Giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu tại Canada (CRA: 6 năm)

Tôi phải giữ hồ sơ kinh doanh tại Canada bao lâu?

Hãy giữ hồ sơ thuế thu nhập và tài liệu chứng minh trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan (Income Tax Act s. 230(4); CRA). Điều này gồm hóa đơn, biên lai, hợp đồng, sao kê ngân hàng và séc đã hủy (CRA: Hồ sơ kinh doanh). Năm thuế là năm dương lịch đối với cá nhân, kể cả chủ doanh nghiệp một chủ, và là kỳ tài chính đối với công ty.

Đó là quy tắc mặc định, chưa phải toàn bộ quy tắc:

Trường hợp không đơn giản khi tờ khai nộp trễ, doanh nghiệp đang đóng cửa, bán hoặc giải thể, có khiếu nại đang mở, một năm cũ bị hỏi đến, bạn đang dọn hồ sơ nhiều năm, hoặc một số hồ sơ đã mất. Hồ sơ về tài sản bạn còn sở hữu, hoặc về khoản lỗ bạn sẽ dùng sau này, cũng có thể phải giữ lâu hơn mặc định. Hãy gom ngày nộp của từng năm, ngày thành lập và giải thể, sổ biên bản và sổ đăng ký cổ phần của công ty, cùng mọi thông báo của CRA.

Thời hạn 6 năm bắt đầu tính từ khi nào?

Thời hạn bắt đầu từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan, không phải từ ngày trên biên lai hay ngày bạn nộp tờ khai. Một biên lai tháng 3 và một hóa đơn tháng 11 trong cùng năm dương lịch hết hạn cùng một ngày (CRA).

Hồ sơ liên quan đến nhiều năm phải chờ năm cuối cùng. Thông tư của CRA nêu rằng thời hạn nói chung được xác định theo năm thuế cuối cùng mà hồ sơ có thể cần cho mục đích của Income Tax Act, không phải năm tạo hồ sơ. Ví dụ của thông tư là hồ sơ chứng minh giá vốn của khoản đầu tư và tài sản vốn khác (như thiết bị hoặc tòa nhà cho thuê), được giữ đến sáu năm sau năm thuế cuối cùng mà giao dịch có thể đưa vào một phép tính thuế thu nhập nào (IC78-10R5). Lập luận tương tự có thể áp dụng cho khoản lỗ kinh doanh bạn chuyển sang tờ khai của năm sau, dù thông tư không nêu ví dụ đó. Trang web của CRA cho biết hồ sơ về các giao dịch mua và bán tài sản dài hạn, sổ đăng ký cổ phần và lịch sử khác ảnh hưởng đến việc bán, thanh lý hoặc chấm dứt doanh nghiệp được giữ vô thời hạn (CRA).

Nếu tôi nộp trễ thì 6 năm có tính lại từ đầu không?

Không tính lại từ đầu, nhưng mốc tính bị dời. Nếu tờ khai không được nộp khi đến hạn, hồ sơ của năm thuế đó được giữ sáu năm kể từ ngày nộp tờ khai, không phải từ cuối năm (s. 230(5); CRA).

Với năm bạn chưa nộp tờ khai, thời hạn chưa bắt đầu: hãy giữ mọi thứ của năm đó. Các năm nộp đúng hạn giữ mốc riêng của mình. Về cách làm bù, xem sổ sách quá hạn.

CRA còn kiểm tra tôi được sau 6 năm không?

Đôi khi có. Sáu năm là thời gian bạn phải giữ hồ sơ. Thời hạn CRA được ấn định lại một năm thuế là quy tắc riêng, và thông thường ngắn hơn.

• Thời hạn ấn định lại thường ngắn hơn. Với thuế thu nhập, đó là ba năm đối với cá nhân, ba năm đối với công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) và bốn năm đối với công ty khác. Thời hạn tính từ thông báo ấn định thuế (notice of assessment) ban đầu hoặc thông báo không có thuế phải nộp (s. 152(3.1)). Thời hạn có thể dài hơn sau khi khai sai do bất cẩn, thiếu thận trọng hoặc cố ý bỏ qua, gian lận, có từ bỏ quyền, hoặc trường hợp khác được liệt kê (s. 152(4)). GST/HST có giới hạn riêng, thường là 4 năm (ETA s. 298).
• Xem xét không có nghĩa là ấn định lại. Một người được CRA ủy quyền có thể xem xét bất kỳ tài liệu nào có thể liên quan đến nghĩa vụ hoặc quyền lợi của người nộp thuế, vì bất kỳ mục đích nào liên quan đến việc thực thi Income Tax Act (s. 231.1). Theo nguyên văn, điều khoản này không nêu năm giới hạn, nên CRA có thể yêu cầu hồ sơ của một năm cũ nếu chúng có thể liên quan. Việc yêu cầu đó có áp dụng cho hồ sơ đã được hủy hợp pháp hay không là câu hỏi dành cho chuyên gia.

CRA cũng có thể trực tiếp hoặc qua thư bảo đảm yêu cầu bạn giữ hồ sơ lâu hơn (CRA). Về giới hạn từng năm, xem CRA được ấn định lại ngược về trước bao xa; nếu đã nhận thư, xem rà soát và kiểm tra thuế.

Hồ sơ nào của công ty phải giữ lâu hơn: biên bản, hồ sơ cổ phần, sổ cái?

Công ty giữ năm loại hồ sơ cho đến hai năm sau khi giải thể, nên không loại nào hết hạn khi công ty còn tồn tại (Reg. 5800(1)(a); CRA). CRA nêu cùng năm loại đó trong danh sách của mình:

• biên bản các cuộc họp của giám đốc
• biên bản các cuộc họp của cổ đông
• hồ sơ ai sở hữu cổ phần và mọi lần chuyển nhượng
• sổ cái hoặc sổ ghi cuối cùng (sổ gốc của mọi tài khoản)
• các hợp đồng hoặc thỏa thuận đặc biệt cần để hiểu các bút toán trong sổ cái

Biên lai và hóa đơn thông thường hết hạn dần theo từng năm. Năm loại này thì không, nên hãy giữ trong hồ sơ lưu vĩnh viễn của công ty. Ngừng kinh doanh không làm công ty giải thể; thời hạn chỉ bắt đầu khi giải thể. Khi hợp nhất (amalgamation), CRA coi công ty mới là sự tiếp nối của từng công ty tham gia hợp nhất, nên các hồ sơ này được chuyển sang (IC78-10R5).

Sau khi đóng doanh nghiệp một chủ hoặc hợp danh, tôi giữ hồ sơ bao lâu?

Khi doanh nghiệp không phải công ty chấm dứt hoạt động, hãy giữ hồ sơ của doanh nghiệp trong sáu năm kể từ cuối năm thuế mà doanh nghiệp chấm dứt (CRA). Với sổ cái và các hợp đồng cần để đọc sổ cái, quy định này là Reg. 5800(1)(c). Các hồ sơ khác thường hết hạn cùng ngày, nhưng tờ khai cuối cùng nộp trễ, khiếu nại, yêu cầu của CRA hoặc một năm sau dựa vào chúng có thể kéo dài thêm.

Cách gọi của CRA là "non-incorporated business"; CRA không nêu tên hợp danh và cũng không nói ngày kết thúc năm nào được tính cho hợp danh. Hợp danh có thành viên là cá nhân thường có kỳ tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12, trừ khi các thành viên hợp danh đã chọn phương pháp thay thế (ITA s. 249.1); nếu ngày kết thúc năm khác nhau, cách hiểu thận trọng là tính từ ngày muộn hơn. Nếu bạn bán doanh nghiệp, thời hạn vô thời hạn của CRA đối với hồ sơ ảnh hưởng đến việc bán hoặc chấm dứt doanh nghiệp cũng có thể áp dụng.

Sau khi giải thể công ty, tôi giữ hồ sơ bao lâu?

Công ty đã giải thể giữ toàn bộ hồ sơ và tài liệu chứng minh trong hai năm sau ngày giải thể (CRA; Reg. 5800(1)(a) và (b)). Về thuế thu nhập, quy định này thay cho cách tính thông thường: mốc do ngày giải thể quyết định, không phải ngày kết thúc năm của từng hồ sơ, trừ khi tờ khai nộp trễ, khiếu nại hoặc kháng cáo, hay yêu cầu của CRA làm kéo dài. Quy định này không rút ngắn thời hạn GST/HST: hãy giữ hóa đơn và hồ sơ GST/HST khác trong đủ 6 năm theo ETA s. 286(3). Đây cũng chỉ là mức tối thiểu, không phải giới hạn ấn định lại; thời hạn CRA được ấn định lại năm cuối có thể dài hơn (xem CRA được ấn định lại ngược về trước bao xa). Giải thể cũng không chấm dứt mọi yêu cầu: CRA có thể ấn định bất cứ lúc nào đối với người không giao dịch độc lập (arm's length) với công ty và đã nhận tài sản của công ty với giá thấp hơn giá trị, nếu công ty còn nợ thuế (s. 160(2)), và giám đốc cũng có các giới hạn riêng (xem đóng một công ty).

Luật khác có thể đòi hỏi lâu hơn. Với công ty thành lập theo luật liên bang, người được giao giữ tài liệu và hồ sơ của công ty vẫn có trách nhiệm xuất trình chúng trong sáu năm kể từ ngày giải thể, trừ khi lệnh của tòa án định thời hạn ngắn hơn (CBCA s. 225; Regulations s. 14.1). Luật công ty cấp tỉnh bang và vùng lãnh thổ có quy định riêng mà trang này không đề cập. Hãy kiểm tra công ty của bạn được thành lập theo luật nào.

Quy định thuế nói phải giữ gì, không nói ai giữ. Sau khi giải thể không còn công ty để giữ hồ sơ, nên hãy chỉ định người và nơi lưu trước ngày giải thể. Thứ tự các bước đóng công ty nằm trong đóng một công ty.

Nếu tôi đã nộp đơn khiếu nại hoặc kháng cáo thì sao?

Hãy giữ mọi hồ sơ cần cho khiếu nại hoặc kháng cáo cho đến ngày muộn nhất trong ba ngày: vụ việc được giải quyết, hết thời hạn nộp mọi kháng cáo tiếp theo, và hết thời hạn thông thường (CRA; s. 230(6)). Hồ sơ GST/HST có quy tắc tương tự trong ETA s. 286(4). Về chính vụ tranh chấp, xem rà soát và kiểm tra thuế.

Quy tắc có giống nhau với hồ sơ GST/HST không?

Hồ sơ GST/HST theo quy tắc gần như giống vậy: giữ 6 năm sau cuối năm mà chúng liên quan, với quy tắc tương tự về khiếu nại, yêu cầu của CRA và việc hủy sớm (ETA s. 286). Có hai điểm khác cần lưu ý:

• Nơi giữ và ngôn ngữ. Trừ khi CRA cho phép khác, hồ sơ GST/HST được giữ tại Canada, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp (ETA s. 286(1.2)).
• Tờ khai nộp trễ và chưa nộp. Section 286 không có quy tắc tính từ ngày nộp như của thuế thu nhập. Nếu bạn chưa nộp tờ khai GST/HST cho một kỳ đã kết thúc hơn 6 năm trước, bạn vẫn phải nộp và giữ hồ sơ chứng minh (ETA s. 286(3); CRA).

Với hồ sơ lương theo Employment Insurance Act và Canada Pension Plan, thông tư nêu rằng thời hạn bắt đầu từ cuối năm dương lịch mà hồ sơ liên quan, không có quy tắc giải thể hay chấm dứt kinh doanh như của thuế thu nhập (IC78-10R5). Hãy xác nhận thời hạn của hồ sơ lương trước khi hủy. Quy tắc của Revenu Québec và thuế bán hàng cấp tỉnh bang không được đề cập ở đây.

Tôi có thể lưu hồ sơ trên máy tính, quét giấy rồi bỏ bản gốc, hoặc lưu ngoài Canada không?

Trên máy tính: được. Hồ sơ bạn tạo bằng điện tử phải ở định dạng đọc được bằng điện tử trong suốt thời hạn, kể cả khi bạn cũng in ra (s. 230(4.1); CRA). Hãy giữ bản sao lưu có thể khôi phục ở định dạng CRA dùng được, và xuất hồ sơ trước khi đóng tài khoản phần mềm kế toán.

Giấy đã quét: CRA cho biết giấy được quét theo tiêu chuẩn quốc gia mà CRA nêu, CAN/CGSB-72.34, thì sau đó có thể hủy. Nếu bản quét chưa đạt, hãy giữ bản gốc; nếu còn nghi ngờ, hãy hỏi ý kiến pháp lý trước. Xem biên lai đã quét.

Ngoài Canada: chỉ khi có văn bản cho phép của CRA. Hồ sơ được giữ tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú của bạn ở Canada (s. 230(1)). Hồ sơ lưu ở nước ngoài và truy cập điện tử từ Canada không được coi là giữ tại Canada. Với hồ sơ điện tử, CRA có thể cho phép, và có thể chấp nhận bản sao đúng nguyên bản có sẵn tại Canada ở định dạng phần mềm của CRA đọc được. Nếu hồ sơ nằm trên máy chủ ngoài Canada, bạn phải truy cập chúng, hoặc nhờ nhân viên của bạn truy cập, và cung cấp cho CRA những gì CRA yêu cầu. Nhà cung cấp bên ngoài không chuyển nghĩa vụ khỏi bạn (CRA; IC05-1).

Tôi có thể hủy hồ sơ sớm không?

Chỉ khi có văn bản cho phép của CRA. Hãy gửi Form T137, Request for Destruction of Records (yêu cầu hủy hồ sơ), hoặc một yêu cầu bằng văn bản đến văn phòng dịch vụ thuế địa phương của CRA, nêu rõ hồ sơ, các năm thuế và mọi hoàn cảnh đặc biệt (CRA; IC78-10R5). CRA cho biết hủy hồ sơ mà không có phép có thể bị truy tố.

Việc xin phép dành cho việc hủy trước khi hết thời hạn. Sau khi hết thời hạn, hãy kiểm tra xem có khiếu nại đang mở, yêu cầu của CRA, năm sau dựa vào hồ sơ đó, hoặc luật khác hay không. Phép của CRA chỉ áp dụng cho hồ sơ bắt buộc theo các luật CRA thực thi; CRA không thể chấp thuận việc hủy hồ sơ bắt buộc theo luật liên bang, tỉnh bang, vùng lãnh thổ hoặc thành phố khác. Công ty đang đóng nên kiểm tra luật công ty của mình trước khi hủy hồ sơ.

Nếu một số hồ sơ đã mất thì sao?

Hãy liệt kê hồ sơ bị mất thuộc những năm thuế nào và những năm đó còn mở hay không (ngày nộp, thông báo ấn định thuế). Thông tư của CRA nêu rằng nếu hồ sơ điện tử bắt buộc bị mất, bị hủy hoặc bị hư, người đó phải báo cho giám đốc văn phòng dịch vụ thuế địa phương và tạo lại tệp trong thời gian hợp lý (IC78-10R5). Quy tắc đó viết cho hồ sơ điện tử. Với hồ sơ bị hủy do thảm họa, CRA hướng đến Hỗ trợ của CRA nếu bạn bị ảnh hưởng bởi thảm họa.

Việc dựng lại từ những gì còn lại (sao kê ngân hàng và thẻ, báo cáo của sàn bán hàng, tờ khai đã nộp và thông báo của CRA) được nói trong dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và chi phí không có biên lai.

Ví dụ

Mọi ngày tháng đều chỉ để minh họa.

Hồ sơ năm 2024 của một freelancer

Một chủ doanh nghiệp một chủ nộp tờ khai năm 2024 vào ngày 20 tháng 4 năm 2025. Mọi biên lai và hóa đơn năm 2024 được giữ đến ngày 31 tháng 12 năm 2030, sáu năm sau cuối năm thuế 2024. Thiết bị mua năm 2024 và bán năm 2027 có hóa đơn mua có thể được đưa vào khoản lãi hoặc lỗ năm 2027, nên hóa đơn đó được giữ ít nhất đến ngày 31 tháng 12 năm 2033, sáu năm sau năm thuế 2027. Trang web của CRA cho biết hồ sơ về việc mua và thanh lý tài sản dài hạn được giữ vô thời hạn.

Người nộp trễ

Một công ty dùng năm dương lịch nộp tờ khai năm 2022 vào ngày 1 tháng 3 năm 2026, sau hạn nộp. Hồ sơ thông thường năm 2022 của công ty được giữ đến ngày 1 tháng 3 năm 2032, sáu năm kể từ ngày nộp; nếu tính từ cuối năm 2022 thì thời hạn đã kết thúc vào năm 2028. Biên bản, hồ sơ cổ phần và sổ cái của công ty được giữ ít nhất đến hai năm sau khi giải thể, dù ngày nộp là ngày nào. Tờ khai năm 2023 được nộp đúng hạn, nên hồ sơ năm 2023 giữ mốc riêng của mình.

Công ty đang đóng

Một công ty dùng năm dương lịch giải thể vào ngày 30 tháng 6 năm 2026. Giả sử các tờ khai đã nộp đúng hạn và không có khiếu nại hay yêu cầu nào của CRA đang mở. Thời hạn thuế thu nhập cho mọi hồ sơ của công ty, kể cả biên bản và biên lai năm 2024, kết thúc vào ngày 30 tháng 6 năm 2028, dù sáu năm tính từ cuối năm 2024 sẽ kéo đến ngày 31 tháng 12 năm 2030. Nếu công ty là đối tượng đã đăng ký GST/HST, các biên lai cũng chứng minh GST/HST vẫn phải giữ sáu năm theo quy tắc GST/HST. Phải có người giữ hồ sơ. Nếu công ty thành lập theo luật liên bang, người được giao giữ tài liệu vẫn có trách nhiệm xuất trình chúng trong sáu năm, đến tháng 6 năm 2032, trừ khi tòa án định thời hạn ngắn hơn.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đang đóng hoặc bán doanh nghiệp, hay giải thể công ty: hồ sơ nào phải được giữ, đến ngày nào và ai giữ tùy vào loại hình doanh nghiệp, ngày giải thể và người mua. Xem đóng một công ty và bán doanh nghiệp của bạn; hỗ trợ ghi sổ kế toán là bước tiếp theo nếu sổ sách đóng cửa chưa sẵn sàng.
• Bạn nộp trễ nhiều năm hoặc chưa nộp: hồ sơ của những năm đó vẫn cần. Xem tờ khai công ty chưa nộp, tờ khai cá nhân chưa nộp và làm bù sổ sách quá hạn, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một năm cũ bị hỏi đến, bạn có thư của CRA, hoặc hồ sơ bị mất hay nằm ở nhân viên ghi sổ cũ hoặc tài khoản phần mềm kế toán đã đóng: hãy đọc rà soát và kiểm tra thuế, rồi xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và chi phí không có biên lai; hỗ trợ ghi sổ kế toán là bước tiếp theo nếu sổ sách của năm đó chưa đầy đủ.
• Bạn đang dọn hồ sơ nhiều năm: hồ sơ nào bỏ được tùy vào năm, loại hình doanh nghiệp và mọi vụ việc đang mở. Xem biên lai đã quét và biên lai phải ghi những gì, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Công ty của bạn thành lập cấp tỉnh bang, bạn đã chuyển doanh nghiệp một chủ thành công ty, hồ sơ hoặc chủ sở hữu ở ngoài Canada, hoặc bạn kinh doanh tại Quebec: các quy định liên bang ở trên chưa phải là câu trả lời đầy đủ; Revenu Québec có quy định hồ sơ riêng. Xem sổ sách sau khi lập công ty từ doanh nghiệp một chủ, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.