Kayıttan Önce GST/HST Tahsil Ettiyseniz: İade mi, Aktarım mı?

Numaram yokken GST/HST tahsil ettim: tutabilir miyim, iade mi etmeliyim, aktarmalı mıyım?

CRA'nın yorumuna göre bu tutar size ait değildir: Excise Tax Act, GST/HST olarak tahsil edilen tutarı aktarılana kadar Crown (devlet) adına emanet tutulan para sayar (madde 222). Ne yapacağınız tek soruya bağlıdır: vergiyi tahsil ettiğiniz sırada kayıt olmanız gerekiyor muydu?

Vergiye tabi satışlarınız (ilişkili işletmelerinki dahil) her takvim çeyreğinde ve son dört çeyrek toplamında $30.000 veya altında kaldıysa küçük tedarikçiydiniz. İki testten birinde bu tutarı aştıysanız kayıt olmanız gerekiyordu; tarihler aşağıdadır.

Vergiye tabi satışlar $30.000 sınırına yakınsa ya da üzerindeyse, faturalar birkaç aya yayılıyorsa, ilişkili bir işletme de satış yapıyorsa, kayıtlı bir müşteri numaranızı istiyorsa, CRA'dan mektup geldiyse veya işletme bir şirketse durum basit değildir. Vergiyi tahsil edeli 2 yıl geçtiyse durum daha da zorlaşır.

Vergi gösteren her faturayı, her birinin ödendiği tarihi, hangi müşterilerin GST/HST kayıtlısı olduğunu, ilk vergi hesapladığınız tarihi, takvim çeyreğine göre satışlarınızı (ilişkili işletmeler dahil) ve varsa CRA mektubunu toplayın.

İşletmeniz Québec'teyse GST/HST'yi genellikle Revenu Québec yönetir; bu nedenle bu sayfadaki CRA adımları olduğu gibi geçerli olmayabilir (RC4022).

Kayıtlı olmadığım halde tahsil ettiğim vergiyi CRA neden devletin parası sayıyor?

CRA'nın yorumuna göre emanet kuralı kayda değil, tahsilata bağlıdır. 222(1) maddesi, vergi olarak veya vergi hesabına bir tutar tahsil eden her kişi için geçerlidir; CRA'nın verginin sorumluluğuna ilişkin memorandumu, vergi olarak tahsil edilen tutarların fiilen tahsil edilebilir olup olmadığına bakılmaksızın emanette tutulduğunu söyler (Memorandum 3-1).

Aynı memorandum, kayıtlı olmayan ve kayıt zorunluluğu da bulunmayan bir küçük tedarikçinin yaptığı teslimde ödenecek vergi olmadığını söyler. Yani böyle bir tedarikçinin vergi diye etiketlediği tutar hiç tahsil edilebilir değildi; ancak CRA'nın yorumuna göre ele alınana kadar emanette durur. Bu tutarı olağan satış geliri saymak, yukarıdaki tablodaki iki yoldan biri değildir.

Kayıt olmam gerekiyor muydu, yoksa küçük tedarikçi sınırının altında mıydım?

Dünya genelindeki vergiye tabi satışlar her takvim çeyreğinde ve son dört çeyrek toplamında, ilişkili kişiler dahil, $30.000 veya altında kaldığı sürece kişi küçük tedarikçidir ve kayıt olmak zorunda değildir (madde 148; madde 240(1)). Satışlar giderler düşülmeden sayılır ve sıfır oranlı satışlar da sayılır (CRA: ne zaman kayıt olunur).

Geçerlilik tarihinden itibaren 29 gün içinde başvurun (CRA: ne zaman kayıt olunur).

Taksi işi yapan küçük tedarikçi yine de kayıt olmak zorundadır (madde 240(1.1)); yolculuk paylaşımı ve teslimat işleri için hiç kayıt olmayan sürücüler rehberine bakın. Nelerin sayıldığı dahil testin tamamı GST/HST'ye ne zaman kayıt olunur rehberindedir.

Sınırın altındaysam müşterilere nasıl iade yapar, faturaları nasıl düzeltirim?

2 yıl içinde ödenmemiş faturaları düzeltin, zaten ödenmiş vergiyi iade edin veya alacak olarak kaydedin ve alacak notu düzenleyin. Madde 232(1), tahsil edilebilir olandan fazla vergi hesaplayan veya tahsil eden tedarikçinin fazlayı düzeltmesine, iade etmesine veya alacak yazmasına izin verir; kayıtlı olmayan küçük tedarikçi için olağan mal ve hizmetlerde hiçbir tutar tahsil edilebilir değildi (madde 232). Madde 166 gayrimenkul satışlarını bu kolaylığın dışında bırakır; bu yüzden gayrimenkul satan küçük tedarikçinin ayrıca değerlendirilmesi gerekir (madde 166).

1. Her faturayı, verginin hesaplandığı tarih ve ödendiği tarihle listeleyin. Hesaplanmış ama ödenmemiş vergide süre hesaplama gününden, tahsil edilen vergide ise CRA'ya göre tahsil gününden başlar (Memorandum 12-2). Her faturanın kendi son tarihi vardır; yakın zamanda ödenen eski bir fatura yine de uygun olabilir.
2. Müşteri ödemediyse faturayı düzeltin. Müşteri ödediyse vergiyi iade edin ya da müşterinin size olan borcundan düşün.
3. Makul bir süre içinde alacak notu düzenleyin; yalnızca müşteri, düzeltmeyi bildiren kendi belgesi olan borç notunu önce düzenlemişse gerekmez (madde 232(3)). Gerekli bilgiler: bunun bir alacak notu olduğuna dair ifade, tedarikçinin adı ve kayıt numarası, alıcının adı, tarih ve düzeltilen vergi (yönetmelik, madde 3).
4. Müşteri o vergi için kredi talep etmiş bir kayıtlı mükellefse, not onu bu tutarı net vergisine geri eklemek zorunda bırakır (madde 232(3)(c)).
5. Müşteri aynı vergi için CRA'dan zaten iade almışsa, not fazlayı geri ödemesini gerektirir: kayıtlı mükellef o dönemin beyannamesinin son tarihine kadar, diğerleri takip eden ayın sonuna kadar öder (madde 232(3)(d)). İade etmeden önce sorun.

Madde 232 iadeyi isteğe bağlı bırakır; ancak CRA, müşteri kayıtlı mükellef değilse genellikle iade yapılmasını bekler (Memorandum 12-2). Vergiyi sizden geri alamayan müşteri, ödemeden sonraki 2 yıl içinde hatayla ödenen vergi için CRA'ya iade başvurusu yapabilir; ancak sizden de iade alıp ikisini birden tutamaz (CRA: neden kodu 1C).

Yayımlanan kaynaklarda iki boşluk var. Alacak notu kuralları bir kayıt numarası ister, sizin ise yok; kaynaklar kayıtlı olmayan birinin notta ne göstermesi gerektiğini söylemez. Ayrıca 2 yıl süreden önce tahsil edilen vergide madde 232(1) artık geçerli değildir, emanet kuralı ise geçerlidir. Not göndermeden veya bunun yerine kayıt olmayı seçmeden önce bir vergi uzmanı iki noktayı da doğrulamalıdır. Her faturayı hesaplama tarihi, ödeme tarihi ve son tarihiyle listelemek muhasebe kayıtları işidir.

Kayıt olmadan vergiyi bildirip aktarabilir miyim?

Evet, kanun buna imkan verir. Net vergi “tahsil edilen diğer tüm tutarları” da sayar; kayıtlı olmayan kişi, net verginin aktarılması gereken her takvim ayı için, ay bittikten sonraki 1 ay içinde beyanname verir (madde 225(1); madde 238(2); madde 245(1)). CRA, hatayla tahsil edilen verginin net vergiye dahil edilmesini ve iade ya da alacağın, alacak notunun düzenlendiği dönemde net vergiden düşülmesini söyler (RC4033). Bu yüzden sonraki bir ayda yapılan iade, önceki ayın son tarihini ortadan kaldırmaz. Hesap numaranız yoksa beyan yöntemini CRA ile teyit edin.

Şimdi kayıt olursam, vergi hesapladığım faturaları kapsayacak şekilde kayıt tarihi geriye çekilebilir mi?

Gönüllü kayıtta evet, en fazla 30 gün kadar. Geçerlilik tarihi genellikle başvuru tarihidir ve CRA bu süre içinde daha erken bir tarihi kabul eder; bir şirketin tarihi kuruluşundan önce olamaz (CRA: gönüllü kayıt).

Hesabı açmadan önce 30 gün süreyi aşan bir dönemde vergi hesapladıysanız CRA sizden onu aramanızı ister (RC4022). Çevrim içi sistem 30 gün öncesine giden bir tarihi kabul etmez. Daha erken bir tarih için sahibi, ortağı, yönetim kurulu üyesi veya yetkili temsilcisi tarafından imzalanmış yazılı bir talep ile vergi hesaplamaya başladığınız tarihi gösteren belgeler ya da satışlarınızın dökümü gerekir; kararı CRA verir (CRA: geriye dönük kayıt).

Kayıt olmanız gerekiyorsa tarih sizin seçiminiz değildir; yukarıdaki tabloyu izler. Bu tarih 30 gün öncesine uzanıyorsa çevrim içi sistem onu da kabul etmez: yazılı talep, vergiye tabi satışların ilk kez $30.000 sınırını geçtiği tarihi gösteren satış dökümüyle birlikte gider. Gönüllü kayıt sizi ileriye dönük de bağlar: vergiye tabi satışlarda vergi hesaplarsınız, düzenli olarak beyanname verirsiniz ve ticari faaliyetleri durdurmadıkça en az bir yıl kayıtlı kalırsınız.

İkisi birleştirilebilir: son faturalar için süre içinde kayıt olun, daha eski olanları madde 232 kapsamında iade edin.

Kayıt olduktan sonra ne aktarırım ve o dönemdeki giderlerim için kredi talep edebilir miyim?

Her beyan dönemi için (bir beyannamenin kapsadığı ay, çeyrek veya yıl) net vergiyi aktarırsınız: o dönemdeki satışlarınızda tahsil edilen veya tahsil edilebilir hale gelen vergi, aynı beyannamede talep ettiğiniz girdi vergisi kredileri (iş giderlerinde ödediğiniz GST/HST) düşüldükten sonra (madde 225). Geçerlilik tarihinde veya sonrasında yapılan teslimlerdeki vergi, hesaplamış olsanız da olmasanız da ait olduğu dönemin beyannamesine girer; çünkü net vergi, tahsil edilen vergiye ek olarak tahsil edilebilir hale gelen vergiyi de sayar. Kayıtlıyken GST/HST hesaplamadım rehberine bakın.

Kayıtlı olduğunuz bir dönemde iş giderlerinde ödediğiniz vergi için krediler de aynı beyannameye girer. Bunları talep eden beyannameyi vermeden önce elinizde yeterli belge bulunması gerekir (madde 169); olağan talep süresi dört yıl.

Kayıt tarihinden önceki giderlerin kredileri farklı kurallara tabidir: kayıttan önce ödenen GST/HST'nin talep edilmesi rehberine bakın. Beyanname işleyişi GST/HST ve girdi vergisi kredilerinin beyanı rehberindedir. Birkaç dönemin beyanı gecikmişse verilmemiş beyannameler ve tahmini tarhiyatlar rehberine bakın.

Müşterim kayıtlı mükellef ve GST/HST numaramı istedi: kredisine ne olur?

Müşteri krediyi yalnızca öngörülen bilgilerle talep edebilir; $100 veya üzeri toplamlarda bu bilgiler arasında kayıt numaranız da bulunur (yönetmelik, madde 3); CRA, tedarikçilerin bunu göstermesi gerektiğini söyler (CRA: GST/HST hesap numarasının doğrulanması). CRA'nın görüşü ayrıca, teslimde ödenecek GST/HST yoksa kredi talep edilemeyeceği ve yanlış ya da hatalı bir numaranın krediyi reddettireceği yönündedir (Memorandum 8-4; tutar bantları yönetmeliğinkilerden eskidir). Alıcılar numarayı CRA'nın GST/HST Registry sorgusunda doğrulayabilir.

Yapılacak şey durumunuza bağlıdır:

• Kayıt zorunluluğu olmayan bir küçük tedarikçiyseniz ve kayıt olmuyorsanız: tahsil edilebilir bir vergi yoktu, dolayısıyla müşterinin kredisinin dayanacağı ödenecek vergi de yok. Madde 232, tahsilattan sonraki 2 yıl içinde alacak notuyla iade veya alacak yazmaya izin verir.
• Geçerlilik tarihi fatura tarihinde veya öncesinde olacak şekilde kayıt olursanız: numara verildikten sonra faturayı numaranızla yeniden düzenleyebilirsiniz; böylece müşteri kredisini belgeleyebilir.
• Size ait olmayan ya da henüz verilmemiş bir numarayı asla vermeyin. Müşterinin amacı bakımından yanlış veya hatalıdır.

CRA tahsil edip aktarmadığım vergi için ceza ve faiz uygulayabilir mi, önce kendim başvurabilir miyim?

Kayıt olmanız gerekiyorduysa faiz ve geç beyan cezası her beyannamenin son tarihinden itibaren işleyebilir. Vergi tahsil eden küçük tedarikçi de bunun dışında değildir: aylık beyanname ve ödeme ay bittikten sonraki 1 ay içinde yapılmalıdır (yukarıdaki bölüme bakın); bu nedenle faiz ve geç beyan cezası o tarihten itibaren işleyebilir. Gönüllü bildirim iki yükü de azaltabilir, ancak verginin kendisini azaltmaz.

Faiz, gerektiği zaman aktarılmayan veya ödenmeyen bir tutar üzerinde, ödenene kadar öngörülen oranla işler (madde 280). Geç beyan cezası, verilmesi gereken bir beyanname gecikir gecikmez uygulanır (madde 280.1); formül GST/HST geç beyan cezası rehberindedir.

CRA harekete geçmeden önce başvurmanın yolu Gönüllü Bildirim Programı'dır. Başvuru, denetim veya soruşturma başlamadan yapılmalı, eksiksiz olmalı, faiz veya ceza doğuran bir hata ya da eksiklik içermeli, en az bir yıl veya bir beyan dönemi gecikmiş bilgileri kapsamalı ve ödeme ya da ödeme düzeni talebi içermelidir (CRA uygunluk koşulları). Her başvuruya CRA karar verir. Kendiliğinden yapılan başvuruda olağan af, faiz için %75, cezalar için %100 kadardır; CRA sizinle konu hakkında iletişime geçtikten sonra af daha az olabilir (CRA kararı).

CRA da önce yazabilir: kayıt niyeti bildirimi gönderebilir; bu durumda başvurmanız veya kaydın gerekmediği konusunda CRA'yı ikna etmeniz gerekir, aksi halde CRA 60 gün sonra sizi kaydedebilir (madde 241). Programın tamamı için incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim rehberine bakın.

Bu çözülene kadar parayı kayıtlarda nasıl göstermeliyim?

Satışların dışında tutun ve ne olduğunu belirten bir borç hesabına yazın. Bu bir vergi kuralı değil, muhasebe uygulamasıdır; satışlarınızı ve kârınızı temiz tutar, nakdin kaynağının izlenmesini sağlar.

1. Her satışı vergi öncesi fiyatla kaydedin.
2. Hesaplanan vergiyi “Kayıttan önce hesaplanan GST/HST” gibi bir borç hesabına işleyin.
3. Fatura bazında bir liste tutun: müşteri, vergi hesaplama tarihi, ödeme tarihi, tutar, madde 232 son tarihi ve durum.
4. Hesabı tek yoldan kapatın: müşteriye iade ettiğinizde hesabı borçlandırın ya da beyannamede bildirdiğinizde “tahsil edilen GST/HST” hesabınıza aktarın.

Kayıt olduktan sonra GST/HST'nin kayıtlarda gösterilmesi rehberindeki olağan hesapları kullanın. Tahsil edilen verginin gelir sayılıp sayılmadığı tahsil edilen GST/HST gelir midir rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tutarlar Kanada dolarıdır.

Sınırın altında, tek faturada HST

Ontario'daki bir serbest çalışan son dört çeyrekte C$20.000 fatura keser; ilişkili işletmesi yoktur ve hiçbir çeyrekte C$30.000'ı aşmamıştır. C$3.000'lık bir faturaya C$390 HST ekler, ödemesini alır ve numarası yoktur. Küçük tedarikçi olduğu için tahsil edilebilir bir vergi yoktu. Fatura hâlâ ödenmemiş olsaydı faturayı düzeltirdi. Ödendikten sonra C$390'ı alacak notuyla iade edebilir, kayıt olmadan aylık beyannameyle bildirip aktarabilir veya gönüllü olarak kayıt olup aktarabilir. Gönüllü kayıt çevrim içi 30 gün geriye gider; daha eski bir fatura için CRA'nın karar verdiği yazılı talep gerekir. İade için CRA kararı gerekmez, ancak yukarıdaki alacak notu konusu açıktır. Kayıt olmak beyanname yükü ve bir yıllık asgari süre getirir.

Sınırın üstünde, yalnızca GST

Alberta'daki bir danışman art arda dört çeyrekte C$8.000, C$9.000, C$14.000 ve C$14.000 fatura keser; toplam C$45.000'dır ve ilişkili işletmesi yoktur. Dört çeyreklik toplam üçüncü çeyrekte C$30.000'ı geçer; bu yüzden küçük tedarikçi statüsü o çeyreği izleyen ayın sonunda biter. Bu tarihten sonra düzenlenen üç faturanın toplamı C$12.000'dir ve her birine numarasız olarak %5 GST ekler, toplam C$600. Statü bittikten sonraki ilk teslimden itibaren kayıt olması gerekiyordu. Kayıt olur, bu tarih 30 günden daha geriye gittiği için o tarihi yazılı olarak talep eder, C$600'ü ilgili dönemin beyannamesinde bildirir ve o tarihten beri yaptığı diğer tüm vergiye tabi satışları, hiç vergi hesaplamadıklarını da dahil, gözden geçirir. Aynı dönemlerdeki iş giderlerinin kredileri, uygun faturalarla belgelenmişse aktaracağı tutarı azaltabilir.

Kayıtlı müşteri numarayı istiyor

Numarası olmayan Ontario'daki bir danışman, işletme müşterisine C$1.000 artı C$130 HST, toplam C$1.130 fatura keser. Müşteri, C$130'luk krediyi belgelemek için numarayı ister. Danışman küçük tedarikçiyse ve kayıtsız kalırsa C$130'u alacak notuyla iade eder ve müşteri hiçbir şey talep etmez. Geçerlilik tarihi fatura tarihinde veya öncesinde olacak şekilde, 30 gün içinde ya da yazılı talep üzerine kabul edilen bir kayıtla kayıt olursa faturayı numarasıyla yeniden düzenler ve C$130'u beyannamesinde bildirir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Aylardır vergi hesaplıyorsunuz ya da bir müşteri numaranızı istiyor ve kayıt olmanız gerekip gerekmediğini bilmiyorsunuz: cevap, iade mi edeceğinizi yoksa kayıt mı olacağınızı, kayıt tarihini ve CRA yazmadan önce başvurup başvurmayacağınızı belirler. Çeyreklere göre satışları ve fatura listesini yeniden oluşturmak muhasebe kayıtları işidir; testin kendisi GST/HST'ye ne zaman kayıt olunur rehberindedir.
• Kayıtlısınız ama bazı satışlarda vergi hesaplamadınız: kayıtlıyken GST/HST hesaplamadım rehberine bakın.
• Yanlış oranda ya da başka bir eyaletin vergisini hesapladınız: yanlış GST/HST oranı hesaplandı rehberine bakın.
• Fiyatlarınız vergi dahildi ya da kayıttan önce fiyat teklif ettiniz: vergi dahil fiyatlar ve GST/HST rehberine bakın.
• Kayıttan önce ekipman veya kurulum giderlerinde vergi ödediniz: kayıttan önce ödenen GST/HST'nin talep edilmesi rehberine bakın.
• Beyannameler hiç verilmedi ya da CRA tahmini tarhiyat yaptı: verilmemiş beyannameler ve tahmini tarhiyatlar rehberine bakın ve dönemleri yeniden oluşturmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• CRA yazdı veya inceleme başlattı: gönüllü bildirim kapanmış olabilir. GST/HST incelemeleri ve denetimleri rehberine bakın.
• İşletme bir şirket: yönetim kurulu üyeleri, şirketin aktarmadığı net vergiden madde 323 kapsamında sayılan durumlarda sorumlu olabilir; bu madde ayrıca özen savunmasını ve bir kişinin yönetim kurulu üyeliğinden son ayrılmasından sonra bu sorumluluğun tarh edilebileceği iki yıl sınırını belirler. Şirketin çeyreklere göre satışları ve fatura listesi kayıt sorusunun temelidir; muhasebe kayıtları desteği bunları yeniden oluşturur, yönetim kurulu üyesinin riskini ise bir vergi uzmanıyla konuşmakta yarar vardır.
• İşletme bir ortaklık: genel ortaklar, ortak oldukları dönemde ödenmesi veya aktarılması gereken tutarlardan ortaklıkla birlikte müteselsilen sorumludur; tasfiye anındaki ortak sonrasında da sorumlu kalır; eski bir ortağın önceki tutarlar için sorumluluğu ortaklık mallarıyla sınırlıdır ve genel ortak olmayan limited ortak kapsam dışıdır (madde 272.1(5)). Ortakları ve tarihlerini bir vergi uzmanıyla konuşun.
• Vergi tahsil edeli 2 yıl geçti ya da çok sayıda müşteri var: bazıları için madde 232 süresi kapanmış olabilir. Hangisinin kapandığını gösteren fatura listesi muhasebe kayıtları işidir; iade etmek ile kayıt olmak arasındaki seçimi bir vergi uzmanı doğrulamalıdır.