加拿大公司向美國客戶收款：美元帳簿做法

加拿大公司怎樣向美國客戶收款？

加拿大公司要收到美國客戶的款項，須由公司本身簽訂合約、開出發票並收款，然後把每一步都以加元記錄。加拿大稅務結果以加元計算，每筆外幣金額按其產生當日的加拿大銀行匯率換算（《所得稅法》第 261 條；CRA 專題 S5-F4-C1）。以美元開發票不會改變這一點。

工作順序：

1. 合約、發票、銀行帳戶和稅務表格上，都寫公司的名稱。
2. 發票說明服務內容；公司已登記 GST/HST 的，只有在銷售符合零稅率（GST/HST 按零稅率計算）時，發票上才不顯示 GST/HST。
3. 帳簿把發票記為銷售和應收帳款（客戶仍欠公司的款項），以加元記錄，美元金額列在旁邊。
4. 款項到帳時，沖銷應收帳款，記錄銀行手續費，並把任何匯兌差額與銷售分開入帳。
5. 年末，銷售分類帳成為 T2 稅表上的收入；已登記的公司還須提交 GST/HST 申報表。

出現下列情況時，就不再簡單了：

• 第一張發票還沒開出，所以貨幣、銀行帳戶和 GST/HST 登記都還沒定，而選擇以美元申報的期限從稅務年度開始起算，可能已經過了；
• 銷售額超過 GST/HST 小供應商門檻，所以即使不收稅，也可能須登記並提交申報表；
• 服務屬於出口規則排除的類別，例如針對加拿大境內財產的工作；
• 合約、發票或銀行帳戶上的名稱是所有者，而不是公司；
• 客戶預扣了美國稅款，或寄來了資訊申報表；
• 年末時，美元存放在美元帳戶或支付處理商餘額中；
• 帳簿已經落後。

請備齊已簽署的合約、所有發票、銀行和支付處理商對帳單、客戶的法定名稱和地址及其簽署的居民身份聲明、公司的 CRA 企業號碼和 GST/HST 狀況、年結日期，以及第一張發票和預期第一筆付款的日期。

給美國客戶的發票上要寫什麼？

每張發票上都要寫明公司的法定全名、客戶的法定全名和地址、日期和編號、對服務的清楚說明、金額及其貨幣，以及付款條件。依《加拿大商業公司法》成立的公司，須在發票上以清晰易讀的字體載明公司名稱（《加拿大商業公司法》第 10 條）；「Inc.」、「Corp.」或「Ltd.」須與註冊時一致。

要向美國客戶收取 GST/HST 嗎？什麼記錄能證明不收的理由？

加拿大公司通常不向美國客戶收取 GST/HST，因為向非居民提供的服務適用零稅率（GST/HST 按零稅率計算），除非屬於某項排除情形。供應商完全在加拿大境外提供的服務，不收取 GST/HST（CRA：進口和出口）。為非居民在加拿大境內完成的工作，依《消費稅法》附表 VI 適用零稅率，這兩類銷售都計入下文的小供應商門檻。

適用哪條規則，取決於服務的種類。諮詢、專業和顧問服務適用第 23 條；向非居民提供的大多數其他服務適用第 7 條（附表 VI 第 V 部分；CRA 備忘錄 4.5.3）。兩者都排除了在加拿大境內針對不動產或有形動產的工作，以及擔任代理人或招攬訂單等情形。第 7 條還排除向個人提供的服務，只要該個人在與供應商接觸時身在加拿大；也排除在個人身處加拿大期間向其提供的服務，即使客戶是美國公司也一樣，例如為其員工在加拿大提供的管理培訓。如果您的工作涉及其中任何一項，可能須收取 GST/HST：請參閱向美國客戶收取 GST/HST，其中列出了排除情形，以及支持零稅率的證明。

客戶，是就該服務訂立合約的一方（備忘錄 4.5.1）。支持零稅率的證明，見下文「什麼能證明每位客戶是美國居民」。以上是聯邦規則；魁北克銷售稅（QST）和各省的銷售稅另有各自的規定。零稅率的銷售仍然是應稅供應，這一點對下文的登記很重要。如果被當作零稅率的服務實際上屬於應稅，公司可能須繳納當初沒有收取的稅款。如果公司沒有匯繳淨稅額，董事也可能依第 323 條承擔責任，但須符合徵收條件，且董事可以主張盡職抗辯；CRA 須在該人最後一次離任後 兩年 內對董事評稅。

該用哪種貨幣開發票？這會改變我的 T2 稅表嗎？

以美元開發票不會改變 T2 稅表：除非公司選擇以美元申報（CRA 稱之為功能貨幣），否則公司以加元申報。這個選擇關乎誰承擔匯率風險，以及帳簿如何記錄。下表假設以加元申報；選擇以美元申報的公司，則要把加元發票和付款換算成美元，這些項目也可能產生匯兌差額。

符合 CRA 條件的加拿大居民公司，可以改為選擇以美元申報：由授權高級職員簽署 T1296 表，最遲須在 稅務年度首日後 60 天 提交（CRA 頁面把同一期限表述為前 61 天）。這個選擇會延續到以後各年，而且只有過了第一個美元年度之後才可以撤銷，所以很難回頭（CRA：功能貨幣；《所得稅法》第 261 條）。期限從稅務年度第一天起算，時間很短，所以現有公司可能已經錯過今年的期限；請在開始記帳前決定。關於條件、允許使用的匯率、年末餘額和美元帳簿，請參閱美元銷售指南。

合約、發票、銀行帳戶和 W-8BEN-E 表上，應寫誰的名字？

四處都寫公司的法定名稱：合約、發票、銀行帳戶和 W-8BEN-E 表。公司是獨立的法人實體，以自己的名義訂立合約、擁有財產，與其所有者分開（CRA：公司）。以所有者個人名義開出的帳單，其收入可能屬於所有者而非公司；事後更正這種情況，需要專業人士處理。

• 合約和發票： 如上所述，寫公司的法定名稱。
• 銀行帳戶： 以公司名義開立的帳戶，這樣客戶的付款才與公司的帳簿一致。如果銷售屬於公司，款項卻進了個人帳戶，帳簿上就會顯示所有者持有公司的錢：要麼所有者欠公司這筆錢，要麼是在償還公司欠所有者的款項。仍然欠著的金額，如果沒有及時償還，可能被加入所有者的收入（《所得稅法》第 15(2) 條）。請參閱個人帳戶中的公司收入和股東貸款帳戶。
• W-8BEN-E 表： 這是外國公司交給付款方的實體表格，而不是交給 IRS；個人則使用 W-8BEN 表（IRS 填表說明）。客戶索要表格而沒有收到時，可能按 30% 預扣稅款。服務的來源地一般由提供服務的地點決定，所以在加拿大完成工作所得的費用，一般不屬於美國來源；在美國完成的工作則不同（IRS：個人勞務收入）。如何填寫，請參閱加拿大公司的 W 系列表格。

是否要成立公司，以及個人服務業務規則，請參閱為美國客戶承接業務而成立公司。

美元應該存到哪裡？

請讓美元存入以公司名義開立的銀行帳戶；帳戶的種類，決定帳簿須顯示多少換算資料。

同一公司的美元帳戶和加元帳戶之間轉帳，是轉帳，不是收入：請參閱加元和美元帳戶之間的轉帳。持有美元餘額產生的匯兌差額，請參閱美元帳戶的匯兌損益。

款項到帳前，怎樣記錄美元發票？

記錄一筆銷售和一筆應收帳款，兩者都按發票當日的加拿大銀行匯率以加元入帳，並在同一行保留美元金額。所用匯率，是加拿大銀行當日報出的匯率；當日沒有報價時，用最近的前一日匯率（《所得稅法》第 261 條；加拿大銀行每日匯率）。

分錄有兩行：借記應收帳款，貸記銷售，兩者的加元金額相同。專題沒有說明賒銷的金額在何時產生；帳簿通常用發票日，此後無論匯率怎麼變，這筆銷售都保持該匯率，但年末仍未付款的發票，可能需要另行做匯兌調整。如果工作完成的期間與開票期間不同，請確認適用哪一天。在符合條件時，也允許使用其他匯率來源；請參閱美元銷售指南。

怎樣記錄付款？匯兌差額是什麼？

按應收帳款的加元帳面金額沖銷（即發票金額，除非已為其做過年末匯兌調整），把款項按付款當日的加元價值存入銀行，並把差額記為匯兌損益。這個差額不是收入，銷售也不會變。

• 美元帳戶： 按到帳當日的加拿大銀行匯率，計算存款的價值。
• 加元帳戶： 使用實際入帳的加元。

這個差額按收入課稅，還是按資本利得或損失課稅，取決於它是怎樣產生的。對企業自己的銷售應收款，一般按收入處理；CRA 較早的通告 IT-95R 也指向這個方向，不過它談的是貨物，已存檔，不再更新（IT-95R，已存檔）。在 T2 稅表的損益表附表（Schedule 125）上，每一行都有一個編號，來自 CRA 的一般財務資訊索引（GIFI，T2 稅表的標準科目表），而索引把「匯兌損益」列為 8231。對於年末仍未結清的發票，以及該差額如何申報和課稅，請參閱美元帳戶的匯兌損益。

為什麼存款比發票金額少？

發票是銷售；存款是途中各項扣除之後剩下的金額。請按發票全額入帳，並逐項說明短少的部分。

無論哪種情況，收入都保持在發票金額。短少的金額如果大於銀行手續費，就應先檢查是否有預扣，並向客戶索取付款通知（顯示它付了多少、扣留了多少），然後才把它記為成本。

十二個月的美國客戶收入，怎樣合計成 T2 稅表上的收入？

每張發票按各自當日的匯率換算，十二個月的加元行合計成 Schedule 125 上的銷售額（GIFI 8000，「貨物和服務的貿易銷售額」）。T2 稅表須在稅務年度結束後 六個月 內提交，即使不欠稅也一樣（CRA：公司）。

合計結果既不是下面這兩樣：

• 銀行存款。 存款已扣除費用，並含有匯兌差額。
• 全年美元乘以單一匯率。 對某些收入項目，CRA 可能接受平均匯率，但在匯率大幅波動時一般不接受（專題第 1.6.1 段）。

每個月把三樣東西核對一致：發票清單（美元、匯率、加元）、銷售分類帳，以及銀行或支付處理商對帳單。匯兌差額和銀行手續費各列一行，不要放進銷售裡。

什麼能證明每位客戶是美國居民？要保存多久？

客戶簽署並註明日期的聲明，說明它在供應當日不是加拿大居民，是 CRA 的示例證明。由供應商判斷並保存證據；CRA 的備忘錄提供了非個人非居民的示例證明，由授權人員簽署，該人員還同意在居民身份改變時報告（備忘錄 4.5.1）。CRA 表示也會考慮其他文件。在加拿大設有常設機構的美國客戶，就該機構所進行的活動而言，被視為加拿大居民（《消費稅法》第 132(2) 條），所以美國地址和居民身份聲明，並不能解決為該機構服務的工作；請對照向美國客戶收取 GST/HST核對。

為每位客戶保存：

• 已簽署的合約，載明合約當事人；
• 已簽署的居民身份聲明，客戶身份變更時更換；
• 發送給該客戶的每張發票。

記錄須自其所屬年度結束起保存 6 年，CRA 要求提供發票時須保存更久（CRA：GST/HST 記錄）。除非 CRA 書面許可，記錄須存放在加拿大境內的營業地點或住所；存放在境外、但從加拿大打開的電子記錄，不算保存在加拿大（CRA：記錄存放的地點）。

即使不收取 GST/HST，我也必須登記嗎？

不再屬於小供應商的公司，一旦在加拿大作出應稅供應，就必須登記 GST/HST，即使所有客戶都在加拿大境外、公司也不收稅（《消費稅法》第 240(1) 條）。全部或部分在加拿大境內提供的服務，一般屬於在加拿大境內作出的供應，不論是否零稅率；完全在加拿大境外提供的服務，一般屬於在境外作出的供應，所以計入門檻，但本身並不要求登記（第 142 條）。零稅率的銷售計入 C$30,000 的小供應商門檻。這項測試計算的是在一個日曆季度內，或該季度之前的四個季度內，到期或已付的應稅供應對價，不論供應是在加拿大境內還是境外作出，也包括關聯企業的供應（《消費稅法》第 148 條；CRA：何時登記）。只有美國客戶的公司，一位客戶就可能超過這個門檻。

登記之後，公司即使沒有稅款可匯繳，每個申報期間也要提交一份申報表（CRA：申報規定）。每月或每季申報的，截止日期為期間結束後 1 個月；大多數年度申報人，為財政年度終結後 3 個月。登記人可以就與這些零稅率服務有關的採購和開支所付的 GST/HST，申請進項稅抵免（CRA：進口和出口）；條件請參閱向美國客戶收取 GST/HST。具體步驟，請參閱何時登記和提交 GST/HST。

舉例

金額僅作說明。匯率為每美元折合的加元數。

第一位美國客戶讓銷售額超過門檻

一家多倫多軟體公司沒有其他銷售發票，每月 1 日向一家德州公司開出 US$8,000 的發票，對應在多倫多完成的工作，收到發票即付款。每張發票按各自當日的匯率換算：

這超過了一個季度 C$30,000，所以僅按這些數字，公司就必須登記 GST/HST，最遲自使銷售額超過門檻的 3 月 1 日發票起生效。假設沒有排除情形，公司在發票上仍然不收取 GST/HST，並要為每個期間提交申報表。Schedule 125 上的銷售額，是加元欄的合計，而不是 US$24,000 乘以單一匯率。

發票日到付款日之間匯率變動

3 月 1 日，一家公司開出 US$10,000 的發票，當日加拿大銀行匯率為 1.40，記錄銷售和應收帳款 C$14,000。客戶在 4 月 5 日付款，當日匯率為 1.36，所以 US$10,000 值 C$13,600。假設這兩個日期之間沒有年末。

銷售額仍是 C$14,000。C$400 是匯兌損失，與收入分開列示。

存款比發票少

一家新公司的第一張發票是 US$2,500，扣除 US$30 的電匯費用後，客戶的付款以 US$2,470 到帳。兩天的匯率都取 1.35。銷售額為 C$3,375，銀行收到 C$3,334.50，銀行手續費為 C$40.50。收入是發票金額，而不是存款金額。

您的情況不同？

• 您已與美國客戶簽約但還沒有任何設定，或者有一整年的美元分錄等著做 T2 稅表： 貨幣選擇、GST/HST 登記、發票範本和每月記帳，最好在第一張發票或年末稅表之前定下來；而且選擇以美元申報的期限從稅務年度開始起算，請現在就確認；專業人士可以通過記帳協助為您設定。
• 您的帳簿落後了、發票用錯了名稱或貨幣，或客戶的付款進了個人帳戶： 請參閱補做逾期的帳目、個人帳戶中的公司收入和股東貸款帳戶；專業人士可以通過補帳記帳服務為您重建帳簿。
• 您超過小供應商門檻卻沒有登記： 請參閱何時須登記 GST/HST；遺漏的申報表和追溯登記，是專業人士會審核的那類情況，例如通過記帳服務。
• 年末時，美元存放在美元帳戶或支付處理商餘額中： 請參閱美元帳戶的匯兌損益和美元銷售和撥款；請在年度結帳之前，確定餘額如何估值。
• 您的工作針對加拿大境內的財產，接受服務的是身在加拿大的個人，或者您授權軟體或運送貨物： 可能適用不同的 GST/HST 規則；請參閱向美國客戶收取 GST/HST和來自美國客戶的特許權使用費和授權費。
• 客戶預扣了稅款、寄來 1099-NEC 表或要求 W-9 表，或者公司在美國工作、可能須提交美國稅表： 請參閱美國對加拿大人的付款預扣的稅款、加拿大公司的 W 系列表格和加拿大公司的美國稅表。這類涉及兩個國家的問題，請通過跨境稅務協助處理。
• 所有者是美國公民或綠卡持有人： 美國資訊申報表可能要用到公司的帳簿；請參閱加拿大公司的 5471 表。
• 您是獨資經營者，或正在考慮是否成立公司： 請參閱收取美元的自由工作者和為美國客戶承接業務而成立公司。