TPS/TVH facturée avant l'inscription : rembourser ou verser?

J'ai facturé la TPS/TVH avant d'avoir un numéro : la garder, la rembourser ou la verser?

Selon l'ARC, ce montant ne vous appartient pas : la Loi sur la taxe d'accise traite un montant perçu au titre de la TPS/TVH comme détenu en fiducie pour la Couronne jusqu'à ce qu'il soit versé (article 222). Ce que vous en faites dépend d'une seule question : étiez-vous tenu de vous inscrire quand vous l'avez facturé?

Vous étiez un petit fournisseur si vos ventes taxables, y compris celles de toute entreprise associée, sont restées à 30 000 $ ou moins dans chaque trimestre civil et sur les quatre derniers trimestres. Si vous avez dépassé ce montant selon l'un ou l'autre des critères, vous deviez vous inscrire; les dates sont plus bas.

Le cas se complique lorsque les ventes taxables approchent ou dépassent 30 000 $, que les factures s'étalent sur plusieurs mois, qu'une entreprise associée vend aussi, qu'un client inscrit vous demande votre numéro, qu'une lettre de l'ARC est arrivée, ou que l'entreprise est une société. Il se complique aussi une fois passé le délai de 2 ans depuis la perception de la taxe.

Rassemblez toutes les factures qui indiquent de la taxe, la date de paiement de chacune, les clients qui sont inscrits à la TPS/TVH, la date où vous avez facturé la taxe pour la première fois, vos ventes par trimestre civil (y compris celles de toute entreprise associée) et toute lettre de l'ARC.

Si votre entreprise est située au Québec, c'est généralement Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, qui administre la TPS/TVH; les étapes de l'ARC présentées sur cette page pourraient donc ne pas s'appliquer telles quelles (RC4022).

Pourquoi l'ARC traite-t-elle la taxe que j'ai perçue comme celle de l'État, même si je n'étais pas inscrit?

Selon l'ARC, la règle de la fiducie suit la perception, pas l'inscription. Le paragraphe 222(1) s'applique à toute personne qui perçoit un montant au titre de la taxe, et le mémorandum de l'ARC sur la responsabilité à l'égard de la taxe précise que les montants perçus au titre de la taxe sont détenus en fiducie, qu'ils aient été exigibles ou non (Mémorandum 3-1).

Le même mémorandum indique qu'aucune taxe n'est payable sur une fourniture faite par un petit fournisseur qui n'est ni inscrit ni tenu de l'être. Un montant qu'un tel fournisseur présente comme de la taxe n'a donc jamais été exigible, mais, selon l'ARC, il reste détenu en fiducie tant qu'il n'est pas réglé. Le traiter comme un revenu de vente ordinaire ne fait pas partie des deux voies du tableau ci-dessus.

Étais-je tenu de m'inscrire, ou étais-je sous le seuil de petit fournisseur?

Une personne est un petit fournisseur, et n'a pas l'obligation de s'inscrire, tant que ses ventes taxables mondiales restent à 30 000 $ ou moins dans chaque trimestre civil et sur les quatre derniers trimestres, y compris celles des personnes associées (article 148; paragraphe 240(1)). Les ventes comptent avant les dépenses, et les ventes détaxées comptent aussi (ARC : quand vous inscrire).

Présentez la demande dans les 29 jours suivant la date d'entrée en vigueur (ARC : quand vous inscrire).

Un petit fournisseur qui exploite une entreprise de taxi doit tout de même s'inscrire (paragraphe 240(1.1)); pour le covoiturage et la livraison, voir les chauffeurs qui ne se sont jamais inscrits. Le critère complet, avec ce qui compte, se trouve dans quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Si j'étais sous le seuil, comment rembourser mes clients et corriger mes factures?

Corrigez les factures impayées, remboursez ou créditez la taxe déjà payée dans un délai de 2 ans, et émettez une note de crédit. Le paragraphe 232(1) permet au fournisseur qui a facturé ou perçu plus de taxe que le montant exigible de corriger, de rembourser ou de créditer l'excédent; pour un petit fournisseur non inscrit, aucune taxe n'était exigible sur les biens et services ordinaires (article 232). L'article 166 laisse les ventes d'immeubles en dehors de cet allègement; un petit fournisseur qui vend un immeuble a donc besoin d'un examen distinct (article 166).

1. Dressez la liste de chaque facture avec la date où la taxe a été facturée et la date où elle a été payée. Pour la taxe facturée mais non payée, le délai court à partir du jour de la facturation; pour la taxe perçue, l'ARC le fait courir à partir du jour de la perception (Mémorandum 12-2). Chaque facture a sa propre date limite, et une vieille facture payée récemment peut encore être admissible.
2. Si le client n'a pas payé, corrigez la facture. S'il a payé, remboursez-lui la taxe ou créditez-la sur ce qu'il vous doit.
3. Émettez une note de crédit dans un délai raisonnable, à moins que le client n'émette d'abord une note de débit, qui est son propre avis de la correction (paragraphe 232(3)). Les renseignements exigés sont la mention qu'il s'agit d'une note de crédit, le nom et le numéro d'inscription du fournisseur, le nom du destinataire, la date et la taxe corrigée (règlement, article 3).
4. Si le client est un inscrit qui a demandé un crédit sur cette taxe, la note l'oblige à l'ajouter à sa taxe nette (alinéa 232(3)c)).
5. Si le client a déjà reçu un remboursement de l'ARC pour la même taxe, la note l'oblige à rembourser l'excédent : un inscrit au plus tard à la date d'échéance de la déclaration de cette période, toute autre personne à la fin du mois suivant (alinéa 232(3)d)). Demandez avant de rembourser.

L'article 232 rend le remboursement facultatif, mais l'ARC s'attend à ce qu'un remboursement soit habituellement accordé lorsque le client n'est pas un inscrit (Mémorandum 12-2). Un client qui ne peut pas récupérer la taxe auprès de vous peut demander à l'ARC un remboursement de la taxe payée par erreur, dans les 2 ans suivant le paiement, et ne peut pas aussi conserver un remboursement de votre part (ARC : code de motif 1C).

Deux lacunes dans les sources publiées. Les règles sur les notes de crédit exigent un numéro d'inscription, que vous n'avez pas, et les sources ne disent pas ce qu'un non-inscrit doit indiquer sur la note. De plus, pour la taxe perçue il y a plus de 2 ans, le paragraphe 232(1) ne s'applique plus, alors que la règle de la fiducie s'applique toujours. Un fiscaliste devrait confirmer ces deux points avant que vous envoyiez des notes ou choisissiez plutôt de vous inscrire. Dresser la liste de chaque facture avec sa date de facturation, sa date de paiement et sa date limite relève de la tenue de livres.

Puis-je déclarer et verser la taxe sans m'inscrire?

Oui, la loi le prévoit. La taxe nette compte « tous les autres montants perçus » comme de la taxe, et une personne qui n'est pas inscrite produit une déclaration pour chaque mois civil où une taxe nette est à verser, dans les 1 mois suivant la fin du mois (article 225(1); paragraphe 238(2); paragraphe 245(1)). L'ARC précise d'inclure dans la taxe nette la taxe perçue par erreur, et de réduire la taxe nette d'un remboursement ou d'un crédit dans la période où la note de crédit est émise (RC4033). Un remboursement fait un mois ultérieur n'annule donc pas la date d'échéance d'un mois antérieur. Sans numéro de compte, confirmez la méthode de production avec l'ARC.

Si je m'inscris maintenant, la date d'inscription peut-elle remonter pour couvrir les factures où j'ai facturé la taxe?

Pour une inscription volontaire, oui, jusqu'à 30 jours. La date d'entrée en vigueur est habituellement la date de votre demande, et l'ARC accepte une date antérieure à l'intérieur de ce délai; la date d'une société ne peut pas précéder sa constitution en société (ARC : s'inscrire volontairement).

Si vous avez facturé la taxe plus de 30 jours avant d'ouvrir le compte, l'ARC vous demande de l'appeler (RC4022). Le système en ligne n'accepte pas de date plus de 30 jours en arrière. Une date plus ancienne exige une demande écrite signée par un propriétaire, un associé, un administrateur ou un représentant autorisé, avec des documents montrant quand vous avez commencé à facturer la taxe ou une ventilation de vos ventes, et c'est l'ARC qui décide (ARC : faire rétroagir l'inscription).

Si vous deviez vous inscrire, la date n'est pas un choix : elle suit le tableau ci-dessus. Si elle remonte à plus de 30 jours, le système en ligne ne l'accepte pas non plus : la demande écrite est accompagnée d'une ventilation des ventes montrant quand les ventes taxables ont dépassé 30 000 $ pour la première fois. Une inscription volontaire vous engage aussi pour la suite : vous facturez la taxe sur les ventes taxables, produisez des déclarations régulièrement et restez inscrit au moins un an, sauf si vous cessez vos activités commerciales.

Les deux voies peuvent être combinées : inscrivez-vous pour les factures récentes comprises dans le délai, et remboursez les plus anciennes en vertu de l'article 232.

Que dois-je verser une fois inscrit, et puis-je demander des crédits sur mes dépenses pour cette période?

Vous versez la taxe nette de chaque période de déclaration (le mois, le trimestre ou l'année que couvre une déclaration) : la taxe perçue ou percevable sur vos ventes de cette période, moins les crédits de taxe sur les intrants (CTI) que vous demandez dans la même déclaration, soit la TPS/TVH que vous avez payée sur vos dépenses d'entreprise (article 225). La taxe sur les fournitures faites à compter de la date d'entrée en vigueur va dans la déclaration de la période à laquelle elle appartient, que vous l'ayez facturée ou non, parce que la taxe nette compte la taxe devenue percevable aussi bien que la taxe perçue. Voir inscrit, mais TPS/TVH non facturée.

Les crédits sur la taxe payée pour des dépenses d'entreprise pendant une période où vous êtes inscrit vont aussi dans cette déclaration. Vous devez avoir en main des pièces justificatives suffisantes avant de produire la déclaration qui les demande (article 169), et le délai habituel pour les demander est de quatre ans.

Les crédits sur les dépenses antérieures à la date d'inscription suivent d'autres règles : voir demander la TPS/TVH payée avant l'inscription. Le fonctionnement des déclarations est expliqué dans produire la TPS/TVH et demander les crédits de taxe sur les intrants. Si plusieurs périodes sont maintenant en retard, voir déclarations non produites et cotisations estimatives.

Mon client est un inscrit et m'a demandé mon numéro de TPS/TVH : qu'arrive-t-il à son crédit?

Un client ne peut demander un crédit qu'avec les renseignements prescrits, et, pour un total de 100 $ ou plus, ces renseignements comprennent votre numéro d'inscription (règlement, article 3); l'ARC précise que les fournisseurs doivent l'indiquer (ARC : confirmer un numéro de compte de TPS/TVH). L'ARC considère aussi qu'aucun crédit ne peut être demandé lorsqu'aucune TPS/TVH n'était payable sur la fourniture, et qu'un numéro faux ou inexact fait perdre le crédit (Mémorandum 8-4, dont les tranches de montants sont plus anciennes que celles du règlement). Les acheteurs peuvent confirmer un numéro dans le Registre de la TPS/TVH de l'ARC.

Ce que vous devez faire dépend de votre situation :

• Si vous étiez un petit fournisseur sans obligation de s'inscrire, et que vous ne vous inscrivez pas : aucune taxe n'était exigible, donc aucune taxe payable ne soutient le crédit du client. L'article 232 permet un remboursement ou un crédit avec une note de crédit dans un délai de 2 ans.
• Si vous vous inscrivez avec une date d'entrée en vigueur égale ou antérieure à la date de la facture : vous pouvez émettre de nouveau la facture avec votre numéro dès qu'il est attribué, pour que le client puisse justifier son crédit.
• Ne donnez jamais un numéro qui n'est pas le vôtre, ou qui n'a pas encore été attribué. Il est faux ou inexact pour les besoins du client.

L'ARC peut-elle imposer des pénalités et des intérêts sur la taxe que j'ai perçue sans la verser, et puis-je me dénoncer d'abord?

Si vous deviez vous inscrire, les intérêts et la pénalité pour production tardive peuvent courir à partir de la date d'échéance de chaque déclaration. Un petit fournisseur qui a perçu de la taxe n'y échappe pas : la déclaration et le paiement mensuels sont dus dans les 1 mois suivant la fin du mois (voir la section ci-dessus), de sorte que les intérêts et la pénalité pour production tardive peuvent courir à partir de cette date. Une divulgation volontaire peut réduire les deux, mais pas la taxe elle-même.

Les intérêts courent sur un montant non versé ou non payé à la date requise, au taux prescrit, jusqu'à son paiement (article 280). La pénalité pour production tardive s'applique dès qu'une déclaration exigée est en retard (article 280.1); la formule est expliquée dans pénalité pour production tardive de la TPS/TVH.

Se dénoncer avant que l'ARC n'agisse relève du Programme des divulgations volontaires. La demande doit être présentée avant le début d'une vérification ou d'une enquête, être complète, porter sur une erreur ou une omission entraînant des intérêts ou des pénalités, viser des renseignements en retard d'au moins un an ou d'une période de déclaration, et inclure un paiement ou une demande d'entente de paiement (admissibilité selon l'ARC). L'ARC décide de chaque demande. Son allègement habituel pour une demande spontanée est de 75 % des intérêts et de 100 % des pénalités; l'allègement peut être moindre une fois que l'ARC vous a contacté au sujet de la question (décision de l'ARC).

L'ARC peut aussi agir la première : elle peut envoyer un avis d'intention d'inscription, après quoi vous devez présenter une demande ou la convaincre que l'inscription n'est pas obligatoire, faute de quoi elle peut vous inscrire après 60 jours (article 241). Pour le programme au complet, voir examens, vérifications et divulgation volontaire.

Comment montrer l'argent dans les livres en attendant de régler la situation?

Gardez-le hors des ventes, dans un compte de passif nommé pour ce qu'il est. C'est une pratique de tenue de livres, pas une règle fiscale; elle garde vos ventes et votre bénéfice propres et l'argent facile à repérer.

1. Inscrivez chaque vente au prix avant taxe.
2. Portez la taxe facturée à un compte de passif, par exemple TPS/TVH facturée avant l'inscription.
3. Tenez une liste par facture : client, date de facturation, date de paiement, montant, date limite de l'article 232 et état.
4. Soldez-le d'une seule façon : débitez-le lorsque vous remboursez le client, ou transférez-le à votre compte de TPS/TVH perçue lorsque vous la déclarez dans une déclaration.

Une fois inscrit, utilisez les comptes habituels décrits dans comptabiliser la TPS/TVH dans vos livres. La question de savoir si la TPS/TVH perçue est un revenu est traitée dans la TPS/TVH perçue est-elle un revenu.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Les montants sont en dollars canadiens.

Sous le seuil, TVH sur une seule facture

Une pigiste de l'Ontario facture 20 000 $ CA sur les quatre derniers trimestres, sans entreprise associée et sans trimestre au-dessus de 30 000 $ CA. Elle ajoute 390 $ CA de TVH à une facture de 3 000 $ CA, est payée, et n'a pas de numéro. Elle était un petit fournisseur, donc aucune taxe n'était exigible. Si la facture était encore impayée, elle la corrigerait. Une fois payée, elle peut rembourser les 390 $ CA par une note de crédit, les déclarer et les verser dans une déclaration mensuelle sans s'inscrire, ou s'inscrire volontairement et les verser. Une inscription volontaire remonte à 30 jours en ligne; une facture plus ancienne exige une demande écrite sur laquelle l'ARC décide. Un remboursement n'exige aucune décision de l'ARC, mais la question de la note de crédit évoquée plus haut reste ouverte. S'inscrire ajoute des déclarations et une période minimale d'un an.

Au-dessus du seuil, TPS seulement

Une consultante de l'Alberta facture 8 000 $ CA, 9 000 $ CA, 14 000 $ CA et 14 000 $ CA sur quatre trimestres consécutifs, soit 45 000 $ CA au total, sans entreprise associée. Le total des quatre trimestres dépasse 30 000 $ CA au troisième trimestre, donc le statut de petit fournisseur prend fin à la fin du mois qui suit ce trimestre. Trois factures datées après cette date totalisent 12 000 $ CA, et elle a ajouté une TPS de 5 % à chacune sans avoir de numéro, soit 600 $ CA en tout. Elle devait s'inscrire à partir de sa première fourniture après la fin du statut. Elle s'inscrit, demande par écrit cette date parce qu'elle remonte à plus de 30 jours, déclare les 600 $ CA dans la déclaration de la période et revoit toutes les autres ventes taxables depuis, y compris celles où elle n'a rien facturé. Les crédits sur ses dépenses d'entreprise des mêmes périodes, s'ils sont appuyés par des factures en règle, peuvent réduire ce qu'elle verse.

Un client inscrit demande le numéro

Une consultante de l'Ontario sans numéro facture à un client commercial 1 000 $ CA plus 130 $ CA de TVH, soit 1 130 $ CA au total. Le client demande le numéro pour appuyer son crédit de 130 $ CA. Si la consultante était un petit fournisseur et reste non inscrite, elle rembourse les 130 $ CA par une note de crédit et le client ne demande rien. Si elle s'inscrit avec une date d'entrée en vigueur égale ou antérieure à la date de la facture, acceptée dans un délai de 30 jours ou sur demande écrite, elle émet de nouveau la facture avec son numéro et déclare les 130 $ CA dans sa déclaration.

Votre situation est différente?

• Vous facturez la taxe depuis des mois, ou un client vous demande votre numéro, et vous ne savez pas si vous deviez vous inscrire : la réponse détermine si vous remboursez ou vous inscrivez, la date d'inscription, et s'il faut vous dénoncer avant que l'ARC n'écrive. Reconstituer les ventes par trimestre et la liste des factures relève de la tenue de livres; le critère lui-même se trouve dans quand s'inscrire à la TPS/TVH.
• Vous êtes inscrit, mais vous n'avez pas facturé de taxe sur certaines ventes : voir inscrit, mais TPS/TVH non facturée.
• Vous avez facturé le mauvais taux ou la taxe d'une autre province : voir mauvais taux de TPS/TVH facturé.
• Vos prix incluaient la taxe, ou vous avez annoncé un prix avant de vous inscrire : voir prix taxes incluses et TPS/TVH.
• Vous avez payé de la taxe sur de l'équipement ou des frais de démarrage avant de vous inscrire : voir demander la TPS/TVH payée avant l'inscription.
• Des déclarations n'ont jamais été produites, ou l'ARC a établi une cotisation estimative : voir déclarations non produites et cotisations estimatives et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer les périodes.
• L'ARC a écrit ou a commencé un examen : une divulgation volontaire peut être fermée. Voir examens et vérifications de la TPS/TVH.
• L'entreprise est une société : les administrateurs peuvent devenir responsables de la taxe nette qu'une société omet de verser, dans les situations énumérées à l'article 323, qui prévoit aussi un moyen de défense fondé sur la diligence raisonnable et un délai de deux ans après le moment où une personne a cessé d'être administrateur pour établir cette responsabilité. Les ventes par trimestre de la société et sa liste de factures sont la base de la question de l'inscription; l'aide en tenue de livres les reconstitue, et l'exposition d'un administrateur mérite d'être soulevée avec un fiscaliste.
• L'entreprise est une société de personnes : les associés commandités sont solidairement responsables avec la société de personnes des montants payables ou à verser pendant qu'ils en étaient membres, et un associé au moment de la dissolution demeure responsable par la suite; l'exposition d'un ancien membre pour des montants antérieurs est limitée aux biens de la société de personnes, et un commanditaire qui n'est pas aussi commandité est exclu (paragraphe 272.1(5)). Soulevez avec un fiscaliste la question des associés et de leurs dates.
• La taxe a été perçue il y a plus de 2 ans, ou vous avez beaucoup de clients : le délai de l'article 232 peut être expiré pour certains d'entre eux. La liste de factures qui montre lesquels relève de la tenue de livres; un fiscaliste devrait confirmer le choix entre rembourser et s'inscrire.