Cobrar a clientes de EE. UU. con una corporación canadiense

¿Cómo se cobra a un cliente de EE. UU. a través de una corporación canadiense?

Una corporación canadiense cobra a un cliente de EE. UU. cuando la propia corporación firma el contrato, envía la factura y recibe el dinero, y luego registra cada paso en dólares canadienses. Los resultados fiscales en Canadá se calculan en dólares canadienses, y cada monto en moneda extranjera se convierte al tipo de cambio del Bank of Canada del día en que se origina (Income Tax Act, s. 261; CRA folio S5-F4-C1). Facturar en dólares estadounidenses no cambia eso.

El orden de trabajo:

1. El contrato, la factura, la cuenta bancaria y el formulario de impuestos llevan el nombre de la corporación.
2. La factura describe los servicios y, si la corporación está registrada para el GST/HST, no muestra GST/HST solo cuando la venta califica como de tasa cero (el GST/HST se aplica a cero).
3. Los libros registran la factura como una venta y una cuenta por cobrar (dinero que el cliente aún debe) en dólares canadienses, con el monto en dólares estadounidenses al lado.
4. Cuando llega el pago, se salda la cuenta por cobrar, se registran los cargos bancarios y cualquier diferencia cambiaria se registra aparte de la venta.
5. Al cierre del año, el libro de ventas pasa a ser el ingreso de la T2, y una corporación registrada para el GST/HST presenta sus declaraciones de GST/HST.

El caso deja de ser simple cuando:

• la primera factura aún no salió, así que la moneda, la cuenta bancaria y el registro del GST/HST siguen abiertos, y el plazo para elegir declarar en dólares estadounidenses, que corre desde el inicio del año fiscal, puede haber vencido ya;
• las ventas superan el límite de pequeño proveedor del GST/HST, así que el registro y las declaraciones pueden llegar aunque no se cobre impuesto;
• el servicio es de los que excluyen las reglas de exportación, como un trabajo sobre bienes en Canadá;
• el propietario, y no la corporación, figura en el contrato, la factura o la cuenta bancaria;
• el cliente retuvo impuestos de EE. UU. o envió una declaración informativa;
• hay dólares estadounidenses en una cuenta en esa moneda o en el saldo de un procesador de pagos al cierre del año;
• los libros ya están atrasados.

Reúna el contrato firmado, todas las facturas, los estados de cuenta bancarios y del procesador de pagos, el nombre legal y la dirección del cliente con una declaración de residencia firmada, el número empresarial (BN) y la condición de GST/HST de la corporación, la fecha de cierre de su año, y las fechas de la primera factura y del primer pago esperado.

¿Qué va en una factura para un cliente de EE. UU.?

En cada factura ponga el nombre legal completo de la corporación, el nombre legal completo y la dirección del cliente, una fecha y un número, una descripción clara de los servicios, el monto con su moneda y las condiciones de pago. Una corporación regida por la Canada Business Corporations Act debe indicar su nombre con caracteres legibles en sus facturas (CBCA, s. 10); conserve «Inc.», «Corp.» o «Ltd.» tal como está registrado.

¿Cobro GST/HST a un cliente de EE. UU. y qué registro muestra por qué no?

Una corporación canadiense generalmente no cobra GST/HST a un cliente de EE. UU., porque un servicio prestado a un no residente es de tasa cero (el GST/HST se aplica a cero), salvo que lo alcance una exclusión. Un proveedor no cobra GST/HST por los servicios que presta enteramente fuera de Canadá (CRA: importaciones y exportaciones). El trabajo hecho en Canadá para un no residente es de tasa cero según el Schedule VI de la Excise Tax Act, y ambos tipos de venta cuentan para el límite de pequeño proveedor que se explica más abajo.

Qué regla aplica depende del tipo de servicio. Los servicios de asesoría, profesionales y de consultoría están en la sección 23; la mayoría de los demás servicios a un no residente están en la sección 7 (Schedule VI, Part V; CRA Memorandum 4.5.3). Ambas excluyen, entre otros casos, el trabajo sobre bienes inmuebles o bienes muebles tangibles en Canadá y actuar como agente o captar pedidos. La sección 7 también excluye un servicio prestado a una persona que está en Canadá cuando se pone en contacto con el proveedor, y un servicio prestado a una persona mientras está en Canadá aunque el cliente sea una empresa de EE. UU., como una capacitación de gestión para su personal en Canadá. Si su trabajo toca alguno de estos casos, puede aplicar el GST/HST: vea cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU., que enumera las exclusiones y las pruebas que respaldan la tasa cero.

El cliente es la parte que contrató el servicio (Memorandum 4.5.1). La prueba que respalda la tasa cero se describe más abajo, en «Qué prueba que cada cliente es residente de EE. UU.». Estas son reglas federales; el QST de Quebec y los impuestos provinciales sobre las ventas tienen las suyas. Las ventas de tasa cero siguen siendo suministros gravables, lo que importa para el registro que se explica más abajo. Si un servicio tratado como de tasa cero resulta gravable, la corporación puede deber el impuesto que no cobró. Si una corporación no remite el impuesto neto, sus directores también pueden ser responsables según la sección 323, sujeto a condiciones de cobro y a una defensa de debida diligencia; la CRA debe emitir la determinación a un director dentro de dos años desde que esa persona dejó el cargo por última vez.

¿En qué moneda debo facturar y cambia mi T2?

Facturar en dólares estadounidenses no cambia la T2: la corporación declara en dólares canadienses, salvo que elija declarar en dólares estadounidenses (la CRA lo llama moneda funcional). La decisión trata de quién asume el riesgo cambiario y de cómo se llevan los libros. La tabla supone que se declara en dólares canadienses; una corporación que elige declarar en dólares estadounidenses convierte a esa moneda las facturas y los pagos en dólares canadienses, y puede tener una diferencia cambiaria en ellos.

Una corporación residente en Canadá que cumpla las condiciones de la CRA puede elegir declarar en dólares estadounidenses presentando el Form T1296, firmado por un ejecutivo autorizado, a más tardar el 60 días después del primer día del año fiscal (la página de la CRA describe la misma ventana como los primeros 61 días). La elección se mantiene en los años siguientes y solo puede revocarse después del primer año en dólares estadounidenses, por lo que es difícil de deshacer (CRA: moneda funcional; Income Tax Act, s. 261). La ventana corre desde el primer día del año fiscal y es corta, así que una corporación existente puede haberla perdido ya para este año; decida antes de empezar los libros. La guía sobre ventas en dólares estadounidenses explica las condiciones, los tipos de cambio permitidos, los saldos al cierre del año y los libros en dólares estadounidenses.

¿A nombre de quién van el contrato, la factura, la cuenta bancaria y el Form W-8BEN-E?

Ponga el nombre legal de la corporación en los cuatro: el contrato, la factura, la cuenta bancaria y el Form W-8BEN-E. Una corporación es una entidad legal separada que celebra contratos y es dueña de bienes a su propio nombre, aparte de sus propietarios (CRA: corporación). El trabajo facturado a nombre del propietario puede ser ingreso del propietario y no de la corporación, y corregirlo después es un asunto para un profesional.

• Contrato y factura: el nombre legal de la corporación, como se explicó arriba.
• Cuenta bancaria: una cuenta a nombre de la corporación, para que el pago del cliente y los libros de la corporación coincidan. Si la venta es de la corporación pero el dinero llega a una cuenta personal, los libros muestran al propietario con dinero de la corporación: el propietario se lo debe a la corporación, o repone lo que la corporación le debía a él. Un monto que siga pendiente puede sumarse al ingreso del propietario si no se devuelve a tiempo (Income Tax Act, s. 15(2)). Vea ingresos de la corporación en una cuenta personal y la cuenta del préstamo del accionista.
• Form W-8BEN-E: el formulario para entidades que una corporación extranjera entrega al pagador, no al IRS; las personas usan el Form W-8BEN (instrucciones del IRS). Un cliente de EE. UU. que pide el formulario y no lo recibe puede retener impuestos a 30%. El lugar donde se prestan los servicios generalmente decide su fuente, así que los honorarios por trabajo hecho en Canadá generalmente no son de fuente estadounidense; el trabajo hecho en EE. UU. cambia eso (IRS: ingresos por servicios personales). Cómo completar el formulario se explica en formularios W para una corporación canadiense.

Si conviene constituir una corporación y las reglas del personal services business (negocio de servicios personales) están en constituir una corporación para contratar con clientes de EE. UU..

¿Dónde deben llegar los dólares estadounidenses?

Haga que los dólares estadounidenses lleguen a una cuenta bancaria a nombre de la corporación; el tipo de cuenta determina cuánta conversión deben mostrar los libros.

Mover dinero entre una cuenta en dólares estadounidenses y una en dólares canadienses de la misma corporación es una transferencia, no un ingreso: vea transferencias entre cuentas en CAD y USD. La diferencia cambiaria sobre un saldo en dólares estadounidenses que se mantiene está en ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en USD.

¿Cómo registro una factura en dólares estadounidenses antes de que llegue el dinero?

Registre una venta y una cuenta por cobrar, ambas en dólares canadienses al tipo de cambio del Bank of Canada del día de la factura, y conserve el monto en dólares estadounidenses en la misma línea. El tipo de cambio aplicable es el que el Bank of Canada cotiza para ese día, o para el día anterior más cercano cuando no cotiza ninguno (Income Tax Act, s. 261; tipos de cambio diarios del Bank of Canada).

El asiento tiene dos líneas: débito a cuentas por cobrar y crédito a ventas, por el mismo monto en dólares canadienses. El folio no dice cuándo se origina un monto en una venta a crédito; los libros suelen usar el día de la factura, y la venta conserva ese tipo de cambio aunque el tipo cambie después, aunque una factura aún sin pagar al cierre del año puede necesitar un ajuste cambiario aparte. Si el trabajo se hace en un período distinto al de la factura, verifique qué día aplica. Otras fuentes de tipos de cambio se permiten con condiciones; vea la guía de ventas en dólares estadounidenses.

¿Cómo registro el pago y qué es la diferencia cambiaria?

Salde la cuenta por cobrar por su valor en libros en dólares canadienses (el monto de la factura, salvo que se le haya registrado un ajuste cambiario al cierre del año), ingrese el dinero al banco por su valor en dólares canadienses del día del pago y registre la diferencia como una ganancia o pérdida cambiaria. La diferencia no es ingreso y la venta no cambia.

• Cuenta en dólares estadounidenses: valore el depósito al tipo de cambio del Bank of Canada del día en que llega.
• Cuenta en dólares canadienses: use los dólares canadienses que realmente se acreditaron.

Si la diferencia tributa como ingreso o como ganancia o pérdida de capital depende de lo que la produjo. En la cuenta por cobrar de las propias ventas de un negocio, generalmente es ingreso; el antiguo boletín IT-95R de la CRA apunta en ese sentido, aunque habla de bienes, está archivado y ya no se actualiza (IT-95R, archivado). En el anexo del estado de resultados de la T2 (Schedule 125), cada línea tiene un número del General Index of Financial Information (GIFI) de la CRA, la lista estándar de cuentas para las declaraciones T2, y el índice ubica «Foreign exchange gains/losses» en 8231. Para una factura abierta al cierre del año, y cómo se declara y tributa la diferencia, vea ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en USD.

¿Por qué el depósito es menor que la factura?

La factura es la venta; el depósito es lo que queda después de descuentos en el camino. Registre la factura completa y explique la diferencia línea por línea.

El ingreso se mantiene en el monto de la factura en todos los casos. Si la diferencia es mayor que una comisión bancaria, conviene revisar si hubo una retención y pedirle al cliente su aviso de pago, que muestra lo que pagó y lo que retuvo, antes de registrarla como un costo.

¿Cómo suman doce meses de ingresos de clientes de EE. UU. el ingreso de la T2?

Cada factura se convierte al tipo de cambio de su propio día, y las líneas en dólares canadienses de los doce meses suman las ventas del Schedule 125 (GIFI 8000, «Trade sales of goods and services»). La T2 vence seis meses después de que termina el año fiscal, aunque no se deba impuesto (CRA: corporación).

El total no es ninguna de estas dos cifras:

• Los depósitos bancarios. Son netos de comisiones y traen diferencias cambiarias.
• Los dólares estadounidenses del año multiplicados por un solo tipo de cambio. La CRA puede aceptar un tipo de cambio promedio para algunas partidas de ingreso, pero generalmente no cuando los tipos fluctúan de forma significativa (folio, párr. 1.6.1).

Cada mes, concilie tres cosas: la lista de facturas (dólares estadounidenses, tipo de cambio, dólares canadienses), el libro de ventas y el estado de cuenta del banco o del procesador. Las diferencias cambiarias y los cargos bancarios van en sus propias líneas, no dentro de las ventas.

¿Qué prueba que cada cliente es residente de EE. UU. y por cuánto tiempo la conservo?

Una declaración del cliente, fechada y firmada, de que no es residente de Canadá, con efecto el día del suministro, es la prueba de muestra de la CRA. El proveedor decide y conserva la evidencia; el memorando de la CRA da un modelo de certificación para un no residente que no sea una persona, firmado por una persona autorizada que además se compromete a informar un cambio de residencia (Memorandum 4.5.1). La CRA dice que también considerará otra documentación. Un cliente de EE. UU. con un establecimiento permanente en Canadá se trata como residente de Canadá por las actividades que realiza a través de él (Excise Tax Act, s. 132(2)), así que una dirección en EE. UU. y una declaración de residencia no resuelven el trabajo que atiende a ese establecimiento; verifíquelo con cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU..

Conserve con cada cliente:

• el contrato firmado que nombra a la parte contratante;
• la declaración de residencia firmada, que se reemplaza cuando cambia la condición del cliente;
• todas las facturas enviadas a ese cliente.

Conserve los registros durante 6 años desde el final del año al que corresponden, y más tiempo si la CRA pide facturas (CRA: registros de GST/HST). Los registros deben estar en un lugar de negocios o de residencia en Canadá, salvo que la CRA dé un permiso por escrito; los registros electrónicos guardados en el extranjero pero abiertos desde Canadá no cuentan como guardados en Canadá (CRA: dónde guardar los registros).

¿Debo registrarme para el GST/HST aunque no cobre ese impuesto?

Una corporación que ya no es pequeño proveedor debe registrarse para el GST/HST en cuanto hace un suministro gravable en Canadá, aunque todos sus clientes estén fuera de Canadá y no cobre impuesto (Excise Tax Act, s. 240(1)). Un servicio prestado total o parcialmente en Canadá generalmente es un suministro hecho en Canadá, sea de tasa cero o no; uno prestado enteramente fuera de Canadá generalmente se hace fuera de Canadá, así que cuenta para el límite pero no exige por sí solo el registro (s. 142). Las ventas de tasa cero cuentan para el límite de pequeño proveedor de C$30,000. La prueba cuenta la contraprestación de los suministros gravables hechos dentro o fuera de Canadá, incluidos los de negocios asociados, que venció o se pagó en un trimestre calendario, o en los cuatro trimestres anteriores a él (Excise Tax Act, s. 148; CRA: cuándo registrarse). Una corporación cuyos únicos clientes están en EE. UU. puede superar ese límite con un solo cliente.

Una vez registrada, la corporación presenta una declaración de GST/HST por cada período de declaración, aunque no tenga impuesto por remitir (CRA: requisitos de declaración). La fecha límite es 1 mes después de que termina un período mensual o trimestral, y 3 meses después del cierre del ejercicio fiscal para la mayoría de los declarantes anuales. Un registrado puede reclamar créditos fiscales por insumos por el GST/HST pagado en compras y gastos relacionados con estos servicios de tasa cero (CRA: importaciones y exportaciones); las condiciones están en cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU.. Para los pasos, vea cuándo registrarse y cómo presentar el GST/HST.

Ejemplo

Los montos son ilustrativos. Los tipos de cambio son dólares canadienses por dólar estadounidense.

Un primer cliente de EE. UU. lleva las ventas por encima del límite

Una corporación de software de Toronto, sin otras ventas, factura a una empresa de Texas US$8,000 el primer día de cada mes por trabajo hecho en Toronto, pagadero al recibir la factura. Cada factura se convierte al tipo de cambio de su propio día:

Eso supera C$30,000 en un trimestre, así que solo con estas cifras la corporación tendría que registrarse para el GST/HST, con efecto a más tardar en la factura del 1 de marzo que la llevó por encima del límite. Aun así no cobra GST/HST en las facturas, suponiendo que no aplique ninguna exclusión, y presenta declaraciones por cada período. Las ventas del Schedule 125 son la suma de la columna en dólares canadienses, no US$24,000 por un solo tipo de cambio.

El tipo de cambio se mueve entre la factura y el pago

El 1 de marzo una corporación factura US$10,000 cuando el tipo de cambio del Bank of Canada es 1.40, y registra ventas y una cuenta por cobrar de C$14,000. El cliente paga el 5 de abril, cuando el tipo es 1.36, así que los US$10,000 valen C$13,600. Suponga que ningún cierre de año cae entre las dos fechas.

Las ventas se mantienen en C$14,000. Los C$400 son una pérdida cambiaria, que se muestra aparte del ingreso.

El depósito llega corto

La primera factura de una corporación nueva es de US$2,500, y el pago del cliente llega como US$2,470 después de US$30 de costo de la transferencia. Tome el tipo de cambio como 1.35 en ambos días. Las ventas son C$3,375, el banco recibe C$3,334.50 y los cargos bancarios son C$40.50. El ingreso es el monto de la factura, no el del depósito.

¿Su caso es distinto?

• Usted firmó con un cliente de EE. UU. y aún no hay nada configurado, o hay un año de asientos en dólares estadounidenses esperando la T2: conviene definir la moneda, el registro del GST/HST, el modelo de factura y los libros mensuales antes de la primera factura o de la declaración de fin de año, y el plazo para elegir declarar en dólares estadounidenses corre desde el inicio del año fiscal, así que verifíquelo ahora; un profesional puede configurarlos con ayuda con la contabilidad.
• Sus libros están atrasados, las facturas salieron con el nombre o la moneda equivocados, o los pagos de clientes llegaron a una cuenta personal: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada, ingresos de la corporación en una cuenta personal y la cuenta del préstamo del accionista; un profesional puede reconstruir los libros con la contabilidad de regularización.
• Superó el límite de pequeño proveedor sin registrarse: vea cuándo registrarse para el GST/HST; las declaraciones omitidas y el registro con fecha retroactiva son casos que revisa un profesional, por ejemplo mediante el servicio de contabilidad.
• Hay dólares estadounidenses en una cuenta en esa moneda o en el saldo de un procesador de pagos al cierre del año: vea ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en USD y ventas y pagos en dólares estadounidenses; defina cómo se valora el saldo antes de que cierre el año.
• Su trabajo es sobre bienes en Canadá, quien lo recibe es una persona en Canadá, o usted licencia software o envía bienes: pueden aplicar otras reglas de GST/HST; vea cómo cobrar GST/HST a clientes de EE. UU. y regalías y cargos por licencias de clientes de EE. UU..
• El cliente retuvo impuestos, envió un 1099-NEC o pide un W-9, o la corporación trabaja en EE. UU. o puede deber una declaración en EE. UU.: vea impuesto de EE. UU. retenido en pagos a canadienses, formularios W para una corporación canadiense y declaración de impuestos de EE. UU. de una corporación canadiense. Las preguntas de dos países como estas se atienden con ayuda fiscal transfronteriza.
• Un propietario es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card: una declaración informativa de EE. UU. puede tomar datos de los libros de la corporación; vea Form 5471 para una corporación canadiense.
• Usted es propietario único, o está decidiendo si constituir una corporación: vea trabajador independiente pagado en dólares estadounidenses y constituir una corporación para contratar con clientes de EE. UU..