Kanada Şirketiyle ABD Müşterisinden Tahsilat: USD Kayıtları

ABD'li bir müşteriden Kanada şirketi üzerinden nasıl para alınır?

Kanada şirketi, sözleşmeyi bizzat imzaladığında, faturayı gönderdiğinde ve parayı aldığında ABD'li müşteriden ödeme almış olur; ardından her adımı Kanada doları olarak kaydeder. Kanada vergi sonuçları Kanada dolarıyla hesaplanır ve her yabancı tutar, doğduğu gün için Bank of Canada kuruyla dönüştürülür (Income Tax Act, s. 261; CRA folio S5-F4-C1). Faturayı ABD doları olarak kesmek bunu değiştirmez.

İşlem sırası:

1. Sözleşme, fatura, banka hesabı ve vergi formunda şirketin adı yazar.
2. Fatura hizmetleri tanımlar; şirket GST/HST'ye kayıtlıysa, yalnızca satış sıfır oranlı sayılıyorsa (GST/HST sıfır oranda uygulanır) GST/HST göstermez.
3. Muhasebe kayıtları faturayı Kanada dolarıyla bir satış ve bir alacak (müşterinin hâlâ borçlu olduğu para) olarak, yanında ABD doları tutarıyla işler.
4. Ödeme geldiğinde alacak kapatılır, banka masrafları kaydedilir ve varsa kur farkı satıştan ayrı kaydedilir.
5. Yıl sonunda satış defteri T2'deki gelir olur ve kayıtlı bir şirket GST/HST beyannamelerini verir.

Şu durumlarda vaka basit olmaktan çıkar:

• ilk fatura henüz gönderilmemiştir; yani para birimi, banka hesabı ve GST/HST kaydı hâlâ açıktır ve vergi yılının başından itibaren işleyen ABD doları raporlama seçimi süresi çoktan geçmiş olabilir;
• satışlar GST/HST küçük tedarikçi sınırını aşar; bu durumda vergi tahsil edilmese bile kayıt ve beyannameler gündeme gelebilir;
• hizmet, Kanada'daki mülk üzerinde yapılan iş gibi ihracat kurallarının dışında tuttuğu bir hizmettir;
• sözleşmede, faturada veya banka hesabında şirket değil sahibin adı vardır;
• müşteri ABD vergisi stopajı yapmıştır veya bir bilgi beyannamesi göndermiştir;
• yıl sonunda ABD doları hesabında veya ödeme işlemcisi bakiyesinde ABD doları vardır;
• muhasebe kayıtları zaten geridedir.

İmzalı sözleşmeyi, tüm faturaları, banka ve ödeme işlemcisi hesap özetlerini, müşterinin tam hukuki adını ve adresini imzalı bir mukimlik beyanıyla birlikte, şirketin işletme numarasını ve GST/HST durumunu, yıl sonu tarihini ve ilk fatura ile ilk beklenen ödemenin tarihlerini toplayın.

ABD'li bir müşteriye kesilen faturada neler olmalı?

Her faturada şirketin tam hukuki adını, müşterinin tam hukuki adını ve adresini, tarih ve numarayı, hizmetlerin sade bir tanımını, para birimiyle birlikte tutarı ve ödeme koşullarını yazın. Canada Business Corporations Act kapsamındaki bir şirket, adını faturalarında okunaklı harflerle belirtmek zorundadır (CBCA, s. 10); “Inc.”, “Corp.” veya “Ltd.” ibaresini tescil edildiği gibi koruyun.

ABD'li müşteriden GST/HST tahsil etmeli miyim ve nedenini hangi kayıt gösterir?

Kanada şirketi genellikle ABD'li müşteriden GST/HST tahsil etmez; çünkü mukim olmayana sunulan hizmet sıfır oranlıdır (GST/HST sıfır oranda uygulanır), ancak bir istisna kapsamına girmiyorsa. Tedarikçi, tamamen Kanada dışında yaptığı hizmetler için GST/HST tahsil etmez (CRA: ithalat ve ihracat). Mukim olmayan biri için Kanada'da yapılan iş Excise Tax Act, Schedule VI uyarınca sıfır oranlıdır ve her iki tür satış da aşağıdaki küçük tedarikçi sınırına sayılır.

Hangi kuralın uygulanacağı hizmetin türüne bağlıdır. Tavsiye, profesyonel ve danışmanlık hizmetleri section 23 kapsamına girer; mukim olmayana verilen diğer hizmetlerin çoğu section 7 kapsamına girer (Schedule VI, Part V; CRA Memorandum 4.5.3). Her ikisi de, diğerlerinin yanı sıra, Kanada'daki taşınmaz veya maddi taşınır mal üzerinde yapılan işi ve acente olarak hareket etmeyi veya sipariş toplamayı dışarıda tutar. Section 7 ayrıca, tedarikçiyle temas ettiği sırada Kanada'da bulunan bir bireye yapılan hizmeti ve müşteri bir ABD şirketi olsa bile Kanada'dayken bir bireye verilen hizmeti, örneğin personelinin Kanada'da aldığı yönetim eğitimini, dışarıda tutar. İşiniz bunlardan herhangi birine dokunuyorsa GST/HST uygulanabilir: istisnaları ve sıfır oranı destekleyen belgeleri sayan ABD'li müşterilere GST/HST uygulama rehberine bakın.

Müşteri, hizmet için sözleşme yapan taraftır (Memorandum 4.5.1). Sıfır oranı destekleyen belge, aşağıdaki “Her müşterinin ABD mukimi olduğunu ne kanıtlar” bölümünde anlatılır. Bunlar federal kurallardır; Québec'in QST'si ve eyalet satış vergilerinin kendi kuralları vardır. Sıfır oranlı satışlar yine de vergilendirilebilir teslimlerdir ve bu, aşağıdaki kayıt konusunda önem taşır. Sıfır oranlı sayılan bir hizmet vergilendirilebilir çıkarsa, şirket tahsil etmediği vergiyi ödemek zorunda kalabilir. Şirket net vergiyi aktarmazsa, yönetim kurulu üyeleri de madde 323 uyarınca sorumlu tutulabilir; bu sorumluluk tahsilat koşullarına ve özen savunmasına tabidir. CRA, kişinin görevden en son ayrıldığı tarihten itibaren iki yıl içinde yönetim kurulu üyesi için tarhiyat yapmak zorundadır.

Hangi para biriminde fatura kesmeliyim ve bu T2'mi değiştirir mi?

ABD doları cinsinden fatura kesmek T2'yi değiştirmez: şirket, ABD doları raporlama seçimi yapmadıkça Kanada dolarıyla rapor verir (CRA buna işlevsel para birimi der). Seçim, döviz riskini kimin taşıyacağıyla ve kayıtların nasıl tutulacağıyla ilgilidir. Tablo Kanada doları raporlamayı varsayar; bunun yerine ABD doları raporlamayı seçen şirket, Kanada doları faturalarını ve ödemelerini ABD dolarına çevirir ve bunlarda kur farkı doğabilir.

CRA'nın koşullarını karşılayan Kanada mukimi bir şirket, bunun yerine ABD doları raporlamayı seçebilir; bunun için yetkili bir görevlinin imzaladığı Form T1296 ile, en geç şu tarihe kadar başvurur: vergi yılının ilk gününden 60 gün sonra (CRA'nın sayfası aynı süreyi ilk 61 gün olarak ifade eder). Seçim sonraki yıllara geçer ve ancak ilk ABD doları yılından sonra iptal edilebilir; bu yüzden geri almak zordur (CRA: işlevsel para birimi; Income Tax Act, s. 261). Süre vergi yılının ilk gününden işler ve kısadır; bu yüzden mevcut bir şirket bu yıl için süreyi kaçırmış olabilir. Muhasebe kayıtları başlamadan karar verin. ABD doları satışları rehberi koşulları, hangi kurların kullanılabileceğini, yıl sonu bakiyelerini ve ABD doları kayıtlarını anlatır.

Sözleşmede, faturada, banka hesabında ve Form W-8BEN-E'de kimin adı yazılır?

Dördünde de şirketin hukuki adını yazın: sözleşme, fatura, banka hesabı ve Form W-8BEN-E. Şirket, sahiplerinden ayrı bir tüzel kişidir; sözleşmeleri ve mülkiyeti kendi adına yapar (CRA: şirket). Sahibin adına faturalanan iş, şirketin değil sahibin geliri sayılabilir ve bunu sonradan düzeltmek bir profesyonelin işidir.

• Sözleşme ve fatura: yukarıdaki gibi şirketin hukuki adı.
• Banka hesabı: müşterinin ödemesi ile şirketin muhasebe kayıtlarının uyuşması için şirket adına açılmış hesap. Satış şirketin, ama para kişisel bir hesaba giriyorsa kayıtlar sahibin şirketin parasını elinde tuttuğunu gösterir: sahip bu parayı şirkete borçludur ya da şirketin sahibe olan borcunu ödemiş olur. Hâlâ ödenmemiş bir tutar, zamanında geri ödenmezse sahibin gelirine eklenebilir (Income Tax Act, s. 15(2)). Bkz. kişisel hesaba giren şirket geliri ve hissedar kredisi hesabı.
• Form W-8BEN-E: yabancı bir şirketin IRS'ye değil ödemeyi yapana verdiği kuruluş formu; bireyler bunun yerine Form W-8BEN kullanır (IRS talimatları). Formu isteyen ve alamayan ABD'li müşteri %30 oranında vergi stopajı yapabilir. Hizmetin yapıldığı yer genellikle kaynağını belirler; bu yüzden Kanada'da yapılan işin ücretleri genellikle ABD kaynaklı değildir, ABD'de yapılan iş bunu değiştirir (IRS: kişisel hizmet geliri). Formun doldurulması Kanada şirketi için W formları rehberinde anlatılır.

Şirket kurmanın gerekip gerekmediği ve kişisel hizmetler işletmesi (personal services business) kuralları ABD'li müşterilerle sözleşme için şirket kurma rehberinde anlatılır.

ABD dolarları nereye girmeli?

ABD dolarlarının şirket adına açılmış bir banka hesabına girmesini sağlayın; hesabın türü, muhasebe kayıtlarında ne kadar dönüşüm göstermeniz gerektiğini belirler.

Aynı şirketin ABD doları ve Kanada doları hesapları arasında para taşımak gelir değil, transferdir: bkz. CAD ve USD hesapları arasındaki transferler. Elde tutulan ABD doları bakiyesindeki kur farkı ABD doları hesabında döviz kazancı veya zararı rehberindedir.

Para gelmeden önce ABD doları faturasını nasıl kaydederim?

Hem Kanada doları cinsinden bir satış hem de bir alacak kaydedin; ikisini de fatura günü için Bank of Canada kuruyla yazın ve ABD doları tutarını aynı satırda tutun. Geçerli kur, Bank of Canada'nın o gün için, kur açıklamadığı günlerde ise en yakın önceki gün için açıkladığı kurdur (Income Tax Act, s. 261; Bank of Canada günlük kurları).

Kayıt iki satırdan oluşur: aynı Kanada doları tutarı için alacak hesabı borçlandırılır ve satış hesabı alacaklandırılır. Folio, vadeli bir satışta tutarın ne zaman doğduğunu söylemez; muhasebe kayıtları genellikle fatura gününü kullanır ve satış, döviz kuru sonradan ne olursa olsun bu kuru korur; yine de yıl sonunda hâlâ ödenmemiş bir fatura için ayrı bir kur düzeltmesi gerekebilir. İş, faturadan farklı bir dönemde yapılıyorsa hangi günün geçerli olduğunu kontrol edin. Diğer kur kaynakları koşullu olarak kullanılabilir; bkz. ABD doları satışları rehberi.

Ödemeyi nasıl kaydederim ve kur farkı nedir?

Alacağı Kanada doları defter değeriyle (fatura tutarı; üzerine yıl sonu kur düzeltmesi kaydedilmediyse) kapatın, parayı ödeme günündeki Kanada doları değeriyle bankaya işleyin ve aradaki farkı döviz kazancı veya zararı olarak kaydedin. Fark gelir değildir ve satış değişmez.

• ABD doları hesabı: mevduatı geldiği gün için Bank of Canada kuruyla değerleyin.
• Kanada doları hesabı: fiilen hesaba geçen Kanada dolarını kullanın.

Farkın gelir mi yoksa sermaye kazancı veya zararı olarak mı vergilendirileceği, onu neyin doğurduğuna bağlıdır. Bir işletmenin kendi satış alacağında genellikle gelirdir; CRA'nın eski bülteni IT-95R bu yöndedir, ancak mallardan söz eder, arşivlenmiştir ve artık güncellenmez (IT-95R, arşivlendi). T2'nin gelir tablosu çizelgesinde (Schedule 125) her satırın, T2 beyannameleri için standart hesap listesi olan CRA'nın General Index of Financial Information (GIFI) dizininden bir numarası vardır ve dizin “Foreign exchange gains/losses” kalemini 8231 olarak verir. Yıl sonunda açık kalan fatura ile farkın nasıl raporlanıp vergilendirildiği için bkz. ABD doları hesabında döviz kazancı veya zararı.

Mevduat neden faturadan küçük?

Fatura satıştır; mevduat ise yoldaki kesintilerden sonra kalandır. Faturayı tam olarak kaydedin ve eksikliği satır satır açıklayın.

Gelir her durumda fatura tutarında kalır. Banka ücretinden büyük bir eksik, onu maliyet olarak kaydetmeden önce stopaj olup olmadığını kontrol etmek ve müşteriden ne ödediğini ve neyi geri tuttuğunu gösteren ödeme bildirimini istemek için bir nedendir.

ABD'li müşterilerden gelen on iki aylık gelir T2'deki gelire nasıl dönüşür?

Her fatura kendi gününün kuruyla dönüştürülür ve on iki aylık Kanada doları satırları Schedule 125'te satışlar toplamını oluşturur (GIFI 8000, “Trade sales of goods and services”). T2, hiç vergi borcu olmasa bile vergi yılı bittikten sonra altı ay içinde verilmelidir (CRA: şirket).

Toplam şunlardan hiçbiri değildir:

• Banka mevduatları. Ücretler düşüldükten sonraki tutarlardır ve kur farkları içerir.
• Yıllık ABD dolarının tek bir kurla çarpımı. CRA bazı gelir kalemleri için ortalama kuru kabul edebilir, ancak kurlar önemli ölçüde dalgalandığında genellikle kabul etmez (folio, para. 1.6.1).

Her ay üç şeyi birbirine bağlayın: fatura listesi (ABD doları, kur, Kanada doları), satış defteri ve banka veya işlemci hesap özeti. Kur farkları ve banka masrafları satışların içinde değil, kendi satırlarında durur.

Her müşterinin ABD mukimi olduğunu ne kanıtlar ve bunu ne kadar süre saklarım?

Müşterinin, teslim gününde geçerli olmak üzere Kanada mukimi olmadığını belirten tarihli ve imzalı beyanı, CRA'nın örnek kanıtıdır. Karar tedarikçiye aittir ve kanıtı da o saklar; CRA'nın memorandumu, bireyden başka bir mukim olmayan için, yetkili bir kişinin imzalayacağı ve mukimlikteki değişikliği bildirmeyi de kabul eden örnek bir onay verir (Memorandum 4.5.1). CRA başka belgeleri de değerlendireceğini söyler. Kanada'da daimi iş yeri olan bir ABD'li müşteri, bu yerle yürüttüğü faaliyetler bakımından Kanada mukimi sayılır (Excise Tax Act, s. 132(2)); bu yüzden ABD adresi ve mukimlik beyanı, bu daimi iş yerine hizmet veren işleri çözmez; bunu ABD'li müşterilere GST/HST uygulama rehberiyle karşılaştırarak kontrol edin.

Her müşteri için şunları saklayın:

• sözleşme tarafını belirten imzalı sözleşme;
• imzalı mukimlik beyanı; müşterinin durumu değişirse yenilenir;
• o müşteriye gönderilen her fatura.

Kayıtları, ilgili oldukları yılın sonundan itibaren 6 yıl boyunca saklayın; CRA faturaları isterse daha uzun süre saklayın (CRA: GST/HST kayıtları). Kayıtlar, CRA yazılı izin vermedikçe Kanada'daki bir iş yerinde veya konutta tutulmalıdır; yurt dışında tutulup Kanada'dan açılan elektronik kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz (CRA: kayıtlar nerede tutulur).

Vergi tahsil etmesem de GST/HST'ye kaydolmam gerekir mi?

Küçük tedarikçi olmaktan çıkan bir şirket, tüm müşterileri Kanada dışında olsa ve hiç vergi tahsil etmese bile, Kanada'da vergilendirilebilir bir teslim yaptığı anda GST/HST'ye kaydolmak zorundadır (Excise Tax Act, s. 240(1)). Tamamen veya kısmen Kanada'da yapılan hizmet, sıfır oranlı olsun olmasın genellikle Kanada'da yapılmış bir teslimdir; tamamen Kanada dışında yapılan hizmet genellikle Kanada dışında yapılmış sayılır, bu yüzden sınıra sayılır ama tek başına kayıt gerektirmez (s. 142). Sıfır oranlı satışlar küçük tedarikçi sınırına (C$30.000) sayılır. Test; Kanada içinde veya dışında yapılan vergilendirilebilir teslimlerin, ilişkili işletmeler dahil, tek bir takvim çeyreğinde ya da ondan önceki dört çeyrekte vadesi gelen veya ödenen bedelini sayar (Excise Tax Act, s. 148; CRA: ne zaman kaydolunur). Müşterilerinin tamamı ABD'de olan bir şirket, bu sınırı tek bir müşteriyle aşabilir.

Kaydolduktan sonra şirket, ödenecek vergisi olmasa bile her raporlama dönemi için beyanname verir (CRA: raporlama zorunlulukları). Son tarihler şöyledir: aylık veya üç aylık dönem bittikten sonra 1 ay; çoğu yıllık beyan veren için mali yıl sonundan sonra 3 ay. Kayıtlı işletme, bu sıfır oranlı hizmetlerle ilgili alış ve giderlerde ödenen GST/HST için girdi vergisi kredisi talep edebilir (CRA: ithalat ve ihracat); koşullar ABD'li müşterilere GST/HST uygulama rehberindedir. Adımlar için bkz. ne zaman kaydolunur ve GST/HST beyanı.

Örnek

Tutarlar açıklayıcıdır. Kurlar, bir ABD doları için Kanada doları cinsindendir.

İlk ABD'li müşteri satışları sınırın üzerine çıkarır

Başka satışı olmayan Torontolu bir yazılım şirketi, Toronto'da yapılan iş için Texas'taki bir şirkete her ayın birinde US$8.000 fatura keser; ödeme, faturanın alınmasıyla birlikte vadesi gelir. Her fatura kendi gününün kuruyla dönüştürülür:

Bu, tek bir çeyrekte C$30.000'in üzerindedir; dolayısıyla yalnızca bu rakamlara göre şirketin GST/HST'ye kaydolması gerekir; kaydın yürürlük tarihi en geç sınırı aşmasına yol açan 1 Mart faturası olur. Bir istisna uygulanmadığı varsayılırsa faturalarda yine GST/HST tahsil etmez ve her dönem için beyanname verir. Schedule 125'teki satışlar, Kanada doları sütununun toplamıdır; US$24.000'in tek bir kurla çarpımı değildir.

Kur fatura ile ödeme arasında değişir

Bir şirket, Bank of Canada kuru 1,40 iken 1 Mart'ta US$10.000 fatura keser ve C$14.000 satış ve alacak kaydeder. Müşteri, kur 1,36 iken 5 Nisan'da öder; yani US$10.000, C$13.600 eder. İki tarih arasında yıl sonu bulunmadığını varsayın.

Satışlar C$14.000'de kalır. C$400 bir kur zararıdır ve gelirden ayrı gösterilir.

Mevduat eksik geliyor

Yeni kurulan bir şirketin ilk faturası US$2.500'dür ve müşterinin ödemesi, US$30 havale masrafından sonra US$2.470 olarak gelir. Her iki günde kuru 1,35 alın. Satışlar C$3.375, banka C$3.334,50 alır ve banka masrafları C$40,50'dir. Gelir fatura tutarıdır, mevduat değil.

Sizin durumunuz farklı mı?

• ABD'li bir müşteriyle sözleşme imzaladınız ve henüz hiçbir şey kurulmadı ya da bir yıllık ABD doları kaydı T2'yi bekliyor: para birimi seçimi, GST/HST kaydı, fatura şablonu ve aylık muhasebe kayıtları en iyi ilk fatura veya yıl sonu beyannamesinden önce çözülür; ABD doları seçimi için süre vergi yılının başından işlediğinden bunu şimdi kontrol edin; bir profesyonel bunları muhasebe kayıtları desteği üzerinden kurabilir.
• Muhasebe kayıtlarınız geride, faturalar yanlış adla veya para biriminde gitti ya da müşteri ödemeleri kişisel hesaba girdi: bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama, kişisel hesaba giren şirket geliri ve hissedar kredisi hesabı; bir profesyonel muhasebe kayıtlarını gecikmiş kayıtların tamamlanması hizmetiyle yeniden oluşturabilir.
• Küçük tedarikçi sınırını kayıt olmadan aştınız: bkz. GST/HST'ye ne zaman kaydolunur; kaçırılan beyannameler ve geriye dönük kayıt, bir profesyonelin incelediği türden vakalardır; örneğin muhasebe kayıtları hizmeti üzerinden.
• Yıl sonunda ABD doları hesabında veya işlemci bakiyesinde ABD doları duruyor: bkz. ABD doları hesabında döviz kazancı veya zararı ve ABD doları satışları ve ödemeleri; yıl kapanmadan bakiyenin nasıl değerleneceğini belirleyin.
• İşiniz Kanada'daki bir mülk üzerinde, hizmeti alan kişi Kanada'daki bir birey ya da yazılım lisansı veriyor veya mal gönderiyorsunuz: farklı GST/HST kuralları uygulanabilir; bkz. ABD'li müşterilere GST/HST uygulama ve ABD'li müşterilerden telif ve lisans ücretleri.
• Müşteri vergi stopajı yaptı, 1099-NEC gönderdi veya W-9 istiyor ya da şirket ABD'de çalışıyor veya ABD beyannamesi verebilir: bkz. Kanadalılara yapılan ödemelerde kesilen ABD vergisi, Kanada şirketi için W formları ve Kanada şirketinin ABD vergi beyannamesi. Bunun gibi iki ülkeyi ilgilendiren sorular sınır ötesi vergi desteği üzerinden yürür.
• Sahiplerden biri ABD vatandaşı veya green card sahibi: ABD bilgi beyannamesi şirketin muhasebe kayıtlarına dayanabilir; bkz. Kanada şirketi için Form 5471.
• Şahıs işletmesi sahibisiniz veya şirket kurup kurmamaya karar veriyorsunuz: bkz. ABD dolarıyla ödeme alan serbest meslek sahibi ve ABD'li müşterilerle sözleşme için şirket kurma.