קבלת תשלום מלקוחות אמריקאיים דרך חברה קנדית: ספרים בדולרים

איך מקבלים תשלום מלקוח אמריקאי דרך חברה קנדית?

חברה קנדית מקבלת תשלום מלקוח אמריקאי כשהחברה עצמה חותמת על החוזה, שולחת את החשבונית ומקבלת את הכסף, ואחר כך רושמת כל שלב בדולרים קנדיים. תוצאות המס בקנדה מחושבות בדולרים קנדיים, וכל סכום זר מומר לפי שער בנק קנדה ביום שבו הוא נוצר (Income Tax Act, סעיף 261; CRA folio S5-F4-C1). הוצאת חשבונית בדולרים אמריקאיים אינה משנה זאת.

סדר העבודה:

1. החוזה, החשבונית, חשבון הבנק וטופס המס נושאים כולם את שם החברה.
2. החשבונית מתארת את השירותים, ואם החברה רשומה, היא אינה מציגה ⁦GST/HST⁩ רק כשהמכירה בשיעור אפס (zero-rated), כלומר ה-⁠⁦GST/HST⁩ חל בשיעור אפס.
3. הספרים רושמים את החשבונית כמכירה וכחוב של הלקוח (חייבים, accounts receivable: כסף שהלקוח עדיין חייב) בדולרים קנדיים, וליד הסכום מופיע הסכום בדולרים אמריקאיים.
4. כשהתשלום מגיע, החוב נסגר, עמלות הבנק נרשמות, וכל הפרש שער נרשם בנפרד מהמכירה.
5. בסוף השנה פנקס המכירות הופך להכנסות בדוח ⁦T2⁩ (דוח מס חברה קנדי), וחברה רשומה מגישה את דוחות ה-⁠⁦GST/HST⁩ שלה.

המקרה מפסיק להיות פשוט כאשר:

• החשבונית הראשונה עדיין לא יצאה, ולכן המטבע, חשבון הבנק והרישום ל-⁠⁦GST/HST⁩ עדיין פתוחים, והמועד האחרון לבחור דיווח בדולרים אמריקאיים, שנספר מתחילת שנת המס, כבר עלול לחלוף;
• המכירות עוברות את מגבלת הספק הקטן ב-⁠⁦GST/HST⁩, ולכן רישום והגשת דוחות עשויים לבוא גם בלי שנגבה מס;
• השירות הוא כזה שכללי היצוא מוציאים מהכלל, למשל עבודה על נכס בקנדה;
• בעל החברה, ולא החברה, מופיע בחוזה, בחשבונית או בחשבון הבנק;
• הלקוח ניכה מס אמריקאי במקור או שלח דוח מידע;
• דולרים אמריקאיים נשארים בסוף השנה בחשבון דולרים או ביתרה אצל חברת סליקה;
• הספרים כבר מפגרים.

אספו את החוזה החתום, כל חשבונית, דפי חשבון של הבנק ושל חברת הסליקה, את השם החוקי והכתובת של הלקוח עם הצהרת תושבות חתומה, את מספר העסק של החברה ומעמד ה-⁠⁦GST/HST⁩ שלה, את מועד סוף שנת הכספים שלה, ואת תאריכי החשבונית הראשונה והתשלום הצפוי הראשון.

מה כותבים בחשבונית ללקוח אמריקאי?

כתבו בכל חשבונית את השם החוקי המלא של החברה, את השם החוקי המלא והכתובת של הלקוח, תאריך ומספר, תיאור ברור של השירותים, את הסכום עם המטבע ותנאי תשלום. חברה לפי Canada Business Corporations Act חייבת לציין את שמה באותיות קריאות בחשבוניות שלה (CBCA, סעיף 10); השאירו “Inc.”, “Corp.” או “Ltd.” כפי שהם רשומים.

האם גובים ⁦GST/HST⁩ מלקוח אמריקאי, ואיזה תיעוד מראה למה לא?

חברה קנדית בדרך כלל אינה גובה ⁦GST/HST⁩ מלקוח אמריקאי, משום ששירות שניתן לתושב חוץ הוא בשיעור אפס (⁦GST/HST⁩ חל בשיעור אפס), אלא אם חריג חל עליו. ספק אינו גובה ⁦GST/HST⁩ על שירותים שהוא מבצע כולם מחוץ לקנדה (CRA: יבוא ויצוא). עבודה שנעשית בקנדה עבור תושב חוץ היא בשיעור אפס לפי Schedule VI של Excise Tax Act, ושני סוגי המכירות נספרים במגבלת הספק הקטן שלהלן.

הכלל שחל תלוי בסוג השירות. שירותי ייעוץ, שירותים מקצועיים ושירותי קונסולטציה נכללים בסעיף 23; רוב שאר השירותים לתושב חוץ נכללים בסעיף 7 (Schedule VI, Part V; CRA Memorandum 4.5.3). שני הסעיפים מוציאים, בין השאר, עבודה על מקרקעין או על נכס מוחשי אישי בקנדה, ופעולה כסוכן או איסוף הזמנות. סעיף 7 מוציא גם שירות שניתן ליחיד הנמצא בקנדה בעת הקשר עם הספק, ושירות שניתן ליחיד בזמן שהותו בקנדה גם כשהלקוח הוא חברה אמריקאית, כמו הכשרה ניהולית לעובדיה בקנדה. אם העבודה שלכם נוגעת באחד מאלה, ייתכן ש-⁠⁦GST/HST⁩ חל: ראו גביית ⁦GST/HST⁩ מלקוחות אמריקאיים, שמפרט את החריגים ואת ההוכחות שתומכות בשיעור אפס.

הלקוח הוא הצד שהתקשר לקבלת השירות (Memorandum 4.5.1). ההוכחה שתומכת בשיעור אפס מתוארת בהמשך תחת “מה מוכיח שכל לקוח הוא תושב ארצות הברית”. אלה כללים פדרליים; ל-⁠QST של קוויבק ולמסי מכירה פרובינציאליים יש כללים משלהם. מכירות בשיעור אפס הן עדיין אספקות חייבות במס, וזה חשוב לרישום שלהלן. אם שירות שטופל כבשיעור אפס מתברר כחייב, החברה עלולה לחייב במס שלא גבתה. אם חברה אינה מעבירה מס נטו, הדירקטורים שלה עלולים להיות אחראים לפי סעיף 323, בכפוף לתנאי גבייה ולהגנת בדיקת נאותות (due diligence); CRA חייבת להוציא שומה לדירקטור בתוך שנתיים אחרי שהאדם עזב את תפקידו לאחרונה.

באיזה מטבע להוציא חשבונית, והאם זה משנה את דוח ה-⁠⁦T2⁩?

הוצאת חשבונית בדולרים אמריקאיים אינה משנה את דוח ה-⁠⁦T2⁩: החברה מדווחת בדולרים קנדיים אלא אם בחרה לדווח בדולרים אמריקאיים (CRA קוראת לזה מטבע פעילות, functional currency). הבחירה קובעת מי נושא בסיכון שער החליפין ואיך מנהלים את הספרים. הטבלה מניחה דיווח בדולרים קנדיים; חברה שבחרה במקום זאת לדווח בדולרים אמריקאיים ממירה חשבוניות ותשלומים בדולרים קנדיים לדולרים אמריקאיים, ויכול להיות לה הפרש שער עליהם.

חברה תושבת קנדה שעומדת בתנאי CRA יכולה לבחור במקום זאת לדווח בדולרים אמריקאיים בהגשת טופס ⁦T1296⁩, חתום בידי נושא משרה מורשה, והמועד האחרון להגשה הוא 60 ימים מהיום הראשון של שנת המס (בדף של CRA אותו חלון מנוסח כ-⁠61 הימים הראשונים). הבחירה ממשיכה לשנים הבאות וניתן לבטלה רק אחרי שנת הדולרים האמריקאיים הראשונה, ולכן קשה לבטל אותה (CRA: מטבע פעילות; Income Tax Act, סעיף 261). החלון נספר מהיום הראשון של שנת המס והוא קצר, ולכן חברה קיימת עלולה כבר לפספס אותו לשנה הזאת; החליטו לפני שהספרים מתחילים. המדריך על מכירות בדולרים אמריקאיים מסביר את התנאים, אילו שערים מותרים, יתרות בסוף השנה וספרים בדולרים אמריקאיים.

על שם מי החוזה, החשבונית, חשבון הבנק וטופס ⁦W-8BEN-E⁩?

רשמו את השם החוקי של החברה בכל ארבעת המסמכים: החוזה, החשבונית, חשבון הבנק וטופס ⁦W-8BEN-E⁩. חברה היא ישות משפטית נפרדת שמתקשרת בחוזים ומחזיקה נכסים בשמה, בנפרד מבעליה (CRA: חברה). עבודה שמחויבת על שם הבעלים עלולה להיות הכנסה של הבעלים ולא של החברה, ותיקון אחרי מעשה הוא שאלה לאיש מקצוע.

• חוזה וחשבונית: השם החוקי של החברה, כמו לעיל.
• חשבון בנק: חשבון על שם החברה, כך שתשלום הלקוח והספרים של החברה מתאימים. אם המכירה היא של החברה אך הכסף נכנס לחשבון אישי, הספרים מראים שהבעלים מחזיק כסף של החברה: הבעלים חייב אותו לחברה, או שהוא מחזיר מה שהחברה חייבה לבעלים. סכום שעדיין חייבים עלול להתווסף להכנסת הבעלים אם לא הוחזר בזמן (Income Tax Act, סעיף ⁦15(2)⁩). ראו הכנסת חברה בחשבון אישי וחשבון הלוואת בעל מניות.
• טופס ⁦W-8BEN-E⁩: טופס ישות שחברה זרה נותנת למשלם, לא ל-⁠IRS; יחידים משתמשים במקומו בטופס ⁦W-8BEN⁩ (הוראות IRS). לקוח אמריקאי שביקש את הטופס ולא קיבל אותו עלול לנכות מס במקור בשיעור ⁦30%⁩. המקום שבו מבוצעים השירותים קובע בדרך כלל את המקור שלהם, ולכן תשלום על עבודה שנעשתה בקנדה בדרך כלל אינו ממקור אמריקאי; עבודה שנעשתה בארה״ב משנה זאת (IRS: הכנסה משירותים אישיים). מילוי הטופס מוסבר בטפסי W לחברה קנדית.

השאלה אם להתאגד בכלל, וכללי עסק שירותים אישיים, מוסברים בהתאגדות כדי להתקשר עם לקוחות אמריקאיים.

איפה הדולרים האמריקאיים צריכים לנחות?

הדולרים האמריקאיים צריכים להגיע לחשבון בנק על שם החברה; סוג החשבון קובע כמה המרה הספרים צריכים להראות.

העברת כסף בין חשבון דולרים אמריקאיים לחשבון דולרים קנדיים של אותה חברה היא העברה, לא הכנסה: ראו העברות בין חשבונות CAD ו-⁠USD. הפרש השער על יתרה מוחזקת בדולרים אמריקאיים מוסבר ברווח או הפסד משער חליפין בחשבון דולרים אמריקאיים.

איך רושמים חשבונית בדולרים אמריקאיים לפני שהכסף מגיע?

רשמו מכירה וחייבים (accounts receivable), שניהם בדולרים קנדיים לפי שער בנק קנדה ליום החשבונית, ושמרו את הסכום בדולרים אמריקאיים באותה שורה. השער הרלוונטי הוא זה שבנק קנדה מפרסם לאותו יום, או ליום הקודם הקרוב ביותר כשאין שער ליום (Income Tax Act, סעיף 261; שערים יומיים של בנק קנדה).

הרישום כולל שתי שורות: חיוב חייבים וזיכוי מכירות, באותו סכום בדולרים קנדיים. ה-⁠folio אינו קובע מתי סכום נוצר במכירה באשראי; בדרך כלל הספרים משתמשים ביום החשבונית, והמכירה שומרת את השער הזה גם כששער החליפין משתנה אחר כך, אם כי חשבונית שעדיין לא שולמה בסוף השנה עשויה להצריך התאמת שער נפרדת. אם העבודה מבוצעת בתקופה שונה מהחשבונית, בדקו איזה יום חל. מקורות שער אחרים מותרים בתנאים; ראו המדריך על מכירות בדולרים אמריקאיים.

איך רושמים את התשלום, ומהו הפרש השער?

סגרו את החייבים בסכומם בדולרים קנדיים (סכום החשבונית, אלא אם נרשמה עליו התאמת שער בסוף השנה), רשמו את הכסף בבנק בערכו בדולרים קנדיים ביום התשלום, ורשמו את הפער כרווח או הפסד משער חליפין. הפער אינו הכנסה, והמכירה אינה משתנה.

• חשבון דולרים אמריקאיים: העריכו את ההפקדה לפי שער בנק קנדה ביום שבו היא מגיעה.
• חשבון דולרים קנדיים: השתמשו בדולרים הקנדיים שזוכו בפועל.

אם הפער ממוסה כהכנסה או כרווח או הפסד הון תלוי במה שיצר אותו. לגבי חייבים ממכירות של העסק עצמו הוא בדרך כלל הכנסה; הידיעון הישן של CRA, ⁦IT-95R⁩, מצביע בכיוון הזה, אם כי הוא מדבר על טובין, נמצא בארכיון ואינו מתעדכן (⁦IT-95R⁩, בארכיון). בלוח הדוח על הרווח וההפסד של דוח ⁦T2⁩ (Schedule 125), לכל שורה יש מספר מתוך General Index of Financial Information (GIFI) של CRA, רשימת החשבונות הסטנדרטית לדוחות ⁦T2⁩, והמדד מציב את “Foreign exchange gains/losses” בקוד 8231. לחשבונית פתוחה בסוף השנה, ולאופן שבו הפער מדווח וממוסה, ראו רווח או הפסד משער חליפין בחשבון דולרים אמריקאיים.

למה ההפקדה קטנה מהחשבונית?

החשבונית היא המכירה; ההפקדה היא מה שנשאר אחרי ניכויים בדרך. רשמו את החשבונית במלואה והסבירו את החסר שורה אחר שורה.

ההכנסות נשארות בסכום החשבונית בכל המקרים. חסר גדול מעמלת בנק הוא סיבה לבדוק ניכוי מס במקור ולבקש מהלקוח את הודעת התשלום שלו, שמראה מה שילם ומה ניכה, לפני שרושמים אותו כעלות.

איך 12 חודשי הכנסה מלקוחות אמריקאיים מצטברים להכנסות בדוח ⁦T2⁩?

כל חשבונית מומרת לפי שער היום שלה, ושורות הדולרים הקנדיים של 12 החודשים מסתכמות למכירות ב-⁠Schedule 125 (GIFI 8000, “Trade sales of goods and services”). דוח ⁦T2⁩ מוגש שישה חודשים אחרי תום שנת המס, גם אם אין מס לתשלום (CRA: חברה).

הסכום הכולל אינו אחד מאלה:

• הפקדות הבנק. הן נטו אחרי עמלות ונושאות הפרשי שער.
• הדולרים האמריקאיים של השנה כפול שער אחד. CRA עשויה לקבל שער ממוצע לחלק מסעיפי ההכנסה, אבל בדרך כלל לא כששערי החליפין משתנים משמעותית (folio, פסקה 1.6.1).

בכל חודש, חברו שלושה דברים: רשימת החשבוניות (דולרים אמריקאיים, שער, דולרים קנדיים), פנקס המכירות ודף החשבון של הבנק או של חברת הסליקה. הפרשי שער ועמלות בנק נמצאים בשורות נפרדות, לא בתוך המכירות.

מה מוכיח שכל לקוח הוא תושב ארצות הברית, ולכמה זמן שומרים את ההוכחה?

הצהרה חתומה ומתוארכת מהלקוח שהוא אינו תושב קנדה, בתוקף ביום האספקה, היא ההוכחה לדוגמה של CRA. הספק מחליט ושומר את הראיות; המזכר של CRA נותן אישור לדוגמה לתושב חוץ שאינו יחיד, חתום בידי יחיד מורשה שמסכים גם לדווח על שינוי בתושבות (Memorandum 4.5.1). CRA אומרת שתשקול גם תיעוד אחר. לקוח אמריקאי עם מוסד קבע (permanent establishment) בקנדה נחשב תושב קנדה לגבי פעילויות שמתבצעות דרכו (Excise Tax Act, סעיף ⁦132(2)⁩), ולכן כתובת אמריקאית והצהרת תושבות אינן מכריעות לגבי עבודה שמשרתת את המוסד הזה; בדקו זאת מול גביית ⁦GST/HST⁩ מלקוחות אמריקאיים.

שמרו אצל כל לקוח:

• את החוזה החתום שמציין את הצד המתקשר;
• את הצהרת התושבות החתומה, שמוחלפת כשמעמד הלקוח משתנה;
• את כל החשבוניות שנשלחו ללקוח.

שמרו רישומים למשך 6 שנים מסוף השנה שאליה הם שייכים, ולמשך זמן ארוך יותר אם CRA מבקשת חשבוניות (CRA: רישומי ⁦GST/HST⁩). את הרישומים צריך לשמור במקום עסק או במגורים בקנדה אלא אם CRA נתנה אישור בכתב; רישומים אלקטרוניים המאוחסנים בחו״ל אך נגישים מקנדה אינם נחשבים כשמורים בקנדה (CRA: היכן לשמור רישומים).

האם חייבים להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩ גם אם לא גובים אותו?

חברה שאינה עוד ספק קטן חייבת להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩ ברגע שהיא מבצעת אספקה חייבת במס בקנדה, גם אם כל הלקוחות שלה מחוץ לקנדה והיא אינה גובה מס (Excise Tax Act, סעיף ⁦240(1)⁩). שירות שמבוצע כולו או חלקו בקנדה הוא בדרך כלל אספקה שנעשתה בקנדה, בשיעור אפס או לא; שירות שמבוצע כולו מחוץ לקנדה נעשה בדרך כלל מחוץ לקנדה, ולכן הוא נספר במגבלה אבל אינו מחייב רישום בפני עצמו (סעיף 142). מכירות בשיעור אפס נספרות במגבלת הספק הקטן של ⁦C$30,000⁩. הבדיקה סופרת את התמורה לאספקות חייבות במס שנעשו בתוך קנדה או מחוצה לה, כולל על ידי עסקים קשורים, שהגיעה לפירעון או שולמה ברבעון קלנדרי אחד או בארבעת הרבעונים שלפניו (Excise Tax Act, סעיף 148; CRA: מתי נרשמים). חברה שכל לקוחותיה בארה״ב יכולה לעבור את המגבלה הזאת עם לקוח אחד.

אחרי שהחברה נרשמת, היא מגישה דוח לכל תקופת דיווח גם כשאין לה מס להעברה (CRA: דרישות דיווח). המועד האחרון לתקופה חודשית או רבעונית הוא 1 חודש אחרי סוף התקופה; לרוב המגישים השנתיים הוא 3 חודשים אחרי סוף שנת הכספים. עסק רשום יכול לתבוע זיכויי מס תשומות על ⁦GST/HST⁩ ששולם על רכישות והוצאות הקשורות לשירותים האלה בשיעור אפס (CRA: יבוא ויצוא); התנאים נמצאים בגביית ⁦GST/HST⁩ מלקוחות אמריקאיים. לשלבים ראו מתי נרשמים והגשת ⁦GST/HST⁩.

דוגמה

הסכומים להמחשה. השערים הם דולרים קנדיים לכל דולר אמריקאי.

לקוח אמריקאי ראשון מעביר את המכירות מעל המגבלה

חברת תוכנה בטורונטו, בלי מכירות אחרות, מוציאה לחברה מטקסס חשבונית של ⁦US$8,000⁩ ביום הראשון של כל חודש עבור עבודה שנעשתה בטורונטו, לתשלום עם קבלה. כל חשבונית מומרת לפי שער היום שלה:

זה מעל ⁦C$30,000⁩ ברבעון אחד, ולכן לפי המספרים האלה בלבד החברה תצטרך להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩, בתוקף לכל המאוחר מחשבונית 1 במרץ שהעבירה אותה מעל המגבלה. היא עדיין אינה גובה ⁦GST/HST⁩ בחשבוניות, בהנחה שאין חריג, והיא מגישה דוחות לכל תקופה. המכירות ב-⁠Schedule 125 הן סכום עמודת הדולרים הקנדיים, לא ⁦US$24,000⁩ כפול שער אחד.

השער משתנה בין החשבונית לתשלום

ב-⁠1 במרץ חברה מוציאה חשבונית של ⁦US$10,000⁩ כששער בנק קנדה הוא 1.40, ורושמת מכירות וחייבים של ⁦C$14,000⁩. הלקוח משלם ב-⁠5 באפריל כשהשער הוא 1.36, ולכן ⁦US$10,000⁩ שווים ⁦C$13,600⁩. הניחו שאין סוף שנה בין שני התאריכים.

המכירות נשארות ⁦C$14,000⁩. הסכום ⁦C$400⁩ הוא הפסד שער, ומוצג בנפרד מההכנסות.

ההפקדה חסרה

החשבונית הראשונה של חברה חדשה היא ⁦US$2,500⁩, ותשלום הלקוח מגיע כ-⁠⁦US$2,470⁩ אחרי עלות העברה בנקאית של ⁦US$30⁩. קחו את השער כ-⁠1.35 בשני הימים. המכירות הן ⁦C$3,375⁩, הבנק מקבל ⁦C$3,334.50⁩ ועמלות הבנק הן ⁦C$40.50⁩. ההכנסה היא סכום החשבונית, לא ההפקדה.

המצב שלכם שונה?

• חתמתם עם לקוח אמריקאי ועדיין לא הוגדר דבר, או שנה של רישומים בדולרים אמריקאיים מחכה לדוח ⁦T2⁩: כדאי להסדיר את בחירת המטבע, הרישום ל-⁠⁦GST/HST⁩, תבנית החשבונית והספרים החודשיים לפני החשבונית הראשונה או דוח סוף השנה, והמועד האחרון לבחירה בדולרים אמריקאיים נספר מתחילת שנת המס, ולכן בדקו אותו עכשיו; איש מקצוע יכול להגדיר אותם דרך עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים מפגרים, חשבוניות יצאו בשם או במטבע שגויים, או שתשלומי לקוחות נכנסו לחשבון אישי: ראו השלמת ספרים שהתעכבו, הכנסת חברה בחשבון אישי וחשבון הלוואת בעל מניות; איש מקצוע יכול לשחזר את הספרים דרך הנהלת חשבונות להשלמה.
• עברתם את מגבלת הספק הקטן בלי להירשם: ראו מתי נרשמים ל-⁠⁦GST/HST⁩; דוחות שהוחמצו ורישום רטרואקטיבי הם סוג המקרים שאיש מקצוע בודק, למשל דרך שירות הנהלת החשבונות.
• דולרים אמריקאיים נשארים בסוף השנה בחשבון דולרים או ביתרה אצל חברת סליקה: ראו רווח או הפסד משער חליפין בחשבון דולרים אמריקאיים ומכירות ותשלומים בדולרים אמריקאיים; הסדירו איך היתרה מוערכת לפני שהשנה נסגרת.
• העבודה היא על נכס בקנדה, מקבל העבודה הוא יחיד בקנדה, או שאתם מעניקים רישיון לתוכנה או שולחים טובין: ייתכן שחלים כללי ⁦GST/HST⁩ אחרים; ראו גביית ⁦GST/HST⁩ מלקוחות אמריקאיים ותמלוגים ודמי רישיון מלקוחות אמריקאיים.
• הלקוח ניכה מס במקור, שלח טופס ⁦1099-NEC⁩ או מבקש טופס ⁦W-9⁩, או שהחברה עובדת בארה״ב ועשויה להיות חייבת בדוח אמריקאי: ראו מס אמריקאי שנוכה מתשלומים לקנדים, טפסי W לחברה קנדית ודוח מס אמריקאי לחברה קנדית. שאלות של שתי מדינות כאלה מטופלות דרך ייעוץ מס חוצה גבולות.
• אחד הבעלים הוא אזרח אמריקאי או בעל גרין קארד: דוח מידע אמריקאי עשוי להסתמך על הספרים של החברה; ראו טופס 5471 לחברה קנדית.
• אתם בעלי עסק יחידני, או שוקלים להתאגד: ראו פרילנסר שמקבל תשלום בדולרים אמריקאיים והתאגדות כדי להתקשר עם לקוחות אמריקאיים.