GST/HST cobrado antes de registrarse: ¿reembolsar o remitir?

Cobré GST/HST antes de tener un número: ¿me lo quedo, lo reembolso o lo remito?

Según la lectura de la CRA, ese monto no es suyo: la Excise Tax Act trata el monto cobrado como GST/HST como mantenido en fideicomiso a favor de la Corona hasta que se remite (sección 222). Lo que usted haga con él depende de una sola pregunta: ¿estaba obligado a registrarse cuando lo cobró?

Usted era pequeño proveedor si sus ventas gravables, sumando las de cualquier negocio asociado, se mantuvieron en $30,000 o menos en cada trimestre calendario y en los últimos cuatro trimestres. Si superó el límite en cualquiera de las dos pruebas, estaba obligado a registrarse; las fechas están más abajo.

El caso no es sencillo cuando las ventas gravables están cerca de $30,000 o lo superan, cuando las facturas abarcan varios meses, cuando un negocio asociado también vende, cuando un cliente registrante le pide su número, cuando llegó una carta de la CRA o cuando el negocio es una corporación. También se complica cuando cobró el impuesto hace más de 2 años.

Reúna todas las facturas que muestran impuesto, la fecha en que se pagó cada una, qué clientes son registrantes de GST/HST, la fecha en que cobró impuesto por primera vez, sus ventas por trimestre calendario (incluidas las de cualquier negocio asociado) y cualquier carta de la CRA.

Si su negocio está ubicado en Quebec, Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) generalmente administra el GST/HST, por lo que los pasos de la CRA en esta página pueden no aplicarse tal como están escritos (RC4022).

¿Por qué la CRA considera que el impuesto que cobré es del gobierno, aunque yo no estaba registrado?

Según la lectura de la CRA, la regla del fideicomiso sigue al cobro, no al registro. La sección 222(1) se aplica a toda persona que cobra un monto como impuesto o a cuenta de impuesto, y el memorando de la CRA sobre la responsabilidad por el impuesto indica que los montos cobrados como impuesto se mantienen en fideicomiso, hayan sido o no efectivamente cobrables (Memorandum 3-1).

El mismo memorando indica que no se debe impuesto por una venta de un pequeño proveedor que no está registrado ni obligado a registrarse. Por lo tanto, un monto que ese proveedor rotuló como impuesto nunca fue cobrable; aun así, según la lectura de la CRA, queda en fideicomiso hasta que se resuelva. Tratarlo como ingreso ordinario por ventas no es una de las dos vías de la tabla anterior.

¿Estaba obligado a registrarme o estaba por debajo del límite de pequeño proveedor?

Una persona es pequeño proveedor, y no está obligada a registrarse, mientras sus ventas gravables mundiales se mantengan en $30,000 o menos en cada trimestre calendario y en los últimos cuatro trimestres, sumando las de sus asociados (sección 148; sección 240(1)). Las ventas se cuentan antes de gastos, y las ventas de tasa cero también cuentan (CRA: cuándo registrarse).

Presente la solicitud dentro de 29 días desde la fecha de entrada en vigor (CRA: cuándo registrarse).

Un pequeño proveedor que opera un negocio de taxis debe registrarse de todos modos (sección 240(1.1)); para el trabajo de transporte compartido y de entregas, vea conductores que nunca se registraron. La prueba completa, con lo que cuenta, está en cuándo registrarse para el GST/HST.

Si estaba por debajo del límite, ¿cómo reembolso a los clientes y corrijo las facturas?

Ajuste las facturas sin pagar, y reembolse o acredite el impuesto ya pagado, dentro de 2 años, y emita una nota de crédito. La sección 232(1) permite que un proveedor que facturó o cobró más impuesto del cobrable ajuste, reembolse o acredite el exceso; para un pequeño proveedor no registrado, no era cobrable ningún impuesto sobre bienes y servicios ordinarios (sección 232). La sección 166 deja fuera de ese alivio las ventas de bienes inmuebles, así que un pequeño proveedor que vende bienes inmuebles necesita una revisión aparte (sección 166).

1. Haga una lista de cada factura con la fecha en que se cobró el impuesto y la fecha en que se pagó. Para el impuesto facturado pero no pagado, el plazo corre desde el día en que se facturó; para el impuesto cobrado, la CRA lo cuenta desde el día del cobro (Memorandum 12-2). Cada factura tiene su propio plazo, y una factura antigua pagada hace poco aún puede calificar.
2. Si el cliente no ha pagado, ajuste la factura. Si ya pagó, reembolse el impuesto o acredítelo contra lo que le debe.
3. Emita una nota de crédito en un plazo razonable, salvo que el cliente emita primero una nota de débito, que es el propio aviso de ajuste del cliente (sección 232(3)). Los datos requeridos son: una declaración de que es una nota de crédito, el nombre y el número de registro del proveedor, el nombre del destinatario, la fecha y el impuesto ajustado (reglamento, sección 3).
4. Si el cliente es un registrante que reclamó un crédito por ese impuesto, la nota lo obliga a sumarlo de nuevo a su impuesto neto (sección 232(3)(c)).
5. Si el cliente ya recibió un reembolso de la CRA por el mismo impuesto, la nota lo obliga a devolver el exceso: un registrante, a más tardar en la fecha de vencimiento de la declaración de ese período; cualquier otra persona, al final del mes siguiente (sección 232(3)(d)). Pregunte antes de reembolsar.

La sección 232 hace que el reembolso sea opcional, pero la CRA espera que normalmente se reembolse cuando el cliente no es registrante (Memorandum 12-2). Un cliente que no puede recuperar el impuesto de usted puede solicitar a la CRA un reembolso del impuesto pagado por error, dentro de 2 años después de pagar, y no puede conservar además un reembolso de usted (CRA: código de motivo 1C).

Dos vacíos en las fuentes publicadas. Las reglas de la nota de crédito exigen un número de registro, que usted no tiene, y las fuentes no dicen qué debe poner en la nota quien no es registrante. Además, para el impuesto cobrado hace más de 2 años, la sección 232(1) ya no se aplica, mientras que la regla del fideicomiso sí. Un profesional de impuestos debe confirmar ambos puntos antes de que envíe notas o decida registrarse. Hacer la lista de cada factura con su fecha de cobro, fecha de pago y plazo es trabajo de contabilidad.

¿Puedo declarar y remitir el impuesto sin registrarme?

Sí, la ley lo prevé. El impuesto neto cuenta «todos los demás montos cobrados» como impuesto, y una persona que no es registrante presenta una declaración por cada mes calendario en que haya impuesto neto por remitir, dentro de 1 mes después de terminado el mes (sección 225(1); sección 238(2); sección 245(1)). La CRA indica que el impuesto cobrado por error se incluye en el impuesto neto, y que el impuesto neto se reduce con un reembolso o crédito en el período en que se emite la nota de crédito (RC4033). Por eso, un reembolso en un mes posterior no cancela la fecha de vencimiento de un mes anterior. Sin un número de cuenta, confirme con la CRA cómo presentar la declaración.

Si me registro ahora, ¿la fecha de registro puede retroceder para cubrir las facturas en las que cobré impuesto?

En un registro voluntario, sí, hasta 30 días. La fecha de entrada en vigor suele ser la fecha en que presenta la solicitud, y la CRA acepta una fecha anterior dentro de ese plazo; la fecha de una corporación no puede ser anterior a su constitución (CRA: registro voluntario).

Si cobró impuesto más de 30 días antes de abrir la cuenta, la CRA indica que debe llamarla (RC4022). El sistema en línea no acepta una fecha anterior a 30 días. Una fecha anterior requiere una solicitud escrita firmada por un propietario, socio, director o representante autorizado, con documentos que muestren cuándo empezó a cobrar impuesto o un desglose de sus ventas, y la CRA decide (CRA: retrotraer el registro).

Si estaba obligado a registrarse, la fecha no es una elección; sigue la tabla anterior. Si queda más de 30 días atrás, el sistema en línea tampoco la acepta: la solicitud escrita se acompaña de un desglose de ventas que muestre cuándo las ventas gravables superaron por primera vez $30,000. Un registro voluntario también lo compromete hacia adelante: debe cobrar impuesto sobre las ventas gravables, presentar declaraciones con regularidad y mantenerse registrado al menos un año, salvo que deje de realizar actividades comerciales.

Se pueden combinar las dos vías: registrarse para las facturas recientes dentro del plazo y reembolsar las más antiguas conforme a la sección 232.

¿Qué remito una vez registrado, y puedo reclamar créditos por mis costos de ese período?

Usted remite el impuesto neto de cada período de declaración (el mes, trimestre o año que cubre una declaración): el impuesto cobrado o cobrable por sus ventas de ese período, menos los créditos fiscales por insumos (ITC) que reclame en la misma declaración, que son el GST/HST pagado en costos del negocio (sección 225). El impuesto de las ventas hechas en la fecha de entrada en vigor o después va en la declaración del período al que corresponde, lo haya cobrado o no, porque el impuesto neto incluye el impuesto que pasó a ser cobrable además del que se cobró. Vea registrado, pero no cobró GST/HST.

Los créditos por el impuesto pagado en costos del negocio en un período en que usted es registrante también van en esa declaración. Debe tener evidencia suficiente en su poder antes de presentar la declaración que los reclama (sección 169), y el plazo habitual para reclamarlos es cuatro años.

Los créditos por costos anteriores a la fecha de registro siguen reglas distintas: vea cómo reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse. La mecánica de la declaración está en cómo presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos. Si varios períodos están ahora vencidos, vea declaraciones sin presentar y determinaciones estimadas.

Mi cliente es registrante y me pidió mi número de GST/HST: ¿qué pasa con su crédito?

Un cliente puede reclamar un crédito solo con la información prescrita, y para un total de $100 o más esa información incluye su número de registro (reglamento, sección 3); la CRA indica que los proveedores deben mostrarlo (CRA: cómo confirmar un número de cuenta de GST/HST). La CRA también sostiene que no se puede reclamar crédito cuando no se debía GST/HST por la venta, y que un número falso o incorrecto niega el crédito (Memorandum 8-4, cuyos tramos en dólares son anteriores a los del reglamento). Los compradores pueden confirmar un número en el GST/HST Registry de la CRA.

Lo que haga depende de su situación:

• Si era pequeño proveedor no obligado a registrarse y no se registra: no había impuesto cobrable, así que no hay impuesto a pagar en el que se apoye el crédito del cliente. La sección 232 permite un reembolso o crédito con una nota de crédito dentro de 2 años.
• Si se registra con una fecha de entrada en vigor igual o anterior a la fecha de la factura: puede volver a emitir la factura con su número una vez que se lo asignen, para que el cliente pueda respaldar el crédito.
• Nunca dé un número que no es suyo o que aún no se ha emitido. Para efectos del cliente, es un número falso o incorrecto.

¿Puede la CRA cobrar multas e intereses por el impuesto que cobré y no remití, y puedo presentarme antes?

Si estaba obligado a registrarse, los intereses y la multa por presentación tardía pueden correr desde la fecha de vencimiento de cada declaración. Un pequeño proveedor que cobró impuesto no queda fuera de esto: la declaración y el pago mensuales vencen 1 mes después de terminado el mes (vea la sección anterior), por lo que los intereses y la multa por presentación tardía pueden correr desde esa fecha. Una divulgación voluntaria puede reducir ambos cargos, pero no el impuesto en sí.

Los intereses corren sobre un monto no remitido o no pagado cuando correspondía, a la tasa prescrita, hasta que se paga (sección 280). La multa por presentación tardía se aplica una vez que una declaración requerida está vencida (sección 280.1); la fórmula está en multa por presentación tardía del GST/HST.

Presentarse antes de que actúe la CRA es el Programa de Divulgaciones Voluntarias (VDP). La solicitud debe presentarse antes de que empiece una auditoría o investigación, estar completa, incluir un error u omisión con intereses o multas, abarcar información con al menos un año de atraso o un período de declaración vencido, e incluir el pago o una solicitud de arreglo de pago (elegibilidad según la CRA). La CRA decide cada solicitud. Su alivio normal para una solicitud espontánea es de 75% de los intereses y 100% de las multas; el alivio puede ser menor una vez que la CRA se ha comunicado con usted sobre el tema (decisión de la CRA).

La CRA también puede escribir primero: puede enviar un aviso de intención de registrarlo, y usted debe entonces presentar la solicitud o demostrar a la CRA que no está obligado a registrarse, o la CRA puede registrarlo después de 60 días (sección 241). Para ver el programa completo, vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

¿Cómo muestro el dinero en la contabilidad mientras se resuelve esto?

Manténgalo fuera de las ventas y en una cuenta de pasivo, con un nombre que diga lo que es. Esto es una práctica contable, no una regla tributaria; mantiene limpias sus ventas y su utilidad, y deja identificable el efectivo.

1. Registre cada venta al precio antes del impuesto.
2. Anote el impuesto cobrado en una cuenta de pasivo, como «GST/HST cobrado antes del registro».
3. Lleve una lista por factura: cliente, fecha de cobro, fecha de pago, monto, plazo de la sección 232 y estado.
4. Salde la cuenta de una sola manera: cárguela cuando reembolse al cliente, o páselo a su cuenta de GST/HST cobrado cuando lo declare en una declaración.

Una vez registrado, use las cuentas habituales de cómo registrar el GST/HST en su contabilidad. Si el impuesto cobrado cuenta como ingreso se explica en si el GST/HST cobrado es ingreso.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Las cifras están en dólares canadienses.

Por debajo del límite, HST en una factura

Una trabajadora independiente de Ontario factura C$20,000 en los últimos cuatro trimestres, sin asociados y sin ningún trimestre por encima de C$30,000. Agrega C$390 de HST a una factura de C$3,000, le pagan y no tiene número. Era pequeña proveedora, así que no había impuesto cobrable. Si la factura siguiera sin pagar, la ajustaría. Una vez pagada, puede reembolsar los C$390 con una nota de crédito, declararlos y remitirlos en una declaración mensual sin registrarse, o registrarse voluntariamente y remitirlos. Un registro voluntario retrocede 30 días en línea; una factura más antigua requiere una solicitud escrita que la CRA decide. Un reembolso no necesita la decisión de la CRA, pero queda abierto el punto de la nota de crédito mencionado antes. Registrarse agrega declaraciones y un mínimo de un año.

Por encima del límite, solo GST

Una consultora de Alberta factura C$8,000, C$9,000, C$14,000 y C$14,000 en cuatro trimestres consecutivos, C$45,000 en total, sin asociados. El total de cuatro trimestres supera C$30,000 en el tercer trimestre, así que el estatus de pequeño proveedor termina al final del mes siguiente a ese trimestre. Tres facturas con fecha posterior suman C$12,000, y ella agregó 5% de GST a cada una sin tener número, C$600 en total. Estaba obligada a registrarse desde su primera venta tras terminar el estatus. Se registra, pide por escrito esa fecha porque queda a más de 30 días, declara los C$600 en la declaración del período y revisa cada otra venta gravable desde entonces, incluso aquellas en las que no cobró nada. Los créditos por sus costos del negocio en esos mismos períodos, si están respaldados por facturas adecuadas, pueden reducir lo que remite.

Un cliente registrante pide el número

Una consultora de Ontario sin número factura a un cliente empresarial C$1,000 más C$130 de HST, un total de C$1,130. El cliente pide el número para respaldar el crédito de C$130. Si la consultora era pequeña proveedora y sigue sin registrarse, reembolsa los C$130 con una nota de crédito y el cliente no reclama nada. Si se registra con una fecha de entrada en vigor igual o anterior a la fecha de la factura, aceptada dentro de 30 días o mediante una solicitud escrita, vuelve a emitir la factura con su número y declara los C$130 en su declaración.

¿Su caso es distinto?

• Ha cobrado impuesto durante meses, o un cliente le pide su número, y no sabe si estaba obligado a registrarse: la respuesta define si reembolsa o se registra, la fecha de registro y si conviene presentarse antes de que escriba la CRA. Reconstruir las ventas por trimestre y la lista de facturas es trabajo de contabilidad; la prueba en sí está en cuándo registrarse para el GST/HST.
• Está registrado, pero no cobró impuesto en algunas ventas: vea registrado, pero no cobró GST/HST.
• Cobró una tasa equivocada o el impuesto de otra provincia: vea cobró una tasa equivocada de GST/HST.
• Sus precios incluían el impuesto, o cotizó un precio antes de registrarse: vea precios con impuesto incluido y GST/HST.
• Pagó impuesto en equipos o costos de puesta en marcha antes de registrarse: vea cómo reclamar el GST/HST pagado antes de registrarse.
• Nunca se presentaron las declaraciones, o la CRA determinó un monto estimado: vea declaraciones sin presentar y determinaciones estimadas y obtenga ayuda con la contabilidad para reconstruir los períodos.
• La CRA escribió o inició una revisión: es posible que la divulgación voluntaria ya esté cerrada. Vea revisiones y auditorías del GST/HST.
• El negocio es una corporación: los directores pueden ser responsables del impuesto neto que una corporación no remite, en las situaciones enumeradas en la sección 323, que también establece una defensa de debida diligencia y un límite de dos años después de que una persona dejó de ser director por última vez para determinar esa responsabilidad. Las ventas de la corporación por trimestre y su lista de facturas son la base de la pregunta sobre el registro; la ayuda con la contabilidad las reconstruye, y conviene plantear la exposición de un director a un profesional de impuestos.
• El negocio es una sociedad de personas: los socios generales responden solidariamente con la sociedad por los montos pagaderos o remisibles mientras eran miembros, y un socio al momento de la disolución sigue siendo responsable después; la exposición de un exmiembro por montos anteriores se limita a los bienes de la sociedad, y un socio comanditario que no es socio general queda excluido (sección 272.1(5)). Plantee a un profesional de impuestos quiénes eran los socios y las fechas.
• El impuesto se cobró hace más de 2 años, o hay muchos clientes: es posible que el plazo de la sección 232 se haya cerrado para algunos de ellos. La lista de facturas que muestra cuáles son es trabajo de contabilidad; un profesional de impuestos debe confirmar la elección entre reembolsar y registrarse.