GST/HST vor der Registrierung berechnet: Erstatten oder abführen?

GST/HST vor Erhalt einer Nummer berechnet: behalten, erstatten oder abführen?

Nach Auffassung der CRA gehört Ihnen der Betrag nicht: Nach dem Excise Tax Act (kanadisches Umsatzsteuergesetz) wird ein als GST/HST vereinnahmter Betrag treuhänderisch für die Krone gehalten, bis er abgeführt ist (Abschnitt 222). Was Sie damit tun, hängt von einer Frage ab: Waren Sie zur Registrierung verpflichtet, als Sie die Steuer berechneten?

Sie waren Kleinunternehmer, wenn Ihre steuerpflichtigen Umsätze, einschließlich eines verbundenen Unternehmens, in jedem Kalenderquartal und über die letzten vier Quartale höchstens $30.000 betrugen. Lagen sie bei einem der beiden Tests darüber, waren Sie zur Registrierung verpflichtet; die Termine stehen unten.

Schwierig wird der Fall, wenn die steuerpflichtigen Umsätze nahe bei oder über $30.000 liegen, die Rechnungen sich über mehrere Monate verteilen, ein verbundenes Unternehmen ebenfalls verkauft, ein registrierter Kunde nach Ihrer Nummer fragt, ein Schreiben der CRA eingetroffen ist oder das Unternehmen eine Kapitalgesellschaft ist. Schwieriger wird es auch, wenn Sie die Steuer vor mehr als 2 Jahre vereinnahmt haben.

Sammeln Sie jede Rechnung, auf der Steuer ausgewiesen ist, das Zahlungsdatum jeder Rechnung, welche Kunden GST/HST-Registrierte sind, das Datum, an dem Sie erstmals Steuer berechnet haben, Ihre Umsätze nach Kalenderquartal (einschließlich eines verbundenen Unternehmens) und jedes Schreiben der CRA.

Hat Ihr Unternehmen seinen Sitz in Québec, verwaltet in der Regel Revenu Québec die GST/HST, sodass die Schritte der CRA auf dieser Seite möglicherweise nicht wie beschrieben gelten (RC4022).

Warum behandelt die CRA die von mir vereinnahmte Steuer als Geld des Staates, obwohl ich nicht registriert war?

Nach Auffassung der CRA knüpft die Treuhandregel an das Vereinnahmen an, nicht an die Registrierung. Abschnitt 222(1) gilt für jede Person, die einen Betrag als Steuer oder auf Rechnung der Steuer vereinnahmt, und das Memorandum der CRA zur Steuerschuld besagt, dass als Steuer vereinnahmte Beträge treuhänderisch gehalten werden, ob sie tatsächlich einziehbar waren oder nicht (Memorandum 3-1).

Dasselbe Memorandum besagt, dass auf eine Lieferung eines Kleinunternehmers, der weder registriert noch zur Registrierung verpflichtet ist, keine Steuer anfällt. Ein Betrag, den ein solcher Lieferant als Steuer bezeichnet, war also nie einziehbar, liegt nach Auffassung der CRA aber treuhänderisch bei ihm, bis er behandelt ist. Ihn als gewöhnliche Umsatzerlöse zu behandeln, gehört nicht zu den zwei Wegen in der Tabelle oben.

Musste ich mich registrieren, oder lag ich unter der Grenze für Kleinunternehmer?

Eine Person ist Kleinunternehmer und nicht zur Registrierung verpflichtet, solange die weltweiten steuerpflichtigen Umsätze einschließlich der verbundenen Personen in jedem Kalenderquartal und über die letzten vier Quartale höchstens $30.000 betragen (Abschnitt 148; Abschnitt 240(1)). Umsätze zählen vor Abzug der Ausgaben, und nullbesteuerte Umsätze zählen mit (CRA: Wann Sie sich registrieren).

Beantragen Sie die Registrierung innerhalb von 29 Tage nach dem Stichtag (CRA: Wann Sie sich registrieren).

Ein Kleinunternehmer, der ein Taxigeschäft betreibt, muss sich trotzdem registrieren (Abschnitt 240(1.1)); für Fahrdienst- und Lieferarbeit siehe Fahrer, die sich nie registriert haben. Der vollständige Test, einschließlich dessen, was zählt, steht im Ratgeber Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.

Wenn ich unter der Grenze lag: Wie erstatte ich den Kunden die Steuer und korrigiere die Rechnungen?

Korrigieren Sie unbezahlte Rechnungen und erstatten oder schreiben Sie bereits gezahlte Steuer innerhalb von 2 Jahre gut, und stellen Sie eine Gutschrift aus. Nach Abschnitt 232(1) darf ein Lieferant, der mehr Steuer berechnet oder vereinnahmt hat, als einziehbar war, den Mehrbetrag korrigieren, erstatten oder gutschreiben; bei einem nicht registrierten Kleinunternehmer war auf gewöhnliche Waren und Dienstleistungen keine Steuer einziehbar (Abschnitt 232). Abschnitt 166 nimmt Verkäufe von Immobilien von dieser Erleichterung aus; ein Kleinunternehmer, der Immobilien verkauft, braucht daher eine gesonderte Prüfung (Abschnitt 166).

1. Listen Sie jede Rechnung mit dem Datum auf, an dem die Steuer berechnet wurde, und dem Datum der Zahlung. Bei berechneter, aber nicht gezahlter Steuer läuft die Frist ab dem Tag der Berechnung; bei vereinnahmter Steuer rechnet die CRA ab dem Tag der Vereinnahmung (Memorandum 12-2). Jede Rechnung hat ihre eigene Frist, und eine alte Rechnung, die erst kürzlich bezahlt wurde, kann noch infrage kommen.
2. Hat der Kunde noch nicht gezahlt, korrigieren Sie die Rechnung. Hat der Kunde gezahlt, erstatten Sie die Steuer oder schreiben sie auf das gut, was er Ihnen schuldet.
3. Stellen Sie innerhalb angemessener Zeit eine Gutschrift aus, es sei denn, der Kunde stellt zuerst eine Belastungsanzeige aus, also die eigene Mitteilung des Kunden über die Korrektur (Abschnitt 232(3)). Erforderlich sind die Angabe, dass es eine Gutschrift ist, Name und Registrierungsnummer des Lieferanten, der Name des Empfängers, das Datum und die korrigierte Steuer (Verordnung, Abschnitt 3).
4. Ist der Kunde ein Registrierter, der für diese Steuer einen Vorsteuerabzug geltend gemacht hat, muss er sie wegen der Gutschrift seiner Nettosteuer wieder hinzurechnen (Abschnitt 232(3)(c)).
5. Hat der Kunde für dieselbe Steuer bereits eine Erstattung der CRA erhalten, muss er wegen der Gutschrift den Mehrbetrag zurückzahlen: ein Registrierter bis zum Fälligkeitstermin der Erklärung für diesen Zeitraum, jeder andere bis zum Ende des Folgemonats (Abschnitt 232(3)(d)). Fragen Sie nach, bevor Sie erstatten.

Abschnitt 232 stellt die Erstattung ins Ermessen, die CRA erwartet aber in der Regel eine Erstattung, wenn der Kunde kein Registrierter ist (Memorandum 12-2). Ein Kunde, der die Steuer nicht von Ihnen zurückbekommt, kann bei der CRA innerhalb von 2 Jahre nach der Zahlung eine Erstattung für irrtümlich gezahlte Steuer beantragen und darf nicht zusätzlich eine Erstattung von Ihnen behalten (CRA: Ursachencode 1C).

Zwei Lücken in den veröffentlichten Quellen: Die Regeln für Gutschriften verlangen eine Registrierungsnummer, die Sie nicht haben, und die Quellen sagen nicht, was ein Nicht-Registrierter auf der Gutschrift angeben soll. Und für Steuer, die vor mehr als 2 Jahre vereinnahmt wurde, gilt Abschnitt 232(1) nicht mehr, die Treuhandregel aber weiter. Ein Steuerexperte sollte beide Punkte bestätigen, bevor Sie Gutschriften versenden oder sich stattdessen für die Registrierung entscheiden. Jede Rechnung mit Berechnungsdatum, Zahlungsdatum und Frist aufzulisten, ist Buchhaltungsarbeit.

Kann ich die Steuer melden und abführen, ohne mich zu registrieren?

Ja, das Gesetz sieht es vor. Die Nettosteuer umfasst „alle anderen vereinnahmten Beträge“ als Steuer, und wer kein Registrierter ist, reicht für jeden Kalendermonat, in dem Nettosteuer abzuführen ist, eine Erklärung ein, und zwar innerhalb von 1 Monat nach Monatsende (Abschnitt 225(1); Abschnitt 238(2); Abschnitt 245(1)). Die CRA sagt, irrtümlich vereinnahmte Steuer gehöre in die Nettosteuer, und die Nettosteuer sei in dem Zeitraum um eine Erstattung oder Gutschrift zu kürzen, in dem die Gutschrift ausgestellt wird (RC4033). Eine Erstattung in einem späteren Monat hebt daher den Fälligkeitstermin eines früheren Monats nicht auf. Ohne Kontonummer klären Sie das Einreichungsverfahren mit der CRA.

Wenn ich mich jetzt registriere, kann das Registrierungsdatum zurückreichen und die Rechnungen abdecken, auf denen ich Steuer berechnet habe?

Bei einer freiwilligen Registrierung ja, bis zu 30 Tage. Der Stichtag ist in der Regel der Tag Ihres Antrags, und die CRA akzeptiert innerhalb dieser Frist ein früheres Datum; das Datum einer Kapitalgesellschaft darf nicht vor ihrer Gründung liegen (CRA: Freiwillig registrieren).

Haben Sie mehr als 30 Tage vor der Einrichtung des Kontos Steuer berechnet, sagt die CRA, Sie sollen sie anrufen (RC4022). Das Online-System nimmt kein Datum an, das mehr als 30 Tage zurückliegt. Ein früheres Datum erfordert einen schriftlichen Antrag, unterschrieben von einem Eigentümer, Gesellschafter, Direktor oder bevollmächtigten Vertreter, mit Unterlagen, die zeigen, wann Sie begonnen haben, Steuer zu berechnen, oder mit einer Aufschlüsselung Ihrer Umsätze; die CRA entscheidet (CRA: Registrierung zurückdatieren).

Waren Sie zur Registrierung verpflichtet, ist das Datum keine Wahl; es folgt der Tabelle oben. Liegt es mehr als 30 Tage zurück, nimmt auch das Online-System es nicht an: Der schriftliche Antrag geht mit einer Aufschlüsselung der Umsätze, die zeigt, wann die steuerpflichtigen Umsätze erstmals $30.000 überschritten. Eine freiwillige Registrierung verpflichtet Sie außerdem für die Zukunft: Sie berechnen Steuer auf steuerpflichtige Umsätze, reichen regelmäßig Erklärungen ein und bleiben mindestens ein Jahr registriert, sofern Sie nicht die gewerbliche Tätigkeit einstellen.

Beides lässt sich verbinden: Registrieren Sie sich für die jüngeren Rechnungen innerhalb der Frist und erstatten Sie die älteren nach Abschnitt 232.

Was führe ich ab, sobald ich registriert bin, und kann ich für diesen Zeitraum Vorsteuerabzüge auf meine Kosten geltend machen?

Sie führen für jeden Meldezeitraum (den Monat, das Quartal oder das Jahr, den eine Erklärung abdeckt) die Nettosteuer ab: die auf Ihre Umsätze in diesem Zeitraum berechnete oder einziehbare Steuer, abzüglich der Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits), die Sie in derselben Erklärung geltend machen, also der GST/HST, die Sie auf Geschäftskosten gezahlt haben (Abschnitt 225). Steuer auf Lieferungen ab dem Stichtag gehört in die Erklärung für den Zeitraum, zu dem sie gehört, ob Sie sie berechnet haben oder nicht, weil die Nettosteuer auch Steuer umfasst, die einziehbar wurde, nicht nur vereinnahmte. Siehe registriert, aber keine GST/HST berechnet.

Vorsteuerabzüge auf Steuer, die Sie für Geschäftskosten in einem Zeitraum gezahlt haben, in dem Sie Registrierter sind, gehören ebenfalls in diese Erklärung. Sie brauchen ausreichende Nachweise, bevor Sie die Erklärung einreichen, die sie geltend macht (Abschnitt 169), und die übliche Frist für den Antrag beträgt vier Jahre.

Vorsteuerabzüge auf Kosten aus der Zeit vor dem Registrierungsdatum folgen anderen Regeln: siehe GST/HST vor der Registrierung gezahlt geltend machen. Die Mechanik der Erklärung steht im Ratgeber GST/HST und Vorsteuerabzüge einreichen. Sind mehrere Zeiträume überfällig, siehe nicht eingereichte Erklärungen und geschätzte Steuerbescheide.

Mein Kunde ist ein Registrierter und hat nach meiner GST/HST-Nummer gefragt: Was geschieht mit seinem Vorsteuerabzug?

Ein Kunde kann einen Abzug nur mit den vorgeschriebenen Angaben geltend machen, und bei einem Gesamtbetrag von $100 oder mehr muss dazu Ihre Registrierungsnummer gehören (Verordnung, Abschnitt 3); die CRA sagt, Lieferanten müssten sie angeben (CRA: GST/HST-Kontonummer bestätigen). Die CRA vertritt außerdem die Auffassung, dass kein Abzug geltend gemacht werden darf, wenn auf die Lieferung keine GST/HST zu zahlen war, und dass eine falsche oder unrichtige Nummer den Abzug versagt (Memorandum 8-4, dessen Betragsstufen älter sind als die der Verordnung). Käufer können eine Nummer im GST/HST Registry der CRA prüfen.

Was zu tun ist, hängt von Ihrer Lage ab:

• Waren Sie Kleinunternehmer und nicht zur Registrierung verpflichtet und registrieren sich nicht: Es war keine Steuer einziehbar, also gibt es keine zu zahlende Steuer, auf die sich der Abzug des Kunden stützen könnte. Abschnitt 232 erlaubt innerhalb von 2 Jahre eine Erstattung oder Verrechnung mit einer Gutschrift.
• Registrieren Sie sich mit einem Stichtag am oder vor dem Rechnungsdatum: Sie können die Rechnung nach der Vergabe Ihrer Nummer mit dieser neu ausstellen, damit der Kunde den Abzug belegen kann.
• Geben Sie niemals eine Nummer an, die nicht Ihre ist oder noch nicht vergeben wurde. Für den Abzug des Kunden ist sie falsch oder unrichtig.

Kann die CRA auf vereinnahmte, nicht abgeführte Steuer Strafzuschläge und Zinsen erheben, und kann ich mich zuerst melden?

Waren Sie zur Registrierung verpflichtet, können Zinsen und der Verspätungszuschlag ab dem Fälligkeitstermin jeder Erklärung laufen. Auch ein Kleinunternehmer, der Steuer vereinnahmt hat, ist davon nicht ausgenommen: Die monatliche Erklärung und Zahlung sind 1 Monat nach Monatsende fällig (siehe den Abschnitt oben), sodass Zinsen und der Verspätungszuschlag ab diesem Datum laufen können. Eine freiwillige Offenlegung kann beide Beträge senken, nicht aber die Steuer selbst.

Zinsen laufen auf einen Betrag, der nicht wie vorgeschrieben abgeführt oder gezahlt wurde, zum vorgeschriebenen Satz bis zur Zahlung (Abschnitt 280). Der Verspätungszuschlag fällt an, sobald eine vorgeschriebene Erklärung überfällig ist (Abschnitt 280.1); die Formel steht im Ratgeber Verspätungszuschlag bei der GST/HST.

Sich vor einem Tätigwerden der CRA zu melden, ist das Voluntary Disclosures Program (VDP, Programm zur freiwilligen Offenlegung). Ein Antrag muss gestellt werden, bevor eine Prüfung oder Untersuchung beginnt, muss vollständig sein, einen Fehler oder ein Versäumnis mit Zinsen oder Strafzuschlägen betreffen, Angaben abdecken, die mindestens ein Jahr oder einen Meldezeitraum überfällig sind, und eine Zahlung oder einen Antrag auf eine Zahlungsvereinbarung enthalten (Voraussetzungen der CRA). Die CRA entscheidet über jeden Antrag. Ihre normale Entlastung bei einem Antrag aus eigener Initiative beträgt 75 % der Zinsen und 100 % der Strafzuschläge; sie kann geringer ausfallen, wenn die CRA Sie wegen der Sache bereits kontaktiert hat (Entscheidung der CRA).

Die CRA kann auch zuerst schreiben: Sie kann eine Mitteilung über die beabsichtigte Registrierung senden, worauf Sie sich anmelden oder die CRA überzeugen müssen, dass keine Registrierung nötig ist, oder sie kann Sie nach 60 Tagen von sich aus registrieren (Abschnitt 241). Das Programm im Ganzen steht im Ratgeber Prüfungen, Betriebsprüfungen und freiwillige Offenlegung.

Wie zeige ich das Geld in der Buchhaltung, bis das geklärt ist?

Halten Sie es aus den Umsatzerlösen heraus und führen Sie es auf einem Verbindlichkeitskonto, benannt nach dem, was es ist. Das ist eine Buchhaltungspraxis, keine Steuerregel; sie hält Ihre Umsätze und Ihren Gewinn sauber und das Geld identifizierbar.

1. Erfassen Sie jeden Verkauf zum Preis vor Steuer.
2. Buchen Sie die berechnete Steuer auf ein Verbindlichkeitskonto wie „GST/HST vor der Registrierung berechnet“.
3. Führen Sie eine Liste je Rechnung: Kunde, Datum der Berechnung, Zahlungsdatum, Betrag, Frist nach Abschnitt 232 und Status.
4. Lösen Sie es auf einem Weg auf: Buchen Sie es im Soll, wenn Sie dem Kunden erstatten, oder verschieben Sie es auf Ihr Konto „GST/HST vereinnahmt“, wenn Sie es in einer Erklärung melden.

Nach der Registrierung nutzen Sie die regulären Konten im Ratgeber GST/HST in der Buchhaltung erfassen. Ob vereinnahmte Steuer als Einkommen zählt, steht im Ratgeber Ist vereinnahmte GST/HST Einkommen?.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Die Beträge sind in kanadischen Dollar angegeben.

Unter der Grenze, HST auf einer Rechnung

Eine Freiberuflerin in Ontario stellt in den letzten vier Quartalen C$20.000 in Rechnung, ohne verbundene Personen und ohne ein Quartal über C$30.000. Auf eine Rechnung über C$3.000 schlägt sie C$390 HST auf, wird bezahlt und hat keine Nummer. Sie war Kleinunternehmerin, also war keine Steuer einziehbar. Wäre die Rechnung noch unbezahlt, würde sie sie korrigieren. Nach der Zahlung kann sie die C$390 mit einer Gutschrift erstatten, sie ohne Registrierung in einer Monatserklärung melden und abführen oder sich freiwillig registrieren und sie abführen. Eine freiwillige Registrierung reicht online 30 Tage zurück; für eine ältere Rechnung braucht es einen schriftlichen Antrag, über den die CRA entscheidet. Eine Erstattung erfordert keine Entscheidung der CRA, aber der Punkt zur Gutschrift oben bleibt offen. Die Registrierung bringt zusätzliche Erklärungen und eine Mindestdauer von einem Jahr.

Über der Grenze, nur GST

Eine Beraterin in Alberta stellt in vier aufeinanderfolgenden Quartalen C$8.000, C$9.000, C$14.000 und C$14.000 in Rechnung, zusammen C$45.000, ohne verbundene Personen. Die Summe der vier Quartale überschreitet im dritten Quartal C$30.000, daher endet der Status als Kleinunternehmerin am Ende des Monats nach diesem Quartal. Drei Rechnungen nach diesem Datum summieren sich auf C$12.000, und sie hat ohne Nummer auf jede 5 % GST aufgeschlagen, zusammen C$600. Sie war ab ihrer ersten Lieferung nach dem Ende des Status zur Registrierung verpflichtet. Sie registriert sich, beantragt schriftlich dieses Datum, weil es mehr als 30 Tage zurückliegt, meldet die C$600 in der Erklärung für den Zeitraum und prüft jeden anderen steuerpflichtigen Umsatz seither, auch solche, auf die sie keine Steuer berechnet hat. Vorsteuerabzüge auf ihre Geschäftskosten für dieselben Zeiträume können, wenn sie durch ordnungsgemäße Rechnungen belegt sind, den abzuführenden Betrag senken.

Ein registrierter Kunde fragt nach der Nummer

Eine Beraterin in Ontario ohne Nummer stellt einem Geschäftskunden C$1.000 plus C$130 HST in Rechnung, zusammen C$1.130. Der Kunde fragt nach der Nummer, um den Abzug von C$130 zu belegen. War die Beraterin Kleinunternehmerin und bleibt sie unregistriert, erstattet sie die C$130 mit einer Gutschrift, und der Kunde macht nichts geltend. Registriert sie sich mit einem Stichtag am oder vor dem Rechnungsdatum, der innerhalb von 30 Tagen oder auf schriftlichen Antrag akzeptiert wird, stellt sie die Rechnung mit ihrer Nummer neu aus und meldet die C$130 in ihrer Erklärung.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie berechnen seit Monaten Steuer, oder ein Kunde fragt nach Ihrer Nummer, und Sie können nicht sagen, ob Sie zur Registrierung verpflichtet waren: Die Antwort bestimmt, ob Sie erstatten oder sich registrieren, das Registrierungsdatum und ob Sie sich melden, bevor die CRA schreibt. Die Umsätze nach Quartal und die Rechnungsliste neu aufzubauen ist Buchhaltungsarbeit; der Test selbst steht im Ratgeber Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.
• Sie sind registriert, haben aber auf einige Umsätze keine Steuer berechnet: siehe registriert, aber keine GST/HST berechnet.
• Sie haben den falschen Satz oder die Steuer einer anderen Provinz berechnet: siehe falschen GST/HST-Satz berechnet.
• Ihre Preise enthielten die Steuer, oder Sie haben vor der Registrierung einen Preis genannt: siehe Preise inklusive Steuer und GST/HST.
• Sie haben vor der Registrierung Steuer auf Ausrüstung oder Einrichtungskosten gezahlt: siehe GST/HST vor der Registrierung gezahlt geltend machen.
• Erklärungen wurden nie eingereicht, oder die CRA hat eine Schätzung festgesetzt: siehe nicht eingereichte Erklärungen und geschätzte Steuerbescheide und holen Sie sich Unterstützung bei der Buchhaltung, um die Zeiträume neu aufzubauen.
• Die CRA hat geschrieben oder eine Prüfung begonnen: Eine freiwillige Offenlegung kann damit ausgeschlossen sein. Siehe GST/HST-Prüfungen und Betriebsprüfungen.
• Das Unternehmen ist eine Kapitalgesellschaft: Direktoren können für Nettosteuer haften, die eine Kapitalgesellschaft nicht abführt, in den in Abschnitt 323 aufgeführten Fällen; dieser Abschnitt sieht auch eine Sorgfaltspflicht-Einrede vor und eine Frist von zwei Jahre, nachdem eine Person zuletzt Direktor war, innerhalb derer diese Haftung festgesetzt werden kann. Die Umsätze der Kapitalgesellschaft nach Quartal und die Rechnungsliste sind die Grundlage für die Registrierungsfrage; Unterstützung bei der Buchhaltung baut sie neu auf, und das Risiko eines Direktors sollten Sie mit einem Steuerexperten besprechen.
• Das Unternehmen ist eine Personengesellschaft: Die General Partners (persönlich haftende Gesellschafter) haften gesamtschuldnerisch mit der Personengesellschaft für Beträge, die zu zahlen oder abzuführen waren, solange sie Mitglieder waren, und ein Gesellschafter bei der Auflösung haftet auch danach weiter; die Haftung eines ausgeschiedenen Mitglieds für frühere Beträge ist auf das Vermögen der Personengesellschaft beschränkt, und ein Kommanditist (Limited Partner), der nicht zugleich General Partner ist, ist ausgenommen (Abschnitt 272.1(5)). Besprechen Sie die Gesellschafter und ihre Daten mit einem Steuerexperten.
• Die Steuer wurde vor mehr als 2 Jahre vereinnahmt, oder es gibt viele Kunden: Die Frist nach Abschnitt 232 kann für einige von ihnen abgelaufen sein. Die Rechnungsliste, die zeigt, bei welchen, ist Buchhaltungsarbeit; ein Steuerexperte sollte die Wahl zwischen Erstatten und Registrieren bestätigen.