Facturer des clients américains avec une société canadienne

Comment se faire payer par un client américain par l'entremise d'une société canadienne?

Une société canadienne est payée par un client américain quand elle signe elle-même le contrat, envoie la facture et reçoit l'argent, puis inscrit chaque étape en dollars canadiens. Les résultats fiscaux canadiens se calculent en dollars canadiens, chaque montant étranger étant converti au taux de la Banque du Canada du jour où il prend naissance (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 261; folio S5-F4-C1 de l'ARC). Facturer en dollars américains n'y change rien.

L'ordre du travail :

1. Le contrat, la facture, le compte bancaire et le formulaire fiscal portent tous le nom de la société.
2. La facture décrit les services et, si la société est inscrite, n'indique aucune TPS/TVH seulement quand la vente est détaxée (la TPS/TVH s'applique au taux de zéro).
3. Les livres inscrivent la facture comme une vente et un compte client (de l'argent que le client doit encore) en dollars canadiens, avec le montant en dollars américains à côté.
4. Quand le paiement arrive, le compte client est soldé, les frais bancaires sont inscrits et tout écart de change est inscrit à part de la vente.
5. À la fin de l'exercice, le grand livre des ventes devient les revenus de la T2, et une société inscrite produit ses déclarations de TPS/TVH.

Un dossier n'est plus simple quand :

• la première facture n'est pas encore envoyée, de sorte que la monnaie, le compte bancaire et l'inscription à la TPS/TVH restent à régler, et que la date limite pour choisir de déclarer en dollars américains, qui court à partir du début de l'année d'imposition, est peut-être déjà passée;
• les ventes dépassent la limite de petit fournisseur de la TPS/TVH, de sorte que l'inscription et les déclarations peuvent suivre même si aucune taxe n'est facturée;
• le service est exclu par les règles d'exportation, par exemple un travail sur un bien situé au Canada;
• c'est le propriétaire, et non la société, qui est nommé dans le contrat, sur la facture ou sur le compte bancaire;
• le client a retenu de l'impôt américain ou envoyé une déclaration de renseignements;
• des dollars américains se trouvent dans un compte en dollars américains ou dans le solde d'un processeur de paiement à la fin de l'exercice;
• les livres sont déjà en retard.

Rassemblez le contrat signé, toutes les factures, les relevés de la banque et du processeur de paiement, le nom légal et l'adresse du client avec une déclaration de résidence signée, le numéro d'entreprise de la société et son statut à l'égard de la TPS/TVH, la date de fin d'exercice, ainsi que les dates de la première facture et du premier paiement attendu.

Que mettre sur une facture destinée à un client américain?

Indiquez sur chaque facture le nom légal complet de la société, le nom légal complet et l'adresse du client, une date et un numéro, une description claire des services, le montant avec sa monnaie et les conditions de paiement. Une société régie par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) doit faire figurer sa dénomination en caractères lisibles sur ses factures (LCSA, art. 10); conservez « Inc. », « Corp. » ou « Ltd. » tel qu'enregistré.

Dois-je facturer la TPS/TVH à un client américain, et quel registre montre pourquoi non?

Une société canadienne ne facture généralement aucune TPS/TVH à un client américain, parce qu'un service fourni à un non-résident est détaxé (la TPS/TVH s'applique au taux de zéro), sauf si une exclusion s'applique. Un fournisseur ne facture pas la TPS/TVH sur les services qu'il exécute entièrement à l'extérieur du Canada (ARC : importations et exportations). Un travail exécuté au Canada pour un non-résident est détaxé en vertu de l'annexe VI de la Loi sur la taxe d'accise, et les deux types de ventes comptent dans la limite de petit fournisseur ci-dessous.

La règle applicable dépend du genre de service. Les services de conseil, les services professionnels et les services de consultation relèvent de l'article 23; la plupart des autres services rendus à un non-résident relèvent de l'article 7 (annexe VI, partie V; Mémorandum 4.5.3 de l'ARC). Les deux excluent notamment le travail sur un immeuble ou un bien meuble corporel situé au Canada, ainsi que l'action comme mandataire ou la sollicitation de commandes. L'article 7 exclut aussi un service fourni à un particulier qui se trouve au Canada lorsqu'il communique avec le fournisseur, et un service rendu à un particulier pendant qu'il est au Canada même si le client est une société américaine, par exemple une formation en gestion de son personnel au Canada. Si votre travail touche l'un de ces cas, la TPS/TVH peut s'appliquer : consultez Facturer la TPS/TVH aux clients américains, qui énumère les exclusions et la preuve à l'appui du taux zéro.

Le client est la partie qui a conclu le contrat pour le service (Mémorandum 4.5.1). La preuve à l'appui du taux zéro est décrite plus bas sous « Ce qui prouve que chaque client est résident des États-Unis ». Ce sont des règles fédérales; la TVQ du Québec et les taxes de vente provinciales ont les leurs. Les ventes détaxées demeurent des fournitures taxables, ce qui compte pour l'inscription plus bas. Si un service traité comme détaxé s'avère taxable, la société peut devoir la taxe qu'elle n'a pas facturée. Si une société omet de verser sa taxe nette, ses administrateurs peuvent aussi être tenus responsables en vertu de l'article 323, sous réserve de conditions de recouvrement et d'une défense de diligence raisonnable; l'ARC doit établir la cotisation à l'égard d'un administrateur dans les deux ans suivant son départ.

En quelle monnaie facturer, et est-ce que cela change ma T2?

Facturer en dollars américains ne change pas la T2 : la société déclare en dollars canadiens, à moins de choisir de déclarer en dollars américains (l'ARC appelle cela une monnaie fonctionnelle). Le choix détermine qui supporte le risque de change et la façon de tenir les livres. Le tableau suppose une déclaration en dollars canadiens; une société qui choisit plutôt de déclarer en dollars américains convertit en dollars américains les factures et les paiements en dollars canadiens et peut avoir un écart de change sur ceux-ci.

Une société résidant au Canada qui remplit les conditions de l'ARC peut plutôt choisir de déclarer en dollars américains en produisant le formulaire T1296, signé par un dirigeant autorisé, au plus tard 60 jours après le premier jour de l'année d'imposition (la page de l'ARC formule la même période comme les 61 premiers jours). Le choix se poursuit ensuite dans les années suivantes et ne peut être révoqué qu'après la première année en dollars américains : il est donc difficile à défaire (ARC : monnaie fonctionnelle; Loi de l'impôt sur le revenu, art. 261). Le délai court à partir du premier jour de l'année d'imposition et il est court : une société existante peut déjà l'avoir manqué pour l'année en cours; décidez avant le début des livres. Le guide sur les ventes en dollars américains traite des conditions, des taux permis, des soldes de fin d'exercice et des livres en dollars américains.

Quel nom mettre sur le contrat, la facture, le compte bancaire et le formulaire W-8BEN-E?

Mettez le nom légal de la société sur les quatre : le contrat, la facture, le compte bancaire et le formulaire W-8BEN-E. Une société est une entité juridique distincte qui conclut des contrats et possède des biens en son propre nom, séparément de ses propriétaires (ARC : société). Un travail facturé au nom du propriétaire peut devenir le revenu du propriétaire plutôt que celui de la société, et corriger cela après coup relève d'un professionnel.

• Contrat et facture : le nom légal de la société, comme ci-dessus.
• Compte bancaire : un compte au nom de la société, pour que le paiement du client et les livres de la société concordent. Si la vente est celle de la société, mais que l'argent arrive dans un compte personnel, les livres montrent le propriétaire qui détient l'argent de la société : le propriétaire le doit à la société, ou cela rembourse ce que la société lui devait. Un montant encore dû peut être ajouté au revenu du propriétaire s'il n'est pas remboursé à temps (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 15(2)). Consultez Revenu de la société dans un compte personnel et le compte de prêt à l'actionnaire.
• Formulaire W-8BEN-E : le formulaire d'entité qu'une société étrangère remet au payeur, et non à l'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis); les particuliers utilisent plutôt le formulaire W-8BEN (instructions de l'IRS). Un client américain qui demande le formulaire et ne le reçoit pas peut retenir de l'impôt à 30 %. Le lieu où les services sont exécutés détermine généralement leur source : les honoraires pour un travail exécuté au Canada ne sont donc généralement pas de source américaine, ce qui change si le travail est exécuté aux États-Unis (IRS : revenu de services personnels). Le remplissage du formulaire est traité dans Formulaires W d'une société canadienne.

Pour savoir s'il faut se constituer en société et connaître les règles sur les entreprises de services personnels, consultez Se constituer en société pour servir des clients américains.

Où les dollars américains doivent-ils arriver?

Faites arriver les dollars américains dans un compte bancaire au nom de la société; le type de compte détermine l'ampleur de la conversion que les livres doivent montrer.

Un transfert d'argent entre un compte en dollars américains et un compte en dollars canadiens de la même société est un transfert, et non un revenu : consultez Transferts entre comptes en dollars canadiens et américains. L'écart de change sur un solde détenu en dollars américains est traité dans Gain ou perte de change sur un compte en dollars américains.

Comment inscrire une facture en dollars américains avant l'arrivée de l'argent?

Inscrivez une vente et un compte client, tous deux en dollars canadiens au taux de la Banque du Canada du jour de la facture, et gardez le montant en dollars américains sur la même ligne. Le taux applicable est celui que la Banque du Canada cote pour le jour, ou pour le jour précédent le plus proche quand elle n'en cote aucun (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 261; taux quotidiens de la Banque du Canada).

L'écriture comporte deux lignes : un débit aux comptes clients et un crédit aux ventes, pour le même montant en dollars canadiens. Le folio ne dit pas quand un montant prend naissance pour une vente à crédit; les livres retiennent habituellement le jour de la facture, et la vente garde alors ce taux quelle que soit l'évolution ultérieure du change, mais une facture encore impayée à la fin de l'exercice peut exiger un ajustement de change distinct. Si le travail est exécuté dans une période différente de celle de la facture, vérifiez quel jour s'applique. D'autres sources de taux sont permises sous conditions; consultez le guide sur les ventes en dollars américains.

Comment inscrire le paiement, et quel est l'écart de change?

Soldez le compte client à sa valeur comptable en dollars canadiens (le montant de la facture, à moins qu'un ajustement de change de fin d'exercice y ait été inscrit), portez l'argent à la banque à sa valeur en dollars canadiens au jour du paiement, et inscrivez la différence comme gain ou perte de change. Cette différence n'est pas un revenu et la vente ne change pas.

• Compte en dollars américains : évaluez le dépôt au taux de la Banque du Canada du jour de son arrivée.
• Compte en dollars canadiens : utilisez les dollars canadiens réellement crédités.

Que l'écart soit imposé comme un revenu ou comme un gain ou une perte en capital dépend de ce qui l'a produit. Pour le compte client des ventes d'une entreprise, il s'agit généralement d'un revenu; le vieux bulletin IT-95R de l'ARC va dans ce sens, mais il parle de marchandises, il est archivé et n'est plus mis à jour (IT-95R, archivé). Dans l'annexe de l'état des résultats de la T2 (annexe 125), chaque ligne porte un numéro de l'Index général des renseignements financiers (IGRF) de l'ARC, la liste de comptes type des déclarations T2, et l'index place les « Gains/pertes de change » au 8231. Pour une facture ouverte à la fin de l'exercice, et pour la façon de déclarer et d'imposer l'écart, consultez Gain ou perte de change sur un compte en dollars américains.

Pourquoi le dépôt est-il inférieur à la facture?

La facture est la vente; le dépôt est ce qui reste après les retenues en cours de route. Inscrivez la facture en entier et expliquez l'écart ligne par ligne.

Les revenus restent au montant de la facture dans tous les cas. Un écart plus important que des frais bancaires est une raison de vérifier s'il y a eu une retenue et de demander au client son avis de paiement, qui montre ce qu'il a payé et ce qu'il a retenu, avant de l'inscrire comme un coût.

Comment douze mois de revenus de clients américains forment-ils les revenus de la T2?

Chaque facture est convertie au taux de son propre jour, et les douze mois de lignes en dollars canadiens forment les ventes de l'annexe 125 (IGRF 8000, « Ventes de biens et de services »). La T2 est due six mois après la fin de l'année d'imposition, même si aucun impôt n'est dû (ARC : société).

Le total n'est aucun de ces deux montants :

• Les dépôts bancaires. Ils sont nets des frais et comportent des écarts de change.
• Les dollars américains de l'année multipliés par un seul taux. L'ARC peut accepter un taux moyen pour certains éléments de revenu, mais généralement pas lorsque les taux fluctuent de façon importante (folio, par. 1.6.1).

Chaque mois, rapprochez trois éléments : la liste des factures (dollars américains, taux, dollars canadiens), le grand livre des ventes, et le relevé de la banque ou du processeur de paiement. Les écarts de change et les frais bancaires figurent sur leurs propres lignes, et non dans les ventes.

Qu'est-ce qui prouve que chaque client est résident des États-Unis, et combien de temps dois-je le conserver?

Une déclaration datée et signée du client attestant qu'il n'est pas résident du Canada, en vigueur le jour de la fourniture, est la preuve type de l'ARC. Le fournisseur décide et conserve la preuve; le mémorandum de l'ARC donne un modèle d'attestation pour un non-résident autre qu'un particulier, signé par un particulier autorisé qui s'engage aussi à signaler tout changement de résidence (Mémorandum 4.5.1). L'ARC dit qu'elle examinera aussi d'autres documents. Un client américain qui a un établissement stable au Canada est considéré comme résident du Canada pour les activités exercées par son entremise (Loi sur la taxe d'accise, par. 132(2)) : une adresse américaine et une déclaration de résidence ne règlent donc pas le cas d'un travail qui sert cet établissement; vérifiez-le avec Facturer la TPS/TVH aux clients américains.

À conserver pour chaque client :

• le contrat signé qui nomme la partie contractante;
• la déclaration de résidence signée, remplacée quand le statut du client change;
• toutes les factures envoyées à ce client.

Conservez les registres pendant 6 ans à partir de la fin de l'année à laquelle ils se rapportent, et plus longtemps si l'ARC demande des factures (ARC : registres de TPS/TVH). Les registres doivent être conservés à un établissement ou à une résidence au Canada, sauf permission écrite de l'ARC; des registres électroniques conservés à l'étranger mais consultés depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada (ARC : où conserver les registres).

Dois-je m'inscrire à la TPS/TVH même si je n'en facture aucune?

Une société qui n'est plus un petit fournisseur doit s'inscrire à la TPS/TVH dès qu'elle fait une fourniture taxable au Canada, même si tous ses clients sont à l'extérieur du Canada et qu'elle ne facture aucune taxe (Loi sur la taxe d'accise, par. 240(1)). Un service exécuté en tout ou en partie au Canada est généralement une fourniture effectuée au Canada, détaxée ou non; un service exécuté entièrement à l'extérieur du Canada est généralement effectué à l'extérieur du Canada, de sorte qu'il compte dans la limite sans exiger à lui seul l'inscription (art. 142). Les ventes détaxées comptent dans la limite de petit fournisseur de 30 000 C$. Le test compte la contrepartie des fournitures taxables effectuées à l'intérieur ou à l'extérieur du Canada, y compris par des entreprises associées, qui est devenue due ou a été payée au cours d'un seul trimestre civil, ou au cours des quatre trimestres qui le précèdent (Loi sur la taxe d'accise, art. 148; ARC : quand s'inscrire). Une société dont les seuls clients sont aux États-Unis peut dépasser cette limite avec un seul client.

Une fois inscrite, la société produit une déclaration pour chaque période de déclaration, même quand elle n'a aucune taxe à verser (ARC : exigences de déclaration). La date limite est 1 mois après la fin d'une période mensuelle ou trimestrielle, et 3 mois après la fin de l'exercice pour la plupart des déclarants annuels. Un inscrit peut demander des crédits de taxe sur les intrants pour la TPS/TVH payée sur les achats et les dépenses liés à ces services détaxés (ARC : importations et exportations); les conditions figurent dans Facturer la TPS/TVH aux clients américains. Pour les étapes, consultez Quand s'inscrire et Produire la TPS/TVH.

Exemple

Montants donnés à titre d'illustration seulement. Les taux sont en dollars canadiens par dollar américain.

Un premier client américain fait dépasser la limite des ventes

Une société torontoise de logiciels sans autres ventes facture 8 000 $ US à une entreprise du Texas le premier jour de chaque mois, pour un travail exécuté à Toronto, payable à la réception. Chaque facture est convertie au taux de son propre jour :

Cela dépasse 30 000 $ CA en un seul trimestre : sur ces seuls chiffres, la société devrait donc s'inscrire à la TPS/TVH, avec effet au plus tard à la facture du 1er mars qui l'a fait franchir la limite. Elle ne facture toujours aucune TPS/TVH sur les factures, en supposant qu'aucune exclusion ne s'applique, et elle produit des déclarations pour chaque période. Les ventes de l'annexe 125 sont la somme de la colonne en dollars canadiens, et non 24 000 $ US multipliés par un seul taux.

Le taux varie entre la facture et le paiement

Le 1er mars, une société facture 10 000 $ US alors que le taux de la Banque du Canada est de 1,40, et inscrit des ventes et un compte client de 14 000 $ CA. Le client paie le 5 avril, quand le taux est de 1,36 : les 10 000 $ US valent donc 13 600 $ CA. Supposons qu'aucune fin d'exercice ne tombe entre les deux dates.

Les ventes restent à 14 000 $ CA. Les 400 $ CA sont une perte de change, présentée à part des revenus.

Le dépôt est inférieur à la facture

La première facture d'une nouvelle société est de 2 500 $ US, et le paiement du client arrive à 2 470 $ US après 30 $ US de frais de virement. Prenons le taux de 1,35 aux deux dates. Les ventes sont de 3 375 $ CA, la banque reçoit 3 334,50 $ CA et les frais bancaires sont de 40,50 $ CA. Le revenu est le montant de la facture, et non le dépôt.

Votre situation est différente?

• Vous avez signé avec un client américain et rien n'est encore en place, ou une année d'écritures en dollars américains attend la T2 : le choix de la monnaie, l'inscription à la TPS/TVH, le modèle de facture et les livres mensuels se règlent mieux avant la première facture ou la déclaration de fin d'exercice, et la date limite du choix des dollars américains suit le début de l'année d'imposition : vérifiez-la dès maintenant; un professionnel peut tout mettre en place grâce à l'aide en tenue de livres.
• Vos livres sont en retard, des factures sont parties au mauvais nom ou dans la mauvaise monnaie, ou des paiements de clients sont allés dans un compte personnel : consultez Rattraper des livres en retard, Revenu de la société dans un compte personnel et le compte de prêt à l'actionnaire; un professionnel peut reconstituer les livres grâce à la tenue de livres de rattrapage.
• Vous avez dépassé la limite de petit fournisseur sans vous inscrire : consultez Quand s'inscrire à la TPS/TVH; les déclarations omises et l'inscription rétroactive sont le genre de dossier qu'un professionnel examine, par exemple grâce au service de tenue de livres.
• Des dollars américains se trouvent dans un compte en dollars américains ou dans le solde d'un processeur de paiement à la fin de l'exercice : consultez Gain ou perte de change sur un compte en dollars américains et Ventes et versements en dollars américains; décidez comment le solde est évalué avant la clôture de l'exercice.
• Votre travail porte sur un bien situé au Canada, la personne qui le reçoit est un particulier au Canada, ou vous accordez des licences de logiciels ou expédiez des marchandises : des règles de TPS/TVH différentes peuvent s'appliquer; consultez Facturer la TPS/TVH aux clients américains et Redevances et droits de licence de clients américains.
• Le client a retenu de l'impôt, a envoyé un formulaire 1099-NEC ou demande un formulaire W-9, ou la société travaille aux États-Unis ou peut devoir une déclaration américaine : consultez Impôt américain retenu sur les paiements à des Canadiens, Formulaires W d'une société canadienne et Déclaration de revenus américaine d'une société canadienne. Les questions touchant les deux pays comme celles-ci passent par l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Un propriétaire est citoyen américain ou titulaire d'une carte verte : une déclaration de renseignements américaine peut s'appuyer sur les livres de la société; consultez Formulaire 5471 pour une société canadienne.
• Vous êtes entrepreneur individuel, ou vous hésitez à vous constituer en société : consultez Travailleur autonome payé en dollars américains et Se constituer en société pour servir des clients américains.