Đã thu GST/HST trước khi đăng ký: hoàn lại hay nộp?

Tôi đã thu GST/HST khi chưa có mã số: tôi giữ lại, hoàn lại hay nộp?

Theo cách CRA hiểu, số tiền này không thuộc về bạn: Excise Tax Act coi số tiền thu với danh nghĩa GST/HST là khoản giữ ủy thác cho Chính phủ cho đến khi được nộp (section 222). Bạn xử lý thế nào tùy vào một câu hỏi: lúc tính thuế, bạn có bắt buộc phải đăng ký không?

Bạn là nhà cung cấp nhỏ nếu doanh thu chịu thuế của bạn, tính cả doanh nghiệp liên kết, không vượt quá $30.000 trong mỗi quý dương lịch và trong bốn quý gần nhất. Vượt mức ở một trong hai bài kiểm tra thì bạn bắt buộc phải đăng ký; các ngày nằm ở phần dưới.

Trường hợp không đơn giản khi doanh thu chịu thuế gần hoặc vượt $30.000, các hóa đơn kéo dài nhiều tháng, một doanh nghiệp liên kết cũng bán hàng, khách hàng đã đăng ký đang đòi mã số của bạn, đã nhận thư của CRA, hoặc doanh nghiệp là công ty. Trường hợp cũng khó hơn khi bạn đã thu thuế cách đây hơn 2 năm.

Hãy tập hợp mọi hóa đơn có ghi thuế, ngày thanh toán của từng hóa đơn, khách hàng nào là người đăng ký GST/HST, ngày đầu tiên bạn tính thuế, doanh thu theo quý dương lịch (gồm cả doanh nghiệp liên kết), và mọi thư của CRA.

Nếu doanh nghiệp của bạn đặt tại Quebec, Revenu Québec thường quản lý GST/HST, nên các bước của CRA trên trang này có thể không áp dụng đúng như viết (RC4022).

Vì sao CRA coi số thuế tôi thu là của chính phủ, dù tôi chưa đăng ký?

Theo cách CRA hiểu, quy tắc ủy thác đi theo việc thu tiền, không theo việc đăng ký. Section 222(1) áp dụng cho mọi người thu một khoản với danh nghĩa thuế, và bản ghi nhớ của CRA về trách nhiệm thuế nói rằng số tiền thu với danh nghĩa thuế được giữ ủy thác, dù thực tế có thu được hay không (Memorandum 3-1).

Cùng bản ghi nhớ này nói rằng không có thuế phải nộp trên giao dịch của nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký và không bắt buộc đăng ký. Vì vậy khoản mà nhà cung cấp như vậy gọi là thuế vốn không được phép thu, nhưng theo cách CRA hiểu, khoản đó vẫn nằm trong diện ủy thác cho đến khi được xử lý. Coi nó là doanh thu bán hàng thông thường không nằm trong hai cách xử lý ở bảng trên.

Tôi có bắt buộc phải đăng ký không, hay tôi dưới mức của nhà cung cấp nhỏ?

Một người là nhà cung cấp nhỏ, và không bắt buộc đăng ký, khi doanh thu chịu thuế toàn cầu không vượt $30.000 trong mỗi quý dương lịch và trong bốn quý gần nhất, tính cả các bên liên kết (mục 148; section 240(1)). Doanh thu được tính trước khi trừ chi phí, và doanh thu zero-rated cũng được tính (CRA: khi nào đăng ký).

Nộp đơn trong vòng 29 ngày kể từ ngày có hiệu lực (CRA: khi nào đăng ký).

Nhà cung cấp nhỏ kinh doanh taxi vẫn phải đăng ký (section 240(1.1)); với công việc ride-sharing và giao hàng, xem tài xế chưa bao giờ đăng ký. Bài kiểm tra đầy đủ, gồm cả những gì được tính, nằm trong khi nào cần đăng ký GST/HST.

Nếu tôi dưới mức, làm sao hoàn tiền cho khách và sửa hóa đơn?

Hãy điều chỉnh hóa đơn chưa trả, và hoàn hoặc ghi có thuế đã trả, trong vòng 2 năm, đồng thời lập giấy báo giảm giá (credit note). Section 232(1) cho phép bên cung cấp đã tính hoặc thu thuế nhiều hơn mức được thu điều chỉnh, hoàn hoặc ghi có phần thừa; với nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký, không có thuế nào được phép thu trên hàng hóa và dịch vụ thông thường (section 232). Section 166 để việc bán bất động sản nằm ngoài sự miễn trừ này, nên nhà cung cấp nhỏ bán bất động sản cần được xem xét riêng (section 166).

1. Lập danh sách từng hóa đơn với ngày tính thuế và ngày được trả. Với thuế đã tính nhưng chưa trả, thời hạn tính từ ngày tính thuế; với thuế đã thu, CRA tính từ ngày thu (Memorandum 12-2). Mỗi hóa đơn có hạn riêng, và một hóa đơn cũ mới được trả gần đây vẫn có thể đủ điều kiện.
2. Nếu khách chưa trả, hãy điều chỉnh hóa đơn. Nếu khách đã trả, hãy hoàn thuế hoặc ghi có vào khoản họ còn nợ bạn.
3. Hãy lập giấy báo giảm giá trong một thời gian hợp lý, trừ khi khách lập giấy báo ghi nợ (debit note) trước, là thông báo điều chỉnh của chính khách (section 232(3)). Các thông tin bắt buộc gồm câu nêu rõ đó là giấy báo giảm giá, tên và mã số đăng ký của bên cung cấp, tên người nhận, ngày, và số thuế được điều chỉnh (quy định, section 3).
4. Nếu khách là người đăng ký đã yêu cầu tín thuế trên khoản thuế đó, giấy báo này buộc họ cộng lại vào thuế ròng của mình (section 232(3)(c)).
5. Nếu khách đã nhận hoàn thuế từ CRA cho cùng khoản thuế, giấy báo buộc họ hoàn lại phần thừa: người đăng ký trước hạn nộp tờ khai của kỳ đó, người khác trước cuối tháng kế tiếp (section 232(3)(d)). Hãy hỏi trước khi hoàn tiền.

Section 232 để việc hoàn tiền là tùy chọn, nhưng CRA kỳ vọng thường sẽ hoàn khi khách không phải người đăng ký (Memorandum 12-2). Khách không thể lấy lại thuế từ bạn có thể nộp đơn lên CRA xin hoàn thuế đã trả nhầm, trong vòng 2 năm sau khi trả, và không được vừa nhận hoàn tiền từ bạn vừa giữ khoản này (CRA: mã lý do 1C).

Có hai khoảng trống trong các nguồn đã công bố. Quy tắc về giấy báo giảm giá yêu cầu có mã số đăng ký, mà bạn không có, và các nguồn không nói người chưa đăng ký nên ghi gì trên giấy báo. Ngoài ra, với thuế đã thu cách đây hơn 2 năm, section 232(1) không còn áp dụng trong khi quy tắc ủy thác vẫn áp dụng. Chuyên gia thuế nên xác nhận cả hai điểm này trước khi bạn gửi giấy báo hoặc chọn đăng ký thay thế. Lập danh sách mọi hóa đơn kèm ngày tính thuế, ngày trả và hạn là công việc ghi sổ kế toán.

Tôi có thể khai và nộp thuế mà không đăng ký không?

Có, luật có quy định. Thuế ròng tính cả "mọi khoản khác đã thu" như thuế, và người không phải người đăng ký nộp một tờ khai cho mỗi tháng dương lịch có thuế ròng phải nộp, trong vòng 1 tháng sau khi tháng kết thúc (section 225(1); section 238(2); section 245(1)). CRA cho biết hãy đưa thuế thu nhầm vào thuế ròng, và giảm thuế ròng bằng khoản hoàn hoặc ghi có trong kỳ giấy báo giảm giá được lập (RC4033). Vì vậy việc hoàn tiền ở tháng sau không xóa hạn của tháng trước. Khi chưa có mã số tài khoản, hãy xác nhận cách nộp với CRA.

Nếu bây giờ tôi đăng ký, ngày đăng ký có thể lùi lại để bao gồm các hóa đơn tôi đã tính thuế không?

Với đăng ký tự nguyện, có, lùi tối đa 30 ngày. Ngày có hiệu lực thường là ngày bạn nộp đơn, và CRA chấp nhận ngày sớm hơn trong khoảng đó; ngày của một công ty không thể trước ngày công ty được thành lập (CRA: đăng ký tự nguyện).

Nếu bạn đã tính thuế hơn 30 ngày trước khi lập tài khoản, CRA yêu cầu bạn gọi cho họ (RC4022). Hệ thống trực tuyến không nhận ngày lùi quá 30 ngày. Ngày sớm hơn cần có đơn bằng văn bản do chủ sở hữu, thành viên hợp danh, giám đốc hoặc đại diện được ủy quyền ký, kèm tài liệu chứng minh thời điểm bạn bắt đầu tính thuế hoặc bảng phân tích doanh thu, và CRA là bên quyết định (CRA: lùi ngày đăng ký).

Nếu bạn đã bắt buộc phải đăng ký, ngày đăng ký không phải do bạn chọn; nó theo bảng ở trên. Nếu ngày đó lùi quá 30 ngày, hệ thống trực tuyến cũng không nhận: đơn bằng văn bản đi kèm bảng phân tích doanh thu cho thấy lúc doanh thu chịu thuế lần đầu vượt $30.000. Đăng ký tự nguyện còn ràng buộc bạn về sau: bạn tính thuế trên doanh thu chịu thuế, nộp tờ khai đều đặn và giữ đăng ký ít nhất một năm, trừ khi bạn ngừng hoạt động thương mại.

Có thể kết hợp cả hai: đăng ký cho các hóa đơn gần đây trong khoảng cho phép, và hoàn tiền cho các hóa đơn cũ hơn theo section 232.

Khi đã đăng ký, tôi nộp những gì, và có yêu cầu tín thuế cho chi phí của kỳ đó được không?

Bạn nộp thuế ròng cho mỗi kỳ báo cáo (tháng, quý hoặc năm mà một tờ khai bao gồm): thuế đã thu hoặc phải thu trên doanh thu trong kỳ đó, trừ đi tín thuế đầu vào (ITC) bạn yêu cầu trên cùng tờ khai, tức là GST/HST bạn đã trả trên chi phí kinh doanh (section 225). Thuế trên các giao dịch cung cấp từ ngày có hiệu lực trở đi nằm trên tờ khai của kỳ mà nó thuộc về, dù bạn có tính thuế hay không, vì thuế ròng tính cả thuế đã trở thành phải thu lẫn thuế đã thu. Xem đã đăng ký nhưng không tính GST/HST.

Tín thuế cho thuế bạn đã trả trên chi phí kinh doanh trong kỳ bạn là người đăng ký cũng nằm trên tờ khai đó. Bạn cần có đủ chứng từ trong tay trước khi nộp tờ khai yêu cầu chúng (section 169), và thời hạn yêu cầu thông thường là bốn năm.

Tín thuế cho chi phí từ trước ngày đăng ký theo quy tắc khác: xem yêu cầu GST/HST đã trả trước khi đăng ký. Cách lập tờ khai nằm trong nộp GST/HST và tín thuế đầu vào. Nếu nhiều kỳ giờ đã quá hạn, xem tờ khai chưa nộp và ấn định ước tính.

Khách hàng của tôi là người đăng ký và đòi mã số GST/HST của tôi: tín thuế của họ ra sao?

Khách chỉ yêu cầu tín thuế được khi có thông tin theo quy định, và với tổng số từ $100 trở lên thì phải gồm mã số đăng ký của bạn (quy định, section 3); CRA cho biết bên cung cấp phải ghi mã số đó (CRA: xác nhận mã số tài khoản GST/HST). Quan điểm của CRA còn là không được yêu cầu tín thuế khi giao dịch không có GST/HST phải nộp, và mã số sai hoặc không đúng thì không được tín thuế (Memorandum 8-4, có các mức tiền cũ hơn quy định). Người mua có thể xác nhận một mã số trong GST/HST Registry của CRA.

Bạn nên làm gì tùy vào tình huống của mình:

• Nếu bạn là nhà cung cấp nhỏ không bắt buộc đăng ký, và không đăng ký: không có thuế nào được phép thu, nên không có thuế phải nộp để tín thuế của khách dựa vào. Section 232 cho phép hoàn hoặc ghi có bằng giấy báo giảm giá trong vòng 2 năm.
• Nếu bạn đăng ký với ngày có hiệu lực vào hoặc trước ngày hóa đơn: bạn có thể phát hành lại hóa đơn kèm mã số của mình sau khi được cấp, để khách có cơ sở yêu cầu tín thuế.
• Không bao giờ đưa mã số không phải của bạn, hoặc chưa được cấp. Mã số đó là sai hoặc không đúng đối với tín thuế của khách.

CRA có thể phạt và tính lãi trên thuế tôi đã thu mà chưa nộp không, và tôi có thể khai trước không?

Nếu bạn bắt buộc phải đăng ký, tiền lãi và tiền phạt nộp trễ tờ khai có thể tính từ hạn nộp của từng tờ khai. Nhà cung cấp nhỏ đã thu thuế cũng không nằm ngoài quy định này: tờ khai tháng và khoản nộp đến hạn sau 1 tháng kể từ khi tháng kết thúc (xem phần trên), nên tiền lãi và tiền phạt nộp trễ có thể tính từ ngày đó. Tự nguyện khai báo có thể giảm cả hai khoản, nhưng không giảm số thuế.

Tiền lãi tính trên khoản không được nộp hoặc trả đúng hạn, theo lãi suất quy định, cho đến khi trả xong (section 280). Tiền phạt nộp trễ áp dụng khi một tờ khai bắt buộc đã quá hạn (section 280.1); công thức nằm trong tiền phạt nộp trễ GST/HST.

Khai báo trước khi CRA hành động là Chương trình Tự nguyện Khai báo (VDP). Đơn phải nộp trước khi có kiểm tra hoặc điều tra, phải đầy đủ, gồm một lỗi hoặc thiếu sót có kèm tiền lãi hoặc tiền phạt, liên quan đến thông tin đã quá hạn ít nhất một năm hoặc một kỳ báo cáo, và kèm khoản thanh toán hoặc yêu cầu thỏa thuận thanh toán (điều kiện của CRA). CRA quyết định từng đơn. Mức giảm thông thường cho đơn tự nguyện là 75% tiền lãi và 100% tiền phạt; mức giảm có thể nhỏ hơn khi CRA đã liên hệ với bạn về vấn đề này (quyết định của CRA).

CRA cũng có thể liên hệ trước: CRA có thể gửi thông báo ý định đăng ký, và khi đó bạn phải nộp đơn hoặc chứng minh với CRA rằng không cần đăng ký, nếu không CRA có thể đăng ký cho bạn sau 60 ngày (section 241). Về chương trình đầy đủ, xem rà soát, kiểm tra và tự nguyện khai báo.

Trong lúc chưa giải quyết xong, tôi ghi khoản tiền này vào sổ thế nào?

Hãy để khoản này ngoài doanh thu và đưa vào một tài khoản nợ phải trả, đặt tên đúng bản chất. Đây là thông lệ ghi sổ, không phải quy tắc thuế; nó giữ cho doanh thu và lợi nhuận sạch và giúp nhận diện được số tiền mặt.

1. Ghi từng giao dịch bán theo giá trước thuế.
2. Ghi thuế đã tính vào một tài khoản nợ phải trả như "GST/HST đã tính trước khi đăng ký".
3. Lập danh sách theo hóa đơn: khách hàng, ngày tính thuế, ngày được trả, số tiền, hạn theo section 232 và tình trạng.
4. Xóa khoản này theo một cách: ghi nợ khi bạn hoàn tiền cho khách, hoặc chuyển sang tài khoản GST/HST đã thu khi bạn khai trên tờ khai.

Khi đã đăng ký, hãy dùng các tài khoản thông thường trong ghi GST/HST vào sổ sách. Thuế đã thu có tính là thu nhập hay không nằm trong GST/HST đã thu có phải thu nhập không.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Canada.

Dưới mức, HST trên một hóa đơn

Một freelancer tại Ontario lập hóa đơn C$20.000 trong bốn quý gần nhất, không có bên liên kết và không quý nào vượt C$30.000. Cô cộng C$390 HST vào một hóa đơn C$3.000, được trả và chưa có mã số. Cô là nhà cung cấp nhỏ, nên không có thuế nào được phép thu. Nếu hóa đơn còn chưa trả, cô sẽ điều chỉnh hóa đơn. Khi đã được trả, cô có thể hoàn C$390 bằng giấy báo giảm giá, khai và nộp khoản này trên tờ khai tháng mà không cần đăng ký, hoặc đăng ký tự nguyện và nộp thuế. Đăng ký tự nguyện lùi được 30 ngày khi nộp trực tuyến; hóa đơn cũ hơn cần đơn bằng văn bản và CRA quyết định. Việc hoàn tiền không cần CRA quyết định, nhưng vấn đề về giấy báo giảm giá nêu ở trên vẫn còn bỏ ngỏ. Đăng ký sẽ thêm tờ khai và thời hạn tối thiểu một năm.

Vượt mức, chỉ có GST

Một chuyên gia tư vấn tại Alberta lập hóa đơn C$8.000, C$9.000, C$14.000 và C$14.000 trong bốn quý liên tiếp, tổng C$45.000, không có bên liên kết. Tổng bốn quý vượt C$30.000 vào quý thứ ba, nên tư cách nhà cung cấp nhỏ kết thúc vào cuối tháng sau quý đó. Ba hóa đơn có ngày sau thời điểm này tổng cộng C$12.000, và cô cộng 5% GST vào mỗi hóa đơn mà chưa có mã số, tổng C$600. Cô bắt buộc phải đăng ký từ giao dịch cung cấp đầu tiên sau khi tư cách đó kết thúc. Cô đăng ký, yêu cầu bằng văn bản đúng ngày đó vì đã lùi quá 30 ngày, khai C$600 trên tờ khai của kỳ, và rà soát mọi giao dịch bán chịu thuế khác kể từ đó, kể cả những giao dịch cô không tính thuế. Tín thuế trên chi phí kinh doanh của cùng các kỳ, nếu có hóa đơn đầy đủ, có thể giảm số cô phải nộp.

Khách hàng đã đăng ký đòi mã số

Một chuyên gia tư vấn tại Ontario chưa có mã số lập hóa đơn cho khách hàng doanh nghiệp C$1.000 cộng C$130 HST, tổng C$1.130. Khách đòi mã số để làm căn cứ cho tín thuế C$130. Nếu cô là nhà cung cấp nhỏ và vẫn không đăng ký, cô hoàn C$130 bằng giấy báo giảm giá và khách không yêu cầu gì. Nếu cô đăng ký với ngày có hiệu lực vào hoặc trước ngày hóa đơn, được chấp nhận trong vòng 30 ngày hoặc theo đơn bằng văn bản, cô phát hành lại hóa đơn kèm mã số và khai C$130 trên tờ khai của mình.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã tính thuế trong nhiều tháng, hoặc khách đang đòi mã số, và bạn không biết mình có bắt buộc phải đăng ký không: câu trả lời quyết định bạn hoàn tiền hay đăng ký, ngày đăng ký, và có nên khai báo trước khi CRA liên hệ hay không. Dựng lại doanh thu theo quý và danh sách hóa đơn là công việc ghi sổ kế toán; bài kiểm tra nằm trong khi nào cần đăng ký GST/HST.
• Bạn đã đăng ký nhưng không tính thuế trên một số giao dịch bán: xem đã đăng ký nhưng không tính GST/HST.
• Bạn tính sai thuế suất hoặc tính thuế của tỉnh bang khác: xem tính sai thuế suất GST/HST.
• Giá của bạn đã gồm thuế, hoặc bạn báo giá trước khi đăng ký: xem giá đã gồm thuế và GST/HST.
• Bạn đã trả thuế trên thiết bị hoặc chi phí thiết lập trước khi đăng ký: xem yêu cầu GST/HST đã trả trước khi đăng ký.
• Chưa bao giờ nộp tờ khai, hoặc CRA đã ấn định theo số ước tính: xem tờ khai chưa nộp và ấn định ước tính và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán dựng lại các kỳ.
• CRA đã gửi thư hoặc bắt đầu rà soát: việc tự nguyện khai báo có thể đã bị đóng. Xem rà soát và kiểm tra GST/HST.
• Doanh nghiệp là công ty: giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm về thuế ròng mà công ty không nộp, trong các tình huống nêu ở section 323, cũng quy định biện pháp bào chữa do đã thận trọng đúng mức (due diligence) và giới hạn hai năm kể từ lúc một người thôi làm giám đốc lần cuối để ấn định trách nhiệm đó. Doanh thu theo quý và danh sách hóa đơn của công ty là cơ sở cho câu hỏi đăng ký; hỗ trợ ghi sổ kế toán sẽ dựng lại chúng, và nên trao đổi với chuyên gia thuế về rủi ro của giám đốc.
• Doanh nghiệp là hợp danh: các thành viên hợp danh chung cùng chịu trách nhiệm chung và riêng với hợp danh về các khoản phải trả hoặc phải nộp trong thời gian họ là thành viên, và thành viên hợp danh tại thời điểm giải thể vẫn chịu trách nhiệm sau đó; trách nhiệm của thành viên cũ về các khoản trước đó chỉ giới hạn trong tài sản của hợp danh, và thành viên hợp danh hữu hạn không phải thành viên hợp danh chung thì được loại trừ (section 272.1(5)). Hãy trao đổi với chuyên gia thuế về các thành viên hợp danh và thời gian của họ.
• Thuế đã thu cách đây hơn 2 năm, hoặc có nhiều khách hàng: thời hạn theo section 232 có thể đã đóng đối với một số khách. Danh sách hóa đơn cho thấy khách nào là công việc ghi sổ kế toán; chuyên gia thuế nên xác nhận việc chọn giữa hoàn tiền và đăng ký.