GST/HST cobrado antes de se registrar: devolver ou recolher?

Cobrei GST/HST antes de ter um número: fico com o valor, devolvo ou recolho?

Segundo a leitura da CRA, o valor não é seu para ficar: o Excise Tax Act trata o valor cobrado como GST/HST como mantido em trust para a Coroa até ser recolhido (seção 222). O que fazer com ele depende de uma pergunta: você era obrigado a se registrar quando o cobrou?

Você era um pequeno fornecedor se suas vendas tributáveis, somadas às de qualquer empresa associada, ficaram em $30.000 ou menos em cada trimestre-calendário e nos últimos quatro trimestres. Acima disso em qualquer um dos dois testes, você era obrigado a se registrar; as datas estão abaixo.

O caso se complica quando as vendas tributáveis estão perto de $30.000 ou acima dele, as faturas se estendem por vários meses, uma empresa associada também vende, um cliente registrado pede seu número, chegou uma carta da CRA ou o negócio é uma corporação. Também fica mais difícil quando você cobrou o imposto há mais de 2 anos.

Reúna todas as faturas que mostram imposto, a data em que cada uma foi paga, quais clientes são contribuintes registrados no GST/HST, a data em que você cobrou imposto pela primeira vez, suas vendas por trimestre-calendário (inclusive as de qualquer empresa associada) e qualquer carta da CRA.

Se o seu negócio está localizado em Quebec, a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST, então os passos da CRA nesta página podem não se aplicar como estão escritos (RC4022).

Por que a CRA trata o imposto que cobrei como do governo, se eu não era registrado?

Na leitura da CRA, a regra do trust acompanha a cobrança, não o registro. A seção 222(1) vale para toda pessoa que cobra um valor como imposto ou por conta de imposto, e o memorando da CRA sobre a responsabilidade pelo imposto diz que os valores cobrados como imposto são mantidos em trust, quer pudessem ou não ser de fato cobrados (Memorandum 3-1).

O mesmo memorando diz que nenhum imposto é devido sobre um fornecimento feito por um pequeno fornecedor que não é registrado nem obrigado a se registrar. Assim, o valor que esse fornecedor chama de imposto nunca pôde ser cobrado, mas, na leitura da CRA, fica em trust até ser resolvido. Tratá-lo como receita comum de vendas não é um dos dois caminhos da tabela acima.

Eu era obrigado a me registrar, ou estava abaixo do limite de pequeno fornecedor?

Uma pessoa é pequeno fornecedor, e não é obrigada a se registrar, enquanto suas vendas tributáveis no mundo todo ficam em $30.000 ou menos em cada trimestre-calendário e nos últimos quatro trimestres, contando as empresas associadas (seção 148; seção 240(1)). As vendas contam antes das despesas, e as vendas com alíquota zero também contam (CRA: quando se registrar).

Peça o registro em até 29 dias da data de vigência (CRA: quando se registrar).

Um pequeno fornecedor que explora um negócio de táxi deve se registrar de qualquer forma (seção 240(1.1)); para motoristas de aplicativo e de entrega, veja motoristas que nunca se registraram. O teste completo, incluindo o que conta, está em quando se registrar para o GST/HST.

Se eu estava abaixo do limite, como devolvo aos clientes e corrijo as faturas?

Corrija as faturas não pagas e devolva ou credite o imposto já pago em até 2 anos, emitindo uma nota de crédito. A seção 232(1) permite que um fornecedor que cobrou mais imposto do que podia cobrar ajuste, devolva ou credite o excesso; para um pequeno fornecedor não registrado, nenhum imposto podia ser cobrado sobre bens e serviços comuns (seção 232). A seção 166 deixa as vendas de imóveis fora desse alívio, então um pequeno fornecedor que vende imóveis precisa de uma análise à parte (seção 166).

1. Liste cada fatura com a data em que o imposto foi cobrado e a data em que foi pago. Para o imposto cobrado e não pago, o prazo conta do dia da cobrança; para o imposto recebido, a CRA conta do dia do recebimento (Memorandum 12-2). Cada fatura tem seu próprio prazo, e uma fatura antiga paga há pouco ainda pode se enquadrar.
2. Se o cliente não pagou, corrija a fatura. Se o cliente pagou, devolva o imposto ou credite-o contra o que ele deve a você.
3. Emita a nota de crédito em prazo razoável, a menos que o cliente emita antes uma nota de débito, que é o aviso do próprio cliente sobre o ajuste (seção 232(3)). Os dados exigidos são uma declaração de que se trata de uma nota de crédito, o nome e o número de registro do fornecedor, o nome do destinatário, a data e o imposto ajustado (regulamento, seção 3).
4. Se o cliente é um contribuinte registrado que pediu crédito desse imposto, a nota o obriga a somar o valor de volta ao seu imposto líquido (seção 232(3)(c)).
5. Se o cliente já recebeu uma restituição da CRA pelo mesmo imposto, a nota o obriga a devolver o excesso: um contribuinte registrado, até a data de vencimento da declaração daquele período; qualquer outro, até o fim do mês seguinte (seção 232(3)(d)). Pergunte antes de devolver.

A seção 232 torna a devolução opcional, mas a CRA espera que, em geral, ela seja feita quando o cliente não é contribuinte registrado (Memorandum 12-2). Um cliente que não consegue reaver o imposto com você pode pedir à CRA a restituição do imposto pago por engano, em até 2 anos depois de pagar, e não pode também ficar com uma devolução sua (CRA: código de motivo 1C).

Há duas lacunas nas fontes publicadas. As regras da nota de crédito exigem um número de registro, que você não tem, e as fontes não dizem o que um não registrado deve mostrar na nota. E, para o imposto cobrado há mais de 2 anos, a seção 232(1) deixa de se aplicar, enquanto a regra do trust continua valendo. Um profissional de impostos deve confirmar os dois pontos antes de você enviar as notas ou preferir se registrar. Listar cada fatura com a data da cobrança, a data do pagamento e o prazo é trabalho de escrituração contábil.

Posso informar e recolher o imposto sem me registrar?

Sim, a lei prevê isso. O imposto líquido conta “todos os outros valores cobrados” como imposto, e uma pessoa que não é registrada entrega uma declaração por cada mês-calendário em que há imposto líquido a recolher, em até 1 mês depois do fim do mês (seção 225(1); seção 238(2); seção 245(1)). A CRA diz para incluir no imposto líquido o imposto cobrado por engano e reduzir o imposto líquido pela devolução ou crédito no período em que a nota de crédito é emitida (RC4033). Uma devolução feita em um mês posterior, portanto, não cancela o vencimento de um mês anterior. Sem número de conta, confirme com a CRA como entregar.

Se eu me registrar agora, a data do registro pode retroagir para cobrir as faturas em que cobrei imposto?

Em um registro voluntário, sim, por até 30 dias. A data de vigência costuma ser a data do pedido, e a CRA aceita uma data anterior dentro desse prazo; a data de uma corporação não pode ser anterior à sua constituição (CRA: como se registrar voluntariamente).

Se você cobrou imposto por mais de 30 dias antes de abrir a conta, a CRA manda você ligar para ela (RC4022). O sistema on-line não aceita uma data mais de 30 dias para trás. Uma data anterior exige um pedido por escrito, assinado por um proprietário, sócio, administrador ou representante autorizado, com documentos que mostrem quando você começou a cobrar imposto ou um detalhamento das suas vendas, e a CRA decide (CRA: como retroagir o registro).

Se você era obrigado a se registrar, a data não é uma escolha; ela segue a tabela acima. Se estiver mais de 30 dias para trás, o sistema on-line também não a aceita: o pedido por escrito vai com um detalhamento das vendas que mostre quando as vendas tributáveis passaram de $30.000 pela primeira vez. Um registro voluntário também compromete você daqui para a frente: você cobra imposto sobre as vendas tributáveis, entrega declarações regularmente e permanece registrado por pelo menos um ano, a menos que encerre as atividades comerciais.

As duas opções podem ser combinadas: registre-se para as faturas recentes dentro do prazo e devolva as mais antigas pela seção 232.

O que recolho depois de registrado, e posso pedir crédito dos meus custos nesse período?

Você recolhe o imposto líquido de cada período de apuração (o mês, trimestre ou ano que uma declaração cobre): o imposto cobrado ou cobrável sobre suas vendas naquele período, menos os créditos de imposto sobre insumos (ITC) que você pede na mesma declaração, que são o GST/HST pago em custos do negócio (seção 225). O imposto sobre fornecimentos feitos na data de vigência ou depois dela vai na declaração do período a que pertence, tenha você cobrado ou não, porque o imposto líquido conta tanto o imposto que se tornou cobrável quanto o cobrado. Veja registrado, mas não cobrou GST/HST.

Os créditos sobre o imposto pago em custos do negócio em um período em que você é contribuinte registrado também vão nessa declaração. Você precisa ter comprovação suficiente em mãos antes de entregar a declaração que os pede (seção 169), e o prazo usual para pedir é quatro anos.

Os créditos sobre custos anteriores à data do registro seguem outras regras: veja como pedir crédito do GST/HST pago antes de se registrar. A mecânica da declaração está em como entregar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos. Se vários períodos estão atrasados, veja declarações não entregues e lançamentos por estimativa.

Meu cliente é registrado e pediu meu número de GST/HST: o que acontece com o crédito dele?

Um cliente só pode pedir crédito com as informações exigidas, e, para um total de $100 ou mais, isso inclui o seu número de registro (regulamento, seção 3); a CRA diz que os fornecedores devem mostrá-lo (CRA: como confirmar um número de conta de GST/HST). A posição da CRA também é que nenhum crédito pode ser pedido quando não havia GST/HST a pagar sobre o fornecimento, e que um número falso ou incorreto nega o crédito (Memorandum 8-4, cujas faixas de valores são mais antigas que as do regulamento). Os compradores podem confirmar um número no GST/HST Registry da CRA.

O que fazer depende da sua situação:

• Se você era pequeno fornecedor, não obrigado a se registrar, e não se registra: nenhum imposto podia ser cobrado, então não há imposto a pagar em que o crédito do cliente possa se apoiar. A seção 232 permite devolver ou creditar com uma nota de crédito em até 2 anos.
• Se você se registra com data de vigência igual ou anterior à data da fatura: você pode reemitir a fatura com o seu número depois que ele for emitido, para que o cliente possa comprovar o crédito.
• Nunca informe um número que não é seu ou que ainda não foi emitido. Para o cliente, ele é falso ou incorreto.

A CRA pode cobrar multas e juros sobre o imposto que cobrei e não recolhi, e posso me antecipar?

Se você era obrigado a se registrar, os juros e a multa por atraso na entrega podem correr a partir da data de vencimento de cada declaração. Um pequeno fornecedor que cobrou imposto não fica de fora: a declaração mensal e o pagamento vencem 1 mês depois do fim do mês (veja a seção acima), então os juros e a multa por atraso na entrega podem correr a partir dessa data. Uma divulgação voluntária pode reduzir as duas cobranças, mas não o imposto em si.

Os juros correm sobre um valor não recolhido ou não pago no prazo exigido, à taxa prescrita, até o pagamento (seção 280). A multa por atraso na entrega se aplica assim que uma declaração exigida está atrasada (seção 280.1); a fórmula está em multa por atraso na entrega do GST/HST.

Apresentar-se antes de a CRA agir é o Programa de Divulgação Voluntária (Voluntary Disclosures Program). O pedido deve ser feito antes de uma auditoria ou investigação começar, estar completo, incluir um erro ou omissão com juros ou multas, cobrir informações com pelo menos um ano ou um período de apuração de atraso, e incluir pagamento ou um pedido de acordo de pagamento (elegibilidade segundo a CRA). A CRA decide cada pedido. O alívio normal para um pedido espontâneo é de 75% dos juros e 100% das multas; o alívio pode ser menor depois que a CRA entrou em contato com você sobre o assunto (decisão da CRA).

A CRA também pode escrever primeiro: ela pode enviar um aviso de intenção de registrar, e você então deve pedir o registro ou convencer a CRA de que ele não é exigido, ou a CRA pode registrar você após 60 dias (seção 241). Para o programa completo, veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.

Como mostrar o dinheiro na escrituração contábil até isso ser resolvido?

Mantenha o valor fora das vendas e em uma conta de passivo, com um nome que diga o que ele é. Isso é uma prática de escrituração contábil, não uma regra tributária; ela mantém limpos suas vendas e seu lucro e mantém o dinheiro identificável.

1. Registre cada venda pelo preço antes do imposto.
2. Lance o imposto cobrado em uma conta de passivo, como “GST/HST cobrado antes do registro”.
3. Mantenha uma lista por fatura: cliente, data da cobrança, data do pagamento, valor, prazo da seção 232 e situação.
4. Baixe-o de uma só forma: debite-o quando devolver ao cliente, ou transfira-o para a conta de GST/HST cobrado quando o informar em uma declaração.

Depois de registrado, use as contas normais em como registrar o GST/HST na escrituração contábil. Se o imposto cobrado conta como renda, veja o GST/HST cobrado é renda?.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares canadenses.

Abaixo do limite, HST em uma fatura

Uma freelancer de Ontário fatura C$20.000 nos últimos quatro trimestres, sem empresas associadas e sem nenhum trimestre acima de C$30.000. Ela soma C$390 de HST a uma fatura de C$3.000, recebe o pagamento e não tem número. Ela era pequena fornecedora, então nenhum imposto podia ser cobrado. Se a fatura ainda estivesse em aberto, ela a corrigiria. Depois de paga, ela pode devolver os C$390 com uma nota de crédito, informar e recolher o valor em uma declaração mensal sem se registrar, ou se registrar voluntariamente e recolhê-lo. Um registro voluntário retroage 30 dias pelo sistema on-line; uma fatura mais antiga exige um pedido por escrito que a CRA decide. A devolução não depende de decisão da CRA, mas o ponto da nota de crédito acima continua em aberto. Registrar-se traz mais declarações e um mínimo de um ano.

Acima do limite, só GST

Uma consultora de Alberta fatura C$8.000, C$9.000, C$14.000 e C$14.000 em quatro trimestres seguidos, C$45.000 no total, sem empresas associadas. O total de quatro trimestres passa de C$30.000 no terceiro trimestre, então o status de pequena fornecedora termina no fim do mês seguinte a esse trimestre. Três faturas com data posterior somam C$12.000, e ela somou 5% de GST a cada uma sem ter número, C$600 no total. Ela era obrigada a se registrar desde o primeiro fornecimento depois que o status terminou. Ela se registra, pede por escrito essa data porque está mais de 30 dias para trás, informa os C$600 na declaração do período e revisa todas as outras vendas tributáveis desde então, inclusive aquelas em que não cobrou nada. Os créditos sobre os custos do negócio nos mesmos períodos, se comprovados por faturas adequadas, podem reduzir o que ela recolhe.

Um cliente registrado pede o número

Uma consultora de Ontário sem número fatura C$1.000 mais C$130 de HST a um cliente empresarial, um total de C$1.130. O cliente pede o número para comprovar o crédito de C$130. Se a consultora era pequena fornecedora e continua sem registro, ela devolve os C$130 com uma nota de crédito e o cliente não pede nada. Se ela se registra com data de vigência igual ou anterior à data da fatura, aceita em até 30 dias ou por pedido por escrito, ela reemite a fatura com o seu número e informa os C$130 na sua declaração.

E no seu caso?

• Você cobra imposto há meses, ou um cliente pede seu número, e você não sabe se era obrigado a se registrar: a resposta define se você devolve ou se registra, a data do registro e se vale se apresentar antes de a CRA escrever. Reconstruir as vendas por trimestre e a lista de faturas é trabalho de escrituração contábil; o teste em si está em quando se registrar para o GST/HST.
• Você é registrado, mas não cobrou imposto em algumas vendas: veja registrado, mas não cobrou GST/HST.
• Você cobrou a alíquota errada ou o imposto de outra província: veja cobrou a alíquota errada de GST/HST.
• Seus preços incluíam o imposto, ou você passou um preço antes de se registrar: veja preços com imposto incluído e GST/HST.
• Você pagou imposto sobre equipamentos ou custos de abertura antes de se registrar: veja como pedir crédito do GST/HST pago antes de se registrar.
• As declarações nunca foram entregues, ou a CRA lançou uma estimativa: veja declarações não entregues e lançamentos por estimativa e peça ajuda com a escrituração contábil para reconstruir os períodos.
• A CRA escreveu ou iniciou uma revisão: uma divulgação voluntária pode já estar fechada. Veja revisões e auditorias de GST/HST.
• O negócio é uma corporação: os administradores podem se tornar responsáveis pelo imposto líquido que a corporação deixa de recolher, nas situações listadas na seção 323, que também prevê uma defesa de devida diligência e um limite de dois anos, depois que a pessoa deixou de ser administradora, para lançar essa responsabilidade. As vendas da corporação por trimestre e a lista de faturas são a base da questão do registro; a ajuda com a escrituração contábil as reconstrói, e a exposição de um administrador vale ser levada a um profissional de impostos.
• O negócio é uma sociedade de pessoas: os sócios gerais respondem solidariamente com a sociedade pelos valores a pagar ou a recolher enquanto eram membros, e um sócio na dissolução continua responsável depois dela; a exposição de um ex-membro por valores anteriores se limita aos bens da sociedade, e um sócio limitado que não seja sócio geral fica excluído (seção 272.1(5)). Leve os sócios e as datas deles a um profissional de impostos.
• O imposto foi cobrado há mais de 2 anos, ou há muitos clientes: o prazo da seção 232 pode ter se encerrado para alguns deles. A lista de faturas que mostra quais é trabalho de escrituração contábil; um profissional de impostos deve confirmar a escolha entre devolver e se registrar.