Corporação canadense recebendo de clientes dos EUA: livros em USD

Como receber de um cliente dos EUA por meio de uma corporação canadense?

Uma corporação canadense recebe de um cliente dos EUA quando a própria corporação assina o contrato, emite a fatura e recebe o dinheiro, e depois registra cada etapa em dólares canadenses. O resultado fiscal no Canadá é calculado em dólares canadenses, com cada valor estrangeiro convertido pela taxa do Bank of Canada do dia em que ele surge (Income Tax Act, seção 261; CRA folio S5-F4-C1). Emitir a fatura em dólares americanos não muda isso.

A ordem do trabalho:

1. O contrato, a fatura, a conta bancária e o formulário fiscal trazem todos o nome da corporação.
2. A fatura descreve os serviços e, se a corporação for registrada, só deixa de mostrar GST/HST quando a venda é tributada à alíquota zero (zero-rated).
3. Os livros registram a fatura como uma venda e uma conta a receber (dinheiro que o cliente ainda deve) em dólares canadenses, com o valor em dólares americanos ao lado.
4. Quando o pagamento entra, a conta a receber é baixada, as tarifas bancárias são registradas e qualquer diferença cambial é registrada à parte da venda.
5. No fim do exercício, o livro de vendas vira a receita da T2 (declaração de imposto de renda de corporação do Canadá), e a corporação registrada entrega suas declarações de GST/HST.

Um caso deixa de ser simples quando:

• a primeira fatura ainda não saiu, então a moeda, a conta bancária e o registro no GST/HST continuam em aberto, e o prazo para optar por declarar em dólares americanos, que corre a partir do início do exercício fiscal, pode já ter passado;
• as vendas passam o limite de pequeno fornecedor (small supplier) do GST/HST, então o registro e as declarações podem ser exigidos mesmo sem cobrar imposto;
• o serviço é um dos que as regras de exportação excluem, como um trabalho sobre bens no Canadá;
• o proprietário, e não a corporação, aparece no contrato, na fatura ou na conta bancária;
• o cliente reteve imposto dos EUA ou enviou uma declaração informativa;
• há dólares americanos em uma conta em dólares americanos ou no saldo de um processador de pagamentos no fim do exercício;
• os livros já estão atrasados.

Reúna o contrato assinado, todas as faturas, os extratos do banco e dos processadores de pagamento, o nome legal e o endereço do cliente com uma declaração de residência assinada, o número de empresa (business number) e a situação de GST/HST da corporação, a data do fim do seu exercício e as datas da primeira fatura e do primeiro pagamento esperado.

O que vai em uma fatura para um cliente dos EUA?

Em toda fatura, coloque o nome legal completo da corporação, o nome legal completo e o endereço do cliente, a data e o número, uma descrição simples dos serviços, o valor com a moeda e as condições de pagamento. Uma corporação sob a Canada Business Corporations Act deve escrever seu nome com caracteres legíveis nas faturas (CBCA, seção 10); mantenha “Inc.”, “Corp.” ou “Ltd.” como registrado.

Cobro GST/HST de um cliente dos EUA, e qual registro mostra por que não?

Uma corporação canadense em geral não cobra GST/HST de um cliente dos EUA, porque um serviço prestado a um não residente é tributado à alíquota zero (zero-rated; o GST/HST se aplica a zero), salvo se uma exclusão o alcançar. O fornecedor não cobra GST/HST sobre serviços que executa inteiramente fora do Canadá (CRA: importações e exportações). O trabalho feito no Canadá para um não residente é tributado à alíquota zero pela Schedule VI da Excise Tax Act, e os dois tipos de venda contam para o limite de pequeno fornecedor abaixo.

A regra aplicável depende do tipo de serviço. Serviços de consultoria, profissionais e de assessoria se enquadram na seção 23; a maioria dos demais serviços prestados a um não residente se enquadra na seção 7 (Schedule VI, Parte V; CRA Memorandum 4.5.3). As duas seções excluem, entre outros, o trabalho sobre bens imóveis ou bens móveis corpóreos no Canadá e a atuação como agente ou a captação de pedidos. A seção 7 também exclui um serviço prestado a uma pessoa física que está no Canadá quando entra em contato com o fornecedor, e um serviço prestado a uma pessoa física enquanto ela está no Canadá, mesmo quando o cliente é uma empresa dos EUA, como o treinamento de gestão de seus funcionários no Canadá. Se o seu trabalho toca qualquer um desses pontos, o GST/HST pode se aplicar: veja cobrar GST/HST de clientes dos EUA, que lista as exclusões e as provas que sustentam a alíquota zero.

O cliente é a parte que contratou o serviço (Memorandum 4.5.1). A prova que sustenta a alíquota zero está descrita em “O que prova que cada cliente é residente nos EUA” abaixo. Estas são regras federais; o QST de Quebec e os impostos provinciais sobre vendas têm regras próprias. Vendas tributadas à alíquota zero continuam sendo fornecimentos tributáveis, o que importa para o registro abaixo. Se um serviço tratado como tributado à alíquota zero acabar sendo tributável, a corporação pode dever o imposto que não cobrou. Se uma corporação deixar de recolher o imposto líquido, seus administradores também podem ser responsabilizados pela seção 323, sujeitos a condições de cobrança e a uma defesa de diligência devida; a CRA deve lançar contra um administrador dentro de dois anos depois que essa pessoa deixou o cargo.

Em que moeda devo emitir a fatura, e isso muda minha T2?

Emitir a fatura em dólares americanos não muda a T2: a corporação declara em dólares canadenses, a menos que opte por declarar em dólares americanos (a CRA chama isso de moeda funcional). A escolha define quem carrega o risco cambial e como os livros são mantidos. A tabela supõe declaração em dólares canadenses; uma corporação que opta por declarar em dólares americanos converte, ao contrário, faturas e pagamentos em dólares canadenses para dólares americanos e pode ter uma diferença cambial sobre eles.

Uma corporação residente no Canadá que cumpre as condições da CRA pode, em vez disso, optar por declarar em dólares americanos entregando o Form T1296, assinado por um diretor autorizado, até 60 dias após o primeiro dia do ano fiscal (a página da CRA descreve a mesma janela como os primeiros 61 dias). A opção passa então para os anos seguintes e só pode ser revogada depois do primeiro ano em dólares americanos, então é difícil de desfazer (CRA: moeda funcional; Income Tax Act, seção 261). A janela corre a partir do primeiro dia do exercício fiscal e é curta, então uma corporação existente pode já tê-la perdido para este ano; decida antes de os livros começarem. O guia sobre vendas em dólares americanos trata das condições, de quais taxas são permitidas, dos saldos no fim do exercício e dos livros em dólares americanos.

De quem é o nome no contrato, na fatura, na conta bancária e no Form W-8BEN-E?

Coloque o nome legal da corporação nos quatro: no contrato, na fatura, na conta bancária e no Form W-8BEN-E. Uma corporação é uma pessoa jurídica separada, que firma contratos e possui bens em seu próprio nome, à parte dos proprietários (CRA: corporação). Um trabalho cobrado em nome do proprietário pode ser renda do proprietário, e não da corporação, e corrigir isso depois é uma questão para um profissional.

• Contrato e fatura: o nome legal da corporação, como acima.
• Conta bancária: uma conta em nome da corporação, para que o pagamento do cliente e os livros da corporação coincidam. Se a venda é da corporação, mas o dinheiro cai em uma conta pessoal, os livros mostram o proprietário com dinheiro da corporação: o proprietário passa a dever esse dinheiro à corporação, ou o valor quita o que a corporação devia a ele. Um valor ainda devido pode ser somado à renda do proprietário se não for devolvido a tempo (Income Tax Act, seção 15(2)). Veja renda da corporação em conta pessoal e a conta de empréstimo de acionista.
• Form W-8BEN-E: o formulário de entidade que uma corporação estrangeira entrega ao pagador, não ao IRS; pessoas físicas usam o Form W-8BEN (instruções do IRS). Um cliente dos EUA que pede o formulário e não o recebe pode reter imposto à alíquota de 30%. O local onde os serviços são prestados em geral define a fonte da renda, então honorários por trabalho feito no Canadá em geral não são de fonte americana; trabalho feito nos EUA muda isso (IRS: renda de serviços pessoais). Como preencher o formulário está em formulários W para corporação canadense.

Se vale a pena constituir uma corporação e as regras sobre serviços pessoais por meio de empresa (personal services business) estão em constituir uma corporação para atender clientes dos EUA.

Onde os dólares americanos devem cair?

Faça os dólares americanos caírem em uma conta bancária em nome da corporação; o tipo de conta define quanta conversão os livros precisam mostrar.

Mover dinheiro entre uma conta em dólares americanos e uma conta em dólares canadenses da mesma corporação é uma transferência, não renda: veja transferências entre contas em CAD e USD. A diferença cambial sobre um saldo em dólares americanos mantido está em ganho ou perda cambial em uma conta em dólares americanos.

Como registro uma fatura em dólares americanos antes de o dinheiro chegar?

Registre uma venda e uma conta a receber, ambas em dólares canadenses pela taxa do Bank of Canada do dia da fatura, e mantenha o valor em dólares americanos na mesma linha. A taxa relevante é a que o Bank of Canada cota para o dia ou, quando não há cotação, para o dia anterior mais próximo (Income Tax Act, seção 261; taxas diárias do Bank of Canada).

O lançamento tem duas linhas: débito em contas a receber e crédito em vendas, pelo mesmo valor em dólares canadenses. O folio da CRA não diz quando um valor surge em uma venda a prazo; os livros costumam usar o dia da fatura, e a venda mantém essa taxa, seja qual for o movimento posterior do câmbio, embora uma fatura ainda não paga no fim do exercício possa exigir um ajuste cambial separado. Se o trabalho é feito em um período diferente do da fatura, confira qual dia vale. Outras fontes de taxa são permitidas sob condições; veja o guia de vendas em dólares americanos.

Como registro o pagamento, e o que é a diferença cambial?

Baixe a conta a receber pelo seu valor contábil em dólares canadenses (o valor da fatura, a menos que um ajuste cambial de fim de exercício tenha sido registrado nela), lance o dinheiro no banco pelo seu valor em dólares canadenses no dia do pagamento e registre a diferença como ganho ou perda cambial. A diferença não é receita e a venda não muda.

• Conta em dólares americanos: avalie o depósito pela taxa do Bank of Canada do dia em que ele chega.
• Conta em dólares canadenses: use os dólares canadenses efetivamente creditados.

Se a diferença é tributada como renda ou como ganho ou perda de capital depende do que a gerou. Para a conta a receber das vendas da própria empresa, em geral é renda; o boletim mais antigo da CRA, o IT-95R, aponta nessa direção, embora trate de mercadorias, esteja arquivado e não seja mais atualizado (IT-95R, arquivado). No anexo de demonstração do resultado da T2 (Schedule 125), cada linha tem um número do GIFI (General Index of Financial Information, índice geral de informações financeiras) da CRA, a lista padrão de contas das declarações T2, e o índice coloca “ganhos e perdas cambiais” em 8231. Para uma fatura em aberto no fim do exercício, e para como a diferença é declarada e tributada, veja ganho ou perda cambial em uma conta em dólares americanos.

Por que o depósito é menor que a fatura?

A fatura é a venda; o depósito é o que sobra depois das deduções no caminho. Registre a fatura por inteiro e explique a diferença linha por linha.

A receita continua igual ao valor da fatura em todos os casos. Uma diferença maior que uma tarifa bancária é motivo para verificar se houve retenção e pedir ao cliente o aviso de pagamento, que mostra o que ele pagou e o que reteve, antes de registrá-la como custo.

Como doze meses de renda de clientes dos EUA somam a receita da T2?

Cada fatura é convertida pela taxa do seu próprio dia, e as linhas em dólares canadenses dos doze meses somam as vendas na Schedule 125 (GIFI 8000, “vendas de bens e serviços”). A T2 vence seis meses após o fim do exercício fiscal, mesmo que nenhum imposto seja devido (CRA: corporação).

O total não é nenhum destes:

• Os depósitos bancários. Eles estão líquidos de tarifas e carregam diferenças cambiais.
• Os dólares americanos do ano multiplicados por uma só taxa. A CRA pode aceitar uma taxa média para alguns itens de renda, mas em geral não quando as taxas oscilam muito (folio, parágrafo 1.6.1).

Todo mês, concilie três coisas: a lista de faturas (dólares americanos, taxa, dólares canadenses), o livro de vendas e o extrato do banco ou do processador. Diferenças cambiais e tarifas bancárias ficam em linhas próprias, e não dentro das vendas.

O que prova que cada cliente é residente nos EUA, e por quanto tempo guardo a prova?

Uma declaração do cliente, datada e assinada, de que ele não é residente no Canadá, com efeito no dia do fornecimento, é a prova de exemplo da CRA. O fornecedor decide e guarda a evidência; o memorando da CRA traz um modelo de certificação para um não residente que não seja pessoa física, assinado por um indivíduo autorizado que também concorda em informar uma mudança de residência (Memorandum 4.5.1). A CRA diz que também considera outros documentos. Um cliente dos EUA com estabelecimento permanente no Canadá é tratado como residente no Canadá quanto às atividades exercidas por meio dele (Excise Tax Act, seção 132(2)); assim, um endereço nos EUA e uma declaração de residência não resolvem o trabalho que atende esse estabelecimento; confira isso em cobrar GST/HST de clientes dos EUA.

Guarde, para cada cliente:

• o contrato assinado que nomeia a parte contratante;
• a declaração de residência assinada, substituída quando o status do cliente mudar;
• todas as faturas enviadas a esse cliente.

Guarde os registros por 6 anos a partir do fim do ano a que se referem, e por mais tempo se a CRA pedir faturas (CRA: registros de GST/HST). Os registros devem ficar em um local de negócios ou residência no Canadá, a menos que a CRA dê permissão por escrito; registros eletrônicos mantidos no exterior, mas acessados do Canadá, não contam como guardados no Canadá (CRA: onde guardar os registros).

Preciso me registrar no GST/HST mesmo que não cobre nada?

Uma corporação que deixou de ser pequeno fornecedor (small supplier) deve se registrar no GST/HST assim que faz um fornecimento tributável no Canadá, mesmo que todos os clientes estejam fora do Canadá e ela não cobre imposto (Excise Tax Act, seção 240(1)). Um serviço prestado total ou parcialmente no Canadá em geral é um fornecimento feito no Canadá, tributado à alíquota zero ou não; um serviço prestado inteiramente fora do Canadá em geral é feito fora do Canadá, então conta para o limite, mas não exige registro por si só (seção 142). Vendas tributadas à alíquota zero contam para o limite de pequeno fornecedor de C$30.000. O teste soma a contraprestação por fornecimentos tributáveis feitos dentro ou fora do Canadá, inclusive por empresas associadas, que se tornou devida ou foi paga em um trimestre-calendário, ou nos quatro trimestres anteriores a ele (Excise Tax Act, seção 148; CRA: quando se registrar). Uma corporação cujos clientes estão todos nos EUA pode passar desse limite com um só cliente.

Uma vez registrada, a corporação entrega uma declaração para cada período de apuração, mesmo sem imposto a recolher (CRA: obrigações de declaração). O prazo é de 1 mês após o fim de um período mensal ou trimestral e de 3 meses após o fim do exercício fiscal para a maioria dos contribuintes anuais. Quem é registrado pode reivindicar créditos de imposto sobre insumos pelo GST/HST pago em compras e despesas ligadas a esses serviços tributados à alíquota zero (CRA: importações e exportações); as condições estão em cobrar GST/HST de clientes dos EUA. Para as etapas, veja quando se registrar e entregar o GST/HST.

Exemplo

Os valores são ilustrativos. As taxas são dólares canadenses por dólar americano.

Um primeiro cliente dos EUA leva as vendas acima do limite

Uma corporação de software de Toronto, sem outras vendas, emite faturas de US$8.000 a uma empresa do Texas no dia 1º de cada mês, por trabalho feito em Toronto, com pagamento no recebimento. Cada fatura é convertida pela taxa do seu próprio dia:

São mais de C$30.000 em um trimestre, então, só com esses números, a corporação teria de se registrar no GST/HST, com efeito no mais tardar na fatura de 1º de março, que a levou além do limite. Ela continua sem cobrar GST/HST nas faturas, supondo que nenhuma exclusão se aplique, e entrega declarações para cada período. As vendas na Schedule 125 são a soma da coluna em dólares canadenses, e não US$24.000 vezes uma só taxa.

A taxa muda entre a fatura e o pagamento

Em 1º de março, uma corporação emite uma fatura de US$10.000 quando a taxa do Bank of Canada é 1,40 e registra vendas e uma conta a receber de C$14.000. O cliente paga em 5 de abril, quando a taxa é 1,36, então os US$10.000 valem C$13.600. Suponha que nenhum fim de exercício caia entre as duas datas.

As vendas continuam em C$14.000. Os C$400 são uma perda cambial, mostrada à parte da receita.

O depósito veio menor

A primeira fatura de uma corporação nova é de US$2.500, e o pagamento do cliente chega como US$2.470 depois de US$30 de custo da transferência bancária. Considere a taxa 1,35 nos dois dias. As vendas são de C$3.375, o banco recebe C$3.334,50 e as tarifas bancárias são de C$40,50. A receita é o valor da fatura, não o depósito.

E no seu caso?

• Você assinou com um cliente dos EUA e nada está configurado ainda, ou um ano de lançamentos em dólares americanos espera pela T2: a escolha da moeda, o registro no GST/HST, o modelo de fatura e os livros mensais são resolvidos melhor antes da primeira fatura ou da declaração do fim do exercício, e o prazo da opção pelos dólares americanos corre a partir do início do exercício fiscal, então confira agora; um profissional pode configurá-los por meio da ajuda com escrituração contábil.
• Seus livros estão atrasados, faturas saíram no nome ou na moeda errada, ou pagamentos de clientes caíram em uma conta pessoal: veja como pôr a contabilidade atrasada em dia, renda da corporação em conta pessoal e a conta de empréstimo de acionista; um profissional pode reconstruir os livros por meio da atualização contábil.
• Você passou do limite de pequeno fornecedor sem se registrar: veja quando se registrar no GST/HST; declarações perdidas e registro com data retroativa são o tipo de caso que um profissional revisa, por exemplo por meio do serviço de escrituração contábil.
• Há dólares americanos em uma conta em dólares americanos ou no saldo de um processador no fim do exercício: veja ganho ou perda cambial em uma conta em dólares americanos e vendas e repasses em dólares americanos; defina como o saldo é avaliado antes de o exercício fechar.
• Seu trabalho é sobre bens no Canadá, quem o recebe é uma pessoa física no Canadá, ou você licencia software ou envia mercadorias: regras diferentes de GST/HST podem se aplicar; veja cobrar GST/HST de clientes dos EUA e royalties e taxas de licença de clientes dos EUA.
• O cliente reteve imposto, enviou um 1099-NEC (informe de pagamentos a quem não é empregado) ou pede um W-9 (formulário em que quem recebe informa seu TIN), ou a corporação trabalha nos EUA ou pode dever uma declaração nos EUA: veja imposto dos EUA retido de pagamentos a canadenses, formulários W para corporação canadense e declaração de imposto dos EUA de corporação canadense. Questões entre os dois países como essas passam pela ajuda tributária entre países.
• Um dos proprietários é cidadão dos EUA ou titular de green card: uma declaração informativa dos EUA pode usar os livros da corporação; veja Form 5471 de uma corporação canadense.
• Você é empresário individual, ou está decidindo se vale constituir uma corporação: veja freelancer pago em dólares americanos e constituir uma corporação para atender clientes dos EUA.