसाय बेच रहे हैं, तो बिक्री या समेटने को प्रभावित करने वाले रिकॉर्ड के लिए CRA की अनिश्चित अवधि भी लागू हो सकती है।

कंपनी भंग करने के बाद रिकॉर्ड कितने समय रखूँ?

भंग हुई कंपनी अपने सभी रिकॉर्ड और सहायक दस्तावेज़ विघटन की तारीख के बाद दो साल तक रखती है (CRA; Reg. 5800(1)(a) और (b))। आयकर के लिए यह सामान्य गिनती की जगह लेता है: तारीख विघटन से तय होती है, हर रिकॉर्ड के वर्षांत से नहीं, जब तक देर से फ़ाइल किया रिटर्न, आपत्ति या अपील, या CRA की माँग इसे आगे न बढ़ा दे। यह GST/HST की अवधि को छोटा नहीं करता: ETA धारा 286(3) के तहत चालान और GST/HST के अन्य रिकॉर्ड पूरे 6 वर्ष तक रखें। यह न्यूनतम अवधि है, पुनर्निर्धारण की सीमा नहीं; अंतिम साल का पुनर्निर्धारण करने का CRA का समय इससे लंबा चल सकता है (CRA पुनर्निर्धारण कितने पीछे तक कर सकती है देखें)। विघटन हर दावे को खत्म भी नहीं करता: अगर कंपनी पर कर बकाया था, तो CRA ऐसे व्यक्ति का कभी भी निर्धारण कर सकती है, जिसका कंपनी से arm's length संबंध नहीं था और जिसे कंपनी की संपत्ति उसके मूल्य से कम में मिली (धारा 160(2)), और निदेशकों की अपनी सीमाएँ हैं (कंपनी बंद करना देखें)।

कोई और कानून ज़्यादा माँग सकता है। संघीय कानून के तहत निगमित कंपनी के दस्तावेज़ और रिकॉर्ड जिसे सौंपे जाते हैं, वह विघटन से छह साल तक उन्हें पेश करने के लिए ज़िम्मेदार रहता है, जब तक अदालत का आदेश छोटी अवधि न तय करे (CBCA धारा 225; Regulations धारा 14.1)। प्रांतों और क्षेत्रों के कंपनी कानूनों के अपने नियम हैं, जिन्हें यह पृष्ठ शामिल नहीं करता। देखें कि आपकी कंपनी किस कानून के तहत बनी थी।

कर नियम बताता है कि क्या रखना है, यह नहीं कि कौन रखेगा। विघटन के बाद फ़ाइलें रखने वाली कोई कंपनी नहीं बचती, इसलिए विघटन की तारीख से पहले व्यक्ति और जगह तय कर लें। समापन के चरणों का क्रम कंपनी बंद करना में है।

अगर मैंने आपत्ति या अपील दर्ज की हो, तो क्या करें?

आपत्ति या अपील के लिए ज़रूरी हर रिकॉर्ड तीन तारीखों में से सबसे बाद वाली तक रखें: मामला निपट जाए, आगे की किसी अपील की समय-सीमा निकल जाए, और सामान्य अवधि बीत जाए (CRA; धारा 230(6))। GST/HST के रिकॉर्ड के लिए ऐसा ही नियम ETA धारा 286(4) में है। विवाद के बारे में समीक्षा और ऑडिट देखें।

क्या GST/HST के रिकॉर्ड के लिए नियम वही है?

GST/HST के रिकॉर्ड लगभग वही नियम मानते हैं: उन्हें जिस साल से वे जुड़े हैं उसके अंत के बाद 6 वर्ष तक रखा जाता है, और आपत्तियों, CRA की माँगों और जल्दी नष्ट करने के लिए भी मिलते-जुलते नियम हैं (ETA धारा 286)। दो अंतर मायने रखते हैं:

• जगह और भाषा। CRA की अलग अनुमति न हो, तो GST/HST के रिकॉर्ड कनाडा में, अंग्रेज़ी या फ़्रेंच में रखे जाते हैं (ETA धारा 286(1.2))।
• देर से और बिना फ़ाइल किए रिटर्न। धारा 286 में आयकर के उस नियम जैसा कुछ नहीं है, जो फ़ाइलिंग की तारीख से गिनता है। अगर आपने ऐसी अवधि का GST/HST रिटर्न फ़ाइल नहीं किया है जो 6 वर्ष से ज़्यादा पहले खत्म हुई, तब भी आपको उसे फ़ाइल करना होगा और उसके सहायक रिकॉर्ड रखने होंगे (ETA धारा 286(3); CRA)।

Employment Insurance Act और Canada Pension Plan के तहत पेरोल रिकॉर्ड के लिए circular कहता है कि अवधि उस कैलेंडर वर्ष के अंत से शुरू होती है जिससे वे जुड़े हैं, और आयकर जैसे विघटन या बंद हुए व्यवसाय के नियम इनमें नहीं हैं (IC78-10R5)। पेरोल फ़ाइलें नष्ट करने से पहले अवधि की पुष्टि करें। Revenu Québec और प्रांतीय बिक्री कर के नियम यहाँ शामिल नहीं हैं।

क्या मैं रिकॉर्ड कंप्यूटर पर रख सकता हूँ, कागज़ स्कैन करके फेंक सकता हूँ, या कनाडा के बाहर रख सकता हूँ?

कंप्यूटर पर: हाँ। जो रिकॉर्ड आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से बनाते हैं, वे पूरी अवधि तक इलेक्ट्रॉनिक रूप से पढ़े जा सकने वाले प्रारूप में रहने चाहिए, चाहे आप उन्हें प्रिंट भी करें (धारा 230(4.1); CRA)। ऐसे बैकअप रखें जिन्हें उस प्रारूप में बहाल किया जा सके जिसे CRA इस्तेमाल कर सके, और लेखा खाता बंद करने से पहले अपने रिकॉर्ड एक्सपोर्ट कर लें।

स्कैन किया हुआ कागज़: CRA के अनुसार जो कागज़ उसके बताए राष्ट्रीय मानक CAN/CGSB-72.34 के अनुरूप इमेज किया गया हो, उसे फिर नष्ट किया जा सकता है। अगर इमेजिंग उस मानक से कम पड़ती है, तो मूल कागज़ रखें; शक हो तो पहले कानूनी सलाह लें। स्कैन की हुई रसीदें देखें।

कनाडा के बाहर: सिर्फ़ CRA की लिखित अनुमति से। रिकॉर्ड कनाडा में आपके व्यवसाय की जगह या निवास पर रखे जाते हैं (धारा 230(1))। विदेश में रखे और कनाडा से इलेक्ट्रॉनिक रूप से खोले जाने वाले रिकॉर्ड कनाडा में रखे नहीं माने जाते। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के लिए CRA अनुमति दे सकती है, और कनाडा में उपलब्ध सही प्रतियाँ ऐसे प्रारूप में स्वीकार कर सकती है जिसे उसका सॉफ़्टवेयर पढ़ सके। अगर रिकॉर्ड कनाडा के बाहर के सर्वरों पर हैं, तो आपको या आपके कर्मचारियों को उन्हें खोलना होगा और CRA को जो चाहिए वह देना होगा। बाहरी सेवा-प्रदाता से यह ज़िम्मेदारी आप पर से नहीं हटती (CRA; IC05-1)।

क्या मैं रिकॉर्ड जल्दी नष्ट कर सकता हूँ?

सिर्फ़ CRA की लिखित अनुमति से। अपने स्थानीय CRA कर सेवा कार्यालय को Form T137, रिकॉर्ड नष्ट करने का अनुरोध, या लिखित अनुरोध भेजें, जिसमें रिकॉर्ड, कर वर्ष और कोई विशेष परिस्थिति बताई गई हो (CRA; IC78-10R5)। CRA कहती है कि अनुमति के बिना रिकॉर्ड नष्ट करने पर मुकदमा चल सकता है।

अनुमति अवधि खत्म होने से पहले नष्ट करने के लिए है। अवधि खत्म होने के बाद देखें कि कोई आपत्ति खुली तो नहीं, CRA की कोई माँग तो नहीं, कोई बाद का साल उस रिकॉर्ड पर निर्भर तो नहीं, या कोई और कानून तो लागू नहीं। CRA की अनुमति सिर्फ़ उन रिकॉर्ड पर लागू होती है जो उसके प्रशासित कानूनों के तहत ज़रूरी हैं; वह दूसरे संघीय, प्रांतीय, क्षेत्रीय या नगरपालिका कानूनों के तहत ज़रूरी रिकॉर्ड नष्ट करने की मंज़ूरी नहीं दे सकती। बंद हो रही कंपनी को रिकॉर्ड नष्ट करने से पहले अपना कंपनी कानून देखना चाहिए।

अगर कुछ रिकॉर्ड पहले ही गायब हों, तो क्या करें?

सूची बनाएँ कि गायब रिकॉर्ड किन कर वर्षों के हैं और क्या वे साल अब भी खुले हैं (फ़ाइलिंग की तारीखें, निर्धारण सूचनाएँ)। CRA के circular के अनुसार अगर ज़रूरी इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड खो जाएँ, नष्ट हो जाएँ या खराब हो जाएँ, तो व्यक्ति को स्थानीय कर सेवा कार्यालय के निदेशक को बताना होगा और उचित समय में फ़ाइलें दोबारा बनानी होंगी (IC78-10R5)। यह नियम इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के लिए लिखा गया है। आपदा में नष्ट हुए रिकॉर्ड के लिए CRA आपदा से प्रभावित होने पर CRA की मदद की ओर इशारा करती है।

जो बचा है (बैंक और कार्ड विवरण, बिक्री प्लेटफ़ॉर्म की रिपोर्ट, फ़ाइल किए गए रिटर्न और CRA के नोटिस) उससे बहीखाता दोबारा बनाना बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना और बिना रसीद के खर्च में बताया गया है।

उदाहरण

सभी तारीखें समझाने के लिए हैं।

एक फ़्रीलांसर के 2024 के रिकॉर्ड

एक एकल स्वामी 20 अप्रैल 2025 को कर वर्ष 2024 का रिटर्न फ़ाइल करता है। 2024 की हर रसीद और चालान 31 दिसंबर 2030 तक रखा जाता है, यानी कर वर्ष 2024 के अंत के छह साल बाद तक। 2024 में खरीदे और 2027 में बेचे गए उपकरण का खरीद चालान 2027 के लाभ या हानि में आ सकता है, इसलिए वह चालान कम से कम 31 दिसंबर 2033 तक रखा जाता है, यानी कर वर्ष 2027 के छह साल बाद तक। CRA का वेब पृष्ठ कहता है कि संपत्ति की लंबी अवधि की खरीद और निपटान के रिकॉर्ड अनिश्चित काल तक रखे जाते हैं।

देर से फ़ाइल करने वाला

कैलेंडर वर्ष वाली एक कंपनी अपना 2022 का रिटर्न देय तारीख के बाद, 1 मार्च 2026 को फ़ाइल करती है। उसके 2022 के सामान्य रिकॉर्ड 1 मार्च 2032 तक रखे जाते हैं, यानी फ़ाइल करने के दिन से छह साल; 2022 के वर्षांत से गिनने पर अवधि 2028 में खत्म हो जाती। उसका कार्यवृत्त, शेयर रिकॉर्ड और जनरल लेजर, फ़ाइलिंग की तारीख चाहे जो हो, कम से कम विघटन के दो साल बाद तक रखे जाते हैं। उसका 2023 का रिटर्न समय पर फ़ाइल हुआ था, इसलिए 2023 के रिकॉर्ड की अपनी तारीख रहती है।

कंपनी बंद हो रही है

कैलेंडर वर्ष वाली एक कंपनी 30 जून 2026 को भंग होती है। मान लें कि उसके रिटर्न समय पर फ़ाइल हुए थे और कोई आपत्ति या CRA की माँग खुली नहीं है। उसके सभी रिकॉर्ड के लिए, जिनमें कार्यवृत्त और 2024 की रसीदें शामिल हैं, आयकर की अवधि 30 जून 2028 को खत्म होती है, जबकि 2024 के वर्षांत से छह साल 31 दिसंबर 2030 तक चलते। अगर कंपनी GST/HST रजिस्ट्रेंट है, तो जो रसीदें GST/HST को भी सहारा देती हैं, वे GST/HST के लिए छह साल रखी जाती हैं। किसी को रिकॉर्ड रखने होंगे। अगर कंपनी संघीय कानून के तहत निगमित है, तो जिसे उसके दस्तावेज़ों की ज़िम्मेदारी दी गई है, वह छह साल तक, यानी जून 2032 तक, उन्हें पेश करने के लिए ज़िम्मेदार रहता है, जब तक अदालत छोटी अवधि तय न करे।

आपके मामले में अलग हो तो?

• आप व्यवसाय बंद या बेच रहे हैं, या कंपनी भंग कर रहे हैं: कौन-से रिकॉर्ड बचाने हैं, कब तक और कौन रखेगा, यह संस्था, विघटन की तारीख और खरीदार पर निर्भर है। कंपनी बंद करना और अपना व्यवसाय बेचना देखें; अगर समापन का बहीखाता तैयार नहीं है, तो बहीखाता सहायता अगला कदम है।
• आपने कई साल देर से या बिल्कुल फ़ाइल नहीं किया: उन सालों के रिकॉर्ड अब भी ज़रूरी हैं। बिना फ़ाइल किए कंपनी रिटर्न, बिना फ़ाइल किए व्यक्तिगत रिटर्न और बकाया बहीखाता पूरा करना देखें, और बहीखाता सहायता लें।
• किसी पुराने साल पर सवाल उठा है, आपके पास CRA का पत्र है, या रिकॉर्ड खो गए हैं या पुराने बहीखाता विशेषज्ञ या बंद लेखा खाते में हैं: समीक्षा और ऑडिट पढ़ें, फिर बैंक विवरण से बहीखाता दोबारा बनाना और बिना रसीद के खर्च देखें; अगर उस साल का बहीखाता अधूरा है, तो बहीखाता सहायता अगला कदम है।
• आप कई साल की फ़ाइलें हटा रहे हैं: क्या हट सकता है, यह साल, संस्था और किसी खुले मामले पर निर्भर है। स्कैन की हुई रसीदें और रसीद पर क्या दिखना चाहिए देखें, और बहीखाता सहायता लें।
• आपकी कंपनी प्रांतीय है, आपने एकल स्वामित्व को कंपनी में बदला है, रिकॉर्ड या स्वामी कनाडा के बाहर हैं, या आप क्यूबेक में काम करते हैं: ऊपर के संघीय नियम पूरा जवाब नहीं हैं; Revenu Québec के रिकॉर्ड के अपने नियम हैं। एकल स्वामित्व को कंपनी बनाने के बाद बहीखाता देखें, और बहीखाता सहायता लें।